AGEA AGENZIA PER LE EROGAZIONI IN AGRICOLTURA

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1 AGEA AGENZIA PER LE EROGAZIONI IN AGRICOLTURA CAPITOLATO TECNICO SEZIONE AIUTI COMUNITARI ALLEGATO ALLA CONVENZIONE PER IL SERVIZIO DI PAGAMENTO AI BENEFICIARI DI AIUTI COMUNITARI, CONNESSI E COFINANZIATI Pag. 1 di 11

2 Sommario 1. OGGETTO DEL SERVIZIO DEFINIZIONI E ACRONIMI RIFERIMENTI NORMATIVI DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE TERMINI E DEFINIZIONI SOTTOSISTEMA DI TRASFERIMENTO DATI MODALITÀ DI TRASMISSIONE DEI PAGAMENTI DA ESEGUIRE DETTAGLIO DELLE INFORMAZIONI TRASMESSE MODALITÀ DI ESECUZIONE DEI PAGAMENTI RITENUTE E BOLLI QUANTITATIVI DI RIFERIMENTO COMUNICAZIONE AD AGEA DEGLI ESITI DEI PAGAMENTI EMESSI/ESEGUITI RIEMISSIONE PAGAMENTI TRACCIATURA E MONITORAGGIO FLUSSI TELEMATICI SCAMBIATI SERVIZIO DI VERIFICA IBAN SERVIZIO DI INTERNET BANKING GESTIONE DELLE ENTRATE RENDICONTAZIONE DEI MOVIMENTI BANCARI Pag. 2 di 11

3 CAPITOLATO TECNICO SERVIZIO DI PAGAMENTO AI BENEFICIARI DI AIUTI COMUNITARI, CONNESSI E COFINANZIATI 1. Oggetto del servizio L AGEA affida alla Banca il servizio di pagamento ai beneficiari degli aiuti comunitari, connessi e cofinanziati, e la riscossione delle entrate derivanti da recuperi, prelievi e sanzioni. Nell ambito di tale servizio la Banca svolge le seguenti attività: a) esecuzione pagamenti a beneficiari di aiuti comunitari, connessi e cofinanziati; b) restituzione all AGEA degli esiti dei pagamenti eseguiti o non eseguibili; c) riemissione dei pagamenti; d) tracciatura e monitoraggio dei flussi telematici scambiati con AGEA; e) servizio di verifica IBAN; f) servizio per la consultazione dell iter degli Ordinativi di pagamento e dei singoli pagamenti; g) gestione delle entrate; h) rendicontazione dei movimenti bancari Definizioni e acronimi AGEA BANCA Agenzia per le erogazioni in agricoltura Istituto di Credito, Raggruppamento di Istituti di Credito aggiudicatari della gara indetta da AGEA B.I. Tesoreria Centrale dello Stato - Banca d Italia - S.I. U.O. IBAN CRO CBI ABI CAB SEPA BIC Sistema Informativo Unità Organizzativa AGEA International Bank Account Number Codice Riferimento Operazione Corporate Banking Interbancario Associazione Bancaria Italiana Codice Avviamento Bancario Single Euro Payments Area Bank Identifier Code 1.2. Riferimenti Normativi Si dovrà far riferimento al Regolamento di Contabilità di Agea del 02 maggio 2008 pubblicato sul sito Agea, nonché a tutta la normativa nazionale e comunitaria in vigore alla data della pubblicazione del presente documento. 2. Disposizioni di carattere generale Premesso che: a. in base alla vigente normativa europea è previsto che le procedure da adottare debbano garantire che gli aiuti a carico dei fondi comunitari FEAGA (Fondo Europeo Agricolo di Garanzia), FEASR (Fondo Europeo Agricolo per lo Sviluppo Rurale) e FEAD (Fondo aiuti Pag. 3 di 11

4 europei agli indigenti) siano erogati esclusivamente al richiedente avente diritto e che gli stessi siano effettuati dalla Banca dell Organismo Pagatore; b. che parimenti debbono essere riscosse e restituite ai succitati fondi di provenienza tutte le somme indebitamente od erroneamente pagate come pure somme derivanti da sanzioni e multe comunitarie (es. Quote Latte) e che tale riscossione può avvenire anche attraverso la Banca dell Organismo Pagatore; c. l AGEA è dotata di un proprio sistema informativo nell ambito del quale viene gestita l erogazione di aiuti comunitari, connessi e cofinanziati ai beneficiari richiedenti aventi diritto nonché la riscossione delle somme da restituire ai Fondi; d. nell ambito del citato sistema informativo dell AGEA, sono già operative apposite procedure informatiche che sovrintendono: alla predisposizione di forniture di dati informatizzati destinate alla Banca per l esecuzione dei pagamenti agli aventi diritto di aiuti comunitari, connessi e cofinanziati nonché all acquisizione degli esiti dei pagamenti emessi ed alla riemissione dei pagamenti non andati a buon fine; alla predisposizione di MAV per la riscossione di multe o per il recupero di aiuti indebitamente percepiti e dei flussi delle riscossioni avvenute per il tramite della Banca dell Organismo Pagatore. Tutto ciò premesso, il presente capitolato tecnico descrive le modalità operative di interscambio di informazioni tra l AGEA e la Banca, nonché gli adempimenti cui deve far fronte la Banca. I soggetti coinvolti nel servizio descritto nel presente capitolato sono i seguenti: AGEA Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura, nella funzione di Organismo Pagatore; Banca (istituto di credito raggruppamento di Istituti di credito); Tesoreria Centrale dello Stato (Banca d Italia); Creditori e debitori dei Fondi comunitari; Istituti di credito che effettuano transazioni sui titoli emessi dalla Banca Termini e definizioni Si riportano le definizioni dei termini utilizzati nel seguito del documento: Definizione Descrizione Note e relazioni Identificativo Pagamento accreditamento al E composto da almeno Codice Unità organizzativa dell AGEA singolo beneficiario un dettaglio di pagamento Settore produttivo Campagna di riferimento/annualità Progressivo autorizzazione di pagamento Codice elenco Numero elenco Progressivo nell'ambito dell'elenco Dettaglio di pagamento Ripartizione dell importo del pagamento tra diversi Codici informatici di Contabilità Codice Unità organizzativa dell AGEA Settore produttivo Campagna di riferimento/annualità Progressivo autorizzazione di pagamento Codice elenco Numero elenco Progressivo nell'ambito dell'elenco Codice informatico di Contabilità Comunitaria Autorizzazione di Pagamento Disposizione a pagare da parte delle U.O. AGEA Comprende uno o più Pagamenti Codice Unità organizzativa dell AGEA Pag. 4 di 11

5 Settore produttivo Campagna di riferimento/annualità Progressivo autorizzazione di pagamento Ordinativo di Pagamento Codice informatico di Contabilità Ordinativo di riemissione Elenco riemissioni Ordine firmato digitalmente da Esecuzione Pagamenti Identificativo interno della Contabilità AGEA Ordine firmato digitalmente da Ufficio Servizi Finanziari dettaglio dei pagamenti per i quali procedere nuovamente all emissione in favore dei beneficiari Comprende una o più autorizzazioni di pagamento ed espone per ciascuna di esse la ripartizione per Codice informatico di Contabilità Comunitaria Sottende un Elenco di riemissione Comprende uno o più Pagamenti Esercizio finanziario Progressivo dell ordinativo 2.2. Sottosistema di trasferimento dati Lo scambio dati tra i sistemi informativi della Banca e di AGEA dovrà avvenire mediante un servizio di telecomunicazione in grado di garantire le prestazioni attese nonché l'appropriato livello di sicurezza in termini sia di riservatezza ed integrità delle trasmissioni dati sia di garanzia di continuità del servizio anche a fronte di malfunzionamenti della linea e degli apparati di telecomunicazione. Sarà compito della Banca, per tutta la durata contrattuale, effettuare tutti gli adeguamenti tecnici e prestazionali del servizio che, nel tempo, si dovessero rendere necessari. Il servizio di telecomunicazioni dovrà pertanto disporre delle seguenti caratteristiche minime: essere dedicato esclusivamente allo scambio dati tra il fornitore ed il SIAN; disporre delle citate caratteristiche di sicurezza. I requisiti per la trasmissione dei flussi informativi sono riportati in Appendice Modalità di trasmissione dei pagamenti da eseguire Si descrive di seguito la modalità di trasmissione degli ordinativi di pagamento. L'Ufficio Servizi Finanziari dell AGEA trasmette alla Banca, tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), i seguenti prodotti: a. Ordinativo di pagamento firmato digitalmente; A seguire, per ciascun ordinativo, il sistema Informativo dell AGEA invia al sistema informativo della Banca per via telematica i seguenti flussi informativi: b. Elenco dei Pagamenti disposti da AGEA; c. Elenco delle Autorizzazioni di Pagamento dettagliate per codice informatico di Contabilità Comunitaria. Viene di seguito rappresentato lo schema del flusso logico di esecuzione del servizio: Pag. 5 di 11

6 La movimentazione deve avvenire su 2 specifici conti correnti intestati ad AGEA e classificati come segue: 1. Conto di pagamento: utilizzato per l accreditamento dei fondi provenienti dalla Tesoreria Centrale dello Stato sulla base degli ordini di pagamento emessi da AGEA e per l addebito delle somme relative ai contributi agricoli da erogare ai beneficiari; 2. Conto transitorio: sul quale accreditare le somme relative a pagamenti risultati non eseguibili per: pagamenti non andati a buon fine; pagamenti momentaneamente sospesi a seguito di provvedimenti dell Autorità giudiziaria e/o della stessa AGEA. Per necessità cogenti di rendicontazione nei confronti degli organismi di controllo comunitari, allo stato attuale delle cose, la movimentazione dei conti correnti deve essere eseguita a livello di Codice Informatico di Contabilità Comunitaria. A seguito delle istruzioni operative n. 31 del emanate dall Ufficio Monocratico di AGEA, che di fatto provocano il rientro sul c/c della Tesoreria dello Stato intestato ad AGEA della quasi totalità dei pagamenti non andati a buon fine, in fase di avvio del servizio dovrà essere adottata la soluzione di gestire un solo conto transitorio Dettaglio delle informazioni trasmesse Il flusso dati relativo alle informazioni di cui ai precedenti punti b) e c) è così strutturato: Tipo record Record di testa Dati Record di coda Informazioni Informazioni sulla tipologia di fornitura Informazioni di dettaglio Informazioni sul contenuto della fornitura Pag. 6 di 11

7 La Banca deve provvedere alla quadratura degli importi contenuti nei flussi sopra indicati. ll flusso dati relativo ai Codici Informatici di Contabilità è il seguente: Tipo record Dati Informazioni Dettaglio dei singoli spesa Codici informatici di Contabilità Per il dettaglio dei flussi informatici sopra descritti si rimanda all Appendice 2. È facoltà di AGEA richiedere la sospensione temporanea di pagamenti già predisposti ed inclusi nell importo finanziato. Questo può avvenire con due diverse modalità: indicazione contenuta nel flusso dati di cui al precedente punto b); comunicazione alla Banca mediante PEC. In conseguenza delle segnalazioni pervenute, la Banca provvede a sospendere i pagamenti segnalati accreditando le relative somme sul/sui conto/i transitorio e a dare comunicazione all AGEA dell avvenuta operazione. 4. Modalità di esecuzione dei pagamenti La Legge n. 231 dell'11 Novembre 2005 all art. 3 - comma 5-bis stabilisce che I pagamenti agli aventi titolo delle provvidenze finanziarie previste dalla Comunità europea la cui erogazione è affidata all'agea, nonché agli altri organismi pagatori riconosciuti ai sensi del regolamento (CE) n. 1663/95 della Commissione, del 7 luglio 1995 (sostituito dal Reg (CE) n. 885/2006), sono disposti esclusivamente mediante accredito sui conti correnti bancari o postali che dovranno essere indicati dai beneficiari e agli stessi intestati. L art. 1 comma 1052 della Legge n. 296 del 27 Dicembre 2006 modifica l art. 3 - comma 5-quater della Legge n. 231 dell'11 Novembre 2005 e stabilisce che Gli accrediti disposti ai sensi del comma 5-bis hanno per gli organismi pagatori effetto liberatorio dalla data di messa a disposizione dell'istituto Tesoriere delle somme ivi indicate. L esecuzione dei pagamenti dovrà essere effettuata dalla Banca sulla base delle informazioni contenute nei flussi informativi di cui al precedente paragrafo 3 punto b). I pagamenti devono essere eseguiti dalla Banca mediante accreditamento sui conti correnti bancari dei beneficiari nel rispetto di quanto previsto dalla convenzione nell art. 5 comma 1. Nel caso in cui i pagamenti dovessero risultare non eseguibili, la Banca deve riaccreditare i relativi fondi sui conti transitori e restituire all AGEA gli esiti come descritto nel successivo paragrafo 5. Per maggiori dettagli riguardo sulle modalità di riemissione dei pagamenti non eseguibili si rimanda al successivo paragrafo 6. I termini restano invariati anche in caso di bonifici tratti su banche estere Ritenute e bolli I mandati di pagamento soggetti a ritenuta o altra imposta da versare direttamente alla fonte all Amministrazione finanziaria (es. imposta di bollo assolta in modo virtuale), saranno emessi per l importo lordo. Tuttavia, oltre a contenere l indicazione dell imposta nel titolo cartaceo, perverranno alla Banca nel flusso informatico convenientemente suddivisi tra pagamento netto da erogare al creditore e imposta/ritenuta da versare all Erario dello Stato. I versamenti all Erario si configurano nel flusso informatico come accreditamenti in c/c con IBAN impostato secondo le indicazioni ricevute dal Tesoro. Sarà cura di AGEA provvedere a gestire ogni variazione in proposito Quantitativi di riferimento Vengono di seguito indicati i quantitativi annui di riferimento sulla media degli ultimi 3 esercizi finanziari: Pag. 7 di 11

8 Tipologia Quantità Codici informatici di Contabilità Numero pagamenti N. ordinativi 160 Importo medio erogato (in milioni di Euro) I pagamenti hanno generalmente dei picchi di esecuzione tra il 1 ottobre ed il 31 gennaio ed alla fine di giugno. In una singola giornata possono essere disposti oltre pagamenti. 5. Comunicazione ad AGEA degli esiti dei pagamenti emessi/eseguiti Entro due giorni dall avvenuta esecuzione dei pagamenti, siano essi pagamenti originari o riemissioni, la Banca deve trasmettere ad AGEA per via telematica i dati informatizzati relativi ai suddetti con particolare riferimento al CRO, la data di valuta, la data contabile dell operazione e la causale dell esito del pagamento. La causale dell esito deve essere adeguata ad individuare senza equivoci il motivo del mancato buon fine, in modo da consentire la correzione dell anomalia per un rapida riemissione. Per il dettaglio dei flussi informatici utilizzati si rimanda all Appendice Riemissione pagamenti Nel caso di pagamenti non eseguibili, la Banca provvede ad effettuare le seguenti operazioni: l accredito della somma sul conto transitorio acceso presso la Banca con le modalità di cui all art. 7 comma 1 della Convenzione; la trasmissione all AGEA degli esiti per via telematica entro cinque giorni dalla data in cui la Banca riceve lo storno del pagamento da parte del circuito interbancario. La trasmissione degli esiti deve avvenire secondo le modalità descritte nel precedente paragrafo 5. A fronte delle informazioni ricevute, l AGEA provvede a riesaminare le pratiche interessate ed a trasmettere alla Banca: a) l Ordinativo di riemissione tramite posta elettronica certificata; b) l Elenco riemissioni, ovvero il dettaglio dei pagamenti per i quali procedere nuovamente all emissione in favore dei beneficiari. L AGEA può decidere, a fronte dell esame della documentazione in suo possesso di: destinare un pagamento a beneficiario diverso da quello originale; ripartire un pagamento tra più beneficiari; disporre il riversamento presso la Tesoreria Centrale dello Stato. Il ciclo di riemissione di pagamenti non eseguibili si può ripetere nel caso in cui la riemissione stessa non vada a buon fine. Il flusso dati relativo alle informazioni di cui al precedente punto b) è così strutturato: Tipo record Record di testa Dati Record di coda Informazioni Informazioni sulla tipologia di fornitura Dettaglio dei singoli pagamenti da riemettere Informazioni sul contenuto della fornitura Per maggiori dettagli riguardo il tracciato record dei flussi informativi e le codifiche da adottare si rimanda all Appendice 2. Il flusso delle riemissioni è il seguente: Pag. 8 di 11

9 7. Tracciatura e monitoraggio flussi telematici scambiati Sono necessari strumenti e/o procedure per la tracciatura della trasmissione dei flussi informatici e per il loro monitoraggio al fine di ottemperare ai vincoli imposti dalla regolamentazione comunitaria. Per la tracciatura delle trasmissioni dei flussi scambiati tra AGEA e la Banca, occorre a livello di singolo file trasmesso/ricevuto memorizzare almeno le seguenti informazioni: identificativo del file; descrizione della tipologia e del contenuto specifico del file (es. Ordinativo di pagamento n. xxx Ordinativo di riemissione n. yyy ecc..); ente che trasmette; esito della trasmissione; giorno/ora/mm/ss di inizio trasmissione; giorno/ora/mm/ss di fine trasmissione. Le informazioni di cui sopra dovranno essere rese facilmente accessibili per l interscambio dati da parte di Agea. E indispensabile altresì che venga effettuata una diagnosi dei flussi scambiati con immediata comunicazione dell esito della stessa. Per i flussi con esito negativo deve essere prodotto un prospetto contenente i dati significativi del contenuto del flusso esaminato e l indicazione degli eventuali errori che ne impediscono l acquisizione e/o l elaborazione. Tale prospetto dovrà essere trasmesso ad AGEA, come allegato di un apposita . Giornalmente dovrà essere prodotto un riepilogo dei flussi sottoposti a diagnosi che deve essere trasmesso ad AGEA per . Agea provvederà a costituire un proprio archivio storico per la memorizzazione e consultazione dei flussi elaborati e degli esiti delle elaborazioni effettuate. I requisiti per la trasmissione dei flussi informativi sono riportati in Appendice Servizio di verifica IBAN Al fine di consentire che il maggiore numero dei pagamenti eseguiti vada a buon fine AGEA richiede alla Banca di verificare la corretta corrispondenza tra l IBAN ed il beneficiario. Pag. 9 di 11

10 A tale scopo AGEA trasmette alla Banca, con cadenza mensile, un apposito flusso informativo e la Banca, raccolti gli esiti delle verifiche dal circuito interbancario, li trasmette ad AGEA con cadenza giornaliera. La Banca inoltre provvede a fornire ad AGEA un rendiconto mensile sulla consistenza delle attività svolte. Il flusso informativo rispetta gli standard tecnici CBI per l Allineamento Elettronico Archivi. Infine, la Banca deve fornire giornalmente i flussi informativi riguardanti: l elenco aggiornato dei codici BIC, ABI e CAB utilizzati nel circuito interbancario; l elenco aggiornato dei codici delle banche di area SEPA (codice BIC, descrizione banca, ); l elenco aggiornato dei codici BIC associati alle banche italiane (codice BIC, codice ABI, codice CAB, ). Per maggiori dettagli riguardo i tracciati record dei flussi informativi si rimanda all Appendice Servizio di Internet Banking Al fine di monitorare lo stato delle attività relative alla movimentazione di tutti i conti AGEA, la Banca si impegna a fornire l accesso in consultazione al servizio di Internet Banking per i funzionari esplicitamente autorizzati. Secondo le diverse competenze dei funzionari abilitati, gli estratti conto devono essere consultabili on-line in qualsiasi momento e scaricabili in diversi formati (xls, csv, pdf, ecc.). 10. Gestione delle entrate I versamenti di entrate presso la Banca o le Poste Italiane sono originati essenzialmente dall emissione di MAV costituiti dall AGEA in base ai dati in proprio possesso. La Banca accetta su appositi conti correnti, anche senza autorizzazione dell'agea, le somme che i terzi versano, a qualsiasi titolo e causa, a favore dell'agea stessa. Tali incassi devono affluire sulla contabilità speciale 1300 denominata AGEA Aiuti ed ammassi comunitari aperta presso la Tesoreria Centrale dello Stato contraddistinta dalla codifica IBAN IT73W e devono essere resi disponibili all'agea per via telematica tutti i dettagli delle singole somme riscosse. La Banca deve accendere a suo nome appositi conti correnti presso Poste Italiane S.p.a. sui quali potranno confluire versamenti effettuati dai produttori a valle dell emissione di bollettini MAV emessi in favore di AGEA. In merito alle riscossioni affluite su conti correnti postali intestati alla Banca su disposizioni di AGEA e per i quali al cassiere è riservata la gestione, settimanalmente o su richiesta di AGEA, la Banca trasferisce le relative somme sugli omologhi conti presso di sè, e trasmette per via telematica i dettagli delle somme riscosse. Viene di seguito rappresentato lo schema del flusso logico relativo alla emissione/riscossione dei bollettini MAV: Pag. 10 di 11

11 Per la definizione del MAV la Banca dovrà fornire: o o il range di valori ammissibili per l assegnazione di un codice progressivo al MAV; l algoritmo per il calcolo dei caratteri di controllo che completano il codice progressivo. I flussi dati da scambiare sono i seguenti: o o o invio dei MAV emessi (da AGEA alla Banca); invio degli esiti dei versamenti (dalla Banca ad AGEA); estratto conto giornaliero dei versamenti (da Banca ad AGEA). Lo scambio del flusso dati deve essere giornaliero ed automatizzato anche quando non è stato effettuato nessun versamento. Per agevolare l individuazione dei debitori che effettuano pagamenti presso le Poste utilizzando bollettini in bianco in luogo del bollettino MAV originale, la Banca dovrà accedere al servizio che Poste Italiane mette a disposizione per l invio dell immagine di questi bollettini e costituire un archivio di immagini consultabile via web per il riscontro visivo da parte dei funzionari AGEA interessati. 11. Rendicontazione dei movimenti bancari La Banca, entro le ore 16,00 dello stesso giorno nel quale vengono accreditate le somme da parte del Tesoriere dello Stato (Banca d Italia), comunica tramite Posta Elettronica Certificata all Ufficio Servizi Finanziari di AGEA, la data di accredito dei fondi per ciascun ordinativo di AGEA e l ammontare delle somme accreditate. Entro e non oltre il giorno 10 di ciascun mese, la Banca deve produrre l estratto di tutti i conti correnti gestiti per AGEA, sia relativi alle erogazioni che alle entrate, in formato elettronico e trasmetterlo ovvero metterlo a disposizione dell'ufficio Servizi Finanziari. Poiché l Ufficio Servizi Finanziari di AGEA deve procedere alla conciliazione mensile della movimentazione dei conti transitori con i dati contabili consolidati nelle basi informative di AGEA, parallelamente deve pervenire ad AGEA per via telematica la movimentazione di tali conti in formato CBI. Ciascun movimento relativo al pagamento dei beneficiari deve referenziare l identificativo del pagamento, come dettagliato nel flusso Estratto conto corrente descritto in Appendice 2. Pag. 11 di 11

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