Il progetto per l informatizzazione globale del flusso di lavoro nel MiBAC

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1 Ministero per i beni e le attività culturali Direzione generale per l innovazione tecnologica e la promozione Il progetto per l informatizzazione globale del flusso di lavoro nel MiBAC Giovanna Tosatti ForumPA 2006

2 La consapevolezza che le nuove tecnologie possono migliorare radicalmente sia l efficienza di un intero sistema come quello della PA, visto come erogatore di servizi, sia l accessibilità dei servizi stessi offerti ai cittadini, ha determinato importanti scelte strategiche dell Amministrazione dei Beni culturali, con la definizione di programmi mirati e la realizzazione di progetti di applicazione.

3 I progetti attuali del Ministero per i beni e le attività culturali nel campo della informatizzazione, di conseguenza, si muovono seguendo due direttrici diverse, ma convergenti: 1) una linea, comune a tutte le amministrazioni pubbliche, tesa a migliorare l efficienza gestionale, secondo le linee strategiche e gli obiettivi dell egovernment ;

4 2) i progetti strategici del MiBAC, nei quali l uso delle tecnologie per l informazione e la comunicazione (ICT) è funzionale sia alla tutela e alla conservazione che alla valorizzazione, promozione e comunicazione del patrimonio culturale, quindi al consumo culturale.

5 OBIETTIVO dei progetti in corso: Automazione globale del flusso di lavoro, per fornire ai cittadini e alle imprese i propri servizi on line, realizzando un incremento di efficienza e di trasparenza; rendere progressivamente più omogenei i processi lavorativi nell ambito dell amministrazione; procedere sulla via della dematerializzazione della documentazione.

6 Ci si muove sulle indicazioni del ministro per l Innovazione e le tecnologie e sulle norme, da ultimo il Codice dell amministrazione digitale, che per quanto riguarda l informatizzazione dei procedimenti prevede: Art. 54: Le amministrazioni sono tenute a evidenziare sul proprio sito i principali procedimenti di competenza, indicando gli eventuali termini, il nome del responsabile e l unità organizzativa responsabile dell istruttoria, nonché l elenco dei servizi già disponibili in rete e di quelli di imminente attivazione.

7 Questa politica ha trovato recentemente un luogo di coordinamento ideale, la Direzione generale per l innovazione tecnologica e la promozione, costituita nell ultima riorganizzazione del MiBAC (dpr 8 giugno 2004, n. 173), prefigurazione di una struttura prevista dal nuovo Codice per l amministrazione digitale (art. 17) per tutti gli uffici pubblici.

8 Punto di partenza: Il progetto per l informatizzazione globale L applicativo ESPI - Estensione del Protocollo Informatico che ha messo a disposizione di tutti gli Uffici, centrali e periferici, un servizio in ASP per la gestione informatica del protocollo, la gestione documentale collegata al protocollo, la gestione dei flussi di lavoro e infine la gestione dell iter dei procedimenti, funzionalità basilari per l automazione di Ufficio.

9 Inserimento dati nell IndicePA Per ciascuna unità dell amministrazione centrale sono stati resi disponibili gli indirizzi delle caselle di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) attive e di eventuali servizi applicativi resi disponibili on-line. Questo passaggio è propedeutico alla possibilità di scambiare messaggi di posta elettronica attraverso le caselle istituzionali associate al sistema di protocollo informatico.

10 CARATTERISTICHE DEL PROGETTO DEL MiBAC: Forte coordinamento, basato sulla condivisione dello stesso programma in tutte le strutture del Ministero, centrali e periferiche, collegamento in rete contestualmente alla diffusione del software (274 AOO).

11 Il coordinamento si basa sulla costituzione di un gruppo di lavoro, attivo fin dal 1999, in cui sono rappresentate tutte le strutture centrali del MiBAC (Dipartimenti e Direzioni generali), che hanno finora lavorato su alcuni strumenti da imporre o proporre a tutte le AOO.

12 Gli strumenti: Il progetto per l informatizzazione globale Un Piano di classificazione di base, relativo alle Attività di funzionamento e comunicazione, modellato sullo schema messo a punto dal Gruppo di lavoro della SSPA. Questo Piano dovrà essere utilizzato da tutte le AOO, con possibilità di modifiche solo al III livello.

13 Gli strumenti: L analisi e il ridisegno di alcuni procedimenti, relativi sia alla gestione del personale, sia all attività di tutela del patrimonio, che potranno essere utili a diverse Direzioni generali, per procedere sulla via della loro informatizzazione. La stesura di uno schema di Manuale di gestione, proposto agli uffici che lo vorranno adottare.

14 Esempi di procedimenti scelti per la sperimentazione: 1) Autorizzazioni incarichi extra-istituzionali di personale non dirigente; 2) Distacchi sindacali retribuiti; 3) Mobilità temporanea tra amministrazioni; 4) Rilascio tessere di riconoscimento; 5) Elaborazione di una circolare e pubblicazione nella bacheca; 6) Apertura di sale cinematografiche; 7) Erogazione di contributi nel settore dello spettacolo.

15 Il progetto introduce una notevole evoluzione organizzativa nel processo di informatizzazione del Ministero, in quanto prefigura il passaggio dall informatizzazione delle singole procedure, peraltro solo in minima parte attuata (e talvolta al di fuori del sistema di gestione del protocollo), all informatizzazione globale del flusso di lavoro, inducendo l Amministrazione ad attuare una ampia riprogettazione dei propri processi di servizio e quindi introducendo incrementi di produttività di consistente rilevanza. Si tratta anche di un notevole progresso in vista della dematerializzazione della documentazione.

16 CARATTERISTICHE DEL PROGETTO DEL MiBAC: Il progetto ESPI è centrato altresì sulla sensibilità manageriale dell'amministrazione e fa leva sull'accrescimento professionale delle risorse umane coinvolte, attraverso una massiccia attività di sensibilizzazione della dirigenza e di formazione che, unitamente alla contestuale informatizzazione delle strutture, costituisce fattore di responsabilizzazione e motivazione a tutti i livelli del personale. La riuscita del progetto è resa possibile dalla convergenza decisionale dell Amministrazione e delle Organizzazioni sindacali.

17 La Formazione ha riguardato finora: I Responsabili del servizio per il protocollo informatico delle 274 AOO; I Focal point delle 274 AOO, ossia le figure con funzioni di raccordo tecnico/organizzativo tra l utente ordinario e il Responsabile del protocollo. Il Focal Point possiede inoltre tutti gli strumenti per gestire le credenziali degli utenti di ogni singola AOO. I corsi sono stati svolti su base regionale. La formazione continua con i progetti locali.

18 CARATTERISTICHE DEL PROGETTO DEL MiBAC: Il progetto ESPI è stato caratterizzato anche, fin dall inizio, da una stretta collaborazione tra il personale del Ministero e la società di informatica (Intersistemi) che ha implementato il software e che ne cura il continuo aggiornamento.

19 Nei progetti attuali del MiBAC, partendo dal sistema di protocollo informatico ESPI già adottato a partire dal 2000, ora in una versione ASP, ci si sta muovendo rapidamente anche sulla via della sperimentazione della Posta elettronica certificata per lo scambio di documenti elettronici sottoscritti con firma digitale. La sperimentazione è finanziata dal del CNIPA.

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