Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Modello PALEO

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1 REGIONE MARCHE Allegato alla del. n. 17 del 29/04/2015 Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Modello PALEO Ente produttore: ERSU di Urbino Soggetto conservatore: Marche DigiP Polo di conservazione regionale Versione 2.3

2 SCHEMA di Disciplinare tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Versione 2.3 Firmatari Ente Data... Regione Marche... ERSU di Urbino Modifiche rispetto alle precedenti versioni Versione Riferimento Modifiche >5.1: Aggiunto tabella per inserimento IP e fascia versamento 2.2 >2.2: Aggiunto N.B.: Inserire al massimo n. 2 referenti >3: Eliminato il paragrafo 3.3. Servizi di conservazione sostitutiva ai fini fiscali 2.3 > (e altre unità documentarie): Modificata descrizione riferita alle chiavi Ente, Struttura e UserID SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 2 di 43

3 Indice 1. Premessa Referenti Referenti Marche DigiP Referenti Ente produttore Servizi di conservazione Sistema di conservazione e modalità di versamento Servizi di conservazione sostitutiva Consultazione, restituzione e accesso Consultazione Restituzione Accesso a fini amministrativi Ente produttore Strutture versanti e Parametri per versamento Struttura: [denominazione struttura] Sistemi informatici Sistema informatico [denominazione Sistema informatico] Unità documentarie Documento protocollato Dati per il versamento dell'ud "Documento protocollato" Intestazione per l'ud "Documento protocollato" Identificazione univoca dell'ud "Documento protocollato" Configurazione versamento dell'ud "Documento protocollato" Profilo archivistico dell'ud "Documento protocollato" Profilo dell'ud "Documento protocollato" Collegamenti con l'ud "Documento protocollato" Composizione dell'ud "Documento protocollato" Documento principale Metadati di identificazione del documento principale del "Documento protocolalto" Profilo del documento principale del "Documento protocolalto" Metadati specifici del documento principale "Documento protocolalto" Componenti del documento principale "Documento protocolalto" Sottocomponenti del documento principale "Documento protocolalto" Allegati dell'ud del "Documento protocolalto" Metadati di identificazione dell'allegato del "Documento protocolalto" Profilo dell'allegato del "Documento protocolalto" Metadati specifici dell'allegato del "Documento protocolalto" Componenti dell'allegato del "Documento protocolalto" Sottocomponenti dell'allegato del "Documento protocolalto" Documento interno Dati per il versamento dell'ud "Documento interno" Intestazione dell'ud "Documento interno" Identificazione univoca dell'ud "Documento interno" Configurazione versamento dell'ud "Documento interno" Profilo archivistico dell'ud "Documento interno" Profilo dell'ud "Documento interno" Collegamenti dell'ud "Documento interno" Composizione dell'ud "Documento interno" Documento principale Metadati di identificazione del documento principale del "Documento interno" Profilo del documento principale del "Documento interno" Metadati specifici del documento principale del "Documento interno" Componenti del documento principale del "Documento interno" Sottocomponenti del documento principale del "Documento interno".. 16 SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 3 di 43

4 Allegati dell'ud del "Documento interno" Metadati di identificazione dell'allegato del "Documento interno" Profilo dell'allegato del "Documento interno" Metadati specifici dell'allegato del "Documento interno" Componenti dell'allegato del "Documento interno" Sottocomponenti dell'allegato del "Documento interno" Registro giornaliero di protocollo Dati per il versamento dell'ud "Registro giornaliero di protocollo" Intestazione dell'ud "Registro giornaliero di protocollo" Identificazione univoca dell'ud "Registro giornaliero di protocollo" Configurazione versamento dell'ud "Registro giornaliero di protocollo" Profilo archivistico dell'ud "Registro giornaliero di protocollo" Profilo dell'ud "Registro giornaliero di protocollo" Collegamenti dell'ud "Registro giornaliero di protocollo" Composizione dell'ud "Registro giornaliero di protocollo" Documento principale Metadati di identificazione del documento principale del "Registro giornaliero di protocollo" Profilo del documento principale del "Registro giornaliero di protocollo" Metadati specifici del documento principale del "Registro giornaliero di protocollo" Componenti del documento principale del "Registro giornaliero di protocollo" Sottocomponenti del documento principale del "Registro giornaliero di protocollo" Annesso all UD del Documento protocollato annullato Dati per il versamento dell'annesso Intestazione Identificazione univoca dell'ud da annullare Configurazione del versamento Metadati di identificazione dell'annesso Profilo del tipo documento "Documento protocollato annullato" Metadati specifici del "Documento protocollato annullato" Componenti del "Documento protocollato annullato" Annesso all UD del Documento protocollato aggiornato Dati per il versamento dell'annesso Intestazione Identificazione univoca dell'ud da aggiornare Configurazione del versamento Metadati di identificazione dell'annesso Profilo del tipo documento "Documento protocollato aggiornato" Metadati specifici del "Documento protocollato aggiornato" Componenti del "Documento protocollato aggiornato" Annesso all UD del Documento interno aggiornato Dati per il versamento dell'annesso Intestazione Identificazione univoca dell'ud da aggiornare Configurazione del versamento Metadati di identificazione dell'annesso Profilo del tipo documento "Documento interno aggiornato" Metadati specifici del "Documento interno aggiornato" Componenti del "Documento interno aggiornato" Modalità di svolgimento del servizio di conservazione Verifiche e controlli in fase di versamento Unità documentarie non firmate o con anomalie di firma Criteri per la creazione dei volumi di conservazione Gestione delle anomalie SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 4 di 43

5 8. Formati file SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 5 di 43

6 1. Premessa Il presente Disciplinare Tecnico è redatto, d'intesa con la Regione Marche, in riferimento all'art. 4 della Convenzione con gli enti del territorio per i servizi di conservazione dei documenti informatici (d'ora in poi Convenzione), sottoscritta in data tra ERSU di Urbino (d ora in poi Ente produttore) e REGIONE MARCHE, che regola nei suoi profili generali il rapporto tra l Ente produttore e REGIONE MARCHE per lo svolgimento della funzione di conservazione dei documenti informatici affidati dall'ente produttore a REGIONE MARCHE e più specificatamente al suo Servizio Polo di conservazione regionale Marche DigiP (d'ora in poi Marche DigiP). Finalità del presente Disciplinare tecnico (d'ora in poi Disciplinare) è definire in modo preciso e vincolante le modalità operative di erogazione dei servizi da parte di Marche DigiP nei confronti dell Ente produttore, in particolare per quanto riguarda le specifiche delle modalità tecniche per l'interoperabilità tra i sistemi dell'ente produttore e i sistemi di conservazione digitale, le specifiche operative di questi ultimi e le modalità tecniche di restituzione dei documenti ai fini di accesso e ricerca. In particolare, nel presente Disciplinare sono definiti i dati e i parametri che l'ente produttore e Marche DigiP utilizzeranno nel contesto dei web service per l'interoperabilità con il sistema di conservazione, le stime dei flussi e dei volumi dei processi coinvolti, le modalità di esercizio del diritto di accesso, le modalità di ricerca, recupero e restituzione dei documenti conservati, gli aspetti tecnologici necessari a consentire il corretto svolgimento del processo di conservazione. Definisce inoltre i referenti e i responsabili di riferimento sia dell'ente produttore sia di Marche DigiP per l'erogazione dei servizi e la verifica del corretto svolgimento del processo di versamento dei documenti e di conservazione. Definisce l'articolazione in Strutture (corrispondenti normalmente alle Aree Organizzative Omogenee, ma non escludendo altre ripartizioni) con cui l'ente produttore si rapporta con Marche DigiP per il versamento dei documenti. Conformemente a quanto previsto del comma 6 dell'art. 4 della Convenzione si limita per il momento a definire le modalità relative al servizio di conservazione sostitutiva. La definizione dei dati e dei parametri e in genere di tutti gli elementi necessari alla corretta esecuzione del servizio di conservazione sostitutiva avviene di norma a livello di singola struttura interessata. Nel caso in cui gli elementi siano descritti a livello di Ente produttore, questi si applicano anche a tutte le strutture interessate. Il Disciplinare costituisce, nelle sue versioni preliminari e non definitive, il documento di riferimento per lo svolgimento dei test che precedono l'attivazione del servizio di conservazione sostitutiva. Il Disciplinare è rivisto e aggiornato ogniqualvolta intervengano modifiche o integrazioni relative agli oggetti trattati. Il Disciplinare e ogni sua successiva modifica sono inviati a cura di Marche DigiP alla Soprintendenza Archivistica per la Regione Marche in ottemperanza alle comunicazioni previste per il coordinamento delle attività in tema di conservazione dei documenti informatici. All Ente produttore è trasmessa ogni altra comunicazione inviata da Marche DigiP alla Soprintendenza Archivistica ai sensi dell art. 2 comma 2 dell Accordo citato. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 6 di 43

7 2. Referenti 2.1. Referenti Marche DigiP Per quanto attiene ai rapporti generali con l Ente produttore, Marche DigiP individua i seguenti referenti: Nominativo Ruolo e competenze Contatti Nome e cognome Nome e cognome Parte archivistica Responsabile della conservazione Parte informatica Responsabile servizio di gestione dei documenti digitali Marche DigiP E_mail Telefono Marche DigiP E_mail Telefono 2.2. Referenti Ente produttore Per quanto attiene ai rapporti generali con Marche DigiP, l Ente produttore individua i seguenti referenti: Nominativo Ruolo e competenze Struttura e Contatti Alessandro Ferri Parte informatica Gestione applicativi interni e degli enti aderenti al Centro Servizi Territoriale Pesaro e Urbino Sistema informativo e statistico Provincia di Pesaro e Urbino a.ferri@provincia.ps.it tel Stefano Smargiassi Parte archivistica P.O. Archivio e protocollo Servizio Segreteria E_mail: s.smargiassi@ersurb.it Tel N.B.: inserire al massimo n. 2 referenti. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 7 di 43

8 3. Servizi di conservazione 3.1. Sistema di conservazione e modalità di versamento Marche DigiP svolge il servizio di conservazione sostitutiva utilizzando l'applicativo SACER - Sistema d Archivio per la Conservazione dell Emilia-Romagna (d'ora in poi Sistema di conservazione), il quale espone dei web service tanto per il versamento, quanto per il recupero/restituzione dei documenti conservati. Le specifiche tecniche dei web service (inclusi i protocolli di comunicazione e le modalità di svolgimento delle sessioni di versamento) sono illustrate nel documento Specifiche tecniche Servizio di Versamento DigiP (d'ora in poi Specifiche), pubblicati all'indirizzo: nella sezione "Polo di conservazione regionale" e quindi "Modalità di Attuazione". Il collegamento telematico tra l Ente produttore e Marche DigiP avviene attraverso la rete regionale. Marche DigiP mette a disposizione dell Ente produttore e, su sua richiesta, degli sviluppatori dei sistemi software versanti, un ambiente di test per effettuare le prove di versamento e recupero dei documenti. I sistemi informatici di produzione, gestione e versamento dei documenti dell'ente produttore sono descritti nel paragrafo 5.2. L'Ente produttore invia i documenti in conservazione interfacciando i propri sistemi informatici con il Sistema di conservazione mediante i web service descritti nelle Specifiche e utilizzando i dati, i parametri e le informazioni definite nel presente Disciplinare. Per determinate tipologie documentali e in casi eccezionali possono essere previste modalità di versamento alternative ai web service (es: consegna documenti su supporto ottico). Qualora tali modalità alternative fossero previste, sono definite e descritte nel presente Disciplinare Servizi di conservazione sostitutiva Il processo di conservazione sostitutiva si effettua sugli aggregati logici definiti, come da Specifiche, unità documentarie (UD): queste ultime sono formate da uno o più documenti considerati come un tutto unico e costituiscono le unità elementari di cui si compone l'archivio dell'ente produttore. Il processo di conservazione sostitutiva avviene secondo le modalità descritte nelle Specifiche, modalità che si possono sintetizzare come segue: a. l Ente produttore invia in conservazione le unità documentarie; b. Marche DigiP effettua su ogni singola unità documentaria inviata i seguenti controlli: b1. verifica Metadati b2. verifica Formati b3. verifica Firma c. le unità documentarie accettate, sulla base dei criteri descritti nel paragrafo 7.2, vengono inserite in aggregazioni logiche denominate volumi di conservazione, con le SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 8 di 43

9 modalità descritte al paragrafo 7.3; d. sulla base dei criteri descritti al paragrafo 7.3, il volume di conservazione viene chiuso. La procedura di chiusura prevede: d1. la generazione di un indice del volume di conservazione, che consiste in un file xml contenente l elenco degli identificativi univoci delle unità documentarie contenute nel volume, i file di cui ogni documento è composto, l hash di ogni singolo file e i risultati delle verifiche effettuate al momento del versamento; d2. l apposizione sul file di una marca temporale; e. il volume di conservazione è firmato digitalmente dal Responsabile della conservazione di Marche DigiP che attesta il regolare svolgimento del processo di conservazione; f. al volume firmato viene apposta una marca temporale. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 9 di 43

10 4. Consultazione, restituzione e accesso 4.1. Consultazione L Ente produttore può consultare le unità documentarie versate in Marche DigiP tramite interfaccia web, collegandosi all indirizzo comunicato da Marche DigiP e autenticandosi tramite username e password preventivamente forniti da Marche DigiP. Gli utenti da abilitare per l accesso tramite interfaccia web al sistema di conservazione sono comunicati dai referenti dell Ente produttore a Marche DigiP su apposito modulo, che provvede a inviare le credenziali di accesso via ai diretti interessati. L accesso web consente all Ente produttore di ricercare le unità documentarie versate, di effettuarne il download e di acquisire le prove di conservazione descritte nelle Specifiche. Inoltre, tramite l interfaccia web, è possibile accedere a un servizio di monitoraggio in tempo reale dei versamenti effettuati, sia andati a buon fine che falliti Restituzione Come alternativa alle modalità di consultazione indicate nel precedente paragrafo 4.1., l Ente produttore può richiedere le unità documentarie conservate e i metadati di corredo utilizzando gli appositi web service, chiamati secondo le modalità indicate nelle Specifiche, che descrivono anche le modalità con cui le unità documentarie sono restituite Accesso a fini amministrativi Non è previsto da parte di Marche DigiP né il rilascio di copie cartacee conformi agli originali digitali conservati, né l accesso diretto alla documentazione da parte di colui che, dovendo tutelare situazioni giuridicamente rilevanti, abbia presentato istanza di consultazione. Pertanto, in merito all esercizio del diritto d accesso ai documenti conservati da Marche DigiP, questo si limita a fornire all Ente produttore, su precisa richiesta di quest ultimo e senza che su di esso debba gravare alcun particolare onere, il documento informatico conservato, qualora per un qualsiasi motivo l Ente produttore stesso abbia deciso di non acquisirlo direttamente mediante le modalità delineate ai paragrafi 4.1. e 4.2. Permane in carico allo stesso Ente produttore sia la responsabilità di valutare la fondatezza giuridica della domanda di accesso, sia l onere di far pervenire il documento (o sua eventuale copia cartacea conforme) al soggetto richiedente la consultazione. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 10 di 43

11 5. Ente produttore 5.1. Strutture versanti e Parametri per versamento Le strutture cui afferisce la documentazione versata per la conservazione sostitutiva sono elencate in tabella. Denominazione Ente Regionale per il diritto allo Studio Universitario (E.R.S.U.) di Urbino Descrizione Codice dell Area Organizzativa Omogenea denominata Comune di e pubblicato nell Indice delle pubbliche amministrazioni ( L'indirizzo IP dal quale avviene la chiamata per il versamento e la fascia oraria indicativa vanno riportati in tabella Indirizzo IP da abilitare Fascia oraria di versamento X Indifferente Struttura: [denominazione struttura] La struttura coincide con l unica Area Organizzativa Omogenea dell E.R.S.U. di Urbino. La struttura si è dotata di strumenti per la gestione documentale: Manuale di Gestione, Titolario di Classificazione, Piano di Conservazione Sistemi informatici In tabella è riportato il sistema informatico utilizzato dall Ente produttore per la produzione e gestione delle unità documentarie oggetto di conservazione sostitutiva. Tale sistema, che nel contempo svolge il ruolo di applicativo versante, è definito nel sistema SACER come utente con abilitazioni specifiche a chiamare i web service. Sistema informatico PALEO Versione e produttore Ver Regione Marche Tipologie documentali gestite Documento protocollato Documento interno Registro giornaliero di protocollo Sistema informatico PALEO Il sistema di protocollo e gestione dei flussi documentali Paleo (PaperLess Office System) è un sistema, di tipo Web Based, che integra tra l'altro funzioni per la firma digitale, l'integrazione con le caselle di posta istituzionali, l'interoperabilità con altri sistemi di protocollo informatico, la gestione dei procedimenti e del processo di firma dei contratti e il riversamento verso il sistema di conservazione dei documenti digitali. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 11 di 43

12 6. Unità documentarie Le unità documentarie versate in conservazione sono strutturate secondo lo schema descritto nelle Specifiche, che ne prevede l articolazione in documenti (documento principale ed eventuali allegati, annessi, annotazioni) e componenti (file). L elenco delle tipologie di unità documentarie versate in conservazione è il seguente: Tipologia unità documentaria Struttura Paragrafo Documento protocollato E.R.S.U. di Urbino 6.1 Documento interno E.R.S.U. di Urbino 6.2 Registro giornaliero di protocollo E.R.S.U. di Urbino Documento protocollato L unità documentaria Documento protocollato è costituita dai file associati alle registrazioni di protocollo. I Documenti protocollati sono composti da un documento principale (sempre presente) e da uno o più allegati generici. Documento Documento principale Allegati Tipologia Documento Documento protocollato Generico Descrizione È il documento in entrata, in uscita gestito dal sistema di protocollo. Con funzione d integrazione, possono o meno essere firmati digitalmente (non sempre presenti nella sessione di versamento del singolo documento protocollato). Annessi Non presenti - Annotazioni Non presenti - Il documento principale e gli eventuali allegati dei Documenti protocollati sono sempre composti da file in vari formati, firmati e non. Per i documenti protocollati ricevuti e inviati via PEC, sono versati in conservazione come allegati anche il documento che contiene la busta originale contenente a sua volta il messaggio di posta allegato (postacert.eml) e i dati di certificazione del messaggio (rappresentato dal file daticert.xml), oltre alle ricevute di consegna e accettazione Dati per il versamento del Documento protocollato La denominazione precisa delle chiavi, il formato dei valori, la loro struttura e tutte le informazioni tecniche di dettaglio sono indicati nelle Specifiche. In questa sede sono indicate la descrizione dei valori che possono assumere i metadati e i parametri nella chiamata dei servizi SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 12 di 43

13 di versamento e, dove necessario, le logiche e i criteri utilizzati per la loro individuazione. Inoltre l obbligatorietà del metadato è indicata in grassetto con il valore quando è richiesta dall interfaccia di versamento (vedi Specifiche) e in formato normale con il valore quando invece è definita in accordo tra Marche DigiP e l Ente produttore per l UD trattata Intestazione per l UD Documento protocollato Versione 1.3 Versione dei web service di versamento Ambiente MARCHE DIGIP MARCHE DIGIP_PRE MARCHE DIGIP_TEST Ambiente assegnato da Marche DigiP per il versamento (in produzione il valore è MARCHE DIGIP, gli altri sono utilizzati nelle varie fasi in cui si articolano i test). Ente E.R.S.U. di Urbino Denominazione dell Ente produttore versante Struttura erids Codice AOO registrato nell Indice PA. Se non è stata specificata alcuna AOO nell'indice PA, riportare il codice IPA dell'amministrazione UserID PALEO_ERSU_URB- S_ARCH-P Utente versante, composto dal sistema descritto al paragrafo , da un codice identificante la tipologia di ente (C per Comune, P per Provincia, CM per Comunità Montana,..) e dal nominativo dell Ente (Es.: PALEO_C_ROCCASCURA) Identificazione univoca dell UD Documento protocollato Numero Numero Numero del registro di protocollo assegnato su base annuale. Anno Numero intero Anno solare di riferimento delle registrazioni di protocollo, con formato aaaa. TipoRegistro PG Registro nel quale vengono descritti i documenti in entrata e in uscita all E.R.S.U. di Urbino. TipologiaUnitaDocumentaria Documento protocollato Unità documentarie registrate nel protocollo informatico dell Ente. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 13 di 43

14 Configurazione versamento dell UD Documento protocollato TipoConservazione SOSTITUTIVA Tipologia del servizio di conservazione richiesto. ForzaConservazione true Se il valore è FALSE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD solo se è presente un file firmato digitalmente. Se il valore è TRUE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD anche se non tutti i componenti sono firmati digitalmente. Se il valore è FALSE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD solo se la verifica sulla firma è positiva. Se il valore è TRUE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD anche se la verifica sulla firma di almeno un file è fallita ForzaAccettazione true N.B.: nei casi in cui la firma digitale del documento principale o di un suo allegato generico dovesse presentare un problema di validità della firma, sarà l Ente produttore a decidere se forzare comunque il versamento, settando a TRUE il parametro forza accettazione Profilo archivistico dell UD Documento protocollato FascicoloPrincipale Classifica Identificativo Oggetto Classifica: indice di classificazione assegnato all unità documentaria. I livelli sono tra loro separati da punto. Es: Identificativo: stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Codice UO/Numero Progressivo. Es: /2014/INF/208 Oggetto: oggetto del fascicolo. Es. Bando 179, IdProgetto Profilo dell UD Documento protocollato Oggetto Stringa È la descrizione dell oggetto di protocollo del documento protocollato. Data Campo data Data di protocollo del documento. Essa sarà espressa in formato aaaa/mm/gg. Cartaceo false L originale dell UD versata è in formato digitale. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 14 di 43

15 Collegamenti con l UD Documento protocollato Attualmente non previsti Composizione dell UD Documento protocollato NumeroAllegati 0 - n Indica il numero di allegati al documento protocollato. Nel caso dell Ente produttore in oggetto, i suoi documenti protocollati versati a Sacer si comporranno di eventuali allegati generici presenti in numero variabile. NumeroAnnessi Non previsti - NumeroAnnotazioni Non previsti Documento principale Metadati di identificazione del documento principale del Documento protocollato IDDocumento TipoDocumento Documento protocollato Identificativo assegnato dall applicativo PALEO al documento principale, al fine di identificarlo in maniera univoca all interno dello stesso applicativo versante. Il valore di tale metadato coincide con il metadato TipologiaUnitaDocumentaria. TipoStruttura DocumentoGenerico Accetta tutte le tipologie di componente Profilo del documento principale del Documento protocollato Descrizione Stringa È la descrizione dell oggetto di protocollo del documento protocollato Metadati specifici del documento principale del Documento protocollato VersioneDatiSpecifici 1.0 SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 15 di 43

16 TipoDocumento Stringa Indica il tipo di documento definito dal valore di trattamento di Paleo (es.: PEC). Origine MittenteDestinatari Ingresso Uscita Stringa Indica l origine del documento. Sulla base del valore del metadato <Origine>, indica il Mittente o Destinatario del documento Componenti del documento principale del Documento protocollato ID OrdinePresentazione TipoComponente TipoSupportoComponente NomeComponente FormatoFileVersato Numero intero CONTENUTO FILE METADATI Diversi Metadato utile al ricongiungimento della componente versata con il livello di appartenenza. Metadato che indica l ordine di successione della singola componente versata rispetto alla struttura originale. Metadato che indica la tipologia di appartenenza della componente versata. Metadato che indica il tipo di supporto della componente versata. La presenza di TipoSupportoComponente METADATI è prevista solo per la componente del documento principale delle PEC, nel caso quest ultime presentino un <body vuoto>. Il nome del file viene generato dal sistema. Vedi paragrafo 8 del presente Disciplinare Tecnico. HashVersato Rappresenta l hash del file. IDComponenteVersato UtilizzoDataFirmaPerRifTemp true L ID del componente viene generato dal sistema. Il sistema utilizza la data della firma del file per procedere alle verifiche di firma; nel caso sia presente una marca temporale, viene comunque utilizzata la data della marca. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 16 di 43

17 Sottocomponenti del documento principale dell UD Documento protocollato Attualmente non previsti Allegati del documento principale del Documento protocollato Come già indicato al paragrafo 6, il versamento dei documenti protocollati dell Ente produttore al sistema SACER includerà, oltre al documento principale rappresentato dal documento protocollato, anche uno o più allegati generici, con funzione d integrazione al documento protocollato, che possono o meno essere firmati digitalmente (non sempre presenti nella sessione di versamento del singolo documento protocollato, in quanto non sempre previsti in fase di redazione dell atto amministrativo). La sessione di versamento del singolo documento protocollato non prevede né annessi, né annotazioni, così come definite nelle Specifiche Metadati di identificazione dell Allegato del Documento protocollato IDDocumento Identificativo assegnato dall applicativo PALEO al documento principale, al fine di identificarlo in maniera univoca all interno dello stesso applicativo versante. TipoDocumento Generico Valore predefinito obbligatorio. TipoStruttura DocumentoGenerico Accetta tutti i tipi di componente Profilo dell Allegato del Documento protocollato Attualmente non previsti Metadati specifici dell Allegato del Documento protocollato Attualmente non previsti Componenti dell Allegato del Documento protocollato ID OrdinePresentazione Numero intero Metadato utile al ricongiungimento della componente versata con il livello di appartenenza. Metadato che indica l ordine di successione della singola componente versata rispetto alla struttura originale. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 17 di 43

18 TipoComponente CONTENUTO Metadato che indica la tipologia di appartenenza della componente versata. TipoSupportoComponente FILE Metadato che indica il tipo di supporto della componente versata. NomeComponente Metadato che indica il nome della componente versata dunque, nel caso dell Ente produttore in oggetto, il nome del file versato. FormatoFileVersato Diversi Vedi paragrafo 8 del presente Disciplinare Tecnico. HashVersato Rappresenta l hash del file. IDComponenteVersato L ID del componente viene generato dal sistema. UtilizzoDataFirmaPerRifTemp true Il sistema utilizza la data della firma del file per procedere alle verifiche di firma; nel caso sia presente una marca temporale, viene comunque utilizzata la data della marca Sottocomponenti dell Allegato dell UD Documento protocollato Attualmente non previsti. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 18 di 43

19 6.2. Documento interno L unità documentaria Documento interno è costituita da tutti quei documenti non protocollati, gestiti internamente dall Ente e che hanno identificativo univo ID documento. Il documento principale e gli eventuali allegati dei Documenti interni sono sempre composti da file in vari formati, firmati e non. Documento Documento principale Allegati Tipologia Documento Documento interno Generico Descrizione È il documento interno gestito dal sistema di protocollo. Con funzione d integrazione, possono o meno essere firmati digitalmente (non sempre presenti nella sessione di versamento del singolo documento interno). Annessi Non presenti - Annotazioni Non presenti Dati per il versamento del Documento interno La denominazione precisa delle chiavi, il formato dei valori, la loro struttura e tutte le informazioni tecniche di dettaglio sono indicati nelle Specifiche. In questa sede sono indicate la descrizione dei valori che possono assumere i metadati e i parametri nella chiamata dei servizi di versamento e, dove necessario, le logiche e i criteri utilizzati per la loro individuazione. Inoltre l obbligatorietà del metadato è indicata in grassetto con il valore quando è richiesta dall interfaccia di versamento (vedi Specifiche) e in formato normale con il valore quando invece è definita in accordo tra Marche DigiP e l Ente produttore per l UD trattata Intestazione dell UD Documento interno Versione 1.3 Versione dei web service di versamento Ambiente MARCHE DIGIP MARCHE DIGIP_PRE MARCHE DIGIP_TEST Ambiente assegnato da Marche DigiP per il versamento (in produzione il valore è MARCHE DIGIP, gli altri sono utilizzati nelle varie fasi in cui si articolano i test). Ente E.R.S.U. di Urbino Denominazione dell Ente produttore versante Struttura erids Codice AOO registrato nell Indice PA. Se non è stata specificata alcuna AOO nell'indice PA, riportare il codice IPA dell'amministrazione SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 19 di 43

20 UserID PALEO_ ERSU_URB- S_ARCH-P Utente versante, composto dal sistema descritto al paragrafo , da un codice identificante la tipologia di ente (C per Comune, P per Provincia, CM per Comunità Montana,..) e dal nominativo dell Ente (Es.: PALEO_C_ROCCASCURA) Identificazione univoca dell UD Documento interno Numero Numero Identificativo univoco assegnato da Paleo Anno Numero intero Anno solare di riferimento delle registrazioni, con formato aaaa. TipoRegistro ID Registro nel quale vengono descritti i documenti interni all E.R.S.U. di Urbino. TipologiaUnitaDocumentaria Documento interno Unità documentarie registrate nel protocollo informatico dell Ente Configurazione versamento dell UD Documento interno TipoConservazione SOSTITUTIVA Tipologia del servizio di conservazione richiesto. ForzaConservazione true Se il valore è FALSE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD solo se è presente un file firmato digitalmente. Se il valore è TRUE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD anche se non tutti i componenti sono firmati digitalmente. Se il valore è FALSE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD solo se la verifica sulla firma è positiva. Se il valore è TRUE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD anche se la verifica sulla firma di almeno un file è fallita ForzaAccettazione true N.B.: nei casi in cui la firma digitale del documento principale o di un suo allegato generico dovesse presentare un problema di validità della firma, sarà l Ente produttore a decidere se forzare comunque il versamento, settando a TRUE il parametro forza accettazione. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 20 di 43

21 Profilo archivistico dell UD Documento interno FascicoloPrincipale Classifica Identificativo Oggetto Classifica: indice di classificazione assegnato all unità documentaria. I livelli sono tra loro separati da punto. Es: Identificativo: stringa composta da Codice Classifica/Anno di Riferimento/Codice UO/Numero Progressivo. Es: /2014/INF/208 Oggetto: oggetto del fascicolo. Es. Bando 179, IdProgetto Profilo dell UD Documento interno Oggetto Stringa È la descrizione dell oggetto di registrazione del documento interno. Data Campo data Data di registrazione del documento. Essa sarà espressa in formato aaaa/mm/gg. Cartaceo false L originale dell UD versata è in formato digitale Collegamenti con l UD Documento interno Attualmente non previsti Composizione dell UD Documento interno NumeroAllegati 0 - n Indica il numero di allegati al documento interno. Nel caso dell Ente produttore in oggetto, i suoi documenti interni versati a Sacer si comporranno di eventuali allegati generici presenti in numero variabile. NumeroAnnessi Non previsti - NumeroAnnotazioni Non previsti - SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 21 di 43

22 Documento principale Metadati di identificazione del documento principale del Documento interno IDDocumento TipoDocumento Documento interno Identificativo assegnato dall applicativo PALEO al documento principale, al fine di identificarlo in maniera univoca all interno dello stesso applicativo versante. Il valore di tale metadato coincide con il metadato TipologiaUnitaDocumentaria. TipoStruttura DocumentoGenerico Accetta tutte le tipologie di componente Profilo del documento principale del Documento interno Descrizione Stringa È la descrizione dell oggetto di registrazione del documento interno Metadati specifici del documento principale del Documento interno VersioneDatiSpecifici 1.0 TipoDocumento Stringa Indica il tipo di documento definito dal valore di trattamento di Paleo (es.: PEC) Componenti del documento principale del Documento interno ID OrdinePresentazione TipoComponente Numero intero CONTENUTO Metadato utile al ricongiungimento della componente versata con il livello di appartenenza. Metadato che indica l ordine di successione della singola componente versata rispetto alla struttura originale. Metadato che indica la tipologia di appartenenza della componente versata. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 22 di 43

23 TipoSupportoComponente NomeComponente FormatoFileVersato FILE METADATI Diversi Metadato che indica il tipo di supporto della componente versata. La presenza di TipoSupportoComponente METADATI è prevista solo per la componente del documento principale delle PEC, nel caso quest ultime presentino un body vuoto. Il nome del file viene generato dal sistema. Vedi paragrafo 8 del presente Disciplinare Tecnico. HashVersato Rappresenta l hash del file. IDComponenteVersato UtilizzoDataFirmaPerRifTemp true L ID del componente viene generato dal sistema. Il sistema utilizza la data della firma del file per procedere alle verifiche di firma; nel caso sia presente una marca temporale, viene comunque utilizzata la data della marca Sottocomponenti del documento principale dell UD Documento interno Attualmente non previsti Allegati del documento principale del Documento interno Come già indicato al paragrafo 6, il versamento dei documenti interni dell Ente produttore al sistema SACER includerà, oltre al documento principale rappresentato dal documento interno, anche uno o più allegati generici, con funzione d integrazione al documento interno, che possono o meno essere firmati digitalmente (non sempre presenti nella sessione di versamento del singolo documento interno, in quanto non sempre previsti in fase di redazione dell atto amministrativo). La sessione di versamento del singolo documento interno non prevede né annessi, né annotazioni, così come definite nelle Specifiche Metadati di identificazione dell Allegato del Documento interno IDDocumento Identificativo assegnato dall applicativo PALEO al documento principale, al fine di identificarlo in maniera univoca all interno dello stesso applicativo versante. TipoDocumento Generico Valore predefinito obbligatorio. TipoStruttura DocumentoGenerico Accetta tutti i tipi di componente. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 23 di 43

24 Profilo dell Allegato del Documento interno Attualmente non previsti Metadati specifici dell Allegato del Documento interno Attualmente non previsti Componenti dell Allegato del Documento interno ID OrdinePresentazione TipoComponente TipoSupportoComponente NomeComponente FormatoFileVersato Numero intero CONTENUTO FILE Diversi Metadato utile al ricongiungimento della componente versata con il livello di appartenenza. Metadato che indica l ordine di successione della singola componente versata rispetto alla struttura originale. Metadato che indica la tipologia di appartenenza della componente versata. Metadato che indica il tipo di supporto della componente versata. Metadato che indica il nome della componente versata dunque, nel caso dell Ente produttore in oggetto, il nome del file versato. Vedi paragrafo 8 del presente Disciplinare Tecnico. HashVersato Rappresenta l hash del file. IDComponenteVersato UtilizzoDataFirmaPerRifTemp true L ID del componente viene generato dal sistema. Il sistema utilizza la data della firma del file per procedere alle verifiche di firma; nel caso sia presente una marca temporale, viene comunque utilizzata la data della marca Sottocomponenti dell Allegato dell UD Documento interno Attualmente non previsti. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 24 di 43

25 6.3. Registro giornaliero di protocollo L unità documentaria Registro giornaliero di protocollo è costituito dall elenco delle registrazioni di protocollo inserite nel protocollo informatico nell arco di ogni singolo giorno, nonché dalle registrazioni di protocollo antecedenti modificate nella giornata di produzione del registro. Documento Documento principale Tipologia Documento Registro giornaliero di protocollo Descrizione Rappresenta l elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno. Allegati Non presenti - Annessi Non presenti - Annotazioni Non presenti Dati per il versamento del Registro giornaliero di protocollo La denominazione precisa delle chiavi, il formato dei valori, la loro struttura e tutte le informazioni tecniche di dettaglio sono indicati nelle Specifiche. In questa sede sono indicate la descrizione dei valori che possono assumere i metadati e i parametri nella chiamata dei servizi di versamento e, dove necessario, le logiche e i criteri utilizzati per la loro individuazione. Inoltre l obbligatorietà del metadato è indicata in grassetto con il valore quando è richiesta dall interfaccia di versamento (vedi Specifiche) e in formato normale con il valore quando invece è definita in accordo tra Marche DigiP e l Ente produttore per l UD trattata Intestazione per l UD Registro giornaliero di protocollo Versione 1.3 Versione dei web service di versamento Ambiente MARCHE DIGIP MARCHE DIGIP_PRE MARCHE DIGIP_TEST Ambiente assegnato da Marche DigiP per il versamento (in produzione il valore è MARCHE DIGIP, gli altri sono utilizzati nelle varie fasi in cui si articolano i test). Ente E.R.S.U. di Urbino Denominazione dell Ente produttore versante Struttura erids Codice AOO registrato nell Indice PA. Se non è stata specificata alcuna AOO nell'indice PA, riportare il codice IPA dell'amministrazione SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 25 di 43

26 UserID PALEO_ ERSU_URB- S_ARCH-P Utente versante, composto dal sistema descritto al paragrafo , da un codice identificante la tipologia di ente (C per Comune, P per Provincia, CM per Comunità Montana,..) e dal nominativo dell Ente (Es.: PALEO_C_ROCCASCURA) Identificazione univoca dell UD Registro giornaliero di protocollo Numero Numero Identificativo univoco assegnato da Paleo Anno Numero intero Anno solare di riferimento delle registrazioni, con formato aaaa. TipoRegistro RGP Registro nel quale vengono registrati i documenti protocollati all E.R.S.U. di Urbino. TipologiaUnitaDocumentaria Registro giornaliero di protocollo Rappresenta l elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno Configurazione versamento dell UD Registro giornaliero di protocollo TipoConservazione SOSTITUTIVA Tipologia del servizio di conservazione richiesto. ForzaConservazione true Se il valore è FALSE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD solo se è presente un file firmato digitalmente. Se il valore è TRUE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD anche se non tutti i componenti sono firmati digitalmente. Se il valore è FALSE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD solo se la verifica sulla firma è positiva. Se il valore è TRUE, il sistema di conservazione accetta il versamento dell UD anche se la verifica sulla firma di almeno un file è fallita ForzaAccettazione true N.B.: nei casi in cui la firma digitale del documento principale o di un suo allegato generico dovesse presentare un problema di validità della firma, sarà l Ente produttore a decidere se forzare comunque il versamento, settando a TRUE il parametro forza accettazione. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 26 di 43

27 Profilo archivistico dell UD Registro giornaliero di protocollo Attualmente non previsti Profilo dell UD Registro giornaliero di protocollo Oggetto Stringa È la descrizione dell oggetto di registrazione dei protocolli prodotti nell arco della giornata. Data Campo data Data del Registro giornaliero di protocollo. Essa sarà espressa in formato aaaa/mm/gg. Cartaceo false L originale dell UD versata è in formato digitale Collegamenti con l UD Registro giornaliero di protocollo Attualmente non previsti Composizione dell UD Registro giornaliero di protocollo NumeroAllegati Non previsti - NumeroAnnessi Non previsti - NumeroAnnotazioni Non previsti Documento principale Metadati di identificazione del documento principale del Registro giornaliero di protocollo IDDocumento TipoDocumento Registro giornaliero di protocollo Identificativo assegnato dall applicativo PALEO al documento principale, al fine di identificarlo in maniera univoca all interno dello stesso applicativo versante. Il valore di tale metadato coincide con il metadato TipologiaUnitaDocumentaria. TipoStruttura DocumentoGenerico Accetta tutte le tipologie di componente. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 27 di 43

28 Profilo del documento principale del Registro giornaliero di protocollo Attualmente non previsti Metadati specifici del documento principale del Registro giornaliero di protocollo VersioneDatiSpecifici 1.0 Registro Data Anno NumeroDa NumeroA Stringa Data Numero Numero Numero Indica il tipo di registro dell AOO. Indica la data del Registro giornaliero di protocollo nel formato aaaa/mm/gg. Indica l anno solare di riferimento delle registrazioni, con formato aaaa. Indica il numero di protocollo di inizio delle registrazioni sul Registro giornaliero. Indica il numero di protocollo di fine delle registrazioni sul Registro giornaliero Componenti del documento principale del Registro giornaliero di protocollo ID OrdinePresentazione TipoComponente TipoSupportoComponente NomeComponente FormatoFileVersato Numero intero CONTENUTO FILE Diversi Metadato utile al ricongiungimento della componente versata con il livello di appartenenza. Metadato che indica l ordine di successione della singola componente versata rispetto alla struttura originale. Metadato che indica la tipologia di appartenenza della componente versata. Metadato che indica il tipo di supporto della componente versata. Il nome del file viene generato dal sistema. Vedi paragrafo 8 del presente Disciplinare Tecnico. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 28 di 43

29 HashVersato Rappresenta l hash del file. IDComponenteVersato L ID del componente viene generato dal sistema. UtilizzoDataFirmaPerRifTemp true Il sistema utilizza la data della firma del file per procedere alle verifiche di firma; nel caso sia presente una marca temporale, viene comunque utilizzata la data della marca Sottocomponenti del documento principale dell UD Registro giornaliero di protocollo Attualmente non previsti. SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 29 di 43

30 6.4. Annesso all UD del Documento protocollato annullato In questo scenario l Ente produttore ha annullato una registrazione di protocollo di un documento già versato a Marche DigiP e vuole riportare questa modifica dello stato di validità della registrazione del documento anche nel sistema di conservazione. L annullamento della registrazione di protocollo del documento già versato nel sistema di conservazione avviene senza la produzione di un nuovo documento. L aggiornamento delle informazioni sullo stato di validità del documento avviene mediante l aggiunta, all UD presente nel sistema di conservazione, di un ANNESSO il quale trasmette le informazioni sull annullamento utilizzando i soli metadati. Tale documento è tipizzato tramite un opportuna valorizzazione dell elemento descrittivo <TipoDocumento> Documento protocollato annullato Dati per il versamento dell Annesso La denominazione precisa delle chiavi, il formato dei valori, la loro struttura e tutte le informazioni tecniche di dettaglio sono indicati nelle Specifiche. In questa sede sono indicate la descrizione dei valori che possono assumere i metadati e i parametri nella chiamata dei servizi di versamento e, dove necessario, le logiche e i criteri utilizzati per la loro individuazione. Inoltre l obbligatorietà del metadato è indicata in grassetto con il valore quando è richiesta dall interfaccia di versamento (vedi Specifiche) e in formato normale con il valore quando invece è definita in accordo tra Marche DigiP e l Ente produttore per l UD trattata Intestazione Versione 1.3 Versione dei web service di versamento Ambiente MARCHE DIGIP MARCHE DIGIP_PRE MARCHE DIGIP_TEST Ambiente assegnato da Marche DigiP per il versamento (in produzione il valore è MARCHE DIGIP, gli altri sono utilizzati nelle varie fasi in cui si articolano i test). Ente E.R.S.U. di Urbino Denominazione dell Ente produttore versante Struttura erids Codice AOO registrato nell Indice PA. Se non è stata specificata alcuna AOO nell'indice PA, riportare il codice IPA dell'amministrazione UserID PALEO_ ERSU_URB- S_ARCH-P Utente versante, composto dal sistema descritto al paragrafo , da un codice identificante la tipologia di ente (C per Comune, P per Provincia, CM per Comunità Montana,..) e dal nominativo dell Ente (Es.: PALEO_C_ROCCASCURA) SCHEMA di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Pagina 30 di 43