PIANO DI MIGLIORAMENTO ISTITUTO COMPRENSIVO D I FONTANAFREDDA

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1 PIANO DI MIGLIORAMENTO ISTITUTO COMPRENSIVO D I FONTANAFREDDA DIRIGENTE SCOLASTICA: Prof.ssa VITA MARIA LEONARDI RESPONSABILE: GIULIANA SILVESTRI FUNZIONE STRUMENTALE GRUPPO DI AUTOVALUTAZIONE: Quaia Pierangela, Polese Cristina, Feltrin Flavia, Pierotti Maura, Scaranzin Eva, Casagrande Ivana, Raffin Maria, Presot Alice, Pulin Paola.

2 PRIMA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO L Istituto Comprensivo di Fontanafredda si è costituito il 1 settembre 1999, ha unificato al suo interno tutte le scuole site nel territorio del Comune e comprende tre ordini di scuola : scuola dell infanzia, scuola primaria e scuola secondaria di I dislocate in cinque plessi. La popolazione ha sempre avuto come importante punto di riferimento culturale e sociale la scuola, oltre alle Parrocchie ed alle scuole dell infanzia private. L Istituto nel conseguire la propria mission ha individuato i portatori d interesse istituzionali : studenti, famiglie, docenti, personale ATA, Amministrazione Scolastica (MIUR, USR, USP, INVALSI, ANSAS ex INDIRE), fornitori, scuole di grado superiore. La scuola ha inoltre formalizzato rapporti con altri stakeholder coinvolti nel processo educativo formativo degli studenti dell istituto. Infatti l istituto è orientato verso la condivisione di un Patto Educativo di Corresponsabilità Territoriale in collaborazione con l Amministrazione Comunale, il Comitato Genitori, le Parrocchie, le Associazioni sportive e culturali con la finalità di promuovere la costituzione di un Consiglio Comunale delle ragazze e dei ragazzi. Esiste una collaborazione costante con il territorio, con accordi formalizzati e non, con l obiettivo di creare una sinergia tra scuola e contesto territoriale di appartenenza. L Istituzione scolastica inoltre ha continuato il suo impegno nel porre in essere le innovazioni connesse alle indicazioni ministeriali aderendo a diversificati progetti tramite accordi di rete con altre scuole ubicate nella provincia di Pordenone. L organizzazione scolastica aderisce alla Procedura Caf External Feedback con lo scopo di non disperdere il patrimonio di conoscenze ed esperienze acquisite durante il percorso che ha portato al raggiungimento del I livello di Eccellenza secondo il Modello EFQM. Dal rapporto di Autovalutazione condotto con il Modello CAF è emerso uno scenario dell organizzazione che ha indotto la Dirigenza Scolastica e il Gruppo di Autovalutazione a ricercare delle possibili azioni di miglioramento in alcune aree di criticità risultate non conformi alle indicazioni del modello stesso. Il fine ultimo dell applicazione del Modello CAF è contribuire alla buona governance attraverso il miglioramento continuo nell ottica della rendicontazione sociale rendendo evidente al personale il risultato del loro impegno. 2

3 IDEA GUIDA Titolo : Miglioramento delle aree di criticità fondanti emerse dall Autovalutazione. Problema di sistema da affrontare : Coinvolgimento di tutte le componenti dell istituto nell introduzione di nuove modalità gestionali basate sulla gestione per processi con l individuazione dei processi chiave che caratterizzano la scuola per conseguire risultati che vadano ad impattare sulla qualità dei servizi erogati ad alunni e famiglie. Strategia espressa dall idea-guida : Strutturare in modo sistematico come i processi della scuola vengono progettati, gestiti e monitorati. Gli obiettivi a breve termine che possono contribuire a realizzare tale necessità sono : - Individuazione dei processi primari e dei processi trasversali di supporto ; - Definire un sistema di gestione, individuare gli indicatori di misura e fissare i relativi obiettivi di prestazione. - Ricercare nuove modalità di progettazione dei processi, nuove modalità operative e nuove tecnologie. - Porre in essere modalità di interfacciamento sia al proprio interno, sia nei rapporti con i partner esterni ai fini della gestione efficace dei processi in tutte le loro fasi. Le varie tipologie di intervento conseguenti alla necessità di effettuate una mappatura dei processi che caratterizzano la specificità di una Istituzione scolastica sono state individuate nella: - formazione del Gruppo di Autovalutazione; - informazione e condivisione con il Collegio dei Docenti ; - diffusione attraverso il POF con l introduzione di una sezione destinata alla valutazione di sistema. Gli obiettivi e le tipologie d intervento sono correlate tra loro in relazione alla strategia espressa dall idea guida in quanto le risultanze emerse dall analisi del criterio 5 e precisamente del sottocriterio 5.1 trovano elementi di coerenza con il sottocriterio 9.1 in quanto trattasi di risultati di prestazione relativi all erogazione di prodotti e servizi. L interazione tra misurazione, analisi dei risultati e riprogrammazione dell attività deve diventare una buona pratica diffusa in tutta la nostra organizzazione scolastica. Elementi di forza dell idea- guida e sua rilevanza rispetto alle caratteristiche del contesto : la mappatura dei processi chiave individuati tra i processi primari che specificano un istituzione scolastica necessita di indicatori di misurazione per riprogrammare e migliorare il proprio servizio. Rappresenta un elemento di forza trasversale introdurre 3

4 la Balanced Scorecard, una prospettiva di misurazione dove le misurazioni stesse sono tra loro strettamente connesse per mezzo di espliciti legami causa-effetto. Per essere performante l istituzione scolastica ha individuato i processi interni in cui eccellere. La prospettiva della BSC comprende gli indicatori che consentono di creare valore per il cliente/cittadino ma anche per l organizzazione stessa. Il sistema di legami che la BSC presuppone tra gli obiettivi strategici e le relative misure di prestazione determina nel contesto organizzativo della scuola una catena di relazioni che parte dalla strategia prefissata e giunge alle attività operative necessarie ad assicurare il raggiungimento dei risultati. L' istituzione scolastica, dal processo di Autovalutazione condotto con il Modello CAF, ha appreso che tutti gli elementi della BSC, siano essi obiettivi o indicatori, fanno parte di un modello integrato che evidenzia come determinate azioni operative possono influenzare i risultati finali e attesi. Coerenza e integrabilità degli interventi inseriti nel piano : gli interventi individuati e posti in essere nel piano di miglioramento sono tra loro coerenti e correlati in quanto sono tutti orientati all individuazione di quei processi che consentano di raggiungere dei risultati prestazionali in termini di valore aggiunto al servizio erogato. Il ricorso alla Balanced Scorecard consente di evidenziare l integrabilità degli interventi inseriti nel PdM poiché vanno ad incidere su quattro possibili prospettive di misurazione : - sulla prospettiva dei processi interni ; - sulla prospettiva dell apprendimento e della crescita in termini di capitale umano, informativo e organizzativo ; - sulla prospettiva del cliente/cittadino ; - sulla prospettiva economico finanziaria La BSC diventa per la scuola un sistema di gestione che consente la traduzione della strategia di lungo termine nelle attività da svolgere giorno per giorno. L effettiva implementazione di una strategia attraverso la BSC richiede inoltre la comunicazione di obiettivi e misure e la definizione di target da raggiungere. Si tratta di azioni, che l istituto si appresta a programmare in modo sistemico e sistematico, da comunicare in modo diversificato a seconda del tipo di stakeholder. 4

5 ELENCO DEI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO (secondo l ordine di priorità) Criteri di scelta delle aree da migliorare. Dal Rapporto di Autovalutazione sono emerse molte aree di criticità che richiedono azioni di intervento e di miglioramento; la Dirigenza e il GAV hanno evinto che ci sono delle aree da migliorare ricorrenti in più di un criterio e si è constatato come ad un area da migliorare possono corrispondere più azioni di miglioramento (Es: le azioni implementate per una conformità con il Criterio 5 sono strettamente legate alle Politiche e Strategie, Criterio 2, alle Partnership e Risorse, Criterio 4, ai Risultati relativi alle performance chiave, Criterio 9..). Sono emerse Aree di miglioramento legate ai seguenti temi : monitoraggio delle aspettative e delle percezioni delle parti interessate a vario titolo, introduzione di sistemi di misurazione dei risultati, gestione organizzativa per processi, curriculum professionale legato a incarichi di responsabilità e a sistemi di riconoscimento, gestione delle partnership, diffusione sistematica di un sistema di monitoraggio, misurazione, verifica e riesame dei risultati, ricerca di strumenti per rilevare un feedback circa l impiego delle risorse, formazione del personale, comunicazione, coinvolgimento degli stakeholder, coinvolgimento del personale nella progettazione dei processi e nella definizione delle azioni di miglioramento, uso delle tecnologie, gestione dei cambiamenti da introdurre nell organizzazione, avvio di attività di benchmarking e benchlearning, definizione di un sistema di indicatori di risultato per definire il Piano delle Performance. Dovendo scegliere le tre Aree di Miglioramento su cui articolare le azioni d intervento l organizzazione ha tenuto conto di alcuni fattori per individuare le iniziative prioritarie. Il grado di priorità delle aree di miglioramento è stato individuato : - sulla base della ricorrenza di determinate aree di criticità nei vari sottocriteri ; - in base al valore delle aree desunte dalla costruzione della Matrice Importanza Valore ; - in base all impatto che le aree di miglioramento hanno sui fattori critici di successo; - in base alla capacità della scuola (tempi, risorse, autonomia operativa) di realizzare le azioni entro un tempo massimo di 12 mesi. Ad evidenziare inoltre come il Modello preveda una stretta correlazione tra i suoi elementi costitutivi si precisa che le azioni di miglioramento implementate vanno ad influire sui fattori critici di successo ossia su quegli aspetti chiave che, a seguito della loro attuazione permettono il successo delle strategie e il conseguimento dei risultati. Sulla base della Mission della scuola e delle Politiche e Strategie definite nel POF sono stati individuati i seguenti Fattori Critici di Successo : 5

6 SODDISFAZIONE DEL CLIENTE EFFICIENZA ORGANIZZATIVA INNOVAZIONE ORGANIZZATIVA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA Pertanto le Aree da migliorare e le relative azioni di miglioramento risultano essere : Area da migliorare Azioni di miglioramento Grado di priorità Gestione per processi Identificare, progettare, gestire e monitorare sistematicamente i processi chiave della scuola. (Sottocriterio 5.1) Area da migliorare 1 Misurazione e valutazione dei risultati interni ed esterni. Area da migliorare Soddisfazione del cittadino/cliente (famiglie, docenti e alunni) per i servizi erogati. Introduzione di un sistema di misurazione basato su indicatori di processo(bsc). (Sottocriteri ) Implementare un sistema di gestione formalizzato dello Sportello per DSA a seguito della L. 170 /2010. (Sottocriterio 6.1) 1 1 Per la compilazione del prospetto relativo al valore attribuito alle iniziative/azioni di miglioramento il Gruppo di 6

7 Autovalutazione in accordo con la Dirigenza ha assegnato per quanto riguarda l impatto sui fattori critici di successo un punteggio cha va da 1 (impatto limitato sui fattori critici di successo) a 5 ( rilevante impatto sui fattori critici di successo); per quanto riguarda il parametro capacità relativo alle disponibilità del complesso delle risorse per portare a termine l iniziativa è stato attribuito un punteggio che va da 1 (capacità scarsa), 3 (capacità media), 5 (capacità elevata). Come si evince dalla Tabella relativa al valore attribuito alle iniziative di miglioramento, il GAV ha assegnato Punti 5 all impatto delle prime due azioni di miglioramento e Punti 4 alla terza azione in quanto si ritiene che esse vadano ad impattare in modo rilevante sui fattori critici di successo. Anche al parametro della capacità, in tutte le azioni, sono stati assegnati Punti 5 in quanto le iniziative in esame sono attuabili con le risorse della scuola in piena autonomia. Per quanto riguarda il parametro tempo si ritiene che il progetto possa essere completato entro 12 mesi dall avvio. Colonna A Colonna B Colonna C Colonna D Colonna E AZIONE (INIZIATIVA) IMPATTO CAPACITA PUNTEGGIO (B X C) LIVELLO DI PRIORITA Mappatura e monitoraggio sistematico dei processi chiave Introduzione di un sistema di misurazione basato su indicatori di processo. (BSC) Implementare un sistema di gestione in rete dello Sportello per i DSA

8 SECONDA SEZIONE: iniziativa 1 Titolo dell iniziativa di miglioramento : Identificare, progettare, gestire, documentare e monitorare sistematicamente i processi chiave dell istituzione scolastica. FATTORE CRITICO DI SUCCESSO : Innovazione organizzativa Responsabile dell iniziativa: Scaranzin Eva Data prevista di attuazione definitiva: Livello di priorità: 1 Ultimo riesame: (data) Situazione corrente al (Verde) In linea Componenti del gruppo di miglioramento: Silvestri Giuliana, Scaranzin Eva, Quaia Pierangela, Raffin Maria, Pulin Paola (I sottogruppo) Feltrin Flavia, Pierotti Maura, Casagrande Ivana, Polese Cristina, Presot Allice. (2 sottogruppo ) DESCRIZIONE DEL PROGETTO Fase di PLAN - PIANIFICAZIONE Descrizione del problema da affrontare attraverso il progetto : il problema di fondo da affrontare consiste nel fatto che il sistema di pianificazione delle attività e la conseguente definizione degli obiettivi da raggiungere, compiti e funzioni da assegnare al personale risulta condizionato da uno schema organizzativo incardinato su modalità gestionali non conformi al Modello CAF e sganciato quindi da un assetto organizzativo basato su processi. Il processo rappresenta una sequenza di operazioni che attribuiscono valore a un insieme di input per produrre gli output richiesti (EFQM) Nella nostra organizzazione scolastica sono ben definite delle procedure che non sono dei processi anche se possono comunque costituire una componente dei processi stessi. Ne consegue che il raggiungimento degli obiettivi risulta essere collegato alle attività ordinarie caratterizzanti l istituzione scolastica. Non è ben strutturato e formalizzato un sistema che definisca obiettivi e compiti correlati all individuazione di indicatori di raggiungimento degli output a cui agganciare la misurazione dei servizi erogati. L impatto atteso dal progetto di miglioramento è quello di sviluppare una gestione ottimale dei processi chiave per assicurare che i servizi offerti soddisfino le aspettative dei clienti ; una gestione per processi ben documentata e applicata all organizzazione ci consentirebbe la diffusione e l utilizzo continuativo nel tempo di tutte le migliori prassi favorendo il miglioramento continuo. L approccio adottato relativamente all iniziativa di miglioramento considerata prevede una prioritaria attività di individuazione dei processi 8

9 primari e dei processi trasversali di supporto all intera attività organizzativa da tradurre in un documento formale inserito nel POF in modo tale da sensibilizzare e socializzare con tutti gli stakeholder istituzionali l innovazione organizzativa che si vuole introdurre nella gestione della nostra scuola. Il GAV elabora una Scheda di Processo strutturata secondo la logica PDCA per quei quattro processi ritenuti chiave cioè che più di altri contribuiscono al conseguimento degli obiettivi istituzionali. Si tratta di un documento dove per ciascuno di essi, si individuano i responsabili, si definiscono degli obiettivi di prestazione coerenti con gli obiettivi generali della scuola, e l individuazione dei relativi indicatori di misura, la stesura delle procedure e della documentazione di processo, la gestione del processo, il riesame periodico per analizzare i risultati a confronto con gli obiettivi e per decidere le eventuali azioni da intraprendere per riportare il processo sotto controllo in caso di non conformità. La Scheda in questione sarà utilizzata a partire dall a.s. 2012/2013. La Scheda di Processo elaborata dal GAV è il risultato di un confronto avvenuto con l I.C. di Altavilla Vicentina che da anni persegue la politica del miglioramento continuo ispirato ai principi dell eccellenza. Nell ottica del benchlearning e quindi dell apprendimento delle migliori pratiche implementate da altre scuole eccellenti, la nostra istituzione scolastica si è orientata verso una strutturazione della mappatura dei processi secondo le indicazioni e i suggerimenti che la F.S. ha acquisito dal confronto con il D.S. dello stesso istituto. La Scheda di processo introdotta per la mappatura dei processi chiave sarà oggetto di monitoraggio almeno una volta all anno al fine di verificare se sono subentrate modifiche istituzionali o altro che rendano necessarie delle integrazioni o delle revisioni. Ne consegue che la scuola procederà alla pianificazione annuale delle attività in cui gli obiettivi saranno individuati e declinati in modo da afferire ai processi mappati. Questo nuovo processo di innovazione organizzativa sarà diffuso e condiviso all interno della scuola con tutto il personale che a vario titolo opera nelle fasi procedurali : dalla condivisione della mappatura dei processi in primari e trasversali di supporto (vedi POF), all assegnazione dichiarata degli obiettivi da raggiungere in relazione ai processi di cui si è responsabili, alla comunicazione degli indicatori di misura degli output raggiunti in ragione degli obiettivi prefissati. Questo tipo di approccio influenza in modo determinante l assetto organizzativo in quanto la pianificazione delle proposte formative, con la conseguente assegnazione di obiettivi, compiti e funzioni al personale dovrà essere incardinata nei processi mappati e non più nelle singole attività progettuali rendendo evidente la correlazione esistente tra pianificazione/programmazione dell offerta formativa, gestione organizzativa e programmazione economico- finanziaria. L approccio inoltre relativo alla condivisione e al coinvolgimento del personale nelle varie fasi attuative favorirà la chiarezza delle informazioni circa la connessione tra processi e obiettivi istituzionali. Il progetto di miglioramento in questione prevederà pertanto delle fasi fondamentali per la sua attuazione : - Individuazione dei processi primari e trasversali di supporto nonché dei processi chiave da mappare ; - Strutturazione della Scheda di Processo in coerenza con quanto richiesto dalla mappatura di processo ; - Condivisione con il personale del nuovo sistema di gestione organizzativo; - Realizzare un Piano della Comunicazione interno ed esterno per diffondere l innovazione organizzativa introdotta. 9

10 Fase di DO - DIFFUSIONE E REALIZZAZIONE La responsabilità dell attuazione del progetto di miglioramento afferisce all insegnante Scaranzin Eva anche se nelle varie fasi di strutturazione del progetto sono stati coinvolti in modo collaborativo e continuativo entrambi i sottogruppi che costituiscono il GAV. Il progetto di miglioramento attivato nell ambito della gestione per processi coinvolge tutto il personale, docente e non docente, in quanto l innovazione organizzativa che sarà introdotta a partire dal prossimo a.s., dopo la presentazione e approvazione da parte del Collegio Docenti di Giugno, consentirà una definizione chiara e sistemica della Mission dell organizzazione nonché delle Politiche e delle Strategie che attraverso innovazioni di tipo gestionale riflettono l approccio verso la modernizzazione per indirizzare adeguatamente l operatività, la panificazione e l orientamento strategico con lo scopo di realizzare miglioramenti pianificati nei risultati e negli impatti. L implementazione di una gestione delle attività per processi, volti a sostenere le strategie e le politiche della scuola, determina l attivazione di due principali linee direttrici e che sono rappresentate proprio dall innovazione organizzativa e dal bisogno di generare valore aggiunto per i cittadini/clienti e gli altri portatori d interesse. La nostra istituzione scolastica ha individuato i processi chiave che per la loro specificità contribuiscono al raggiungimento della missione e degli obiettivi istituzionali, essi sono : Accoglienza Alunni Pianificazione e Progettazione Didattica Insegnamento. Le aree di attività da esaminare e verso cui il progetto è diretto devono evidenziare come la nostra scuola : - progetta i propri processi ; - definisce il sistema di gestione, individua gli indicatori di misura e fissa i relativi obiettivi di prestazione ; - guida e tiene sotto controllo l attuazione dei processi ; - ricerca e utilizza nuovi principi di progettazione dei processi, nuove modalità operative e nuove tecnologie ; - pone in essere modalità di benchlearning con altre istituzioni scolastiche opportunamente scelte ai fini di una gestione più efficace dei processi in tutte lo loro fasi. E evidente che il progetto di miglioramento incidendo sullo schema organizzativo e sulla sua pianificazione andrà a produrre effetti su tutte le aree relative alla progettualità dell offerta formativa. Le fasi dell attuazione in cui il progetto di miglioramento si articola prevedono tutta una serie di sotto-attività : FASE/ATTIVITÀ 1 : Individuazione dei processi primari e trasversali di supporto nonché dei processi chiave da mappare. Durante il processo di Autovalutazione il GAV ha individuato l esistenza di processi primari caratterizzati da insiemi strutturati e logici di operazioni, che più di altri contribuiscono alla definizione degli obiettivi istituzionali da raggiungere. Infatti la formazione degli alunni avviene attraverso la correlazione e l integrazione dei cinque processi primari e di sette processi trasversali di supporto. Le interazioni tra i processi formativi sono state tradotte in un documento formale, inserito nel POF del corrente anno scolastico per informare tutti gli stakeholder istituzionali dell innovazione organizzativa introdotta relativa alla gestione per processi. Il GAV ha individuato i quattro processi primari - chiave per i quali realizzare una mappatura. Si tratta dei processi relativi all erogazione dei servizi correlati alla missione dell organizzazione e costituiti da un insieme di attività consecutive che trasformano le risorse ovvero gli input in risultati e cioè in prodotti 10

11 (output). I quattro processi chiave mappati sono : Accoglienza alunni Pianificazione e Progettazione - Didattica Insegnamento. Appartiene ai processi primari anche il processo di Valutazione degli alunni ma in questo caso le indicazioni procedurali sono regolamentate da norme di carattere prescrittivo che afferiscono alle disposizioni di legge del Ministero della Pubblica Istruzione. FASE/ATTIVITÀ 2 : Strutturazione della Scheda di Processo per la realizzazione della mappatura dei processi chiave. Per la realizzazione della mappatura dei processi viene predisposto un documento formale, secondo la logica PDCA, denominato Scheda di Processo che contiene per ciascuno di esso la puntuale descrizione dei titolari e delle relative responsabilità. Il documento prodotto dall apposita commissione suddivisa in due sottogruppi prevede inoltre l indicazione degli obiettivi da raggiungere, degli indicatori di misura, l indicazione delle attività/adempimenti consecutivi che determinano la trasformazione degli input in output, la misurazione, l analisi e il miglioramento. La strutturazione e la modalità di utilizzo della Scheda di Processo saranno illustrate nel Collegio dei Docenti di Giugno e a seguito della delibera sarà introdotta sistematicamente nella gestione dei processi chiave a decorrere dall a.s. 2012/2013. La Pianificazione e la programmazione delle attività inerenti all offerta formativa dovranno pertanto contenere il chiaro riferimento ai processi mappati, l indicazione delle procedure inerenti all attuazione stessa, con chiara definizione di obiettivi, responsabilità, risultati attesi e indicatori di conseguimento. Conseguentemente tutte le attività, ordinarie e di innovazione, andranno tradotte in obiettivi per l a.s. 2012/2013 e dovranno essere strettamente connessi con le azioni di miglioramento individuate nel presente Piano con la definizione di indicatori di conseguimento rispetto ai quali verrà misurato il raggiungimento degli obiettivi e, quindi, la performance istituzionale. FASE/ATTIVITÀ 3 : Condivisione con il personale interessato del nuovo sistema di gestione organizzativo. Per quanto riguarda la condivisione e la socializzazione del nuovo assetto organizzativo, il presente progetto di miglioramento intende diffondere le azioni di miglioramento affinché esse si traducano in prassi ordinaria e di implementazione sistemica e sistematica. In tal senso dopo la delibera del C.D. di giugno, a partire dal mese di settembre 2012 saranno programmati e realizzati degli incontri collegiali di tipo istituzionale, secondo i tempi e le modalità previsti dalle norme contrattuali vigenti : Programmazioni collegiali e Interclassi (scuola primaria), Collegio di sezione (scuola sec.i), Programmazioni di sezione (scuola dell infanzia) finalizzati alla diffusione e all apprendimento del nuovo sistema di gestione organizzativo e di pianificazione delle attività. Il personale interessato sarà quindi coinvolto attivamente in tutte le fasi del progetto, dalla presentazione della mappatura dei processi, alla fase di individuazione degli obiettivi nel processo di pianificazione e di condivisione dei criteri di misurazione del raggiungimento degli obiettivi istituzionali. Nel corso dell a.s. 2012/2013 saranno programmati dei Collegi Docenti finalizzati al monitoraggio e verifica degli obiettivi assegnati, alla condivisione dei risultati di medio termine e finali raggiunti, al confronto sulle eventuali criticità emerse in corso di attuazione e all eventuale individuazione di azioni correttive. FASE/ATTIVITÀ 4 : Realizzare un piano della comunicazione ed esterno per diffondere l innovazione organizzativa introdotta. La quarta fase prevede la pianificazione e la realizzazione di un sistema per la gestione delle informazioni interne ed esterne, essendo la comunicazione uno dei fattori critici di successo trasversale all intero progetto di miglioramento. L ottimizzazione della comunicazione 11

12 interna ed esterna è da sempre una delle aree di miglioramento che la nostra istituzione individua come attività fondante a sostegno delle Politiche e delle Strategie. La comunicazione e la diffusione delle informazioni infatti è stata una delle azioni poste in essere e implementate nelle diverse direzioni nell ambito della Certificazione EFQM. La circolazione e la diffusione delle informazioni inerenti il nuovo assetto organizzativo saranno articolate in modo diverso a seconda delle parti interessate coinvolte nel progetto di miglioramento ricorrendo all utilizzo di mezzi informatici che garantiscono una maggiore presa e condivisione del processo di cambiamento organizzativo. La comunicazione interna si struttura attraverso circolari destinate a tutto il personale, docente e non docente, mediante le bacheche digitali situate in ogni plesso dell istituzione scolastica e incontri istituzionali programmati nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti. La comunicazione esterna comporta un ciclo di gestione delle informazioni tale da poter raggiungere gli stakeholder più significativi per l istituzione scolastica. Poiché nell ambito della somministrazione di questionari relativi alla CS ad enti e organizzazioni territoriali sono state individuate le parti interessate che con la scuola si interfacciano costantemente, il presente Piano di miglioramento prevede la predisposizione di un sistema, attraverso mailing list tematiche o newsletter, per avviare modalità operative di scambio delle informazioni con gli stakeholder esterni. Le informazioni relative al nuovo assetto organizzativo saranno veicolate.anche tramite il sito della scuola, che già da tempo prevede uno spazio per la diffusione delle attività connesse al miglioramento continuo. La sezione predisposta diventerà uno strumento a supporto dell intera struttura del PdM in quanto dovrà contenere documentazioni e materiali riferiti ai processi chiave mappati.a partire dal nuovo a.s. il sito rappresenterà uno strumento di comunicazione interattiva tramite la mailing list con gli stakeholder per comunicare le risultanze dei progetti di miglioramento, per la raccolta di suggerimenti, per la somministrazione e compilazione on line di questionati di CS. Per diffondere le risultanze del PdM alle famiglie degli alunni si farà ricorso alle circolari inviate che prevedono la firma come presa visione del documento, inoltre nell ambito degli incontri istituzionali degli OO.CC. che prevedono la presenza dei genitori, saranno veicolate tutte le informazioni di competenza e connesse all avanzamento del progetto di miglioramento. Una volta attuato e diffuso, il progetto di miglioramento rappresenterà una modalità procedurale che diventerà un sistema organizzativo fondato e strutturato formalmente su : 1) Scheda di Processo, documento formale, che il GAV aggiornerà almeno una volta all anno nella quale sarà individuato il processo chiave di riferimento, descritto in tutte le attività e procedimenti di cui si compone ; 2) Pianificazione e progettazione delle attività connesse allo schema organizzativo dei processi chiave ; 3) Attività di condivisione e socializzazione sistematica e strutturata del nuovo sistema di gestione organizzativa con il personale coinvolto; 4) Strutturazione di un sistema di gestione della comunicazione interna ed esterna per diffondere l innovazione sistemica introdotta. Per misurare la diffusione del progetto verranno valutati alcuni indicatori : a. Misura della partecipazione agli incontri degli OO.CC. del personale docente e dei rappresentanti dei genitori al fine di valutare il livello di diffusione della conoscenza del progetto di miglioramento posto in atto entro giungo 2012; b. Predisposizione di quattro Schede di Processo relative ai quattro processi chiave contenenti la mappatura del processo di riferimento da realizzare entro giungo 2012 ; c) Misura della quantità di stakeholder significativi raggiunti per la diffusione del PdM e che abbiano segnalato eventuali azioni di 12

13 miglioramento da realizzare in collaborazione con la scuola entro il mese di settembre 2012; d) Realizzazione del documento di Pianificazione delle attività formative correlate ai processi mappati con indicazione degli obiettivi assegnati al personale e i relativi indicatori di conseguimento entro il mese di settembre Tali indicatori si riferiscono alla raccolta dei dati per la misurazione di risultati relativi al progetto nella sua complessità mentre nell ambito della valutazione di sistema prevista nel POF sono stati individuati specifici indicatori di processo, nella misura di due per ognuno dei quattro processi chiave individuati che a partire dal mese di giugno 2012 saranno annualmente monitorati e rendicontati nello stesso Piano dell Offerta formativa dell anno successivo e quello in corso. Gli indicatori in relazione ai processi chiave sono stati così individuati : Processo Accoglienza alunni : Processo Pianificazione e Progettazione: Processo Didattica : Indicatore n 1 - n di alunni iscritti per a.s. n 2 - % di ex alunni che hanno seguito il consiglio orientativo e siano stati promossi nel primo anno scuola successiva Indicatore n 1 - n di progetti nuovi realizzati per a.s. n 2 n iniziative scolastiche avviate in collaborazione con il territorio Indicatori n 1 - % di coinvolgimento dei docenti in gruppi di lavoro per a.s. n 2 - % di coinvolgimento del personale ATA nei progetti d istituto Processo Insegnamento : Indicatori n 1 - % di studenti provenienti da un altro bacino di utenza n 2 - % di studenti che partecipano ad attività di recupero e sostegno su n studenti in difficoltà. Nella fase di definizione del POF relativa all a.s. 2012/2013 prevista nel mese di ottobre/novembre saranno introdotti ulteriori indicatori di processo in modo tale da ottenere non solo dei trend triennali ma anche aumentare la copertura relativa al monitoraggio e verifica dei diversi segmenti organizzativi. Obiettivo del progetto è quello di promuovere la conoscenza e la condivisione di un nuovo modello organizzativo : la gestione per processi. Il contributo del progetto alla performance dell istituzione scolastica consentirà di avere una visione integrata delle interazioni esistenti tra i processi chiave individuati e gli altri processi trasversali di supporto che forniscono le risorse necessarie perché da tale integrazione dipende la loro efficacia ed efficienza. Inoltre il coinvolgimento dei diversi portatori d interesse nelle varie fasi della gestione del PdM, prendendo in considerazione le loro aspettative, contribuirà alla qualità e affidabilità dei processi stessi. 13

14 Fase di CHECK MONITORAGGIO E RISULTATI La realizzazione del progetto di miglioramento prevederà da parte del GAV in collaborazione con la Dirigenza Scolastica delle attività di monitoraggio di tutte le fasi in cui esso è articolato al fine di verificare l efficacia delle azioni implementate ed effettuare eventuali aggiustamenti in corso di progettazione qualora se ne ravvisasse la necessità al fine del raggiungimento dell obiettivo finale del progetto che riguarda proprio l introduzione di un nuovo sistema di gestione. Il monitoraggio sarà strutturato in modo da prevedere : a) una predisposizione e raccolta formale, sistematica e periodica (mensile) degli elementi e dei dati relativi alle singole attività in cui il progetto di articola e quindi a partire dal prossimo a.s. (settembre/ottobre)sarà posto a sistema un documento con l indicazione del numero dei processi mappati, la Pianificazione delle attività correlate ai processi mappati, la definizione degli obiettivi istituzionali da assegnare a tutto il personale e gli indicatori di misurazione dei risultati che saranno attinenti al processo di riferimento ; b) incontri periodici del GAV (mensili ) per monitorare sulla base dei dati raccolti lo stato di avanzamento del progetto stesso in relazione alle attività successive considerata anche la programmazione temporale per ultimare il progetto. c) raccolta dei dati e delle informazioni necessarie a misurare gli indicatori attinenti ai processi chiave e ai processi di supporto all intera organizzazione (giugno settembre). Fase di ACT RIESAME E MIGLIORAMENTO Sulla base dei risultati emersi nei previsti incontri periodici programmati (almeno una volta al mese) da parte del gruppo di miglioramento saranno adottate, ove necessario,iniziative di modifica e miglioramento del progetto stesso. Gli incontri programmati sono finalizzati oltre che a monitorare lo stato di avanzamento delle singole attività anche ad una diversa declinazione degli obiettivi, della tempistica e dell approccio complessivo alla luce di eventuali evidenze che dovessero rendere necessaria la ridefinizione del processo di miglioramento. Nel corso di altri incontri istituzionali di programmazione collegiale intensificati (1 volta alla settimana) nei mesi di settembre/ottobre e giugno, il confronto per il riesame delle attività prevederà anche una verifica della corrispondenza tra gli indicatori di misurazione e il processo a cui afferiscono, tentando di accompagnarli alla definizione degli obiettivi e strutturando nel tempo una sistematica raccolta dei dati per definire una tendenza. La fase più importante di riesame e miglioramento sarà effettuata alla fine del mese di giugno, sentite anche le proposte del Collegio Docenti, a cui seguirà un report da condividere con gli stakeholder più significativi. Con lo scopo di effettuare una sistematica e sistemica registrazione delle evidenze relative all avanzamento del progetto è stata predisposta una scheda strutturata secondo le fasi della logica PDCA per il piano dell azione di miglioramento che funge anche da cartella in modo da raccogliere la documentazione inerente che spesso accompagna il progetto stesso. 14

15 MANAGEMENT DEL PROGETTO AZIONE: IDENTIFICARE, PROGETTARE, MONTORARE I PROCESSI CHIAVE DELLA SCUOLA Attività Responsabile Data prevista di avvio e conclusione Tempificazione attività Situazione Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata S O N D G F M A M G L A Individuazione dei processi primari e trasversali di supporto nonché dei processi chiave da mappare Silvestri Giuliana Ottobre Novembre 2011 x x Attuata Strutturazione della Scheda di Processo per la mappatura dei processi chiave individuati Condividere con il personale interessato il nuovo sistema di gestione organizzativo Raffin Maria Pierotti Maura Febbraio Giugno 2012 x x x x x In linea con gli obiettivi Novembre 2011 e Giugno 2012 x x x x x x x x In linea con gli obiettivi Realizzazione di un piano della comunicazione esterno per diffondere l innovazione organizzativa introdotta attraverso il PdM. Quaia Pierangela Maggio Giugno 2012 x Non ancora avviata 15

16 TERZA SEZIONE: iniziativa 1 Progetto Risultati attesi Indicatori (descrizione e unità di misura) Mappare e misurare i processi chiave dell istituzione scolastica Creare un documento con l indicazione dei Processi mappati, la Pianificazione delle attività correlate ai processi, la definizione degli obiettivi istituzionali da raggiungere e gli indicatori di misurazione dei risultati attinenti al processo di riferimento. N Indicatori per misurare il P. Accoglienza : n alunni iscritti per a.s. - % ex alunni che hanno seguito il consiglio orientativo, P. Pianif. e Proget. : n progetti nuovi realizzati per a.s.- n iniziative con utilizzo del territorio, P. Didattica : % coinvolgimento docenti in gruppi di lavoro per a.s. - % coinvolgimento personale Ata per a.s., P. Insegnamento : % studenti provenienti da altro bacino - % di studenti che partecipano ad attività di recupero e sostegno su n studenti in difficoltà Target Aumento di n due nuovi indicatori di processo a.s. 2012/13 rispetto a.s. 2011/12 Risultati Ottenuti* *da compilare a fine delle attività 16

17 SECONDA SEZIONE: iniziativa 2 Titolo dell iniziativa di miglioramento: INTRODUZIONE DI UN SISTEMA DI MISURAZIONE BASATO SU INDICATORI DI PROCESSO. Fattore critico di successo : EFFICIENZA ORGANIZZATIVA Responsabile dell iniziativa: FELTRIN FLAVIA Data prevista di attuazione definitiva: Livello di priorità: 1 Ultimo riesame: (data) Situazione corrente al (Verde) In linea Componenti del gruppo di miglioramento: Silvestri Giuliana, Scaranzin Eva, Quaia Pierangela, Raffin Maria, Pulin Paola (I sottogruppo) Feltrin Flavia, Pierotti Maura, Casagrande Ivana, Polese Cristina, Presot Alice (2 sottogruppo ). DESCRIZIONE DEL PROGETTO Fase di PLAN - PIANIFICAZIONE La seconda azione individuata come prioritaria nell ambito del Piano di Miglioramento è dettata innanzitutto dalla sua rilevanza strategica in termini di impatto interno all organizzazione ed esterno in quanto si vanno ad introdurre degli indicatori di misura che consentono ai fruitori del servizio di rilevare l efficienza organizzativa dei processi. Il progetto di miglioramento si propone di introdurre degli indicatori di prestazione, si tratta di misure interne della scuola utilizzate per monitorare, analizzare, prevedere, migliorare le proprie prestazioni e le percezioni dei clienti. L approccio adottato per la realizzazione di tale azione di miglioramento è stato quello di introdurre anche nel POF, l idea della valutazione di sistema. Infatti diventa fondamentale per la nostra scuola tradurre i programmi realizzati in termini di risultati raggiunti. E importante che il nostro operato venga misurato attraverso dati oggettivi all interno di un quadro logico per riprogrammare e migliorare il proprio servizio. L interazione tra misurazione dei risultati e qualificazione del servizio risulta essere uno strumento di lavoro strategico per la riflessione sulle scelte effettuate, sulle attività svolte e sulle risorse utilizzate. In questo scenario la valutazione della scuola diventa elemento fondante della rendicontazione a tutte le parti interessate in quanto l introduzione di un monitoraggio degli indicatori di misurazione consentiranno una verifica dell efficacia e dell efficienza dell organizzazione. Questo tipo di approccio al problema della misurazione dei risultati ottenuti ci consente di riflettere su ciò che stiamo facendo rispetto ai 17

18 traguardi istituzionali che ci si è prefissati. L approccio basato sull introduzione di un sistema di misurazione dei risultati consente di monitorare gli effetti delle strategie e delle politiche attuate per soddisfare i bisogni e le richieste dei portatori d interesse in termini di risultati esterni ma anche i risultati interni che la scuola ha conseguito nella gestione dei processi di miglioramento. Il piano di miglioramento ci consentirà di evidenziare determinati obiettivi raggiunti dalla scuola analizzando dei risultati esterni ed interni. I risultati esterni ci consentiranno di riflettere sugli effetti delle attività primarie della scuola sui portatori d interesse esterni (efficacia). Monitorare invece alcuni risultati interni ci permetterà di comprendere il funzionamento interno dell organizzazione e della performance finanziaria (efficienza ed economicità). Gli indicatori di misura che saranno introdotti e monitorati sono strettamente correlati alle Politiche e alle Strategie, alle Partnership e risorse e ai processi. Il Piano prevede le seguenti fasi : - Strutturazione di un documento formale : Mappa degli indicatori di processo - Individuazione da parte della dirigenza e del GAV di almeno due indicatori per ognuno dei processi primari e trasversali - Inserimento degli indicatori scelti nel POF, nell ambito della valutazione di sistema. - Raccolta dati per la verifica e il monitoraggio dei risultati in relazione a degli obiettivi gestionali ed economico - finanziario secondo una procedura ben definita. Fase di DO - DIFFUSIONE E REALIZZAZIONE La responsabilità dell attuazione del progetto di miglioramento è affidata sulla base della funzione assegnata (F.S. per il POF) all insegnante Feltrin Flavia anche se i due sottogruppi che compongono il GAV collaborano fattivamente in tutte le fasi del processo di miglioramento. Il progetto ha come destinatari tutto il personale docente e non docente coinvolto nell elaborazione e progettazione del POF nonché tutti gli stakeholder più significativi che con la scuola contribuiscono alla realizzazione dell offerta formativa. Il progetto produrrà effetti sull area delle attività della valutazione dei risultati conseguiti in ordine agli indicatori introdotti a partire dal corrente a.s. nello stesso POF. La misurazione degli indicatori individuati, come precisato precedentemente, consentiranno alla scuola di monitorare obiettivi di carattere prettamente gestionale ma anche di programmazione economico - finanziaria. Le fasi in cui il Progetto si articola prevede una serie di sottoattività : FASE/ATTIVITÀ 1 : il GAV ha analizzato il Cruscotto degli Indicatori elaborato da un gruppo di valutatori della Regione Veneto e fornito alla F.S. responsabile della Qualità dal Dirigente Scolastico dell I.C. di Altavillla sempre nell ottica dell apprendimento delle migliori pratiche derivante dal confronto con altre scuole eccellenti. Sulla base dell osservazione condotta viene formalmente strutturato un documento definito Mappa degli Indicatori di Processo in cui per ogni Processo primario e trasversale individuato a seguito della mappatura si individuano una serie di Indicatori attinenti e il relativo riferimento ai Criteri del Mod. CAF. 18

19 FASE/ATTIVITÀ 2 : una volta strutturato il documento relativo alla Mappa degli Indicatori di Processo, la Dirigenza e il GAV si sono confrontati sulla scelta di due Indicatori per ognuno dei processi primari e trasversali con lo scopo di monitorare alcuni segmenti organizzativi. La scelta è stata condotta secondo il criterio della fattibilità considerando che la raccolta dei dati per la verifica e il monitoraggio sarà effettuata dai componenti del GAV incaricati di veicolare e presidiare il progetto in tutte le sue fasi. Tale attività risulta agganciata alla mappatura dei processi prevista nella prima azione di miglioramento a dimostrazione della correlazione esistente tra i vari criteri del Mod. CAF. FASE/ATTIVITÀ 3 : Nel corso del corrente a.s. durante la fase di revisione del POF, è stata introdotta una sezione relativa alla valutazione di sistema in quanto ci sono delle indicazioni ministeriali che richiedono agli istituti scolastici di sviluppare nuove consapevolezze e nuovi strumenti per comunicare le scelte effettuate e i programmi realizzati in termini di risultati raggiunti. Questa è una delle finalità ultime del sistema nazionale di valutazione. Pertanto gli indicatori di processo individuati risultano essere stati inseriti nel documento identificativo della scuola e comunicati attraverso di esso a tutte le parti istituzionali interessate. FASE/ATTIVITÀ 4 : la quarta fase relativa alla diffusione e realizzazione del progetto prevede la raccolta dei dati e delle informazioni per la misurazione di alcuni segmenti che afferiscono ai processi primari e trasversali. L azione di raccolta avverrà tra il mese di giugno e settembre con sistematizzazione delle informazioni raccolte in un Report di sintesi conclusivo, con eventuali proposte di adeguamento, a supporto della stesura del Piano dell offerta formativa relativo all a.s. 2012/13. Nell ambito di tale attività sarà strutturato un documento per definire un sistema di misurazione del Piano delle Performance sulla base degli indicatori che andranno ad essere rilevati e afferenti alle quattro prospettive previste dalla BSC : Prospettiva del cliente Prospettiva dei processi interni Prospettiva dell apprendimento e della crescita dell organizzazione Prospettiva Finanziaria. Le fasi fondamentali del progetto risultano essere diffuse a livello di incontri programmati di tipo istituzionale e con l Assessorato alla cultura del Comune per il contributo fornito alla piena realizzazione dell offerta formativa della scuola. A partire dal mese di giugno saranno individuate delle procedure per il personale di segreteria in collaborazione con il gruppo di autovalutazione per la rilevazione dei dati necessari per il calcolo degli indicatori. Una volta attuato e diffuso il progetto di miglioramento consentirà di ottenere una conoscenza da parte del personale che i miglioramenti posti in essere non sono dei fatti isolati ma contribuiscono in maniera sinergica alla realizzazione delle politiche e delle strategie della scuola : obiettivi e indicatori fanno parte di un modello integrato che evidenzia come determinate azioni operative possano influenzare i risultati finali. La comunicazione dell introduzione di un sistema di misurazione (BSC) è cruciale per implementare con successo il progetto stesso in quanto il personale che opera nella scuola comprende come una strategia deve essere tradotta in obiettivi, piani d azione, misure e target per le varie attività. A seguito di una diffusa conoscenza del progetto di miglioramento si potrà coinvolgere il personale nella scelta condivisa degli indicatori attraverso cui misurarsi e dei target da raggiungere.il progetto in questione che comporta l introduzione sistematica di una BSC fornirà un contributo fondamentale alla gestione delle performance in quanto prevede : - l individuazione della strategia per raggiungere gli obiettivi istituzionali ; - identificazione delle relazioni correlate tra obiettivi e piani d azione ; 19

20 - definizione degli indicatori di performance; - sviluppo del piano d azione ; - costruzione di un sistema di reporting sulla misurazione e sulla sua valenza per l organizzazione. Fase di CHECK : MONITORAGGIO E RISULTATI La realizzazione del progetto prevede una sistematica attività di monitoraggio di tutte le fasi dai diretti responsabili delle attività e dal GAV stesso. Il monitoraggio è facilitato anche dal fatto che nel Gruppo di miglioramento sono presenti gran parte delle Funzioni Strumentali e alcuni responsabili di sede, pertanto l evoluzione delle varie attività e la raccolta dei dati e delle informazioni risulta facilitata anche in virtù degli incarichi rivestiti. Il sistema di monitoraggio sarà articolato attraverso : - raccolta dei dati relativi agli output delle singole attività ; - incontri periodici del GAV (almeno 1 volta al mese, nei mesi di giugno e settembre anche 2 volte al mese) finalizzati all aggiornamento dello stato di avanzamento delle singole attività e ad evidenziare eventuali criticità elaborando le possibili soluzioni; - rendicontazione sullo stato di avanzamento del progetto alle parti interessate negli incontri istituzionali programmati. Per quanto riguarda i risultati derivanti dalla misurazione degli indicatori di processo, essi consentiranno di verificare la validità dei piani d azione implementati in relazione agli obiettivi da raggiungere inoltre la raccolta dei dati protratta nel corso degli a. s. in modo sistematico ci consentiranno l individuazione dei target da raggiungere nonché la misurazione della tendenza verso il miglioramento delle azioni implementate. 20

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