AsterSwitchboard. Guida alla installazione e utilizzo. Versione 1.0. Copyright MMXIV
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- Lucia Valentina Caruso
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1 AsterSwitchboard Guida alla installazione e utilizzo Versione Copyright MMXIV
2 INDICE Introduzione 2 Download e Installazione 3 Configurazione PBX Asterisk 6 Configurazione di AsterSwitchboard 7 Uso di AsterSwitchboard (Manuale per l utente) 11 Area principale 11 Menu File 11 Menu Visualizza 12 Menu Azioni 12 Menu Help 12 Campo digitazione numero telefonico 12 Interni 16 Rubrica 16 Log 17 Gestione chiamate 19 Effettuare una Chiamata 20 Trasferire una chiamata 20 Intercettare una chiamata destinata a un altro interno 23 Preferenze 25 Disporre gli interni in ordine di nome o di numero 25 Ridimensionare la vista degli interni 25 Visualizzare solo determinati interni 26 1
3 INTRODUZIONE AsterSwitchboard è una applicazione che semplifica la gestione delle attività di comunicazione della tua organizzazione perché è: Flessibile e potente, permette a colpo d occhio di vedere lo stato di tutti i telefoni interni. Con un click del mouse di fare, trasferire ed intercettare una chiamata. Inoltre mette a disposizione una rubrica ed il log di tutte le chiamate fatte e ricevute. Facile da usare e con un interfaccia estremamente intuitiva, con tutte le principali funzionalità disponibili con un semplice click. E ideale per receptionist e customer support. L'uso non richiede conoscenze o esperienze specifiche. Facile da installare: bastano pochi semplici passi per essere pronti all'utilizzo. Dopo l'installazione avete 30 giorni di prova gratuita scaduti i quali potrete attivare la licenza. 2
4 DOWNLOAD e INSTALLAZIONE IONE SU PC Effettuare il download dal sito: ed eseguire la procedura di installazione. Fig. 1 Fig. 2 3
5 Fig. 3 Durante l installazione vi verrà chiesto in quale cartella salvare il programma. Se desiderate modificare il percorso di default indicato, cliccate sul pulsante Sfoglia e selezionate un percorso di vostro gradimento. In seguito cliccate Avanti. Fig. 4 4
6 Nella maschera che successiva, selezionate l opzione Crea un icona sul desktop per poter facilmente aprire il programma quando necessario. Quindi selezionate Avanti. Fig. 5 Vi verrà mostrata una scheda con il riepilogo delle impostazioni di installazione. Non vi rimane che premere il pulsante Installa per terminare la procedura. Fig. 6 Terminata l installazione, l icona viene creata sul vostro desktop. Fig. 7 5
7 CONFIGURAZIONE PBX ASTERISK Per poter funzionare correttamente, AsterSwitchboard necessità di almeno un account di tipo manager configurato sul PBX Asterisk. I vostro sistemista dovrà aggiungere il seguente codice nel file di configurazione manager.conf di Asterisk. Nome_Utente e Password che possono essere impostate a vostra discrezione. Aggiungere nel file manager.conf le seguenti linee: [nome_utente] Secret = password Deny= / Permit= / Permit= your lan Read = system,call,log,verbose,command,agent,user,config,command,dtmf,reporting,cdr,dialplan,originate Write = system,call,log,verbose,command,agent,user,config,command,dtmf,reporting,cdr,dialplan,originate Writetimeout = 5000 Significato: 1) [nome utente] Inserire nome utente tra le parentesi [ ]. Dovrà essere uguale a quello inserito nel campo Login name di AsterSwitchboard in Impostazioni Asterisk Server 2) Secret = password Inserire password. Dovrà essere uguale a quella inserita nel campo password di AsterSwitchboard in impostazioni Asterisk Server 3) Deny= / ) Permit= / ) Permit= your lan Sostituire your lan con l indirizzo di rete o del pc dove verrà installato AsterSwitchboard, ad esempio: / ) Read = system,call,log,verbose,command,agent,user,config,command,dtmf,reporting,cdr,dialplan,originate 7) Write = system,call,log,verbose,command,agent,user,config,command,dtmf,reporting,cdr,dialplan,originate 8) Writetimeout = 5000 Nota bene: Nome utente e Password sono gli stessi da inserire durante la configurazione di AsterSwitchboard su singoli PC. 6
8 CONFIGURAZIONE di ASTERSWITCHBOARD Aprire il programma AsterSwitchboard facendo doppio click sull icona creata sul desktop. Il primo passo consiste nell inserire i parametri necessari alla connessione con il PBX. Da menu File selezionare Impostazioni : Fig. 8 Si apre una nuova finestra con menu composto da tre sezioni: Asterisk Server Telefono Opzioni Fig. 9 Se non attivo, cliccare su Asterisk Server e inserire: Indirizzo IP assegnato al PBX Asterisk, ad es Login Name e Password precedentemente aggiunte nel PBX quando avete creato le nuove credenziali specificate nel file manager.conf (Vedi capitolo Configurazione PBX Asterisk). Il campo Porta è già settato su 5038 (di default). Se diverso, cambiarlo con il numero di Porta da voi settato. Il campo Context è il contesto al quale il vostro interno appartiene, di default settato su from-internal. Da modificare in base alla configurazione del vostro PBX. Il campo Prefisso per chiamate esterne. Se per le chiamate in uscita utilizzate un prefisso (ad esempio lo zero 0) inseritelo in questo campo. Il campo checkbox Connessione automatica. Se spuntato consente la connessione automatica verso il PBX all apertura del programma. Salvate le impostazioni. 7
9 Ora passiamo alla linguetta Telefono sempre del menu Impostazioni per configurare Nome e Numero di interno della postazione ove è installato AsterSwitchboard e inserire: Il nome che gli altri interni visualizzeranno come vostro nome interno. Il numero di interno della vostra postazione (es. 101 o altro numero) La vostra Password relativa alla vostra postazione (opzionale). Il campo checkbox Risposta automatica se settato consente la risposta in automatico della vostra postazione quando ricevete una chiamata in entrata. Richiede configurazione particolare del server e telefono compatibile. Fig. 10 Per ultima la linguetta Opzioni sempre del menu Impostazioni. Selezionate la lingua di preferenza. Il campo checkbox Mostra telefoni non collegati se settato consente di visualizzare tutti i numeri del PBX anche se non attivi. Di default questa opzione non è attivata. Fig. 11 Salvate anche queste impostazioni. 8
10 Se tutte le impostazioni sono state configurate e salvate, possiamo ora visualizzare lo stato di tutti gli interni. Dal menu principale selezionare Azioni e quindi dal relativo sottomenu che si apre selezionare Connetti : AsterSwitchboard si colllega al server Asterisk e visualizza lo stato di tutti gli interni nell area principale. Fig. 12 Tale processo durerà qualche secondo e potrete seguire lo stato di avanzamento nella parte inferiore della finestra principale indicato da un numero percentuale. Fig. 13 9
11 In figura 14 il l processo di lettura dal PBX è terminato: gli interni sono disponibili. Fig. 14 Al prossimo avvio del programma l unica operazione da effettuare sarà Connetti (dal menu Azioni ), ma solo se non avete precedentemente attivato l opzione Connessione automatica (Vedi fig. 09), in questo caso all avvio del programma, si caricheranno tutti gli interni in automatico. 10
12 USO di ASTERSWITCHBOARD (Manuale per l utente) L area di lavoro presenta, nell ordine dall alto verso il basso rispettivamente: Menu composto da quattro campi: File Visualizza - Azioni - Help Un campo Numero dove poter inserire un numero da chiamare cliccando sull icona della cornetta. Un secondo menu a linguette composto da tre campi: Interni - Rubrica - Log. Un area dove verranno visualizzati tutti gli interni con relativo nome e numero. Un sezione dove vengono visualizzate le chiamate gestite dal vostro interno. La barra di stato con l indicazione dello stato di connessione di AsterSwitchboard con il PBX. Fig. 15 Il menu File presenta due sottomenu: Impostazioni: per configurare i parametri di AsterSwitchboard che dovreste avere già fatto. Esci: uscita dal programma. Fig
13 Il menu Visualizza presenta due sottomenu: Il sottomenu Anche interni nascosti per visualizzare tutti gli interni che eventualmente avete nascosto. Il sottomenu Ordinamento che consente di disporre gli interni ordinati per nome oppure per numero. Fig. 17 Il menu Azioni presenta tre sottomenu: Il sottomenu Connetti che consente di caricare gli interni nell area di lavoro Il sottomenu Disconnetti per disconnettersi dal server PBX. Il sottomenu Rileggi stato telefono per effettuare un refresh dello stato degli interni. Fig. 18 Il menu Help presenta un sottomenu: Il sottomenu About per informazioni sul programma. Il campo Numero consente di inserire un numero da chiamare cliccando l icona della cornetta. Fig
14 Area di lavoro principale dove vengono visualizzati tutti gli interni e il loro stato in tempo reale, le chiamate in corso e la connessione verso il PBX. Ogni interno è evidenziato da una diversa colorazione a seconda dello stato nel quale si trova: Colore Verde Giallo Rosso Azzurro Salmone Viola Grigio Stato Libero Chiamata in arrivo Occupato Chiamata in attesa Chiamata Attiva Non disturbare Telefono configurato ma non collegato Nella figura 20 esempio di schermata con presenti tutti gli interni connessi al PBX. Lo stato di tutti gli interni è libero evidenziato da una colorazione verde chiaro. Fig.20 Nella successiva figura 21 nella sezione Chiamate il proprio interno sta squillando evidenziato da una colorazione gialla. Viene indicato nome e numero del chiamante. Tutti gli interni sono liberi evidenziati da colorazione verde. 13
15 Fig.21 In figura 22 schermata dove si è risposto alla chiamata in arrivo che è diventata attiva evidenziato da colorazione salmone nella parte in basso della schermata (nella sezione Chiamate) Fig.22 14
16 In figura 23 schermata dove si è in conversazione con la chiamata attiva evidenziato da colorazione color salmone nella parte in basso della schermata (nella sezione Chiamate) mentre ci sta chiamando l interno 118 evidenziato da colorazione gialla. Fig.23 In figura 24 schermata dove si è posto la chiamata da utente Joe Smith in attesa (colorazione azzurro) e si è risposto all interno 118 evidenziato da colorazione salmone ad indicare che questa è al momento la chiamata attiva. Fig.24 15
17 In figura 25, schermata dove il proprio interno (colorazione gialla) sta squillando, una chiamata in arrivo da utente Joe Smith, gli interni 100 e 111 stanno squillando, l interno 108 è occupato, l interno 101 non è disponibile. Fig.25 AsterSwitchboard dispone di una rubrica per memorizzare contatti con nome, cognome, azienda, e tre numeri telefonici a loro abbinati. Si può effettuare una ricerca in rubrica tramite un filtro che agisce una volta digitate almeno tre lettere o numeri. Fig
18 Si possono aggiungere nuovi utenti in rubrica e salvarli in AsterSwitchboard localmente nella vostra postazione. Fig. 27 Cliccato sul tasto Aggiungi si apre una nuova schermata ove è possibile inserire un nuovo contatto memorizzando fino a tre numeri telefonici. Fig. 28 Rubrica offre la possibilità di effettuare una chiamata rapida verso gli utenti memorizzati semplicemente cliccando sul numero di telefono. E molto importante tenere una rubrica aggiornata perché se i numeri telefonici delle chiamate in ingresso sono presenti nella rubrica verrà indicato anche il nome del chiamante. Lo stesso nel log. 17
19 Fig.29 Il Log consente di visualizzare tutte le chiamate effettuate o ricevute in uno specifico giorno. Tutti i numeri telefonici presenti nel log sono chiamabili con un semplice click del mouse. Dal log si può popolare velocemente la propria rubrica telefonica attraverso la pressione del tasto destro del mouse su un numero e selezionando Memorizza in rubrica. Fig.30 18
20 GESTIONE CHIAMATE Vi sono tre modalità per effettuare una chiamata dal proprio interno verso l esterno: 1) Digitare il numero nel campo numero e cliccare sull icona telefono Fig.31 2) Direttamente dalla rubrica integrata con un semplice click sul numero da chiamare. Fig.32 3) Dallo storico chiamate (Log) con un semplice click sul numero da chiamare. Fig.33 19
21 Per chiamare invece dal proprio interno un altro interno vi sono due modalità: 1) Doppio click con il mouse sull interno da chiamare. 2) Tasto destro con il mouse sull interno da chiamare e selezionare Chiama dal menu che si è aperto Fig.34 Trasferimento chiamata: quando è in arrivo una chiamata al proprio interno, Fig.35 20
22 rispondo e trasferisco, ad esempio verso interno 103, tramite tasto destro su interno 103 apro menu e seleziono trasferisci. Fig.36 Oppure con drag&drop del mouse dalla chiamata in arrivo verso l interno (ad esempio 103) al quale trasferire. Fig.37 21
23 L interno 103 squilla (colore giallo). Fig.38 L Interno risponde e diventa rosso: la comunicazione è attiva tra il chiamante e l interno (ad esempio 103) a cui è stata trasferita la chiamata. Fig.40 22
24 Intercettare una chiamata destinata a un altro interno (es quando l operatore dell interno che squilla si è assentato). Fig.41 L interno 100 sta squillando e vogliamo intercettare la chiamata: tasto destro sull interno 100 e dal menu selezioniamo Intercetta. Fig.42 23
25 La chiamata è stata intercettata dal nostro interno che squilla evidenziato da colorazione gialla. Fig.43 E possibile intercettare una chiamata anche con il doppio click del mouse sul telefono che squilla. 24
26 PREFERENZE Preferenze: disporre gli interni in ordine di nome o di numero Per ordinare gli interni in ordine di nome oppure di numero selezionare menu Visualizza Ordinamento e scegliere il tipo di ordinamento preferito. Fig.44 Ridimensionare la vista degli interni. Si possono ridimensionare e posizionare a piacimento l interfaccia di AsterSwitchboard. Fig.45 Fig.46 25
27 Visualizzare solo determinati interni: tramite tasto destro su interno da nascondere si accede al menu dal quale selezionare Nascosto. L interno selezionato crea un leggero bordo grigio attorno (in figura 47 gli interni 112, 113, 114 sono bordati di grigio). Fig. 47 Se è selezionata l opzione Anche interni nascosti dal menu Visualizza, deselezionare Fig.48 26
28 gli interni che non si vogliono visualizzare diverranno nascosti come in figura 49. Fig.49 27
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