TURISMO CONGRESSUALE APPLICAZIONI ED OPPORTUNITA

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1 TURISMO CONGRESSUALE APPLICAZIONI ED OPPORTUNITA

2 LE ORIGINI L attività congressuale nasce dall umana propensione a riunirsi e mettere a confronto esperienze e culture diverse. Simposio deriva infatti dal latino symposium e significa metaforicamente attingere alla coppa della conoscenza appagando così uno dei bisogni fondamentali dell individuo

3 FASI DELL ORGANIZZAZIONE CONGRESSUALE FASE TECNICA, ossia l area organizzativa vera e propria FASE RICETTIVA, con l organizzazione dell apparato ricettivo e di supporto FASE TURISTICA, per tutto quanto concerne le attività strettamente legate all attività congressuale come i viaggi, le escursioni, le gite ed ogni altra attività ludico ricreativa e di intrattenimento.

4 La figura dell organizzatore professionale di congressi PCO PROFESSIONAL CONGRESS ORGANIZER (MEETING PLANNER)

5 TIPOLOGIA CONGRESSUALE

6 1. CONGRESSO E considerato una riunione periodica che comporta la partecipazione di parecchie centinaia e migliaia di persone appartenenti alla medesima sfera di interessi, riunite generalmente in gruppi associativi. La cadenza ed il tema del congresso sono fissati con molto anticipo rispetto alla fase di realizzazione e la sua periodicità può essere annuale o pluriennale

7 2. BRIEFING Quelle riunioni di lavoro o di aggiornamento che precedono una manifestazione congressuale

8 3. SEMINARIO E un incontro di specialità, da 10 a 50 persone, con specifiche competenze fra loro diverse ma con particolare interesse comune che si riuniscono per un aggiornamento. Il programma di lavoro di un seminario ha il preciso scopo di arricchire le conoscenze professionali

9 4. TAVOLA ROTONDA Raduna un gruppo di esperti su base paritaria per passare in rassegna e discutere argomenti specialistici e professionali. L incontro può essere a porte chiuse o davanti ad una platea; quasi sempre si preferisce usare la seconda forma e si fa seguire all incontro stesso un dibattito pubblico che ha lo scopo di sensibilizzare la coscienza della collettività. Questa forma viene anche utilizzata all interno stesso di un congresso (nel caso di un congresso scientifico viene definita panel e rappresenta un modo per porre in evidenza, attraverso un dibattito tra esperti, un problema di attualità).

10 5. WORKSHOP Riunione di un gruppo ristretto e selezionato di partecipanti per apprendere nuove tecniche di lavoro, oppure ha lo scopo di far incontrare tra loro sellers e buyers di beni e/o servizi con l opportunità di fornire ulteriori informazioni riguardo al prodotto. In quest ultimo caso c è un abbinamento dell aspetto congressuale con quello espositivo.

11 6. POSTER SESSION Particolari riunioni in cui la discussione si svolge su comunicazioni scritte su poster affissi a pannelli o con diapositive.

12 7. CONVEGNO Qualsiasi gruppo organizzato (ente pubblico o privato, azienda o associazione di categoria) che intende aprire un dibattito può utilizzare lo strumento del convegno. In genere si tratta di convegni di studio con una ricerca a monte. La dimensione del gruppo di partecipanti è più ridotta e gli scambi conoscitivi più facili.

13 8. CONFERENZA Sono riunioni operate su scala più ristretta rispetto ai congressi o ai convegni. La loro caratteristica è quella di avere per tema un soggetto di attualità e di discutere secondo una visione più ampia rispetto a quella specialistica

14 9. SIMPOSIO Sono riunioni che prevedono la partecipazione esclusivamente su invito. Il simposio tratterà temi altamente specialistici e avanzati nel campo della ricerca. Spesso i simposi sconfinano nei seminari, ossia in una riunione di persone altamente specializzate su determinati aspetti di una materia.

15 10. MEETING E utilizzato all interno di una strategia aziendale. Si tratta di riunioni nell ambito di un universo ben identificato come, ad esempio, un azienda o un associazione sportiva.

16 11. CONVENTION Una riunione assembleare di dipendenti o di forze vendita di un azienda allo scopo di presentare un nuovo prodotto ed informare sui programmi, sulle politiche economiche e di mercato dell azienda stessa e di motivare i partecipanti.

17 12. BARCAMP E una non-conferenza perché va contro la presentazione canonica non interattiva di slide. E un evento collaborativo dove chiunque può salire in podio e proporre un argomento e parlarne agli altri.

18 IL MEETING PLANNER QUALITA E FUNZIONI PER ESERCITARE QUESTA PROFESSIONE

19 PCO QUALITA Capacità di relazione Capacità di comunicazione Stile e rigore Disponibilità Senso dell organizzazione Capacità di mettersi in mostra FUNZIONI Definizione di una proposta di fattibilità sulla base di un idea del committente Stipulazione di un preventivo di spesa e di un bilancio aperto Gestione del periodo precongressuale e verifiche con la committenza dell andamento delle operazioni Selezionee formazione del personale di assistenza Coordinamento e controllo delle operazioni congressuali Gestione della post-experience (postevento)

20 L Italia è ricca di luoghi ideali per l organizzazione congressuale, anche se il nostro Paese non è positivamente sfruttato per questo tipo di manifestazioni e pertanto l Italia soffr pesantemente della concorrenza di altre mete internazionali. La scelta della location e delle strutture ricettive è elemento cruciale della pianificazione ed organizzazione del lavoro del PCO.

21 La scelta dell albergo va effettuata dopo aver indagato su alcuni elementi importanti quali: caratteristiche e requisiti tecnici dell impianto; distanza dall aeroporto e dalla stazione ferroviaria; collegamenti diretti; capienza e costo di eventuali parcheggi; possibilità di noleggio auto; ristorazione: capienza della sala, arredo, specialità della casa, qualità della mise en table e qualità del servizio

22 RUOLO DEL CONVENTION BUREAU Il Convention Bureau è responsabile della gestione della destinazione come meta congressuale. In particolare... Promuove la destinazione come località congressuale a livello internazionale; Partecipa in maniera diretta o indiretta all organizzazione degli eventi; Coordina l offerta turistica a livello di destinazione e, a volte, di singola impresa; Supporta le imprese congressuali nello sviluppo della propria offerta e nell organizzazione degli eventi;

23 Il ruolo del convention bureau I modelli di business possibili CB facilitatore CB fiera-centrico CB controller Barcellona Amsterdam Torino Praga Rimini Firenze Vienna

24 I modelli di business possibili C B F A C I L I T A T O R E S U P P O R T A L E I M P R E S E L O C A L I S E N Z A I N G E R I R I R E N E I P R O C E S S I D E C I S I O N A L I. C B F I E R A - C E N T R I C O S U P P O R T A L E I M P R E S E L O C A L I, M A P R E S E N T A U N F O R T E L E G A M E C O N I C E N T R I E S P O S I T I V I, C H E G E S T I S C O N O A M P I S P A Z I C O N G R E S S U A L I N E L L A D E S T I N A Z I O N E. C B C O N T R O L L E R F U N Z I O N A D A C A B I N A D I R E G I A, C O O R D I N A N D O L E A T T I V I T A D E L L E S I N G O L E I M P R E S E E G E S T E N D O I L C A L E N D A R I O E V E N T I D E L L A D E S T I N A Z I O N E.

25 La gerarchia dei bisogni di Maslow..OGNI INDIVIDUO, SODDISFATTO UN BISOGNO, E SPINTO VERSO OBIETTIVI SEMPRE PIU ALTI

26 VIAGGI INCENTIVE COMPITO PERCIO DI UN AZIENDA È QUELLO DI METTERE IL DIPENDENTE NELLE MIGLIORI CONDIZIONI POSSIBILI PER PEMETTERGLI DI REALIZZARE IL PROPRIO FINE.

27 Negli ultimi anni l incentivazione del lavoro ha acquisito un particolare rolievo, diventando un premio di incoraggiamento che rinsalda i rapporti ed i legami tra azienda e persone e rende queste ultime coinvolte e partecipi nei destini aziendali. Una campagna di incentivazione, pertanto, non è solamente un viaggio, ma uno strumento motivazionale e favore dei lavoratori e degli addetti ad un impresa. Incentivazione e motivazione sono così, alla fine, aspetti strettamente correlati che permettono al fruitore di attribuire al premio un significato che va al di là del suo costo materiale.

28 Caratteristiche specifiche Il viaggio ha per meta un luogo prestigioso, possibilmente lontano; il vincitore non viaggia da solo ma in compagnia di altri ed a volte ha anche l opportunità di portare con sé la moglie o un familiare stretto; I servizi ricettivi sono di prim ordine: il tono dell albergo e la qualità dell assistenza devono esprimere l alta considerazione in cui l azienda tiene i partecipanti, oltre a rappresentare positivamente l immagine della stessa società promotrice; Tutte le spese, con la sola esclusione delle spese strettamente personali, dovranno essere incluse nel servizio e nel pacchetto; attenzioni particolari che ricordino al viaggiatore il nome dell azienda possono essere messe in atto, a condizione che il viaggio mantenga quel carattere di evasione e di premio che sono le cartteristiche principali dell incentivazione

29 INCENTIVAZIONE P A R T E C I P A R E A D U N V I A G G I O I N C E N T I V E E Q U I N D I U N S E G N O D I R I C O N O S C I M E N T O D E L L A V O R O S V O L T O D A P A R T E D E L L A Z I E N D A, U N A D E L L E P O S S I B I L I G R A T I F I C A Z I O N I E P E R M E T T E N D O D I A V V I C I N A R E I V E R T I C I A Z I E N D A L I I N U N C L I M A D I V E R S O, D I S T E S O E R I L A S S A N T E R I S P E T T O A Q U E L L O C H E C A R A T T E R I Z Z A L E N O R M A L I R E L A Z I O N I S U L P O S T O D I L A V O R O D A N D O A N C H E M A G G I O R E R I S A L T O A L S E N S O D I A P P A R T E N E N Z A A L G R U P P O D I P E N D E N T E F A C E N D O L O S E N T I R E P I U C O I N V O L T O E M E N O A N O N I M O.

30 Definizione del target group C H I S O N O I C L I E N T I / A Z I E N D A Q U A L E E L A F I L O S O F I A A Z I E N D A L E C H I S O N O I C L I E N T I / P A R T E C I P A N T I Q U A N T I S O N O C H E C A R A T T E R I S T I C H E H A N N O Q U A L I E S I G E N Z E I N T E N D I A M O S O D D I S F A R E

31 ARTICOLAZIONE DEL MARKETING MIX LINEA INCENTIVE PRODOTTO: Su misura è essenziale che il briefing del cliente sia il più dettagliato possibile esplicitando i destinatari, il grado di coinvolgimento del management aziendale, il tipo e la classe di trasporto, il tipo di sistemazione, il trattamento desiderato, gli optional da inserire, le escursioni, i regali, le manifestazioni da organizzare, il livello di servizio, le gratuità necessarie, l animazione ed il tipo di assistenza richiesto. PREZZO: Una volta definito il margine di riferimento si può lavorare a preventivo chiuso o ad open-book, clausola di oscillazione, validità. VENDITA: Il venditore di Incentives funge da interfaccia fra il Cliente ed i servizi interni del tour operator; la struttura di vendita deve essere leggermente sovradimensionata per assicurare lo sviluppo nelle aree e nei settori prescelti. PUBBLICITA : E essenziale disporre di una bella brochure di presentazione, ma il veicolo pubblicitario chiave è il passaparola e la reputazione accumulata. ORGANIZZAZIONE: Per progetto, con integrazione dei diversi servizi.