REPUBBLICA ITALIANA Provincia di Pordenone. SETTORE RISORSE UMANE E ORGANIZZAZIONE Informatizzazione

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1 REPUBBLICA ITALIANA Provincia di Pordenone SETTORE RISORSE UMANE E ORGANIZZAZIONE Informatizzazione Proposta nr. 10 del 29/06/ Determinazione nr del 03/09/2012 Oggetto: Affidamento del servizio di conservazione sostitutiva ex art. 5, comma 3, della Delibera n. 11 del 19 febbraio 2004 del CNIPA ed ai sensi del D.Lgs 82/2005, Codice dell amministrazione digitale e sue successive modifiche (Capo III), alla Regione Friuli Venezia Giulia - per il tramite della società in house INSIEL Spa e nomina incaricato tecnico interno dei processi della conservazione documentale. IL DIRIGENTE Premesso: - che l art. 2 del DLgs 82/2005 così come novellato anche dal DLgs 235/2010 afferma che: 1. Lo Stato, le regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. 2. Le disposizioni del presente codice si applicano alle pubbliche amministrazioni di cui all articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all articolo 117 della Costituzione, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n bis. Abrogato. 3. Le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40, 43 e 44 del Capo III, nonché al Capo IV, si applicano ai privati ai sensi dell articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni. 4. Le disposizioni di cui al capo V, concernenti l'accesso ai documenti informatici, e la fruibilità delle informazioni digitali si applicano anche ai gestori di servizi pubblici ed agli organismi di diritto pubblico. 5. Le disposizioni del presente codice si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in materia

2 di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni del codice in materia di protezione dei dati personali approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n I cittadini e le imprese hanno, comunque, diritto ad ottenere che il trattamento dei dati effettuato mediante l'uso di tecnologie telematiche sia conformato al rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato. - che l art. 12 del DLgs 82/2005 così come novellato anche dal DLgs 235/2010 afferma che: 1. Le pubbliche amministrazioni nell'organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione, nonché per la garanzia dei diritti dei cittadini e delle imprese di cui al Capo I, sezione II, del presente decreto. 1-bis. Gli organi di governo nell'esercizio delle funzioni di indirizzo politico ed in particolare nell'emanazione delle direttive generali per l'attività amministrativa e per la gestione ai sensi del comma 1 dell'articolo 14 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e le amministrazioni pubbliche nella redazione del piano di performance di cui all articolo 10 del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n.150, dettano disposizioni per l'attuazione delle disposizioni del presente decreto. 1-ter. I dirigenti rispondono dell'osservanza ed attuazione delle disposizioni di cui al presente decreto ai sensi e nei limiti degli articoli 21 e 55 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, ferme restando le eventuali responsabilità penali, civili e contabili previste dalle norme vigenti. L attuazione delle disposizioni del presente decreto è comunque rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance organizzativa ed individuale dei dirigenti. 2. Le pubbliche amministrazioni adottano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati, con misure informatiche, tecnologiche, e procedurali di sicurezza, secondo le regole tecniche di cui all'articolo Le pubbliche amministrazioni operano per assicurare l'uniformità e la graduale integrazione delle modalità di interazione degli utenti con i servizi informatici, ivi comprese le reti di telefonia fissa e mobile in tutte le loro articolazioni da esse erogati, qualunque sia il canale di erogazione, nel rispetto della autonomia e della specificità di ciascun erogatore di servizi. 4. Lo Stato promuove la realizzazione e l'utilizzo di reti telematiche come strumento di interazione tra le pubbliche amministrazioni ed i privati. 5. Le pubbliche amministrazioni utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, garantendo, nel rispetto delle vigenti normative, l'accesso alla consultazione, la circolazione e lo scambio di dati e informazioni, nonché l'interoperabilità dei sistemi e l'integrazione dei processi di servizio fra le diverse amministrazioni nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo bis. Le pubbliche amministrazioni implementano e consolidano i processi di informatizzazione in atto, ivi compresi quelli riguardanti l'erogazione attraverso le tecnologie dell informazione e della comunicazione in via telematica di servizi a cittadini ed imprese anche con l'intervento di privati. - che il Capo III del D.Lgs 82/2005, così come novellato anche dal D.Lgs 235/2010, postula la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici anche ai fini della dematarializzazione o non materializzazione di documenti analogici quale processo virtuoso ai fini di realizzare notevoli economie attualmente invece profuse nella gestione tradizionale della documentazione. Che il risparmio di dette economie è ampiamente analizzato ed indicato nel Libro Bianco sulla dematerializzazione documentale che è un approfondito studio pubblicato dal CNIPA, oggi DIGITPA, ai cui contenuti ci si

3 richiama; - che la Provincia di Pordenone intende dare seguito all applicazione delle norme dettate dalla su citata Delibera 11/2004 del CNIPA e del DL.gs 82/2005, attraverso un disciplinare che regola un servizio per la conservazione a norma dei documenti informatici originali firmati digitalmente secondo i principi e le regole tecniche attualmente in vigore nell ordinamento giuridico italiano. Detto disciplinare - che si intende qui integralmente trasfuso a far parte integrante della presente determinazione - regola il servizio di conservazione a norma dei documenti informatici originali ed è stato proposto dalla Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia alla Provincia di Pordenone; - che detto disciplinare, ai fini del servizio di conservazione anzidetto, espressamente afferma che: -che la legge regionale 14 luglio 2011, n. 9, recante la Disciplina del sistema informativo integrato regionale del Friuli Venezia Giulia (in breve S.I.I.R.), in sostituzione del Sistema Informativo Elettronico Regionale (ex l.r. 27 aprile 1972, n. 22, ora abrogata), affida alla Regione lo sviluppo, la diffusione e l utilizzo integrato delle tecnologie dell informazione e della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni e nella società regionale; -che il S.I.I.R. è costituito dai sistemi informativi, telematici e tecnologici di soggetti diversi, tra cui le società a capitale interamente regionale nei confronti delle quali la Regione esercita un controllo analogo a quello esercitato sui propri servizi, e comprende il complesso delle basi di dati, dei servizi, delle procedure e dei servizi applicativi, nonché delle reti trasmissive dei suddetti soggetti; -che nell ambito del S.I.I.R. parte fondamentale viene rappresentata dal S.I.A.L., il Sistema Informativo delle Amministrazioni Locali; -che, ai sensi del comma 2 dell art. 4 della l.r. 9/2011, i servizi previsti dal S.I.I.R., in quanto resi nell interesse, in funzione e su incarico della Regione gravano sul bilancio regionale; -che, ai sensi dell art. 5 della l.r. 9/2011, la Regione svolge le attività relative allo sviluppo e alla gestione del S.I.I.R. tramite l Insiel s.p.a. quale società, a totale capitale pubblico, operante per la produzione di beni e fornitura di servizi strumentali alle attività istituzionali della Regione; -che la REGIONE e l ENTE intendono sottoscrivere la convenzione ed il relativo Atto Aggiuntivo avente ad oggetto, tra l altro, l erogazione a titolo gratuito dei servizi elencati nel c.d. Repertorio base ; -che tra i servizi elencati nel suddetto Repertorio vi è il Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici ;

4 -che la conservazione a norma dei documenti informatici è stata disciplinata con deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, recante Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ; -che tale disciplina è stata successivamente integrata dagli artt. 43 e ss. del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell Amministrazione Digitale), e successive modificazioni ed integrazioni; - che la Regione Friuli Venezia Giulia erogherà il su citato servizio di conservazione a norma, come previsto nel disciplinare allegato, sotto la propria diretta responsabilità ed altresì gratuitamente, per il tramite della propria società in house INSIEL Spa; - che la Provincia di Pordenone ha svolto, in merito, una serie di congiunti incontri informativi ed illustrativi sia con funzionari della Regione FVG che di INSIEL Spa, relativamente alle modalità di erogazione del servizio di conservazione a norma dei documenti informatici originali; - che, nel corso dei colloqui, sono stati analizzate e descritte le procedure da seguire che sono descritte nei manuali allegati a far parte integrante del disciplinare fra Regione FVG e Provincia di Pordenone e segnatamente l Allegato relativo agli attributi comuni a tutte le classi documentali ed alle classi documentali; al Manuale del servizio di conservazione dei documenti informatici. Si precisa che dette procedure seguono fedelmente le norme dettate dalla Delibera n. 11 del 19 febbraio 2004 CNIPA e del D.Lgs 82/2005 e sue successive modifiche ed anche le regole tecniche attualmente in vigore; le parti comunque congiuntamente adegueranno (vedi disciplinare sub art. 7. Adeguamento tecnologico), in modo tempestivo, le procedure qualora il legislatore dettasse nuove norme e/o regole tecniche più sicure e/o economicamente meno gravose; - che la Provincia di Pordenone, nel corso dei diversi colloqui intercorsi con i funzionari della Regione FVG e con i tecnici di INSIEL Spa, ha svolto una serie di considerazioni in merito alle clausole del disciplinare a suo tempo proposto; dette considerazioni riguardavano, fra l altro, i tempi relativi all esibizione della documentazione in conservazione ed altresì agli eventuali tempi di restituzione della stessa documentazione nell eventualità di una interruzione del servizio, dovuto a disdetta o a scadenza contrattuale; che dette ultime considerazioni hanno trovato puntuale riscontro nell art 4 sul Contenuto e caratteristiche della prestazione e segnatamente ai punti 9, 10, 1, 12 e 13 del disciplinare proposto dalla Regione FVG; - che la Provincia in vista dell inizio del su detto servizio, ha propedeuticamente - ritenuto di dover anche formare propri dipendenti (dott.ssa Ferrandino Giuseppina dott. Collaviti Giampietro) sui temi della conservazione sostitutiva con la frequenza ad un Corso di sessanta ore sulla figura del Responsabile della Conservazione, secondo quanto prescritto dalla Delibera 11/2004 del CNIPA oggi DIGIT PA. Il corso era anche patrocinato dalla stessa Provincia di Pordenone ed organizzato, congiuntamente al Polo Tecnologico di Pordenone, INSIEL ed INFOCERT ed altri enti pubblici e privati, dall Associazione culturale per lo studio del diritto e dell informatica; - che la Provincia ha inoltre organizzato una giornata di formazione per i dipendenti dell'ente in materia

5 di Archiviazione dei documenti informatici e conservazione digitale di approfondimento degli aspetti normativi, archivistici, tecnologici e organizzativi inerenti alla produzione, trasmissione, ricezione, gestione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici. - che la delibera n. 11/2004 del CNIPA oggi DIGIT PA - sub art. 5, specificamente indica i compiti del responsabile della conservazione e/o di eventuali suoi nominati delegati, che qui di seguito si intende, per esteso, riportare: 1. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva: a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato; b. archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1. descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2. estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4. indicazione delle copie di sicurezza; c. mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d. verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; e. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; g. definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; h. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'articolo 3, comma 2, e dall'articolo 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione. Vista l ordinanza presidenziale n. 5 del con cui è stato attribuito al sottoscritto l incarico di responsabile della conservazione sostitutiva; Dato atto che ai sensi del punto 2 sub art. 5 della delibera n. 11/2004 del CNIPA con proprio atto

6 dirigenziale il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Per le motivazioni indicate in premessa D E TE R M I N A 1) di approvare, quale parte integrante e sostanziale della presente determinazione, lo schema di disciplinare ed i suoi allegati che andranno sottoscritti tra la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia e la Provincia di Pordenone per il servizio della conservazione a norma dei documenti informatici originali firmati digitalmente secondo i principi e le regole tecniche attualmente in vigore nell ordinamento giuridico italiano; 2) di nominare quale incaricato tecnico interno dei processi della conservazione documentale a norma il sig. Collaviti ing. Giampietro ed in caso di assenza od impedimento di quest ultimo il sig. Marchiori Giorgio ed in caso di assenza od impedimento di quest ultimo il sig. Carnevale ing. Giulio, ; 3) di definire qui di seguito i compiti che i nominati, dipendenti presso questo Servizio Informatizzazione ed indicati al precedente punto 2), hanno per delega contenuta nella nomina medesima: a) controllare i requisiti tecnici e la correttezza dell utilizzo dei formati della documentazione spedita in conservazione secondo il sistema dato in uso dalla Regione per il tramite di INSIEL Spa, alla Provincia di Pordenone e ciò secondo quanto indicato nei diversi manuali concordati con la Regione Friuli Venezia Giulia ed INSIEL che, ultime, devono svolgere quanto stabilito nel disciplinare fra le parti, ivi compreso, a titolo indicativo e non esaustivo, partecipare a ispezioni presso l Insiel s.p.a. allo scopo di verificare il corretto adempimento delle obbligazioni derivanti dal presente disciplinare e il mantenimento dei requisiti di riservatezza, qualità e sicurezza nel trattamento dei dati, b) procedere ad accessi e richieste di esibizione della documentazione in conservazione, c) mettere a disposizione della Regione FVG e di Insiel S.p.a. i documenti generati attraverso i software di gestione documentale, convertiti in formato statico e non modificabile in modo accurato e completo, emessi con firma digitale, e secondo le tempistiche e le specifiche tecniche indicate nei Documenti e nel Manuale di conservazione d) rispettare le procedure di generazione, consegna, blocco e rigenerazione dei Codici Identificativi Personali (User ID e password) ai fini dell accesso al sistema di conservazione e a porre a capo degli utenti autorizzati l obbligo di custodire i Codici Identificativi Personali, adottando le opportune misure di sicurezza per evitare furti, smarrimenti ovvero situazioni in cui terzi non autorizzati possano prenderne visione o entrarne in possesso ; 4) di impegnare la spesa presunta di 250,00.= al Tit. 1 Fun. 1 Serv. 9 Int. 3 Cap art. 10 Spese diverse per servizi, convenzioni e consulenze in campo informatico e varie Bilancio 2012 per il pagamento delle spese contrattuali a favore della Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia relative alla sottoscrizione dell Atto in oggetto;

7 5) di dare atto che si provvederà alla liquidazione delle spese con ordinanza dirigenziale, su presentazione di regolari fatture da parte della Regione F.V.G.; 6) di dare atto che il presente provvedimento non rientra nell'obbligo di trasmissione di cui all'art.1, comma 173, L.266/2006. Pordenone, lì 03/09/2012 IL DIRIGENTE Giovanni Blarasin Sottoscritto digitalmente ai sensi del D.Lgs 82/2005 e successive modifiche ed integrazioni

8 Elenco firmatari ATTO SOTTOSCRITTO DIGITALMENTE AI SENSI DEL D.P.R. 445/2000 E DEL D.LGS. 82/2005 E SUCCESSIVE MODIFICHE E INTEGRAZIONI Questo documento è stato firmato da: NOME: GIOVANNI BLARASIN CODICE FISCALE: BLRGNN58M21L483E DATA FIRMA: 03/09/ :43:05 IMPRONTA: D2ADD955B60005EEF1D562B5AC6BC4A9B070696AA205320C1FAD863E6F03DFD8 B070696AA205320C1FAD863E6F03DFD81652C37A5AB2B50B93D60AA07D09AF0D 1652C37A5AB2B50B93D60AA07D09AF0D1F2E155F73D82C5DDD E6E0631 1F2E155F73D82C5DDD E6E F094727D3E738D228D6202B95E99

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