DIREZIONE AMMINISTRATIVA Relazione del Direttore Amministrativo Dott. Giovanni Ziviani

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1 DIREZIONE AMMINISTRATIVA Relazione del Direttore Amministrativo Dott. Giovanni Ziviani Nell anno 2011 la struttura amministrativa è stata interessata da alcuni eventi di particolare rilevanza che hanno interessato il profilo organizzativo che quello dell innovazione. Innanzitutto l assetto dirigenziale è stato completato con la selezione del dirigente preposto alla direzione dell U.O. Gestione del Personale. Il nuovo responsabile ha dovuto seguire da subito la sostituzione del sistema di gestione economica e giuridica del personale e la trattativa sindacale finalizzata all introduzione del nuovo regolamento sull orario di lavoro, accompagnato dall utilizzo di nuovi terminali di rilevamento delle timbrature. L organizzazione dell amministrazione è stata completata con l introduzione di cinque posizioni organizzative. Per quanto concerne l innovazione tecnologica è proseguito il processo di reingenerizzazione del software di gestione delle attività sanitarie secondo il piano dei sistemi elaborato da CINECA. Il percorso di dematerializzazione dei procedimenti amministrativi è stato caratterizzato invece dall introduzione sul sito web del Ente di un modulo specifico dedicato alla pubblicazione all albo online dei documenti informatici sottoscritti con firma digitale. Contemporaneamente si è proceduto approvazione del regolamento per il funzionamento dell albo online. Anche le infrastrutture dell Ente sono state interessate dal completamento di alcuni importanti lavori presso la sede di Brescia, come il nuovo laboratorio per il controllo delle diossine e dei microinquinanti ambientali, il nuovo impianto per la produzione di acqua demineralizzata e la nuova foresteria dell Istituto, ottenuta dalla ristrutturazione della vecchia abitazione del custode Rilevante è stato anche l impegno nella parte contabile. E stata infatti eseguita la valutazione straordinaria delle procedure amministrativi-contabili necessarie alla certificazione del bilancio dell Istituto, prevista dal D.M e dalla circolare ministeriale del ed eseguita nel rispetto delle disposizioni regionali. Le risultanze del lavoro svolto sono state illustrate al Collegio dei Revisori dell Ente e quindi trasmesse alle due regioni. Di particolare rilevanza per il prestigio internazionale dell Ente ed il carattere di assoluta novità che riveste nella gestione delle attività amministrative è la partecipazione al Twinning Contract tra il Dipartimento per la Sanità Pubblica Veterinaria, la nutrizione e la sicurezza degli alimenti del Ministero della Salute italiano e la Delegazione dell'unione Europea presso lo Stato di Israele, avente ad oggetto Rafforzamento delle autorità di ispezione veterinaria israeliane per la salute animale e la produzione del bestiame, della durata di 18 mesi e un valore complessivo di L Istituto, oltre a mettere a disposizione i propri tecnici maggiormente qualificati nella materia, è stato individuato istituzione responsabile della gestione amministrativa e finanziaria del contratto (mandated body) a supporto del project leader, la dott.ssa Gaetana Ferri del Ministero della Salute. U.O. AFFARI GENERALI E LEGALI AFFARI GENERALI E ISTITUZIONALI Atti amministrativi e gestione documentale Nel 2011 la struttura è stata impegnata nella realizzazione di alcuni importanti strumenti di innovazione tecnologica finalizzati alla dematerializzazione dei documenti e dei flussi documentali. Gli ambiti interessati dall attività hanno riguardato: a) la gestione e la produzione di documenti informatici: analisi e personalizzazione del software per i provvedimenti amministrativi (deliberazioni del Direttore Generale, del Consiglio di Amministrazione e Determinazioni Dirigenziali). E stata portata a termine l analisi del programma con piattaforma web-based per la gestione dei provvedimenti amministrativi in originale informatico e la personalizzazione del software alle esigenze dell Istituto, alla luce anche delle novità introdotte nuovo Codice dell Amministrazione digitale e delle Linee guida per i siti web della PA. L obiettivo finale consiste nella produzione, trasmissione e conservazione dei provvedimenti amministrativi dell Istituto in esclusivo formato digitale. 1 di 11

2 b) la trasmissione e la ricezione informatica dei documenti: distribuzione, formazione e supporto alla trasmissione decentrata dei documenti informatici. Successivamente all introduzione delle caselle di posta elettronica certificata decentrate e inserite nel sistema di gestione informatica dei documenti Archiproweb, è stata avviata la procedura di registrazione e invio contestuali di documenti informatici all esterno. I dipendenti coinvolti sono stati formati in merito alla produzione, registrazione e trasmissione di documenti sottoscritti con firma digitale. L attività è proseguita con il supporto diretto agli utenti e con il monitoraggio costante delle notifiche di accettazione/ricezione dei documenti. c) la pubblicazione e l accesso ai documenti: aggiornamento dell albo online e pubblicazione di documenti informatici, predisposizione del nuovo regolamento. E stato implementato il sistema di gestione informatica dei documenti Archiproweb con un modulo specifico dedicato alla pubblicazione all albo online dei documenti informatici sottoscritti con firma digitale. Quindi è stata elaborata una proposta di riorganizzazione della struttura dell albo online e per l implementazione dei contenuti dell albo stesso. La struttura ha poi provveduto a redigere il regolamento per il funzionamento dell albo online. Per quanto riguarda l attività ordinaria, la struttura ha curato la formalizzazione degli atti amministrativi dell Ente, che assumo i seguenti valori: - n.666 deliberazioni del Direttore Generale - n. 9 deliberazioni del Consiglio di Amministrazione - n.356 determinazioni dirigenziali L Ufficio Protocollo ha registrato documenti e aperto fascicoli. E stata trasferita presso l Archivio Generale e riordinata la documentazione delle seguenti strutture: Chimica degli alimenti di origine animale, Chimica applicata alle tecnologie alimentari, Proteomica, Agenti ad alta diffusione e biotecnologie diagnostiche, Virologia, Produzione primaria, Microbiologia, Genomica, Produzione terreni. Su approvazione della Soprintendenza archivistica per la Lombardia è stata rivista l intera sezione storica, riorganizzando e accorpando serie distinte e applicando a tutte le serie un criterio di descrizione analitico dei contenuti. La selezione e lo scarto della documentazione conservata presso l Archivio generale ha permesso di cedere kg di documenti. Gli altri dati di attività della struttura sono i seguenti: - sono stati perfezionati 22 nuovi contratti per prestazioni di laboratorio a pagamento e ne sono stati rinnovati n sono stati stipulati 18 di accordi di collaborazione scientifica, di cui 8 con enti internazionali, cui si aggiungono 9 accordi in scadenza nel 2011 che sono stati ulteriormente prorogati. UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO L Ufficio ha consolidato alcune attività avviate nell anno precedente e avviato alcune nuove iniziative. In particolare vanno segnalati: customer satisfaction: sono stati raccolti ed elaborati 88 moduli. I risultati del lavoro svolto sono stati trasmessi alla Direzione e alle strutture che hanno raccolto i moduli, evidenziando le osservazioni degli utenti. E stata elaborata e diffusa la relazione annuale sulla soddisfazione dell utenza. L URP ha raccolto i dati e avviato un analisi dell utenza esterna attraverso i dati forniti dal Darwin e degli Osservatori epidemiologici; reclami: sono stati raccolti 11 reclami, di cui ne è stato accolto uno; richieste di informazioni: sono state smistate 120 richieste di informazioni scritte che hanno permesso, tra l altro, di aggiornare la sezione FAQ del sito web; richieste di accesso: sono state rivolte 20 richieste di accesso formale ai documenti amministrativi; sito internet: sono state pubblicate 41 news, a cui si affiancano 5 comunicati stampa. LEGALE E CONTENZIOSO Nel corso del 2011 l Ufficio ha seguito la gestione di 16 procedimenti di contenzioso. Per tali procedimenti l Ufficio ha collaborato con i legali esterni incaricati del patrocinio giudiziale. Ciò ha determinato una sensibile riduzione dell attività dei legali (e quindi anche le spese), ed ha favorito gli organi istituzionali nella definizione della strategia difensiva e nella comprensione dell evoluzione processuale. Con riferimento all attività di consulenza stragiudiziale, l Ufficio ha reso pareri interni approfondendo diversi temi dell azione amministrativa dell Ente. Sempre nel 2011 ha trovato conclusione il lavoro di coordinamento per la costituzione dell Associazione Istituti Zooprofilattici Sperimentali, alla quale hanno aderito nove dei dieci Istituti presenti sul territorio nazionale. E stato poi gestito il procedimento di adesione dell Associazione ad ACCREDIA, quale socio 2 di 11

3 ordinario. Tale adesione costituisce un rilevante traguardo per gli IIZZSS consentendo a questi ultimi di rappresentare le proprie esigenze nell ambito dell unico organismo nazionale di accreditamento. L Ufficio gestisce l attività amministrativa dell Associazione, i rapporti con gli Associati e con ACCREDIA. Ulteriormente, ha supportato le strutture nell evasione delle richieste di accesso agli atti particolarmente complesse ed ha provveduto ad approfondire le novità normative, tra le quali si ricordano le manovre di riduzione della spesa pubblica e di armonizzazione finanziarie emanate tra l estate e la fine del PROGETTI DI RICERCA Ricerca corrente: nel 2011 il Ministero della Salute ha approvato n.30 progetti di ricerca corrente per l anno 2010, 17 in qualità di Capofila e 13 come Unità Operativa. L attività di raccolta dati finalizzata al riparto del finanziamento della ricerca corrente 2011 ha permesso di ottenere un assegnazione di ,78. E stata poi formalizzata la partecipazione al programma di ricerca corrente 2011 con la presentazione di 20 progetti di ricerca nei quali l Istituto riveste il ruolo di Capofila e di 10 progetti nei quali è Unità Operativa, per un totale di 30 proposte progettuali. Ricerca finalizzata: per la ricerca finalizzata 2010 è stata autorizzata la partecipazione in 13 progetti nei quali l Istituto è Capofila, mentre per il bando relativo ai Giovani Ricercatori del 2010 i progetti presentati nel corso del 2011 sono stati 5. In tale contesto, è stata autorizzata, a sanatoria, la partecipazione a 1 progetto della ricerca finalizzata 2008 al quale l Istituto partecipa come Unità Operativa. Altre ricerche: è stata inoltre autorizzata la partecipazione ad altri 4 progetti di ricerca in cui l Istituto partecipa come capofila: - 1 progetto di ricerca presentato in regione Lombardia; - 3 progetti autofinanziati, di cui uno in collaborazione con l Università di Bologna, e uno con l Istituto Ortopedico Rizzoli; In altri 8 progetti, la cui partecipazione è stata autorizzata, l Istituto figura come unità operativa, tra i quali 5 presentati in risposta al Bando di invito a presentare progetti di ricerca industriale e sviluppo sperimentale nei settori strategici di Regione Lombardia e del Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca (MIUR). Risulta poi l autorizzazione alla partecipazione ad una Gruppo di Ricerca Europeo (ERG EPIZONE). Nell ambito della partecipazione a ricerche europee, sono stati autorizzati i Consortium Agreement di 3 progetti (un progetto del VII Programma Quadro e due progetti del bando EMIDA ERA-NET). Si è provveduto a redigere un report informativo relativo ai progetti di ricerca finanziati dal Ministero della Salute dove l'izsler è capofila relativamente agli anni dal 1995 al 2010, con l organizzazione dei flussi procedimentali della ricerca corrente e finalizzata. È stata avviata al contempo un attività analoga per i progetti di ricerca corrente e finalizzata in cui l Istituto riveste il ruolo di Unità Operativa. Il riordino della documentazione relativa alle ricerche pregresse, correnti e finalizzate, ha consentito di recuperare complessivamente, nel corso del 2011, una somma pari ad Si è provveduto, inoltre, alla definizione di una procedura interna per la presentazione dei progetti di ricerca, valida per tutti i programmi di ricerca, primo passo per la predisposizione di un regolamento sulla gestione dei progetti di ricerca in Istituto. Si è provveduto nel corso del 2011 ad aggiornare la struttura e i contenuti delle pagine web della intranet aziendale dedicate alla ricerca. In attuazione della Legge 136/2010, si è poi provveduto ad attribuire ad ogni progetto di ricerca il codice unico di progetto (CUP) e ad integrare le relative con le clausole sulla tracciabilità dei flussi finanziari. È stata incrementata l attività dedicata alla segnalazione dei bandi ai responsabili scientifici. BREVETTI Nel corso del 2011 è stata depositata la domanda di brevetto internazionale PCT/IB2011/ corrispondente alla istanza brevettuale nazionale n. RM2010A presentata nel corso dell anno E stato adottato il regolamento interno in materia di brevetti recante la disciplina delle invenzioni industriali, dei modelli di utilità e di ogni altra innovazione suscettibile di tutela brevettuale realizzata nell ambito delle attività di ricerca dell Istituto. 3 di 11

4 U.O. PROVVEDITORATO ECONOMATO E VENDITE La Struttura è stata impegnata innanzitutto in attività di approvvigionamento di beni e servizi relative sia alle esigenze ordinarie, sia alle emergenze connesse con l attuazione dei piani di sorveglianza epidemiologica, sia alla realizzazione di nuovi piani di investimento. Tra le iniziative più significative si ricordano: - l allestimento della dotazione del nuovo laboratorio diossine della sede di Brescia - il completamento di nuovi arredi tecnici per il Laboratorio Vegetali del Reparto Chimico di Bologna - l arredamento della foresteria - la fornitura del nuovo sistema di rilevamento presenze e controllo accessi - le attività negoziali per lo sviluppo del portale dell Istituto e di software gestionali Le acquisizioni di nuove apparecchiature tecnico-scientifiche più rilevanti sono: n.1 microscopio elettronico a trasmissione (Tem) n.2 sistemi Hplc completi n.1 sistema Lc/Ms-Ms n.1 titolatore automatico n.1 sistema completo LC MS/MS ad alta risoluzione. n.1 spettrometro di Massa GC MS/MS ad alta risoluzione di n.1 Autocampionatore GC per SPME n.1 citofluorimetro n.2 sistemi semi-automatici per l'estrazione di acidi nucleici. n.1 sequenziatore automatico di DNA n.3 sistemi completi Real Time PCR n.12 sistemi completi Real Time PCR per la ricerca di patogeni alimentari n.1 detector di massa tipo trappola ionica n.1 lettore micropiastre n.1 sistema automatizzato per il monitoraggio dello stato cellulare n.1 sistema automatico di allestimento di reazioni PCR e manipolazione automatica dei liquidi n.2 liofilizzatori La struttura è stata impegnata nell'adeguamento delle procedure di gara alle disposizioni contenute nel nuovo Regolamento attuativo del Codice dei Contratti e all introduzione degli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla Legge n. 136/2010 e s.m.i. Inoltre, la struttura ha collaborato al progetto di dematerializzazione documentale in atto con la produzione dei documenti informatici in pdf, l utilizzo della firma digitale e della PEC integrata al sistema di protocollo informatico e la registrazione decentrata di protocollo tramite ArchiPro. L impegno ha riguardato anche l aggiornamento del sito istituzionale e dell Albo. Ufficio Gare e Contratti I principali dati di attività del settore riguardano: forniture di beni - ordini emessi n fatture processate n per un valore di forniture di servizi - Ordini emessi n fatture processate n per un valore di Sono state assunte da parte del Direttore Generale, su proposta della Struttura, n.53 deliberazioni e da parte del Dirigente Responsabile della U.O. n. 240 determinazioni dirigenziali. Magazzino materiale a stock - movimenti carico n movimenti scarico n materiale in transito - movimenti n Per quanto concerne le produzioni interne sono stati eseguiti n movimenti 4 di 11

5 Vendite I valori delle operazioni di vendita di prodotti a supporto dell attività commerciale sono i seguenti: - ordini da clienti nazionali: n.443 per un valore complessivo di ordini da clienti esteri n. 33 per un valore complessivo di fatture collaborazioni scientifiche con l estero: n.44 La struttura è stata coinvolta nel progetto di valutazione delle performance degli IIZZSS, secondo un piano che ha riguardato svariati ambiti di attività ed analizzato in particolare l uso efficiente delle risorse, facendo emergere il posizionamento dell IZSLER nella fascia di merito alta. Tra i contratti attivi va segnalato il supporto amministrativo e gestionale dato dal settore per il contratto stipulato con la Organizzazione FAO per la fornitura di kit diagnostici necessari per il monitoraggio dell afta epizootica (FMD), nell ambito dei programmi di controllo e di sorveglianza epidemiologica nei paesi in via di attuazione del progressivo controllo PATHWAY (PCP) per la FMD. Ufficio Servizi L Ufficio ha curato gli adempimenti amministrativi connessi all avvio della nuova foresteria, progettata per favorire la permanenza a Brescia di ospiti, studenti e studiosi, soggiornanti per motivi di studio o di cooperazione didattico-scientifica. L Istituto inoltre è fra i pochissimi Enti che ha deciso di estendere le condizioni tariffarie della convenzione Consip 5 per la telefonia mobile, già in essere per i telefoni di servizio, a circa 300 dipendenti richiedenti, che hanno ottenuto agevolazioni tariffarie con un notevole risparmio sui relativi costi. L iniziativa ha riscosso notevole successo come comprovato da ulteriori richieste di adesione pervenute anche dopo la scadenza prefissata nel SISTEMI INFORMATIVI L infrastruttura di rete dell Istituto è composta da 106 server, 163 apparati di rete, 170 stampanti di rete, 1 sistema IBM AS400 e mille postazioni di lavoro dislocate tra la sede centrale e le sezioni provinciali. La rete è utilizzata da utenti di cui 455 in periferia. Con riferimento all infrastruttura i Sistemi Informativi ne hanno garantito il corretto funzionamento senza interruzioni di servizio rilevanti sia nell utilizzo degli applicativi distribuiti, della posta elettronica, che della navigazione in internet. Si è proceduto in particolare ad eseguire i seguenti interventi: 5 di 11

6 - attivazione servizio di monitoraggio pro-attivo dell infrastruttura attivo h24 7/ prosecuzione processo di virtualizzazione dei server (il 90% adesso è adesso virtuale) - la gestione della posta elettronica è stata uniformata su un unico sistema in cloud computing sulla piattaforma Microsoft Exchange, migliorando notevolmente il servizio e soprattutto riducendo i costi di gestione del personale interno e dell infrastruttura. L assistenza hardware e software è stata completamente esternalizzata: questo ha permesso di ridurre i tempi di risoluzione poiché gli interventi vengono eseguiti direttamente on-site senza dover spostare apparati dalle sedi periferiche a Brescia. È stato avviato il progetto di riduzione del numero di database presenti nella struttura, in modo da evitare duplicazioni e ridurne di conseguenza i costi di gestione. Inoltre, è stata eseguita una riqualificazione del personale che è stata rivolta su più aspetti: aggiornamento dei tecnici sui nuovi sistemi (sistemi operativi, database server e ambienti di sviluppo) e conversione delle figure professionali da programmatori e project manager per la gestione e il controllo dei fornitori. Sono proseguite le nuove implementazioni riguardanti i seguenti sistemi: il monitoraggio del benessere animale (nuove schede di rilevazione e analisi del canale mobile) la sicurezza alimentare la piattaforma di dialogo telematico con il Ministero della Salute (SANAN) per il morbo coitale maligno o per la trasmissione delle rendicontazioni il sistema di gestione di dizionari sanitari condivisi la revisione del dialogo informatico con gli osservatori per le attività sia di rendicontazione che di monitoraggio. Vi sono due progetti che hanno un importanza particolare perché sono i primi sistemi informatici dell Istituto sviluppati per essere un punto di riferimento a livello nazionale e internazionale. Questi moduli sono già in uso al di fuori dell Istituto per il progetto del Ministero della Salute coordinato dall Università di Parma. Riguardano l archiviazione dei rapporti di prova e la gestione della Biobanca e dell Emobanca. L obiettivo è rendere visibile l archivio dell Istituto anche all esterno via Internet e fare in modo che gli utenti interessati possano richiedere questi campioni in un sistema web integrato. Si è proceduto inoltre con il consolidamento dell applicativo di Controllo di Gestione, il quale sarà oggetto di rifacimento nel È stato avviata l analisi e lo studio di fattibilità relativi al rifacimento del sistema informativo amministrativo contabile. È previsto l affidamento per il rifacimento del sistema entro la fine del Sono state, inoltre, implementate le nuove specifiche di sviluppo dei nuovi applicativi software che prevedono: 1) sviluppi quasi esclusivamente in ambiente Web 2) repository unico in ambiente Microsoft SQL Server 3) indipendenza dal sistema operativo: tutti i sistemi vengono testati su Microsoft Windows e Mac OS 4) open data and procedure: le strutture dati sono sempre accessibili e vengono sviluppati Web Service Standard (SOAP/XML) per lo scambio di procedure tra i sistemi, riducendo di conseguenza la necessità di ricopiatura di dati o di procedure personalizzate per il dialogo tra i programmi. Inoltre nel 2011 è stato sostituito il sistema di gestione economica e giuridica del personale e contestualmente sono stati sostituiti i terminali di rilevamento delle timbrature utilizzando nuovi sistemi basati su tecnologie RFID. Il nuovo sistema di rilevazione è scalabile e pronto a gestire anche l accesso a zone riservate (aree infette, biobanca,..) eliminando così le varie gestioni di singole aree. CONTROLLO DI GESTIONE L ufficio ha assicurato innanzitutto lo svolgimento delle seguenti attività di routine: aggiornamento periodico del tariffario delle prestazioni a pagamento con i relativi adempimenti verifica delle proposte dei prezzi di vendita dei prodotti internamente e ceduti sul mercato analisi dei report periodici delle attività e dei costi delle strutture controllo degli acquisti effettuati fuori convenzioni CONSIP monitoraggio della corretta attribuzione ai centri di costo della fatturazione attiva riconciliazione dei dati fra la contabilità generale e contabilità analitica aggiornamento programma di gestione del personale sui centri di costo e sui centri di referenza 6 di 11

7 aggiornamento del piano dei centri di costo codifica e monitoraggio delle attività analitiche su richiesta della direzione e dei dirigenti sanitari verifica periodica dell esatto inserimento del centro di costo sulle registrazioni contabili monitoraggio degli obiettivi di budget anno 2011 In aggiunta alle attività di cui sopra sono state portate a termine le seguenti iniziative: 1) predisposizione di una relazione sull attività a pagamento dell Istituto per l anno 2010 da sottoporre all esame del Consiglio di Amministrazione; 2) verifica delle voci analitiche contenute nel tariffario pubblicato dal 01/11/2008 al 31/12/2011 e la costruzione di una tabella ripercorrente il percorso delle singole determinazioni; 3) studio e la redazione di nuove linee guida per la valorizzazione dei metodi di prova: analisi dei punti di deboli della situazione attuale, individuazione di proposte per il loro superamento e stesura di linee guida generali per la valorizzazione dei metodi di prova 4) presentazione del progetto volto alla definizione delle regole per re-ingegnerizzare i procedimenti al fine di ridurre i flussi cartacei 5) predisposizione di rendicontazioni per il Ministero della salute (MVS, BSE, Piani di eradicazione) 6) sblocco dei conferimenti storicizzati 7) verifica delle note di credito emesse su fatture relative a conferimenti storicizzati 8) verifica degli approvvigionamenti di materiali di consumo delle strutture 9) verifica del numero in carico, dell uso e dei dati contabili degli spettometri di massa in dotazione alle strutture chimiche dell Istituto U.O. ECONOMICO FINANZIARIA L inizio del 2011 è stato caratterizzato innanzitutto dall esecuzione degli adempimenti di natura contabile connessi all avvio del nuovo contratto per il servizio di tesoreria per il periodo Dopo aver comunicato a tutti i clienti le nuove coordinate bancarie del conto di tesoreria, verso la fine del mese di gennaio risultavano trasferite ed attivate presso il nuovo istituto di credito tutte le competenze relative alla gestione del nuovo conto. Il regime della Tesoreria Unica mista ha inoltre consentito di gestire in maniera remunerativa le disponibilità liquide presenti sul conto corrente. Il tasso attivo praticato dall istituto di credito sulla giacenza dal , pari all euribor 3 mesi maggiorato di un punto, ha permesso di ottenere consistenti interessi lordi senza dover ricorrere ad investimenti in pronti contro termine. Nel 2011 è stata eseguita inoltre la valutazione straordinaria delle procedure amministrativi-contabili necessarie alla certificazione del bilancio dell Istituto, prevista dal D.M e dalla circolare ministeriale del prot. DGPROG 9905-P e dalla nota della regione Lombardia del prot.h Il lavoro ha richiesto una verifica complessiva delle procedure e dei documenti contabili con particolare riferimento ai seguenti adempimenti: a) bilancio di verifica: analisi del bilancio di verifica da procedura informatica, tabelle di transcodifica tra i sottoconti del bilancio di verifica ed il piano dei conti dell Istituto e quello regionale. b) risultanze da contabilità sezionale: verifica delle risultanze del libro cespiti con riferimento ai valori finali delle immobilizzazioni immateriali, materiali e dei relativi fondi di ammortamento, alle rimanenze di magazzino, al sottoconto dei contributi in conto capitale, al trattamento economico del personale dipendente non dipendente ed infine alle risultanze aggregate da contabilità sezionale del valore economico degli ordini, bolle, fatture liquidate con relativa riconciliazione. c) raccordo tra bilancio di verifica e contabilità sezionali relativamente a crediti, debiti, cespiti, magazzino e personale. Le risultanze del lavoro svolto sono state illustrate al Collegio dei Revisori dell Ente e quindi trasmesse alle due regioni. Per quanto concerne l attività ordinaria i principali dati di attività del 2011 sono di seguito riassunti: - fatture emesse n fatture registrate n ordinativi d incasso n ordinativi di pagamento n di 11

8 - cespiti inventariati n L attività ordinaria non ha evidenziato eventi di particolare rilievo: - i fornitori sono stati pagati nel rispetto delle scadenze contrattuali, assicurando tempi di pagamento inferiori a 60 giorni - non sono stati eseguiti ravvedimenti operosi e non sono pervenuti avvisi di liquidazione per errati versamenti di imposta - la copertura dei provvisori di entrata e di uscita ha rispettato i termini previsti dalla normativa di tesoreria - le verifiche dell Organo di Controllo interno sul conto corrente di tesoreria e sulla cassa economale della sede hanno sempre evidenziato la coincidenza dei saldi contabili con la giacenza effettiva - sono stati eseguite 507 richieste di accertamento delle posizioni fiscali di fornitori dell Ente presso Equitalia cui hanno fatto seguito 4 procedure di pignoramento - è stata svolta attività di segreteria e di supporto in occasione delle riunioni del Collegio dei Revisori. Recupero crediti Il valore complessivo dei crediti vantati verso i clienti privati per l esecuzione di prestazioni a pagamento è rimasto sostanzialmente in linea con quello dei precedenti esercizi. I dati dell attività di recupero crediti del 2011 sono i seguenti: - solleciti di pagamento n solleciti a mezzo raccomandata del legale n ingiunzioni fiscali - decreti ingiuntivi n. 23 Per quanto concerne le procedure concorsuali, il 2011 ha registrato un una ulteriore crescita dei fallimenti, che attestano lo stato di crisi e di difficoltà delle aziende che operano nei settori zootecnico e agroalimentare. Infatti, si è passati dalle dieci procedure notificate nel 2010 ai 12 fallimenti del 2011, mentre i crediti stralciati sono passati da a Anche nel 2011 è proseguita l attività finalizzata ad ottenere il pagamento dei saldi dei finanziamenti relativi a progetti di ricerca conclusi ormai da diversi anni. L azione di sollecito presso il Ministero della Salute ha permesso di ottenere il pagamento dei saldi relativi ai progetti di ricerca corrente per gli anni 1998 e Nel 2012 si prevede di chiudere la procedura con l incasso delle quote residuali dei progetti di ricerca correte e finalizzata conclusi ormai da diverso tempo ove l Istituto è capofila. Gestione liquidità Negli anni 2009 e 2010 l Istituto ha utilizzato le forme di investimento sicure - in termini di rischio/rendimento - proposte dal mercato per gestire in forma più remunerativa le disponibilità liquide presenti sul conto corrente. Con l aggiudicazione del servizio di tesoreria per gli anni è stato introdotto un nuovo contratto maggiormente remunerativo e rispondente alle esigenze dell Istituto relativamente alla gestione della liquidità. Una verifica delle condizioni di mercato applicate agli investimenti nei primi mesi del 2011 ha confermato che il tasso a credito praticato dal tesoriere, pari all euribor 3 mesi maggiorato di un punto, sia risultato migliore di quello offerto nelle operazioni pronti contro termine a tre mesi sottostanti a titoli di Stato. Da segnalare infine il supporto contabile garantito dal personale dell U.O. al Twinning Contract tra il Dipartimento per la Sanità Pubblica Veterinaria, la nutrizione e la sicurezza degli alimenti del Ministero della Salute italiano e la Delegazione dell'unione Europea presso lo Stato di Israele, avente ad oggetto Rafforzamento delle autorità di ispezione veterinaria israeliane per la salute animale e la produzione del bestiame. Il contratto ha comportato l esame della normativa relativa al trattamento economico del personale impiegato all estero in modo da poter gestire correttamente i relativi pagamenti ed il lavoro di segreteria a favore del Ministero della Salute. 8 di 11

9 U.O. GESTIONE DEL PERSONALE L attività che nel 2011 si è rilevata particolarmente impegnativa, in quanto coinvolgente tutti gli aspetti della gestione del personale dipendente e borsista è stata quella relativa all avvio del nuovo gestionale della ditta SIGMA. Attivazione del nuovo applicativo di gestione del personale dipendente e borsista Il primo applicativo attivato è stato quello stipendiale. A maggio sono stati elaborati per la prima volta gli stipendi dei dipendenti e parallelamente sono state attivate anche le modalità di pagamento dei compensi previsti ai borsisti. Al contempo si procedeva anche al trasferimento degli archivi dall applicativo in fase di dismissione. Dal mese di agosto è stato attivato il c.d. Angolo del Dipendente, al quale i dipendenti ed i borsisti possono accedere sia tramite l apposita sezione di INTRANET dell Istituto, sia direttamente dall area riservata del sito web di SIGMA INFORMATICA al fine di effettuare le seguenti operazioni: stampa cedolino stipendiale stampa CUD richiesta/variazioni detrazione variazione conto corrente variazione anagrafica richiesta assegni nucleo familiare. Sempre dal mese di maggio è stata trasferita la banca dati degli aspetti giuridici contrattuali sia del personale dipendente e borsista, effettuando i necessari controlli in merito alla correttezza dei dati. Sono state predisposte le personalizzazioni al modulo presenze di SIGMA necessarie all avvio al 1 gennaio 2012 della nuova modalità di gestione della rilevazione presenze, con formazione del personale addetto delle Sezioni e dei reparti. Sempre connessa alla nuova gestione delle presenze assenze in collaborazione con l U.O. Sistemi Informativi si è proceduto alle operazione propedeutiche all installazione dei nuovi timbratori e alla stampa dei conseguenti nuovi badge. Dematerializzazione ed albo on line In coerenza con la programmazione aziendale si è provveduto all utilizzo della PEC con firma digitale in particolar modo nei confronti degli altri Enti dotati dello stesso strumento. Si è provveduto all aggiornamento dei bandi di concorso e selezione inserendo la possibilità dell invio delle domande di partecipazione con lo stesso mezzo, con pubblicazione i sull albo on line secondo le indicazioni fornite dall U.O. Affari Generali e Legali. Concorsi e selezioni Nel corso dell anno 2011 sono stati banditi: n. 3 avvisi pubblici per assunzioni di personale di varie qualifiche a tempo determinato; n. 1 concorso pubblico per assunzione di un dirigente a tempo indeterminato; n. 7 selezioni per borse di studio. Si è proceduto ad espletare nel corso dello stesso anno: 6 concorsi pubblici per assunzione a tempo indeterminato di personale di varie qualifiche n. 2 selezioni per dirigenti di struttura Complessa n. 1 selezione per personale a tempo determinato. L U.O. ha inoltre provveduto ad espletare le procedure finalizzate al conferimento degli incarichi libero pprofesionali previsti nell ambito del Twinnning con Israele per la realizzazione del progetto dal titolo Improvement of feed quality and safety by using functional agents and novel detection system of toxic agents for the attainment of safe and high quality food of animal origin. Relazioni sindacali Si è provveduto alla stipulazione dei sottoindicati accordi sindacali per l anno 2011: accordo per il riparto del fondo per la retribuzione di risultato e per la qualità della prestazione individuale del personale della dirigenza sanitaria, professionale, tecnica ed amministrativa accordo per il riparto dell'incremento del fondo per la retribuzione di risultato del personale della dirigenza sanitaria, professionale, tecnica ed amministrativa; accordo per il riparto del fondo per la retribuzione di risultato e per la qualità della prestazione individuale della dirigenza veterinaria 9 di 11

10 In base alle indicazioni emanate dalla regione Lombardia si è provveduto inoltre alla stipula degli accordi con le OO.SS. per le risorse aggiuntive regionali 2011/2012. Particolarmente impegnativa è stata invece la stipulazione del contratto integrativo per posizioni organizzative e la sottoscrizione dell accordo per la disciplina dell orario di servizio e di lavoro e delle modalità di utilizzo del servizio mensa; Regolamenti Sono anche stati predisposti le seguente regolamentazioni previste da apposita normativa: il regolamento del Comitato Unico di Garanzia per le Pari Opportunità, la valorizzazione del benessere di chi lavora e contro le discriminazioni, ai sensi dell art. 21 della l. 183/2010 il regolamento disciplinante la mobilità volontaria del personale dirigenziale e non dirigenziale; U.O. TECNICO PATRIMONIALE LAVORI E MANUTENZIONI Nel 2011 si sono portati a termine alcuni importanti interventi iniziati negli anni precedenti: - il nuovo laboratorio per il controllo delle diossine e furani negli alimenti - la pensilina di protezione degli accessi al magazzino, con impianto fotovoltaico di 10 Kw - il nuovo impianto per la produzione di acqua demineralizzata - la sostituzione della copertura della sezione di Pavia - la nuova foresteria dell Istituto, ottenuta dalla ristrutturazione della vecchia abitazione del custode Inoltre sono stati eseguiti numerosi lavori di manutenzione, tra i quali segnaliamo: sede di brescia - la fornitura di un nuovo inceneritore per i piccoli animali - la tinteggiatura delle porcilaie, delle facciate esterne della sede lato via Bianchi, del laboratorio di Microbilogia, della mensa, dei fabbricati macello e laboratorio malattie esotiche - la nuova accettazione del reparto Microbiologia degli Alimenti - la fornitura di un nuovo gruppo frigo per la mensa aziendale - il rifacimento dell impianto elettrico di forza motrice presso il piano primo dello stabulario - la sostituzione del vecchio montacarichi uffici amministrativi con un nuovo ascensore - la coibentazione camini di scarico fumi gruppi elettrogeni - la realizzazione di nuove linee di corrente asservite da gruppo elettrogeno per il reparto chimico - il rifacimento dell impianto di illuminazione strade presso la sede di Brescia - la sostituzione illuminazione di emergenza palazzo Chimico - la sostituzione serramenti del vano scale dell archivio generale - le nuove porte di ingresso dipendenti lato via Bianchi - il nuovo impianto di climatizzazione delle sale CED nel piano interrato dell Amministrazione - il ripristino del manto stradale interno - la lucidatura pavimenti dell Amministrazione - il nuovo laboratorio di produzione idrossido - la fornitura e posa di nuove valvole termostatiche presso lo stabulario per il risparmio energetico - la fornitura e posa di un nuovo compressore d aria al palazzo Verde - la fornitura e posa di nuova porta scorrevole vano scale amministrazione sezioni diagnostiche CREMONA: l ampliamento della rete dati, il rifacimento colonna di adduzione della rete di scarico, il nuovo impianto elettrico per il laboratorio di parassitologia, la riqualificazione degli ambienti ex accettazione e l automazione di due portoni BOLOGNA: la realizzazione di manufatto per il contatore antincendio, la fornitura di un nuovo gruppo di continuità e di un sistema di rifasamento energia reattiva BERGAMO: il potenziamento della linea elettrica dei laboratori e la ricostruzione dei muretti di recinzione MODENA: la tinteggiatura facciate e realizzazione linee elettriche asservite da UPS REGGIO EMILIA: la tinteggiatura di alcuni laboratori, la posa di un cancello e la posa di un nuovo condizionatore in accettazione LODI: la fornitura di un sistema di stoccaggio campioni nel Frigomat e la di tornelli contapersone FORLI : la fornitura di un nuovo condizionatore LUGO: la sistemazione della linea a gas, la sistemazione del cortile per consentire l accesso del muletto alla sala necroscopia 10 di 11

11 PIACENZA: installazione nuovo interruttore generale dell impianto elettrico, la fornitura e posa di nuove prese elettriche e dati, la realizzazione nuova doccia WC disabili, fornitura e posa di zanzariere PARMA: integrazione sistema di rilevazione fughe gas, realizzazione nuovo impianto distribuzione anidrite carbonica, climatizzazione laboratorio P206 MANTOVA: sistemazione lena acqua calda laboratori e ripristino illuminazione di emergenza PAVIA: la realizzazione del laboratorio P3, il rifacimento degli intonaci e la sistemazione della rete di scarico acque nere MILANO: modifica dell impianto di produzione acqua calda e la sostituzione centralina di rilevazione gas SONDRIO: la fornitura di nuove prese dati e la trasformazione a gas dell impianto di riscaldamento BINAGO: la sostituzione di due fancoil e la riparazione dei gruppi statici di continuità In accordo con il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione si sono inoltre eseguiti interventi specifici per il miglioramento della sicurezza dei lavoratori, mentre gli interventi manutentivi realizzati dal personale interno possono così riassumersi: Officina Meccanica - n interventi Officina elettrica - n interventi 863 Officina edile - n interventi 161 Interventi eseguiti da parte di ditte esterne con specifico ordine di esecuzione n 650 MANUTENZIONI ATTREZZATURE L U.O. segue anche la manutenzione ordinaria e straordinaria di tutte le apparecchiature di proprietà o in comodato, inclusi alcuni software (Archipro-Infatti, Sicurnet, Sigeco, Formazione), la manutenzione del sito istituzionale, il servizio di hosting per il sito istituzionale ed il servizio di monitoraggio attivo e proattivo della rete. La manutenzione riguarda altresì gli automezzi ed carrelli elevatori presenti in Istituto. Le apparecchiature sotto contratto sono circa 800 e spaziano dal microscopio, alla cappa a flusso laminare, al gas-cromatografo, passando per le lavavetreria, le centrifughe e tutte le apparecchiature per il freddo, in un elenco non esaustivo. Nel corso del 2011 sono stati attivati n.115 contratti per manutenzioni pluriennali UFFICIO ECOLOGIA E LOGISTICA L U.O. Tecnico Patrimoniale si occupa inoltre della gestione di tutte le problematiche inerenti i rifiuti, la rottamazione di beni, lo scarico delle acque, l incenerimento, la disinfezione e la derattizzazione, la gestione giardini, traslochi, telefonia e gestione degli impianti di produzione vapore e acqua demineralizzata. Tra le attività svolte nell anno 2011 si annoverano: - l aggiornamento inerenti il nuovo sistema Sistri, visto i continui rinvii dello stesso, con comunicazioni informative alle sezioni periferiche - le istruzioni fornite di dirigenti sanitari per il corretto smaltimento dei rifiuti prodotti dalle strutture - l avvio, gestione, coordinamento e controllo dell attività del forno inceneritore, - l avvio del coordinamento della gestione della autoclave per la sterilizzazione dei rifiuti potenzialmente infetti, e predisposizione nuova I.O. Tra le altre attività svolte meritano di essere segnalate: rottamazione di beni: sono stati rottamati oltre 100 cespiti di vario tipo (frigo, attrezzature ecc.) da avviare allo smaltimento perché guasti, non più riparabili ed obsoleti. acque reflue di scarico: è stato avviato un nuovo progetto per il controllo delle acque reflue di scarico nel rispetto degli obblighi comunali, con la gestione dei due misuratori ed analizzatori di portata posti sui due punti di allacci alla pubblica fognatura per tutte le sezioni. L attività prevede il campionamento periodico dei reflui per effettuare l analisi degli scarichi. smaltimento rifiuti sanitari: nel 2011 sono stati smaltiti rifiuti sanitari per un totale di kg delle seguenti tipologie: olio esausto della mensa, olio idraulico esausto, lampade al neon, toner, batterie e pile, liquidi di sviluppo e di fissaggio, resine chimiche, filtri a carbone attivi, filtri assoluti, reagenti, numerosi pc, stampanti, fotocopiatrici, apparecchiature elettroniche, frigoriferi, congelatori, ecc. telefonia fissa della sede: è stato avviato il trasferimento della rete telefonica sulla linea dati in modo da permettere una maggiore versatilità dell impianto. La nuova distribuzione telefonica prevede di installare all interno dei quadri di rete esistenti i componenti telefonici necessari per sfruttare la rete esistente. traslochi: per la rilevanza segnaliamo il trasferimento in nuovi spazi di dell U.O. Sistemi Informativi e lo svuotamento del seminterrato del palazzo 5 della sede e la creazione di nuovi locali di deposito IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO (Dott. Giovanni Ziviani) 11 di 11