MANUALE OPERATIVO. Programma di gestione della fatturazione. BDWinfatture Versione 6.0

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1 MANUALE OPERATIVO Programma di gestione della fatturazione BDWinfatture 2007 Versione 6.0

2 MANUALE OP ERAT I V O BDWinfatture Belvedere Daniele Software Via Petitti, Montanaro (To) Fax 02/

3 Sommario Prem es sa 1 Note im portanti 1 Inst allazione 2 La videata principale 3 Le finestre: gestione clienti. 5 La gener azione delle fatture in PD F 10 Le finestre: gestione fatture. 11 Le finestre: gestione articoli 12 Le finestre: opzioni stam pa. 13 Le finestre: opzioni passw ord. 14 Le finestre: opzioni program m a. 15 Le finestre: em issione e stam pa fatture. 16 Le finestre: m anutenzione archivio fatture. 18 Le finestre: ristam pa fatture. 18 Chius ura del program m a: salvataggio autom atico. 19 Utility: salvataggio. 19 Utility: ripristino. 19

4 M A N U A L E O P E R A T I V O B D W I N F A T T U R E Premessa Scopo ed utilizzo del programma. Il programma BDWinfatture è stato studiato per agevolare la gestione ed emissione delle fatture di vendita. Infatti, le fatture sono generate automaticamente dal programma che partendo dalla sola indicazione della quantità, del prezzo unitario al lordo di I.V.A. e dall aliquota d imposta, calcola l importo totale della fattura con il relativo calcolo di scorporo dell imposta. Si può gestire un cliente con le rispettive fatture emesse, in modo che da visionarne immediatamente la situazione. Tutto ciò è stato creato con una sola filosofia: la facilità d utilizzo. Il programma, infatti, è molto lineare, e l aria spartana che può trarre in inganno, in realtà è necessaria per renderlo utilizzabile ed accessibile a tutti. Dalla versione 4.1 è possibile gestire anche un archivio articoli comprensivo di prezzo per accelerare la compilazione delle fatture. Dalla versione 5.0 denominata Euro dal le fatture sono emesse con la nuova valuta Europea. Dalla versione 6.0, il programma sarà denominato in base l anno d uscita di riferimento. Le principali variazioni sono date dalla possibilità di esportare le fatture in formato PDF, salvare le opzioni emissione fatture come per esempio l aliquota IVA predefinita e la richiesta della volontà di eseguire un backup alla chiusura del programma. Note importanti Da leggere prima di installare il programma. Per la corretta visualizzazione degli importi nelle varie finestre del programma, e soprattutto per le stampe è necessario che il PC che ospita il programma sia configurato nel seguente modo: Numeri e valuta con due cifre decimali Simbolo valuta: 1

5 Per configurare tali aspetti: pannello di controllo -> Opzioni internazionali e della lingua Installazione Guida all installazione del software Versione CDRom L installazione del programma avviene tramite un programma di Setup appositamente creato, quindi è lo stesso che guiderà l utente nelle varie fasi d installazione. Se il personal è impostato con l autorun, si presenterà automaticamente il programma che lancerà l installazione del programma. Se il computer non prevede questa funzione, bisogna seguire i successivi passi: 1. Cliccare su Start 2. Premere con il tasto sinistro su esegui 3. Premere su sfoglia 4. Selezionare il lettore CD ROM 5. Cliccare due volte sul programma cd.exe Attraverso queste fasi, partirà il programma d installazione. Seguire le varie istruzioni che compaiono a video premendo il tasto Next. Al termine dell installazione è richiesta ed è opportuno riavviare il sistema. Versione internet DEMO Attraverso il sito internet è possibile scaricare una copia di valutazione del programma (uso illimitato e senza restrizioni per 30 giorni). Dal sito sarà possibile scaricare il setup in formato ZIP (compresso) in modo da ridurre il peso del suo scaricamento. Una volta scaricato, il file dovrà essere scompattato in una cartella temporanea del proprio PC (la procedura cambia secondo il programma di decompressione 2

6 utilizzato e dal sistema operativo). Individuare in questa cartella il file SETUP.EXE e lanciarlo ciccando due volte sulla sua icona. Attraverso queste fasi, partirà il programma d installazione. Seguire le varie istruzioni che compaiono a video premendo il tasto Next. Al termine dell installazione è richiesta ed è opportuno riavviare il sistema. La videata principale Come far partire il programma e come si presenta la videata principale e le sue funzioni. Il programma d installazione ha creato la voce BDWinfatture sotto il menu start, di conseguenza, il programma parte con le stesse modalità standard di Windows. Le varie fasi da seguire sono le seguenti: 1. Premere Start 2. Premere Programmi 3. Premere BDWinfatture. 4. Cliccare una volta su BDWinfatture A questo punto si apre il programma (fig. 1), il quale richiederà d inserire la password che per default è abc (la password potrà essere modificata in seguito a piacere). Ora vediamo le varie funzioni. I cinque bottoni presenti nella toolbar, rappresentano le quattro attività principali di gestione del programma, le funzioni di gestione e manutenzione invece sono presenti nella barra dei menù. 3

7 Toolbar Barra dei menù Figura 1 La videata principale dell applicazione. Significato dei bottoni: Chiude il programma Apre la gestione dell archivio clienti Apre la gestione dell archivio fatture Apre la finestra per la gestione degli articoli. Apre la finestra per l emissione e la stampa della fattura. Significato dei menù: File Esci : chiude il programma. Funzioni Gestione clienti: apre la gestione dell archivio clienti. 4

8 Funzioni Gestione fatture: apre la gestione dell archivio fatture. Funzioni Gestione articoli: apre la finestra per la gestione degli articoli. Funzioni Emissione e stampa fatture: apre la finestra per l emissione e la stampa delle fatture. Funzioni Manutenzione archivi fatture: apre la finestra con cui si possono variare, cancellare le fatture già emesse. Funzioni Ristampe fatture: apre la finestra da cui possono essere ristampate le fatture. Opzioni Opzioni stampa: apre la finestra per la gestione dell intestazione della fattura. Opzioni Opzioni password apre la finestra per la gestione della password. Opzioni Opzioni programma apre la finestra per la gestione dei campi predefiniti del programma (es. aliquota Iva). Help Informazioni su: apre una finestra con l indicazione del nome e versione del programma. Le finestre: gestione clienti. Utilizzo della finestra di gestione, inserimento, cancellazione, variazione delle anagrafiche dei clienti. Con questa finestra (fig. 2) abbiamo la possibilità di interrogare, inserire, variare, cancellare le anagrafiche dei clienti. Per far ciò utilizzeremo la barra di navigazione (fig. 3). 5

9 Barra di navigazione Figura 2 - Finestra gestione clienti. La finestra ha nel suo interno diverse aree, una raccoglie tutte le anagrafiche dei clienti (nella figura 1 è indicata con la dicitura elenco clienti ) la seconda è la barra di navigazione grazie alla quale possiamo navigare all interno del database di nominativi, aggiungere, variare e cancellare le anagrafiche. La terza ed ultima area raccoglie lo strumento di ricerca, in modo da trovare subito il cliente che cerchiamo. La barra di navigazione Ricerca clienti Elenco clienti Come abbiamo accennato, la barra di navigazione ci permette di operare sul database ed è composta di una serie di bottoni con delle istruzioni specifiche che sono: Figura 3 - barra di navigazione. Questo bottone ci riporta al primo cliente nel database. Ci porta al cliente precedente a quel selezionato (fig. 4). Ci porta al cliente successivo a quello selezionato. Ci porta all ultimo cliente del database 6

10 Ci permette d inserire un nuovo nominativo. Cancella il nominativo selezionato Permette di modificare il nominativo selezionato. Accetta e salva le modifiche apportate al database. Annulla le variazioni apportate dal database. Non utilizzato dal programma. Figura 4 - il nominativo selezionato è contraddistinto dal segno Navigazione all interno del database Per muoversi all interno del database bisogna utilizzare i primi quattro bottoni che ci permettono di spostare all interno dell elenco dei nominativi il puntatore che è indicato dal segno e che indica il nominativo selezionato. Inserimento di un nuovo nominativo L inserimento di un nuovo cliente avviene dopo aver premuto il bottone dalla barra di navigazione. Nell area elenco clienti comparirà un simbolo * e una serie di spazi vuoti come indicati dalla figura 5, i quali devono essere riempiti con i dati dei clienti. Per spostarsi da un campo all altro (per esempio da nominativo ad indirizzo) utilizzare il mouse ciccando all interno del campo oppure spostarsi con il tabulatore della tastiera (consigliato). Figura 5 - inserimento di un nuovo nominativo 7

11 Cancellazione di un nominativo Se un nominativo è stato erroneamente caricato all interno del database, è possibile cancellarlo tramite il bottone, attenzione se un cliente è cancellato i suoi dati saranno persi, inoltre non è conveniente cancellare un cliente di cui abbiamo già emesso fattura perché non potremo più stampare copie delle sue fatture. Variazione di un nominativo Se è cliccato il tasto corrispondente, si può variare il nominativo selezionato. Uso del tasto Questo tasto deve essere premuto dopo la fase d inserimento e variazione di un nominativo, in quanto comanda il programma che i dati immessi sono esatti e che devono essere memorizzati. Stampa elenco clienti La finestra gestione clienti da la possibilità di generare una stampa indicante i clienti memorizzati nel database. Nella stampa sono indicati tutti i dati del cliente. Per far partire la stampa dobbiamo cliccare sul bottone stampa elenco clienti e si aprirà una nuova finestra (figura 7) dove sarà richiesto se si vuole inviare la stampa su: Figura 6 - scelta dell'output di stampa. 8

12 Printer: direttamente alla stampante Preview (consigliato): anteprima di stampa. File: salvare il report come file. E possibile selezionare diversi formati di file, ma il più importante è la possibilità di creare un file in formato PDF (che potrà per esempio, facilmente inviato via ). Se si è scelto l opzione Preview, si aprirà una nuova finestra con l anteprima delle pagine da stampare (figura 7). Figura 7 Tale finestra presenta dei pulsanti i quali hanno la seguente funzione (in ordine da sinistra a destra): Apri (da non utilizzare) Salva: per salvare il report in formato PDF (in questo caso selezionare tal estensione, quando si apre la finestra per salvataggio del file). Stampa: invia il report in stampa Primo: porta alla prima pagina Precedente: sposta alla pagina precedente Successivo: sposta alla pagina successiva Ultimo: porta all ultima pagina Zomm +: aumenta la visualizzazione della pagina. Zoom -: diminuisce la visualizzazione della pagina. Zoom to fit: adatta la pagina alla finestra orizzontale. Zoom to fit page: adatta la pagina verticalmente e orizzontalmente alla finestra. Zoom %: zomm manuale 9

13 Chiudi: termina il report La generazione delle fatture in PDF Fatture in formato PDF. Dalla versione 6.0 è possibile generare le fatture in formato PDF, in modo da poterle inviare via . Dopo aver confermato l emissione della fattura è possibile creare la fattura in formato PDF in due modi differenti: prima modalità Scegliere l opzione file (vedere finestra n 6) Cliccare sul tasto Si aprirà una normale finestra di Windows per salvare i file, scegliere il nome è selezionare salva come con l opzione Adobe Acrobat PDF Seconda modalità, nel caso si volesse visualizzare l anteprima della fattura Scegliere l opzione Preview (vedere finestra n 6 e precedente capitolo) Una volta aperta la finestra con l anteprima della fattura (vedere finestra n 7), premere il tasto Si aprirà una normale finestra di Windows per salvare i file, scegliere il nome è selezionare salva come con l opzione Adobe Acrobat PDF 10

14 Le finestre: gestione fatture. Utilizzo della finestra di gestione. La finestra gestione fatture (figura 8) è divisa anch essa in tre aree: la barra di navigazione, i dati delle fatture, l area ricerca. Barra di navigazione Area dati fattura Area ricerca Figura 8 - Finestra gestione fatture. La barra di navigazione è simile a quella presentata e descritta nella figura 3, con la differenza che presenta solo i primi quattro bottoni. Questo perché si tratta di una finestra di sola consultazione, quindi non è possibile applicare modifiche ai dati esistenti. La visualizzazione delle fatture emesse può essere filtrata in base l anno selezionato. Ulteriormente i dati visualizzati potranno essere filtrati anche in base il mese e per un periodo personalizzato. 11

15 L area dati fattura presenta tre pagine che sono: 1. Elenco fatture: sono presenti tutte le fatture memorizzate con la sola indicazione dell anno di riferimento, la data, il nominativo e il numero di fattura. 2. Dati fattura: indica i dati della fattura selezionata in modo analitico, quindi con l imponibile, l imposta, il totale ed ecc. 3. Dettagli fattura: presenta gli articoli inseriti nella fattura, con la quantità ed i prezzi. L area ricerca da la possibilità di ricercare in base al numero di fattura o al nominativo cliente. Ordinamento: si può scegliere se visualizzare i dati in base al numero di fattura, o in ordine alfabetico. Per far ciò dobbiamo cliccare con il tasto destro sull area dati fattura e scegliere la visualizzazione che preferiamo. Stampa elenco fatture: il programma BDWinfatture permette la stampa delle fatture emesse, con l indicazione del totale fatture emesse e il totale dell I.V.A. Per lanciare la stampa bisogna cliccare una volta sul tasto, Il funzionamento della finestra è identico a quello descritto attraverso la figura 6 e 7. Le finestre: gestione articoli Gestione degli articoli con relativo prezzo. Attraverso l utilizzo di questa finestra (figura 8) è possibile inserire gli articoli venduti nella propria attività. L archivio è composto di tre campi: 1. Codice Articolo (alfanumerico massimo 8 caratteri). 2. Descrizione 3. Prezzo Gli articoli sono richiamabili nella finestra emissione e stampa fattura facilitando, in questo modo, la compilazione. 12

16 Figura 9 - Gestione articoli. Per la navigazione, l inserimento, modifica e cancellazione, la finestra utilizza le stesse modalità della finestra gestione clienti. Le finestre: opzioni stampa. Impostazioni per la stampa dell intestazione delle fatture. Attraverso l utilizzo di questa finestra è possibile inserire nella stampa della fattura l emittente della stessa. Una volta aperta la finestra (figura 10), per inserire il nome, indirizzo e dati fiscali è necessario cliccare sul tasto Modifica, dopodiché inserire il nome dell azienda sul campo Ragione sociale e tutti gli altri dati nel campo Dati azienda. Una volta terminato l inserimento premere il tasto Salva. E possibile personalizzare il modulo di stampa con un logo, inviando all indirizzo il logo stesso ed eventuali altri dati da inserire nel modulo. Riceverete, sempre via , il modulo personalizzato. Tale operazione è gratuita la prima volta. 13

17 Figura 10 Le finestre: opzioni password. Per la modifica della password Attraverso questa funzione è possibile variare la password per entrare nel programma. Figura 11 14

18 E necessario inserire la password precedente, premere Ok, se questa è esatta, è possibile inserire i dati nelle caselle predisposte (vedi sopra) indicando la nuova password e premere in seguito Registra. Le finestre: opzioni programma. Per impostare dei dati ripetitivi nel programma. Attraverso questa nuova finestra (figura 12) è possibile fissare dei dati standard al programma, ovvero: Fissare l aliquota predefinita: in questo modo non dovrà essere immessa ogni volta che si farà la fattura. Ovviamente, nel modulo emissione stampe fatture, sarà possibile modificarla nel caso in cui si emetterà un documento con aliquota differente. Fissare l intestazione del campo jolly, per esempio numero targa, Note, Cantiere ecc. Come per l aliquota, anche in questo caso, nel modulo emissione stampe fatture, sarà possibile cambiare questo dato. Figura 12 15

19 Le finestre: emissione e stampa fatture. Emissione, Registrazione e stampa fattura. Attraverso l utilizzo di questa finestra (figura 13), possiamo emettere e stampare le fatture. La finestra è integrata con l archivio articoli. Quindi, l inserimento degli stessi può avvenire automaticamente utilizzando l archivio o manualmente. Figura 13 - Finestra emissione e stampa fattura. In questa finestra dobbiamo indicare tutti i dati richiesti per poter emettere la fattura, spostandoci con il tabulatore della tastiera(consigliato) o con il mouse: Data: indicare la data d emissione della fattura. Nominativo: cliccando due volte sul nominativo si apre una finestra con l elenco di tutti i clienti con un aiuto di ricerca, nel caso in cui non è presente creare il cliente dopo aver cliccato sul bottone eseguire le descrizioni indicate nel paragrafo Finestra gestione clienti, ed Condizioni di pagamento: indicare le condizioni di pagamento. 16

20 DDT n : eventuale numero e data del DDT Banca: banca di appoggio per il pagamento Intestazione Note: è possibile inserire un testo che farà da intestazione al successivo campo. Per esempio potrebbe essere numero Targa. Tale campo non è obbligatorio è può essere lasciato in bianco o predefinito attraverso la finestra opzioni programmi. Note: è il campo descrittivo del punto precedente, quindi nel nostro esempio potrebbe essere AK580HA. Tale campo non è obbligatorio è può essere lasciato in bianco. Descrizione: descrizione dell articolo o del servizio prestato, cliccando sul bottone è possibile aprire l archivio articoli. A sinistra del campo descrizione l archivio è ordinato per codice articolo, a destra per descrizione articolo. Quantità: quantità dell articolo venduto (per i servizi indicare 1). Prezzo: prezzo di un singolo articolo al lordo di IVA. Se si è scelto d inserire l articolo in modo automatico dall archivio articoli, il prezzo sarà inserito automaticamente. % sconto: indicare l eventuale percentuale di sconto Imponibile: totale imponibile (automatico). % IVA: indicare l aliquota IVA. Tale dato potrà essere predefinito utilizzando la finestra opzioni programma Note per la compilazione: La prima riga di descrizione, quantità, prezzo è obbligatoria, dopodiché l utente è libero di indicare come meglio crede i propri articoli (esempio descrizione su due righe). Verifica del totale fattura: E possibile verificare il totale della fattura cliccando una volta sul bottone che ci restituisce il totale imponibile, IVA e fattura. Emissione e registrazione stampa delle fatture Premendo il tasto viene richiesto se si vuole emettere la fattura. In caso di risposta affermativa la fattura viene memorizzata nel caso contrario possiamo ancora procedere alla modifica dei dati od ad annullare l operazione. 17

21 Dopo la memorizzazione viene richiesto se vogliamo stampare la fattura. Anche qui si può scegliere se stampare subito in seguito. Le finestre: manutenzione archivio fatture. Variazione e cancellazione fatture. Solo attraverso questa finestra è possibile modificare i dati di una fattura, oppure cancellarne una già esistente. Attenzione: se si variano i dati di una fattura, perché ad esempio errata, bisogna ristampare la fattura stessa, perché non è possibile avere una discordanza tra cartaceo e archivio. Inoltre è conveniente cancellare solo l ultima fattura emessa, infatti, se abbiamo emesso 10 fatture e cancelliamo la fattura n 2, la numerazione rimarrebbe errata. Quindi dovremo modificare la fattura e ristamparla. Per muoversi all interno dell archivio, bisogna comportarsi come spiegato nel paragrafo la finestra gestione clienti, perché la barra di navigazione è simile. Le finestre: ristampa fatture. Ristampa fatture La ristampa della fattura avviene attraverso questa funzione: è attivabile attraverso la pressione del bottone questione. dopo aver selezionato la fattura in Come per la finestra Gestione fatture, queste possono essere ordinate per numero di fattura o per nominativo in senso crescente, dopo aver premuto sull area dati fattura con il tasto destro del mouse. 18

22 Chiusura del programma: salvataggio automatico. Salvataggio automatico Premendo il tasto chiudi il programma chiederà se si voglia fare un salvataggio degli archivi. Rispondendo di sì alla domanda, il programma eseguirà una copia degli archivi e terminerà il programma. Utility: salvataggio. Salvataggio manuale E possibile eseguire il salvataggio degli archivi a programma BDWinfatture chiuso attraverso il programma che si trova sotto il menù Start -> Programmi -> BDwinfatture -> Salvataggio. Utility: ripristino. Ripristino manuale E possibile eseguire il ripristino degli archivi a programma BDWinfatture chiuso attraverso il programma che si trova sotto il menù Start -> Programmi -> BDwinfatture -> Ripristino. 19

23 Windows è un marchio registrato della Microsoft Corporation 20

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