STRUTTURA DEL SOFTWARE FRONT OFFICE REVENUE MANAGEMENT MEETING NET BOOKING POS ECONOMATO CRM

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1 STRUTTURA DEL SOFTWARE FRONT OFFICE REVENUE MANAGEMENT MEETING NET BOOKING POS ECONOMATO CRM PROXIMA SERVICE S.r.l Torino - Corso Francia 2/bis Tel Fax info@hotelcube.eu - Milano - Roma - Modena - Bari - Cagliari - Siracusa Per informazioni commerciali Numero Verde

2 Azienda Struttura del software HotelCUBE International è costruito su un unico database ed è PROxIMA Service organizzato in moduli. Gli operatori possono utilizzare i moduli, e di questi le funzionalità specifiche, se muniti di autorizzazione. L utilizzo delle più moderne tecnologie di implementazione delle applicazioni PROxIMA Service (acronimo di PROdotti x Il Management Alberghiero) (Web Service) e di Microsoft SQL 2005 consentono di gestire i dati, vanta un esperienza di oltre 20 anni nella meccanizzazione di strutture in modo automatico e trasparente, sia su un unico database centrale, ricettive, sia commerciali che turistiche, e dal 1997 si propone con sia su un database per struttura ricettiva, sia su una distribuzione HotelCUBE che è uno dei software gestionali per alberghi leader sul mista (solo alcune tabelle centralizzate, per esempio i Clienti, le Ditte, mercato con oltre 500 installazioni. i Fornitori). In questi anni PROxIMA ha saputo porsi al fianco delle strutture L architettura di HotelCUBE International consiste in una parte client alberghiere per approfondire le esigenze di ogni singolo reparto e, e in una parte server suddivisa in diversi layer: con HotelCUBE, ha offerto uno strumento adeguato per affrontare l evoluzione del mercato e dei continui cambiamenti dell Information Technology. Application Layer, consiste in uno o più Web Service che ricevono le richieste provenienti dai client e le smistano al Services Layer. Azienda HotelCUBE è un software che permette di gestire, con i suoi diversi moduli, tutti i reparti dell Hotel fornendo una soluzione a 360 che va dal Booking (anche via Internet), statistiche, Uniform System, Revenue Management, fino al Customer Relation Management. Attenta all evolversi delle tecnologie Microsoft, PROxIMA migliora e sviluppa costantemente HotelCUBE per renderlo sempre più affidabile ed in linea con le nuove esigenze applicative. HotelCUBE viene commercializzato nelle seguenti versioni: International. Lo strumento più moderno di gestione delle multiproperty, con funzionalità di Revenue Management, CRM e Workflow. Anche se progettato per multiproperty, l albergo singolo può utilizzarlo traendone tutti i vantaggi funzionali e tecnologici. Lite. Ideale per piccoli alberghi, B&B, case vacanza. Scaricabile dal sito aziendale, autoinstallante. New Generation. Completa, flessibile. Contiene, oltre a tutte le funzioni standard, un insieme di statistiche per analisi di marketing. Lo standard di riferimento a livello nazionale. Free. L unico prodotto di gestione alberghiera freeware. Struttura del software Services Layer, consiste in diversi Web Service specializzati (es. per i dati, per le stampe, per le statistiche, ecc) che ricevono le richieste dall Application Layer. Data Layer, gestisce le richieste provenienti dal Service Layer effettuando le query sul database. La suddivisione in layer consente di ottimizzare le prestazioni dei server nel caso di strutture complesse e di salvaguardare l investimento hardware. In caso di multi property, inoltre, viene garantita l unicità delle anagrafiche dei clienti, ditte, agenzie, fornitori. Di seguito vengono evidenziati alcuni scenari, dal più semplice (albergo singolo) al più complesso (alberghi multiproperty con database parzialmente distribuiti).

3 Booking. Semplice e immediato, fornisce in automatico le tariffe allocate dal Revenue Manager. Per il soggiorno è possibile assegnare, giorno per giorno, trattamento, tariffa e camera differente. E gestito l invio automatico del fax di conferma e la memorizzazione della corrispondenza su una cartella specifica per prenotante, facilmente visualizzabile da Outlook o Word. Tramite le funzionalità di CRM è possibile visualizzare i dati che consentono all operatore di relazionarsi al meglio con il prenotante. Oltre alla semplice prenotazione della camera, è possibile inserire prenotazioni accessorie (come posto auto, ombrelloni, ecc.) o associare le camere ad un meeting. Preassegnazione. Associare le camere ad una prenotazione di gruppo, modificarne l assegnazione e registrare la roaming list, tutte operazioni che possono essere eseguite con estrema semplicità, con un semplice click sulla camera. Front office Front office La semplicità, l intuitività e la potenza delle funzioni sono le caratteristiche principali del modulo del Front Office di HotelCUBE International. Visualizzazioni chiare, con caratteri di dimensione adeguate che non costringono a sforzi visivi, grafica e disposizione dei campi lo rendono immediato e semplice nella registrazione dei dati. Su ogni operazione, viene effettuato il controllo delle autorizzazioni concesse all operatore. Nel modulo sono presenti tutte le funzionalità necessarie per qualsiasi tipologia di struttura ricettiva. Le principali funzioni innovative del Front Office di HotelCUBE International sono: Allotment. E possibile effettuare la registrazione del contratto per numero di camera (la 101, 110, ecc), per tipologia di camera o generica. Si possono definire quantità di camere differenti per giorno della settimana e release diversi per periodo. Una chiara rappresentazione grafica consente di visualizzare la situazione delle vendite per agenzia. Check In. E possibile gestire individuali, walkin, prenotati, gruppi. In qualsiasi momento del soggiorno si può dividere il conto di appartenenti alla stesso conto o riunire i conti se eseguiti separatamente. Anche in questa fase, tramite le funzionalità di CRM, è possibile visualizzare i dati che consentono all operatore di relazionarsi al meglio con il prenotante. Governante.Gestisce tutti gli eventi e produce le stampe per i reparti. E possibile integrare le funzionalità della governante con i dispositivi di gestione della struttura per essere aggiornati su richiesta di pulizia della camera, una richiesta di manutenzione, o sulla presenza in camera del cliente. Check out. E possibile, in qualsiasi momento del soggiorno, aprire più conti per la stessa camera ed assegnare intestazioni differenti. In fase di emissione del conto tutto è possibile: dividere conti, estrarne parzialmente, ecc. Visualizzazioni. Tutte le visualizzazioni possono essere esportate su stampa, su PDF, su XML, su Excel. In HotelCUBE International, tramite le funzionalità di drill down, è possibile acquisire maggiori informazioni di dettaglio.

4 Revenue management Meeting Lo scopo del modulo è poter stabilire quante e quali tariffe possono Il modulo MEETING è destinato alle strutture che hanno la necessità essere vendute. di gestire le sale riunioni, sale ristoranti e spazi comuni in base a Il Revenue Manager avrà a disposizione una serie di statistiche sullo eventi congressuali o conferenze. storico e la previsione di occupazione. Poiché il RM può lavorare solo sulle camere da lui gestibili, il modulo esclude dai conteggi le camere in allotment e quelle assegnate a specifici segmenti di business sulla base dell esperienza o dei dati statistici. Il programma gestisce le prenotazioni consentendo la registrazione di: ordini di servizio mise en place attrezzature e loro disponibilità servizi erogati da fornitori esterni Profili. Questo strumento fornisce, sulla base dei dati storici, l incidenza E possibile associare alla prenotazione di un evento congressuale sull occupazione per i segmenti di clienti per giorno della settimana. diverse sale in varie fasce orarie e diverse tipologie; contestualmente Un profilo è costituito da un insieme di identificatori (tariffa, spesa è possibile prenotare più camere dell'albergo. appartamento, spesa residua trattamento, extras, lead time, ecc) a La relazione tra prenotazione evento e prenotazione camere consentirà cui è possibile associare un peso. Nel caso di archivi non strutturati di ottenere una ricca collezione di statistiche per l analisi sull occupazione (dove l uso del segmento cliente, del mercato di provenienza, ecc. e sulla produzione. Revenue management non erano gestiti accuratamente) o provenienti da altre applicazioni di gestione alberghiera è possibile utilizzare processi di data mining insiti in HotelCUBE International per ottenere una segmentazione della clientela. Previsione. E possibile eseguire previsioni a lungo e breve termine. Una collezione di statistiche, eseguite sia su dati storici sia su prenotazioni con date future, forniscono un supporto al RM per determinare l occupazione prevista. L occupazione viene memorizzata per poi essere utilizzata in fase di ottimizzazione. Le statistiche di supporto sono: Serie storiche (presenze e camere) Prenotazioni acquisite Curve di prenotazione cumulative Tabella eventi. Oltre a definire i tassi di occupazione previsti è possibile dichiarare le date di alone. Sovrapponendo i contenuti della tabella eventi ai grafici delle serie storiche il RM può orientarsi per decidere la relazione Eventi-Prenotazioni acquisite. Per le previsioni vengono determinate le occupazioni previste tramite il metodo del pick up. Ottimizzazione. L ottimizzazione permette di definire la quantità ed il tipo di tariffa disponibile alla vendita. Il RM, supportato dalle statistiche e grafici delle previsioni, può determinare giorno per giorno l allocazione delle tariffe. Il personale del booking vedrà esclusivamente le tariffe disponibili per segmento di cliente e, se nessuna è applicabile, potrà facilmente registrare il regret o denial. Meeting Avere a disposizione il dettaglio di ogni singolo evento è sicuramente uno degli aspetti di maggiore rilevanza. In tempo reale, quando il cliente richiede informazioni sull evento da organizzare, con il modulo Meeting potrete fornire un preventivo dettagliato della situazione delle sale e di quelle che sono le disponibilità delle attrezzature e naturalmente dei costi. Inoltre è possibile predisporre automaticamente, con i dati forniti dal cliente, tutti gli ordini di servizio per i vari reparti dell albergo, impostati in maniera tale che potrete avere, grazie all elaborazione automatica dei dati, anche i tempi di preparazione per l allestimento delle sale e l organizzazione dei vari servizi collaterali (coffe break, colazioni di lavoro, ecc.). Uno strumento pertanto di grande utilità per una adeguata ed evoluta pianificazione della situazione congressuale che permette di controllare, con una visione d insieme, tutta l area congressuale dell albergo e naturalmente tutta la situazione dei budget relativi ai vari eventi (preventivi di spesa per il cliente organizzatore, impiego di personale e attrezzature, eventi collaterali alla manifestazione e collegamento con la situazione delle camere prenotazioni e occupazione) in relazione ai vari eventi congressuali.

5 Gli Albergatori oggi percepiscono sempre di più la necessità di fornire alle proprie strutture ricettive la visibilità globale che Internet può garantire. Prova ne è il crescente numero di siti Web che offrono i prodotti di singoli alberghi o gruppi di strutture e ne consentono la richiesta di prenotazione da parte di nuovi clienti occasionali (navigatori) o ditte convenzionate. I siti Web degli alberghi sono di diverso tipo, in parte evoluti ma quasi tutti con lo stesso limite: obbligo di chiudere/aprire le date modificare la quantità di camere disponibili alla vendita conferma richiesta prenotazione non automatica Tutto ciò comporta l intervento di un operatore qualificato e tempi lunghi per la risposta, drasticamente accresciuti da eventuali fusi orari. L esigenza degli Albergatori è di disporre di uno strumento che permetta di: Fornire al richiedente una risposta in tempo reale, 24 ore al giorno, 365 giorni l anno. Vendere secondo criteri di Yield. Avere la totale affidabilità della vendita e garantirla al cliente. Offrire alternative, se esistono, e non perdere mai alcun contatto. I principali canali attraverso i quali gli alberghi espongono le loro tariffe e disponibilità sono rappresentati dai portali degli IDS, molti dei quali a loro volta sono collegati anche ai GDS. A questo iniziale approccio si va costantemente affiancando la vendita diretta attraverso il sito dell albergo realizzata con l ausilio di un Booking Engine. I risultati ottenuti attraverso la vendita diretta sono in molti casi migliori rispetto a quella dei portali turistici, consentendo all albergo un risparmio notevole in termini di commissioni ed un contatto diretto con il cliente. Il modulo NetBooking di Hotelcube International è il primo CRUSCOTTO integrato con il Booking Engine in grado di gestire entrambe le modalità di vendita attraverso un unica interfaccia. I punti di forza della nostra soluzione sono: Aspetti Funzionali integrazione completa tra il booking engine con il PMS HotelCUBE Net booking Net booking sincronizzazione in tempo reale tra il booking engine con il PMS HotelCUBE semplice, flessibile e potente unica nel suo genere, definizione di regole automatiche per la gestione tariffe e disponibilità secondo indicatori di performance stabili dall albergatore unica nel suo genere, definizione di trigger che informano in tempo reale il revenue manager sull andamento delle vendite interne ed esterne disponibilità albergo integrata con le tariffe internet controllo completo sui log variazioni controllo completo tariffe e disponibilità pubblicate su internet possibilità di operare da un unico cruscotto Aspetti Tecnici web service realizzati su piattaforma.net utilizzo reale degli standard OTA continuità di servizio (seamless) sicurezza e certezza nelle comunicazioni delle variazioni tariffe e disponibilità sicurezza nell acquisto on line (Https, Verified by Visa) Pos Pos Il modulo è totalmente integrato in HotelCUBE International. Oltre a poter gestire le vendite di bar e ristoranti per esterni, consente l addebito automatico su conti in camera o su conti passanti (meeting, ecc.). Collegabile al modulo Economato, permette di scaricare in automatico dal magazzino gli articoli a quantità unitaria (lattine, bottiglie, ecc.) e proporre i consumi presunti nel caso di ricette. Particolarmente adatto ai sistemi touch screen, anche se non indispensabili, ha la possibilità di personalizzare la posizione dei pulsanti corrispondenti ai prodotti in vendita e può pilotare una stampante tradizionale o stampanti fiscali (Olivetti, Ditron) Le principali funzioni dell applicazione, consentono di: Registrare il prodotto (piatto al Ristorante o consumazione al Bar o prodotto da Boutique ) attribuendo a ciascuno una classificazione di Classe, Tipo e Sub-tipo utilizzabile in fase di generazione delle statistiche. Registrare le ricette dei piatti utilizzando come componenti sia gli articoli codificati in Economato che ulteriori ricette (per un massimo di due livelli). Registrare la comanda di ogni singolo tavolo utilizzando anche i palmari. Possibilità di suddividere il conto in più conti. Possibilità di gestire i menù speciali e scegliere quali piatti serviti. addebito su conto camera o conto passante, con registrazione automatica sullo scarico sala. Sconti per percentuale o importo fisso. Ottenere molteplici statistiche tra le quali: - Piatti più venduti. - Convenienza nel rapporto "Costo materiale del piatto" confrontato con il "Prezzo di vendita" secondo le tecniche della Cornwell University. Su tutte le configurazioni viene garantito, oltre all addebito in main courante sul conto del cliente o sul conto passante, anche la parte relativa agli scarichi degli articoli venduti nel reparto di magazzino interessato.

6 Economato Il Modulo Economato è dotato di strumenti in linea con le crescenti esigenze relative alla determinazione dei costi ed al controllo dei consumi. E possibile gestire un magazzino centrale e multi magazzini, uno per CRM "Il Customer Relationship Management è una strategia aziendale per selezionare e gestire le relazioni con i clienti di maggior valore. Il CRM richiede una filosofia e una cultura aziendale cliente-centrica per sostenere degli efficaci processi di marketing, vendita e servizio. struttura ricettiva. Definiti i reparti, ed eseguite le movimentazioni, il modulo economato In HotelCUBE International il CRM è totalmente integrato e permette fornisce la possibilità di determinare i consumi sia per quantità sia per di monitorare e migliorare il servizio offerto ai clienti. Le anagrafiche valore. sono uniche anche per i cluster alberghieri ed è possibile inserire e La registrazione dei carichi e degli spostamenti tra reparti può essere visualizzare informazioni specifiche raccolte da tutti i reparti (ricevimento, effettuata utilizzando sistemi di lettura a codici a barre. bar, ristorante,governante, booking). Le principali funzioni dell applicazione consentono di: Le informazioni registrabili possono essere personalizzate dal personale Economato Gestire un magazzino e più reparti oppure un magazzino centrale, più magazzini e relativi reparti. Gestione degli ordini e della scorta di sicurezza degli articoli da riordinare. Registrare il Buono Entrata Merce con la merce che rimane giacente in magazzino o scaricata al reparto per consumo diretto o per giacenza. Registrare i prelievi dal magazzino e scaricarli al reparto per consumo diretto oppure lasciarli in giacenza per un consumo dilazionato nel tempo. Restituire la merce al fornitore. Spostare la merce da un reparto ad un altro oppure restituire la merce al magazzino. Registrare le giacenze della merce nei reparti. Ottenerne un inventario previsto della merce consegnata ai reparti per giacenza, per consentire una più semplice rilevazione dell'inventario stesso. Valorizzare i consumi al prezzo medio oltre che all ultimo costo di acquisto. Visualizzare e stampare i movimenti della merce. Ottenere le statistiche di consumo per reparto, riepilogate su quattro livelli: -La Classe dell articolo (Alimentari, Cantina, Generi di pulizia, ecc.) -Il Gruppo Merceologico (Carne, Pesce, Verdure, ecc.) -Il Tipo Prodotto (Fresco, Congelato, ecc.) -L Articolo Stampare o visualizzare le schede degli articoli con la situazione per magazzino e per reparto. Visualizzare la situazione della merce. Gestire la data di scadenza della merce. Ottenere statistiche di consumo previsto in funzione delle comande di ristorante e le consumazioni del bar. Gestire lo stock bar. Gestire l'anagrafica delle attrezzature e l'inventario nelle loro ubicazioni. Gestire lo spostamento delle attrezzature da una ubicazione ad un'altra. Gestire la distruzione dell'attrezzatura. CRM autorizzato dell albergo. Non è necessario, quindi, richiedere interventi di programmazione e l implementazione di altre informazioni può essere effettuata autonomamente, senza l intervento della PROxIMA. Con il CRM di HotelCUBE International è possibile: definire gli alberghi e le organizzazioni (cluster di alberghi) che si intendono gestire, anche distribuiti geograficamente. definire gli utenti e i gruppi di utenti che hanno accesso alle informazioni del sistema. La presenza di utenti e gruppi di utenti permette al CRM di identificare sempre chi sta operando sulle informazioni dei clienti. Viene quindi aggiunto un ulteriore livello applicativo di sicurezza sopra a quelli forniti dalla piattaforma software di base (Windows, IIS, SQL Server). definire l interfaccia grafica di accesso alle informazioni sui clienti. La personalizzazione dell interfaccia grafica permette non solo di definire quali informazioni, tra tutte quelle disponibili, debbano essere presentate all operatore, ma anche come debbano essere raggruppate, in diversi pannelli e sotto-pannelli, e quali operazioni siano consentite su di esse (solo visualizzazione o anche inserimento/modifica).