CompIT. Spett.le Biblioteca Centrale Regione Siciliana C.so Vittorio Emanuele, Palermo. Prot. P/16

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1 Spett.le Biblioteca Centrale Regione Siciliana C.so Vittorio Emanuele, Palermo Prot. P/16 Oggetto: Offerta per un sistema di Protocollo Informatico. Il presente documento costituisce una proposta non impegnativa che segue la manifestazione della Vostra intenzione di valutare il nostro software di tipo Open Source, senza alcun costo di licenza, per l automatizzazione delle procedure di Protocollo, in linea con le previsioni normative del Nucleo minimo e della Gestione Documentale. La presente offerta potrà essere suscettibile di modifica a seguito di un incontro di dimostrazione e di analisi delle Vostre specifiche esigenze. L'offerta è articolata nei seguenti punti: La Soluzione CompIT Le possibilità di estensione La Proposta per la Biblioteca Centrale della Regione Siciliana Il Quadro economico della Proposta Allegato - Brochure Scanner Con l auspicio di un Vostro positivo riscontro, si coglie l occasione per porgere i nostri più distinti saluti. Catania, Il responsabile area PA Nazzareno Prinzivalli

2 1. La Soluzione CompIT CompIT propone una soluzione integrata, composta da: Una Suite di applicativi che assevera le prescrizioni normative e presenta i vantaggi dell Open Source, comprendente la gestione del Protocollo Informatico e della Gestione documentale fruibili via browser dalle postazioni di protocollazione. Un dispositivo fortemente innovativo che provvede, in un unica operazione, alla segnatura di protocollo ed alla scansione del documento protocollato; il software di protocollo associa, in automatico, il documento acquisito alla relativa registrazione di protocollo. Le caratteristiche principali del software sono: Applicativo Web based, in lingua italiana, che prevede l uso di un comune Browser; Data base di tipo relazionale-transazionale; Gestione della protocollazione dei documenti, in entrata/uscita, sia in formato cartaceo che elettronico, in maniera centralizzata o decentrata, a seconda dell'organizzazione preferita; Possibilità di impostazione personalizzata del Titolario e dell'organigramma; Possibilità di interfacciamento con il sistema di posta elettronica al fine, anche, di consentire la protocollazione e la fascicolazione delle e dei relativi allegati; Possibilità di interfacciamento con la posta elettronica, gestendo in maniera separata la PEC (Posta Elettronica Certificata) da quella normale; Gestione dell'interoperabilità tramite PEC, come da circolare AIPA n. 28 del 2001; Nessun limite nel numero di utenti e di utenti/concorrenti; Possibilità di assegnazione dei documenti ad una o più unità organizzative; Piena conformità alla Check List del CNIPA, livello AAB (Nucleo Minimo, Gestione documentale ed interoperabilità) con possibilità di upgrade al livello AAAB (AAB + automazione flussi procedurali) grazie alle caratteristiche di personalizzabilità del motore di WorkFlow adottato Gestione dei sottofascicoli: questa possibilità consente la piena conformità del sistema anche in caso di procedimenti complessi i quali, per loro natura, richiedono una ripartizione di attività e sotto-procedimenti Sistema di posta interna con eventuale protocollazione autonoma e possibilità di fascicolazione: questa possibilità consente di associare al fascicolo, ove necessario, documenti non ufficiali ma che contribuiscono all'esperimento della pratica; consente, inoltre, un pratico sistema di comunicazione informale contestuale Editor integrato con possibilità di protocollazione interna o esterna o di automatico invio alla firma del proprio dirigente responsabile Tracing delle modifiche: tutte le modifiche apportate a registrazioni di protocollo, sono conservate con l'indicazione del tipo di modifica e dell'autore della stessa; di conseguenza, vengono conservate tutte le versioni di una registrazione modificata in maniera assolutamente trasparente; Log delle transazioni: questa funzione, accessibile solo all'amministratore o a chi per esso, memorizza tutti i cambiamenti apportati al sistema ed ai dati, con l'indicazione dell'utente e dell'indirizzo IP da cui è stata fatta la modifica;

3 Gestione delle diverse tipologie di archivio: Corrente, di Deposito e Storico; Gestione Sessioni straordinarie: Emergenza e Protocollo differito; Gestione della sicurezza tramite: sistema autorizzazioni basato su ruoli e permessi a livello di singolo utente memorizzazione delle password nel DB sotto forma di HASH-MD5 per impedire che eventuali accessi al DB consentano di rilevarle possibilità di salvataggio dei dati su file system crittografato accesso web based tramite connessione sicura (SSL)

4 2. Le possibilità di estensione La soluzione proposta da CompIT, grazie alla sua architettura flessibile e modulare, consente una piena scalabilità del sistema, sia in senso orizzontale che verticale. In particolare: Possibilità di espansione con il sistema di editing integrato per la creazione di modelli personalizzabili di documenti e la loro protocollazione automatica in uscita, grazie all'inserimento del numero di protocollo che fa venir meno la necessità dell'apposizione di etichette o timbri. Possibilità di personalizzazione dell'interfaccia di registrazione in relazione agli specifici procedimenti amministrativi Possibilità di pubblicazione on line per consentire l'accesso degli utenti alle proprie pratiche; Possibilità di informatizzazione dei procedimenti amministrativi con completa automazione della matrice Attività/Ruoli e dei relativi iter di approvazione, previa attività di analisi e reingegnerizzazione dei processi. Figura 1: Esempio informatizzazione di un procedimento

5 3. La Proposta per la Biblioteca Centrale Regione Siciliana In relazione all analisi delle strutture ed alle esigenze emerse negli incontri con il personale di codesto Ente si propone la fornitura di un sistema informatico in ottemperanza alla normativa vigente sul Nucleo minimo e la gestione documentale che consenta, inoltre, una successiva informatizzazione per la gestione delle procedure amministrative. Le attività previste per la realizzazione del sistema sono le seguenti: 1. Fornitura hardware: 1.1. Fornitura Scanner con segnatura di protocollo, come da Brochure allegata. 2. Sistema di Protocollo Informatico: 2.1. Installazione del software di Protocollo su Vostro server con S.O. Linux pre-installato 2.2. Configurazione dei Client prescelti (le postazioni di protocollazione delle AOO) ai fini dell'acquisizione delle immagini scansionate Supporto per configurare l organigramma ed il titolario di classificazione 2.4. Supporto per la redazione del manuale di gestione ai sensi del DPR 445/ Addestramento 3.1. Intervento formativo per il personale da Voi individuato per un totale di n. 8 giornate (6 ore / giornata) per l utilizzo del software di Protocollo 4. Servizi di assistenza 4.1. Servizio di assistenza comprensivo di: HelpDesk telematico e telefonico Assistenza telematica Interventi diretti da parte del nostro personale specializzato negli orari d ufficio in caso di malfunzionamenti dovuti al software di Protocollo 4.2. Manutenzione correttiva in caso di anomalie di funzionamento del software di Protocollo 4.3. Manutenzione adeguativa in caso di variazioni normative 4.4. Manutenzione evolutiva in caso di migliorie apportate da CompIT Restano esclusi gli interventi on site per anomalie dovute a cause accidentali non dipendenti da malfunzionamenti dal software di Protocollo: in tali eventuali casi verrà applicata la tariffa oraria che, per i clienti in vigenza di contratto di manutenzione, ammonta ad 45,00.

6 4. Il Quadro economico della Proposta Si riporta l elenco delle attività, analiticamente illustrate nel precedente paragrafo completo di unità di misura, tariffe e costi totali per voce. Attività Tempi/q.tà Importo Totale 1. Fornitura hardware: Scanner pz , ,00 2. Sistema di Protocollo Informatico gg ,00/g 1.000,00 3. Addestramento 4. Servizi di assistenza software (Canone annuo) gg ,00/g 1.500,00 anni ,00/anno 1.800,00 Valore totale 6.800,00 I costi riportati vanno intesi al netto dell IVA a termini di legge. Modalità di pagamento: Bonifico bancario ricezione fattura in alternativa Noleggio triennale Full service con modalità da definirsi. La presente offerta ha una validità di giorni 30. Tempi di consegna: Avvio lavori: 15 giorni data ordine Collaudo: 30 giorni avvio lavori