Laboratorio «Cerca e trova in GEVER»

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1 Laboratorio «Cerca e trova in GEVER»

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3 Indice 1 Mindbreeze... 5 Funzioni di Mindbreeze... 5 Trucchi e astuzie per la ricerca con Mindbreeze La ricerca nel portale Documenti modificati di recente Preferiti Creare una cartella di ricerca Creare un modello di ricerca Creare una cartella di ricerca Visualizzare i risultati nella cartella di ricerca Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

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5 1 Mindbreeze Funzioni di Mindbreeze Mindbreeze riconosce automaticamente la lingua nella quale è effettuata la ricerca grazie a un «motore di ricerca» speciale, proprio come su Internet. Nella casella di ricerca è sufficiente digitare le parole chiave separate da uno spazio (per il sistema uno spazio equivale all operatore «AND»). I documenti che contengono la parola ricercata nel titolo o nel testo figureranno in un elenco di risultati e saranno raggruppati in varie classi di oggetto (rubrica, dossier, sotto-dossier, documento, file). In seguito, i risultati della ricerca possono essere affinati ricorrendo a criteri di selezione supplementari. Esempio: Selezionare il riquadro Mindbreeze nel portale egov Digitare le parole desiderate nella casella di ricerca e avviare la ricerca cliccando l icona della lente Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

6 Elenco dei risultati: È possibile ordinare i risultati della ricerca per rilevanza, data o dimensione e disporli altresì in ordine crescente o decrescente. 6/24 Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V. 2014

7 Ulteriori criteri di selezione Nella finestra di destra la ricerca può essere affinata per data e classe di oggetto («object class»). Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

8 Funzioni nell elenco dei risultati A dipendenza della classe dell oggetto, per i risultati della ricerca sono disponibili diverse funzioni: un doppio clic sul titolo apre l oggetto Altre funzioni Apri Esplora Stampa Copia Invia file Invia un link Proprietà Anteprima Raccogli L oggetto viene aperto L oggetto (documento, sotto-dossier, dossier) si apre e i file o i sotto-dossier sono presentati a mo di elenco L oggetto è stampato L oggetto è copiato negli appunti L oggetto è generato come allegato alla mail L oggetto è generato come link in una mail I metadati dell oggetto possono essere consultati ed elaborati È presentata un anteprima dell oggetto I risultati della ricerca possono essere riuniti 8/24 Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V. 2014

9 Trucchi e astuzie per la ricerca con Mindbreeze Definire i criteri di selezione già nella stringa di ricerca: Rapido promemoria Esempi di sintassi cerca e trova laboratorio cerca proposta del Consiglio federale AND comunicato stampa ( OR allegato ) FAQ FAQ NEAR proposta della Direzione laboratorio NOT GEVER extension:doc cerca trova processo (extension:ppt OR extension: docx) Trova i documenti che contengono l esatta sequenza delle parole contengono le parole laboratorio e cerca riproducono testualmente sia proposta del Consiglio federale sia comunicato stampa contengono la parola o allegato come pure la parola FAQ contengono la stringa FAQ nelle vicinanze dell espressione proposta della Direzione contengono la parola laboratorio senza però la sigla GEVER contengono un file word e le chiavi di ricerca cerca e trova contengono la parola processo e l estensione del file.ppt oppure docx. Con la sintassi di ricerca di cui sopra è necessario tenere conto delle maiuscole e delle minuscole degli operatori (AND, OR, NEAR, NOT) e delle parole chiave (title:, content:, oggetto: - senza spazio dopo i due punti). Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

10 Per affinare ulteriormente la ricerca è possibile impiegare altri filtri, che vanno inseriti manualmente nel campo di ricerca. Nella tabella sinottica sono illustrati alcuni esempi. Digitare la chiave di ricerca nel title: content: campo di ricerca extension:docx COO X.XXXXXXX title:è disattivato content:indicizzazione extension:msg Significato Nome / concerne dell oggetto. Non cerca nel contenuto del file. La ricerca è circoscritta al contenuto del file, senza tener conto del titolo o dei metadati. Sono ricercati soltanto i file con la rispettiva estensione (nell esempio: i file word). Numero univoco di indirizzamento GEVER. Digitare direttamente il numero COO. Diventa particolarmente utile quando un messaggio d errore segnala un numero COO: esso permette infatti di ritrovare l oggetto e di formulare in modo più mirato la richiesta di supporto rivolta a gever@bk.admin.ch. Ricerca combinata, tutte le chiavi di ricerca devono corrispondere (analogamente alla ricerca con l operatore AND) Tutte le operazioni logiche AND, OR, NEAR, NOT nonché raggruppamento mediante parentesi tonde () È necessario prestare attenzione alle maiuscole e alle minuscole degli operatori (AND, OR, NEAR, NOT). 10/24 Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V. 2014

11 2 La ricerca nel portale Per trovare oggetti è possibile fare capo a un ulteriore strumento, selezionando il riquadro «Ricerca» nel portale egov. In questo modo sarà visualizzata la ricerca nel portale con le due schede «Risultati» e «Cartella di ricerca». Cliccare sul tasto «Trova oggetti» È possibile selezionare «Trova oggetti» anche dalla barra del menu Nella maschera successiva è possibile selezionare la classe di oggetti mediante la casella di riepilogo a discesa «Selezione dell oggetto» oppure sotto «Proposta» Sotto «Modello di ricerca» sono visualizzati i modelli di ricerca creati e salvati dall utente (v. n. 5.1) Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

12 Gli oggetti più utilizzati sono: Documento (la ricerca comprende tutti i tipi di documento: interno, uscita, entrata) File (la ricerca viene effettuata in tutti gli oggetti indipendentemente dal tipo di file: Word, Excel, PowerPoint, Outlook ecc.) Dossier Sotto-dossier Excel PowerPoint Project Visio Word (Microsoft Office Outlook) 12/24 Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V. 2014

13 A seconda del tipo di oggetto scelto nella maschera successiva relativa ai metadati saranno disponibili vari criteri di selezione. Alcuni di questi permetteranno a loro volta di restringere ulteriormente la ricerca grazie alle: opzioni per le parole opzioni per i criteri temporali opzioni per i risultati Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

14 Qui di seguito alcuni esempi che si riferiscono ai tipi di oggetto di cui sopra: «Cerca documento». Non sarà fatta nessuna distinzione tra «Entrata», «Interno» e «Uscita». «Cerca file». La ricerca prenderà in considerazione i tipi di file Word, Excel, Powerpoint ecc. «Cerca sotto-dossier». La ricerca non farà alcuna distinzione tra il sotto-dossier di ordine e il normale sotto-dossier. 14/24 Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V. 2014

15 Nota bene. Se il risultato non dovesse essere soddisfacente, ritornare alla maschera di ricerca facendo un clic sul pulsante «Modifica la ricerca». Qui si potranno definire nuovi criteri o cancellare i criteri di selezione attivi. Altrimenti selezionare uno o più oggetti e riprenderli mediante il tasto «Avanti» nella pagina del portale «Ricerca». Suggerimento. Nel caso di più ricerche della stessa classe di oggetti (file, sotto-dossier, dossier ecc.) ma con metadati diversi è possibile selezionare con «Raccogli» gli oggetti che fanno al caso tra i risultati della ricerca. Cliccare in seguito «Modifica la ricerca». Effettuare nuovamente la ricerca con i nuovi metadati e radunare con «Raccogli» i risultati desiderati. Nella seconda scheda «Insieme dei risultati» riprendere una scelta di oggetti selezionati e portarla con un clic sul tasto «Avanti» nella pagina del portale «Ricerca». Prudenza con il tasto «Riprendi tutti»: se i risultati della ricerca presentano un grande numero di oggetti sono tutti riportati nel portale «Ricerca». Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

16 3 Documenti modificati di recente Nella egov Suite della Cancelleria federale è stato implementato anche uno speciale portale, il «Document search», che permette di visualizzare i documenti modificati o creati negli ultimi 7, 14 o 30 giorni. La configurazione standard delle colonne è la seguente: Document (= file) Applies to (Appartiene a, 3 livelli) Bloccato da Bloccato il/alle Ultima modifica da parte di Ultima modifica il/alle Creato da Con un doppio clic con il tasto destro o mediante il menu contestuale è possibile accedere agli oggetti di ogni colonna ed eseguire un comando. Oppure fare un doppio clic sull icona corrispondente per aprire il file, il documento, il sotto-dossier o il dossier. Suggerimento. È possibile cercare in modo mirato gli oggetti grazie al filtro per le colonne o a F3. 16/24 Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V. 2014

17 4 Preferiti Nel portale «Preferiti» si trova una scheda con gli oggetti usati di recente. Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

18 5 Creare una cartella di ricerca È possibile salvare in una cartella il risultato di una ricerca avviata come descritto nel capitolo 2. Se il modello di ricerca è collegato a una cartella, in futuro nella cartella saranno visualizzati tutti gli oggetti che corrispondono ai criteri definiti. Creare un modello di ricerca Ricercare tutti i documenti Word che nel titolo hanno «FAQ» e sono stati creati da «buc» Se il risultato della ricerca è soddisfacente, tornare alla maschera di ricerca facendo un clic sul pulsante «Modifica la ricerca» Scegliere il pulsante «Salva come modello di ricerca» Dare al modello di ricerca un nome appropriato e fare un clic su «Avanti» 18/24 Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V. 2014

19 L utente sarà ricondotto alla maschera di ricerca dove potrà annullare o avviare la ricerca e riprendere nel portale di ricerca i risultati desiderati provenienti dall elenco dei risultati. Creare una cartella di ricerca Per creare una cartella di ricerca nella scheda corrispondente del portale «Ricerca» fare un clic sul file «Nuovo» o selezionare il tasto di scelta rapida «+» nella maschera seguente digitare il nome della cartella di ricerca desiderato definire un collegamento tra la cartella di ricerca e il modello di ricerca desiderato. Se il modello di ricerca non appare nella casella di riepilogo a discesa, fare un clic sull icona della lente, specificare il nome del modello di ricerca desiderato e fare un clic su «Avanti» Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

20 Visualizzare i risultati nella cartella di ricerca Per visualizzare i risultati di una cartella di ricerca, fare un clic sulla scheda «Cartella di ricerca» e in seguito sulla cartella desiderata I risultati proposti saranno visualizzati dopo aver attivato la funzione «Aggiorna» Nota bene. I risultati della ricerca possono disporsi su più pagine. 20/24 Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V. 2014

21 Appunti Laboratorio «Cerca e trova in GEVER» Fabasoft V /24

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