Questa gestione permette di calcolare in automatico la competenza di costi e ricavi.

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1 RATEI E RISCONTI Questa gestione permette di calcolare in automatico la competenza di costi e ricavi. Per attivare la gestione è necessario impostare a S il parametro contabile Gest.ratei/risconti/compet presente nella prima pagina dei parametri contabili ( Aziende Anagrafica azienda Dati aziendali ). Una volta attivata la gestione, dalle registrazioni contabili è possibile definire il periodo dei costi e ricavi. A fine anno si potrà quindi procedere in automatico alla contabilizzazione di ratei e risconti per determinare le quote di competenza dell anno. ESEMPI DI REGISTRAZIONI CONTABILI L operatività per gestire costi e ricavi anticipati o posticipati è sempre la stessa. Vedremo l esempio di un risconto attivo, ma nulla cambia in presenza di risconti passivi o ratei. Vedremo poi come gestire le fatture da ricevere ed in questo caso l operatività è la stessa in caso di fatture da emettere. RISCONTO ATTIVO Nella registrazione, ad esempio, della polizza assicurativa di un auto, sulla riga del costo, posizionarsi con il cursore sul campo Descrizione e cliccare sul pulsante Fin.RateiRisc [F7]: Pagina 1 di 14

2 Si aprirà quindi la maschera dei Ratei/Risconti dov è necessario indicare nei campi Dalla data e Alla data il relativo periodo di competenza. In base ai dati già inseriti, viene proposto nel campo tipo dato la tipologia di competenza, nel nostro caso C (Risconto attivo) e in fondo alla videata, è possibile verificare gli importi calcolati di competenza per gli esercizi. Confermare i dati con il pulsante OK: Verrà visualizzata nuovamente la maschera di primanota, con l indicazione di competenza diversa (r). Pagina 2 di 14

3 Alla conferma della registrazione, il programma crea nella gestione ratei e risconti (Contabilità Ratei/Risconti e competenze) una riga con il risconto (Ris/A=Risconto Attivo) che dovrà essere contabilizzato al 31/12: FATTURA DA RICEVERE Questa procedura deve essere utilizzata quando si registra una fattura il cui costo è di competenza dell esercizio precedente e anche l esercizio procedente è gestito con Passepartout. Pagina 3 di 14

4 Per esaminare il funzionamento utilizziamo un esempio pratico. Si ipotizza di registrare in primanota nel 2017 un fattura di acquisto la cui competenza economica è interamente del periodo 2016 per un importo di Euro +IVA. Si richiama il conto del fornitore e si inserisce il debito. Poi si inserisce il conto di costo ma il castelletto IVA deve essere lasciato vuoto premendo invio sul campo dell aliquota (l IVA verrà compilata successivamente sul conto patrimoniale Fatture Da Ricevere ). Il conto di costo Servizi di pulizia deve essere azzerato in quanto la competenza del costo è da attribuire all esercizio precedente e tale conto viene utilizzato esclusivamente per poter agganciare i dati delle FATTURE DA RICEVERE. Dopo aver azzerato l importo del conto economico, si deve premere il tasto funzione F7 e la procedura attiva la maschera relativa all imputazione dei RATEI, RISCONTI E COMPETENZE dove occorre indicare obbligatoriamente: L importo (avendo azzerato in Immissione Primanota il conto di costo, il programma non è in grado di riportare l imponibile inserito nel castelletto iva); La data inizio e fine competenza del costo (trattandosi di un costo di competenza dell anno precedente, la data inizio e la data fine competenza devono essere comprese nell anno 2016); Una volta inseriti gli elementi sopra indicati, se si utilizza il tasto invio, la procedura propone automaticamente la lettera E (Fatture da Ricevere) nel campo Tipo dato (ciò avviene anche per le vendite attraverso causale FE in tal caso viene impostata automaticamente la Pagina 4 di 14

5 lettera F Fatture da Emettere). Utilizzando causali diverse da FE/FR il programma non propone in automatico nessun Tipo dato lasciando la compilazione all utente: Dopo aver confermato la videata è necessario completare la registrazione contabile inserendo come contropartita il conto FORNITORI C/FATTURE DA RICEVERE. Prima di proseguire, occorre anche imputare i dati IVA (omessi precedentemente sul conto economico). Quando è aperto il castelletto iva, occorre cliccare sul pulsante Rif conto per indicare per il conto di riferimento che sarà utilizzato dall elaborazione delle dichiarazioni iva. La presenza di tale conto verrà poi contrassegnata nella registrazione contabile con un * : Confermando la finestra con i dati IVA e la riga del conto patrimoniale, la procedura riporta automaticamente il conto IVA ACQUISTI (conto automatico) con il relativo importo. Pagina 5 di 14

6 Alla conferma dell operazione contabile, il programma visualizza il messaggio: in quanto l importo presente nella finestra dei ratei/risconti e competenze è diverso da quello presente sulla riga contabile del conto economico (che è a zero). Per memorizzare la registrazione contabile è sufficiente confermare questo messaggio di avvertimento e alla conferma, il programma crea nella gestione ratei e risconti (Contabilità Ratei/Risconti e competenze) una riga con la fattura da ricevere (FattR) che dovrà essere contabilizzato al 31/12: Pagina 6 di 14

7 FATTURE DA RICEVERE CON ESERCIZIO PRECEDENTE NON GESTITO Quando si registra una fattura da ricevere/emettere nel primo anno di utilizzo della procedura, non si dovrà contabilizzare il costo/ricavo di competenza nell anno precedente perché tali dati sono stati rilevati con il vecchio gestionale. In questo caso nella registrazione della fattura non si deve compilare la finestra dei ratei e risconti, quindi come contropartita si inserisce direttamente il conto Fornitori c/fatture da ricevere e si compila il castelletto iva indicando anche il conto di riferimento per la Dichiarazione IVA: Pagina 7 di 14

8 FATTURE DA RICEVERE SENZA REGISTRAZIONE DELLA FATTURA Nel caso ci fosse la necessità di registrare il costo di competenza 2016 prima che nel 2017 venga inserita la fattura di acquisto, è possibile procedere inserendo il costo direttamente dalla voce di menu Contabilità Ratei/Risconti e competenze. Premere il pulsante Inserisci[F4] e compilare la finestra indicando il periodo di competenza 2016 e come data di registrazione in primanota, una data de 2017 ad esempio 01/01/17: NOTA DI ACCREDITO CON GESTIONE RATEI E RISCONTI Su questi documenti non sono attivi gli automatismi della gestione ratei/risconti e competenze, occorre procedere con delle rilevazioni manuali. Distinguiamo due casi: 1. Nota di credito che storna un fattura in cui sono stati rilevati ratei/risconti 2. Nota di accredito da ricevere/emettere NOTA DI CREDITO CHE STORNA UN FATTURA IN CUI SONO STATI RILEVATI RATEI/RISCONTI Registrare in prima la nota di credito normalmente; poi richiamare dal menù Revisione primanota la fattura nella quale è presente la finestra dei ratei/risconti e competenze. Riaprire la finestra sempre con il pulsante Fin.Ratei/Risconti[F7] e modificare il campo dell'importo inserendo la differenza tra fattura e nota d accredito. Alla conferma della registrazione, rispondere "S" al messaggio d'avvertimento e non bloccante "i dati dei RATEI/RISCONTI non corrispondono alla registrazione attuale confermi la registrazione". Pagina 8 di 14

9 Nel caso in cui la nota di credito sia totale, il programma non permette di mantenere il rateo/risconto collegato alla registrazione contabile con l'importo del rateo/risconto a zero e pertanto, il rateo/risconto deve essere cancellato dal documento fattura. NOTA DI ACCREDITO DA RICEVERE/EMETTERE Se la nota di accredito ha competenza nell anno precedente e fa riferimento ad una fattura registrata e con competenza nell anno precedente (quindi senza ratei/risconti), non avviene alcun automatismo. La nota di credito dovrà essere registrata mettendo al posto del conto di costo il conto fornitore c/note d accredito da ricevere in Avere e su tale conto si compila il castelletto IVA e il conto di riferimento per la Dichiarazione IVA. Al dell anno precedente si dovrà procedere a registrare un movimento di GR (giroconto) manualmente che chiude il conto fornitore c/note d accredito da ricevere in dare e il conto di costo in avere. In alternativa si può inserire manualmente nella gestione ratei/risconti un record come nell esempio riportato di seguito:. Pagina 9 di 14

10 CONTABILIZZAZIONI DI FINE ANNO Al 31/12 di ogni anno occorre contabilizzare i dati presenti nell archivio della funzione Contabilità Ratei/risconti/competenze. La contabilizzazione: sospenderà i costi/ricavi registrati ma non di competenza dell esercizio (risconti) porterà a conto economico i costi/ricavi di competenza ma registrati nell anno successivo (ratei, fatture da emettere/ricevere) Accedendo alla funzione compare la lista dei record inseriti da primanota o manualmente. Per procedere con la contabilizzazione di solo alcuni record, selezionarli con il pulsante Marca/Smarca[ShF4]. Se invece si vuole procedere con la contabilizzazione di tutti, utilizzare il pulsante Marca Tutto[F5]. I record selezionati vengono marcati con un asterisco, premendo poi il pulsante Contabilizza[ShF12] si procede alla contabilizzazione: Pagina 10 di 14

11 Si aprirà una maschera in cui inserire i riferimenti della registrazione. E possibile scegliere se eseguire la contabilizzazione in modalità definitiva oppure in prova Cliccando su OK viene visualizzata la stampa delle registrazioni: Se l elaborazione è eseguita in definitivo, vengono generate le scritture in primanota e nella funzione Ratei/risconti e competenze, per ogni record, è ora presente anche la data di contabilizzazione: Pagina 11 di 14

12 Le registrazioni sono consultabili da Revisione primanota Pagina 12 di 14

13 GIROCONTI DI INIZIO ANNO In data 01/01 i conti di rateo/risconto vanno chiusi ai conti di costo/ricavo di competenza del nuovo esercizio. Questa rilevazione contabile viene generata in automatico dal programma quando si fa la chiusura dell esercizio. La funzione di chiusura infatti, riapre i saldi dei conti patrimoniali (tra cui ratei, risconti, fatture da emettere, ecc ) con una registrazione con causale AP. La stessa funzione genera anche una registrazione con causale BA che chiude i conti di rateo/risconto: Pagina 13 di 14

14 I conti Fornitori c/fatture da ricevere e Clienti c/fatture da emettere non necessitano della scrittura BA perché sono chiusi dalla registrazione della fattura: Pagina 14 di 14