SERVIZIO CENTRALE AMBIENTE

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1 SERVIZIO CENTRALE AMBIENTE GUIDA AD UN SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO DEI SISTEMI QUALITA & AMBIENTE FEDERAZIONE NAZIONALE IMPRESE ELETTROTECNICHE ED ELETTRONICHE

2 GUIDA AD UN SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO DEI SISTEMI QUALITA & AMBIENTE

3 LA FEDERAZIONE ANIE La Federazione ANIE, aderente a Confindustria, rappresenta le imprese elettrotecniche ed elettroniche che operano in Italia. Si tratta del quarto settore industriale in Italia, con un fatturato di oltre miliardi di lire. ANIE raggruppa 16 associazioni e riunisce 900 imprese con addetti. La struttura di ANIE si articola nella Direzione Generale, nella Direzione Affari Internazionali, nelle Segreterie delle Associazioni e in 7 servizi Centrali. Un ufficio permanente a Bruxelles cura i contatti con le Istituzioni e gli organismi Europei. Fanno capo ad ANIE due strutture operative: ANIE Promozione, che offre servizi alle imprese, e Associazione Intel, che opera con successo in campo fieristico. IL SERVIZIO CENTRALE AMBIENTE Il Servizio Centrale Ambiente segue l evoluzione della legislazione nazionale e comunitaria di specifico interesse del settore elettronico ed elettrotecnico (rifiuti, imballaggi, sistemi di gestione ambientale, cambiamenti climatici, efficienza energetica, sostanze lesive dell ozono) e tutela gli interessi delle Associazioni e delle Imprese Associate nei rapporti con le Istituzioni. Il Servizio svolge attività di formazione organizzando seminari di aggiornamento e realizzando guide e documenti, tesi ad assicurare una corretta informazione su temi di particolare interesse. RESPONSABILE PUBBLICAZIONI COME RAGGIUNGERCI DANIELA CAPACCIOLI BOLLETTINO DI INFORMAZIONE AMBIENTALE TELEFONO FAX SITO Ambiente@anie.it

4 AUTORI GRUPPO DI LAVORO QUALITÀ E AMBIENTE Hanno contribuito alla realizzazione di questa guida: Dr. A. Giacomucci Ing. Segalini Ing. G. Cordioli P.I. Cristofoli P.I. Sannini Ing. Moretti Ing. Asturio Baldin Ing G. Di Renzo Ing R. Corridori ABB SCHNEIDER ELECTRIC NUOVA MAGRINI GALILEO INTERCOND INTERCOND WHIRLPOOL STUDIO BALDIN EUROQUALITY COMITATO AMBIENTE AICQ ASDE ANIE SERVIZIO CENTRALE AMBIENTE

5 GUIDA AD UN SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO DEI SISTEMI QUALITA E AMBIENTE 1 INTRODUZIONE I SISTEMI DI GESTIONE SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ (NORMA ISO 9000) SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE (TUTELA DELL AMBIENTE) AFFINITÀ TRA I DUE SISTEMI PERCHÉ I SISTEMI? INTEGRAZIONE DEI DUE SISTEMI ASPETTI LEGATI ALL'INTEGRAZIONE DEI SISTEMI DI QUALITÀ ED AMBIENTE QUALE CONVENIENZA? POSSIBILI SCHEMI DI INTEGRAZIONE FASI DEL PERCORSO DI INTEGRAZIONE APPROCCIO GENERALE APPROCCIO D INTEGRAZIONE CONCLUSIONI ALLEGATO I : CHECK LIST PER L ANALISI INIZIALE 7 ALLEGATO II : SITI REGISTRATI EMAS E CERTIFICATI ISO NEL MONDO

6 1 INTRODUZIONE Da anni nel mondo e soprattutto in Europa, anche sotto la spinta degli Organismi della Comunità Europea si stanno affermando dei SISTEMI DI GESTIONE AZIENDALE che, oltre a seguire i problemi della produttività, della gestione ottimale delle risorse finanziarie e umane, si focalizzano sulle problematiche della QUALITA, dell AMBIENTE, della SICUREZZA e dell ETICA DEL LAVORO. Problematiche che oltre alla responsabilità sociale, hanno un valore fondamentale sull'economia e sul futuro di una organizzazione. Questa guida si occuperà solo dei due primi aspetti, qualità ed ambiente (in futuro ulteriori guide potranno analizzare la possibile integrazione con i sistemi relativi alla sicurezza e all etica). In questo documento si prenderanno in esame i sistemi (e le rispettive norme nazionali / internazionali e regolamenti europei di riferimento) oggi esistenti. Scopo della guida è quindi quello di approfondire la possibile integrazione dei sistemi di gestione della produzione e dei servizi per la qualità e per l ambiente; si analizzeranno quindi: quali sono le problematiche principali quali sono le possibili soluzioni Per i dettagli più operativi si potrà fare riferimento alle norme internazionali ed alle norme legislative vigenti. In questa guida si fa riferimento alla norme ISO e per l ambiente anche al regolamento europeo EMAS, che permettono di avere un riferimento comune, e, se richiesto, i relativi sistemi di gestione possono essere certificati (ISO) e/o verificati e registrati (EMAS) da organismi accreditati. In ogni caso, entrambi gli schemi di riferimento sono caratterizzati dai seguenti punti: I sistemi sono volontari; L adesione ai sistemi è una scelta dell organizzazione (società privata, pubblica, di gestione, di servizi ), in base a considerazioni di tipo economico, organizzativo, di mercato e di responsabilità sociale. La certificazione è quindi un sistema di garanzia e trasparenza sia interno sia esterno verso il mondo circostante (i clienti e, in ottica più ampia di filiera, fornitori e tutte le parti interessate). 1

7 La presente guida fa riferimento ai soli sistemi di gestione dei processi e non prende in considerazione le problematiche connesse con il ciclo di vita dei prodotti. In questo senso, si rimanda alla guida specifica realizzata a cura del Servizio Centrale Ambiente. 2 I SISTEMI DI GESTIONE 2.1 Sistema di gestione per la Qualità (Norma ISO 9000) Le norme ISO 9000 sono state introdotte nel 1987 e sono oggi ampiamente adottate (vedi tabella pag. 5). La valenza commerciale dei sistemi di gestione per la Qualità sta acquisendo col tempo maggior rilevanza. Sempre più spesso infatti l'adozione di questi sistemi è imposta nelle specifiche di appalto delle principali aziende pubbliche e private. In particolare le norme inerenti i sistemi di gestione per la qualità (pubblicate nell 87 e modificate nel 94) sono state aggiornate nel dicembre 2000 (da qui soprannominate Vision 2000 ). Le "Vision 2000" diventano a tutti gli effetti il riferimento per l'implementazione di un sistema di gestione per la qualità. Per le aziende già certificate è previsto un transitorio di applicazione di tre anni; per le aziende che invece approdino per la prima volta ai sistemi di gestione, in vista di un adeguamento alla nuova versione e nell'ottica di una maggiore integrazione dei sistemi ambiente e qualità, si consiglia di adottare fin da subito le nuove ISO 9000 Vision La nuova versione delle norme sui sistemi di gestione per la qualità si differenzia, rispetto alla precedente, principalmente per: Una riduzione del numero di procedure richieste; Approccio per processi; Principio del tagliato su misura Applicabilità a tutti i tipi di organizzazione (di produzione e di servizio) Compatibilità con gli altri sistemi di gestione (in particolare con le ISO 14000). 2

8 2.2 Sistema di Gestione Ambientale (Tutela dell Ambiente) Norma ISO e Regolamento Europeo EMAS. Sia il regolamento europeo EMAS, in fase di aggiornamento, che le normative internazionali ISO si occupano della tutela dell ambiente. Entrambe danno possibilità di certificazione (ISO), verifica e registrazione (EMAS) da parte di organismi accreditati. Punti cardine di questi sistemi, oltre alla volontarietà della scelta, sono: L'osservanza delle leggi e dei regolamenti in materia di tutela ambientale; Il principio di miglioramento continuativo nel prevenire l'inquinamento; In particolare il regolamento EMAS, in aggiunta a quanto previsto dal sistema ISO, prevede: - una analisi preliminare dettagliata (prevista in forma non esplicita dal sistema ISO) - una dichiarazione ambientale disponibile al pubblico PUBBLICO EMAS Dichiarazione Ambientale Analisi Ambientale Iniziale ISO Politica Ambientale Obiettivi e Programmi SGA Audit Interno 3

9 Attualmente, sia a livello europeo che nazionale, sono in fase di elaborazione azioni volte alla promozione del regolamento europeo EMAS: un alleggerimento delle procedure (che dovranno essere commisurate alle dimensioni delle aziende e alla natura e complessità dell'impatto ambientale) e la riduzione delle stesse, il coinvolgimento attivo dei dipendenti e, la realizzazione di una linea guida per l'applicazione del nuovo Regolamento alle PMI. E' inoltre prevista l'espansione dell applicazione del regolamento EMAS alle organizzazioni quali poli e distretti industriali ed ai settori dei servizi pubblici e privati, quali trasporti, ospedali, banche, grande distribuzione, ecc.. L accettazione e la relativa certificazione, soprattutto per i sistemi di gestione ambientale basati sulle norme ISO, nate più tardi delle normative sui sistemi di qualità, sono oggi in forte crescita. Tabella 1: Dati per l Italia (Per il quadro di riferimento della diffusione nel mondo delle registrazioni EMAS e certificati ISO relativamente al Novembre 2000 vedere Allegato II.) NORMA AL 31/12/1999 SITI CERTIFICATI CERTIFICATI AL 30/06/2000 SITI CERTIFICATI CERTIFICATI UNI EN ISO UNI EN ISO UNI EN ISO UNI EN ISO EMAS NOTA: Un certificato può coprire più siti/unità. I dati di cui sopra, non forniscono tuttavia un quadro esaustivo sull'effettiva applicazione dei sistemi: non è infatti possibile valutare il numero delle ditte che hanno seguito in tutto o in parte questi sistemi senza sentire il bisogno di essere certificati e quindi conteggiati. 4

10 2.3 Affinità tra i due sistemi Riassumendo attualmente sono quindi presenti sul mercato: a) Le norme sui sistemi Qualità (ISO 9000 Vision 2000 ) b) Le norme sui sistemi Ambiente (ISO e regolamento europeo EMAS) In ogni caso, un buon sistema aiuta ad ottenere le migliori performances di una organizzazione con il minor spreco di risorse; l'adozione e l'integrazione di più sistemi, a fronte di un maggior sforzo iniziale, consente una miglior gestione delle risorse (sia organizzative sia operative ) Come già anticipato al punto 2.1, le nuove norme ISO "Vision 2000" saranno applicate entro un lasso di tre anni. E quindi di sicuro interesse per le ditte certificate ISO 9000 fare, quanto prima, il salto alla nuova norma Vision 2000 per poter avere un sistema con un maggior grado di integrabilità tra i sistemi Le norme ISO 9000 (1994) presentano, come impostazione logica, molte differenze con le norme ISO 14000, mentre le Vision 2000 hanno una struttura logica molto più simile. E quindi altrettanto chiara la convenienza per una organizzazione che stia affrontando ora il problema della Gestione per la Qualità, di introdurre subito il sistema secondo l ottica delle nuove Vision Nella tabella 3 sono evidenziate in sintesi le corrispondenze fra i due sistemi: Tabella 2: Corrispondenze fra i sistemi ISO 9001/2000 e ISO 14000/1996 ISO 9001/2000 ISO 14001/1996 NOTE Par. Titolo Par. Titolo 0 Introduzione 0 Introduzione Vengono riportati gli schemi di riferimento delle due norme 1 Scopo e campo di 1 Scopo e campo di Lo scopo è di specificare i applicazione applicazione requisiti dei sistemi di gestione 2 Riferimenti normativi 2 Riferimenti normativi Per S.Q.: ISO 9000/2000 Per S.G.A.: non vi sono riferimenti 5

11 3 Termini e definizioni 3 Definizioni 4 Sistema di gestione 4 Requisiti del sistema di Consigliabile l integrazione per la Qualità gestione ambientale evidenziando peraltro nel manuale od in una procedura specifica che sono necessari dei documenti specifici per la qualità e per l ambiente 4.1 Requisiti generali 4.1 Requisiti generali 4.2 Requisiti generali Documentazione del sistema L ISO 9001 esplicita le relativi alla doc. di gestione ambientale procedure obbligatorie: sono 6 e sono relative al sistema. Coincidono con quelle previste dalla ISO che richiede in più la procedura per la comunicazione ed altre per l operatività 5 Responsabilità della Struttura e responsabilità direzione 5.1 Impegno della Direzione Per il S.G.A. l impegno della direzione si esplicita nella politica (4.2) 5.2 Attenzione al cliente Prescrizioni legali ed altre L Ambiente richiede attenzione verso tutte le parti interessate ( dell ISO 14001) 5.3 Politica per la qualità 4.2 Politica ambientale Per il S.G.A. si deve esplicitare l impegno al rispetto delle leggi e la politica deve essere resa disponibile al pubblico 5.4 Pianificazione 4.3 Pianificazione Aspetti ambientali 6

12 5.4.1 Obiettivi per la Obiettivi e traguardi Qualità Pianificazione per la Qualità Programma (i) di gestione ambientale 5.5 Conduzione 4.1 Requisiti generali Per il S.G.A questa parte è Generalità integrata nei paragrafi già Responsabilità ed Struttura e responsabilità indicati relativi ai requisiti autorità Rappresentante della generali ed a struttura e responsabilità Direzione Comunicazione interna all organizzazione Comunicazione Per S.G.A. Comunicazione anche esterna. Per la S.Q. vedi anche Manuale della Qualità Gestione dei documenti Gestione dei documenti di registrazione della Qualità 5.6 Riesame da parte della Direzione Nel S.G.A. non si fa riferimento esplicito ad un manuale Controllo della La modalità di gestione dei documentazione documenti può essere comune: i requisiti sono gli stessi Registrazioni 4.6 Riesame della Direzione Può essere unico come possono essere fatti in momenti diversi 7

13 ISO 9001/2000 ISO 14001/1996 NOTE Par. Titolo Par. Titolo 6 Gestione delle risorse Per il S.G.A. i requisiti 6.1 Messa a disposizione delle risorse relativi sono trattati nel già citato : 6.2 Risorse umane Struttura e Incarichi al personale responsabilità Addestramento, Formazione, Consigliabile l integrazione consapevolezza e competenza sensibilizzazione e competenze evidenziando le competenze comuni e quelle specifiche 6.3 Infrastrutture Nel S.G.A. non vi è 6.4 Ambiente di lavoro riferimento diretto a questi argomenti 7 Realizzazione del prodotto Attuazione e funzionamento Controllo operativo 7.1 Pianificazione dei processi di realizzazione 7.2 Processi relativi al cliente Identificazione dei Aspetti ambientali I requisiti ambientali requisiti del cliente Prescrizioni legali e altre Controllo operativo vengono dettati da autorità, pubblico, etc e talora anche dal cliente Riesame dei requisiti del prodotto Controllo operativo Aspetti ambientali Comunicazione con il Comunicazione Vedi punto precedente cliente 7.3 Progettazione e/o sviluppo Controllo operativo Requisiti legali per la ISO 9001 e quindi anche quelli ambientali 8

14 7.4 Approvvigionamento La ISO 9001 richiede che il fornitore venga valutato per la Qualità, la ISO responsabilizza il fornitore al rispetto delle procedure di pertinenza 7.5 Produzioni (in generale) ed erogazione di servizi 7.6 Gestione dei Sorveglianza e misurazioni Attività di manutenzione e dispositivi di taratura degli strumenti misurazione e di impiegati in attività sensibili monitoraggio per la Qualità e/o l Ambiente 8 Misurazioni, analisi e 4.5 Controlli e azioni correttive miglioramento Pianificazione Misurazioni e monitoraggio 8.3 Soddisfazione del cliente Verifiche ispettive interne, audit Misurazioni e monitoraggio dei processi Misurazioni e monitoraggio del prodotto Sorveglianza e misurazioni Riferimento esplicito nell ISO 9001/2000 alla soddisfazione del cliente Audit del sistema di gestione Comune la modalità e ambientale responsabilità nella realizzazione degli audits e definizione dei criteri per la qualificazione degli auditors Sorveglianza e misurazioni Nel caso dell ambiente non vi è una suddivisione in processi e prodotto, ma ci si riferisce alle attività/operazioni dell organizzazione. 9

15 8.3 Gestione delle non Non conformità azioni Prevedere delle modalità conformità correttive e apposite per la gestione delle Preventive non conformità ambientali, Preparazione delle comprendendo anche gli emergenze e risposte incidenti. 8.4 Analisi dei dati Sorveglianza e misurazioni Basarsi sui dati per valutare le prestazioni 8.5 Miglioramento 4.2 Politica ambientale Per l Ambiente non vi sono paragrafi specifici per il miglioramento, ma questo concetto viene esplicitato nella introduzione e nella politica Pianificazione per il miglioramento Programma/i di gestione ambientale continuativo Azioni correttive Non conformità azioni Vedi anche punto 8.3. L Azioni preventive correttive e ISO 9001 richiede una Preventive procedura specifica per i due aspetti. Legenda delle abbreviazioni utilizzate in tabella. S.Q.: Sistema Qualità S.G.A.: Sistema di Gestione Ambientale Occorre tuttavia ricordare che non esiste una norma di riferimento per l integrazione dei due sistemi per la gestione della Qualità e dell Ambiente: non è quindi possibile, al momento, ottenere una certificazione per un sistema integrato. Ricordiamo infine che una organizzazione che abbia chiesto la certificazione di conformità a una di queste norme, dovrebbe richiedere ai suoi fornitori l adeguamento agli stessi principi. 10

16 2.4 Perché i Sistemi? I sistemi di gestione puntano ad una ottimizzazione delle organizzazioni, come ad esempio società, aziende, imprese, enti ed istituzioni, sia pubblici che privati. I macro-argomenti comuni ai sistemi considerati possono essere riassunti in sintesi: Introduzione di una gestione manageriale dei problemi da parte della direzione; Ricerca del miglioramento continuo delle performances; Definizione di struttura, compiti, obblighi e responsabilità; Utilizzo ed insegnamento della prevenzione come valore strategico; Nomina di un responsabile del sistema/i; Coinvolgimento di terzisti, contractors e della funzione acquisti in genere; Richiesta di documentazione scritta e di registrazioni ("piramide documentale": manuale, procedure, istruzioni, registrazioni); Preparazione dei piani, definizione d'obiettivi; Coinvolgimento reale e pratico del personale, informazione & formazione; Effettuazione di periodici audit, controlli, revisioni e verifiche per l'evidenziazione di eventuali non conformità ed attuazione di eventuali azioni correttive; Fornitura di mezzi e di risorse da parte della direzione. E ovvio che questi sistemi presuppongono un forte impegno dell Alta Direzione per la formulazione di nuove politiche ed obiettivi, in particolare nel redigere impegni e programmi. Nel nostro paese molte problematiche riguardanti la qualità e l ambiente sono sottoposte al Codice Civile e Penale: la garanzia di un corretto sistema di controllo adeguato alla legislazione vigente, oltre ad assicurare all'organizzazione la conformità con quanto previsto, è normalmente considerata favorevolmente dall'organismo di controllo. 3 INTEGRAZIONE DEI DUE SISTEMI. Per il futuro, è ragionevole prospettare un integrazione sempre maggiore tra la gestione per la qualità e la gestione ambientale, oltre che con gli altri strumenti di gestione della sicurezza e 11

17 dell etica di impresa. Il miglioramento della competitività aziendale deve necessariamente passare attraverso una razionalizzazione delle attività e misurarsi su uno spettro ampio di variabili che non siano assolutamente circoscrivibili alle sole caratteristiche tecniche di prodotto. Secondo le Vision 2000, il concetto di qualità non è pertanto limitato alla sola Assicurazione della Qualità nel rapporto contrattuale fornitore-cliente, ma si configura come uno strumento globale di gestione dell organizzazione nel quale rientrano l efficienza dei processi, la garanzia della continuità, la sostenibilità dello sviluppo. L attenzione del mercato è rivolta alle imprese che sanno creare valore attraverso la riduzione dei costi e delle inefficienze ed avranno il consenso e la leadership sul territorio. I protagonisti di questo sviluppo non sono pertanto solo le imprese, ma tutte le parti interessate fino al consumatore finale, sempre più attento alle caratteristiche ecologiche dei prodotti e del modo in cui vengono realizzati. Ciò vale per le imprese del settore industriale e dei servizi, ma si estende anche alla Pubblica Amministrazione che, nell ambito della riforma organizzativa degli Organi dello Stato, ha già introdotto criteri di efficienza e di qualità nella attribuzione della gestione dei servizi di pubblica utilità. In questa ottica, risulta anche chiaro che i vantaggi che conseguono sono collettivi, poiché interessano le imprese ed i loro azionisti, i lavoratori e il loro senso di appartenenza all organizzazione, le Istituzioni e gli Organi di Controllo, il rapporto con i cittadini e con il territorio. La condivisione di valori comuni, tra tutti questi diversi interlocutori, rappresenta evidentemente una semplificazione nel dialogo e nei rapporti e non può che favorire la crescita e lo sviluppo delle imprese. Alcuni vantaggi sono facili da intravedere (gestioni più economiche delle risorse energetiche, combustibili, acque o dei rifiuti). Sono calcoli di facile riscontro. Ma per un organizzazione lungimirante la gestione della qualità e dell ambiente è una decisione strategica primaria. Occorre tenere conto che i Governi e le Istituzioni stanno operando in questa direzione: sono previsti alleggerimenti delle procedure, commisurati alle dimensioni delle aziende e 12

18 alla loro complessità e vengono messi a disposizione delle aziende interessate a questi progetti incentivi economici e/o fiscali. 3.1 Aspetti legati all'integrazione dei sistemi di qualità ed ambiente. Tutti i sistemi di gestione devono essere al più possibile integrati perché operino con efficacia. Norma ISO 9000, Vision 2000 e ISO Dall analisi di queste norme emerge l esistenza di forti analogie tra le stesse: tutte e due seguono un modello di sistema aziendale basato sulla successione dinamica delle fasi di analisi pianificazione implementazione controllo riesame. Questa successione ha come obiettivo intrinseco il miglioramento della propria performance ed è quindi la traduzione in termini aziendali del principio del miglioramento continuativo. Alla luce di questi elementi è quindi possibile definire un modello applicativo di Sistema di Gestione Integrata, in termini non solo teorici, ma anche con dei riferimenti applicativi per le aziende impegnate nel suo sviluppo. La gestione della qualità e dell ambiente rientrano appunto fra questi sistemi: hanno molti punti in comune e sono facilmente armonizzabili. Vi sono naturalmente delle diversità; il problema è di come renderli il più possibile integrabili e quindi gestibili. 3.2 Quale convenienza? Alcuni principi sono già stati menzionati per i singoli sistemi, ripetiamo comunque quanto già detto aggiungendo i vantaggi per un sistema integrato: La riduzione di costi che deriva essenzialmente dalla migliore gestione delle informazioni, del personale, delle registrazioni, dei controlli, e dal minor tempo/uomo impiegato nella progettazione ed implementazione di uno integrato rispetto a due sistemi e nell attività di verifica effettuata dall organismo di certificazione esterno. L integrazione tra le politiche che evita possibili conflitti tra le differenti strategie aziendali e favorisce la diffusione omogenea della cultura aziendale. La diminuzione della massa documentale che diminuisce i costi per gestirla. L omogeneità delle metodologie di gestione aziendale. 13

19 La risposta più idonea proviene comunque dall esperienza pratica di applicazione di Sistemi di Gestione Integrati presso le aziende. Da ciò consegue che l'integrazione tra i Sistemi è operativamente fattibile, pur con differenti percentuali di approfondimento in funzione del livello funzionale aziendale come indicato nella tabella. Tabella 3: Livello di integrazione possibile in funzione del livello funzionale aziendale FUNZIONE LIVELLO DI INTEGRAZIONE Alta direzione Integrazione massima, perché la strategia è comune Management intermedio Integrazione media, perché interviene la componente tecnica di specializzazione, specie nelle funzioni operative. Tecnici, Addetti Integrazione bassa, perché l'operatività è differente, rimangono simili le componenti di sensibilizzazione e formazione 3.3 Possibili schemi di integrazione Partendo dal principio di base che l integrazione debba essere fatta solo se vantaggiosa, deve essere quindi esclusivamente applicata a quei settori ed a quei processi ove vi sia una reale possibilità di successo. Non esiste uno schema fisso, tutto dipende dalla struttura organizzativa dell organizzazione. Il grado di integrabilità effettiva, pratica e documentale, riscontrato dagli addetti ai lavori che si sono cimentati nell implementazione di un SGA nell ambito di una azienda già operante secondo i requisiti di un Sistema Qualità certificato secondo le ISO 9000 risulta essere: NULLO: Per le strutture organizzative, le prassi gestionali, le soluzioni tecnologiche ed operative, per la documentazione riguardanti: Gli aspetti ambientali La preparazione alle emergenze ambientali e risposta ad esse. 14

20 BASSO: Per le strutture organizzative, le prassi gestionali, le soluzioni tecnologiche ed operative, per la documentazione riguardanti: Le prescrizioni legali e altre; La comunicazione La politica ambientale; Gli obbiettivi e traguardi ambientali, Il programma ambientale, La formazione, sensibilizzazione e la distribuzione delle competenze; Il controllo operativo (per quanto attiene il riesame del contratto, il controllo della progettazione, l approvvigionamento, il controllo del prodotto fornito dal Cliente, l assistenza, l identificazione e rintracciabilità del prodotto), I controlli e le azioni correttive (per quanto attiene lo stato delle prove, i controlli e collaudi, le tecniche statistiche). ALTO Per le strutture organizzative, le prassi gestionali, le soluzioni tecnologiche ed operative, per la documentazione riguardanti: La gestione del manuale e la descrizione delle caratteristiche del Sistema di Gestione Ambientale, La struttura e responsabilità, La documentazione, controllo e registrazione della documentazione, Il controllo operativo (per quanto attiene: controllo del processo, la movimentazione, l immagazzinamento, imballaggio, conservazione e consegna), I controlli e le azioni correttive (per quanto attiene il controllo delle apparecchiature per prova, misurazione e collaudi, le azioni correttive e preventive, il controllo delle registrazioni della Qualità, le verifiche ispettive interne), Il riesame del Sistema da parte della Direzione 15

21 A titolo esemplificativo vengono riportati di seguito quattro esempi di possibile progetto del sistema: 1) Due manuali (Qualità ed Ambiente) e due sistemi separati di procedure 2) Un manuale (Qualità ed Ambiente) e due sistemi separati di procedure 3) Un manuale (Qualità ed Ambiente) ed un sistema di procedure integrato 4) Un manuale (Qualità ed Ambiente) con alcune procedure integrate ed altre no. Come detto in precedenza ogni organizzazione deve essere libera di adottare lo schema che più si addice alla propria realtà, tuttavia, in linea di massima, si ritiene che lo schema 4 sia il più elastico ed applicabile. - 1) manuale e procedure separate - 2) manuale comune e procedure separate Manuale Qualità Manuale Ambiente Manuale Qualità & Ambiente Procedure Procedure Procedure Procedure Qualità Ambiente Qualità Ambiente - 3) manuale comune e procedure comuni - 4) manuale comune ed solo alcune procedure in comune Manuale Qualità & Ambiente Manuale Qualità & Ambiente Procedure Qualità & Ambiente Procedure Q & A. Procedure Qualità Procedure Ambiente In futuro, l'integrazione sarà facilitata quando sarà emessa una nuova norma per l'audit integrato (denominata ISO 19011). 16

22 3.4 Fasi del percorso di integrazione Prima di scegliere una delle strade (1, 2, 3, 4) per l'implementazione del sistema integrato, occorre considerare i presupposti per l'integrazione fra i due sistemi (Qualità ed Ambiente). Nel descrivere le fasi di un percorso d implementazione che veda come punto d arrivo il Sistema di Gestione Integrato (S.G.I.) descritto, è opportuno distinguere le diverse situazioni di partenza in cui può trovarsi una organizzazione. E infatti palese come il processo d integrazione possa differire sia in base alle caratteristiche produttive dell organizzazione, come pure dalla sua situazione organizzativa. I diversi livelli di partenza di un organizzazione di fronte al Sistema di Gestione Integrato possono essere sintetizzati in due diverse situazioni, che di seguito definiremo come approcci al S.G.I., un approccio generale ed uno di integrazione a partire dal Sistema di gestione per la Qualità (conforme alla ISO 9000 Vision 2000 ) Approccio generale Rientrano in questa situazione tutte le aziende prive di Sistemi gestionali formalizzati che, tuttavia possono aver già maturato significative esperienze nei settori della Garanzia della Qualità e del miglioramento ambientale. Per tali imprese la prima e più importante fase del percorso realizzativo sarà quella definita comunemente come Analisi Iniziale. Nel corso dell Analisi Iniziale dovranno essere valutati e sviluppati: I punti di forza e di debolezza dell organizzazione nei due settori d azione Le procedure formalizzate e non La posizione dell organizzazione nei confronti dei requisiti espressi dalle norme internazionali di riferimento Gli elementi di integrazione specifici all organizzazione Terminato questo momento fondamentale, la Direzione sarà in grado di definire una politica del S.G.I. ed i propri obiettivi nei due settori d azione. 17

23 Successivamente andrà affrontata la fase delle procedure operative. Queste dovranno fare riferimento sia agli standard citati, sia alle caratteristiche generali dell organizzazione. Dopo un opportuna fase di verifica operativa e un programma di audit che si concluderà con un riesame complessivo del S.G.I.. Il riesame condotto dalla Direzione dovrà soffermarsi: Sui risultati della gestione nelle due aree di intervento Sull applicazione complessiva del S.G.I. Sui mutamenti manifestatisi sul piano legislativo, nel mercato o nella pubblica opinione Al termine dell analisi, la Direzione valuterà infine la necessità di modifiche al Sistema e definirà i nuovi Obiettivi dell'organizzazione Approccio d integrazione Questo secondo approccio riguarda le aziende già dotate di un Sistema Qualità formalizzato. La situazione che si vuole descrivere è forse quella che comprende il maggior numero delle imprese che si è indirizzata o si indirizzerà verso un Sistema di Gestione Integrato. Per molti versi il punto di partenza rappresentato dal Sistema Qualità si può definire come una situazione avanzata, che presenta maggiori opportunità rispetto alla precedente. Il lavoro di analisi, di formalizzazione e di verifica svolto da un organizzazione per realizzare un Sistema qualità efficace, è tale da costruire un patrimonio in termini di risorse e cultura aziendale così da agevolare non poco lo sviluppo del S.G.I.. Si tratta, infatti, di non realizzare ex novo, ma di condurre un azione d integrazione e di revisione di quanto già realizzato dall organizzazione. In comune con il primo approccio rimane la fase di Analisi Iniziale, in questo caso limitata ai soli aspetti relativi alla Gestione Ambientale. Segue una fase di revisione della politica della qualità, che viene estesa da un impegno della Direzione alla protezione dell ambiente. La fase di pianificazione si traduce in una revisione di gran parte delle procedure del Sistema Qualità che diverranno così le procedure comuni e le procedure integrate del S.G.I. 18

24 Successivamente per gli aspetti specifici della gestione ambientale dovranno essere realizzate apposite procedure. Il Manuale della Qualità dovrà quindi essere aggiornato per diventare il Manuale del S.G.I. in base ad uno degli schemi di cui al paragrafo CONCLUSIONI L introduzione di tale Sistema organizzativo deve portare anche a una revisione critica delle barriere che si formano nelle aziende, piccole e grandi, tra i vari settori e tra le varie aree (per esempio tra Qualità e problematiche ambientali, tra settore produttivo e commerciale ecc.). Solamente con una partecipazione allargata a tutte le componenti aziendali al Sistema di Gestione Integrata potranno essere conseguiti con successo gli obiettivi di miglioramento che esso si prefigge. Nel seguito si suggerisce una lista di controllo per poter esaminare lo stato attuale dell impresa e studiare i passi per implementare un Sistema di Gestione Integrato. 19

25 ALLEGATO I: CHECK-LIST 1. RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE REQUISITI GENERALI Politica Esiste un documento che descrive il programma e definisce la politica per la Qualità e l Ambiente dell Azienda e che sia sottoscritto dalla Direzione aziendale? La Politica aziendale è compresa, realizzata e sostenuta a tutti i livelli aziendali? La politica aziendale è resa pubblicamente disponibile? La Politica aziendale è appropriata alla natura ed alla tipologia delle attività, prodotti e servizi realizzati, nonché alle dimensioni ed alla realtà aziendale? Tale Politica è inoltre adeguata alle aspettative dei propri clienti e, in generale, delle parti interessate? In particolare, la Politica aziendale per l Ambiente, è appropriata alla dimensione e natura degli impatti ambientali delle attività, prodotti o servizi dell organizzazione? La Politica aziendale comprende un impegno al rispetto delle leggi e regolamenti in campo ambientale? La Politica aziendale prevede un ragionevole ma continuo miglioramento delle performance aziendali relativamente alla Qualità e all Ambiente? Obiettivi e traguardi Programmi Sono stati definiti gli obiettivi e i traguardi per la qualità e l ambiente? E stata attentamente valutata la reciproca compatibilità tra gli obiettivi per la qualità e gli obiettivi per l ambiente? Sono stati stabiliti eventuali obiettivi comuni o tra loro in sinergia? Sono stati definiti e mantenuti attivi i programmi e gli impegni per il raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi? I programmi comprendono la definizione di mezzi, competenze, responsabilità specifiche, e relativi tempi, per ogni funzione aziendale coinvolta? Sono inoltre stabilite modalità e responsabilità per verificare lo stato di avanzamento di ciascun programma? 1

26 Organizzazione Sono stabilite, documentate e comunicate le autorità, le responsabilità e l interconnessione delle varie strutture aziendali, aventi direttamente o indirettamente influenza con la qualità e/o l ambiente? L organizzazione dell Azienda è documentata? Esiste un organigramma aziendale? L Alta Direzione ha designato un apposito Rappresentante della Direzione per il SGI o, in alternativa, appositi rappresentanti per la Qualità e l Ambiente? Il Responsabile del Sistema di Gestione Integrato, tra i suoi compiti e le sue responsabilità, ha quelli relativi alla preparazione, alla realizzazione ed al controllo dell attuazione del SGI? Tale Rappresentante ha inoltre l autorità necessaria allo svolgimento dei propri compiti e per poter riferire all Alta Direzione sull andamento del SGI, al fine di permetterne il riesame ed il miglioramento? Riesami della Direzione Il Sistema di Gestione Integrato è sottoposto a riesami periodici da parte della Direzione? Per l esecuzione di tali Riesami, sono state preventivamente individuate tutte le informazioni, dati e registrazioni necessarie al fine di porre la Direzione stessa in condizione di effettuare tutte le pertinenti valutazioni? Il Riesame prevede la possibilità di cambiamenti alla Politica, agli obiettivi e traguardi, e ad altri elementi del Sistema di Gestione? È stato effettuato un riesame della Direzione? 2. PIANIFICAZIONE Sono state identificate tutte le possibili attività, processi, prodotti e servizi, aventi influenza sulla qualità e sull ambiente? Sono state inoltre identificate tutte le possibili reciproche influenze, dirette o indirette, tra la qualità e l ambiente? Nella pianificazione sono state considerate le esigenze operative? 2

27 Sono definite ed applicate procedure per individuare gli aspetti ambientali che hanno o che possono avere impatti significativi sull ambiente? Tali procedure prendono in considerazione (elenco non esaustivo): - Le possibili emissioni in atmosfera? - I possibili scarichi idrici? - Ogni tipologia di rifiuto? - Utilizzo e contaminazione del suolo? - Utilizzo di acqua? - Utilizzo di combustibili? - Utilizzo di energia? - Utilizzo di altre risorse naturali? - Le fonti di inquinamento acustico? - Le fonti di emissioni di odori? - Le fonti di emissione di polveri? - Le fonti di vibrazioni? - L impatto visivo di infrastrutture e impianti? Tali procedure vengono applicate: - Alle condizioni operative di regime? - Alle condizioni operative transitorie? - Alle condizioni di manutenzione? - Alle condizioni operative di processo anomale? - Alle possibili situazioni di emergenza? - Alle attività pregresse? - Nello studio di pianificazione di attività future? L organizzazione ha stabilito ed applica dei criteri di significatività per determinare i propri aspetti ambientali significativi? L organizzazione, nel definire obiettivi e traguardi, ha tenuto in considerazione gli aspetti ambientali significativi? Sono state predisposte delle procedure per il corretto svolgimento di attività aventi influenza sull ambiente e sulla qualità? Nella preparazione di tali procedure sono state attentamente valutate le possibili influenze reciproche tra i due settori? È prevista la preparazione di Piani della Qualità? 3

28 Nella preparazione di tali piani della Qualità vengono attentamente valutate le attività e/o prodotti che possono generare aspetti ambientali significativi? 3. ASPETTI LEGALI L Organizzazione ha stabilito e mantiene attiva una procedura relativa ai requisiti legali e di altro tipo (a cui l Organizzazione è sottoposta o che spontaneamente sottoscrive) applicabile agli aspetti ambientali di attività, prodotti o servizi dell Organizzazione stessa? Tale procedura (o procedure): - Prevede le modalità per individuare ed accedere a tali requisiti legali? - Prevede le responsabilità per le attività di analisi dei contenuti e verifica delle applicabilità all Organizzazione stessa di tali norme e leggi? - Contiene le istruzioni/informazioni (nonché le responsabilità/autorità) per dare avvio alle iniziative/attività finalizzate all adeguamento a tali requisiti di legge e normativi? - Vengono analizzate e valutate tutte le possibili influenze sulla qualità derivanti da tali disposizioni di legge? - L Organizzazione ha stabilito e mantiene attive procedure per valutare periodicamente la conformità a leggi e regolamenti ambientali applicabili? 4. COMUNICAZIONE L Organizzazione ha stabilito ed applica procedure per le comunicazioni interne ed esterne? Tali procedure descrivono le modalità di ricevimento, di documentazione e risposta a comunicazioni di tutte le parti interessate, riguardanti attività e prodotti aventi influenza sulla qualità e sull ambiente? Sono registrate le decisioni prese a seguito di comunicazioni esterne riguardanti aspetti ambientali significativi? 4

29 5. CONTROLLO OPERATIVO Sono definite ed applicate procedure di identificazione e di controllo delle aree e delle attività che influenzano di fatto o potenzialmente l ambiente, anche se non aventi influenza sulla qualità? Tali procedure comprendono: - Istruzioni operative specifiche per dipendenti e personale esterno? - Istruzioni riguardanti acquisti ed appalti per il controllo dei fornitori? - Monitoraggio e controllo delle caratteristiche di processo significative? - Approvazione di nuovi processi e nuove attrezzature? - Relativi criteri di esecuzione? Queste procedure includono le fasi di manutenzione e i relativi aspetti ambientali? 6. PREPARAZIONE ALLE EMERGENZE E RISPOSTA L Organizzazione ha identificato tutte le possibili situazioni di emergenza e di incidenti? L Organizzazione ha identificato i possibili impatti ambientali, diretti o indiretti, associati con tali situazioni? Ha inoltre identificato i possibili impatti sulla qualità, diretti o indiretti, associati a tali situazioni? Sono stabilite e mantenute attive procedure per identificare e rispondere a tali incidenti e situazioni di emergenza, al fine di prevenire, mitigare e gestire gli impatti sull ambiente e sulla qualità ad essi associati? Queste procedure sono periodicamente provate, ove possibile? 7. RIESAME DEL CONTRATTO Esistono procedure documentate per il riesame del contratto? I requisiti da osservare sono opportunamente definiti e documentati? 5

30 Sono inclusi requisiti finalizzati a considerare e valutare gli aspetti ambientali derivanti da attività/prodotti connessi con gli elementi oggetto di riesame? Sono documentati i riesami dei documenti contrattuali? 8. PROGETTAZIONE Le attività sono pianificate? Le interfaccie sono definite? Dati e requisiti sono definiti? Tra i requisiti di base sono inclusi requisiti che tengano in considerazione gli aspetti ambientali del servizio/prodotto oggetto della progettazione stessa (siano essi specificati dal cliente e/o finalizzati alla conformità alla Politica, obiettivi e programmi dell Organizzazione stessa)? Sono eseguiti: - Riesami - Verifiche - Validazione della progettazione? Nelle varie fasi della progettazione sono considerati gli eventuali aspetti ambientali connessi (direttamente o indirettamente) con il prodotto/servizio oggetto della progettazione stessa, ivi compresi quelli relativi alla loro produzione e realizzazione? Le modifiche sono gestite in modo controllato? 9. GESTIONE DEI DOCUMENTI Esiste un elenco generale dei documenti che ne identifichi lo stato di revisione? I documenti sono correttamente distribuiti ed usati nei luoghi dove viene effettuata l attività relativa? Esistono disposizioni per evitare che documenti scaduti o non validi siano erroneamente utilizzati? I documenti sono modificati e revisionati dalle stesse persone che hanno curato la stesura originale? 6

31 I documenti in archivio sono di facile rintracciabilità? È stabilito un tempo standard di conservazione dei documenti? 10. APPROVVIGIONAMENTO DI MATERIALI, COMPONENTI O SERVIZI I fornitori sono valutati e qualificati? Esiste una lista dei fornitori qualificati? La qualifica dei fornitori rimane documentata? Per la qualifica dei fornitori vengono presi in considerazione anche gli aspetti ambientali connessi con le attività e i prodotti relativi ai fornitori stessi? Vengono effettuati controlli presso i fornitori? Viene assicurato che tutte le prescrizioni applicabili alla fornitura siano indicate nell ordine di acquisto, ivi comprese quelle connesse ad eventuali aspetti ambientali? I documenti d ordine sono verificati prima della loro emissione? 11. IDENTIFICAZIONE E RINTRACCIABILITÀ È applicata l identificazione dei materiali durante il processo produttivo e la correlazione tra i materiali ed i documenti relativi? I materiali/prodotti che possono generare impatti ambientali, ove pertinente, sono identificabili e rintracciabili? 12. CONTROLLO DEL PROCESSO Le operazioni di fabbricazione sono pianificate? I processi di fabbricazione sono eseguiti in condizioni controllate? Sono state identificate le operazioni ed attività del processo produttivo connesse ad aspetti ambientali significativi e/o che possono avere influenza su obiettivi traguardi e programmi ambientali? 7

32 Le procedure di lavorazione comprendono le istruzioni e le informazioni necessarie per effettuare e realizzare correttamente le varie fasi di produzione, ivi comprese quelle per prevenire, mitigare e controllare eventuali impatti ambientali? Sono utilizzati procedimenti speciali? I procedimenti speciali ed il personale che li effettua sono preventivamente qualificati? 13. CONTROLLO MATERIALI APPROVVIGIONATI Il controllo al ricevimento è regolato da una procedura scritta? Il controllo al ricevimento comprende verifiche sulle marche di collaudo e di identificazione dei materiali? Il controllo al ricevimento comprende la verifica dei documenti relativi alla qualità ed agli aspetti ambientali del prodotto? Esistono precauzioni per evitare che materiali trovati non conformi al ricevimento siano erroneamente avviati alla produzione? Le procedure di ispezione e di prova stabiliscono i metodi di controllo, le apparecchiature da impiegare ed i criteri di accettabilità? 14. ISPEZIONI, CONTROLLI E PROVE Sono definite ed applicate procedure di controllo delle aree, delle attività e dei prodotti che influenzano di fatto o potenzialmente l ambiente e la qualità? Le procedure comprendono: - La definizione dei parametri significativi? - La metodologia per effettuare le analisi e prove? - La definizione dei pertinenti criteri di accettazione? - Istruzioni relative alle verifiche di conformità, alla precisione ed alle modalità di analisi dei dati? - Istruzioni relative alle azioni correttive da intraprendere nei casi di non conformità? - Definizione dei cicli di verifica? 8

33 - Istruzioni relative alla valutazione dei dati in caso di difettosità dei sistemi di misura? - Istruzioni relative al controllo qualità delle misure ed alla taratura della strumentazione? Le procedure stabiliscono le normative o gli standards da applicare ed i documenti da emettere a seguito di ispezioni o prove? Il personale addetto ad ispezioni e prove è qualificato? Sono stabilite le responsabilità relative al coordinamento ed alla gestione delle verifiche, dell analisi e dei controlli interni ad ogni reparto del Sito Produttivo? Viene predeterminato un programma di ispezioni e di prove documentato ed adeguato per la verifica dei requisiti di qualità del prodotto e dei requisiti ambientali? Sono previsti dei piani di controllo di qualità per i vari prodotti? È sempre possibile conoscere lo stato di ispezione o di prova dei materiali e delle attività? Viene effettuato un controllo finale sul prodotto finito, per verificare che tutte le ispezioni e le prove previste siano state effettuate ed abbiano dato esito positivo? 15. APPARECCHIATURE DI MISURE E DI PROVA Prima di ogni controllo viene verificata l adeguatezza della precisione delle apparecchiature di misura e di prova utilizzate? Le apparecchiature che servono a tenere sotto controllo i parametri dei processi di lavorazione, le attività ed i prodotti aventi influenza sulla qualità e l ambiente, sono tarate e gestite in modo controllato? Esiste un elenco delle apparecchiature di misura e di prova? Per ogni apparecchiatura di misura e di prova sono registrati lo stato di taratura e la precisione? Le apparecchiature di misura e prova sono tarate a fronte di strumenti certificati e correlabili con campioni riconosciuti in sede nazionale? È possibile correlare le apparecchiature di misura e prova con controlli eseguiti con esse precedentemente? Sulle apparecchiature di misura e di prova è evidenziata la data di scadenza della taratura? Esistono precauzioni per evitare l impiego di apparecchiature fuori taratura? I materiali od i prodotti esaminati con apparecchiature trovate fuori taratura sono adeguatamente riesaminati? 9

34 È utilizzato un software per fare controlli? 16. NON CONFORMITÀ È disponibile una procedura per la gestione delle non conformità? Sono chiaramente stabilite le responsabilità e le autorità per gestire le non conformità e per avviare a completare azioni correttive e preventive? In particolare, nella gestione delle non conformità: - Vengono accertate le cause? - Viene formulato un piano d azione? - Vengono avviate azioni preventive commisurate alla tipologia della non conformità? - Viene verificata l efficacia delle azioni preventive mediante controlli? - Vengono registrate eventuali variazioni di procedura derivanti dalle azioni correttive? Le decisioni prese sulle non conformità, e la loro motivazione, sono riportate su appositi documenti? I materiali, i prodotti o parti di essi trovati nei conformi sono chiaramente identificati come tali? Sono previsti dei metodi efficaci per impedire che le parti non conformi siano erroneamente impiegate? Le non conformità sono documentate e registrate in un apposito documento? Sono definite responsabilità ed autorità decisionali sulle non conformità? Viene effettuata un analisi dei prodotti scartati o rilavorati, delle cause, delle non conformità rilevate e delle azioni correttive intraprese al fine di migliorare la qualità del prodotto? Viene verificata la corretta attuazione delle azioni correttive? 17. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE Esiste un programma di attuazione di misure correttive per le non conformità relative al prodotto ed al SGI? Esiste un programma preventivo per evitare non conformità del prodotto e del Sistema di Gestione Integrato? 10

35 18. MOVIMENTAZIONE ED IMMAGAZZINAMENTO DEI MATERIALI Esistono procedure e sono adottate metodologie e precauzioni adeguate per preservare materiali o prodotti da danni o deterioramenti durante la movimentazione o la conservazione in magazzino? Tali attività sono effettuate secondo criteri volti a prevenire e mitigare eventuali impatti ambientali, reali e/o potenziali, tanto in condizioni operative normali, eccezionali e/o di emergenza? I materiali a magazzino sono periodicamente ispezionati? 19. REGISTRAZIONI Sono state definite le modaliltà per l individuazione, l approvazione e la gestione della documentazione delle registrazioni? Sono previsti accorgimenti per la prevenzione dei danneggiamenti della documentazione di registrazione? Le registrazioni sono adeguate per valutare e dimostrare la conformità dei requisiti specificati e per dimostrare l efficacia del SGI alla politica, obiettivi, traguardi per la qualità e l ambiente? Sono stabiliti i tempi di conservazione dei documenti di registrazione? La documentazione di registrazione è facilmente identificabile e rintracciabile? 20. VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE Sono effettuate in maniera pianificata e documentata verifiche ispettive per valutare l applicazione e l efficacia del Sistema di Gestione Integrato all interno dell Azienda? Il programma di verifiche ispettive è basato sull importanza e sulla criticità delle attività svolte? È stato svolto almeno un ciclo completo di verifiche ispettive? I risultati delle verifiche ispettive sono notificati ai responsabili delle aree verificate? 11