La Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Transcript

1 La Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

2 Europa 2020 e Agenda Digitale Strategia Europa 2020 per superare l'impatto della crisi finanziaria e rilanciare l'economia. Crescita intelligente, sostenibile e solidale. Perseguimento di obiettivi tangibili entro il prossimo decennio in ambiti come l'occupazione, l'istruzione, l'energia e l'innovazione. Agenda Digitale Europea come programma di facilitazione all utilizzo del digitale e di stimolo per investimenti e innovazione. Riconoscimento del valore del digitale come precondizione e motore di crescita prioritario per lo sviluppo dell economia mondiale. Agenda Digitale Italiana per identificare e avviare una serie d interventi per rilanciare la digitalizzazione del Paese e colmare i gap con i principali paesi europei. Il decreto Crescita 2.0 rappresenta il riferimento dell Agenda Digitale Italiana e riconosce all Agenzia per l Italia Digitale (AgID) un ruolo operativo per lo sviluppo della politica industriale del digitale nel Paese.

3 In Europa La Commissione Europea ha più volte rilevato la necessità delle PA degli Stati Membri a dotarsi di soluzioni e-procurement entro la metà del Stati già operativi: Danimarca (2005), Svezia (2008), Spagna (2010), Norvegia (2012). Nel 2014: Austria, Italia e Portogallo. Entro il 2020 tutti sistemi di fatturazione tra le aziende saranno basati su sistemi di fatturazione elettronica.

4 Fattura elettronica della PA Secondo il DM 55/2013 Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale saranno i primi ad adeguarsi entro 12 mesi (art.6 c.2). Dal 6 giugno 2014 queste PA non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. Dal 6 settembre 2014 le stesse non potranno procedere al pagamento dei propri fornitori, neppure parziale, fino all'invio del documento in forma elettronica. Per le altre PA (DL n aprile 2014) il termine per l adozione della FE è anticipato il 31 marzo 2015.

5 Nuova circolare interpretativa Il Dipartimento delle Finanze del MEF e il Dipartimento della Funzione Pubblica della PCM, in accordo con AgID e le altre amministrazioni responsabili del progetto "Fatturazione elettronica", il 31 marzo 2014 hanno emanato la Circolare interpretativa che: Chiarisce possibili dubbi interpretativi relativi all art. 6 comma 5 relativamente al termine di caricamento degli uffici sull IPA(entro i 3 mesi precedenti al 6/6/2014). Chiarisce possibili dubbi interpretativi relativi all art. 2 comma 4 relativamente alla data emissione fattura (la fattura si considera emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente). Chiarisce possibili dubbi interpretativi relativi all art. 6 comma 6 relativamente al divieto di pagamento della fattura in assenza di fattura elettronica (entro i 3 mesi successivi al 06/06/2014 possono essere pagate fatture cartacee purché emesse prima del 06/06/2014). Introduce importanti misure relative all impossibilità di recapito della fattura elettronica.

6 Quindi. I fornitori che cedono beni o prestano servizi alla PA, dovranno trasmettere solo fatture elettroniche in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Le PA non potranno accettare fatture spedite o consegnate su carta, né potranno procedere ad alcun pagamento, sino alla trasmissione della fattura elettronica. I fornitori e la PA dovranno obbligatoriamente conservare le fatture elettroniche XML in solo formato elettronico (conservazione sostitutiva).

7 DL 24 Aprile 2014 n. 66 Art. 25 comma 1 Anticipo obbligo FE 31 marzo 2015 obbligo fatturazione elettronica per tutte le PA non comprese nella scadenza del 6 giugno Art. 25 comma 2, 3 Dati obbligatori Codice identificativo di gara (Cig) Codice unico di Progetto (Cup) Art. 42 comma 1 obbligo della tenuta del registro delle fatture per tutte le PA.

8 Perché l obbligo di fatturazione Benefici: Riduzione dei costi di emissione delle fatture per i fornitori (stampa, imbustamento, spedizione, etc.) Riduzione dei costi di gestione delle fatture per la PA (registrazione, conservazione, consultazione, etc.) Riduzione dei tempi di approvazione delle fatture per la PA (protocollazione, riconciliazione, etc) Maggior controllo della spesa pubblica

9 Lo Scenario

10 Il percorso normativo Legge 244/07 (Legge Finanziaria 2008) DMEF 7 marzo 2008 Agenzia delle Entrate: gestore del SDI Sogei Spa: sviluppo del SDI DMEF 3 aprile 2013 n. 55 Formato, regole tecniche e linee guida, codici ufficio, servizi di supporto Circolare MEF n. 1 del 31 marzo 2014 DL n. 66 del 24 Aprile 2014

11 Il Progetto

12 Il Sistema

13 Chi sono le amministrazioni pubbliche Sono quelle contenute nell elenco che l ISTAT è tenuto a pubblicare in GU entro settembre di ciascun anno: Amministrazioni centrali; Amministrazioni locali; Enti nazionali di previdenza ed assistenza; L indice è reperibile su cliccando sul link Elenco AP.

14 Enti coinvolti dal 6 giugno 2014 Ministeri (13) Affari Esteri Politiche Agricole e Forestali Ambiente Lavoro e Politiche Sociali Salute Sviluppo Economico Economia e Finanze (Avvocature dello Stato e GDF) Beni Culturali (Musei, Biblioteche, Sovrintendenze) Interno (Vigili del Fuoco, Polizia di Stato) Difesa (Aeronautica, Esercito, Marina, Arma dei Carabinieri) Giustizia (Tribunali, Amministrazione Penitenziaria) Istruzione, Università e Ricerca (Istituti di istruzione Statali) Infrastrutture e Trasporti (Motorizzazioni, Capitanerie di Porto)

15 Enti coinvolti dal 6 giugno 2014 Agenzie Fiscali Agenzie delle Entrate (Gruppo Equitalia) Agenzia per l Italia Digitale (ex-digitpa) ISTAT Agenzia del demanio Agenzia delle dogane e dei monopoli Enti di previdenza ed assistenza sociale (22) Tutte le casse di previdenza private INPS INAIL

16 Enti coinvolti dal 31 marzo 2015 Regioni e province autonome Province Comuni Agenzie regionali sanitarie Aziende sanitarie locali Aziende ospedaliere e policlinici Università ed istituti universitari pubblici CCIAA Ecc..

17 1 Step delle PA Le Amministrazioni hanno predisposto le attività per: Identificare il responsabile della fatturazione elettronica Identificare e censire gli uffici destinatari di fatturazione elettronica (oltre per i 13 Ministeri) Censire i contratti attivi e comunicare ai fornitori la data di attivazione Predisporre le procedure interne per la gestione della fattura (protocollo, contabilità e conservazione) Comunicare l attivazione del servizio

18 Ricerca della PA

19

20 Impossibilità di recapito FE Circolare 1 del 31/03/2014 Ufficio di fatturazione elettronica centrale attribuito dall AGID a tutte le amministrazioni: Utilizzabile dai fornitori nel caso non sia possibile individuare l Ufficio destinatario sulla base dei dati fiscali in possesso. Controllo Sdi su esistenza Ufficio su IPA. Codice «999999» Utilizzabile dai fornitori nel caso l amministrazione non sia censita su IPA. Controllo Sdi su esistenza PA su IPA.

21 Caratteristiche della FE Formato XML (specifiche tecniche) Deve contenere il codice IPA Firma digitale e riferimento temporale Canale di trasmissione PEC HTTPS (Web Service) SPC (Sistema Pubblico di Connettività) FTP Fatturapa.gov.it (Entratel, fisconline) Nomenclatura del file da trasmettere

22 Nomenclatura del file da trasmettere Codice paese Identificativo univoco del soggetto trasmittente (codice fiscale caratteri) _ Progressivo univoco del file (max 5 caratteri).xml.p7m.xml IT _ xml

23 Le verifiche svolte dal SDI Verifica della nomenclature ed unicità; Verifica della dimensione del file; Verifica di integrità del file; Verifica di autenticità del certificato; Verifica conformità del formato; Manca il RT o RT non coerente; Verifica validità del contenuto; Codice fiscale corretto;

24 Funzionamento del SDI Fornitore SDI P.A 1) Produzione fattura xml 2) Trasmissione fattura al SDI 6) Ricevuta di consegna 3) Controlli propedeutici 4) Controlli con esito positivo 5) Trasmissione fattura e dei metadati alla PA 7) Verifica accettabilità (coerenza informazioni e regolarità documento) 10) Notifica di esito di accettazione fattura (entro 15 gg. dal punto 6 8) Verifica superata 9)Notifica di esito committente di accettazione fattura (entro 15 gg. dal punto 6) Conservazione sostitutiva Conservazione sostitutiva

25 Prova di invio

26 Esempio di ricevuta di consegna

27 Esempio di ricevuta di scarto

28 Chiariamo le definizioni DEMATERIALIZZARE (o digitalizzare) Vuol dire trasformare un documento da analogico in digitale; è quello che facciamo quotidianamente quando effettuiamo la scansione di un documento per allegarlo ad una mail o per conservarlo sul computer CONSERVARE DIGITALMENTE Vuol dire organizzare un archivio gestibile da un sistema informatico; l organizzazione dell archivio può essere affidata alla struttura delle cartelle e dei file oppure ad un programma di gestione di document management, il quale crea un database che consente la ricerca CONSERVARE SOSTITUTIVAMENTE Vuol dire conservare i documenti informatici (o comunque digitalizzati) attribuendo loro la equivalenza giuridica dei documenti analogici;

29 Cenni sulla conservazione sostitutiva

30 Chiarezza della normativa La norma è chiara ma complessa; La complessità deriva dal dover necessariamente coordinare la normativa fiscale e la normativa civilistica con la normativa tecnica e la normativa del settore; La nascita di una nuova figura: Il Responsabile della conservazione;

31 Strumenti Smart card con relativo lettore; Business Key; Altri dispositivi di firma esistenti sul mercato;

32 Documento informatico: valore giuridico (art. 23 del Nuovo CAD 2011 D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità; Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria; Art codice civile: la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata come riconosciuta.

33 Documento analogico Documento informatico (art. 22 del Nuovo CAD 2011 D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Per tutti i documenti analogici originali UNICI: permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico; oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro PU autorizzato.

34 La conservazione dei documenti unici (Risoluzione 220/E del 13 agosto 2009) L art. 23 comma 5 del CAD (Dlgs 82/2005) limita l intervento del pubblico ufficiale alla conservazione dei documenti analogici originali unici; è previsto solo per i documenti che saranno individuati da un apposito decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri; PER I DOCUMENTI FISCALI ANALOGICI ORIGINALI UNICI E NECESSARIO L INTERVENTO DEL PUBBLICO UFFICIALE (principio di specialità delle norme tributarie)

35 Casi particolari Vi sono alcuni documenti che, in funzione delle loro caratteristiche, possono essere ritenuti originali unici o non unici: sono le schede carburanti e le note spese dei dipendenti, in relazione ai quali l Agenzia delle Entrate ha espresso un orientamento che riteniamo condivisibile[1], affermando che: le schede carburanti sono sostanzialmente un documento originale unico, in quanto le annotazioni che sono ivi previste non trovano corrispondenza in altri documenti in possesso di terzi. Tuttavia, se nella contabilità generale dell impresa le registrazioni contabili vengono integrate con tutte le annotazioni della scheda, la stessa assume il connotato di originale non unico e può essere conservata digitalmente senza l intervento del pubblico Ufficiale ; [1] Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007, tra l altro opinione coerente con altre espresse in precedenza.

36 casi particolari - segue per le note spese del personale, la valutazione della natura unica o non unica della nota spese dipendenti dovrà essere effettuata caso per caso, tenendo conto delle modalità con cui viene effettuato il rimborso delle spese e della tipologia di documento in concreto utilizzata dall impresa. Ad ogni modo, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.

37 L impronta di hash La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash Esempi: SCOLARO GIUSEPPE Funzione di hash SHA bc841def64448f090e9c35476c913d79a3ae3752b4f60e0af9d6ffcc67481c SCOLARO GIUSEPPE Funzione di hash SHA a2ffad1bd1421a938b6e722df248f3ba734a8eb8a2eeb2c19eab82592f0719

38 Riferimento e marca temporale Il riferimento temporale è l informazione contenente la data e l ora che viene associata ad uno o più documenti informatici La marcatura temporale è la procedura informatica che consente la validazione temporale cioè si attribuisce ad uno o più documenti informatici un riferimento temporale opponibile a terzi.

39 Documenti che si possono conservare digitalmente Fatture, lettere e telegrammi (art.2220 c.c.) Libro giornale e libro inventari (art.2215 c.c. e art.14 comma1 lett.a DPR 600/73) Registri prescritti ai fini Iva (art. 14 comma 1 lett.b DPR 600/73) Registro acquisti, fatture, corrispettivi, registro unico, Registro merci in c/lavorazione e/o deposito Registro delle dichiarazioni di intento Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali (art.14 comma 1 lett.c DPR 600/73) Scritture ausiliarie di magazzino art.14 comma 1 lett.d) Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16 DPR 600/73)

40 Documenti che si possono conservare digitalmente Bilancio di esercizio (art c.c.); Relazione sulla gestione (art c.c.); Relazione dei sindaci (art c.c.); Relazione del revisore contabile (D.Lgs. 58/98); Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti;

41 Marche temporali e firme digitali Art. 49. Registrazione delle marche generate 1. Tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta dell'interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni previste dal certificatore. 2. La marca temporale e' valida per il periodo di conservazione stabilito o concordato con il certificatore di cui al comma 1. Art. 51.Valore della firma digitale nel tempo La firma digitale, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, e' valida se alla stessa e' associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma digitale in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.

42 Comunicazione dell impronta Ai sensi del Decreto 23 gennaio 2004 va effettuata la comunicazione alle agenzia fiscali dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari Quando? Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal DPR 322/98 per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, irap e iva al fine di estendere la validità dei documenti informatici. Da chi? Il soggetto interessato, il responsabile della conservazione ovvero il soggetto delegato

43 L imposta di bollo Versare l imposta di bollo prevista dalla normativa vigente ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse; Le fatture non assoggettate ad Iva di importo anche parziale superiore ad euro 77,47 sono assoggettate ad imposta di bollo prevista dalla normativa vigente; Sono esenti da bollo le fatture assoggettata ad IVA;

44 Come si paga Va effettuata una comunicazione preventiva contenente il numero presunto degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno e l importo e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta Va effettuata una comunicazione consuntiva da presentare entro il mese di gennaio dell anno successivo all Ufficio delle Entrate competente contenente il numero di documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell anno precedente e gli estremi del versamento dell eventuale differenza di imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione L importo da consuntivo viene preso come base provvisoria per la base preventiva dell anno in corso.

45 Luogo di conservazione Per luogo di conservazione si intende il luogo in cui risiedono fisicamente i dati, ed è evidente che ciò comporta qualche indecisione visto che i dati possono risiedere in luoghi diversi ed essere contemporaneamente sempre aggiornati. L Agenzia delle entrate ritiene che il luogo di conservazione dell evidenza informatica potrebbe coincidere con il luogo in cui i verificatori possano effettuare i dovuti riscontri.

46 Luogo di conservazione Esempio: Si pensi ad un azienda che ha la sede legale e amministrativa a Roma, che ha affidato la conservazione ad un outsourcer con sede operativa a Milano, ma il cui data center (un bunker che rispetta le più avanzate norma di sicurezza) si trova in Valle d Aosta. Si precisa che presso la struttura del data center non sarebbe tecnicamente possibile. In base alla citata norma si ritiene che l esibizione debba essere garantita alternativamente a Roma o Milano a seconda del luogo che è stato dichiarato come luogo di conservazione dei documenti.

47 Timing Esempio DMEF 23 gennaio 2004 Esempio timing adempimenti anno d imposta 2011 Entro Cosa Avvio procedura conservazione Pagamento acconto imposta bollo F23 31/12/2012 Conclusione procedimento conservazione 31/1/2013 Pagamento saldo imposta bollo F23 31/1/2013 Trasmissione telematica impronta

48 Il responsabile della conservazione sostitutiva Attività previste dall art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 : a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato; b) archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4) indicazione delle copie di sicurezza; c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti

49 I controlli fiscali alle aziende che adottano la conservazione sostitutiva 1. Acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva 2. Verifica della corrispondenza fra l impronta dell archivio inviata all AdE e quella riscontrata in fase di accesso 3. Controllo sull esistenza, sul contenuto e sull eventuale accordo stipulato per la fatturazione elettronica 4. Controllo sull osservanza delle garanzie e della tempistica del processo di conservazione sostitutiva 5. Verifica sull effettuazione delle comunicazioni prescritte dalla norma 6. Verifica sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di riferimento: 1. Verifica a campione sul singolo documento informatico 2. Verifica a campione sull evidenza informatica 3. Verifica a campione sull archivio informatico

50 Violazioni Per le violazioni valgono le sanzioni previste dalla normativa vigente in materia; Esempio: Art. 9 1 comma d.lgs.471/97 Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali e' imposta da altre disposizioni della legge tributaria, e' punito con la sanzione amministrativa da lire due milioni ( 1.032,00) a lire quindici milioni ( 7.746,00).