Progetto Monitoraggio

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1 MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO DIPARTIMENTO PER LO SVILUPPO E LA COESIONE ECONOMICA Progetto Monitoraggio Servizi di consulenza da espletare nell'ambito del "Progetto Monitoraggio": Fase II Piano Di Azione Regione Sicilia

2 Contenuti 1. Premessa Azioni Trasversali A.1 - Stato dell'arte dei modelli organizzativi Principali esigenze rilevate Descrizione dell azione Dettaglio delle attività Analisi delle peculiarità/soluzioni organizzative efficienti ed efficaci Condivisione interna al gruppo di lavoro - Amministrazioni coinvolte Formalizzazione dei risultati Deliverable Piano di lavoro Benefici attesi A.3 - Soluzioni per attivare modelli di incentivazione per le strutture di monitoraggio Principali esigenze rilevate Descrizione dell azione Sistemi di incentivazione economici Sistemi di incentivazione NON economici Dettaglio delle attività Definizione dei criteri di attribuzione premiale Verifica e messa a punto del modello Formalizzazione del modello incentivante Deliverable Piano di lavoro Benefici attesi B.6 - Progettazione del programma formativo sul nuovo monitoraggio unitario Principali esigenze rilevate Descrizione dell azione Dettaglio delle attività Approfondimento del target e selezione degli strumenti Impostazione e condivisione dei contenuti Preparazione del materiale formativo Pianificazione delle attività formative Preparazione al monitoraggio del progetto formativo Titolo Piano Di Azione Pagina 2 di 70

3 2.3.4 Deliverable Piano di lavoro Benefici attesi C.16 - Potenziamento della struttura di Help Desk Principali esigenze rilevate Descrizione dell'azione Dettaglio delle attività Supporto istituzionale Supporto tecnico Deliverable Piano di lavoro Benefici attesi D.19 - Definizione del modello di rating per la qualità delle fonti dei dati Principali esigenze rilevate Descrizione dell azione Descrizione del modello Selezione dei criteri di riferimento Scelta delle classi omogenee di dati e delle variabili Definizione del modello Deliverable Piano di lavoro Benefici attesi Azioni Ripetitive B.7 - Erogazione del programma formativo sul nuovo monitoraggio unitario Principali esigenze rilevate Descrizione dell azione Erogazione della formazione Analisi dei riscontri dei partecipanti Pubblicazione dei risultati dei riscontri dei partecipanti Deliverable Piano di lavoro Benefici attesi Azioni Specifiche A Adeguamento ed ottimizzazione del modello di monitoraggio...58 Titolo Piano Di Azione Pagina 3 di 70

4 4.1.1 Principali esigenze rilevate Principali evidenze di Fase I Principali evidenze di Fase II Descrizione dell azione Approfondimento Assessment organizzativo Disegno del modello organizzativo Dimensionamento delle strutture Deliverable Piano di lavoro Benefici attesi C.13 - Ottimizzazione dei processi di monitoraggio Principali esigenze rilevate Descrizione dell azione Dettaglio delle attività Reengineering dei processi esistenti Disegno dei mansionari relativi al nuovo processo Supporto nella redazione delle nuove procedure e nell'avvio delle attività Deliverable Piano di lavoro Benefici attesi Elenco delle figure Figura 1 Soluzioni organizzative "eccellenti, esemplificativo... 8 Figura 2 Fasi dell azione A Figura 3 Piano di lavoro azione A Figura 4 Rating delle fonti, esemplificativo Figura 5 Proposta di soluzioni del modello di incentivazione Figura 6 Modello 1.A, esemplificatovo Figura 7 Modello 1.B, esemplificativo Figura 8 Fasi dell azione A Figura 9 Piano di lavoro azione A Figura 10 Fasi dell'azione B Figura 11 Dettaglio dei moduli formativi e delle modalità di formazione Titolo Piano Di Azione Pagina 4 di 70

5 Figura 12 Piano di lavoro azione B Figura 13 Fasi dell'azione C Figura 14 Flusso operativo Help Desk...33 Figura 15 Piano di lavoro azione C Figura 16 Fattori che compromettono il livello qualitativo dei dati...38 Figura 17 Modello accentrato...39 Figura 18 Modello decentrato...39 Figura 19 Approccio integrato alla centralità dell informazione...40 Figura 20 Il principio della replicabilità a valle del Modello...40 Figura 21 Fasi dell azione D Figura 22 Metodologia per l attribuzione della valutazione numerica di sintesi...45 Figura 23 Classi di rating...45 Figura 24 Percorso di realizzazione di un generico progetto...46 Figura 25 Stima della durata delle fasi...47 Figura 26 Piano di lavoro D Figura 27 Fasi dell'azione B Figura 28 Dettaglio dei moduli formativi e delle modalità di formazione...53 Figura 29 Fasi dell'azione A.2.1 Regione Sicilia...61 Figura 30 Piano di lavoro azione A.1 - Regione Sicilia...62 Figura 31 Fasi dell azione C.13 Regione Sicilia...65 Figura 32 Applicazione della metodologia Lean Six Sigma ad un generico processo...67 Figura 33 Piano di lavoro azione C.13 - Regione Sicilia...69 Elenco delle tabelle Tabella 1 Criteri per la valutazione della qualità delle fonti dei dati...43 Titolo Piano Di Azione Pagina 5 di 70

6 1. Premessa Il presente documento rappresenta il Piano d'azione della Regione Sicilia. Tale documento, costituito da azioni trasversali, ripetitive e specifiche, è stato elaborato in collaborazione con il MISE-DPS e la Regione, in base alle risultanze emerse nel corso delle attività di analisi svolte nella Fase I e sulla base della Progettazione Esecutiva effettuata nel corso della Fase II del Progetto Monitoraggio. L attività di progettazione ha evidenziato, per la Regione Sicilia, un approccio in grado di erogare le seguenti azioni: Azioni trasversali: A.1 Stato dell'arte dei modelli organizzativi; A.3 Soluzioni per attivare modelli di incentivazione per le strutture di monitoraggio; B.6 Progettazione del programma formativo sul nuovo monitoraggio unitario; C.16 Potenziamento della struttura di Help Desk; D.19 Definizione del modello di rating per la qualità delle fonti dei dati; Azione ripetitiva: B.7 Erogazione del programma formativo sul nuovo monitoraggio unitario. La Formazione sarà erogata, per la Regione Sicilia, per i moduli 2, 4 e 5; Azioni specifiche: A.2.1 Adeguamento ed ottimizzazione del modello di monitoraggio; C.13 Ottimizzazione dei processi di monitoraggio. Titolo Piano Di Azione Pagina 6 di 70

7 2. Azioni Trasversali 2.1 A.1 - Stato dell'arte dei modelli organizzativi Principali esigenze rilevate A seguito della chiusura della Fase I e nella successiva Fase A del progetto, è emerso che le Amministrazioni locali stanno implementando soluzioni organizzative caratterizzate da un differente livello di integrazione fra le strutture coinvolte nel monitoraggio dei fondi FAS e FS. In particolare, l integrazione può essere: Completa, dove è presente un unica unità dedicata (solitamente nell'ambito della Direzione Programmazione Economica), senza distinzione tra Autorità di Gestione dei fondi FAS e dei Fondi Strutturali; Distinta, dove le strutture di monitoraggio dei due fondi possono essere coordinate da una "cabina di regia" formalizzata, oppure da strutture di coordinamento "leggere" (es. Conferenza delle Autorità di Gestione). In questa fase di definizione di un adeguata struttura organizzativa, le Amministrazioni locali hanno espresso l esigenza di conoscere le esperienze di successo di tutte quelle Amministrazioni che attualmente hanno già implementato al loro interno, o stanno implementando, una soluzione organizzativa efficace ed innovativa. Il significato di organizzazione efficace ed efficiente non implica necessariamente un alto livello di integrazione tra le strutture (es. tra il FAS e i FS, oppure tra vecchia e nuova programmazione), ma un insieme di scelte organizzative, attribuzione di attività, condivisione di competenze che consentono ad una determinata struttura organizzativa di operare in modo soddisfacente. Pertanto, le esigenze espresse dalle Regioni e dal MISE non sono indirizzate a conoscere quale modello organizzativo sia in assoluto il migliore, ma quali molteplici opzioni possono essere adottate per migliorare il funzionamento delle organizzazioni; oltre a ciò, sia le Regioni sia il MISE hanno espresso l'esigenza di avere un quadro completo e sintetico delle strutture organizzative delle Regioni e delle Province Autonome, che, finora, non è mai stato del tutto formalizzato Descrizione dell azione Lo "Stato dell'arte dei modelli organizzativi" è un'azione trasversale, propedeutica all'erogazione dell'azione A.2.1 Adeguamento e ottimizzazione del modello di monitoraggio, erogata in un unico intervento e coordinata dal MISE-DPS. La propedeuticità dell azione dipende dalla necessità delle Amministrazioni locali di conoscere nel dettaglio i possibili modelli organizzativi operanti sul territorio, i punti di forza e quelli di debolezza di ciascuno, per poter identificare, con il contributo del RTI, la soluzione migliore sulla base delle necessità regionali. Questa azione risulta essere un passaggio obbligato per tutte le Regioni che hanno intenzione di adeguare e ottimizzare il proprio modello organizzativo di monitoraggio. Il principale obiettivo dell'azione è quello di individuare le soluzioni organizzative "eccellenti" adottate dalle Amministrazioni a diversi livelli, come ad esempio: gli organismi di governance presenti, le Titolo Piano Di Azione Pagina 7 di 70

8 strutture di coordinamento del monitoraggio, le modalità di raccolta/input dei dati, le attività per rendere funzionante la struttura in ottica del monitoraggio unitario. Di seguito vengono indicati due esempi concreti, emersi all'interno della fase di Valutazione dello scostamento effettuata durante la Fase I del progetto, che a seguito del tempo intercorso e delle verifiche effettuate, potrebbero essere soggette a modifiche e analisi dettagliate. Dimensione di analisi Regione Peculiarità da approfondire ESEMPLIFICATIVO Governance Emilia Romagna Cabina di regia tripartita: Cabina di regia politica per l individuazione degli indirizzi strategici Cabina di regia tecnica di indirizzo per la valutazione del raggiungimento degli obiettivi Struttura di supporto al coordinamento per il supporto operativo e per le attività di integrazione con il territorio e con il partenariato politico e sociale Struttura organizzativa Calabria Squadra di programmazione : un gruppo di lavoro di 130 dipendenti che si candidano a gestire la nuova programmazione. Sono risorse opportunamente formate che potranno lavorare nei dipartimenti di competenza e, in caso di criticità, in altri dipartimenti Figura 1 Soluzioni organizzative "eccellenti, esemplificativo La selezione delle migliori prassi organizzative avverrà secondo due modalità: Da un lato il Gruppo di Lavoro (GdL) 1 proporrà dei casi organizzativi da approfondire sulla base dell'esperienza maturata nella fase di Valutazione dello scostamento. Dall'altro lato le migliori prassi verranno proposte dalle Amministrazioni stesse; saranno infatti le singole Amministrazioni che si metteranno a disposizione per condividere e valorizzare le proprie soluzioni organizzative di successo. La lista delle migliori prassi verrà individuata e selezionata dai referenti delle Regioni e Province Autonome, che svolgeranno un ruolo "guida" per il GdL nella selezione dei casi di successo e dei temi da approfondire. Le informazioni raccolte durante tale fase dovranno essere aggiornate attraverso una nuova serie di interviste, che potranno avvenire attraverso incontri presso le Amministrazioni che si saranno dichiarate disponibili a descrivere in modo approfondito le proprie esperienze. Una volta individuate le realtà regionali "eccellenti", in riferimento ad una specifica tematica, la soluzione organizzativa sarà descritta nel dettaglio, in modo da renderla immediatamente replicabile, e verranno individuati in particolare: le ragioni del successo, i punti di debolezza, le difficoltà riscontrate nell'implementazione, le modalità di replicabilità, i requisiti necessari per l'implementazione. Inoltre, al fine di far leva a pieno sulle sinergie, verrà chiesto alle Amministrazioni "casi di successo" di dare disponibilità alle altre, di tutto il materiale necessario all'implementazione delle soluzioni organizzative realizzate (ad es. procedure, circolari, ). 1 Il Gruppo di Lavoro risulta essere costituito dai referenti del RTI Accenture Roland Berger e dai referenti delle Amministrazioni Locali. Titolo Piano Di Azione Pagina 8 di 70

9 A conclusione del lavoro saranno indicate le forme di diffusione dei risultati attraverso differenti strumenti di comunicazione: pubblicazione sul sito web, organizzazione di eventi di condivisione, comunicazione one to one con brochure di sintesi dei risultati. Sicuramente altre azioni di Fase B, quali le attività di comunicazione e il supporto offerto dall'help desk (azione C.16), potranno favorire la diffusione dei risultati Dettaglio delle attività L'attività verrà sviluppata in tre fasi. Analisi delle peculiarità/soluzioni organizzative efficienti ed efficaci Condivisione interna al gruppo di lavoro - Amministrazioni coinvolte Formalizzazione dei risultati Figura 2 Fasi dell azione A Analisi delle peculiarità/soluzioni organizzative efficienti ed efficaci L'azione prevede l'individuazione delle peculiarità/soluzioni organizzative da analizzare, coordinate dal MISE-DPS, il quale garantirà l'accordo delle Amministrazioni in relazione ai casi da approfondire. A tal riguardo, il GdL: Richiederà alle Amministrazioni di segnalare le soluzioni/peculiarità organizzative che hanno consentito da un lato l'efficientamento del monitoraggio, dall'altro la convergenza delle attività di monitoraggio verso il modello di monitoraggio unitario efficiente ed efficace (livello di integrazione, di decentramento delle attività, ecc). A loro volta, le Amministrazioni comunicheranno le loro proposte e disponibilità entro un tempo che sarà definito di concerto con il MISE-DP (ad es entro 10 giorni dall'invio della richiesta). Individuerà altre possibili proposte di soluzioni organizzative/peculiarità partendo dal bagaglio di conoscenze acquisite nella fase di Valutazione dello scostamento e a seguito degli ulteriori incontri svolti presso le Amministrazioni. In questa fase le Amministrazioni saranno analizzate nel dettaglio anche dal punto di vista dell'organico, in modo tale da poterle meglio supportare nella definizione del piano di formazione (azioni B.6/B.7/B.9). Entro la seconda settimana dall inizio dell azione i referenti regionali individuati valuteranno quali soluzioni/peculiarità organizzative saranno oggetto dell'analisi e quali Amministrazioni potranno essere coinvolte. Successivamente verrà avviato lo studio di un numero limitato di soluzioni/peculiarità organizzative da analizzare (comunque non superiore a 5), attraverso una rilevazione sul campo con interviste ed analisi del materiale prodotto dalle Amministrazioni per l'avvio/l'implementazione delle soluzioni (ad es. circolari, regolamenti, organigrammi, flussi di attività formalizzate, procedure). Titolo Piano Di Azione Pagina 9 di 70

10 Condivisione interna al gruppo di lavoro - Amministrazioni coinvolte A seguito della fase di analisi, sarà possibile condividere i risultati individuati con i referenti delle Amministrazioni coinvolte, attraverso riunioni di approfondimento da tenersi presso il MISE Formalizzazione dei risultati Le soluzioni/peculiarità organizzative oggetto dello studio verranno sintetizzate in modo pragmatico, al fine di identificare: le ragioni del successo ed i vantaggi conseguiti/conseguibili, le difficoltà riscontrate nella realizzazione e gli eventuali i punti di debolezza rilevati nell'avvio delle attività. Verranno inoltre indicati i requisiti per replicare tali soluzioni e le loro modalità di replicabilità, attraverso una lista di azioni da seguire per implementare la soluzione. Saranno inoltre determinate le modalità di diffusione dei risultati raggiunti che potrebbero esplicitarsi attraverso la realizzazione di un rapporto finale da pubblicare sul sito web, l organizzazione di eventi per la diffusione delle migliori soluzioni individuate, ecc. (l'effettiva organizzazione di eventi o pubblicazione dei risultati non appartiene a questa azione, ma rappresenta contenuto ad hoc delle azioni correlate, Comunicazione ed Help Desk) Deliverable L'azione si propone come deliverable finale un rapporto in cui sono analizzate e individuate: Le soluzioni migliori; Le ragioni del successo; Gli eventuali punti di debolezza; Le difficoltà riscontrate nell'implementazione; Le modalità di replicabilità; I requisiti necessari per l'implementazione; Le "regole vincenti", ovvero una serie di regole che devono essere rispettate per avere un modello organizzativo di monitoraggio di successo. Il rapporto sarà redatto in collaborazione con i referenti delle Amministrazioni locali costituenti il Gruppo di Lavoro. Esso costituirà lo strumento fondamentale per eseguire al meglio l'azione A.2.1, relativa all'adeguamento dei modelli organizzativi specifici delle Regioni Piano di lavoro Il Piano di lavoro si articola su un totale di 8 settimane. Titolo Piano Di Azione Pagina 10 di 70

11 Piano di lavoro Settimane Analisi delle peculiarità Analisi delle strutture organizzative Migliori prassi 2. Condivisione Confronto tra i diversi modelli regionali Tavoli di confronto 3. Formalizzazione dei risultati Definizione di modelli organizzativi standard Definizione delle modalità di replicabilità Divulgazione delle rilevazioni effettuate Figura 3 Piano di lavoro azione A.1 I soggetti coinvolti saranno: le Amministrazioni dei casi di eccellenza, le Amministrazioni stesse con le strutture coinvolte nell'analisi di soluzioni migliori, il MISE-DPS con il ruolo di coordinatore delle attività e supervisore. Le attività saranno svolte principalmente presso la sede del RTI, con costanti interazioni con le Amministrazioni locali al fine di aggiornare lo stato dei modelli organizzativi adottati. Considerando tutte le condizioni poste nel Master Plan della Fase B e nel rispetto dei vincoli sopra citati, le attività in oggetto potranno iniziare la terza settimana del mese di gennaio 2010, ovvero a seguito dell approvazione della Progettazione di Fase B. Questa indicazione potrà essere oggetto di revisione in base alle nuove esigenze emerse a livello centrale ovvero espresse dalle Amministrazioni locali Benefici attesi I benefici che derivano dall'azione "Stato dell'arte dei modelli organizzativi" sono: La diffusione di quelle che possono essere definite le "migliori prassi", al fine di disporre di un elenco di strumenti adeguati all'erogazione dell azione specifica A.2.1, presso le Regioni/Province Autonome che le hanno richieste; La diffusione di una cultura del monitoraggio, associata ad una visione organizzativa condivisa: le Amministrazioni coinvolte parleranno lo stesso linguaggio, anche attraverso la pubblicazione di un rapporto di condivisione delle soluzioni/peculiarità organizzative individuate; Lo sfruttamento delle esperienze di successo e la condivisione dei supporti, anche documentali, utili all'implementazione, che accelera la realizzazione delle soluzioni nelle Amministrazioni che, ad oggi, non hanno ancora sviluppato, implementato o anche solo formalizzato la loro organizzazione ed il corretto funzionamento; La diffusione delle "regole vincenti" organizzative che consenta di rendere più efficace l'implementazione del monitoraggio unitario; La piena conoscenza delle strutture organizzative di ciascuna Regione/P.A., anche dal punto di vista del numero di risorse coinvolte su ciascuna attività, al fine di programmare al meglio le azioni formative. Titolo Piano Di Azione Pagina 11 di 70

12 2.2 A.3 - Soluzioni per attivare modelli di incentivazione per le strutture di monitoraggio Principali esigenze rilevate La Valutazione dello scostamento di Fase I e gli incontri recentemente condotti con le Regioni e le Province Autonome, hanno evidenziato che la maggior parte delle Amministrazioni deve costantemente fronteggiare problemi di completezza, tempestività e affidabilità dei dati inviati dagli enti attuatori agli uffici regionali deputati al monitoraggio degli investimenti. I motivi per cui i dati inseriti dagli enti attuatori spesso non hanno queste caratteristiche sono i seguenti: Informazioni di difficile reperibilità: gli enti attuatori non hanno la possibilità di disporre di dati facilmente reperibili (es. i responsabili di intervento spesso hanno difficoltà a reperire i dati relativi agli stati di avanzamento fisici, procedurali o finanziari dei progetti che devono monitorare); Scarsa formazione: i responsabili del dato non hanno ricevuto le necessarie competenze per lavorare i dati nel rispetto dei tempi e con l'utilizzo degli adeguati sistemi informativi; Scarsa collaborazione degli enti periferici: alcune Amministrazioni, specialmente nel Sud del Paese, lamentano che presso i Comuni e le altre istituzioni locali la cultura del monitoraggio è insufficiente per instaurare un clima collaborativo; Processi non formalizzati: ove i dati sono disponibili e lavorabili, i processi di raccolta e di invio non sono sufficientemente definiti e formalizzati, affinché essi possano essere inviati agli uffici centrali di monitoraggio delle Amministrazioni in modo completo e tempestivo. Le criticità sopra elencate fanno emergere la necessità di porre rimedio a tutti i fattori che impediscono un flusso di informazioni complete, tempestive e affidabili; le soluzioni riguardano la formazione, la formalizzazione dei processi, e l'incentivazione delle risorse. I colloqui intercorsi durante la fase di progettazione esecutiva hanno confermato l'opportunità di favorire l'incentivazione delle strutture di monitoraggio. L'azione "Soluzioni per attivare modelli di incentivazione per le strutture di monitoraggio" è stata concepita per rispondere all'esigenza sopra descritta, di incentivare le strutture dedicate al monitoraggio, sia quelle presenti presso le strutture centrali delle Regioni/Province Autonome sia, in modo replicabile, quelle presso gli enti decentrati (soggetti attuatori). Tale azione ha la particolarità di rispondere alle esigenze che vengono puntualmente affrontate con le azioni specifiche (migliori processi/organizzazione, formazione, ecc) dalle Amministrazioni, con la peculiarità di incentivarle, non solo in senso strettamente economico, ad una maggiore efficacia nelle attività di monitoraggio Descrizione dell azione "Soluzioni per attivare modelli di incentivazione per le strutture di monitoraggio" è un'azione trasversale, di cui beneficiano tutti gli attori coinvolti, erogata in un unico intervento e sviluppata in modo sinergico dal MISE-DPS. Titolo Piano Di Azione Pagina 12 di 70

13 L'intervento si pone l'obiettivo di progettare i criteri di attribuzione dei premi, finalizzati ad incentivare le strutture di monitoraggio (interne alle Regioni, Province Autonome e soggetti attuatori) per incidere sulla qualità del sistema di monitoraggio stesso. Il sistema incentivante si baserà su cinque pilastri fondamentali: Strutture e non risorse: il sistema incentivante deve avere come target le strutture dedicate al monitoraggio, non le persone coinvolte, in modo particolare le Amministrazioni locali, responsabili dell'invio dei dati al centro; Strutture sia centrali sia locali (replicabilità): gli incentivi sono indirizzati sia alle strutture centrali della Regione/Provincia autonoma, sia alle Amministrazioni locali; Sistema di rating delle fonti: il sistema incentivante aumenta la propria utilità se collegato all'implementazione del sistema di rating delle fonti (azione D.19); Trasparenza/Aree di valutazione chiare: gli aspetti da valutare devono essere semplici, chiari e divulgati in anticipo; Maggiore conoscenza: il sistema di incentivi deve essere accompagnato da una campagna di sensibilizzazione sulle opportunità del monitoraggio come fonte di conoscenza. Il modello di incentivazione si baserà, in maniera prevalente, anche se non esclusiva, sulla qualità dei dati del monitoraggio, rilevata grazie all applicazione del modello di rating delle fonti dei dati, definito grazie all azione D.19. In estrema sintesi, le strutture da incentivare verranno valutate in funzione delle loro performance relative alle attività di raccolta ed inserimento dei dati. L'indicazione sulle performance viene dal modello di rating, che terrà conto di determinati criteri quali ad esempio la valutazione sulla completezza del dato (quando tutti i campi relativi alla voce in analisi sono stati compilati), la tempestività del dato (quando le informazioni vengono inserite non appena il dato viene generato o portato a conoscenza del responsabile), la coerenza del dato (quando l'informazione è corretta e coerente con i dati precedentemente inseriti). Inoltre il modello di rating valuta le performance nel tempo delle strutture attraverso una comparazione dei dati storici. Per maggiori dettagli sulle modalità di valutazione della qualità dei dati, si veda la descrizione dell'azione D.19 (Modello di rating delle fonti dei dati). Il modello di incentivazione potrebbe anche considerare altri parametri oltre alla qualità del dato, quali ad esempio: Il contributo di ciascuna Amministrazione nella attivazione e nello sviluppo della "community del monitoraggio", intesa, ad esempio, come partecipazione attiva alla diffusione di best practice organizzative e di processo, al riuso di soluzioni informatiche oppure all organizzazione di eventi/sviluppo di contenuti per diffondere la cultura del monitoraggio, ed infine, alle attività di sensibilizzazione/comunicazione interna e sul territorio; La sensibilità delle Regioni, delle Province Autonome e, a valle, dei soggetti attuatori, nel comunicare tempestivamente l entrata in funzione delle opere realizzate (nello specifico, quindi, la puntuale valorizzazione dei campi relativi alle funzionalità); Le performance progettuali sperimentate dagli attori coinvolti (ad esempio la conclusione di un progetto in anticipo rispetto alle previsioni). Il modello di incentivazione affronterà la "questione normativa", definendo inoltre le "regole del gioco" che consentiranno di introdurre il modello (es.: analisi dell'impianto normativo che regola la materia) e Titolo Piano Di Azione Pagina 13 di 70

14 l'insieme di azioni operative che le Regioni dovranno mettere in pratica per implementare con efficacia il sistema incentivante (to do list). Concretamente, durante l'erogazione dell'azione in oggetto, saranno considerati due scenari, non alternativi, ma possibilmente addizionali, in funzione della fattibilità dal punto di vista normativo e dell opportunità. I due scenari sono i seguenti: Sistemi di incentivazione economici; Sistemi di incentivazione non economici. Entrambi gli scenari, come scritto precedentemente, presuppongono che i metodi e i parametri di classificazione delle fonti siano determinati e consolidati, ovvero, che alla fine di ciascun monitoraggio, sia possibile determinare in modo chiaro, trasparente e condiviso quali Amministrazioni (a livello centrale e aggregato) e quali enti locali/soggetti attuatori (a livello locale: all'interno di ciascuna Amministrazione) si siano comportati in modo tale da risultare virtuosi e quali, invece, non abbiano ottenuto risultati soddisfacenti. Come meglio descritto nell'azione D.19 (Modello di rating delle fonti), tali parametri terranno conto sia di una serie di parametri "statici" (completezza dei dati inseriti nei sistemi, tempestività, affidabilità e coerenza delle informazioni, ecc) che "dinamici", i quali consentono l osservazione di un eventuale miglioramento ottenuto rispetto ai cicli precedenti. A titolo esemplificativo, il risultato del rating, al termine di ciascun monitoraggio potrebbe essere il seguente: Figura 4 Rating delle fonti, esemplificativo Sulla base di questa classifica, disponibile alla fine di ogni ciclo di monitoraggio, sarà possibile realizzare il sistema degli incentivi, secondo le seguenti possibili opzioni, riportate nella figura seguente, a titolo esemplificativo ma non esaustivo. Titolo Piano Di Azione Pagina 14 di 70

15 1 2 Sistemi di incentivazione economici Sistemi di incentivazione NON economici Le risorse premiali (vedi es. Premialità FAS del Progetto Monitoraggio) vengono suddivise tra le Regioni/Province Autonome in % differenti, secondo diverse possibili soluzioni. Possibili scenari A Incentivazione solamente sui parametri di monitoraggio I premi vengono distribuiti esclusivamente in base alla classifica determinata dal rating delle fonti (completezza, tempestività, coerenza, ecc dei dati inseriti nei sistemi di monitoraggio): incentivo alla qualità del dato OPPURE A Partecipazione agli organismi decisionali/di governance Le Regioni/Province Autonome (a livello nazionale) e gli enti locali (a livello locale) più efficienti vengono cooptate di diritto all interno degli organismi decisionali e di governance del monitoraggio (Comitati di gestione, sorveglianza, ecc) B Pubblicazione delle classifiche Nell ottica di garantire la trasparenza delle informazioni, le classifiche delle Amministrazioni (rating delle fonti) vengono pubblicate sul sito web del Monitoraggio B Incentivazione corretta con il miglioramento dei tempi di completamento delle opere I premi vengono distribuiti in base alla classifica determinata dal rating delle fonti (caso A ) e sulla base della capacità dell Amministrazione coinvolta di migliorare I tempi di realizzazione delle opere: incentivo alla qualità del dato e all accelerazione della spesa C Diffusione delle best practices I referenti delle Amministrazioni virtuose diffondono presso le altre Amministrazioni le conoscenze e le procedure vincenti Figura 5 Proposta di soluzioni del modello di incentivazione Nei paragrafi seguenti sono descritti nel dettaglio i modelli illustrati in Figura Sistemi di incentivazione economici I sistemi di incentivazione economici presuppongono la disponibilità delle necessarie risorse economiche da distribuire alle Regioni. Il modello di riferimento potrebbe essere individuato nelle risorse premiali rese disponibili dal QSN Un modello di incentivazione economico presupporrebbe di suddividere le premialità in modo non proporzionale tra le Regioni, ma in funzione di due principali differenti approcci. Modello 1.A: Incentivazione solamente sulla base dei parametri di monitoraggio. In questo caso il modello di incentivazione trae spunto totalmente dalla classifica delle fonti dei dati, così come determinato mediante l'azione D.19. Alla fine di ogni ciclo di monitoraggio, sulla base di determinati criteri, viene stilata la classifica a livello nazionale e all'interno di ogni Regione. Tali criteri potranno essere: Tempestività; Coerenza; Completezza; Verificabilità; Rilevanza; Accessibilità; Titolo Piano Di Azione Pagina 15 di 70

16 Confrontabilità. Le risorse disponibili verranno pertanto allocate in modo differenziato, in modo che il totale distribuito sia pari alla somma disponibile, ad esempio: Viene definita una premialità di base per ciascuna fascia di voto (x1, x2, x3, x4); Viene definita anche una parte di premialità sottratta alle Regioni appartenenti all'ultima fascia (y); Viene allocata la parte di premialità a disposizione delle fasce superiori (y), in percentuali diverse, tra le Amministrazioni delle prime fasce, affinché il totale allocato sia pari alle risorse disponibili, come rappresentato, a titolo esemplificativo, in figura. Valore totale delle risorse premiali: 100 Eur m (esempio) Fascia di rating Nome Regione Premialità spettante Premialità modificata AAA Regione 1 Regione 2 Regione 3 Regione 4 Regione 5 X 1 X 1 +Y*50% AA Regione 6 Regione 7 Regione 8 Regione 9 Regione 10 X 2 X 1 +Y*30% A Regione 11 Regione 12 Regione 13 Regione 14 Regione 15 X 3 X 1 +Y*20% B Regione 16 Regione 17 Regione 18 Regione 19 Regione 20 Regione 21 X 4 X1-Y Totale 100 Figura 6 Modello 1.A, esemplificatovo L'effetto principale di tale modello di incentivazione sarebbe quello di spingere le Regioni/Province Autonome (a livello centrale) e i soggetti attuatori (a livello locale) ad impegnarsi per migliorare la qualità dei dati, poiché una parte più o meno rilevante delle premialità sarebbe determinata dalla qualità dei dati inseriti, che saranno il mezzo per determinare la classifica delle fonti dei dati. Modello 1.B: Incentivazione corretta con il miglioramento dei tempi di completamento delle opere. Questo approccio presenta molte caratteristiche in comune con il modello precedente, ma aggiunge un ulteriore parametro di "correzione" della classifica determinata mediante il rating delle fonti. Nella logica per cui il monitoraggio ha sia una funzione di controllo della spesa, sia, soprattutto, l'obiettivo di accelerare la spesa stessa destinata agli investimenti, un modello di incentivazione Titolo Piano Di Azione Pagina 16 di 70

17 completo ed efficace dovrebbe spingere le Amministrazioni a fare in modo che gli interventi (in particolar modo le opere infrastrutturali) vengano completate in linea o in anticipo rispetto alle previsioni. Tale soluzione si propone di riservare una parte delle premialità alle Amministrazioni che, rispetto alle previsioni iniziali, sono in anticipo sulla realizzazione delle opere. In tal caso, una determinata quantità di risorse (Z) viene sottratta alle Amministrazioni in ritardo nel completamento degli interventi e destinata a quelle che sono in anticipo, mentre l'effetto sulle Amministrazioni in linea con le previsioni sarebbe neutrale. Lo strumento concreto per valutare se un'amministrazione sia in linea, in anticipo o in ritardo sulla realizzazione degli interventi è l analisi dell iter procedurale dei progetti e, quindi, delle fasi che lo compongono, in particolare rispetto all entrata in funzione delle opere realizzate. Nella figura seguente tale approccio viene rappresentato in modo esemplificativo. Valore totale delle risorse premiali: 100 Eur m (esempio) APPROCCIO A APPROCCIO A+B Fascia di rating Nome Regione Premialità spettante Premialità modificata Stato di avanzamento interventi Premialità modificata (Z) AAA Regione 1 In linea X1+Y*50% Regione 2 In anticipo X1+Y*50%+Z Regione 3 X 1 X 1 +Y*50% In ritardo X1+Y*50%-Z Regione 4 In anticipo X1+Y*50%+Z Regione 5 In linea X1+Y*50% AA Regione 6 In ritardo X1+Y*50%-Z Regione 7 In anticipo X1+Y*50%+Z Regione 8 X 2 X 1+Y*30% In ritardo X1+Y*50%-Z Regione 9 In ritardo X1+Y*50%-Z Regione 10 In linea X1+Y*50% A Regione 11 In ritardo X1+Y*50%-Z Regione 12 In ritardo X1+Y*50%-Z Regione 13 X 3 X 1 +Y*20% In anticipo X1+Y*50%+Z Regione 14 In linea X1+Y*50% Regione 15 In ritardo X1+Y*50%-Z B Regione 16 In ritardo X1+Y*50%-Z Regione 17 In ritardo X1+Y*50%-Z Regione 18 In linea X1+Y*50% X 4 X1-Y Regione 19 In ritardo X1+Y*50%-Z Regione 20 In linea X1+Y*50% Regione 21 In ritardo X1+Y*50%-Z Totale Figura 7 Modello 1.B, esemplificativo In questo caso, il principale effetto sarebbe quello di aggiungere, oltre alla qualità del dato, determinato nel modello 1.A, i benefici dell'accelerazione della spesa, in quanto le Regioni/Province Autonome (a livello centrale) e i soggetti attuatori (a livello locale), vedrebbero valorizzate le performance progettuali. In tale prospettiva il monitoraggio è realmente un opportunità, in grado di evidenziare i progetti che performano meglio e promuovere il miglioramento continuo tramite incentivi tangibili Sistemi di incentivazione NON economici I sistemi di incentivazione NON economici non presuppongono, al contrario, la disponibilità delle necessarie risorse economiche da distribuire alle Regioni. Titolo Piano Di Azione Pagina 17 di 70

18 Ciò ovviamente non esclude che essi potrebbero essere utilizzati anche in presenza dei modelli incentivazione economica, anzi affiancati a questi ultimi, in quanto, senza avere conseguenze economiche sulle strutture che elargiscono le premialità, potrebbero comunque avere effetti positivi e potenziare i benefici degli incentivi monetari. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, di seguito vengono descritte alcune possibili opzioni di modelli di incentivazione non economici che potrebbero essere applicati. Si specifica pertanto che essi rappresentano solo opzioni da verificare in sede di erogazione dell'azione, e che potrebbero essere affiancati o sostituiti da eventuali scelte differenti eventualmente sorte nella fase attuativa. Modello 2.A: Funzioni di rappresentanza nei rapporti istituzionali e partecipazione agli organismi decisionali/di governance Le Regioni/Province Autonome (a livello centrale) e i soggetti attuatori (a livello locale) potrebbero essere cooptati negli organismi del monitoraggio. In tal caso, si potrebbe prevedere che tali organismi (di sorveglianza, gestione, controllo, indirizzo, ecc., che già esistono o che dovessero essere costituiti con il nuovo monitoraggio) riservino posti alle Amministrazioni più virtuose, nei limiti e nei modi da determinare, ad esempio: Il CGM potrebbe riservare uno o due posti a rotazione alle Regioni/Province Autonome che occupano i posti più alti in classifica (a livello centrale); Ciascuna Regione potrebbe riservare al/ai soggetti attuatori ruoli di rappresentanza negli organismi di sorveglianza degli interventi eseguiti all'interno della Regione (a livello locale). Si può ritenere che tale forma di incentivazione, se affiancata ad altri metodi, soprattutto economici, potrebbe giovare al miglioramento del monitoraggio. Modello 2.B: Pubblicazione delle classifiche Nell'ottica di incentivare le Amministrazioni a migliorare i risultati del monitoraggio, le classifiche redatte alla fine di ogni ciclo di monitoraggio (sia nazionali sia locali) potrebbero essere pubblicate sulla sezione del sito internet del Ministero riguardante il monitoraggio dei dati. L'effetto pubblicitario non deve essere sottovalutato, in quanto il prestigio di essere posizionati ai vertici o, al contrario, nelle posizioni più basse, potrebbe generare un circolo virtuoso. Al momento, non paiono sussistere problemi di riservatezza dei dati, essendo superiore l'esigenza di trasparenza della Pubblica Amministrazione: in ogni caso, si valuterà l'opportunità di limitare la pubblicazione esclusivamente alle Amministrazioni che hanno raggiunto le posizioni di vertice in classifica. Modello 2.C: Diffusione delle best practices I referenti delle Regioni/Province Autonome più virtuose potrebbero beneficiare dell'opportunità di diffondere le best practices presso le altre Amministrazioni, nei modi e nei tempi che saranno determinati; ad esempio, potrebbero essere organizzati seminari annuali o semestrali, durante i quali i referenti presenterebbero i risultati delle proprie attività, oppure potrebbero essere organizzate tavole rotonde nelle quali le Amministrazioni locali più arretrate nel monitoraggio avrebbero l'opportunità di chiedere sostegno informativo a quelle più avanzate. Titolo Piano Di Azione Pagina 18 di 70

19 Ovviamente, a livello locale, tale attività potrebbe essere replicata con le stesse modalità; ad esempio, si potrebbe organizzare un evento annuale o semestrale, presso la sede delle Amministrazioni locali, durante il quale i soggetti attuatori più virtuosi offrano il proprio sostegno, in termini di conoscenze, ai soggetti attuatori con maggiori difficoltà Dettaglio delle attività L'attività verrà sviluppata in tre fasi: Definizione dei criteri di attribuzione premiale Verifica e messa a punto del modello Formalizzazione del modello incentivante Figura 8 Fasi dell azione A Definizione dei criteri di attribuzione premiale La prima fase dell'azione consisterà nella definizione dei criteri generali di attribuzione premiale, al fine di comprendere quali, tra i modelli proposti nella presente progettazione esecutiva sono applicabili, e se esistono altre opzioni da tenere in considerazione. Mediante il confronto con le Regioni/Province Autonome che hanno già sperimentato, in passato, modelli di incentivazione, oltre all'ovvio confronto con i referenti del MISE-DPS, si definiranno quali tipi di modelli di incentivazione possono essere approfonditi. Questa fase si concluderà con l'approvazione, da parte dei soggetti coinvolti, di tali criteri, al fine di poter definire puntualmente il modello Verifica e messa a punto del modello A seguito della fase di definizione dei criteri di attribuzione premiale e della loro relativa approvazione, si procederà, per ciascuno di essi, a definirne puntualmente le caratteristiche tecniche. In questa fase, pertanto, saranno trattati i seguenti aspetti, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: Analisi dei vincoli normativi/di convenzione, mediante lo studio della documentazione disponibile; confronto con le Amministrazioni che vantano esperienze in merito; il supporto di esperti di Pubblica Amministrazione del GdL; Definizione dell'algoritmo/degli algoritmi alla base del modello (quantità delle risorse disponibili, criteri di attribuzione alle Amministrazioni, suddivisione dei premi, tempistiche di elargizione delle premialità, ecc); Al termine di queste attività, le proposte saranno puntualmente verificate con i soggetti coinvolti (Regioni/Province Autonome e referenti del MISE-DPS), per l'approvazione. Titolo Piano Di Azione Pagina 19 di 70

20 Formalizzazione del modello incentivante L'ultima fase sarà dedicata alla formalizzazione del modello. Concretamente, le Regioni/Province Autonome saranno supportate nella comprensione del modello definito e approvato precedentemente, fornendo loro tutte le informazioni necessarie e utili alla sua implementazione, in termini di attività di adattamento normativo, procedurale, identificazione delle esigenze formative, ecc. In modo particolare, sarà data molta importanza alla comunicazione del modello e delle sue caratteristiche, affinché tutti gli operatori prendano consapevolezza delle opportunità derivanti dal beneficio dei nuovi incentivi Deliverable L'azione prevede la consegna dei seguenti deliverable: Documento di proposta dei modelli di incentivazione da adottare, da confrontare con le Amministrazioni locali, al fine di ottenere un primo riscontro sugli approcci adottati; Documento di descrizione del modello/dei modelli di incentivazione, con indicazione delle regole che lo governano, delle specifiche tecniche, degli algoritmi sottostanti per l'attribuzione delle premialità, ecc; To do list del modello, contenente le regole operative che consentiranno di implementare il modello (modalità, tempi, ) e gli strumenti per la comunicazione e la diffusione dei contenuti Piano di lavoro L'azione "Soluzioni per attivare modelli di incentivazione per le strutture di monitoraggio", avviata all approvazione della presente progettazione esecutiva, deve essere erogata successivamente all'azione "Definizione del modello di rating per la qualità delle fonti dei dati", per sfruttare al massimo tutte le sinergie tra della valutazione delle fonti di dati (owner dei dati) e i premi a loro destinati. Considerando tutte le condizioni poste nel Master Plan della Fase B e le attività in oggetto potranno iniziare la seconda settimana del mese di giugno Questa indicazione potrà essere oggetto di revisione in base alle nuove esigenze emerse a livello centrale ovvero espresse dalle Regioni. L'azione potrà essere erogata in otto settimane, mediante l'ausilio di un team di consulenti organizzativi senior, con esperienza nella definizione di KPI e nella formulazione di sistemi premiali. Sarà sicuramente indispensabile una forte interazione con i referenti del MISE e delle Regioni/Province Autonome che abbiano esperienza dei sistemi premiali già sperimentati in passato. Titolo Piano Di Azione Pagina 20 di 70

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