LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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1 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA CONVEGNO DEL 18 LUGLIO 2014 Via Litteri, 88, Aci Castello Catania President Park Hotel Dott. Enrico Patti COMMERCIALISTA IN CATANIA

2 CENNI SU LA FATTURAZIONE La normativa IVA prevede che le cessioni di beni e le prestazioni di servizi siano certificati con la fattura, salvo i casi in cui non sia previsto l emissione dello scontrino o della ricevuta fiscale. Con lo scontrino o la ricevuta fiscale vengono assolti gli obblighi in capo al cedente relativi all addebito dell imposta, ma con tali documenti l acquirente professionale non può usufruire della detrazione dell imposta. La fattura è quindi il documento che consente anche al soggetto acquirente che sia esercente attività d impresa o di lavoro autonomo, di far sorgere il diritto alla detrazione dell imposta sul valore aggiunto corrisposta al fornitore. Con la fattura il cessionario certifica la natura e la quantità del bene o del servizio oggetto della transazione. ASPETTI GENERALI DELLA FATTURAZIONE La fattura è il documento emesso per ciascuna operazione imponibile sia essa cessione di beni o prestazione di servizi. Cessioni di beni Costituiscono cessioni di beni gli atti a titolo oneroso che importano trasferimento della proprietà ovvero costituzione o trasferimento di diritti reali di godimento su beni di ogni genere ex art. 2, D.P.R.n. 633/1972 Prestazioni di servizi ex art. 3, D.P.R. n. 633/1972 Costituiscono prestazioni di servizi le prestazioni verso corrispettivo dipendenti da contratti d'opera, appalto, trasporto, mandato, spedizione, agenzia,mediazione, deposito e in genere da obbligazioni di fare, di non fare e di permettere quale ne sia la fonte

3 A seconda che la l attività commerciale consista nella cessione dei beni o nella prestazione di servizi, varia il momento in cui l operazione si considera effettuata e per la quale sussiste l obbligo di emissione della fattura. L individuazione di tale termine è essenziale ai fini della determinazione dell insorgenza del debito dell imposta sul valore aggiunto nei confronti dell Erario. La regola generale sull emissione della fattura è riassumibile nella seguente tabella: Cessioni di beni Data di spedizione o di consegna della merce Prestazioni di servizi Data del pagamento della prestazione Vi sono delle eccezioni: Cessioni di immobili In tal caso il momento di effettuazione dell operazione si prefigura alla stipulazione del contratto di compravendita dell immobile Cessioni di beni mobili con documento di trasporto Per le vendite accompagnate dal DDT le fatture possono essere emesse entro il 15 del mese successivo alla consegna o spedizione assumendo la denominazione di fattura differita Acconti o pagamenti anticipati Anche per la cessione di beni, la fattura va emessa al momento in cui si riceva un acconto relativo alla fornitura o un pagamento anticipato Cessioni con prezzo da determinare Per alcuni prodotti (soprattutto nel settore agricolo) il prezzo non è determinato al momento della cessione, ma in un momento successivo (ad esempio in base all andamento generale del mercato). In tal caso la fattura viene emessa entro il mese successivo alla definizione del prezzo L art. 21 del D.P.R. n. 633/1972 prevede che il termine fattura sia sostituibile con differenti terminologie quali nota, conto, parcella e termini similari. Contenuto della fattura Il comma 2 dell art. 21 del D.P.R. 633/1972, anche a seguito delle modifiche introdotte dall'art. 1, comma 325, lett. d), n.1), Legge 24 dicembre 2012, n. 228, elenca quali siano gli elementi che devono essere contenuti nella fattura:

4 a) La data di emissione; b) Il numero progressivo che la identifichi in modo univoco; c) La ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti d) Il numero di partita IVA del soggetto cedente o prestatore; e)la ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; f) Il numero di partita IVA del soggetto cessionario o committente ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell'unione europea, numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento; Il codice fiscale, nel caso in cui il cessionario o committente residente o domiciliato nel territorio dello Stato non agisce nell'esercizio d'impresa, arte o professione; g) La natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell'operazione; h) I corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui all'art. 15, primo comma, n. 2; i) I corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono; l) L aliquota, ammontare dell'imposta e dell'imponibile con arrotondamento al centesimo di euro; m) La data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se trattasi di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi, di cui all'art. 38, comma 4, del D.L. 30 agosto 1993, n. 331, convertito, con modificazioni, dalla Legge 29 ottobre 1993, n. 427; n) L annotazione che la fattura è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo.

5 In evidenza: identificazione del committente È obbligatorio indicare in fattura la partita IVA del committente professionale, o il codice fiscale nel caso il committente non sia titolare di attività d impresa o di lavoro autonomo. Lo stesso obbligo non è previsto per il soggetto non titolare di partita IVA non residente nel territorio dello stato. Come confermato dalla Circolare n. 45/E/2005, le società iscritte al Registro delle imprese, ai sensi dell art c.c., devono indicare in fattura, e in qualsiasi altro documento i seguenti dati: - l'ufficio del Registro delle imprese presso il quale è registrata la società; - il numero di iscrizione al Registro; - per le società di capitali, il capitale sociale; - l'indicazione dell'eventuale unico socio; - l'eventuale stato di liquidazione della società. Nel caso in cui l'operazione a cui si riferisce la fattura comprenda beni o servizi soggetti all'imposta con aliquote diverse, gli elementi e i dati di cui al comma 2, lettere g), h) ed l), sono indicati distintamente secondo l'aliquota applicabile. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA L emissione, la registrazione e la conservazione delle fatture di vendita è disciplinata dagli artt. 21 e seguenti del D.P.R. 26 ottobre 1972, n Nel corso degli anni la normativa comunitaria e conseguentemente quella nazionale si è adeguata alle esigenze di semplificazione ed elaborazione elettronica dei dati. In ordine di tempo si segnala la Legge 24 dicembre 2012, n. 228, che ha recepito la Direttiva europea n. 2010/45 contenente le novità anche in tema di fatturazione elettronica e semplificata, oltre ad altre disposizioni finalizzate all armonizzazione europea dell'imposta sul valore aggiunto.

6 ALLA MODALITÀ DI REDAZIONE CARTACEA DELLA FATTURA, SI È AFFIANCATO IL METODO ELETTRONICO DI REDAZIONE, SPEDIZIONE E CONSERVAZIONE DEL DOCUMENTO. CHIARIMENTI C.M.18/2014 La recente CM 18/2014 del 24/06/2014 ha fornito nuovi chiarimenti in materia di fatturazione (elettronica, differita e semplificata, in recepimento della Dir. 45/2010/UE), aggiornando la precedente CM 12/2013 in relazione alle novità, dal 17/01/2013, della Legge di stabilità 2013 (art. 1 c L. 228/2012). FATTURA ELETTRONICA PECULIARITA : ci si riferisce ad una fattura elettronica come ad un documento smaterializzato : nel senso che prescinde dalla stampa sia del documento che dei registri su cui viene annotata in relazione sia a colui che la emette (fornitore), che del soggetto che la riceve (cliente). Se la fattura: a) può essere definita elettronica (presenza di tutti i requisiti): sia l emittente che il ricevente (in via del tutto autonoma l uno dall altro): possono evitare di stamparla, procedendo alla sua conservazione sostitutiva Conservazione sostitutiva: anche se adottata, permette comunque la tenuta degli ordinari registri cartacei in relazione agli altri documenti contabili: fatture non elettroniche di vendita, fatture cartacee di acquisto il cliente può sempre evitare la conservazione sostitutiva procedendo alla stampa della fattura b) in caso contrario: scatta l obbligo di stampare il documento (fornitore e cliente devono stamparlo, divenendo analogico ) e la conservazione sostitutiva diviene una mera facoltà.

7 Elemento discriminante per distinguere tra fatture elettroniche e cartacee : - non è il tipo di formato originario utilizzato per la propria creazione - bensì la sua emissione e ricezione in un qualunque formato elettronico. Le fatture: A) non sono considerate elettroniche se, per quanto create in formato elettronico (es: in pdf) tramite un software, siano successivamente stampate ed inviate in formato cartaceo B) sono considerate elettroniche se, per quanto create in formato cartaceo: siano inviate tramite posta elettronica (es: sono scannerizzate, oppure ricreate in pdf) sempreché soddisfino i requisiti di legge (tra cui l accettazione del destinatario). Il cliente è libero di procedere alla stampa della fattura, ritornando a considerarla un documento cartaceo, in modo del tutto autonomo l uno dall altro; così, ad esempio: - il cliente può procedere alla sua stampa (es: perché non accetta la modalità telematica, perché non intende procedere alla conservazione sostitutiva, ecc.) - il fornitore continua a considerarla elettronica (effettuando la conservazione sostitutiva).

8 REQUISITI DELLA FATTURA ELETTRONICA Affinché il documento venga considerato una fattura elettronica, occorre rispettare i seguenti requisiti, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione: AUTENTICITÀ l identità del fornitore/prestatore di DELL ORIGINE beni/servizi o dell emittente della fattura devono essere certi (note esplicative alla Direttiva 45/2010/UE) il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall art. 21 del DPR 633/72 non possano essere alterati. A condizione che sia garantita l invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può INTEGRITÀ essere convertito in altri formati (es.: DEL CONTENUTO da MS word ad XML) attraverso specifiche tecnologie (come la firma elettronica qualificata o digitale dell emittente, i sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati oppure quelli di controllo di gestione, idonei ad assicurare un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi ad essa riferibile) la fattura deve essere resa leggibile dal momento dell emissione fino al termine del periodo di archiviazione, e si ritiene soddisfatta se: il documento e i suoi dati sono re prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma LEGGIBILITÀ leggibile su schermo o tramite stampa

9 è possibile verificare che informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato. Leggibilità: la CM 18/2014 precisa che - la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori (il legislatore prescrive infatti il solo l obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile) - la leggibilità della fattura elettronica può essere garantita in qualsiasi modo. LA CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI FISCALI Quella elettronica costituisce una possibile modalità di conservazione per la generalità dei documenti rilevanti ai fini tributari e permette alle aziende, così come all Amministrazione pubblica, di risparmiare sui costi di stoccaggio e di archiviazione. Per le fatture elettroniche la conservazione elettronica è, invece, obbligatoria: tale obbligo sussiste sia per le fatture elettroniche utilizzate nei rapporti tra privati che per le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione (c.d. fatturapa ). Il quadro normativo di riferimento L art. 7-bis, D.L. n. 357/1994, aveva aggiunto all art c.c. il co. 3 prevedendo che le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere resi leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

10 Il successivo co. 9 del citato art. 7-bis estendeva l applicazione delle disposizioni di cui al co.3 a tutte le scritture e documenti rilevanti ai fini tributari rimandando la definizione delle modalità di conservazione all emanazione di un apposito decreto del Ministro delle Finanze. Con il D.M. 23 gennaio 2004 recante modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto sono state definitivamente stabilite, ai fini tributari, le modalità di emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici e di conservazione digitale dei documenti analogici. Questo decreto è stato abrogato e sostituito dal D.M. 17 giugno 2014; le norme del decreto del 2004 continuano comunque ad applicarsi ai documenti già conservati alla data del 27 giugno La Deliberazione 19 febbraio 2004 n. 11 del CNIPA (Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione trasformato in DigitPA Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione) ha invece stabilito le regole tecniche di conservazione ed archiviazione dei documenti. Le previsioni contenute nella Delibera CNIPA del 2004 sono state sostituite da quelle del D.P.C.M 3 dicembre 2013, pubblicato in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014 S.O. n. 20, ed entrato in vigore l 11 aprile L art. 14, D.P.C.M. 3 dicembre 2013 prevede, infatti, un periodo transitorio di 36 mesi (11 aprile 2017) entro il quale dovranno essere adeguati alle nuove disposizioni i sistemi di conservazione elettronica già esistenti; decorso tale termine la Delibera CNIPA del 2004 cesserà di avere efficacia. Fino al completamento del processo di adeguamento potranno ancora essere applicate le previgenti regole tecniche o, in alternativa, i documenti potranno essere riversati fin da subito nel nuovo sistema di conservazione. La normativa primaria di riferimento per le regole relative all implementazione dei sistemi di conservazione sostitutiva è individuata nel Codice dell Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82. D.M. 23 gennaio 2004 La conservazione elettronica costituisce una possibile modalità di conservazione per la generalità dei documenti rilevanti ai fini tributari,

11 procedendo mediante Dematerializzazione del supporto cartaceo ovvero mediante emissione del documento in formato elettronico. In particolare, le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004 trovano applicazione con riferimento alle scritture contabili, ai libri, ai registri e a ogni altro documento rilevante ai fini tributari. A titolo esemplificativo, la procedura di conservazione elettronica può essere utilizzata con riferimento ai seguenti documenti: libro giornale e libro inventari; registro dei beni ammortizzabili; registri IVA; libri sociali; dichiarazioni fiscali; fatture. Ai sensi dell art. 2, co. 2, D.M. 23 gennaio 2004, il presente decreto non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell Agenzia delle Dogane. Con riferimento all ambito giuslavoristico si segnala, invece, che specifiche disposizioni in tema di conservazione elettronica del Libro Unico del Lavoro sono previste dal D.M. 9 luglio 2008 e dalla Circolare n. 20/2008 del Ministero del lavoro e delle politiche sociali del 21 agosto Per le fatture elettroniche viene, invece, espressamente previsto un obbligo di conservazione elettronica. Infatti, ai sensi del co. 3 dell art. 39, D.P.R. n. 633/1972, le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica. L obbligo sussiste quindi sia per le fatture elettroniche utilizzate nei rapporti tra privati sia per le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione (c.d. fatturapa ). Questo obbligo è valido sia per il soggetto emittente che per il ricevente. A tal proposito si segnala che la nuova formulazione dell art. 21, D.P.R. n. 633/1972 stabilisce con riferimento ai rapporti tra privati che l utilizzo della fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario. Su questo punto la Circolare n. 18/E dell Agenzia delle Entrate del 24 giugno 2014 chiarisce che non è più previsto un obbligo di accordo preventivo considerato

12 comunque utile ed opportuno ai fini di un più strutturato scambio di informazioni tra le parti ). Con specifico riferimento al requisito dell accettazione del destinatario la Circolare chiarisce che la stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l intenzione del destinatario di non accettare la fattura come elettronica (pur procedendo, viceversa, al suo pagamento e alla sua registrazione). Si precisa, inoltre, che nel caso in cui il destinatario non accetti il documento elettronico, all emittente non è impedito di procedere all integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di A.I.L. (autenticità, integrità, leggibilità, n.d.r.) dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. Laddove l emittente trasmetta o metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, anche se quest ultimo non accetti tale processo, la fattura rimarrà elettronica in capo al primo, con conseguente obbligo di conservazione elettronica. Abrogato Con specifico riferimento alle tempistiche del processo di conservazione elettronica, l art. 3, co. 2, D.M. 23 gennaio 2004, prevede che il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per gli altri documenti. Abrogato Le fatture elettroniche devono quindi essere sottoposte al processo di conservazione sostitutiva ogni 15 giorni mentre sussiste un più ampio termine annuale per le altre tipologie di documenti. Con riferimento alle modalità di conservazione elettronica dei documenti, il D.M. 23 gennaio 2004 distingue tra documenti informatici, per i quali sono altresì disciplinate le modalità di emissione ed esibizione) e documenti analogici formati ed emessi secondo modalità tradizionali e per i quali la conservazione elettronica rappresenta una possibilità di conservazione alternativa a quella cartacea. Si ricorda che le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004 restano in vigore per i documenti già conservati alla data del 27 giugno 2014 (data di entrata in vigore del D.M. 17 giugno 2014 recante le nuove modalità di conservazione dei documenti informatici).

13 Conservazione elettronica dei documenti informatici Secondo l art. 3, D.M. 23 gennaio 2004, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari: hanno la forma di documenti statici e non modificabili; sono emessi, al fine di garantirne l attestazione della data, l autenticità e l integrità, con l apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica ; sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni degli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. Per riferimento temporale si intende l informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; l operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto a ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso. Per sottoscrizione elettronica si intende l apposizione della firma elettronica qualificata. Con riferimento alla formazione del documento il D.M. specifica che si deve trattare di documenti statici non modificabili, cioè privi di elementi che ne possano modificare la presentazione della firma, come macroistruzioni o codici eseguibili. Il secondo requisito previsto con riferimento all emissione del documento informatico prevede l obbligo di apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte del soggetto emittente al fine di garantirne l attestazione della data, integrità e del documento. Con riferimento alla memorizzazione del documento, il D.M. prevede che i documenti informatici possono essere memorizzati su qualsiasi supporto a condizione che ne venga in ogni caso garantita la leggibilità nel tempo, sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta. Inoltre, il sistema di conservazione deve garantire la

14 possibilità di gestire funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni sulla base di specifiche chiavi di ricerca. Infine, si prevede, in relazione alle modalità di esibizione dei documenti informatici, che il documento deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni e che il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie Fiscali (art. 6, D.M. 23 gennaio 2004). La prima fase del processo di conservazione riguarda la memorizzazione del documento informatico che riguarda in concreto il trasferimento del documento digitale su un qualsiasi supporto (ottico o altro idoneo supporto) che garantisca la leggibilità nel tempo. Il procedimento deve quindi essere finalizzato con l apposizione sui documenti così predisposti della sottoscrizione elettronica e della marca temporale effettuata dal responsabile della conservazione ovvero su un evidenza informatica che contiene l impronta degli stessi. Per marca temporale si intende l evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. Per impronta si intende una sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima sequenza di un opportuna funzione di hash. Per funzione di hash si intende una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari, un impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali. (art. 1, co. 1, lett. m) e n), D.M. 23 La responsabilità della gestione dell intero processo di conservazione è affidata al responsabile della conservazione sostitutiva, i cui compiti sono stabiliti dalla Deliberazione CNIPA del 2004 e dal D.P.C.M. 3 dicembre Conservazione elettronica di documenti analogici Nel caso in cui si intenda, invece, procedere con la conservazione elettronica di documenti cartacei, la procedura ha avvio con la memorizzazione della relativa immagine mediante scansione su supporti digitali e termina con

15 l apposizione, sull insieme dei documenti, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione, che attesta il corretto svolgimento del processo. Ai sensi dell art. 4, co. 2, D.M. 23 gennaio 2004, il processo di conservazione: può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici; deve in ogni caso essere assicurato l ordine cronologico delle registrazioni; non deve prevedere soluzioni di continuità per ogni periodo d imposta. Nel caso di conservazione elettronica di documenti analogici originali, il processo si conclude con l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento di origine. Per documento analogico originale si intende un documento analogico che può essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. Una volta completato il procedimento di conservazione elettronica, i documenti in formato analogico possono essere distrutti. Comunicazione dell impronta all Agenzia delle Entrate Ai sensi dell art. 5, D.M. 23 gennaio 2004 entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all imposta regionale sulle attività produttive e all imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici, trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. Con Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate 25 ottobre 2010 sono state individuate le modalità per procedere alla comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari. L Agenzia delle Entrate ha chiarito diversi aspetti, normativi e operativi, relativi all invio dell impronta con la Circolare n. 5/E del 29 febbraio L impronta deve essere formata partendo dal file firmato e marcato temporalmente e deve poi essere inserita negli appositi campi previsti dalla comunicazione, in formato xml.

16 Il tracciato record del file xml relativo alla comunicazione prevede l indicazione dei seguenti dati: dati identificativi del soggetto interessato; dati identificativi del responsabile della conservazione e del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione; indicazione del luogo di conservazione dell evidenza informatica da cui è stata generata l impronta dell archivio; elenco dei documenti cui l impronta si riferisce; marca temporale relativa all archivio informatico. D.M. 17 giugno 2014 NOVITA Come anticipato, il Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 ha abrogato e sostituito le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004 con effetto dal 27 giugno Principali novità apportate rispetto alle modalità di conservazione elettronica di cui al D.M. 23 gennaio 2004 sopra descritte. A tal proposito si ricorda che le disposizioni di cui al D.M. 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati alla data di entrata in vigore del nuovo decreto, prevedendo la possibilità di riversare detti documenti in un sistema di conservazione elettronico tenuto in conformità alle disposizioni del nuovo decreto. Secondo l art. 2 del decreto i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell immodificabilità, dell integrità, dell autenticità e della leggibilità e utilizzano i formati previsti dal D.Lgs. 5 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell art. 71 del predetto D.Lgs. ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale della conservazione, atti a garantire l integrità, l accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico. Con riferimento alla conservazione dei documenti informatici l art. 3 del Decreto prevede che il processo termini con l apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione e debba essere effettuato entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della

17 dichiarazione annuale. Questo elemento costituisce un importante novità con specifico riferimento alle fatture elettroniche, per le quali era in precedenza previsto un obbligo di conservazione su base quindicinale. In relazione alla dematerializzazione dei documenti e scritture analogici il decreto dispone che il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico avvenga ai sensi dell art. 22, co. 3, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, e termini con l apposizione della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. La conservazione avviene poi secondo le stesse regole previste per i documenti informatici. Il Decreto elimina, inoltre, l obbligo di effettuare l invio dell impronta degli archivi informatici all Agenzia delle Entrate; il contribuente che effettua la conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari dovrà darne comunicazione nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d imposta di riferimento. A seguito dell emanazione di specifici provvedimenti del Direttore dell Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, gli obblighi previsti per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributari saranno applicabili anche ai documenti del settore doganale. D.P.C.M. 3 dicembre 2013 Come anticipato, con l entrata in vigore del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 sono state introdotte alcune importanti novità in particolare con riferimento agli aspetti tecnici precedentemente definiti dalla Delibera CNIPA del Più precisamente, le nuove regole per la conservazione dei documenti informatici: stabiliscono le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi; sono destinate a sostituire le disposizioni della deliberazione CNIPA n. 11/2004, ampliando il concetto di memorizzazione dei documenti informatici su supporti digitali attraverso l introduzione del sistema di conservazione, che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici; prevedono indicazioni di dettaglio raccolte in specifici allegati che definiscono in maniera puntuale il quadro di riferimento dell attività di conservazione;

18 introducono alcune innovazioni terminologiche; prevedono l obbligo di adozione del manuale della conservazione. Le nuove disposizioni porteranno di fatto ad un superamento della distinzione fra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici, intendendo come documento informatico sia quello prodotto mediante strumenti informatici sia quello prodotto mediante acquisizione informatica di un documento analogico (ad esempio mediante scansione). In base alle nuove regole gli oggetti del sistema di conservazione sono definiti pacchetti informativi. Ai sensi dell art. 4 del D.P.C.M. si distinguono in: pacchetti di versamento (inviati dal produttore al sistema di conservazione); pacchetti di archiviazione (composti dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell allegato IV del decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione); pacchetti di distribuzione (inviati dal sistema di conservazione all utente in risposta a una sua richiesta o in caso di esibizione all Autorità richiedente). Le nuove disposizioni prevedono inoltre l istituzione-definizione di specifici ruoli prevedendone specifiche responsabilità (es. ridefinizione dei compiti del responsabile della conservazione) e l obbligatorietà dell adozione di un manuale della conservazione (prevedendo un contenuto minimo del documento). Inoltre, da un punto di vista organizzativo, il D.P.C.M. prevede la possibilità di affidare a terzi la procedura di conservazione elettronica. A tal proposito si ricorda che le pubbliche amministrazioni sono tenute, a differenza dei privati, ad avvalersi in caso di esternalizzazione dei servizi, di conservatori accreditati iscritti all Albo gestito da AgID (Agenzia per l Italia Digitale). GRAZIE PER L ATTENZIONE