COMUNICAZIONE AZIENDALE

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1 Pag. 1/8 Redatto: E. Brichetti Versione: 01 Data emissione: Ottobre 2014 Firma Data Rivisto: Approvato: M.L. Orler M.L. Orler Distribuito a: Personale CLA e Parti Interessate esterne all Azienda

2 Pag. 2/8 MODIFICHE RISPETTO ALLA VERSIONE PRECEDENTE Data Vers. Modifiche apportate Ottobre Prima emissione ALTRI DOCUMENTI CORRELATI Codice PR-AMM-01 PR-AMM-02 Titolo Selezione e inserimento delle risorse umane Sviluppo e formazione del personale INDICE 1. SCOPO E CAMPO D'APPLICAZIONE GENERALITÀ RESPONSABILITÀ MODALITÀ OPERATIVE COMUNICAZIONE Comunicazione interna Comunicazione esterna DOCUMENTI DI COMUNICAZIONE Documenti di comunicazione da CLA Documenti di comunicazione a CLA STRUMENTI DI COMUNICAZIONE MONITORAGGIO DEL PROCESSO REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO... 7

3 Pag. 3/8 1. SCOPO E CAMPO D'APPLICAZIONE La presente procedura ha lo scopo di descrivere le modalità con cui CLA gestisce le comunicazioni, sia interne che esterne all Azienda, in relazione all applicazione del Sistema di Gestione Integrato, ai risultati dei Riesami della Direzione e alle proprie prestazioni in materia di Qualità, Ambiente, Sicurezza sul Lavoro e Responsabilità Sociale e Amministrativa d impresa. 2. GENERALITÀ L attività di comunicazione in relazione all applicazione del SGI aziendale deve: - internamente all azienda: assicurare una sufficiente sensibilizzazone, informazione e formazione rispetto agli obiettivi definiti e ai temi inerenti il SGI, al fine di suscitare consapevolezza e motivazione in tutto il personale; - esternamente all azienda: portare a conoscenza delle Parti Interessate la Politica del Sistema di Gestione Integrato, elenco dei valori e dei principi di gestione di CLA, affinché anche gli Stakeholder esterni contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi aziendali 3. RESPONSABILITÀ ATTIVITA' Direttore Resp. Amm- Fin-Pers 1. Convocazione Personale CLA per aggiornamento e condivisione delle informazioni relative al SGI aziendale 2. Avviamento Customer Analysis Satisfaction e questionario per la valutazione del clima aziendale 3. Coinvolgimento Fornitori per condivisione del rispetto dei principi della Politica del SGI aziendale 4. Pubblicazione, in bacheca e su sito internet o intranet CLA, di documenti e informazioni relative al SGI aziendale R A C Resp. SGI R R C C A R Legenda: R = Responsabile C = Collabora A = Approva

4 Pag. 4/8 4. MODALITÀ OPERATIVE Di seguito si riportano le modalità operative, i principali documenti e gli strumenti utilizzati per assicurare un adeguato controllo delle attività di comunicazione interna ed esterna di CLA in relazione all applicazione del Sistema di Gestione Integrato. 4.1 COMUNICAZIONE Comunicazione interna La comunicazione interna con riferimento al SGI, ovvero il flusso di informazioni relativo ai temi di Qualità, Ambiente, Sicurezza e Responsabilità Sociale e Amministrativa d impresa, è rivolta da CLA a: i lavoratori neo-assunti, ai quali l Ufficio Personale fornisce i documenti elencati nel modulo MD-AMM-10 Ricevuta consegna materiale informativo da sottoscrivere per ricevuta; tutti i lavoratori, convocati ad interventi di aggiornamento, sensibilizzazione e condivisione delle informazioni tenuti dalla Direzione o suoi incaricati (es. condivisione degli obiettivi aziendali, aggiornamento sull andamento dell attività aziendale, modifiche alla struttura organizzativa o al SGI, risultati emersi dall attività di Riesame della Direzione e dal monitoraggio delle performance aziendali ). Al fine di garantire e promuovere la comunicazione interna, CLA ha inoltre favorito la nomina di un Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza sul Lavoro e la Responsabilità Sociale (RLS / RLSA8000) che, oltre alle proprie mansioni, costituisce un punto di riferimento per i lavoratori, interfacciandosi tra loro e il Direttore, o il Responsabile di Area, per tutte le questioni relative alle tematiche sulla sicurezza sul lavoro e la responsabilità sociale Comunicazione esterna La comunicazione esterna con riferimento al SGI, ovvero il flusso di informazioni relativo ai temi di Qualità, Ambiente, Sicurezza e Responsabilità Sociale e Amministrativa d impresa da e verso gli Stakeholder esterni di CLA, si concretizza con: il coinvolgimento, da parte di CLA, di tutte le Parti Interessate in relazione alla conformità del Consorzio ai Sistemi di certificazione ISO 9001, ISO 14001, OHSAS e SA8000; riscontri ad eventuali richieste provenienti dall esterno (ad esempio in merito all applicazione del SGI, al monitoraggio delle prestazioni aziendali, all esito delle attività di verifica e di Riesame da parte della Direzione, ecc ).

5 Pag. 5/8 4.2 DOCUMENTI DI COMUNICAZIONE Documenti di comunicazione da CLA Politica del Sistema di Gestione Integrato La Politica del Sistema di Gestione Integrato è il documento atto a: - diffondere i principi e i valori che guidano la gestione aziendale del Consorzio; - assicurare il rispetto di tutti gli obblighi normativi applicabili, tra cui la legislazione, le convenzioni e i regolamenti locali vigenti in campo ambientale, di sicurezza sul lavoro e di responsabilità sociale e amministrativa d impresa; - descrivere l impegno ad adempiere a tutti i requisiti degli standard certificativi adottati; - dichiarare l impegno dell Azienda al conseguimento del miglioramento continuo. La Politica del Sistema di Gestione Integrato è un importante strumento di comunicazione e, in quanto tale, viene affissa in bacheca aziendale e divulgata all esterno mediante pubblicazione sul sito internet del Consorzio Documenti di comunicazione a CLA Modulo Segnalazioni Al fine di promuovere le comunicazioni dalle Parti Interessate verso l Azienda, relativamente a qualsiasi aspetto aziendale, CLA ha predisposto il modulo MD-RQU- 02 Segnalazioni, che è possibile far pervenire anche in via anonima. CLA, coerentemente ai propri principi etici, si astiene dal prendere provvedimenti disciplinari, licenziare o altrimenti discriminare il dipendente che fornisca qualsiasi tipo di segnalazione e/o informazione riguardante la conformità alle norme di certificazione. Una volta compilato, il modulo Segnalazioni può essere introdotto nella cassetta delle lettere collocata all entrata della sede di CLA o inoltrato all indirizzo di posta elettronica di uno dei seguenti soggetti interni all azienda: il Responsabile del Sistema di Gestione Integrato (RSGI): il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza e la Responsabilità Sociale d impresa (RLS/RLSA8000) Sig. Massimo Rech: - nel solo caso dei dipendenti. Qualora di lieve entità, entrambi i soggetti hanno facoltà di gestire autonomamente la risoluzione delle segnalazioni in base a quanto consentito dal proprio ruolo e a quanto previsto dal SGI. Qualora gravi, sono tenuti a riferire prontamente le segnalazioni alla Direzione che, entro al massimo un mese dall acquisizione, definisce le azioni da intraprendere dandone comunicazione all interessato, se noto, o esponendole in bacheca.

6 Pag. 6/8 Modulo Rilevazione infortuni e mancati infortuni Il lavoratore e le Parti Interessate sono tenuti a segnalare i casi di infortunio o mancato infortunio compilando l apposito modulo MD-SIC-02. CLA potrà in tal modo effettuare un indagine complessiva con l obiettivo di: individuare la carenza nel sistema di sicurezza; evitare che simili eventi possano ripetersi; capire dove e con quali misure è possibile migliorare la sicurezza. Dichiarazione Impegno e Questionario Informativo Fornitore La conformità agli standard di certificazione - Qualità, Ambiente, Sicurezza sul Lavoro e Responsabilità Sociale e Amministrativa d impresa - prevede il coinvolgimento diretto della catena dei Fornitori. Il Consorzio si impegna a servirsi di Fornitori in grado di offrire un prodotto/servizio capace di soddisfare i requisiti del SGI aziendale, ovvero di conformarsi agli standard di certificazione ed ai principi della Politica del Sistema di Gestione Integrato di CLA. La comunicazione alla propria catena di Fornitori ha quindi l obiettivo di: - diffondere il rispetto dei principi della Politica del Sistema di Gestione Integrato di CLA e la conformità ai requisiti dei vari standard di certificazione; - instaurare un rapporto di collaborazione necessario per dimostrare e mantenere la conformità ai requisiti e il rispetto ai principi di cui sopra. Il coinvolgimento dei Fornitori prevede la restituzione della Dichiarazione Impegno Fornitore (MD-SGI-11) e del Questionario Informativo Fornitore (MD-SGI-12), debitamente compilati e sottoscritti. In assenza di modifiche ad esempio alla Politica del SGI di CLA, piuttosto che ai punti delle norme di riferimento, a cadenza triennale CLA richiede ai Fornitori di rinnovare la compilazione, sottoscrizione e restituzione di entrambi i documenti: questo al fine di mantenere elevato il loro grado di sensibilizzazione e di garantire nel tempo la conformità dell intera filiera ai requisiti dei vari standard di certificazione. Questionario CSA - Customer Analysis Satisfaction Annualmente CLA propone un questionario ai Clienti diretti dell Area Servizi e Ambiente e dell Area Sicurezza e Consulenza Tecnica (MD-RQU-07), al fine di rilevare il loro livello di soddisfazione rispetto ai servizi erogati. Il Responsabile del Sistema di Gestione Integrato ne raccoglie i risultati e, in caso di giudizi non soddisfacenti, provvede all apertura di adeguate azioni correttive. Questionario per la valutazione del clima aziendale Ogni due anni CLA propone un questionario ai propri dipendenti (MD-RQU-10), al fine di avere riscontro su aspetti che tiene in particolare considerazione e che, qualora dovessero far emergere opinioni negative, l Azienda si impegnerà a valutare, approfondire, risolvere e condividere con gli interessati.

7 Pag. 7/8 4.3 STRUMENTI DI COMUNICAZIONE Gli strumenti di comunicazione che CLA adotta per facilitare la condivisione e lo scambio di informazioni e di idee da e verso il suo interno ed esterno, finalizzate ad innescare possibili miglioramenti nella gestione aziendale e, al tempo stesso, ad accrescere il coinvolgimento delle Parti Interessate sono: - rete internet e intranet; - posta elettronica; - circolari interne ed esterne (in tal caso la comunicazione viene protocollata al fine di garantirne la rintracciabilità); - incontri con il personale o con altre Parti Interessate; 5. MONITORAGGIO DEL PROCESSO Caratteristica Attività informative rivolte al Personale di CLA Attività informative rivolte alle Parti Interessate di CLA Segnalazioni Parametro/modalità di controllo Nr. di incontri con il Personale di CLA Nr. di comunicazioni trasmesse al Personale di CLA Pubblicazioni sul sito intranet di CLA Nr. di incontri con le Parti Interessate di CLA Nr. di comunicazioni trasmesse alle Parti Interessate di CLA Pubblicazioni sul sito internet di CLA Nr. di segnalazioni pervenute a CLA da parte del Personale o di Soggetti esterni all Azienda 6. REGISTRAZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO Documento (Registrazione) Responsabile archiviazione Periodo di conservazione MD-RQU-02 Segnalazioni Responsabile SGI 2 anni dalla rilevazione MD-SIC-02 Rilevazione infortuni e mancati infortuni RSPP 2 anni dalla rilevazione MD-RQU-06 Verbale di riunione Responsabile SGI 2 anni dalla redazione MD-RQU-07 Questionario CSA Responsabile SGI 2 anni dalla rilevazione MD-RQU-10 Questionario valutazione clima aziendale Responsabile SGI 2 anni dalla rilevazione MD-SGI-11 Dichiarazione Impegno Fornitori Responsabile SGI Per tutta la durata

8 Pag. 8/8 del contratto con fornitore MD-SGI-12 Questionario Informativo Fornitore Responsabile SGI Per tutta la durata del contratto con fornitore

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