Handsystem s.r.l. H.I.B.I.S.: Il back-office assicurativo Gennaio 2008

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1 Gennaio 2008 aa 1

2 Fondamenti del progetto I principi di fondo del progetto back-office si basano sull esigenza di avere un sistema di agenzia che sia strumento completo di gestione con particolare riferimento alla centralità del Cliente e alla gestione del Multimandato. Sono state scelte tecnologie moderne supportate da produttori leader mondiali, con linguaggi di sviluppo conosciuti ed universalmente utilizzati. L interfaccia utente è uniforme in tutte le funzionalità. Il sistema è di tipo Client/Server con possibilità di pubblicare informazioni a mezzo WEB o rendere disponibili informazioni specifiche a utenti certificati. Il sistema è strettamente integrato al mondo Windows ed Office e fruisce di strumenti standard di elaborazione dell informazione quali Crystal Report, Microsoft Excel e WinWord nonché formati standard di interscambio quali XML, PDF, JPG, ecc. Il sistema comunica verso l esterno direttamente dall applicativo a mezzo e- mail, SMS, MMS. 2

3 Obiettivi del progetto Le scelte strategiche delle Compagnie di Assicurazioni prevedono applicativi centralizzati che governino in maniera esaustiva le problematiche legate all emissione dei contratti, alla gestione degli incassi, alla gestione e liquidazione dei sinistri. Per le agenzie, intese come realtà locali radicate sul territorio, con autonomia gestionale ed organizzativa, diventa indispensabile dotarsi di un sistema informativo che permetta di integrare, da un lato la gestione assicurativa e dall altro tutte le attività legate alla cura del cliente, alle incombenze amministrative, commerciali, contabili e fiscali caratteristiche di una struttura articolata e complessa qual é l Agenzia di assicurazione. Il sistema è ATTIVO, ovvero in grado di consigliare gli utenti sulle attività da eseguire in base a scadenze ricavabili dalle informazioni del sistema. L applicativo è multi compagnia per la gestione di più mandati. L applicativo ha un sistema di profilazione utenti per consentire di mantenere e visualizzare informazioni filtrate sulla base delle caratteristiche degli operatori. La base dati è stata progettata in modo da contemplare tutte le informazioni necessarie alla gestione degli aspetti evidenziati e le funzionalità che rispondono all esigenza di dialogare con i sistemi di Compagnia e di fornire il supporto alle attività specifiche dell agenzia. 3

4 Il sistema di Back Office Applicativo di Gestione Portafoglio ON-LINE Modulo Acquisizione Acquisizione Incrementale Onda UP Quadratura Cassa E/C Subagenti E/C Coassi Registri Contabili Registri IVA Calcolo R.A. Ecc. Interrogazione Web Reporting Personalizzato Richiesta / Spedizione documenti in modo asincrono Modulo Sicurezza Definizione Gruppi Definizione Utenti H.I.B.I.S. Modulo Servizi Gestione Backup/Restore Gestione Aggiornamenti Modulo Gestione Gestione Rendiconto Provvigioni Calcolo Provvigioni Passive Gestione Liste Quietanzamento Gestione Arretrati/Solleciti Gestione Sospesi Gestione Dettagli F.Cassa Modulo CRM Gestione Clienti/Leads Agenda Calendario Attività Mailing-list Appuntamenti Comunicazioni Cronologia Contatti Archiviazione Ottica Documenti Reporting Personalizzato Statistiche Spedizione Documenti e Report via Gestione Documenti Archiviati Modulo Interrogazione Estrazioni Dati Personalizzate Dati per Postel Dati per Mailing Dati per Excel,Word, ecc. 4

5 Il prodotto H.I.B.I.S. è un applicativo verticale ottenuto dallo sviluppo di componenti aggiuntivi attuati con il framework ESTRO(*) sulla struttura del gestionale Onda UP (*). L utilizzo di un prodotto consolidato,affidabile e di larga diffusione nonché di uno strumento R.A.D. tecnologicamente avanzato sono garanzia di un sistema di altissima qualità. (*) I prodotti Onda UP ed ESTRO sono di proprietà della società EDISOFTWARE S.R.L.. 5

6 La società Handsystem nasce con lo scopo di creare una struttura che ponga il cliente al centro del proprio lavoro e dei propri obiettivi: il nome ed il logo fanno esplicito riferimento all intento di dare una mano ai clienti nell appianamento delle problematiche legate al sistema informativo proponendo soluzioni personalizzate che soddisfino le specifiche realtà. Handsystem gestisce il sistema informativo di agenzia di Groupama Assicurazioni (circa 400 installazioni). La scelta tecnologica verso l ambiente Windows, l utilizzo di strumenti e metodologie di sviluppo standard e le consolidate competenze maturate in decenni di attività nel settore assicurativo, sono garanzia di soluzioni qualitativamente valide e rispondenti alle esigenze del settore. Il frutto di queste scelte si è concretizzato nel rilascio dell applicativo H.I.B.I.S.: un prodotto innovativo per l'ambiente di lavoro sia per gli strumenti utilizzati sia per le soluzioni proposte. Per sfruttare le enormi potenzialità offerte da Internet e dalla Posta Elettronica, è stato integrato, in H.I.B.I.S., il portale INFO.net della società Edisoftware, che rende disponibili via WEB dati agenziali selezionati, per categorie di utenti definite (Subagenti, Clienti, ecc.). 6

7 Aspetti Tecnologici e Partnership Handsystem si avvale della PartnerShip tecnologica della società Edisoftware. Grazie alla stretta collaborazione con Microsoft e alle certificazioni ottenute, EdiSoftware ha accesso alle più moderne tecnologie e ai più avanzati laboratori di implementazione e test. Lo sviluppo di programmi commerciali e di marketing congiunto consentono in ogni momento di offrire ai clienti le tecnologie più innovative sul mercato. 7

8 Architettura di riferimento Il sistema prevede l istallazione in ambiente Windows: sono supportate le versioni da Windows 2000 in poi. E pienamente supportato Windows VISTA. Tutte le componenti del sistema sono realizzate con architettura Client-Server. E comunque prevista l installazione STAND-ALONE. 8

9 La base dati Il database manager Microsoft SQL Server è stato scelto come strumento per la gestione della base dati H.I.B.I.S. per le sue doti di scalabilità unita all affidabilità in tutte le sue configurazioni. SQL Server, infatti, non è solamente un database relazionale, è una piattaforma di prodotti integrati e altamente affidabili, adatti allo sviluppo di soluzioni data-centric, sia per le piccole agenzie che per le agenzie di classe Enterprise. 9

10 Il framework ESTRO ESTRO costituisce un ambiente di sviluppo specifico per la creazione di applicazioni gestionali nel senso più ampio del termine. La definizione di RAD (Rapid Application Development) è la definizione che più si addice in considerazione del fatto che tale ambiente lavora sopra, o meglio, con l ambiente Visual Basic che a sua volta è considerato un RAD. L attuale versione di ESTRO presenta una revisione architetturale studiata ed analizzata in collaborazione e con la consulenza di Microsoft Consulting nel rispetto delle specifiche di Windows DNA e delle evoluzioni future. Uno degli aspetti principali presi in considerazione dal framework è la semplicità di utilizzo e la semplicità di integrazione per gli sviluppatori nella realizzazione di soluzioni verticali perfettamente inserite nel contesto dell applicazione gestionale. ESTRO sposa completamente la tecnologia COM (Component Object Module). Il concetto chiave di questo tipo di tecnologia è quello di superare le barriere dei linguaggi dei differenti tipi di DLL, OLE e così via, per giungere ad una generica interfaccia in grado di essere utilizzata in qualsiasi contesto e in qualsiasi linguaggio. In questo mondo il linguaggio rappresenta solo il mezzo per esprimere e concretizzare le funzionalità mentre l architettura ed i mattoni di più basso livello rappresentano una base comune dove le applicazioni si appoggiano per cooperare e collaborare per lo scambio di informazioni e servizi. 10

11 Architettura dell applicazione Lo schema riporta la struttura di base dell architettura dell applicazione finale realizzata con ESTRO. Si può notare il ruolo chiave del navigatore e dei componenti base dell ambiente. Il primo ed unico eseguibile è il Main (Exe) che si occupa di istanziare l Application presente nell ObjectModel e successivamente demanda il controllo al navigatore. Il navigatore svolge il ruolo di direttore e vigile di tutte le attività offrendo anche molteplici servizi di visualizzazione di informazioni eterogenee, quali: visualizzazione di files di documentazione (Html), anteprime di stampa dei report, griglie di visualizzazione di dati tabellari, collegamenti ipertestuali, ecc. 11

12 Struttura della Base Dati Anagrafiche Portafoglio Contabilità Tabelle di Base 12

13 Archivi Anagrafici Dati Anagrafici Dati Statistici (Profilazione( Profilazione) Agenzie Compagnie Persone F/G Agenda Relazioni Indirizzi Cronologia Contatti Archiviazione Ottica Documenti Note Tipi Definizioni Veicoli Altri Beni F=Fisica G=Giuridica Immobili 13

14 Archivi di Portafoglio Titoli Arretrati Pagati Sospesi Recuperati Documenti Archiviati Note Contratti Sinistri Preventivi Contratti in vigore Contratti sostituiti Dettaglio Garanzie Documenti Archiviati Note Sinistri aperti Sinistri chiusi Sinistri in trattazione Sinistri senza seguito Documenti Archiviati Note Liquidazioni Sinistri Dati di Liquidazione 14

15 Archivi Contabilità Parametri di Colloquio Prime Note Prime Note Manuali Prime Note Automatiche Piano dei Conti 15

16 Archivi di base Mandati Provvigionali Proprietà Colloquio Mandanti Tabelle Assicurative 16

17 Dettaglio Funzionalità Modulo sicurezza per la profilazione utenti Modulo di allineamento con mandanti ed enti terzi Modulo gestionale Modulo contabile Modulo CRM Modulo servizi Modulo informativo 17

18 Modulo sicurezza Questo modulo si occupa della gestione della sicurezza e dei diritti di visibilità dell applicazione. Il modello di sicurezza implementato segue, come filosofia, quello della security di Windows, dove l assegnazione dei gruppi ad una o più voci di menu costituisce l approccio base per la visibilità e la gestione degli accessi. Definizione Utenti e Gruppi: La definizione dei diritti accesso ed in genere delle possibilità di azione viene fatta a livello di gruppo. Ogni utente eredita i diritti accesso in funzione del gruppo o dei gruppi di appartenenza. Questi ultimi, ovviamente, non sono modificabili a livello di singolo utente. Log accessi: Il modulo sicurezza tiene traccia degli accessi all applicazione memorizzando tutte le informazioni dell utente, la data e l ora di ingresso per facilitare gli interventi di indagine e manutenzione anche remoti. 18

19 Modulo di allineamento con Mandanti Questo modulo gestisce l aggiornamento del database relativamente alle evoluzioni di portafoglio trasmesse dalle Compagnie Mandanti. Si tratta di un modulo aperto al colloquio attraverso la gestione di flussi derivanti dai databases di Direzione. E gestita la sincronizzazione automatica con basi dati di input di tipo SQL, ORACLE e MS-ACCESS. E prevista l acquisizione di dati in formato XML o, in alternativa, in formato testo. E prevista una logica di trasmissione di tipo incrementale. Le attività di ricezione dati avverranno, a seconda del timing concordato con le Direzioni. 19

20 Modulo Gestionale I Capitolati provvigionali Questo modulo prevede tutta la gestione assicurativa propria dell attività di Agenzia, in particolare: Gestione capitolati provvigionali di Agenzia: l utente inserirà e gestirà il proprio capitolato, strutturato come da mandati di Direzione. Gestione capitolati provvigionali dei Collaboratori: l utente gestirà i capitolati dei propri collaboratori, definendo un profilo di default e personalizzando solamente i mandati che esulano dalla definizione standard. Gestione capitolati provvigionali delle Agenzie Coassicuratrici e Agenzie Delegatarie: l utente gestirà i capitolati delle Coassicuratrici, definendo un profilo di default e personalizzando solamente i mandati che esulano dalla definizione standard. Rendiconto Provvigioni di Agenzia: il modulo di acquisizione dei dati provenienti dalla Direzione prevedrà una fase in cui verranno ricalcolate le provvigioni di Agenzia, in base ai dati contrattuali forniti dalla Compagnia, al fine di confrontare il risultato ottenuto col dato di Direzione e segnalare le differenze riscontrate con la possibilità di definire dei margini di tolleranza. Calcolo provvigioni di Collaboratori, Coassicuratrici e Delegatarie: il modulo di acquisizione dei dati provenienti dalla Direzione prevedrà una fase in cui verranno calcolate le provvigioni di Collaboratori, Coassicuratrici e Delegatarie. Tali provvigioni verranno memorizzate sui titoli. Il calcolo provvigionale sarà eseguibile anche in un secondo momento, a richiesta. 20

21 Modulo Gestionale: Altre operazioni Completamento operazioni di incasso titoli e pagamento sinistri: il modulo di acquisizione dei dati provenienti dalla Direzione prevedrà una fase in cui l utente potrà completare le operazioni in oggetto, inserendo i dati necessari per la gestione corretta in Agenzia delle informazioni: forme di incasso, anticipi a Clienti, abbuoni o eccedenze, ecc. Il completamento sarà eseguibile anche in un secondo momento, a richiesta dell utente. Gestione incassi/anticipi verso Collaboratori, Coassicuratrici e Delegatarie: la procedura prevedrà la gestione a partite aperte degli anticipi di Collaboratori, Coassicuratrici e Delegatarie ed il relativo pareggio con il supporto di liste di controllo e verifica. 21

22 Modulo Gestionale: Altre operazioni Quietanzamento Titoli: Scopo della procedura è fornire le informazioni relative ai titoli in scadenza in un periodo futuro, per poter avviare le necessarie attività per eseguire: L identificazione dei titoli in scadenza, I Controlli di congruenza dati Direzione e dati locali, Il Ricalcolo provvigioni di Agenzia e confronto con dati di Direzione, Il Calcolo provvigioni Collaboratori, Coassicuratrici, Delegatarie, I Carichi Subagenti e Delegatarie, Le Lettere a Coassicuratrici per scadenze di contratti in delega, Le Lettere ai Clienti con raggruppamento scadenze, La Predisposizione dati per Postel Gestione Solleciti: Scopo di questa funzionalità è sollecitare i clienti che hanno posizioni di contratto scadute da un certo numero di giorni. A fronte di un elaborazione, I titoli scaduti verranno parcheggiati in un area di lavoro dove sarà possibile consultarli e selezionarli per la produzione del sollecito: in caso di selezione verrà prodotta contestualmente la stampa. I dati di sollecito selezionati e stampati verranno memorizzati in un apposito archivio. 22

23 Modulo Contabilità Generale Sono previste due configurazioni: Livello Entry : sono le funzionalità di base per effettuare le operazioni di foglio cassa (sia automatiche, dall applicativo di emissione, che tutte le altre), per gestire i rapporti contabili con Subagenti e Coassicuratori e produre i supporti da consegnare al gestore della contabilità. Livello Full : tutte le funzionalità di Contabilità Generale (multiazienda e multivaluta), di Contabilità IVA e di Controllo di Gestione. 23

24 Modulo Contabilità Generale Inserimento Automatico Prime Note L inserimento delle prime note è strutturato in modo da contemplare il MULTIMANDATO. E prevista la definizione di più linee di mandato. La codifica di ogni archivio di base è strutturata in modo da tener conto delle diverse linee di mandato. Compagnia Agenzia Collaboratori Coassicuratrici e Delegatarie Forme Pagamento Codici Cliente 24

25 Modulo Contabilità Generale La Configurazione del Colloquio Parametri Generali Parametri Mandanti Collaboratori Coassicuratrici Delegatarie Clienti Modalità Incasso Quadratura di Cassa Causali Assicurative Utilità (errori colloquio, movimenti di input errati, prime note provvisorie e definitive) 25

26 Modulo Contabilità Generale La Contabilità Contabilità Fiscale Prime Note Contabili Prime Note Documenti Gestione Percipienti Contabilità IVA Registro Acquisti Registro Corrispettivi 26

27 Modulo Contabilità Generale Interrogazioni e Reportistica Scadenziario Attivo Scadenziario Passivo Liste Contabili Bilancio Verifica Contrapposto Bilancio Riclassificato 27

28 Modulo CRM Gestione del Cliente E prevista la gestione del Cliente durante l intero ciclo produttivo: dall acquisizione in portafoglio come lead (cliente potenziale), alla cura in termini di comunicazioni, attività di marketing, servizi vari. Particolare attenzione viene posta agli aspetti di comunicazione ai clienti: dalle campagne promozionali, agli avvisi, ai solleciti, ecc. E gestita la cronologia dei contatti. Sarà prevista la possibilità di archiviare documenti elettronici e scannerizzati o immagini associandoli al cliente di riferimento. Per ogni Cliente effettivo o potenziale si potrà: Definire il profilo di appartenenza sulla base di parametri dinamici Definire le attività da svolgere Definire gli operatori interessati Pianificare gli interventi a seconda delle attività previste sui vari profili. 28

29 Modulo CRM Gestione del Calendario Viene gestita la visualizzazione del calendario degli eventi. La visualizzazione degli eventi è completamente personalizzabile, tramite i parametri, ed è possibile visualizzare gli appuntamenti per più operatori contemporaneamente, selezionandoli dall elenco. E previsto il collegamento con Ms-Outlook. 29

30 Modulo CRM Gestione massiva delle attività Cruscotto Gestione Leads/clienti: Questa funzionalità permette di compiere operazioni massive sulla creazione di nuovi appuntamenti e sulla modifica dei parametri relativi alle anagrafiche dei leads/clienti, la loro eventuale cancellazione e la trasformazione da leads a cliente. I nominativi per i quali effettuare operazioni massive sono identificati attraverso l applicazione di filtri. Cruscotto Attività: Permette di gestire massivamente tutte le attività riguardanti gli appuntamenti già esistenti. È presente infatti la possibilità di filtrare gli eventi a seconda delle nostre esigenze ed in seguito apportare modifiche a parametri come la data, l operatore e l etichetta oppure cancellare gli appuntamenti. 30

31 Modulo Servizi Backup/Restore: E prevista una funzionalità di backup dei dati fruibile sia in modalità manuale sia in modalità automatica con possibilità di schedulare le sessioni. Gestione installazione e aggiornamenti: E prevista una gestione totalmente guidata delle fasi di installazione del pacchetto, compresa l integrazione di successivi moduli che possono ampliare le funzionalità di base. Gli aggiornamenti saranno gestiti tramite download dal web. 31

32 Modulo Informativo Questo modulo permette la fruibilità dei dati archiviati nella Base Dati. Sono previste le seguenti aree di consultazione: Anagrafiche, Portafoglio, Arretrati, Pagati, Sospesi, Sinistri Ogni informazione della base dati può essere utilizzata come filtro o chiave di selezione per facilitare l individuazione dei dati ricercati. 32

33 Modulo Informativo: Informazioni trattate Anagrafiche: pagamenti Dati Persona Fisica/Giuridica Indirizzi Relazioni con altre anagrafiche Sintesi premi pagati e sinistri liquidati Totali Dettaglio degli ultimi tre anni Note aggiuntive Documenti Archiviati associati Cronologia dei Contatti con evidenza di: Polizze Emesse Preventivi Effettuati Titoli Incassati Sospesi Recuperati Variazioni anagrafiche Sinistri Aperti Sinistri Liquidati Mailing Contatti e/o Appuntamenti Sintesi Situazione di Portafoglio: Numero e Totale Premi Polizze in corso Numero e Totale Premi Polizze annullate Numero e Totale Premi Titoli arretrati Numero e Totale Premi Titoli pagati Numero e Totale Premi pagati per anno Numero e Totale Premi sospesi e recuperi Numero e Totale Sinistri e relativi Contratti: Dati Contabili: Dati generali Dati collaboratori Dati Sostituenti e/o appendici (storico) Dati Sostituite Dati Coassicuratrici Dati Rischi Comuni Dati singole garanzie: Dettaglio garanzie Premi lordi, accessori, diritti, tasse e interessi di frazionamento Provvigioni Agenzia, Capogruppo, Subagente, Produttore Documenti archiviati associati al contratto Arretrati: Dati Contabili Dati Generali Dati Coassicuratrici Dati singole garanzie: Dettaglio garanzie Premi lordi, accessori, diritti, tasse e interessi di frazionamento Provvigioni Agenzia, Capogruppo, Subagente, Produttore Sinistri: Dati Contabili Dati Generali Dati Accadimento Dati singole garanzie colpite Dati di liquidazione 33

34 Modulo Informativo: Layout della Reportistica Il layout delle informazioni estratte è gestito attraverso la reportistica standard generata e gestita attraverso Crystal Report XI. E prevista la stampa su file e la connessione ad altri applicativi quali: EXCEL WINWORD Acrobat Ecc. E prevista l esportazione dei dati in formato XML. 34

35 Servizi I prodotti verranno concessi completi dei seguenti servizi: Consulenza specialistica nella Strutturazione, nella Pianificazione e nella Gestione del Progetto. Realizzazione eventuali personalizzazioni iniziali Formazione Manutenzione evolutiva Manutenzione correttiva Manutenzione per disposizioni di legge HelpDesk 35