Office automation dispensa su Excel 1

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1 Office automation dispensa su Excel 1 EXCEL Introduzione Grazie ai fogli elettronici il lavoro di trattamento e di analisi dei dati numerici è diventato molto più semplice. Oltretutto, questi programmi non servono soltanto per effettuare calcoli e analisi, ma anche per verificare una serie di possibili risultati conseguenti al cambiamento di alcuni parametri. Come si presenta un foglio elettronico I fogli elettronici, chiamati anche fogli di lavoro, hanno tutti il medesimo aspetto. Fondamentalmente, un foglio elettronico (in inglese spreadsheet) è la griglia di righe e colonne che appare sullo schermo quando viene caricato il programma, di seguito sono descritti gli elementi fondamentali che lo compongono: Le righe sono orizzontali e sono contrassegnate da numeri consecutivi a partire dalla riga più in alto, che porta il numero 1. Le colonne sono verticali e sono contrassegnate da lettere. Le prime 26 colonne sono contraddistinte dalle lettere che vanno dalla A alla Z, le successive 26 con le combinazioni da AA ad AZ, le 26 seguenti con le combinazioni da BA a BZ ecc. Il bordo contiene gli indicatori di colonna (lettere) nella parte superiore del foglio di lavoro e gli indicatori di riga (numeri) sul lato sinistro. Le celle sono l'unità fondamentale dei fogli elettronici e sono date dall'intersezione tra le colonne e le righe. Ogni cella è individuabile tramite un indirizzo costituito dalla lettera della colonna seguita dal numero della riga. La cella all'intersezione della colonna C con la riga 3, ad esempio, ha come indirizzo C3. Esiste sempre una cella attiva, il cui indirizzo è scritto nello spazio a sinistra della barra della formula. Per esempio, se in questo spazio si legge D3 significa che è attiva la cella collocata nella terza riga e di colonna D. Quando si digita un dato (numero, parola o formula), dopo che si è battuto il tasto di Invio questo dato verrà memorizzato nella cella attiva in quel momento.

2 Office automation dispensa su Excel 2 La finestra del foglio elettronico In realtà, quella che si vede nel riquadro dello schermo è soltanto una piccola finestra del foglio elettronico, che ha dimensioni molto più grandi. Excel, ad esempio, contiene righe e 256 colonne (le colonne da 1 a 26 sono indicate con le lettere da A a Z, le successive 26 da AA a AZ, e così via fino all ultima colonna, identificata con IV) di conseguenza Excel gestisce, almeno teoricamente, fogli di ben celle l uno, anche se in pratica si lavora sempre con fogli di dimensioni molto inferiori. Per visualizzare le parti fuori schermo si devono utilizzare le apposite barre di scorrimento oppure i tasti freccia presenti sulla tastiera, un po' come quando si adopera una lente d'ingrandimento per esaminare le pagine di un giornale. I modelli I fogli elettronici servono per eseguire calcoli o per visualizzare dati numerici in forma grafica. A livello aziendale, gli spreadsheet permettono di analizzare o prevedere il rendimento di un prodotto e del personale, di confrontare costi, prezzi e margini lordi dei singoli articoli di una linea, di analizzare le vendite, calcolare prezzi, preparare preventivi e fare previsioni di flussi di cassa. Per svolgere tutti questi compiti è necessario creare un modello della situazione che si vuole analizzare inserendo i valori numerici da elaborare, le formule delle operazioni da eseguire e le etichette per identificare gli elementi utilizzati. Proprio come un modellino di aeroplano rappresenta un aereo vero, il modello di un foglio elettronico simula situazioni finanziarie e numeriche di vario tipo, che possono riguardare una sola persona o un'intera industria. I fogli elettronici sono molto più strutturati degli elaboratori di testo. Ad esempio, mentre in un programma di videoscrittura i dati possono essere inseriti in qualsiasi punto della pagina, in un foglio elettronico vanno introdotti esclusivamente nelle celle. Inoltre, i dati non sempre sono immessi per mezzo della tastiera; spesso, infatti, vengono trasferiti dal mainframe o dal server di rete dell'organizzazione al computer del singolo utente. Questo processo, detto scaricamento (in inglese downloading), consente di risparmiare tempo e di eliminare il rischio di introdurre errori. L'immissione dei dati Per inserire i dati in un foglio elettronico, si deve prima selezionare una cella con il mouse o la tastiera. La cella selezionata diventa la cella corrente, ossia l'unica in cui è possibile immettere dati, anche se per alcune procedure, come la formattazione e il Taglia e Incolla, si

3 Office automation dispensa su Excel 3 può estendere la selezione a un blocco di celle. I dati contenuti in una cella possono essere soltanto etichette, numeri, formule, funzioni e formati. I contenuti memorizzati in una cella possono venire mostrati con gli allineamenti desiderati, tramite i pulsanti di allineamento identici a quelli di Word oppure attraverso il comando Formato Celle Allineamento I formati I formati stabiliscono come devono essere visualizzati i valori numerici e come vengono allineate le etichette nelle celle, allo scopo di rendere le schermate o i documenti stampati più leggibili e accattivanti. Uno stesso valore numerico può essere visualizzato in vari modi cambiando semplicemente il suo formato. Le formule Per chiedere ad Excel di effettuare un calcolo occorre scrivere il simbolo = (uguale); quando trova un contenuto di cella che inizia con questo simbolo, invece di trascrivere passivamente quello che viene digitato nella cella, Excel effettua i calcoli richiesti e mostra solo il risultato ottenuto. Per es. se si vuole calcolare in D1 la somma dei valori contenuti nelle celle A1, B1 e C1 si scriverà nella cella D1 =A1+B1+C1

4 Office automation dispensa su Excel 4 Le funzioni Quando le formule diventano molto complesse e richiedono quindi troppo tempo per essere inserite, si può ricorrere alle funzioni predefinite presenti nel programma. Le funzioni possono calcolare le rate mensili di un mutuo, una media, una somma, una deviazione standard e via dicendo. I valori utilizzati per eseguire i calcoli, chiamati argomenti, sono racchiusi tra parentesi e possono essere sia numeri che riferimenti. Nella figura accanto il foglio di lavoro presenta una sezione che elenca le vendite per regione (celle verdi) e un'altra che analizza le vendite tramite funzioni (celle gialle). Ogni funzione, secondo una precisa sintassi, è costituita dal segno = seguito da un nome che descrive la funzione stessa; tutte le funzioni hanno lo stesso argomento, cioè le celle comprese tra B2 e B6. I grafici I fogli elettronici consentono di visualizzare i dati numerici anche in forma grafica. I grafici possono essere utili per osservare tendenze e relazioni tra gruppi di valori diversi, come ad esempio le vendite, i costi e i profitti di un'azienda in un determinato periodo, oppure per rendere più eloquenti documenti e presentazioni. I grafici come strumenti di analisi I grafici sono potenti strumenti analitici. Essendo collegati al foglio di lavoro, al variare dei dati di partenza si modificano automaticamente anche i grafici, consentendo di vedere con maggiore chiarezza gli effetti di tali cambiamenti. Le rappresentazioni grafiche, insomma, rivelano tendenze e relazioni che altrimenti tenderebbero a passare inosservate. Un foglio elettronico può indicare un aumento delle vendite, dei costi e dei profitti, ma non mostra altrettanto distintamente quali relazioni intercorrono tra questi valori numerici. Un grafico, invece, consente di vedere chiaramente le variazioni relative. Per questo scopo Excel mette a disposizione numerosi formati grafici, ognuno dei quali può essere personalizzato con vari strumenti di abbellimento. Oltre ai diagrammi di uso più comune (grafici cartesiani, istogrammi, diagrammi a barre, diagrammi a torta, grafici a linea) esistono anche altri tipi di

5 Office automation dispensa su Excel 5 grafici meno noti, utili solo in applicazioni specialistiche o per ottenere immagini d'effetto (grafici ad area, diagrammi ad anello, diagrammi radar, grafici a superficie, a bolle, a cilindri, a coni e a piramidi). I tipi di grafici In ogni ambito aziendale/ricerca/professionale, i grafici si sono rivelati strumenti di grande utilità nella ricerca e nella rappresentazione di tendenze significative all'interno di insiemi di valori numerici. Per illustrare i dati in maniera efficace, però, bisogna saper scegliere il tipo di grafico più adatto. Tanto per fare un esempio, Excel offre all'utente quindici tipi fondamentali di grafici più una serie di sottotipi. La scelta di uno o dell'altro dipende dal genere di dati che si deve rappresentare, che di norma si distinguono in discreti e continui. I dati discreti sono una serie di valori, come ad esempio le vendite e i profitti, misurati a determinati intervalli. Soltanto i dati misurati sono rilevanti. Ciò significa, ad esempio, che se nel 2000 il giro di vendite di un'azienda è stato di 100 milioni di euro e nel 2004 si prevede che raggiungerà i 144 milioni, dal grafico non si può dedurre che nel 2002 le vendite saranno pari a 122 milioni. Il grafico usato per questo tipo di dati spesso è chiamato istogramma e viene utilizzato in ambito commerciale per rappresentare le vendite, i profitti e l'inventario a livello giornaliero, settimanale, trimestrale o annuale. I grafici più adatti per rappresentare dati discreti sono i diagrammi a barre e a colonne. Anche i dati continui corrispondono a una serie di misurazioni effettuate a intervalli specifici, ma tali misurazioni indicano comunque un andamento continuo; anche se ogni punto dati è un valore discreto, infatti, tramite un processo di interpolazione si possono misurare anche i valori compresi tra i dati misurati. Pensate alla misurazione della temperatura di una mongolfiera ogni mille piedi di altezza: se nel grafico la temperatura misurata a 10 mila piedi è di 17 gradi e a 20 mila piedi di otto gradi, si può facilmente dedurre che a 15 mila piedi era di dodici gradi. I grafici più indicati per la rappresentazione dei dati continui sono il grafico a linee e il diagramma ad area. Nella figura a fianco sono illustrati alcuni tipi di grafici disponibili in Excel. I più adeguati per la rappresentazione di dati discreti sono i diagrammi a barre, a colonne e a linee, mentre per i dati continui sono più efficaci i diagrammi ad area o quelli a linee.

6 Office automation dispensa su Excel 6 La costruzione di grafici Per costruire un grafico occorre un elenco di nomi (che Excel chiama Categorie), cui vengono associati uno o più elenchi di valori numerici. Per esempio, un grafico può mostrare in modo sintetico l'andamento del costo di una serie di prodotti commerciali (categorie) negli ultimi tre anni (tre elenchi di valori numerici): Fanno eccezione a questa regola i grafici cartesiani, che Excel chiama grafici a dispersione; infatti, in questo tipo di grafici, le Categorie sono sostituite da un elenco di valori numerici. In altre parole i grafici cartesiani mettono in relazione alcuni valori numerici con altri valori numerici. Per esempio, un grafico cartesiano può mettere in relazione fra di loro i valori numerici delle ore di una giornata con i valori numerici della temperatura corporea di un malato:

7 Office automation dispensa su Excel 7 Per realizzare i diagrammi mostrati nelle figure precedenti occorre seguire una procedura guidata dallo stesso Excel. I passi principali di questa procedura sono: 1. selezionare la zona contenente i dati; questa zona deve comprendere la colonna delle categorie, le colonne dei valori numerici e le intestazioni dei valori numerici; 2. attivare il comando INSERISCI Grafico ; 3. scegliere, tra i Tipi di grafico quello che interessa (per esempio scegliere l'istogramma); 4. tra i vari tipi di istogrammi selezionare quello preferito fra le Scelte disponibili (per esempio selezionare il primo dell'elenco); 5. premuto il pulsante Avanti è utile osservare l'anteprima del grafico e provare a commutare le scelte Serie in righe con Serie in colonne; Excel propone una delle due scelte, ma a volte è preferibile l'altra; 6. premuto ancora una volta il pulsante Avanti si arriva al terzo passaggio dell autocomposizione grafico. Nella scheda Titoli, se lo si ritiene necessario si possono aggiungere opportune spiegazioni del grafico. Con la scheda Assi si può modificare la visualizzazione degli assi di riferimento. Con la scheda Griglia si può stabilire se mostrare una griglia di lettura (a due livelli di raffinamento). Si può poi, con le altre schede, decidere se mostrare anche una Legenda (cioè una spiegazione delle serie numeriche), le Etichette dati (cioè i valori utilizzati per costruire il diagramma) e la Tabella dei dati numerici utilizzati; 7. l'ultima scheda dell'autocomposizione pone l'alternativa fra Crea nuovo foglio e Come oggetto in... seguito dall'elenco dei fogli di calcolo attivi. Se si opta per la prima scelta verrà creato un nuovo foglio di calcolo, contenente solo il grafico prodotto. Se, invece, si sceglie di collocare il grafico come oggetto in un foglio esistente, verrà creata una finestra contenente il grafico, "appoggiata" sul foglio selezionato. Questa finestra non cancella i dati numerici memorizzati nelle celle che nasconde; infatti, spostando la finestra o ridimensionandola con il mouse, questi dati tornano immediatamente visibili. Le procedure per la costruzione dei Diagrammi a barre, degli Istogrammi tridimensionali o dei Diagrammi ad anello sono simili a quelle viste per la creazione di un Istogramma bidimensionale. È importante osservare che un grafico è sempre collegato dinamicamente alla tabella dei valori numerici che lo ha generato; di conseguenza, modificando uno o più valori fra questi, l'aspetto del grafico cambierà per adattarsi automaticamente ai nuovi dati.

8 Office automation dispensa su Excel 8 I diagrammi a torta Un Diagramma a torta, analogamente a un Istogramma, mette in relazione i dati delle Categorie con i corrispondenti valori numerici; a differenza degli istogrammi, tuttavia, un diagramma a torta permette di rappresentare una sola serie di valori numerici. La rappresentazione grafica di un diagramma a torta mostra un cerchio diviso a fette; ogni fetta ha un'ampiezza angolare proporzionale al valore numerico che rappresenta, calcolata in modo tale che la somma di tutte le ampiezze dia luogo a un angolo giro. La stampa Per stampare correttamente il proprio lavoro in Excel è importante (forse ancora più che in Word) regolare l aspetto del foglio in modo che le stampe corrispondano a ciò che si visualizza sullo schermo. Attivando il comando Anteprima di stampa è possibile ottenere la visualizzazione del foglio a pagina intera. Per effettuare le modifiche alle impostazioni di pagina si deve operare sulla finestra imposta pagina, ecco alcune tra le impostazioni più frequenti: Cambiare le proporzioni della pagina. Aprire il menu File e scegliere la voce Imposta pagina. Selezionare l'opzione Adatta a, poi definire come pari a 1 la larghezza e l'altezza dell'area in pagine e fare clic su OK. Excel allora ridimensionerà l'area di stampa adattandola alle dimensioni di una pagina, mantenendo invariate le proporzioni tra larghezza e altezza. Cambiare l'orientamento. Un'altra possibilità offerta dalla scheda imposta pagina è quella di cambiare l'orientamento di stampa della pagina, che per default è verticale. Per cambiare l'orientamento è sufficiente scegliere l'opzione orizzontale e fare clic su OK.

9 Office automation dispensa su Excel 9 Cambiare i margini del foglio. Per ampliare l'area di stampa è possibile ridurre i margini bianchi ai lati della pagina: aprire la scheda margini della solita finestra Imposta pagina; qui è possibile definire la misura in centimetri dei margini orizzontali e verticali. Fare attenzione al fatto che ogni stampante ha un margine minimo prefissato, necessario per «catturare» la carta: ogni pagina perciò avrà un margine di circa 1 cm, anche se quello assegnato con le opzioni di Excel è inferiore. Altre opzioni. La terza scheda della finestra Imposta pagina permette di aggiungere intestazioni e piè di pagina a un foglio stampato. Nei menu a discesa di questa scheda è possibile scegliere tra alcune impostazioni predefinite dal programma (per esempio il numero di pagina, la data, il titolo del file) oppure si può inserire un testo qualsiasi facendo clic sui pulsanti Personalizza che appaiono al centro della scheda. L'ultima scheda (Foglio) contiene le opzioni Griglia e Intestazioni di riga e di colonna: se vengono selezionate, queste caratteristiche del foglio di lavoro saranno riprodotte sulla pagina stampata. Si Può anche usare come intestazione il contenuto delle celle, inserendone le coordinate nella casella Righe da ripetere in alto.