PROCEDURA DI GESTIONE DELL ALBO DEI FORNITORI QUALIFICATI

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1 PROCEDURA DI GESTIONE DELL ALBO DEI FORNITORI QUALIFICATI EMESSA DA: VERIFICATA DA: APPROVATA DA: D. S.G.A. RESPONSABILE DEL PROGETTO QUALITA DIRIGENTE SCOLASTICO Indice Doc.: Mod.PQ07 Rev.: 7 Data: Pag.: 1 di 5

2 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Responsabilità 4. Modalità operative 4.1 di beni e servizi necessari allo svolgimento delle attività 4.2 Distribuzione dell Albo fornitori 5. Documenti di riferimento 6. Registrazioni 7. Funzioni destinatarie 8. Storia delle revisioni 1. Scopo Scopo di questa procedura è definire le modalità per qualificare i fornitori dell istituto I.I.S. M.K. GANDHI 2. Campo di applicazione La presente procedura si applica alle attività legate ad acquisti di: materiali e servizi critici necessari allo svolgimento delle attività ; 3. Responsabilità Funzione responsabile D.S.G.A. Responsabile area Responsabilità Dirigente Scolastico in collaborazione con Ufficio Tecnico e Addetto di Segreteria (Commissione di valutazione) Valutazione dei. Inserimento nell Albo di nuovi. Rivalutazione dei Aggiornamento Albo dei. Dirigente Scolastico in collaborazione con addetto di segreteria 5. Comunicazione al Fornitore nel caso di estromissione dall Albo. Doc.: Mod.PQ07 Rev.: 7 Data: Pag.: 2 di 5

3 4. Modalità operative 4.1 di beni e servizi critici necessari allo svolgimento delle attività 1 ATTIVITA Scelta del nuovo DOCUMENTI IN INGRESSO Modulo Elenco Modulo Questionario Modulo Stato di qualifica del Fornitore e relativi allegati Proposte di acquisto con indicazione di nuovi fornitori Modulo Scheda Verbale DESCRIZIONE ATTIVITA L Istituto M. K Gandhi valuta e qualifica solo fornitori appartenenti a tipologie di fornitura critiche, ovvero quelle forniture relative a: Materiali / attrezzature informatiche e tecnologiche; Materiali / attrezzature per grafici e belle arti; Materiali e attrezzature odontotecniche; Viaggi d istruzione / stage / uscite didattiche / scambi; Consulenze (sicurezza, vigilanza, pulizie); Manutenzioni interne istituto assicurazioni; bar (gestione differenziata) Ed evidenziate nell Elenco fornitori Prima di inserire un nuovo nell Albo dei qualificati, il D.S., avvalendosi della collaborazione del personale Amministrativo e dell Ufficio Tecnico dell istituto, effettua una valutazione, rispetto ai seguenti elementi: - Possesso di Certificazioni = se in possesso viene valutato idoneo e inserito di diritto nell Albo; - Tempi di consegna, d intervento e completamento = sino a 30 gg idoneo; sino a 60 gg. Scarso; fino a 90 gg. Non idoneo; - Qualità e sicurezza dei beni e servizi forniti; - Interventi di assistenza post-acquisto/garanzie; - referenze. La valutazione è effettuata raccogliendo le informazioni attraverso un questionario inviato al (modulo Questionario fornitori ). In base alle risposte date dal, il DS, in collaborazione con il responsabile dell Ufficio Tecnico e dell Addetto di Segreteria, utilizzando la Scheda stato di qualifica del, esprimerà la valutazione in base alla griglia presente nella scheda stessa. La valutazione può essere espressa con un giudizio di idoneo, scarso o non idoneo, le cui motivazioni sono verbalizzate al termine della riunione. Il risulterà Qualificato nel caso raggiunga una valutazione globale di idoneità, Qualificato con riserva nel caso in cui la valutazione sia scarsa, in caso contrario sarà Non Qualificato. I fornitori non utilizzati per un biennio vengono estromessi dall Albo, e, per quelli non utilizzati nell anno precedente, viene confermata la valutazione dell anno prima. I nuovi fornitori critici sono inseriti nell albo fornitori qualificati durante una riunione della Commissione, che si riunisce almeno annualmente. DOCUMENTI IN USCITA Scheda stato di qualifica del compilate Questionari dei fornitori compilati Elenco Verbale di riunione della commissione Doc.: PQ07 Rev.: 7 Data: Pag.: 3 di 5

4 2 3 Inserimento nell Albo Richiesta offerta 4 Riqualificazione 5 di Reinserimento di fornitori estromessi dall Albo Scheda stato di qualifica del Elenco dei Elenco dei fornitori Albo dei fornitori Modello Stato di qualifica del Registrazioni dei controlli in ingresso Modello Stato di qualifica del Modello Albo fornitori L Elenco identifica le classi di fornitura previste. Una volta valutati, i fornitori sono inseriti nell apposito Albo (Mod. Albo dei Qualificati ) con l identificativo di Qualificato ( VERDE), o Qualificato con riserva (GIALLO). La prima valutazione è approvata dal DS. Non vengono qualificati i fornitori occasionali,ossia i fornitori con meno di una fornitura all anno. I fornitori valutati sulla sola base dei dati ricavati dal Questionario dei fornitori vengono evidenziati nell Albo fornitori con un asterisco; l asterisco indica che il è valutato ed inserito nell Albo ma in attesa di giudizio definitivo. Tale giudizio verrà reso definitivo dopo l utilizzo, nella riunione di valutazione fornitori / aggiornamento Albo successivo: a questo punto il in questione sarà definitivamente qualificato. Prima di effettuare un acquisto di forniture critiche, secondo le modalità definite nella PQ08 Approvvigionamenti si procede come segue: Le richieste di preventivo sono inviate a fornitori presenti nell Albo. Si deroga a quanto sopra indicato in situazioni particolari, esempio: urgenza della consegna, offerta particolarmente vantaggiosa, scarso numero di fornitori nell albo per la specifica esigenza. In merito a tale fornitura, il viene valutato successivamente (allegato nr 1) Il DS riunisce almeno annualmente una commissione costituita da figure amministrative e dall Ufficio Tecnico, allo scopo di riqualificare i fornitori e di conseguenza aggiornare nuovamente l Albo sulla base delle non conformità (vedi procedura PQ08 Procedura di gestione degli Approvvigionamenti e PQ04 Procedura di gestione delle Non Conformità di servizio). I giudizi sono espressi e registrati all allegato nr 3 della scheda stato di qualifica del Fornitore. Quando un passa da Qualificato a Non Qualificato, il D.S. invia comunicazioni per evidenziare le discordanze o i problemi avuti. Su indicazione del DS, il Fornitore viene immediatamente estromesso dall Albo nel caso di gravi Non Conformità. Quando un è qualificato con riserva i controlli da effettuare sulle successive forniture sono definiti negli allegati alla scheda stato di qualifica del. La riqualifica di questi fornitori è effettuata durante riunioni della Commissione appositamente convocate. Quando si presenta l opportunità di reinserire un precedentemente estromesso dall albo, la Commissione definisce, durante una riunione, indicando nella scheda stato di qualifica del, i controlli da eseguire. Sempre nella scheda stato di qualifica del, si riportano anche gli esiti di questi controlli e si esprime il nuovo giudizio sul, aggiornando anche l Albo. Albo dei Qualificati Richieste di offerta Elenco dei fornitori Albo dei Qualificati Comunicazioni ai fornitori Scheda stato di qualifica del Albo fornitori Doc.: PQ07 Rev.: 7 Data: Pag.: 4 di 5

5 4.2 Distribuzione dell Albo fornitori e del personale I seguenti albi: Mod. Albo Qualificati Mod Elenco sono disponibili su Sistema Informatico. Per questa modalità (elenchi accessibili in formato cartaceo e informatico ) è possibile la consultazione da parte di tutti gli interessati. Tutta la documentazione relativa alla valutazione dei fornitori e le comunicazioni inviate agli stessi sono archiviate in segreteria amministrativa. 5. Documenti di riferimento Questionario fornitori Modulo Stato di qualifica del e allegati : ALL. NR. 1 (VALUTAZIONE DI NUOVO FORNITORE); ALL. NR 2 (RIVALUTAZIONE DI FORNITORE GIA QUALIFICATO); ALL. NR 3 (RIVALUTAZIONE FORNITORE QUALIFICATO GIALLO E REINSERIMENTO FORNITORE PRECEDENTEMENTE ESTROMESSO) Albo dei Qualificati Elenco Regolamento di contabilità D.I. n. 44 del 01/02/ Registrazioni Questionari fornitori compilati Modulo Stato di qualifica del e relativi allegati Albo dei fornitori Qualificati Elenco 7. Funzioni destinatarie DS DSGA e personale amministrativo Ufficio Tecnico 8. Storia delle revisioni Rev. 1 EMESSA il 08/04/2003 Rev. 2 EMESSA il 25/10/2003 Rev. 3 EMESSA il 30/03/2004 A seguito dell audit del 02/03/2004 Rev. 4 EMESSA il 30/09/2004 a seguito dell audit del 04-05/06/2004 di Certiquality Rev. 5 EMESSA il 05/04/2006 a seguito di revisione Modulo Stato di qualifica del Rev. 6 EMESSA il 7 /11/07 con nuova veste grafica uniformata per esigenze di chiarezza di lettura e consultazione Rev. 7 EMESSA il 29/04/2010 integrazioni relative alla gestione dell Albo.. Doc.: Mod.PQ07 Rev.: 7 Data: Pag.: 5 di 5