LA GESTIONE DELLE RIUNIONI

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1 Venerdì 4 novembre 2016 Villa Concordia LA GESTIONE DELLE RIUNIONI

2 DEFINIZIONE DI RIUNIONE La riunione è uno strumento di comunicazione, uno scambio di informazioni tra più persone per raggiungere insieme un obiettivo comune

3 Per essere EFFICACE richiede una attenzione sistemica sia a livello dei contenuti, sia a quello delle relazioni Per essere EFFICIENTE richiede il contenimento dei costi delle risorse impiegate: tempo, costo del lavoro, strumenti impiegati

4 TAPPE ORGANIZZATIVE DI UNA RIUNIONE 1) La Programmazione: Definire l obiettivo della riunione; Stabilire se è necessaria una riunione; Determinare il tipo di riunione; Selezionare e scegliere i partecipanti (attenzione al numero); Definire il programma/agenda di lavoro (O.D.G.); Stabilire la logistica (sala, strumenti necessari, confort, spostamenti, disposizione partecipanti); Programmazione dei tempi (di inizio e fine, oltre che le pause); Fare le convocazioni.

5 CHECK-LIST DI VERIFICA PRE-RIUNIONE - Quali sono gli obiettivi della riunione? - E necessaria una riunione per realizzare questi obiettivi? - Chi può contribuire concretamente al raggiungimento degli obiettivi partecipando alla riunione? - Di che tipo di riunione si tratta? - Chi l ha indetta? -Chi la conduce? - Chi stende il verbale della riunione? - Sono stati dettagliati i diversi argomenti all ordine del giorno? -I locali, le Attrezzature didattiche e i materiali sono adeguati al tipo di riunione e al numero dei partecipanti? - La convocazione è stata fatta con il dovuto anticipo? - E stato fornito per tempo il materiale necessario per la riunione?

6 2) LA CONDUZIONE LE ABILITA DEL CONDUTTORE Iniziare la riunione in orario esplicitando gli obiettivi; saper ascoltare gli altri; favorire una comunicazione fluida e democratica; Garantire a tutti i partecipanti la possibilità di intervenire e di esprimere liberamente le proprie idee; Evitare ogni valutazione delle idee o delle opinioni; Fornire stimoli e suggerimenti aperti quando sono presenti lunghe pause; Avere sempre presenti gli obiettivi della riunione evitando deviazioni; Limitare gli interventi irrilevanti, fuori tema o troppo lunghi invitando alla sintesi; riassumere, integrare e finalizzare i vari contributi, verificando periodicamente l andamento della riunione; terminare la riunione in orario facendo sintesi di quanto emerso;

7 I BISOGNI DEI PARTECIPANTI di sicurezza di considerazione di partecipazione

8 COMPORTAMENTI CHE IL CONDUTTORE DEVE EVITARE incoraggiare i partecipanti a rivolgersi a lui direttamente; Assumere atteggiamenti moraleggianti e esprimere giudizi di valore; fare discorsi lunghi; esibire la propria opinione sulle osservazioni dei partecipanti; Parteggiare per qualcuno dei partecipanti; Mettere in ridicolo e in imbarazzo qualche partecipante; Assumere atteggiamenti difensivi e rifiutare le critiche; Trarre conclusioni affrettate; Assumere atteggiamenti da esperto;

9 LA DINAMICA DELLA RIUNIONE Ogni riunione si articola in tre fasi: 1) L INIZIO (argomenti preliminari) Se le persone che partecipano non si conoscono il conduttore dovrà preoccuparsi di: - presentare ogni membro agli altri; - Dichiarare gli obiettivi della riunione, il tempo concesso ed infine discutere coi partecipanti le regole cui attenersi.

10 ALCUNE REGOLE da chiarire fin dall inizio (sorta di contratto con i partecipanti) - I tempi di ogni intervento (time limit) ; - Necessità di prestare attenzione agli interventi degli altri (ASCOLTO ATTIVO); - Inibire espressioni aggressive rivolte all altro

11 2) LO SVOLGIMENTO DELLA RIUNIONE (corpo centrale della riunione) incoraggiare la partecipazione di tutti (con domande aperte e manifestando rispetto e stima nei confronti delle persone); Superare i momenti di difficoltà (chiedendo a qualcuno di riassumere ciò che è emerso, chiedendo chiarificazioni, proponendo un cambiamento di procedura, invitando a fare una pausa, riportando il gruppo all obiettivo della riunione); Gestire i professori ; Governare il conflitto; Raggiungere una decisione;

12 3) LA CONCLUSIONE - Accertare il consenso sui risultati raggiunti e sulle decisioni prese; - Dettagliare i risultati e le decisioni; - Assegnare le responsabilità di rendere operativi i risultati (chi deve fare che cosa, come e quando); - Se necessario stabilire nuova riunione; - Ringraziare i componenti; - Messaggio di commiato.

13 CHECK LIST DI VALUTAZIONE POST-RIUNIONE -Sono stati raggiunti gli obiettivi della riunione? -La riunione si è dimostrata utile e necessaria? -I partecipanti hanno potuto contribuire liberamente e concretamente ai risultati? - Sono stati rispettati gli orari di inizio e di chiusura dei lavori? - Sede, attrezzature e materiali si sono dimostrati adeguati? -La conduzione della riunione è stata efficace? -E stato steso il verbale ed è stato successivamente inviato ai partecipanti? - Sono state assunte delle decisioni? Come? -Chi è stato incaricato di darvi esecuzione? -Si è resa necessaria un altra riunione? -Sono stati definiti sede, data e ordine del giorno della

14 CAUSE DI FALLIMENTO IL CONDUTTORE IL SINGOLO - L OSTILE - IL SAPIENTONE - IL LOGORROICO - L INTERFERENTE - LO PSICOLOGO - IL CATASTROFISTA - IL BISBIGLIATORE - IL DISTRATTORE SILENZIOSO

15 ASSERTIVITA PARTECIPARE ALLE RIUNIONI: Checklist CHIEDETE SE NON CAPITE SE NON SIETE D ACCORDO, DITELO NON FATEVI INTERROMPERE SIATE POSITIVI, BREVI E ANDATE AL SODO PRETENDETE UNA RISPOSTA, SE NON VE LA DANNO NON FATE MARCIA INDIETRO NON SIATE D ACCORDO CON UN PUNTO DI VISTA SOLO PERCHE E DELLA MAGGIORANZA O DI UN VOSTRO SUPERIORE

16 RIUNIONI OBIETTIVO COMUNICAZIONE DURATA PERIODICITA LAY OUT PARTECIPANTI

17 TIPOLOGIA DELLE RIUNIONI BRIEFING FORMAZIONE INFORMATIVA ANALITICA CREATIVA DECISIONALE

18 BRIEFING Preparare operatività definire tattiche Presentare report Prevalentemente monodirezionale 5 30 minuti Giornaliera settimanale Saletta riunioni ufficio Team di lavoro Gruppo omogeneo

19 INFORMATIVA Dare informazioni Monodirezionale 30 minuti 2 ore Periodica 2 4 mesi Secondo necessità Sala riunioni Sala conferenza Video conferenza Diretti interessati totalitaria

20 FORMAZIONE Apprendere nuove competenze Crescere culturalmente Dare spunti di riflessione Inizialmente monodirezionale, poi bidirezionale 4-8 ore giornaliere Secondo necessità Periodica ogni 3-6 mesi Sala formazione ben attrezzata Gruppi omogenei Diretti interessati

21 ANALITICA Evidenziare problemi Dare priorità Monodirezionale 1 2 ore Secondo necessità Periodica ogni 3-6 mesi Sala riunioni ufficio Diretti interessati Team di lavoro Gruppo omogeneo

22 Produrre idee Ricercare soluzioni Ricercare innovazioni CREATIVA Omnidirezionale attiva 30 minuti 1 ora 1/2 Secondo necessità Saletta con tavolo Competenti creativi

23 DECISIONALE Prendere decisioni Fare scelte Bidirezionale attiva 30 (+ 10 solo che decide) Secondo necessità Saletta riunioni Chi decide insieme ai consiglieri