Manuale Operativo Compiere ERP/CRM. Funzionalità lato Client

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1 Manuale Operativo Compiere ERP/CRM Funzionalità lato Client Ing. Piero Berritta Ing. Roberto Onnis Dott. Antonio Murgia 1

2 Indice generale Obiettivi...5 Introduzione e descrizione del sistema...6 Funzionalità di Base e Comandi Generalità Accesso al sistema Menù Icone del menù Comandi e pulsanti...14 Barra degli Strumenti...15 Maschera menù Maschera menù Menù Contestuale...17 Pulsanti di Dialogo Funzionalità di Workflow Funzionalità di Aiuto Funzionalità di Finestra...22 Valori predefiniti...22 Nuovi Record...23 Nuovi Record Contestuali...24 Zoom...26 Aggiornare...26 Ricerca e Informazioni...27 Informazioni sui record...28 Preferenze Utente...28 Interfaccia Utente...29 Salvataggio automatico...29 Login automatico...30 Salva Password...30 Mostra le tab della traduzione...30 Creare oggetti sul server...30 Anteprima di stampa sempre...30 Trace Level...30 Configurazione Iniziale Azienda...30 Configurazione Business Partner Gruppo Business Partner Titoli Termini di Pagamento Programma Fatturazione Ritenute Riconoscimento Ricavo Importazione Business Partner Business Partner...46 Imposte Categoria di imposta Prodotto Addebiti Aliquota d'imposta...52 Configurazione Prodotti Magazzini e Aree di Stoccaggio Unità di Misura Categoria Prodotti Categoria Imposta Prodotto

3 6.Bene Gestito (Cespiti) Attributi...66 Controllo Lotto...67 Controllo Numero Seriale...67 Attributi...68 Attributo di Ricerca...69 Serie di Attributi...70 Assegnazione Attributi ai Prodotti...72 Ricerca Attributi...73 Gestione e Configurazione Prezzi Schema della Scontistica Listino Prezzi Business Partner...80 Ciclo Passivo Creazione di Ordini di acquisto Creazione di ricevute (Entrata Merci)...85 Creazione Manuale...85 Creazione Automatica Inserimento di Fatture dei fornitori/conferitori Abbinamento Reportistica su Fatture e Ordini...95 Gestione Materiali Magazzino Movimentazioni...99 Inventario Fisico...99 Produzione e/o Assemblaggio Valutazione dell'inventario Inventario Fisico Movimentazione scorte Produzione Analisi Transazioni Magazzino Reportistica Dettagli Transazione Valore transazioni del prodotto Riepilogo Transazioni Prodotto Riapprovvigionamento Dettagli merci immagazzinate Valorizzazione Magazzino Costo del Prodotto Selezione fornitore Ciclo Attivo Configurazione Regole di vendita Business Partner Utente Regioni Vendite Provvigioni Elaborazione Provvigione Canale di Marketing Campagna di Marketing Gestione degli Ordini di Vendita Regole Generazione Consegne Regole Generazione Fatture Creazione Ordini di Vendita Modifica Ordini di Vendita Conversione Quotazioni Generazione Spedizioni (Modalità a gruppi [batch]) Generazione Spedizioni (Manuale)

4 3.Generazione Fatture Generazione Fatture (Modalità a gruppi [batch]) Generazione Fatture (Manuale) Fatturazione Singola Fatturazione Cumulata Ricalcolare prezzi Ordini/Fatture Inserimento Distinta Base in Ordini e Fatture Reporting sulle Vendite/Acquisti Report sugli Ordini di Vendita/Acquisto Ordini Aperti Transazioni Relative all'ordine Report sulle Fatture di Vendita/Acquisto Transazioni di Fattura Riepilogo Fatture Dettagli della Fattura Fatture per Giorno Fatture per Settimana Fatture per Prodotto per Settimana Fatture per mese Fatture per prodotto per mese Fatture per fornitore per mese Fatture Cliente per Fornitore per Trimestre Fattura Cliente per Prodotto per Trimestre Pagamenti e Partite Aperte Gestione Pagamenti, Incassi e Partite aperte Banca Conti Documento bancario Processore dei Pagamenti Caricatore Estratto Conto Contabilità Libro Cassa Contabilità Libro Giornale di Cassa Pagamenti Imputazione dei Pagamenti Annullamento delle Imputazioni dei Pagamenti Estratto Conto Pagamento Debiti verso Fornitori Pagamento Fatture Stampare/Esportare Pagamenti Reporting sulle partite aperte Dettagli Prima Nota di Cassa Partite Aperte Lista Crediti Imputazione dei Pagamenti Pagamenti non riconciliati Contabilità e Controllo di Gestione Workflow Esercizi Piano dei Conti Schema contabile Categoria Contabile Sequenza Documento Tipo Documento Libro Giornale Transazioni Contabili Transazioni Vendite Transazioni collegate alle materie prime e ai prodotti

5 Transazioni riferite ai progetti Regole Contabili di Base Obiettivi Il presente documento, costituisce il manuale operativo per la configurazione 5

6 e per l'utilizzo del sistema informativo aziendale ERP e CRM Compiere. Il sistema è realizzato con una architettura di tipo client-server, ed è basato su tecnologia Java (J2EE) e database relazionale Oracle. Il manuale definisce nel dettaglio le seguenti funzionalità del lato client: 1. Configurazioni di base 2. Accesso al sistema, ruoli e utenti 3. Business Partner 4. Prodotti 5. Prezzi 6. Acquisiti e Conferimenti 7. Gestione materie prime 8. Vendite 9. Pagamenti, Incassi, e gestione delle Partite Aperte 10.Reporting 11.Gestione Progetti 12.Servizi 13.Utilità varie Introduzione e descrizione del sistema Il presente sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è costituito da un insieme di applicazioni software, complete e ricche di funzionalità specifiche, che consentono all azienda di integrare in tempo reale i dati utilizzati in tutta 6

7 l'organizzazione, indipendentemente dalla distanza e dall attività che li ha generati. Il cuore dell ERP è un database centralizzato che integra le aree di contabilità, acquisti, produzione, logistica, vendite, distribuzione, risorse umane e qualsiasi altra funzione o nicchia aziendale; disponendo di sistemi di gestione dei dati, di strumenti di analisi delle informazioni e di supporto al processo decisionale. La presente soluzione ERP è l ultimo stadio di un processo di sviluppo che ha interessato i pacchetti di software finalizzati all automazione e all integrazione delle diverse funzioni aziendali dell'azienda. Tale processo è stato caratterizzato in particolare da due cambiamenti fondamentali: Il passaggio da soluzioni ad hoc a pacchetti standard: si assiste allo sviluppo e utilizzo di soluzioni sempre più standardizzate, in cui emerge, però, la componente di personalizzazione, rispetto alla produzione di base; Lo spostamento del focus da un approccio per funzioni ad uno per processi: si assiste allo sviluppo di soluzioni sempre più mirate alla gestione di un numero maggiore di aree di attività. L organizzazione per processi fa sì che l applicazione agisca in modo trasversale rispetto alle singole funzioni e che le automatizzi in modo integrato. La presente soluzione ERP è in grado di gestire i tre cicli principali presenti in azienda: 1. ciclo attivo: produzione, vendita, distribuzione 2. ciclo passivo: acquisti 3. ciclo di supporto: amministrazione, finanza, business partner, controllo qualità. I vantaggi derivanti dall'integrazione di un sistema ERP sono principalmente: 1. Integrare i dati: l ERP crea una versione unica e inconfutabile dei dati interni, indipendente dalla fonte da cui provengono (finanza, vendite, ecc); 2. Standardizzare i processi produttivi: utilizzare lo stesso sistema di gestione dati in tutti i centri produttivi permette di risparmiare tempo e aumentare la produttività 3. Standardizzare le informazioni che riguardano il personale: specialmente in aziende con filiali localizzate in luoghi diversi, è utile avere un unico semplice modello per pianificare i tempi di lavoro e garantire la comunicazione fra i dipendenti. Le caratteristiche del presente sistema sono: INTEGRABILITA : è basato su principi di interoperabilità interna, che permette un facile dialogo tra i diversi moduli ed i sistemi informativi esterni, permettendo una comunicazione tra i propri moduli applicativi e quelli di altri fornitori e/o costruiti ad hoc. 7

8 PARAMETRIZZAZIONE: prevede una serie di variabili memorizzate in un archivio dei parametri (Data Dictionary), che attivano i blocchi di istruzioni in grado di erogare le funzionalità richieste permettendogli di adattarsi alle diverse esigenze di ogni azienda. FLESSIBILITA : può leggere oltre i dati ovvero è in grado di monitorare il raggiungimento di obiettivi strategici ben definiti tramite indicatori di vario genere, il tutto in tempo reale e adattarsi ad eventuali cambiamenti di tali obiettivi. ACCESSIBILITA : rende semplice estrarre ed utilizzare i dati, espressi nella forma più utile alle diverse esigenze. REPORTING: garantisce flessibilità di interrogazione e la possibilità di effettuare reporting secondo esigenze specifiche in modo rapido e facilmente implementabile. WORKFLOW: gestisce il flusso di informazioni al suo interno secondo precise regole di instradamento e sa trattare le eccezioni nel momento in cui dovessero verificarsi SICUREZZA: consente di definire ruoli e utenti per consentire la diffusione dei dati e la connessione tra reti Internet e Intranet (rete riservata a cui possono accedere solo i dipendenti dell azienda), secondo livelli differenti di accessibilità, riducendo i pericoli per l integrità e la riservatezza. OPEN SOURCE: il codice sorgente è disponibile e viene rilasciato al cliente per avere il massimo controllo dell'investimento e per consentire rapide modifiche e integrazioni. A differenza dei tradizionali pacchetti gestionali (applicazioni amministrativo/contabili e per la gestione del personale) il presente sistema ERP presenta le seguenti caratteristiche distintive: è completo e ricco di funzionalità specifiche ed integrate che coprono tutte le attività aziendali, comprende inoltre strumenti di reporting a supporto delle decisioni l'erp lavora su un unico database di tipo relazionale. Può essere geograficamente distribuito su una rete. l architettura informatica è integrata, di tipo client-server su piattaforma di database relazionale Oracle; è inoltre open source, cioè permette l integrazione tra vari software, anche di diversi produttori, grazie all utilizzo di standard comuni e all uso di tecnologia di interfacce di definizione pubblica il sistema si adatta ad un utilizzo tramite Internet 8

9 le regole di funzionamento sono univoche l interfaccia grafica è unica e permette di visualizzare le informazioni sullo schermo tramite icone e menù a discesa il sistema dispone di strumenti di gestione, analisi di dati e di supporto alle decisioni utilizzati dalle diverse funzioni aziendali è sviluppato utilizzando linguaggio Java su standard J2EE (Java 2 Enterprise Edition) il sistema è scalabile, cioè si possono aggiungere moduli a seconda delle esigenze senza dover intaccare i moduli fondamentali già in uso presso l azienda è portabile, ossia si adatta a più piattaforme senza necessità di nuove implementazioni è aperto all integrazione di prodotti di front office ed è in grado di adattarsi ad ogni specifica esigenza o cambiamento gestisce le attività per processi e non per funzioni. Funzionalità di Base e Comandi 1. Generalità Nel sistema l'azienda (o Client) rappresenta il più alto livello di una unità indipendente di business. Ogni Azienda può essere costituita da una o più Organizzazioni. I parametri caratteristici (parametri contabili) definiti per una specifica azienda client (Schema contabile, gerarchie varie, unità di misura, etc.) saranno condivisi da tutte le organizzazioni a cui l'azienda stessa fa 9

10 capo. L installazione base prevede due Aziende client pre-configurate: 1. System: è una azienda virtuale che è utilizzata per gestire il sistema come Amministratore. Consente di creare ulteriori aziende Client ed effettuare configurazioni di basso livello, nonché sviluppare verticalizzazioni del sistema, mediante un sistema di personalizzazione nativo(data Dictionary, vedi successivamente). 2. GardenWorld: il login a tale Azienda permette di effettuare test e prove ai fini di addestramento sul sistema, senza mettere a rischio i dati di produzione. Il sistema (come si vedrà meglio nei capitoli successivi) prevede la definizione di Ruoli e di Utenti. A ciascun ruolo possono essere associati uno o più utenti. Questo consente di definire delle politiche di accesso e quindi di sicurezza molto fini ed accurate. 2. Accesso al sistema L'accesso al sistema avviene mediante l'icona sul desktop indicata in figura: Figura 1. Il doppio click sull'icona lancia la schermata di accesso indicata nella figura. Figura 2. 10

11 L'accesso può avvenire come SuperUser (Super Utente) o come utente specifico. Nel primo caso è possibile accedere tutti i ruoli esistenti per tutti gli utenti. Nel caso di accesso come utente specifico, sarà possibile accedere solo ai ruoli definiti per quell'utente. Dopo avere effettuato l'accesso come utente vengono visualizzati i ruoli disponibili, come indicato nella figura seguente. Figura 3. Il campo Mandante indica l'azienda client a cui fanno riferimento i ruoli elencati. Dopo aver scelto il ruolo dell'utente e l'azienda mandante, si accede al 11

12 sistema. Alla creazione di una azienda vengono automaticamente creati due ruoli utente: utente di tipo administrator: può effettuare operazioni di configurazione, e transazioni utente di tipo client: può effettuare solo transazioni Dopo l'accesso al sistema viene presentato il menu come nella figura... Il Menu si sviluppa con una struttura ad albero. Per ciascun Elemento del menu vengono sviluppate una serie di funzionalità specifiche del sistema. In particolare: 1. Dizionario del sistema (data dictionary): sono una serie di funzionalità avanzate di configurazione del sistema, che consentono di creare nuove finestre, report e form. E' utilizzabile solo col ruolo e utente System 2. Configurazione generale:consente di effettuare configurazioni del sistema, tra le quali: Paese, Regioni, Città, Utenti, Organizzazioni, Banche, Libro Cassa. Importazione Dati nel sistema (Prodotti, Business Partner, Conti, Inventario, Ordini, Fatture, Giornali. 3. Ciclo attivo: Ordine di vendita, Spedizioni, Fatture. 4. Ciclo Passivo: Ordine di acquisto, Entrata Merci, Fatture ai fonitori,abbinamento Ordine d'acquisto/entrata Merci/Fattura. 5. Partite Aperte: Libro giornale, Pagamenti, Imputazione Incassi, Inversione Imputazione, Selezione dei Pagamenti, Estratto Conto bancario. 6. Gestione Materiali: Magazzini e Locators, Unità di Misura, Categoria del prodotto, Dettaglio Fornitori, Prodotti, Listini, Spedizioni, Transazioni materiale, spostamento inventario, inventario fisico, produzione, ordini di acquisto abbinati, fatture abbinate. 7. Relazioni con i Partner: Gruppo di business partner, Termini di pagamaneto, Inventario fatture, Trattenute personale, Sollecito, Business partner, Riconoscimento Ricavo, Gestione Richieste 8. Gestione dei progetti: Tipo Progetto, Progetto/Servizio, Progetto/Ordine di lavoro, Reporting Progetto. 9. Contabilità e Controllo di Gestione: Regole Contabili, Reporting Finanziario, Misurazione delle Performance, Libro Giornale, Dati Contabili, Quadratura Giornaliera. 10.Gestione Servizi: Tipo di Risorse, Risorsa, Tipo di Spesa, Tipo di Costo, Reportistica, Spese. 11.Asset (Bene Gestito) Il sistema consente una configurazione di tipo multi-azienda. E' possibile gestire più aziende con una medesima installazione. Per ciascuna azienda è possibile definire diverse organizzazioni, che secondo un modello canonico di contabilità analitica/industriale vengono identificate con i centri di costo. 12

13 3. Menù Il menù dell'erp mostra tutti i processi accessibili allo specifico ruolo. Ad esempio, nel campo di ricerca per voce (campo giallino) posto in fondo sulla destra della maschera di figura 1.6, digitare Vendita e premere Enter. Il sistema va in tutte le voci di menu del tipo Vendita (case insensitive) e le contrassegna. Premere Enter per cercare la voce successiva esistente (es. Ordine di Vendita). Per aprire la voce di menù corrente premere uno tra i tasti Shift, Alt o Ctrl in combinazione con il tasto Enter o cliccare due volte in fila (doppio click) la voce desiderata. Figura 4. Possono essere definiti Collegamenti (shortcut) per le voci di menù usate di frequente, come Ordine di Vendita o Report Spese. Per crearne uno nel nostro esempio, che verrà visualizzato alla sinistra del menu, cliccare con il tasto destro del mouse su Ordine di Vendita nel menù e successivamente cliccare sul pulsante Aggiungi alla Barra : 13

14 Figura 5. Il Collegamento verrà creato sulla sinistra della maschera in oggetto. 3. Icone del menù Ciascuna voce di menù ha una sua icona che indica il tipo di funzione che la maschera cui appartiene svolge: Figura 6. Icona Finestra: indica una maschera (o finestra): una maschera è dove viene definito un record o immessi dei dati come Ordine di Vendita o Categoria Imposte. Icona Report: attiva la generazione di un report sul video (es. Riepilogo Fatture) che può essere modificato e stampato. Icona Processo: indica un processo di calcolo che effettua in automatico delle operazioni sui dati memorizzati nel database(es. Generazione Fatture). Icona Workflow: indica un flusso operativo che prevede una serie di passi necessari al raggiungimento di un determinato risultato. 4. Comandi e pulsanti Tutte le maschere e le interfacce dell'erp hanno un layout comune. Le barre degli strumenti, i menù, il contesto di alcuni campi specifici e le interfacce di dialogo non cambiano, come invece avviene per il contenuto dei campi o di determinate aree nella finestra dell applicazione. Nelle immagini che seguono sono visualizzati gli elementi grafici delle interfacce e dei pulsanti di comando. 14

15 Barra degli Strumenti Figura 7. 15

16 Maschera menù 1 Figura 8. 16

17 Maschera menù 2 Figura 9. 17

18 Menù Contestuale Figura 10. Pulsanti di Dialogo Figura Funzionalità di Workflow Un workflow o flusso operativo è costituito da una serie di passi di processo 18

19 (task) che devono essere eseguiti in una sequenza predeterminata. Cliccando il Tab Workflow nella finestra principale del sistema, si può vedere la sequenza dei passi coinvolti in uno specifico processo. Ad esempio, si consideri il workflow Revisione Configurazione Iniziale Azienda : esso è accessibile via menù mediante doppio click su: Configurazione Generale->Configurazione Azienda->Revisione Configurazione Iniziale Azienda che avvia il caricamento del workflow. Figura 12. Nella metà superiore della finestra risulta visibile una rappresentazione grafica del workflow. E possibile controllare rivedere e correggere i passi costituenti il flusso già creati in precedenza. Nella parte bassa della finestra è visibile la legenda relativa allo specifico passo o nodo del workflow in esame. Per navigare tra i vari passi e visualizzarne le specifiche schermate è possibile sia effettuare un doppio click sull icona prescelta o utilizzare i pulsanti della figura seguente. 19

20 Figura Funzionalità di Aiuto Il sistema include L Help accessibile dalla maschera corrente di ogni finesta che viene aperta. Per visualizzare l aiuto, selezionare Help o battere il tasto F1 sulla tastiera. Figura 14. La finestra di aiuto che compare visualizza tutte le informazioni in merito alla maschera attuale corrente, (nell esempio in figura, Azienda). La finestra Help può includere informazioni relative alla maschera corrente, eventuali Tab o campi ed ulteriori collegamenti ipertestuali o hyperlinks. E possibile cliccare sul collegamento di ciascun Tab per visualizzarne le informazioni relative, ad esempio se l utente clicca il link Informazioni Azienda, l applicazione visualizza il Tab Informazioni Azienda, contenente una breve descrizione del Tab ed I collegamenti ai vari campi. Cliccando su questi ultimi viene visualizzata l informazione relative al campo corrispondente. 20

21 Figura 15. Figura

22 7. Funzionalità di Finestra Il sistema offre le comuni funzionalità di contesto finestra (window) corrente, che consentono di inserire informazioni in maniera semplice e diretta. Consideriamo come esempio un ordine di vendita. E' possibile aprire la finestra Ordine di Vendita digitando Ctrl-Enter (Alt-Enter o Shift-Enter) nel campo di ricerca, oppure mediante doppio click sull'elemento visualizzato nel menù o cliccandone il riferimento sulla barra di sinistra. Valori predefiniti La funzione Valori Predefiniti nel menù di contesto permette di fissare direttamente le preferenze dalla schermata attuale in cui ci si trova. Nel nostro solito esempio, la finestra Ordine di Vendita appare con i default già definiti per l'azienda Client (GardenWorld) e Organizzazione (HQ). I campi facoltativi hanno tutti sfondo bianco, mentre i campi obbligatori possono essere di tre colorazioni differenti: Azzurro chiaro se già compilati dal sistema ed eventualmente modificabili. Grigio chiaro per quelli già compilati dal sistema e non modificabili. Rosa per i campi obbligatori non ancora compilati dall utente. Per determinare le proprie preferenze si riempie il campo o si seleziona il valore dal menù a tendina (lista drop-down), dopodiché si clicca col tasto destro del mouse e si seleziona Preferenza Valore da menù: nell esempio considerato, si può cambiare il campo Ordine a Credito da a Ordine POS. Figura 17. Selezionare il nuovo valore preferito e impostare Preferenza Valore, facendo click su Ok, nella finestra indicata nella figura seguente. 22

23 Figura 18. Nuovi Record Ogni finestra consente di inserire dei valori chiamati record. Per inserire un nuovo record in ogni finestra premere il pulsante Nuovo record dalla barra dei menù. Figura 19. Viene aperto il form di imputazione dei dati. Nella figura seguente è rappresentato il form per inserire un Business Partner, dopo avere premuto il tasto Nuovo Record. Figura 20. Sono evidenziati i campi obbligatori in rosa. Volendo visualizzare in formato tabellare tutti i record presenti fare click sul 23

24 pulsante di menù della figura seguente (Evidenzia la tabella dei dati). Figura 21. Si vedranno i record in formato tabellare come nella figura seguente. Figura 22. La linea del nuovo record viene evidenziata in grigio. Anche in questa modalità è possibile inserire dati, nei campi specifici. Nuovi Record Contestuali La funzione Nuovo Record (New Record) nel menù contestuale permette di creare un nuovo Business Partner direttamente dalla maschera corrente. Normalmente, per creare un nuovo Business Partner viene utilizzata la finestra apposita oppure si effettua una importazione, che può risultare più semplice e veloce. Tuttavia può essere utile inserire un nuovo record per i Business Partner, mentre si sta facendo una imputazione per un altro elemento (ad es. Ordine di Vendita), in modo da non dovere aprire nuove finestre. 24

25 Si può procedere come segue: nel campo Business Partner, mediante click del tasto destro del mouse, selezionare Nuovo Record. Figura 23. Viene visualizzata la finestra della figura seguente che consente di inserire i dati necessari. Figura 24. Si conferma mediante click su OK l ordine di vendita viene aggiornato con le nuove informazioni inserite. I nuovi valori impostati possono poi essere modificati direttamente nella finestra Business Partner. Zoom 25

26 La funzione di Zoom nel menù contestuale permette di aprire direttamente una finestra di immissione dati per una entità di interesse a partire da un campo di un'altra finestra. Per esempio, nella finestra Ordine di Vendita, facendo click col tasto destro del mouse sul campo Listino Prezzi appare il menù contestuale indicato nella figura. Figura 25. Facendo click su zoom viene aperta la finestra relativa al listino prezzi, per eventuali modifiche integrazioni, o semplicemente informazioni aggiuntive. Figura 26. Se il campo zoom contiene una selezione, il sistema interroga automaticamente il record selezionato. Se invece il campo zoom risulta vuoto, nella finestra di zoom si apre automaticamente un nuovo record. Aggiornare Ogni volta che si aggiunge un record mediante le finestre di zoom è necessario aggiornare il campo da cui si è partiti effettuando lo zoom. Dal menù contestuale cliccare Aggiorna per vedere tutti i record presenti. 26

27 Figura 27. Ricerca e Informazioni Nell'imputazione di dati all'interno dei campi delle finestre è talvolta possibile selezionare dati da un elenco. Per visualizzare le finestre di elenco si clicca su pulsanti posti affianco al campo. Ad esempio nel caso del campo Prodotto il pulsante è rappresentato nella figura con l'icona di un cubo. Figura 28. All'interno del campo è possibile pre-selezionare la ricerca di un prodotto, inserendo una stringa di questo tipo: %nome_parziale. Ad esempio: %Bush. Premendo Enter viene visualizzata la finestra seguente. Figura 29. Che contiene la lista di tutti i prodotti che hanno nella chiave di ricerca la stringa bush. 27

28 Per selezionare un prodotto è possibile cliccarci sopra e successivamente cliccare OK oppure cliccare due volte di seguito. La finestra della figura precedente si apre anche facendo click sull'icona del cubo vista in precedenza, senza avere nessun prodotto pre-elencato. Informazioni sui record Ogni maschera o finestra fornisce all utente le informazioni circa il record corrente. In basso a destra si trova un campo che mostra due cifre, come nella figura seguente. Figura 30. Mediante un click sulle cifre è possibile visualizzare le informazioni circa l utente che ha aggiornato il record e quando tale modifica è avvenuta. Figura 31. Preferenze Utente Questa voce del menù principale permette di determinare la visualizzazione del client e come questo risponde ai comandi dell utente. Per accedere a questa funzionalità si seleziona dal menù principale. Tools->Preferenza Viene visualizzata la finestra di dialogo indicata nella figura seguente. Figura

29 Interfaccia Utente Questo pulsante permette di selezionare lo specifico look and feel dell'erp. E possibile scegliere tra diversi stili e colori e visualizzarne un anteprima prima di salvare le modifiche. Salvataggio automatico Selezionando la check box di Salvataggio automatico le modifiche apportate in un singolo tab vengono salvate automaticamente navigando all interno dello stesso tab. Cambiando tab invece si deve confermare l azione senza considerare questo settaggio. Login automatico Selezionando la checkbox di Automatic Login, si disabilita la visualizzazione 29

30 della maschera di login all avvio dell'erp. Per l accesso, vengono usati i valori di Username, Password, Ruolo, Client e Organizzazione utilizzati nell ultimo accesso. Per modificarli, ci si deve connettere, deselezionare la checkbox e disconnettersi dall'erp. Al successivo accesso verrà visualizzata la maschera di Login che potrà essere impostata con i nuovi valori. Salva Password Selezionando la checkbox di Salva Password, il sistema ricorderà la username e la password utilizzati per l ultimo login. Questi valori possono essere, all occorrenza, sovrascritti. Mostra le tab della traduzione Selezionando questi checkbox, il sistema visualizzerà i tab relativi come assegnato. Tipicamente, gli amministratori di sistema dovrebbero avere abilitate entrambe le viste, a differenza della maggioranza degli utenti. Creare oggetti sul server La selezione della checkbox Crea oggetti su server è utile qualora si lavori da remoto, per potere ridurre il traffico di rete. Gli oggetti creati sul server richiederanno maggiori risorse al server stesso. Anteprima di stampa sempre Selezionando questa checkbox il sistema visualizzerà schermate di anteprima prima di qualsiasi stampa. Trace Level Il livello di tracing indica l accuratezza dei messaggi di debug generabili dal sistema. E possibile modificare questa impostazione quando si richiede supporto per uno specifico problema. 30

31 Configurazione Iniziale Azienda La configurazione iniziale di una azienda deve essere effettuata con il ruolo di System Administrator. Ogni azienda viene creata automaticamente con un utente che ha due ruoli: uno di amministrazione che può essere utilizzato per scopi amministrativi (ad es. revisionare e completare la configurazione), e uno utente che viene usato solo per effettuare le transazioni. E' possibile ovviamente aggiungere in qualsiasi momento nuovi utenti e ruoli. I passi da effettuare per la creazione di una nuova azienda sono: 1. Accedere al sistema come SuperUser 2. Selezionare il ruolo di System Administrator. Figura Scegliere da menù: Configurazione Generale->Configurazione del Azienda->Impostazione Iniziale Azienda (Client). Aprire il form di dialogo indicato nella figura 5 e impostare i valori iniziale per l'azienda che si deve modellare. Il pulsante Caricamento dei Conti apre una finestra di dialogo che consente di caricare un file in formato csv (comma separated value),che contiene tutte le infomazioni sul piano dei conti. Viene fornito col sistema uno schema del piano dei conti in formato csv che va adattato alla singola realtà aziendale (Appendice...). (Nota: Il piano dei conti non viene realmente importato in questa fase, ma sarà necessaria una importazione successiva come indicato nei punti della procedura immediatamente seguenti). 31

32 Figura Effettuare il log out come utente System. 5. Accedere al sistema con la nuova azienda client appena creata e revisionare i parametri inseriti, usando lo schema di workflow della figura, accessibile anche dal menù: Configurazione Generale->Configurazione del Client->Revisione Configurazione Iniziale del Client. Il workflow indica una serie di passi che devono essere seguiti per la revisione/integrazione delle informazioni sull'azienda. Ciascuna icona nel workflow raffigurato in figura 6, consente di aprire un form di dialogo che permette di inserire/modificare i dati relativi all'azienda. Possono essere modificati nell'ordine: Client (parametri dell'azienda) Organizzazioni (centri di costo) Ruoli utente (definizione dei ruoli che gli utenti aziendali avranno nel sistema) Utenti (definizione utenti del sistema) Importazione di file dati (Prodotti, Business Partner). Importazione del piano dei conti. 32

33 Figura La revisione dei parametri descrittivi dell'azienda (client) viene effettuata utilizzando il form della figura... Figura La revisione dei parametri relativi all'organizzazione viene fatta utilizzando il form della figura... E' possibile creare nuove organizzazioni e/o modificare quelle esistenti. Figura

34 8. La modifica/integrazione dei ruoli viene effettuata con il form della figura seguente. Il form presenta sulla sinistra una serie di tab che consentono di definire i seguenti permessi dell'utente, per ciascun ruolo specifico: Accesso all'organizzazione Assegnazione degli utenti a un ruolo Accesso alle finestre del sistema Accesso ai processi del sistema Accesso alle maschere del sistema Accesso ai workflow del sistema Accesso a compiti di amministrazione del sistema E' possibile pianificare in modo accurato i ruoli degli utenti e dare visibilità delle funzionalità indispensabili per il ruolo specifico. Possono essere definiti ad esempio i seguenti ruoli: Gestore magazzino: effettua il carico-scarico dei prodotti, definisce la distinta base, etc. Vengono accedute solo le schermate per la gestione dei materiali Gestore della contabilità industriale: imputa le attività contabili manuali non gestite automaticamente dal sistema, realizza i report di analisi. Vengono accedute solo le schermate di Analisi delle performace Altri ruoli (descrivere...) Questi esempi sono puramente indicativi e possono variare enormemente a seconda di come si intendono organizzare i processi aziendali. Data la flessibilità del sistema possono essere modificati in esercizio. Figura

35 9. L'importazione dei conti viene effettuata con l'import File Loader (Caricatore File d'importazione) visualizzato nella figura..., che consente di selezionare il file che contiene il piano dei conti in formato csv, e lo importa all'interno di una tabella di scambio del sistema. Figura 39. L'importazione dei conti è un passaggio necessario per poter effettuare qualunque attività transazionale nel sistema. 10.L'importazione dei conti all'interno del sistema avviene mediante il form indicato nella figura seguente. I conti presenti nella tabella temporanea del sistema sono importabili cliccando sul tasto Importare Conti. Figura

36 Ogni conto dello schema è successivamente modificabile anche in fase di esercizio, tramite il menù: Contabilità e Controllo di Gestione->Regole Contabili->Piano dei Conti I conti possono essere modificati nei loro vari attributi, tra cui: nome, chiave numerica, tipo di conto, segno del conto. Può anche essere modificata la gerarchia rispetto allo schema ad albero definito in fase di importazione. 36

37 Figura L'importazione dei conti mediante il file tipo indicato in Appendice definisce anche i conti di default, ossia i conti associati a ogni entità logica del sistema informativo. Le entità logiche definite sono: Business Partner: (Clienti/ Fornitori/ Dipendenti) Prodotto Magazzino Commessa/progetto Banca Ciascuna entità ha associato uno o più conti di riferimento sui quali vengono annotati i flussi economico-monetari derivanti dalle transazioni operate sul sistema (ad es. fatturazioni, carico-scarico magazzino, etc). Nella figura è mostrato il form di assegnazione dei conti di default (causali) reperibile dal menù: Analisi della performance-> Regole Contabili-> Schema Contabile, al tab Defaults. 37

38 Figura 42. I conti associati alle entità logiche possono essere modificati anche in esercizio ed è possibile ricalcolare la contabilità con i nuovi conti. Ciascun conto di default (causale) può essere riassociato a un nuovo conto del piano dei conti mediante il form della figura seguente. Figura

39 E' possibile definire più schemi contabili, in modo da avere una reportistica di bilancio complessa, basata su riclassificazioni multiple. Si veda il capitolo sulla Gestione della contabilità e il controllo di gestione. 39

40 Configurazione Business Partner I Business Partner sono un'entità che rappresenta i Fornitori, i Clienti, i Dipendenti o una combinazione dei tre. I Business Partner possono essere gestiti e configurati a livello di gruppo, per quanto riguarda le caratteristiche contabili. Il workflow di configurazione si può visualizzare da menù: Relazione con i Partners->Regole Business Partner->Impostazione Business Partner Figura 44. In particolare è possibile imputare i conti di default a livello di gruppo. I conti specifici per ogni singolo Business Partner, saranno creati automaticamente dal sistema, che imputerà poi automaticamente i movimenti contabili in base alle transazioni effettuate. La configurazione dei Business Partner può essere effettuata seguendo il workflow indicato nella figura... Sono Individuati i seguenti passi di configurazione: 1. Gruppo Business Partner Creazione e configurazione dei Gruppi di Business Partner: possono essere definiti i gruppi di Fornitori, Clienti e Dipendenti. 40

41 Figura 45. E' possibile modificare i conti di default per i Business partner cliccando il tab della contabilità. I conti di default possono essere modificati per ogni singolo Business Partner. Figura Titoli I titoli (Ing., Dott. Etc.) possono essere definiti mediante la finestra titoli. Sono utilizzati per la gestione dei contatti con i Business Partner, in particolare le . 41

42 Figura Termini di Pagamento I termini di pagamento vengono definiti mediante la schermata della figura seguente. Sono definiti i termini di pagamento offerti al Business Partner ossia le scadenze del pagamento delle fatture o quelli offerti dai fornitori. In particolare sono definiti i giorni netti (giorni disponibili per il pagamento), e i giorni di sconto (i giorni per cui è valido lo sconto applicato). Figura

43 4. Programma Fatturazione La programmazione della fatturazione per il Business Partner viene effettuata mediante il form indicato nella figura E' possibile definire il limite dell'importo di fatturazione e la frequenza di fatturazione per il Business Partner. Figura 49. Introdurre il nome del programma (ad es. mensile), un Limite dell'importo se necessario, la frequenza della fatturazione, il Giorno della Fatturazione e il Giorno di chiusura della fatturazione. Quest'ultimo indica il giorno ultimo disponibile da considerare per l'emissione di fatture cumulate. Se ad es. la fatturazione è mensile e viene fatta il primo di ogni mese, il giorno di chiusura da includere in fatturazione potrebbe essere il 25 del mese precedente. 5. Ritenute Le ritenute vengono definite mediante il form nella figura seguente. E' possibile definire diversi tipi di trattenuta, il termine di pagamento l'importo percentuale o fisso. Figura

44 7. Riconoscimento Ricavo E' possibile definire dei piani di riconoscimento dei ricavi su base temporale o sul livello di servizio erogato. Figura Importazione Business Partner I Business Partner possono essere importati da file csv (Comma Separeted Values), definendo il formato dei dati e importando i file contenenti i dati sui Business Partner in una tabella interna del sistema 44

45 che viene visualizzata mediante il form della figura. Sono elencati tutti i Business Partner presenti nella tabella temporanea del sistema. Per importare i Business Partner occorre premere il pulsante Importa Business Partner. Figura 52. Per importare i dati nella tabella temporanea a partire da file csv occorre aprire la schermata della figura successiva, tramite menu: Configurazione Generale->Dati->Importazione Dati->Caricatore File d'importazione Figura Business Partner L'ultimo form del workflow consente di definire i parametri dei singoli Business Partner. Questo form contiene diversi tab che consentono di 45

46 aprire diversi livelli di configurazione per il singolo Business Partner. Figura 54. Nel form generale rappresentato nella figura... vengono imputati una serie di parametri generici per tutte le tipologie di business partner (Clienti, fornitori, dipendenti). Nella figura sono indicati i parametri fondamentali (aggiungere descrizione) Se il Business Partner è un cliente è possibile cliccare sul tab Cliente. Facendo click sul tab Cliente vengono attivati tutti i campi indicati nella figura. Figura 55. In particolare è possibile configurare i seguenti parametri: Regole di fatturazione Regole di spedizione 46

47 Listino prezzi Formato di stampa della fatturazione Limite del credito Etc. Col tab Conto cliente è possibile modificare i conti di default per il cliente: si tratta degli stessi conti visti nella configurazione della contabilità generale. Figura 56. Il tab Fornitore consente di configurare il Business Partner come fornitore definendo una serie di parametri. In particolare: Regole di pagamento Listino prezzi di default Termini di pagamento dell'ordine di Acquisto (OdA) Schema della scontistica Il tab conto fornitori consente di modificare i conti di default per lo specifico fornitore, anche questi impostati come visto precendetemente nei form della contabilità. Il tab dipendenti consente di definire i parametri se il Business Partner è un dipendente. Figura

48 Analogamente alla configurazione del fornitore e del cliente è possibile configurare separatamente i parametri di contabilità di default. Mediante il tab Conto Bancario è possibile definire uno o più conti bancari per ciascun Business Partner, impostando i parametri indicati nella figura seguente. Figura

49 Mediante i tab rimanenti è possibile integrare altre informazioni e in particolare: Indirizzo Contatto Area di interesse (area geografica) Ritenute Imposte Le imposte sono collegate ai prodotti e ai servizi e vengono utilizzate nelle operazioni di fatturazione, come si vedrà in seguito. E' possibile definire diverse categorie di imposta e associarle logicamente ai vari Business Partner. La configurazione delle imposte viene guidato dal workflow rappresentato nella figura seguente. Per visualizzare il workflow selezionare da menu: Contabilità e Controllo di Gestione->Regole Contabili->Impostazione Imposte Figura

50 1. Categoria di imposta La categoria di imposta viene definita mediante la finestra indicata nella figura. E' associata logicamente al Prodotto e alle spese in modo da consentire una rapida assegnazione dei tassi correlati alle imposte. In tal modo è possibile fare rapide modifiche alla configurazione nel caso di variazioni normative sulle imposte. Figura

51 2. Prodotto Mediante la finestra Prodotto è possibile impostare la categoria di imposta collegata al prodotto stesso, come di vedrà successivamente nella configurazione del prodotto. Nella figura seguente è indicato il dettaglio della schermata del prodotto, dove è possibile inserire la categoria di imposta. Figura Addebiti E' possibile definire diverse tipologie di costo che possono essere categorizzati a seconda delle diverse esigenze aziendali. Esempi sono: spese di trasporto, spese bancarie, spese di gestione etc. Agli addebiti sono abbinate le categorie di imposta precedentemente definiti. Figura

52 Ogni addebito farà riferimento alla categorie di imposte che vengono indicate nella casella Categoria di imposte. Ciascuna categoria farà riferimento a una serie di imposte che possono essere poi utilizzate nella fatturazione (sia per gli acquisti, sia per le vendite), come si vedrà nei capitoli seguenti. 4. Aliquota d'imposta La finestra Aliquota di Imposta definisce le diverse tasse associate a ciascuna categoria di imposta. E' possibile fare una associazione delle tasse anche per aree geografiche. I dati da inserire sono: Nome Descrizione Attivo: per rendere attiva l'aliquota di imposta Categoria di imposta: è la categoria a cui l'aliquota viene associata Tipo di Ordine: Ordine di Vendita o di Acquisto, o tutti e due. Consente di definire il campo di applicazione dell'imposta. Se applicata solo per le vendite e/o solo per gli acquisti o entrambi. Tasso: tasso dell'imposta in punti percentuale. Indicatore d'imposta: è il nome breve dell'imposta che viene indicato nelle fatture Richiesta della certificazione d'imposta: indica che è necessaria una cerrtificazione di posta del Business Partner per esentarlo da questa imposta Imposta Padre: si indica se l'imposta che si sta definendo è una parte di una imposta multipla articolata per sottolivelli. Nazione/Regione: indica la Nazione e la Regione di applicabilità dell'imposta. Se lasciati in bianco l'imposta è applicabile sempre. Figura

53 Impostare il check box Livello del Documento se si vuole che le imposte vengano calcolate a livello di documento (fattura, ordine, etc.) e non per singola linea di prodotto presente nel documento stesso. Il tab Contabilità consente di configurare i parametri per la contabilità generale. Figura 64. In particolare è possibile configurare i conti associati alla contabilità (fiscalità). Configurazione Prodotti I prodotti nell'erp sono tutto ciò che può essere acquistato e/o venduto. Le tipologie di prodotto sono: Articoli Servizi Risorse Spese per servizi (Consulenza) La definizione dei Prodotti all'interno dell'erp segue un WorkFlow che può essere visualizzato dal menu: 53

54 Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Impostazione Prodotto Figura 65. Devono essere definiti il/i magazzino/i e le aree di stoccaggio (un'area del magazzino con dimensioni precise in altezza, larghezza e lunghezza). Successivamente occorre definire tutte le unità di misura necessarie nell'attività e nei processi aziendali. Devono quindi essere definite le categorie di prodotto che hanno una funzione importante in relazione alla contabilità e alla definizione dei prezzi e della scontistica. Analogamente sono da definire le categorie di imposte. Ciascuna categoria di imposta può avere livelli diversi di tassazione con tassi multipli. 1. Magazzini e Aree di Stoccaggio La gestione dei magazzini viene effettuata mediante il form della figura seguente. E' possibile definire diversi magazzini e per ciascuno di essi una 54

55 differente Area di Stoccaggio. La contabilità consente di definire i conti specifici per il magazzino Figura Unità di Misura La definizione delle unità di misura viene effettuata mediante il form della figura seguente. E' possibile definire il nome, la descrizione e il simbolo dell'unità di misura. Inoltre possono essere definiti i fattori di conversione tra diverse unità di misura. Figura

56 3. Categoria Prodotti La Categoria Prodotti consente di accorpare logicamente i prodotti in categorie differenti. I gruppi possono essere utilizzati per creare i listini prezzi per definire i margini e per assegnare i diversi parametri contabili dei prodotti. Figura 68. Il tab prodotto assegnato consente di visualizzare il form della figura seguente per assegnare i singoli prodotti alle categorie. L'assegnazione può essere effettuata dopo avere inserito opportunamente i prodotti. Figura

57 4. Categoria Imposta La Gestione della categoria imposte avviene mediante il form della figura seguente ed è utilizzabile per inserire e gestire diversi tipi di imposte. Ciascun prodotto è associato con un tipo di imposta che facilita la gestione e la modifica delle aliquote. Per la definizione della categoria di Figura Prodotto L'ultimo elemento del workflow consente di definire le caratteristiche del singolo prodotto. E' possibile introdurre tutti i prodotti utilizzati da una organizzazione. I prodotti includono quelli venduti ai clienti, usati nella produzione e quelli acquistati da una organizzazione. La finestra del tab Prodotto consente di definire diversi paramentri importanti: Il nome La descrizione La categoria di prodotto La categoria di imposta L'unità di misura Il tipo di prodotto Il peso La distinta base se il prodotto è frutto di un processo produttivo Nella figura è mostrata la finestra di impostazione di tali parametri. Figura

58 Il tab Distinta Base consente di definire la distinta base per il prodotto di riferimento. E' possibile inserire tutti i prodotti necessari alla realizzazione della Distinta Base. 58

59 Figura 72. Per ciascun prodotto è possibile inserire uno o più prodotti sostitutivi. Il prodotto sostitutivo viene selezionato mediante la finestra di selezione visualizzata nella figura successiva. Figura

60 Mediante il tab Riapprovigionamento è possibile definire il livello Minimo e Massimo del prodotto prima di riapprovigionare. Figura 74. Mediante il tab Acquisti è possibile inserire una serie di informazioni relative ai fornitori. Le informazioni sui prezzi che possono essere inserite qui non sono utilizzate nella gestione degli Ordini e delle Fatture, ma vengono utilizzate per la creazione dei listini. Vengono inoltre visualizzate informazioni statistiche sugli Ordini di Acquisto. Figura

61 Il tab Business Partner consente di inserire le informazioni sui Business Partner che acquistano il prodotto (Clienti). Figura 76. E' possibile introdurre la durata minima percentuale (rispetto alla scadenza del prodotto) nello scaffale e la durata nello scaffale in giorni. Quando il prodotto viene selezionato per l'acquisto dal Business Partner vengono visualizzati solo i prodotti non scaduti. Nota: Questi campi sono usati se vengono definiti un Insieme di Attributi che prevedano una data di Garanzia obbligatoria (vedere successivamente la definizione degli attributi del prodotto e i lotti). Utilizzando il tab Costi è possibile accedere alla finestra di definizione dei costi relativi al prodotto. Tra i vari parametri sono visualizzati valori calcolati dal sistema in relazione all'attività transazionale. L'unico parametro inseribile è il prezzo di costo attuale, e il prezzo di costo futuro. 61

62 Figura 77. Il tab Prezzi consente di inserire i prezzi per singolo prodotto. In particolare possono essere inseriti: Prezzo di listino, Prezzo standard, Prezzo Limite. Figura 78. Il tab Transazioni consente di visualizzare tutte le transazioni per il prodotto specifico, tra cui il locatore (area di stoccaggio), quantità del movimento, tipo di movimento, etc. Nella figura è rappresentato un elenco di transazioni. Figura

63 Un esempio di transazione è rappresentata nella figura seguente. Figura Bene Gestito (Cespiti) Un bene gestito (o cespite) è un tipo di prodotto che produce ricchezza in azienda in modo riproducibile, e che deve essere manutenuto. Un esempio può essere la documentazione di un altro prodotto (istruzioni per l'uso di un macchinario, una ricerca di mercato, etc.): è un particolare tipo di prodotto 63

64 perché può essere venduto con un canone per cui vengono erogati gli aggiornamenti. In tal senso il Bene Gestito produce ricchezza in modo continuativo in azienda. Il Bene Gestito può essere trattato come segue: Possono essere definiti dei Gruppi di Beni Gestiti Possono essere associati dei Gruppi di Beni Gestiti a dei Gruppi di Prodotti I prodotti possono essere associati alla Categoria di Prodotti Il Prodotto associato al Bene gestito può essere consegnato Un Gruppo Bene gestito può essere creato mediante la finestra della figura seguente, raggiungibile da menù seguendo il percorso: Bene gestito->gruppo Bene Gestito Figura 81. E' possibile inserire un nome, una descrizione, e una spiegazione aggiuntiva. Dopo aver definito il Gruppo di Bene gestito, è possibile associare una Categoria di Prodotto al Gruppo Bene Gestito stesso. Da menù: Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Categoria Prodotto Nella figura seguente è raffigurato un esempio di associazione tra Bene Gestito e Prodotto. Figura

65 Per completare l'associazione tra Bene Gestito e Prodotto, occorre andare nel menù: Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Prodotto e selezionare la Categoria di Prodotto precedentemente associata al Bene Gestito, come da figura seguente. Figura 83. Ogni volta che viene ordinato e consegnato un prodotto che è stato catalogato come bene gestito, viene creata una entry Bene Gestito nel sistema, che può essere visualizzata dal menù: Bene Gestito->Bene Gestito Nota: Inserire l'immagine dopo avere fatto un inserimento di bene gestito e descrivere i campi I Beni Gestiti di tipo elettronico (ad esempio documentazione, progetti in 65

66 formato Autocad, schemi di produzione etc.) possono essere consegnati elettronicamente, mediante la procedura: Bene Gestito->Consegna Beni Gestiti Figura 84. Viene selezionato il gruppo Bene Gestito, il Prodotto, il Business Partner e/o direttamente il Bene Gestito. Se si vuole mandare una per ricordare al Business Partner che il Bene Gestito è scaduto (garanzia scaduta) si può selezionare il template della mail. Facendo click sul Allega Bene è possibile allegare il Bene da spedire al Business Partner. Facendo click su OK viene iniziato il processo, al termine del quale vengono indicate il numero di mail spedite e gli errori (se presenti). 7. Attributi Ogni prodotto può avere associato uno o più insiemi di attributi che consentono di identificare e tracciare al meglio il prodotto. Esistono due tipi di insiemi di attributi: 1. Insiemi di Attributi di istanza: indicano una specifica istanza del prodotto; ad esempio un numero seriale di un computer, o un lotto di produzione di formaggio 2. Insiemi di Attributi non di istanza: indicano attributi generici tipici di più prodotti; ad esempio il colore e la taglia di una maglietta Gli insiemi di attributi sono composti da singoli attributi e precisamente: 66

67 Lotti Numeri seriali Date di scadenza Definiti dall'utente Per i Lotti e per i Numeri seriali è possibile definire come assegnare e gestire le numerazioni. Gli attributi possono poi essere utilizzati nelle Ricevute di Entrata Merce, negli Ordini di Vendita o di Produzione. Per poter definire un Insieme di Attributi occorre definire il sistema di controllo dei lotti e dei numeri seriali (se utilizzati) e/o i vari attributi che verranno usati. Controllo Lotto La finestra Controllo Lotto consente di definire e gestire i Lotti per i Prodotti. Il controllo del lotto è raggiungibile da menù, mediante il percorso: Gestione Materiali->Attributi Prodotti->Controllo Lotto La finestra Controllo Lotto consente di definire il modello di numerazione del Lotto. Figura 85. E' possibile inserire il Numero iniziale del lotto e l'incremento. Il campo successivo attuale viene modificato dinamicamente dal sistema, ma può essere aggiornato manualmente. E' possibile inserire anche un prefisso e un suffisso al numero seriale. Controllo Numero Seriale Il controllo del numero seriale è raggiungibile da menù, mediante il percorso: Gestione Materiali->Attributi Prodotti->Controllo Numero di Serie La finestra Controllo Numero di Serie consente di definire il modello di 67

68 numerazione del numero seriale. Figura 86. E' possibile inserire il Numero iniziale del lotto e l'incremento. Il campo successivo attuale viene modificato dinamicamente dal sistema, ma può essere aggiornato manualmente. Attributi Gli attributi sono descrittori del prodotto e possono essere usati per ricerche di dettaglio. Un esempio tipico sono i colori o le dimensioni di una maglietta. L'attributo viene definito tramite la finestra di menù: Gestione Materiali->Attributi Prodotto->Attributo La finestra di gestione degli Attributi è indicata nella figura successiva. Per l'attributo inserire il Nome e la Descrizione. L'attributo di ricerca fornisce la possibilità di combinare attributi multipli in un'unica ricerca (vedere il paragrafo successivo). La casella Elenco se selezionata consente di selezionare l'attributo da una lista di valori. La casella obbligatorio indica che questo attributo è obbligatorio se presente in un insieme di attributi. La casella Attributo Istanza indica che l'attributo verrà usato per indicare univocamente una istanza singola del prodotto. Figura 87. Il tab Valore Attributo consente di definire nel dettaglio gli elementi che caratterizzano l'attributo. 68

69 Figura 88. Attributo di Ricerca L'attributo di ricerca consente, come detto, di combinare attributi multipli in un'unica ricerca. Per creare o modificare un attributo di ricerca aprire da menù: Gestione Materiali->Attributi Prodotto->Attributo di Ricerca Indicare il nome e la descrizione, e attivare l'attributo. Figura 89. Il Tab assegnazione attributi è di sola lettura e indica come l'attributo di ricerca è associato ai vari attributi. 69

70 Serie di Attributi La Serie di Attributi definisce uno o più gruppi di attributi che possono essere associati a un prodotto. Ogni singolo attributo può essere associato in un diverso Insieme di Attributi. I valori inseriti nell'insieme di attributi identificano o un prodotto o una istanza specifica e univoca del prodotto. Per definire un insieme di attributi, selezionare da menù: Gestione Materiali->Attributi Prodotto->Insieme Attributi Figura 90. Indicare il Nome e la Descrizione dell'insieme di Attributi, e selezionare Attivo per renderli disponibili. Selezionare Lotto se la Serie di Attributi identifica un Lotto di prodotto. Se questa checkbox è attiva si attiverà il campo Controllo per Lotto, che consente di selezionare il Lotto di Controllo per l'insieme di attributi. Se viene segnata la casella Lotto Obbligatorio, indica che l'indicazione del Lotto è obbligatoria quando si definisce l'istanza di un prodotto. Selezionare Numero di serie se la Serie di Attributi identifica un prodotto tramite Numero di Serie. Analogamente al Lotto se il check box è selezionato viene indicato il campo del Numero di Serie che consente di selezionare il Numero di serie di controllo (vedi paragrafi precedenti). Selezionare Data di Garanzia se la Serie di Attributi prevede una data di garanzia. Se viene selezionato questa check box, appare il campo per indicare il numero di giorni di garanzia. Selezionare il check box Attributo Istanza se la Serie di Attributi indica una caratteristica univoca del prodotto. Selezionare Obbligatorio se l'insieme di attributi istanza sono obbligatori. Per definire gli attributi che fanno parte della Serie di Attributi, usare il tab 70

71 Uso Attributo e aggiungere tutti gli attributi necessari, usando il drop down menù del campo Attributo, indicato nella figura seguente. Figura 91. Inserire il numero di sequenza per ciascun attributo,nel campo Sequenza. Assegnazione Attributi ai Prodotti Gli attributi possono essere assegnati in fase di definizione del Prodotto, nelle Ricevute di Entrata Merci, negli Ordini di Vendita o durante la Produzione. L'assegnazione degli attributi al Prodotto avviene mediante la schermata Prodotto,selezionando la tendina Insieme di Attributi. Figura

72 Selezionando il campo Istanza Insieme di Attributi viene visualizzata una finestra di dialogo (vedi figura seguente) che consente di selezionare nel dettaglio i singoli attributi. Figura 93. Questa procedura consente di assegnare attributi non univoci (non di istanza) ai prodotti. L'assegnazione degli attributi univoci (Lotti e/o Numeri di serie) viene fatta automaticamente dal sistema usando le procedure di Acquisto, di Vendita e di Gestione dei Materiali, descritte nei capitoli seguenti. Ricerca Attributi Gli attributi del prodotto, sono estremamente utili per svolgere ricerche rapide e molto accurate. La procedura di ricerca può essere effettuata usando la finestra Informazioni Prodotto, disponibile dal menù View della finestra principale. Figura

73 La finestra visualizza lo stato dei prodotti per un determinato magazzino e per uno specifico listino prezzi. E' possibile usare come chiavi di ricerca la chiave univoca, il nome, il codice prodotto (codice a barre), l'ugs (unità di magazzino SKU). Facendo click sul pulsante di ricerca: Figura 95. viene visualizzata la schermata di ricerca per attributi indicata nella figura seguente. Figura

74 Nella schermata di ricerca sono presenti gli attributi di ricerca precedentemente definiti (vedi paragrafi precedenti). Sono indicati sia gli attributi non di istanza, sia gli attributi di istanza. Nota: I prodotti sono definiti e assegnati a una organizzazione. Per modificare l'assegnazione del prodotto, vedere il capitolo sulle utilità di sistema. Gestione e Configurazione Prezzi La gestione dei prezzi per i clienti e per i fornitori viene gestita tramite Listini Prezzi. I listini sono necessari per qualunque prodotto venga acquistato e/o venduto. I listini vengono creati insieme a uno o più schemi di scontistica 74

75 commerciale, che definiscono gli sconti o i sovrapprezzi da applicare. I listini minimi da impostare sono i listini di vendita e di acquisto. L'impostazione dei listini viene effettuata creando uno schema standard:lo schema della scontistica. Questo schema generale viene successivamente utilizzato come base per creare i listini prezzi veri e propri. Per poter definire i listini prezzi occorre che siano già stati impostati i singoli prodotti e i prezzi di listino nel tab Acquisti della finestra Prodotti, come nella figura seguente. Figura 97. Il campo Prezzo di listino, viene utilizzato per il calcolo dei listini, mediante le procedure descritte in seguito. Poiché è possibile impostare più Business Partner è necessario impostare il check box Fornitore Attuale per la selezione di quello che verrà usato effettivamente per il calcolo dei listini. La definizione dei prezzi per i prodotti viene effettuata con l'ausilio di un workflow, raggiungibile da menù seguendo il percorso: Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Impostazione Listino Prezzi Figura

76 1. Schema della Scontistica Gli schemi vengono impostati mediante il tab Schema della Scontistica. Tramite questa schermata è possibile definire gli schemi di scontistica che poi vengono applicati ai listini veri e propri. Lo schema è sostanzialmente un modello generale che poi viene applicato dai listini veri e propri. E' possibile impostare un numero qualsiasi di schemi di scontistica commerciale. Figura

77 Per ciascuno schema è possibile associare una serie di modelli di sconto. Per visualizzare il form di inserimento dei modelli di listino occorre premere il tab Listino sconti commerciali. Figura 100. Tramite il form è possibile impostare diversi parametri: in particolare: Tasso di conversione: serve per la conversione di valuta Business Partner: serve per ridurre il campo di applicazione del Listino a un solo Business Partner Prodotto: serve per ridurre il campo di applicazione solo al prodotto selezionato Categoria di prodotto: come per il prodotto Lasciando in bianco questi campi viene garantita l'applicabilità del listino a tutti i prodotti e tutti i Business Partner. Questi sono parametri che 77

78 impattano il modello di listino in modo generale. Si possono poi configurare in modo particolare le diverse tipologie di listino. I modelli di listino gestite dall'erp sono tre, e precisamente: Listino Prezzo Base, Listino Prezzo Standard, Listino Prezzo Limite. Per ciascuna di queste tipologie è possibile definire i seguenti parametri: Prezzo fisso Listino Prezzi Prezzo Standard Prezzo Limite Possono poi essere imputati tutti i seguenti valori: Soprattassa prezzo listino Sconto % Margine minimo Margine massimo Arrotondamento 2. Listino Prezzi Il listino prezzi viene impostato mediante le finestre delle figure successive. Figura 101. Il tab Listino Prezzi consente di creare un listino prezzi assegnando un nome e una descrizione specifica. Il tab Versione consente di definire varie versioni del listino creato e di assegnare i diversi schemi di scontistica al listino. Ciascun listino può avere più versioni e quindi più schemi di scontistica. Figura

79 Per ciascuna versione è possibile definire uno schema di scontistica tra quelli precedentemente definiti. Per ciascuna versione è possibile definire più prezzi ciascuno dei quali viene associato a un prodotto. Facendo click sul tasto Creare Listino Prezzi vengono creati i prezzi di listino per tutti i prodotti inseriti nel sistema. Figura 103. Ciascun prodotto viene associato a un Client a una organizzazione e per esso viene definito un prezzo di listino, un prezzo standard e un prezzo limite. Nella figura successiva viene visualizzata la finestra come form di inserimento di uno dei prodotti. Figura

80 3. Business Partner Il form Business Partner consente, mediante il tab Cliente e Fornitore di impostare i vari Listini Prezzi, definiti in precedenza. Per comodità sono riportate le schermate a cui si fa riferimento. Figura

81 Figura 106. Ciclo Passivo La gestione della fornitura del materiale in ingresso viene effettuata mediante 81

82 le funzioni del ciclo passivo. Tali funzioni sono rappresentate in sintesi nel diagramma di flusso della figura successiva. Richiesta di acquisto genera Ordine di acquisto Ordine di vendita genera Crea da Crea da Crea da Fattura del fornitore genera Ricevuta Entrata Merci Figura 107. abbina L'ordine di acquisto è un documento di controllo, al quale sono correlati due documenti principali: la fattura del fornitore e la ricevuta di spedizione. L'ordine di acquisto non è un documento obbligatorio (dipende dai processi di qualità dell'azienda). La ricevuta di spedizione può essere generata dall'ordine di acquisto o può essere generata autonomamente. Analogamente la fattura di pagamento può essere generata dalla ricevuta di spedizione e/o dall'ordine di acquisto. Questo consente una grande flessibilità nella modellazione dei processi di approvvigionamento dell'azienda. L'elaborazione delle ricevute di spedizione aggiorna automaticamente il magazzino. Le fatture relative alle spese generali, ossia non legate alla produzione (ad es. le fatture per il telefono o altri servizi) non sono legate a un listino prezzi. In questo caso è possibile, come si vedrà nel seguito, creare un addebito. In particolare, l'addebito consente di imputare costi nella contabiltà generale facendo riferimento al piano dei conti precedentemente importato nel sistema. 1. Creazione di Ordini di acquisto L'ordine di acquisto può essere impostato partendo dal menu alla voce: Ciclo Passivo->Ordine di Acquisto. 82

83 Viene visualizzata la finestra indicata nella figura seguente. Figura 108. Il numero del documento è preimpostato dal sistema. Può essere inserita una numerazione sequenziale mediante la finestra Sequenza Documento (vedi dopo) o può essere impostato manualmente. E' possibile inserire un codice di riferimento dell'ordine che segua una numerazione e/o codifica specifica (ad es. codice del fornitore). Occorre definire il Business Partner (fornitore) e il responsabile commerciale. Il documento è sempre di tipo Ordine di Acquito e non può essere modificato. Occorre inoltre indicare il listino prezzi tra quelli precedentemente definiti. Opzionalmente è possibile anche selezionare il magazzino dove il materiale viene stoccato. Se il prodotto è associato a una campagna di marketing e/o un progetto è possibile selezionare entrambi. Da ultimo vengono selezionati i termini di pagamenti e le regole di pagamento. Il pulsante Completa consente di attivare la generazione dei documenti e completa eventualmente la transazione (posting). 83

84 Figura 109. In particolare sono definite le seguenti azioni: 1. Processa: aggiorna le quantità di prodotto dell'ordine e ricalcola le imposte. E' possibile successivamente modificare gli importi e le linee dell'ordine. 2. Completa: genera tutti i documenti e completa la transazione. Porta il documento a uno stato in cui non è possibile modificare le quantità e le linee di ordine. E' possibile riportarlo a uno stato di modifica o chiuderlo definitivamente. 3. Nullo: annulla tutti i valori dell'ordine e completa la transazione. Equivale all'annullamento dell'ordine (verificare...). La casella Tipo di documento indica lo stato del documento che inizialmente viene posto a New. Il Totale indica l'importo completo dell'ordine di acquisto, per tutte le linee d'ordine. Le linee d'ordine vengono gestite con la finestra della figura successiva. Ciascuna linea d'ordine definisce le caratteristiche di prezzo, la data e il Business Partner (Fornitore) per la specifica voce. E' possibile aggiungere quante linee d'ordine sono necessarie. Per Ciascuna linea d'ordine è possibile anche selezionare la singola imposta per il prodotto della linea d'ordine stessa. (La definizione delle tipologie di imposta è definita nel capitolo sulla Contabilità). Se l'ordine viene chiuso le linee d'ordine non sono più modificabili. Figura

85 2. Creazione di ricevute (Entrata Merci) L'entrata merci (conferimento materie prime e/o ricezione merci),viene effettuta mediante la creazione di ricevute. E' direttamente collegato all'ordine di acquisto, e può essere generato da questo o dalla fattura di acquisto collegata (non obbligatoriamente). La finestra per la creazione di ricevute si trova al menù: Ciclo passivo->entrata merci Creazione Manuale Viene visualizzata la schermata della figura seguente. E' possibile impostare un numero di documento e un riferimento dell'ordine (uguale a quello dell'ordine di acquisto e/o della fattura). Occorre impostare il Business Partner e opzionalmente il rappresentante delle vendite 85

86 Figura 111. Per ciascuna ricevuta possono essere impostate una o più linee di entrata merci, cliccando il tab: Linea di entrata merci. Figura 112. Selezionare un prodotto cliccando sulla casella Prodotto. Viene visualizzata la schermata di ricerca (Informazioni Prodotto) indicata nella figura seguente. 86

87 Figura 113. Da questa schermata è possibile ricercare e selezionare un prodotto. Facendo click sulla casella Istanza Insieme di Attributi è possibile visualizzare la schermata di ricerca seguente (Nel caso il prodotto abbia una classificazione per Lotti). Figura 114. E' possibile selezionare dei Lotti esistenti o crearne di nuovi con il pulsante Nuovo Record. Da ultimo si deve indicare la quantità di movimentazione e l'unità di misura. Creazione Automatica La ricevuta di entrata merci può essere creata direttamente da un ordine di acquisto o da una fattura, mediante il pulsante Creare da, che apre una 87

88 finestra di dialogo indicata nella figura seguente. Figura 115. Dalla finestra di dialogo è possibile selezionare o l'ordine di Acquisto, o la fattura di riferimento. IMPORTANTE: selezionare l'area Stoccaggio prima di dare l'invio, altrimenti non sarà possibile chiudere la selezione e quindi il processo di generazione automatica delle linee di entrata merci. 3. Inserimento di Fatture dei fornitori/conferitori L'inserimento di fatture emesse dai fornitori può essere effettuata manualmente mediante la finestra della figura seguente, raggiungibile dal menu tramite il percorso: Ciclo Passivo->Fattura(Fornitore). 88

89 La fattura richiede l'impostazione del Business Partner (che in questo caso sarà un fornitore), del listino prezzi e del rappresentante delle vendite. E' possibile inserire un numero di riferimento dell'ordine. Possono inoltre essere selezionate le modalità di pagamento e i termini di pagamento. Figura 116. Le righe della fattura si alimentano mediante la finestra del tab Riga della fattura, mostrata nella figura seguente. 89

90 Figura 117. La riga prevede l'impostazione del numero della riga, il prodotto, la quantità fatturata, il prezzo unitario, il prezzo di listino, l'imposta. L'importo dell'imposta viene visualizzato nel tab Imposta. Come nel caso della ricevuta di entrata merci è possibile creare automaticamente la fattura dal'ordine di acquisto cliccando sul pulsante Creare Da. Viene visualizzata la finestra di dialogo indicata nella figura seguente, che consente di selezionare l'ordine di acquisto e/o la spedizione/ricevimento merce di riferimento. 90

91 Figura 118. E' possibile selezionare le linee di prodotto che poi verranno riportate automaticamente nella fattura. Una volta creata la fattura è possibile completarla, ossia creare l'inserimento contabile: il pulsante Completa. Effettuato il completamento viene visualizzato il pulsante Non Registrato indicato nella figura seguente. Figura 119. Facendo click sul pulsante Non Registrato viene effettuata la registrazione 91

92 contabile (solo se il server è attivo). E il pulsante diventa Registrato (vedi fig. seguente). Figura 120. Facendo click sul pulsante Registrato, dopo avere effettuato la registrazione contabile vengono visualizzate le scritture contabili relative alla transazione effettuata (in questo caso la fatturazione). Nella figura seguente è rappresentato un esempio di transazione di fatturazione con i relativi conti aggiornati in dare e in avere. Figura Abbinamento L'abbinamento delle Fatture, degli Ordini e delle ricevute è una attività contabile di verifica della congruenza di tali documenti contabili. A un ordine 92

93 di acquisto deve corrispondere una fattura e/o una ricevuta di entrata merci. Talvolta però una fattura può essere emessa senza un relativo ordine di acquisto. Oppure la fattura viene emessa ma non è stato ancora emessa la relativa ricevuta entrata merci (o viceversa). Nel caso sia presente un documento contabile (ad es. Fattura) e il corrispondente del Ciclo passivo (ad es. Ricevuta Entrata Merci) ma le quantità di materiale siano differenti i documenti sono Non Pareggiati. I documenti (Pareggiati e non) possono essere Abbinati o Non abbinati. Sono abbinati nel caso siano stati creati con procedura automatica l'uno dall'altro (ad esempio una fattura creata da una ricevuta merci o da un ordine di acquisto), ma le quantità e/o gli importi non coincidano (ad esempio per una ricevuta merci di tre prodotti, vengono emesse tre fatture diverse). La procedura di abbinamento consente di verificare l'abbinamento tra i documenti contabili e di pareggiare le quantità qualora vi siano delle differenze di importi. Se gli Ordini, le Fatture e le Ricevute sono effettuati in cascata con le funzioni di generazione automatica, viste in precedenza, allora l'abbinamento non sarà necessario perchè fatto in automatico dal sistema, ma potrebbe essere necessario effettuare il pareggiamento. L'abbinamento delle fatture con gli ordini di acquisto e/o con le ricevute di entrata merci vengono effettuate mediante la funzione di menu: Ciclo Passivo->Abbinamento Ordine d'acquisto/entrata Merci/Fattura. La finestra visualizzata è quella della figura seguente. Figura 122. E' possibile abbinare: Fatture con Entrate Merci 93

94 Ordini di Acquisto con Entrate Merci Entrate Merci con Fatture e/o Ordini di Acquisto E' possibile utilizzare un criterio di ricerca selezionando il tipo di abbinamento fatture/spedizione/ordini. La selezione avviene indicando il Business Partner, il Prodotto e/o le Date (Opzionali). Inoltre è possibile selezionare la modalità di ricerca Abbinato/Non abbinato. La ricerca può inoltre prevedere le seguenti possibilità: 1. Uguale Business Partner nei due documenti contabili 2. Uguale Prodotto nei due documenti contabili 3. Uguale quantità nei due documenti contabili La ricerca produce una lista di documenti (nella figura Spedizioni/Ricevimenti) a cui (facendo click su un elemento della lista) corrispondono uno o più documenti da pareggiare. Selezionando il documento da pareggiare vengono evidenziate le differenze di quantità. Il tasto Elaborazione consente di effettuare il pareggio mediante la generazione di scritture contabili sui conti inseriti nel sistema. La verifica delle registrazioni e la effettiva contabilizzazione può essere effettuata mediante le finestre: Ciclo Passivo(PTP)->Fatture Abbinate Ciclo Passivo(PTP)->Ordini di Acquisto abbinati Nella figura seguente è visualizzata la finestra di controllo delle fatture abbinate. La contabilizzazione può essere effettuata facendo click sul bottone Non Registrato. Figura 123. Dopo la registrazione il bottone viene convertito in Registrato. Facendo click su quest'ultimo viene visualizzata la contabilizzazione effettuata dal sistema, mediante la finestra della figura seguente. 94

95 Figura 124. La gestione degli Ordini di acquisto abbinati è perfettamente analoga a quanto visto per le Fatture abbinate. Nella figura seguente è rappresentata la finestra che visualizza l'esito della transazione di abbinamento. Figura Reportistica su Fatture e Ordini Il sistema fornisce una ampia gamma di report pronti sulle Fatture ricevute e/o emesse, nonché sugli Ordini di Acquisto e/o Vendita. I report sono disponibili sotto il menù Ciclo Attivo. 95

96 Per gli Ordini sono disponibili i seguenti Report: 1. Ordini Aperti 2. Operazioni relative all'ordine In entrambi i casi è possibile effettuare report, sia per gli Ordini di Acquisto, sia per gli Ordini di Vendita, selezionando/deselezionando opportunamente la check box Transazione di Vendita. Per le Fatture i report sono raggiungibili al menù: Ciclo Attivo->Interrogazione/Elaborazione Fatture Sono disponibili report su: 1. Transazioni di fatturazione 2. Riepilogo Fatture 3. Dettagli della fattura 4. Fatture per Giorno 5. Fatture per Settimana 6. Fatture per Prodotto per Settimana 7. Fatture per mese 8. Fatture per Prodotto per mese 9. Fatture per fornitore per mese 10.Fatture Cliente per fornitore per trimestre 11.Fatture Cliente per prodotto per trimestre Per la gestione avanzata del reporting si veda il capitolo n.. sul reporting. Gestione Materiali La gestione dei materiali riguarda i Prodotti, i Magazzini e i Listini Prezzi descritti nei capitoli precedenti. Gli aspetti specifici, che caratterizzano la gestione del Magazzino sono: Ricevimenti (Entrata Merce) 96

97 Movimenti scorte di magazzino Inventario Fisico Produzione Spedizioni Cliente Riapprovvigionamento Calcolo della disponibilità Valutazione dei Costi Le operazioni tipiche possono essere schematizzate come nella figura seguente. Entrata Merci Valutazione Costi Movimento Scorte Calcolo Disponibilità Magazzino Inventario Fisico Riapprovvigionamento Spedizioni Cliente Figura 126. Produzione 1. Magazzino Il magazzino è un'area fisica dell'azienda. E' possibile definire più magazzini e per ciascuno di essi si individuano una o più aree di stoccaggio. Tali aree sono identificate da tre dimensioni predefinite: Corridoio (X) Scomparto (Y) Livello (Z) 97

98 Nel sistema ogni magazzino è legato logicamente a una singola organizzazione (centro di costo). I movimenti delle scorte possono essere effettuati da una area di stoccaggio all'altra nell'ambito di uno stesso magazzino. Possono essere creati magazzini diversi per finalità diverse. In una organizzazione semplificata potremmo avere un solo magazzino nel quale i prodotti conferiscono e vengono estratti direttamente per la spedizione. Magazzino Area 1 Area 2 Area 3 Figura 127. In questo caso semplificato non occorrono movimenti di materiale e i prodotti sono immediatamente disponibili subito dopo l'entrata Merci. Nel caso di configurazioni più complesse, si possono distinguere i magazzini per funzioni specifiche: un magazzino di ricezione merci, un magazzino di stoccaggio, un magazzino di spedizione. Un esempio è rappresentato nella figura seguente. Questo layout prevede movimentazioni di prodotto tra i vari magazzini, ma il vantaggio è che ogni magazzino ha un suo ambiente controllato ed è possibile avere una reportistica fine di tutta l'attività del magazzino stesso. In questo caso i prodotti non sono immediatamente disponibili per la spedizione dopo essere stati ricevuti. Ricezione Stoccaggio Spedizione Materiale ingresso Area 1 Area 2 Area 3 Materiale uscita Figura

99 Dopo avere creato un magazzino per una organizzazione non è possibile modificare direttamente l'organizzazione stessa. E' possibile effettuare delle modifiche con l'utility dedicata, descritta nei capitoli successivi. 2. Movimentazioni Le movimentazioni con l'esterno sono determinate da Entrate Merci (Approvvigionamento) e da Spedizioni (Distribuzione). Entrambe hanno un corrispondente documento contabile che consiste nella Ricevuta Entrata Merci e nella Ricevuta di Spedizione. Le movimentazioni possono essere del seguente tipo: Movimentazioni di Inventario: dovute a spostamenti di materiale (ad es. da un magazzino a un altro). Inventario Fisico: dovute a verifiche fisiche del magazzino per il controllo della effettiva quantità di prodotto stoccato. Movimentazioni di Produzione (o Assemblaggio): dovute alla variazione di magazzino nella fase di produzione/trasformazione. Tipicamente il magazzino varia in relazione alle Distinte Base. Le attività correlate al magazzino possono essere riassunte come segue: Inventario Fisico Consiste nelle contabilizzazione delle unità fisicamente presenti in magazzino. Viene effettuato mediante i seguenti passi: Creazione di una lista dei prodotti Stampa della lista per la verifica manuale Introduzione delle differenze nel sistema Contabilizzazione del nuovo inventario Possono verificarsi dei ritardi nella fase di verifica fisica (accade spesso a causa della mole di lavoro da sviluppare nella contabilizzazione degli stock dei magazzini). In questo caso è comunque possibile aggiornare i conteggi di magazzino per fasi successive, in modo da non interrompere le normali attività aziendali 99

100 Produzione e/o Assemblaggio Le operazioni che vengono svolte in questo caso sono: Creazione di una Distinta Base Creazione di un piano di Produzione Creazione, verifica ed eventuale modifica delle linee di Produzione Contabilizzazione della Produzione Valutazione dell'inventario La valutazione dell'inventario viene effettuata utilizzando il listino prezzi. Viene utilizzato il prezzo dell'ordine di acquisto e viene calcolata la quantità sulla base delle date di valutazione. Per valutazioni complesse è possibile esportare i dati in un foglio di calcolo. Tali attività sono analizzate dettagliatamente nel seguito. 3. Inventario Fisico Per creare, modificare o eliminare quantità di prodotto dallo stock magazzino si utilizza la funzionalità di inventario fisico disponibile da menù: Gestione Materiali->Inventario Fisico di Viene aperta la finestra della figura seguente. Creare un nuovo Conteggio Inventario. Il nome di default è la data corrente che comunque può essere modificata. Introdurre una descrizione e selezionare il magazzino il cui stock deve essere conteggiato. Figura

101 Per creare la lista di prodotti da inventariare fare click sul pulsante Generare Lista. Viene visualizzata una finestra di conferma. Cliccando su Ok viene visualizzata la finestra di dialogo indicata nella figura seguente. Figura 130. Selezionare una categoria di prodotto, un eventuale valore di riferimento e una quantità di inventario (>0, =0, <0, non 0). Se l'area di stoccaggio indicata non è corretta selezionando il pulsante apparirà una ulteriore finestra di dialogo, indicata nella figura seguente. Figura

102 Si può selezionare una area di stoccaggio diversa o crearne una nuova facendo click sulla checkbox Creare nuovo record. Selezionare OK. Se il processo viene completato con successo verrà indicato il risultato dell'operazione sulla parte inferiore della finestra principale. Per visualizzare le linee di prodotto conteggiate fare click sul tab Linea del Conteggio Inventario. Vengono visualizzati i prodotti conteggiati e le rispettive quantità. Figura 132. E' possibile fare click sulla icona di report, rappresentata in figura Figura 133. per ottenere il report stampabile di tutti i prodotti di magazzino (vedi figura succesiva). E' possibile personalizzare il report aumentando o eliminando campi visualizzati. Per i dettagli vedere il capitolo succesivo sulla gestione 102

103 della reportistica. Il report può essere stampato facendo click sull'icona di stampa, rappresentata in figura: Figura 134. Figura 135. E' ora possibile effettuare il conteggio manuale e verificare le differenze con i valori registrati nel sistema. In caso di differenze di quantità per un prodotto, è possibile selezionare il prodotto cliccando il tab Linea del Conteggio Inventario Il valore che risulta dal conteggio viene inserito nel campo Conteggio della quantità che per comodità di visualizzazione è affianco al campo Quantità nominale (non modificabile). 103

104 Salvando il record viene contabilizzata la differenza di magazzino secondo la modalità definita con il campo Tipo di inventario. Abbiamo due tipi distinti: Differenza di Inventario (Contabilizzazione della differenza di inventario) Caricare su Conto (Contabilizzazione della Spesa su un conto di supporto) Figura 136. Nel primo caso la differenza di inventario viene contabilizzata nel conto apposito definito nel piano dei conti (vedi i conti di default del capitolo sulla contabilità). Nel secondo caso è possibile selezionare uno specifico addebito (se viene selezionato Caricare su Conto appare un campo Addebito ) definito preventivamente e che insiste su un qualunque conto definito nel piano dei conti. Questo consente una gestione molto flessibile della contabilità relativa alla movimentazione del magazzino, consentendo per esempio, in caso di spostamenti di materiale per uso interno una contabilizzazione accurata e flessibile. 104

105 Figura 137. Una volta completata la verifica dell'inventario con le relative modifiche delle singole linee di prodotto si può tornare sul tab Conteggio Inventario e selezionare il bottone Elabora ora. Se il processo viene completato con successo, sul bordo inferiore della finestra vengono indicate il numero di linee modificate e/o inserite. Appare anche il bottone Non Registrato, che consente di contabilizzare le operazioni effettuate. Il bottone diventa Registrato e facendo di nuovo click viene visualizzato il risultato della contabilizzazione, come nella figura seguente. Figura Movimentazione scorte La finestra per la movimentazione delle scorte di magazzino è raggiungibile 105

106 da menù: Gestione materiali->movimentazione Scorte e consente di spostare materiale da un'area si stoccaggio e/o magazzino a un'altra/o. Il tab Movimentazione consente di definire il nome e la descrizione della movimentantazione effettuata e l'eventuale riferimento al progetto o alla campagna di marketing. Figura 139. Per ogni movimentazione è possibile definire delle linee di movimentazione che consentono di specificare il prodotto oggetto dello spostamento, la quantità e l'area di stoccaggio sorgente e destinazione. Figura 140. Premendo il pulsante Elaborare Movimenti viene effettuato lo spostamento di materiale e appare il pulsante Non Registrato. Per effettuare la contabilizzazione dello spostamento premere il pulsante che diventerà Registrato. Per verificare le operazioni contabili effettuate, premere 106

107 nuovamente il pulsante Registrato. 5. Produzione La gestione della produzione viene realizzata mediante la finestra: Gestione Materiali->Produzione La finestra consente di definire il piano e la movimentazione di inventario che si verifica quando un prodotto viene realizzato secondo una distinta base. Figura 141. Il tab Testata di Produzione definisce il Nome della produzione e la data. Il tab Piano di Produzione consente di definire la quantità di prodotto da realizzare. Figura 142. Selezionare il prodotto (deve essere di tipo Distinta Base) e la quantità di produzione. L'Area di Stoccaggio indica la destinazione del prodotto finito. Tornare al tab Testata di Produzione e fare click sul bottone Elabora ora per alimentare automaticamente le linee di produzione. Viene visualizzata la seguente finestra di dialogo. 107

108 Figura 143. Se viene selezionata la check box, il sistema effettua il controllo delle quantità di materiale in stock nel magazzino. Nel caso il materiale non fosse sufficiente la Distinta Base non viene prodotta. Se il magazzino contiene materiale sufficiente la distinta base viene prodotta e vengono alimentate le linee di produzione, visualizzabili con il tab Linea di Produzione. Figura 144. Per ciascuna linea è possibile verificare e ridefinire le quantità di prodotto nel caso alcune parti della distinta base debbano essere ritoccate per la produzione specifica. Facendo di nuovo click su Elabora ora nel tab Testata di produzione viene avviata la procedura di produzione e il corrispettivo spostamento di magazzino. Nella finestra viene generato il pulsante Non Registrato. 108

109 Figura 145. Facendo click su Non Registrato viene contabilizzata l'operazione e appare il pulsante Registrato. Facendo click su tale pulsante vengono visualizzate le operazioni contabili effettuate nella creazione del prodotto finito. 6. Analisi Transazioni Magazzino E' possibile ricercare e visualizzare tutte le transazioni del magazzino, per scopi di reportistica o per analizzare nel dettaglio i percorsi seguiti dal materiale nel ciclo di approvvigionamento, produzione e distribuzione. Le transazioni possono essere visualizzate mediante la finestra: Gestione Materiali->Transazioni di Materiale visualizzata nella figura seguente. La finestra consente di ricercare le transazioni per: Organizzazione Area Stoccaggio Tipo di Movimentazione Prodotto Data Selezionando uno o più parametri di ricerca viene visualizzato lo storico delle transazioni richieste. Figura

110 Selezionando un prodotto e cliccando sul pulsante di zoom Figura 147. Viene visualizzata la finestra relativa all'operazione che ha generato la transazione. Ad esempio se la transazione è relativa a un ingresso di merci in azienda, verrà visualizzata la relativa finestra di Entrata Merce che ha generato la transazione. Se la transazione è relativa a un inventario fisico, allora verrà visualizzata la finestra dell'inventario fisico relativa a quella transazione. Se invece si tratta di una movimentazione di magazzino verrà visualizzata la finestra relativa alla movimentazione. E così via. In questo modo è possibile ricostruire accuratamente tutto lo storico di magazzino per verifiche di qualità e/o ispettive. 110

111 7. Reportistica Sono disponibili una serie di report predefiniti per avere informazioni ulteriori sullo stato dei magazzini e delle relative aree di stoccaggio. Tutti i report principali si trovano sotto il menù Gestione Materiali Dettagli Transazione Questo report fornisce i dettagli sulle movimentazioni di materiale. E' possibile selezionare il tipo di movimento, la data, la categoria di prodotto, il prodotto. La finestra di dialogo è rapprensentata nella figura seguente. Figura 148. Valore transazioni del prodotto Questo report mostra i movimenti di prodotto aggregati per Prodotto, data movimento e tipo fattura. Viene visualizzata la finestra di dialogo indicata nella figura seguente, che consente di selezionare Data Movimento, categoria prodotto, Business Partner, Chiave di ricerca. Figura

112 Riepilogo Transazioni Prodotto Questo report consente di avere informazioni sul prezzo dei prodotti. I parametri che possono essere inseriti sono indicati nella finestra di dialogo indicata nella figura seguente. Figura 150. Riapprovvigionamento Questo report elenca i prodotti che devono essere riapprovvigionati, in relazione alle regole di riapprovvigionamento definite per ogni singolo prodotto. Il report può essere usato come supporto quando vengono creati nuovi Ordini di Acquisto. Viene visualizzata la finestra di dialogo indicata in figura, che consente di selezionare il Magazzino e il Business Partner (Fornitore). Figura 151. Per maggiori informazioni sul riapprovvigionamento vedere il capitolo sui Prodotti. 112

113 Dettagli merci immagazzinate Fornisce infomazioni sui prodotti in magazzino e in particolare le quantità disponibili, riservate, e ordinate, nonché lotti, numeri seriali e/o altri attributi di istanza del prodotto. Viene visualizzata la seguente finestra di dialogo. Figura 152. Valorizzazione Magazzino Questo report consente di avere una lista dei prodotti, con il relativo valore in relazione a un listino prezzi (e quindi in relazione alla data). Il report apre la seguente finestra di dialogo. Figura 153. Costo del Prodotto Questo report consente di visualizzare i dettagli del costo del prodotto, in relazione allo schema contabile che si vuole utilizzare, alla categoria di prodotto e al prodotto. Il report mostra il prezzo corrente, il prezzo futuro, 113

114 l'ultimo prezzo in fattura e l'ultimo prezzo dell'ordine di acquisto. Viene visualizzata la seguente finestra di dialogo. Figura 154. Selezione fornitore Questo report è disponibile al menu: Gestione Materiali->Regole Gestione Materiali->Selezione del Fornitore Il report mostra i prodotti che sono forniti da più di un Business Partner, per effettuare confronti tra i prezzi di fornitura. Il report non ha parametri. 114

115 Ciclo Attivo Le funzionalità di Ciclo Attivo prevedono la gestione di diverse attività di vendita dei prodotti. Il ciclo, in termini generali, è evidenziato nella figura seguente: Offerta Si converte Ordine di Vendita Genera Genera Fatturazione (Cliente) Genera Consegna Figura 155. Si può creare un Offerta, convertirla in un Ordine di Vendita e poi generare una Spedizione o una Fattura. Tutte le informazioni possono essere trasferite automaticamente da una operazione all'altra. L Ordine di vendita è opzionale e si può creare un Fattura direttamente dalla Spedizione. Il sistema consente di gestire forme di pagamento diverse. Si possono avere i seguenti meccanismi di pagamento: A Credito: Il Pagamento è inserito come una Partita Aperta Cassa: si genera direttamente una transazione nel Libro Cassa Carta di Credito: Pagamento On-line Assegno o pagamento elettronico: Pagamenti da processare elettronicamente ed in maniera differita L Ordine di vendita è un documento di controllo per le Spedizioni e le Fatture, opzionalmente per i Ricevimenti. La fattura è il documento attraverso il quale vengono gestiti i pagamenti dei clienti. Nella figura seguente sono esemplificati i principali flussi per i 115

116 pagamenti. Fattura Cliente Forma di Pagamento Libro Cassa Partita Aperta Pagamento (Carta di credito, Assegno, etc.) Pagato via Pagato via Riconciliazione Crea Estratto Conto Figura

117 1.Configurazione Regole di vendita Per poter gestire le vendite occorre definire preliminarmente una serie di parametri. Per fare questo si può utilizzare il workflow disponibile nel menù: Ciclo Attivo(OTC)->Regole di vendita e del Marketing->Impostazione vendite Viene visualizzato il workflow della figura seguente. Figura 157. Business Partner La finestra per la definizione dei Business Partner è la stessa vista in precedenza. In particolare è possibile modificare il listino prezzi e lo schema di scontistica, le regole di pianificazione e di consegna, nonché i termini di pagamento. Utente La finestra Utente consente di definire una utenza per il rappresentante delle vendite (commerciale) dell'azienda. Assegnando un ruolo appropriato a un utente il rappresentante può accedere al sistema e utilizzare alcune funzioni importanti (tramite finestra) 117

118 Figura 158. Agli utenti può essere assegnata una password e possono essere associati dei ruoli di accesso. Inoltre può essere assegnato un utente sostitutivo temporaneo. Per la gestione accurata degli utenti vedere il capitolo sulla configurazione del sistema (Ruoli, Utenti). Regioni Vendite La gestione delle regioni di vendita viene effettuata mediante la finestra della figura seguente. Consente di definire le regioni di vendita e assegnarle al singolo rappresentante delle vendite. Questo consente di effettuare una reportistica accurata per aree specifiche di vendita. Figura

119 Provvigioni La finestra commissioni consente di gestire le regole generali per l'erogazione delle Commissioni e delle Royalties. E' possibile definire commissioni per i Business Partner e per i Rappresentanti delle vendite. Possono essere impostate commissioni multiple per lo stesso Ordine di Vendita o per le Fatture, ad esempio: la commissione può essere pagata a chi ha effettuato la transazione, al responsabile delle vendite del prodotto (per categoria), o al Business Partner (per gruppo). Figura 160. Il tab Provvigioni consente di definire il Nome e la Descrizione della provvigione, nonché il Business Partner a cui effettuare il pagamento. E' 119

120 possibile definire l'addebito, ossia il conto su cui viene caricato il costo della commissione (per la definizione degli addebiti vedi capitolo...). Viene inoltre definita la base del calcolo (Fattura, Ordine, Ricevuta), e la frequenza (Mensile, Trimestrale, Settimanale, etc.). Nel caso si volessero copiare le linee di provvigioni da un'altra provvigione usare il bottone Copiare da. Le linee di provvigione sono definite nel tab Linea di Provvigioni. Figura 161. Qui è possibile definire le regole di calcolo delle provvigioni per ogni singolo Gruppo di Business Partner e/o singolo Business Partner, Area di vendita, Prodotto. E' possibile definire più linee, una per ogni combinazione delle suddette entità. L'importo è definito in base alla Quantità e all'importo. Il campo Sottrarre Quantità indica la quantità da sottrarre prima del moltiplicatore. La Quantità Moltiplicatore indica il moltiplicatore da applicare alle quantità accumulate su cui imputare la provvigione. Analogamente il campo Sottrarre Importo indica l'importo da sottrarre prima di applicare il moltiplicatore. L'importo moltiplicatore indica il moltiplicatore da applicare agli importi accumulati, su cui imputare la provvigione. Elaborazione Provvigione L'elaborazione Provvigione consente di elaborare le provvigioni generate dall'attività commerciale e di generare le fatture correlate. Le provvigioni vengono elaborate seguendo le regole generali impostate mediante la finestra Provvigioni analizzata nel paragrafo precedente. 120

121 Da menu selezionare: Ciclo Attivo (OTC)->Regole di vendita e marketing->elaborazione Provvigione Figura 162. Viene indicato il Totale dell'importo delle provvigioni, calcolate sulla base dell'attività transazionale di vendita. Il tab Importo Provvigione consente di vedere le singole linee di provvigione generate dall'attività di vendita. Figura 163. La linea della Provvigione indica quale linea di provvigione (definita precedentemente, con la finestra provvigioni) è stata usata per il calcolo. L'importo convertito e la quantità effettiva, indicano le quantità totali su cui viene calcolata la provvigione. L'importo della provvigione indica il totale della provvigione calcolato per questa linea. Il tab Dettaglio Provvigione mostra tutti i dettagli relativi alle transazioni che hanno generato questa linea di provvigione. Un esempio di dettaglio è rappresentato nella figura seguente. 121

122 Figura 164. Una volta che i dettagli sono stati revisionat, ritornare all tab Calcolo Provvigione e creare la fattura con il pulsante Creazione Fattura. Confermare la richiesta e verificare il Totale nel bordo inferiore della finestra. Canale di Marketing La finestra Canale id Marketing consente di definire i tipi di canale di marketing utilizzati in una campagna di marketing. Figura 165. Per ogni tipologia di campagna occorre impostare il nome e la descrizione. Campagna di Marketing 122

123 E' possibile definire Campagne di marketing mediante la finestra della figura seguente. Figura 166. Selezionare un Nome, una Descrizione, un Canale di Marketing, una Data di inizio, una Data di Fine e i Costi associati. 2. Gestione degli Ordini di Vendita La generazione di un Ordine di Vendita è un processo che prevede la definizione di un documento composto da una serie di infomazioni generali (Business Partner -cliente-, Data dell'ordine, Magazzino, etc..) e dalle singole linee di Ordine (ossia le quantità di singolo prodotto). L'ordine può essere di vari tipi, detti anche Documenti. (I documenti distinguono, non solo i diversi ordini, ma anche ad es. una fattura da un 123

124 ordine). Nel processo di generazione di un Ordine di Vendita sono disponibili sei tipi di documenti, ed è possibile definire anche i propri tipi di documento. Sono disponibili i seguenti tipi predefiniti: 1. Preventivo: Offerta non-vincolante che può essere convertita in altri tipi documento di Vendita. 2. Quotazione: Proposta irrevocabile che automaticamente riserva le quantità a magazzino e può essere convertita in altri tipi documenti di Vendita. 3. Ordine Standard: Emesso per lotto, automaticamente impegna il magazzino. Spedizione e Fattura possono essere generate a mano. 4. Ordine da magazzino: i beni sono prelevati e abbinati ad una DDT (Distinta di Trasporto). Questo tipo genera automaticamente una Spedizione con relativo documento DDT. Si può creare manualmente la Fattura. 5. Ordine a credito: i beni sono prelevati spediti e fatturati. Questo tipo genera automaticamente una Spedizione ed una Fattura. Una volta consegnati i beni viene effettuato il pagamento. 6. Ordine Punto Vendita: Questo tipo di documento è più flessibile. I beni sono prelevati con fattura ed opzionalmente incassati. Il termine di pagamento potrebbe anche essere differito. Questo tipo di documento genera automaticamente una Spedizione, una Fattura e, a seconda dei termini di pagamento, un Pagamento. Quando viene creato un documento che a sua volta ne genera altri è possibile stampare, tramite l'apposito pulsante della finestra, direttamente i documenti correlati. Ad esempio, se si sta creando un Ordine POS (Documento 1), premendo il bottone stampa, viene stampata la Fattura cliente (Documento 2) correlata. Le consegne di materiale aggiornano automaticamente il magazzino, in termini di quantità fisiche, e la corrispondente contabilità. Regole Generazione Consegne La gestione delle regole di consegna viene definita a livello di Business Partner. Per la definizione delle regole verificare la finestra Business Partner tab Cliente, al campo Regole di Spedizione (vedi figura seguente). Figura

125 Le regole disponibili sono le seguenti: 1. Disponibilità: è il valore di default. Indica che la spedizione viene effettuata solo se esiste disponibilità di materiale in magazzino 2. Linea Completa o Ordine Completo: indica che la spedizione verrà effettuata solo se può essere evaso l'ordine completo o la Linea d'ordine Completa 3. Dopo Ricevuta: indica che la spedizione verrà effettuata solo dopo che il pagamento è stato ricevuto e incassato. Regole Generazione Fatture Anche per le fatture possono essere definite delle regole a livello di Business Partner, mediante il tab Cliente, campo Regole di Fattura (vedi figura seguente). Abbiamo tre opzioni: Figura Dopo Spedizione: le fatture vengono emesse solo dopo la consegna. 2. Prospetto Cliente dopo Spedizione: la fattura viene emessa in relazione a un calendario definito per il cliente specifico (una volta al mese, una volta alla settimana, etc.) 3. Immediato: la fattura viene emessa immediatamente anche se il prodotto non è stato consegnato al cliente. 125

126 Creazione Ordini di Vendita Gli Ordini di Vendita vengono gestiti mediante la finestra: Ciclo Attivo->Ordine di Vendita La finestra (tab Ordine ) consente di creare e modificare Ordini di vendita. Figura 169. Il Numero del Documento viene assegnato automaticamente dal sistema sulla base delle impostazioni definite per il tipo documento. Tale definizione viene definita attraverso la finestra: Contabilità e Controllo di Gestione->Regole Contabili->Tipo Documento (Vedi capitoli successivi) Il Riferimento dell'ordine consente di inserire un numero di riferimento opzionale, che può essere preimpostato nel Business Partner (Tab Cliente ), come indicato nel dettaglio della figura seguente. 126

127 Figura 170. Il Tipo Documento Obiettivo indica la tipologia di Ordine di Vendita. Come detto prima è possibile utilizzare per l'ordine (dal menù a tendina) varie tipologie di Documento (vedi sopra) che rielenchiamo per comodità: 1. Proposta: Offerta non-vincolante che può essere convertita in altri tipi documento di Vendita. 2. Quotazione: Proposta irrevocabile che automaticamente riserva le quantità a magazzino e può essere convertita in altri tipi documenti di Vendita. 3. Ordine Standard: Emesso per lotto, automaticamente impegna il magazzino. Spedizione e Fattura possono essere generate a mano. 4. Ordine da magazzino: i beni sono prelevati e abbinati ad una DDT (Distinta di Trasporto). Questo tipo genera automaticamente una Spedizione con relativo documento DDT. Si può creare manualmente la Fattura. 5. Ordine a credito: i beni sono prelevati spediti e fatturati. Questo tipo genera automaticamente una Spedizione ed una Fattura. Una volta consegnati i beni viene effettuato il pagamento. 6. Ordine POS (Point of Sale): Questo tipo di documento è più flessibile. I beni sono prelevati con fattura ed opzionalmente incassati. Il termine di pagamento potrebbe anche essere differito. Questo tipo di documento genera automaticamente una Spedizione, una Fattura e (a seconda delle condizioni di pagamento) un Pagamento. A seconda del tipo di documento selezionato nella finestra appaiono o scompaiono campi aggiuntivi tipici del documento stesso. Il Business Partner indica il cliente per cui si esegue l'ordine. Selezionare il tasto di ricerca, e apparirà la finestra di search, oppure inserire le lettere iniziali del nome del BP e premere invio: il nome viene completato automaticamente. Dopo avere selezionato il BP vengono completati anche i seguenti campi: Contatto (se presente), Indirizzo della Fatturazione, Indirizzo Business Partner. Il campo Listino Prezzi consente di selezionare il listino di riferimento. Il campo Valuta viene completato automaticamente in relazione alla valuta definita nel listino. Anche i campi: Regole di Fatturazione, Regole di Spedizione, Mezzo di Spedizione, vengono completate automaticamente in relazione alle impostazioni del Business Partner. Opzionalmente può essere selezionato il magazzino dove i beni sono 127

128 immagazzinati o i servizi vengono erogati. Il Rappresentante Commerciale è il responsabile commerciale dell'azienda e deve essere un utente registrato del sistema. E' possibile associare all'ordine un Progetto e/o una Campagna di marketing. Le regole per le spese di Trasporto prevedono per ora solo le Spese di trasporto incluse. Se è necessario separare le spese di trasporto è possibile aggiungere all'ordine una linea di prodotto dedicata al trasporto. Il campo Self Service è un campo informativo a cura del sistema, che indica se l'ordine è stato eseguito mediante il sistema di commercio elettronico via web. Lo Stato del documento indica lo stato dell'ordine al momento attuale. Per cambiare lo stato, utilizzare il pulsante Completa. Viene visualizzata la finestra di dialogo indicata di seguito. Figura 171. Sono elencate le possibili azioni che possono modificare lo stato del documento. In particolare: Nullo: annulla e chiude l'ordine Processa: elabora l'ordine, riservando le quantità di magazzino e ricalcolando le imposte, se necessario. L'Ordine è ancora attivo e può essere modificato. Completa: effettua modifiche diverse a seconda dello stato attuale dell'ordine. In particolare: 1. Quotazione/Preventivo: chiude il documento. Non può essere modificato a meno che non venga riattivato. 2. Ordine Standard: riserva le quantità in magazzino. Permette di creare Documenti di Trasporto e Fatture. 3. Ordine di Magazzino: viene creato il documento di trasporto. L'inventario viene aggiornato. Si possono creare le fatture. 4. Ordine a credito: vengono creati i documenti di spedizione e le fatture. Viene aggiornato l'inventario. 5. Ordine Punto Vendita: vengono creati i documenti di spedizione e le fatture. Se viene effettuato un pagamento liquido, viene aggiornato il libro cassa. 128

129 Il campo Totale, mostra il valore totale dell'ordine da effettuare. Per definire le singole linee d'ordine fare click sul tab Linee Ordine. Figura 172. Ogni linea d'ordine definisce i singoli articoli che compongono l'ordine di Vendita. Selezionare un Prodotto, mediante l'icona che apre la finestra di ricerca dei prodotti o inserendo le iniziali del prodotto e premendo invio. Nella finestra di ricerca del prodotto è possibile fare ricerche per attributi e/o lotti (vedi capitoli precedenti). Nel caso l'ordine di vendita non riguardi un prodotto ma una risorsa aziendale (vedi gestione dei Servizi) è possibile utilizzare il campo Assegnazione della Risorsa. Viene visualizzata la finestra indicata nella figura seguente. Figura

130 La finestra consente di gestire la pianificazione delle risorse. Selezionare il Tipo Risorsa, la Risorsa, la Data e fare doppio click nell'area relativa agli orari. Appare la seguente finestra di dialogo. Figura 174. La finestra consente di confermare le selezioni effettuate, e di modificare le quantità computata come numero di ore/uomo. Opzionalmente è possibile inserire un Nome e una Descrizione. Cliccando su Ok, viene aggiornata la finestra della Linea d'ordine con la quantità inserita. La Data dell'ordine e la Data Prevista sono prese di default dall'ordine, ma possono essere modificate per la singola linea d'ordine. Il Magazzino/Punto di Servizio indica da dove il prodotto/servizio deve essere prelevato. Indicare, da ultimo, la Quantità Ordinata. La Quantità Spedita, la Quantità Fatturata e la Quantità Riservata sono calcolate automaticamente dal sistema. La UdM (Unità di Misura) è ricavata dalla configurazione del Prodotto. 130

131 Il Prezzo unitario, l'imposta e lo Sconto derivano dal Prezzo di Listino, ma possono essere modificati. Nell'area Stato è indicato il valore totale degli articoli della linea dell'ordine al Netto delle imposte. Il tab Imposta dell'ordine consente di visualizzare i dettagli dell'imposta calcolata. Figura 175. Una volta completati tutti gli inserimenti tornare al tab Ordine e premere il pulsante Completa per completare l'ordine. Modifica Ordini di Vendita Per modificare un Ordine di vendita premere il pulsante <Nessuna> : Figura

132 Appare la finestra di dialogo indicata nella figura seguente, che consente di riattivare l'ordine di Vendita e di effettuare tutte le modifiche necessarie. Figura 177. Se il documento viene invece chiuso, potranno essere effettuate solo poche modifiche (Nome, indirizzo, descrizione, etc.), allo scopo di avere un minimo di flessibilità ad es. nella stampa del documento. Conversione Quotazioni E' possibile convertire le quotazioni o le proposte generate con la finestra Ordine di Vendita (Tipo Documento Quotazione/Proposta), in un altro tipo di documento (tipicamente un Ordine Standard). Il processo può essere attivato dal menù: Ciclo Attivo->Conversione Quotazione ed è rappresentato nella figura seguente. Figura 178. Facendo click su avvio, viene aperta la seguente finestra di dialogo. Figura

133 Il campo Ordini di Vendita, elenca gli Ordini di tipo Quotazione che siano nello stato Processati, mentre il campo Tipo Documento indica il tipo di Ordine che si vuole creare. Opzionalmente è possibile selezionare una Data che viene riportata nel documento che si sta creando. La check-box Chiudere Documento consente di chiudere la quotazione o la proposta. In questo modo non si potranno creare altri Ordini di Vendita a partire da quelle quotazioni e/o proposte. Figura 180. La finestra di fine processo indica il numero dell'ordine di Vendita che è stato creato. Generazione Spedizioni (Modalità a gruppi [batch]) Le spedizioni possono essere generate per gli Ordini Standard. Possono essere create individualmente o a gruppi (modalità batch). Per generare i documenti di spedizione utilizzare il processo raggiungibile da menù: Ciclo Attivo->Creazione Documenti di Spedizione Viene aperta la finestra di processo seguente: 133

134 Figura 181. Facendo click su Avvio viene aperta la finestra di dialogo seguente: Figura 182. La finestra consente di selezionare l'organizzazione di riferimento (centro di costo) per la generazione delle Spedizioni. Al termine del processo è possibile stampare i Documenti di Spedizione Figura 183. Nella finestra del processo viene inoltre presentata una schermata riassuntiva indicata nella figura seguente. Figura

135 Nella finestra sono elencati i riferimenti degli Ordini di vendita e le relative spedizioni generate dal sistema con i numeri di spedizione riassunti in tabella. Le spedizioni generate possono essere rielaborate aprendo la finestra: Ciclo Attivo->Spedizioni(Cliente) Viene visualizzata la finestra riassuntiva seguente. Figura 185. Sono elencati tutti i documenti di spedizione, generati dal processo. I documenti creati con il processo precedente sono già elaborati (il processo ha rimosso i prodotti dall'inventario e ha segnato gli articoli come spediti), ma non sono contabilizzati. Figura

136 Per effettuare la contabilizzazione premere il pulsante Non Registrato. Il pulsante diventerà Registrato e se premuto nuovamente visualizzerà le operazioni contabili di dettaglio. 136

137 Generazione Spedizioni (Manuale) La generazione manuale (con selezione singola o multipla) delle spedizioni può essere effettuata mediante il form della figura seguente, raggiungibile da menù: Cliclo Attivo->Creazione Spedizioni (manuali) Figura 187. Selezionando una organizzazione vengono evidenziati gli Ordini Standard relativi. Selezionando uno o più ordini vengono generati i relativi documenti di spedizione. Alla fine dell'elaborazione viene visualizzata la finestra di dialogo che chiede conferma per la stampa dei documenti. Figura 188. La finestra del processo, indicata nella figura seguente, riassume l'esito della generazione dei documenti di spedizione. 137

138 Figura 189. E' indicata il numero del documento Ordine di Vendita e del documento Spedizione/Ricevimento. Il documento di spedizione creato è già elaborato, e può essere contabilizzato, con la stessa procedura vista in precedenza. 3. Generazione Fatture Le fatture possono essere generate a partire da Ordini Standard o di Magazzino. Possono essere create in modalità batch o individualmente. Generazione Fatture (Modalità a gruppi [batch]) Le fatture possono essere generate tramite il processo: Ciclo Attivo->Creazione Fatture Viene visualizzata la seguente finestra di processo: Figura 190. Premendo Avvio viene visualizzata la seguente finestra di dialogo: 138

139 Figura 191. E' possibile selezionare l'organizzazione e il Business Partner relativi alle fatture da generare/stampare. Viene visualizzata una finestra di conferma per la stampa. Nella finestra del processo viene riassunto il risultato della generazione come indicato nella figura seguente. Figura 192. Viene indicato il riferimento della fattura e il numero della fattura generata. Per vedere la fattura generata dal processo è possibile usare la finestra raggiungibile da menù: Ciclo Attivo->Fattura(Cliente) Figura

140 Le fatture generate dal processo non sono modificabili. Possono essere stampate e possono essere registrate contabilmente. Generazione Fatture (Manuale) La generazione manuale delle fatture può essere effettuata utilizzando la finestra disponibile da menù: 140

141 Ciclo Attivo->Creazione Fatture (manuale) Viene aperta la finestra di dialogo indicata nella figura seguente. Figura 194. Selezionando una Organizzazione e un Business Partner vengono visualizzati gli Ordini da cui è possibile creare fatture. Selezionare uno o più Ordini e dare OK. Viene visualizzata una finestra di conferma per la stampa delle fatture. Figura 195. La finestra di stampa delle fatture fornisce le informazioni sull'esito della generazione delle fatture. Figura

142 Le fatture generate sono visualizzabili nello stesso modo descritto precedentemente per la modalità batch. Fatturazione Singola E' possibile emettere una fattura senza avere prima emesso un Ordine di 142

143 Vendita o un Documento di Spedizione. Generalmente, l'emissione di fatture non associate a Ordini o Spedizioni è legata alla erogazione di servizi. Nota importante: emettendo una fattura singola, il magazzino non viene aggiornato Per emettere una fattura aprire la finestra: Ciclo attivo->fattura (Cliente) Viene visualizzata la finestra delle fatture, vista anche precedentemente, nella fatturazione manuale e batch. Figura 197. I campi della fattura sono gli stessi visti nell'ordine di vendita. I campi Ordine di Vendita e Data dell'ordine sono gestiti automaticamente dal sistema e in questo caso non saranno riempiti perché la fattura non proviene da un'ordine di Vendita. Il campo Pagato è gestito dal sistema e viene selezionato quando la fattura viene pagata (vedi capitolo sui pagamenti per maggiori informazioni). Le linee di fattura vengono generate in modo completamente analogo a quanto visto per gli Ordini di Vendita. Figura

144 Per ogni fattura è possibile pianificare i pagamenti mediante il tab Programma dei Pagamenti. Fatturazione Cumulata La fatturazione cumulata può essere necessaria per accorpare in un'unica fattura la vendita di più beni già consegnati al cliente. In questo caso specifico occorre operare una serie di passaggi: 1. Definire un Programma di fatturazione (da menù: Relazione con i Partner- >Regole Business Partner->Programma Fatturazione ) come visto nel capitolo relativo alla definizione dei Business Partner. 2. Aggiornare le Regole di Fatturazione e la Programmazione Fatturazione del Business Partner (da menù: Relazione con i Partner->Regole Business Partner->Business Partner, tab Cliente ), come indicato nella figura seguente. Figura

145 3. Creare gli Ordini di vendita e le spedizioni con le procedure viste sopra 4. Creare la fattura usando la finestra Ciclo Attivo->Creazione Fatture Ricalcolare prezzi Ordini/Fatture In determinate condizioni di volatilità del mercato i prezzi possono variare molto rapidamente e può essere necessario ricalcolare i prezzi degli Ordini di Vendita e delle Fatture clienti. Una volta aggiornato il listino prezzi di riferimento, da menù selezionare il processo: Ciclo Attivo->Ricalcola Prezzi Ordine/Fattura Viene visualizzata la finestra seguente: Figura 200. Cliccando Ok appare la seguente finestra di dialogo: Figura 201. Selezionando un Ordine di Vendita e/o una fattura vengono aggiornate tutte le singole linee di prodotto in termini di prezzo. Al termine del processo viene visualizzato il seguente messaggio. Figura

146 Viene indicato il numero dell'ordine/fattura e il valore aggiornato del totale (in questo caso non vi è stata modifica del listino e i due valori sono uguali). 4. Inserimento Distinta Base in Ordini e Fatture Nel caso di prodotti realizzati da una produzione mediante Distinta Base, è possibile generare Ordini e Fatture in modalità semplificata, mediante il form: Ciclo Attivo->Inserimento Distinta Base Figura 203. Nel campo Prodotto vengono elencati solo quelli che sono stati indicate come produzioni realizzate mediante una Distinta Base. Selezionando un prodotto specifico viene visualizzato l'elenco dei materiali (linee di prodotto) che lo costituiscono (vedi figura seguente). Figura

147 Selezionando una quantità di prodotto vengono automaticamente aggiornati le quantità dei materiali, in modo proporzionale. E' comunque possibile variare i valori rispetto a quello standard della Distinta Base. Per creare le linee d'ordine o di fattura selezionare un Ordine di Vendita o una Fattura dai rispettivi menù a tendina (conviene creare preventivamente una Fattura o un Ordine vuoti). E' possibile anche associare i prodotti a un progetto. Selezionare ok: i valori dei materiali viene copiato nelle linee d'ordine o di fattura, automaticamente. 5. Reporting sulle Vendite/Acquisti E' possibile effettuare numerosi report sulle attività di vendita/acquisto. Tutti i report possono essere modificati nel layout a seconda delle esigenze. 147

148 Report sugli Ordini di Vendita/Acquisto Sono tutti disponibili dal Menu Ciclo Attivo. Ordini Aperti Questo report indica quali sono gli Ordini non ancora fatturati. E' possibile selezionare il Business Partner e/o il Prodotto. Lasciando selezionato il check box Transazioni di Vendita vengono mostrati gli Ordini di Vendita. In caso contrario, gli Ordini di Acquisto. Figura 205. Transazioni Relative all'ordine Questo report fornisce informazioni di dettaglio sugli Ordini e su tutti i documenti ad esso associati (fatture, spedizioni, pagamenti e cassa). Selezionare la data dell'ordine e scegliere se visualizzare le transazioni di Vendita o di Acquisto Figura 206. Report sulle Fatture di Vendita/Acquisto Tutti i report sulle fatture sono disponibili da menù: Ciclo Attivo->Interrogazione/Elaborazione Fatture 148

149 Transazioni di Fattura Questo report mostra informazioni sulle fatture in relazione alle date di registrazione contabile. E' possibile selezionare una Organizzazione e le date della registrazione. Deselezionando il check box Transazione di Vendita si visualizzano le Fatture di Acquisto. Figura 207. Riepilogo Fatture Questo report mostra informazioni sulle fatture in relazione alle date di emissione del documento. E' possibile selezionare una Organizzazione, un gruppo di Business Partner, un Business Partner, la Data della Fattura e/o una Regola di Pagamento. Deselezionando il checkbox Transazione di Vendita si visualizzano le Fatture di Acquisto. Figura 208. Dettagli della Fattura Questo report fornisce dettagli sulla fattura che includono margine lordo, percentuali di sconto e prezzi. E' possibile selezionare un gruppo di Business Partner, un Business Partner, una categoria di prodotto, un prodotto e la Data 149

150 della Fattura. Figura 209. Fatture per Giorno Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la percentuale di sconto e i prezzi aggregati per data fattura e per responsabile vendite. Selezionare la data della fattura. Figura 210. Fatture per Settimana Questo report fornisce le stesse informazioni del rapporto giornaliero,ma aggrega i dati per settimana e per responsabile vendite. Selezionare la data della fattura come nel report precedente. Fatture per Prodotto per Settimana Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per settimana e per prodotto. Selezionare la data della fattura come nel report precedente. Fatture per mese Questo report fornisce le stesse informazioni del rapporto giornaliero,ma aggrega i dati per mese e per responsabile vendite. Selezionare la data della fattura come nel report precedente. 150

151 Fatture per prodotto per mese Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per mese e per prodotto. Selezionare la data della fattura come nel report precedente. Fatture per fornitore per mese Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per mese e fornitore di ciascun prodotto. Selezionare la data della fattura come nel report precedente. Fatture Cliente per Fornitore per Trimestre Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per trimestre, cliente e fornitore di ciascun prodotto. Selezionare la data della fattura e/o un Business Partner. Figura 211. Fattura Cliente per Prodotto per Trimestre Questo report mostra il margine, il margine percentuale, lo sconto, la percentuale di sconto e il prezzo di fatturazione aggregati per trimestre, cliente e per prodotto. Selezionare la data della fattura e/o un Business Partner come nel report precedente. Pagamenti e Partite Aperte I pagamenti e le Partite Aperte sono legati all'attività di fatturazione. Ogni fatturazione può scatenare le seguenti operazioni: Un Incasso/Pagamento nel libro cassa; Un Incasso/Pagamento mediante carta di credito o transazione elettronica; Una partita aperta in contabilità; 151

152 Lo schema complessivo dei processi riguardanti i pagamenti è rappresentato nella figura seguente: Fattura Cassa C.C., Assegni Contabilità Libro Cassa Partite Aperte Pagamenti non riconciliati Pagamenti Ripartizione Pagamenti Riconciliazione Commissione Bancaria Estratto Conto Bancario Importazione Estratto Conto Bancario Figura Gestione Pagamenti, Incassi e Partite aperte Per poter gestire i pagamenti o gli incassi occorre configurare le seguenti entità: 1. Banche 2. Libro Cassa 3. Transazioni contabili: Giornale del Libro Cassa Pagamenti Ripartizione dei Pagamenti Dichiarazioni Bancarie 152

153 Banca Nelle informazioni Bancarie, si definiscono: il Formato degli assegni e il numero di controllo il Pagamento Elettronico (Carta di Credito o ATM) le Informazioni di Contabilità Il conto bancario determina la valuta. La finestra Banca permette di definire le banche ed i conti correnti associati con un'organizzazione o business partner. Per aprire la finestra Banca, da menù, andare su: Configurazione Generale->Regole Organizzazione ->Banca Figura 213. E' possibile inserire Il nome della Banca, l'indirizzo, il Numero ABI-CAB (identificativo bancario) e il codice Swift (Society of Worldwide Interbank Financial Telecommunications) che è un identificativo della banca per trasferimenti internazionali. Conti Il tab Conti è mostrato nella seguente figura. 153

154 Figura 214. E' possibile impostare più conti. Per ogni conto inserire: Numero del conto Valuta Tipo di conto bancario (Ordinario, Risparmio) Il limite del credito disponibile e il Saldo attuale sono visualizzati dal sistema. Documento bancario Il tab Documento Bancario consente di definire le regole e i formati per i documenti bancari. E' possibile definire i formati degli assegni, dei trasferimenti in conto corrente e di altre forme di pagamento. Figura 215. Inserire il Nome del documento, e la Descrizione. Selezionare la regola del pagamento, e il numero successivo attuale che verrà utilizzato per identificare il documento. Definire anche un formato di stampa per gli assegni se la regola del pagamento è Assegno. 154

155 Processore dei Pagamenti Il tab Processore dei Pagamenti consente di definire i parametri per l'elaborazione dei pagamenti elettronici. Inserire un Nome e una Descrizione per il processore. Figura 216. Inserire l'indirizzo e la porta dell'host del server del pagamento. Il Partner Id ed il Fornitore Id indicano chi è il Partner o il Fornitore per il pagamento in oggetto. L'ID dell'utente e la password sono utilizzati per l'accesso all'account di pagamento. Il proxy deve essere definito, nel caso il sistema sia dietro un firewall. Le varie check box per le carte di credito indicano quali di queste sono accettate per i pagamenti. La classe del processore del pagamento indica il la classe Java (codice software) che viene usata per effettuare il pagamento. Il campo Commissione indica la commissione per ogni pagamento in percentuale. Il campo Costo per transazione indica un costo per ogni transazione effettuata: questo valore è usato come referenza e non è usato per fare calcoli. Caricatore Estratto Conto Il tab Caricatore Estratto Conto è utilizzato per configurare il caricamento elettronico dell'estratto conto bancario. 155

156 Contabilità Il tab Contabilità è usato per definire la contabilità generale e analitica. Per maggiori informazioni vedere il capitolo Contabilità e Controllo di Gestione. Libro Cassa Il libro cassa è usato per le spese di cassa. Ciascuna Organizzazione deve avere almeno un libro cassa. Nel caso di più libri cassa, occorre effettuare una selezione durante il pagamento di Ordini e/o Fatture. La configurazione del libro cassa viene effettuata da menù: Configurazione Generale->Regole Organizzazione->Libro Cassa Figura 217. Inserire il Nome e la Descrizione. Selezionare la Valuta. Contabilità Il tab Contabilità consente di definire i parametri contabili per il libro cassa. Per maggiori informazioni vedere il capitolo Contabilità e Controllo di Gestione. Figura

157 Libro Giornale di Cassa Il libro Giornale di Cassa è utilizzato per gestire le transazioni di cassa, ad es. esborsi o pagamenti di piccola cassa. Il Giornale di Cassa viene aggiornato automaticamente per ogni Ordine e/o Fattura che prevede il pagamento liquido (per cassa). Ogni modifica degli importi negli Ordini e nelle Fatture aggiorna automaticamente il Giornale di Cassa. E' possibile usare il Giornale di Cassa per gestire manualmente pagamenti di Fatture, Spese o Incassi, Trasferimenti Bancari. Il libro giornale di cassa è raggiungibile da menù: Partite Aperte->Giornale di Cassa Figura 219. Il libro cassa indicato è quello definito in precedenza. Il nome del Giornale e automaticamente precostituito con la data e la valuta. Inserire la descrizione 157

158 del Giornale Cassa (opzionale). La data del rendiconto e la data della registrazione assumono di default il valore odierno. Indicare il valore del Saldo iniziale (valore di cassa prima di pagamenti e/o incassi). Il Saldo di chiusura, calcolato dal sistema, indica il valore della cassa dopo pagamenti e/o incassi. La differenza di rendiconto indica la differenza tra Saldo iniziale e Saldo di chiusura. Selezionando il tab Linea di Cassa è possibile inserire manualmente le linee del Libro Giornale. Figura 220. Selezionare il Tipo Cassa: Addebito Differenza Spese Generali Fattura Incassi Generali Trasferimento al Conto Bancario e impostare l'importo della linea del giornale. Tornare al tab Giornale di Cassa e far partire l'elaborazione premendo il pulsante Elaborazione Cassa. Se il processo termina con successo appare il pulsante Non Registrato. Premendo questo pulsante si esegue la transazione contabile. Nota: gli ordini pagati con la cassa appaiono nella lista delle partite aperte sino a quando il Giornale di Cassa non viene elaborato. Pagamenti Per ogni Ordine di Vendita o Fattura i pagamenti vengono gestiti 158

159 automaticamente. E' possibile modificare il metodo di pagamento in ogni momento (anche dopo la contabilizzazione) e tutte le transazioni verranno aggiornate automaticamente. Per le transazioni online (ecommerce) è possibile effettuare verifiche del numero di Carta di Credito prima di effettuare l'approvazione della transazione. E' possibile anche effettuare pagamenti con modalità miste, parte mediante cassa, parte mediante carta di credito: questo è possibile solo con i pagamenti manuali. E' possibile dividere un pagamento in più parti separate con modalità di pagamento diverse. E' anche possibile gestire sconti e storni, nonché commissioni bancarie e pagamenti parziali. Sono gestiti anche i pagamenti multi-valuta (nel caso ad esempio che si abbiano fatture con linee di prodotto con valuta differente, come nell'importazione di prodotti). Per gestire i pagamenti aprire la finestra da menù: Partite Aperte->Pagamento Figura 221. Selezionare il conto bancario e il tipo di documento (Incasso credito, Pagamento debito). Inserire la data della transazione e selezionare un Business Partner (nel caso di Incasso sarà un cliente, nel caso di Pagamento sarà un Fornitore). Selezionare la Fattura (nel caso di cliente sarà una fattura di vendita). Viene visualizzata la finestra di dialogo della figura. 159

160 Figura 222. La lista viene modificata a seconda che sia selezionata la check box Pagato e/o Transazioni di vendita. Per avere solo le fatture che il cliente deve pagare deselezionare la check box Pagato. Se i termini di pagamento prevedono uno sconto e se il pagamento sta avvenendo entro i termini l'importo dello sconto viene automaticamente calcolato e visualizzato. Nella finestra dei pagamenti indicare se si tratta di un sotto-pagamento o un sopra-pagamento. Un sopra-pagamento indica che è possibile incassare più di quanto indicato in fattura. Un sotto-pagamento indica un pagamento parziale per la fattura. Quest'ultima opzione è utile se è necessario stornare una parte del pagamento. L'importo dello Storno indica la parte del pagamento che viene stornata perché non esigibile. Il Tipo di Pagamento indica. Il Tipo di pagamento consente di selezionare tra Addebito Automatico (ACH), Carta di Credito, Addebito Diretto, Assegno. Se viene selezionata come formula di pagamento l'assegno sono mostrati i seguenti campi: Numero ABI-CAB: è l'identificativo bancario per le transazioni Numero del conto Numero dell'assegno Nome del cliente Micr: è la combinazione di ABI-CAB, numero del conto, numero dell'assegno. 160

161 Se viene selezionata, come formula di pagamento la Carta di Credito vengono mostrati i seguenti campi: Carta di Credito: elenca tutte carte di credito previste dal sistema Numero: indica il numero della carta di credito Verifica carta di credito: è un codice di 3 o 4 cifre sul retro della carta. Mese Scadenza Anno Scadenza Nome del Cliente Se viene selezionato Addebito Automatico (ACH) vengono mostrati i seguenti campi: Numero ABI-CAB Numero del Conto Se viene selezionato il check box Accesso online, l'applicazione di pagamento può essere eseguita via web. Vengono evidenziati ulteriori campi come nella figura seguente. Figura 223. Il codice autorizzazione vocale e l'id transazione originale sono valori forniti dall'istituto di credito. Facendo click sul bottone Operazione Online viene avviato il pagamento. Gli output della transazione sono riassunti nei campi sottostanti. Il campo Risultato fornisce l'esito della transazione. Il campo Messaggio mostra eventuali messaggi della transazione. Il Riferimento restituisce un valore di riferimento per il pagamento effettuato. Il Codice di autorizzazione è il codice restituito dalla transazione. Il codice CAP verificato, indica che il campo CAP è stato verificato con successo dall'istituto di credito. Analogamente per il campo Indirizzo verificato. Nota: il pagamento Online è utilizzabile solo se è stato definito un processore per i pagamenti nel Conto Bancario. Il campo stato del Documento indica lo stato attuale del pagamento. Per cambiare lo stato utilizzare il pulsante Completa, che consente di Completare e Registrare il Pagamento contabilmente, con la procedura 161

162 standard. Imputazione dei Pagamenti Se esiste una relazione uno a uno tra una fattura e un pagamento l'imputazione del pagamento stesso può essere effettuata automaticamente selezionando la fattura quando si realizza il pagamento (vedi paragrafo precedente). Se invece abbiamo più fatture per un solo pagamento o pagamenti parziali occorre effettuare una imputazione manuale, utilizzando il form della figura seguente, raggiungibile da: Partite Aperte->Imputazione Pagamenti Figura 224. Selezionando un Business Partner e una Valuta (volendo è possibile selezionare il check box Multi-Valuta), vengono visualizzati l'elenco dei Pagamenti e l'elenco delle Fatture. Selezionando il/i pagamento/i e la/le fattura/e, viene visualizzata la differenza di valuta. Quando la differenza è zero è possibile avviare l'elaborazione dei pagamenti. Se si vuole effettuare un pagamento parziale, selezionare il check box Calcolo Automatico : in questo modo la fattura verrà considerata completamente pagata e la differenza verrà stornata. Se si vogliono effettuare imputazioni parziali, correggere il valore del pagamento nel campo Applicato : la rimanenza potrà essere imputata su un altra fattura. Per verificare come sono stati imputati i pagamenti, selezionare da menù: Partite Aperte->Imputazione del Pagamento Viene visualizzata la finestra di dialogo del processo indicata nella figura. 162

163 Cliccando su Avvio viene visualizzato il form che consente di selezionare il Business Partner e/o la fattura. Figura 225. Il report mostra pagamenti e fatture e Business Partner. Figura 226. Annullamento delle Imputazioni dei Pagamenti Per effettuare un annullamento dell'imputazione utilizzare la finestra: Partite aperte->annullamento Imputazione Figura

164 Selezionare uno dei pagamenti e premere il pulsante Annulla Imputazione. Il pagamento verrà reso disponibile per essere ridistribuito su altre fatture. Estratto Conto L'estratto conto, riflette il reale estratto conto bancario. Il saldo tiene traccia di tutti gli incassi e i pagamenti, le spese, e gli interessi passivi e attivi. La finestra estratto conto consente di riconciliare gli estratti conto. E' raggiungibile da menù: Partite Aperte->Estratto Conto Figura

165 Il nome dell'estratto conto viene impostato automaticamente sulla data corrente. Per inserire le registrazioni dei pagamenti non riconciliati in modo automatico, selezionare il pulsante Creare Da. Viene visualizzato il form seguente: Figura 229. dove è possibile selezionare i pagamenti. Tali valori sono inseriti automaticamente nelle linee dell'estratto conto, che è possibile visualizzare e modificare con la finestra seguente. Figura

166 Una volta completate le linee dell'estratto conto tornare nel tab principale e premere il tasto Elaborazione Estratto Conto. Tutti i pagamenti dello specifico estratto conto vengono segnati come riconciliati e viene di conseguenza aggiornata la contabilità generale. 2. Pagamento Debiti verso Fornitori Il pagamento di tutte le fatture che riguardano i debiti verso i fornitori segue la 166

167 seguente procedura: selezione delle fatture da pagare creazione del pagamento stampa degli assegni o esportazione del pagamento Pagamento Fatture Il pagamento delle fatture dei fornitori può essere effettuato con la finestra: Partite Aperte->Pagamento Fatture E' possibile selezionare ed elaborare le fatture che devono essere pagate. E' anche possibile rimuovere le fatture che non devono essere pagate. Figura 231. Inserire il nome e la descrizione del pagamento. Selezionare il conto bancario e la data del pagamento. I pagamenti possono essere costruiti per singole linee (col tab Linea Pagamento Fatture), oppure usando il pulsante Creare Da, che apre la seguente finestra di dialogo. Figura

168 E' possibile selezionare un Gruppo di business partner o un Business Partner. Selezionare una regola del pagamento, o lasciare in bianco per avere tutte le regole di pagamento disponibili. Cliccando Ok vengono riempite le linee di pagamento in modo automatico. E' possibile modificare tali linee, o integrarle usando il tab Linea Pagamento Fatture. Figura 233. L'importo del pagamento può essere modificato manualmente, e le singole linee di pagamento possono essere cancellate o aggiunte a seconda delle esigenze. Andando sul tab principale e cliccando su Creare Pagamento viene visualizzata la seguente finestra di dialogo che consente di selezionare il tipo di pagamento. Figura

169 Una volta effettuato il pagamento è possibile visualizzare i pagamenti generati, andando sul tab Pagamenti Generati Figura 235. Stampare/Esportare Pagamenti E' possibile stampare/esportare i pagamenti, usando la voce di menù: Partite Aperte->Stampa/Esportazione Pagamento Figura 236. Selezionare le fatture in fase di pagamento e la regola del pagamento. E' possibile stampare il documento di pagamento (USA), o esportare i dati in formato csv (comma separated value). Nota: verificare come funziona la RI.BA. 169

170 3. Reporting sulle partite aperte E' possibile effettuare diversi report sulle attività di cassa e sui pagamenti. Tutti i report sono configurabili a seconda delle esigenze specifiche. Segue una descrizione dei report principali. Dettagli Prima Nota di Cassa Mostra i dettagli delle linee del libro cassa, sia quelle contabilizzate, sia quelle non contabilizzate. Per definire i parametri del report inserire i dati richiesti dalla finestra di dialogo indicata nella figura. Figura 237. Partite Aperte Il report mostra tutte le fatture non pagate. E' possibile selezionare il Business Partner e i Giorni alla scadenza. Figura 238. Un numero negativo indica che le fatture hanno ancora una scadenza valida. Se il numero è positivo significa che le fatture sono già scadute. I giorni vengono aggiunti o sottratti alla data corrente. Le fatture che sono pagate mediante libro cassa figurano sul report partite aperte sino a quando il libro cassa non viene contabilizzato. 170

171 Lista Crediti Il report Lista Crediti consente di avere una visione completa dei crediti. I crediti sono categorizzati per periodi. In particolare sono inclusi i crediti a 1-7 giorni, 8-30 giorni, giorni, più di 30 giorni, più di 60 giorni. E' possibile filtrare il report con la Data, la valuta, il Gruppo di Business Partner, e il Business Partner. Figura 239. Selezionando il check box Elenca Fatture, nel report vengono incluse anche le fatture relative ai crediti. Deselezionando il check box Transazione di vendita vengono visualizzate le transazioni relative alle fatture dei fornitori. Imputazione dei Pagamenti Questo report mostra tutti i pagamenti che sono stati imputati. E' possibile selezionare un Business Partner e una Fattura. Figura

172 Pagamenti non riconciliati Riporta in forma di estratto conto tutti i pagamenti che non sono stati riconciliati. Non vi sono parametri. Il sistema ERP prevede la possibilità di gestire sia la contabilità generale 172

173 Contabilità e Controllo di Gestione Il sistema ERP prevede la possibilità di gestire sia la contabilità generale dell'azienda, sia la contabilità analitica/industriale. E' possibile definire piani dei conti multipli e utilizzare regole contabili differenti. Uno schema contabile è composto da: regole contabili nazionali (italiane, americane, francesi, etc.) regole di gestione e imputazione dei costi (per competenza o per cassa) valute L'ERP consente di definire schemi contabili multipli e di gestire in parallelo il reporting finanziario e quello analitico/industriale. Inoltre, vista la possibilità di gestione multi-valuta, elimina completamente il problema della conversione dei bilanci e del consolidamento degli stessi nel caso di aziende multinazionali. Per ogni schema contabile sono definiti gli elementi che vengono usati per registrare le transazioni contabili nel libro mastro. Un elemento contabile è un numero di riferimento relativo a una entità contabile. In particolare possono essere usati i seguenti elementi: Organizzazioni (Centri di costo) - obbligatorio Conti (definiti nel piano dei conti) - obbligatorio Prodotti - opzionale Business Partner - opzionale Altri 2 elementi definiti dall'utente -opzionale La transazione contabile viene registrata nel libro giornale utilizzando una combinazione dei suddetti elementi, in modo da definire una chiave univoca di accesso all'evento contabile stesso. Esempio: Assumendo dei valori numerici di questo tipo: Organizzazione: sede (no org.: 01) Conto: crediti vs. clienti (no conto: 15001) Prodotto: fiori (no prod.: 134) Business Partner: Mario Rossi snc (valore: rossi) La registrazione contabile per una qualsiasi transazione nel libro giornale sarà identificata dalla combinazione dei suddetti elementi. In particolare: rossi Tutte le transazioni contabili vengono registrate automaticamente a partire dalle transazioni operative (Ciclo Attivo, Ciclo Passivo, Pagamenti, etc.). 173

174 Ogni schema contabile definisce una serie di parametri per le registrazioni nel libro mastro. Tra queste (come vedremo) abbiamo la gestione degli errori e la impostazione dei metodi contabili. Sono inoltre definiti: il conto su cui imputare gli utili non distribuiti (reinvestiti), il conto inter-company, e il conto di riepilogo degli utili/perdite (saldo). Sono inoltre definiti tutti i conti di default (obbligatori) necessari al sistema per poter contabilizzare le varie attività transazionali relative al ciclo attivo, passivo, inventario di magazzino, pagamenti, etc. I conti di default fanno riferimento alle entità aziendali base. In particolare abbiamo conti per: Business Partner Prodotti Magazzini Banche Imposte Libro cassa A ciascuna entità sono associati una serie di conti che vengono utilizzati per la contabilità (vedi nel seguito i conti di default): ad es. se un prodotto viene venduto il ricavo della vendita viene imputato sul conto dei ricavi. La transazione contabile di vendita verrà registrata nel libro giornale tenendo conto di tutte le entità coinvolte nella transazione stessa oltre al prodotto e al conto del prodotto, ossia: business partner, magazzino, etc. Verrà creata quindi una registrazione contabile come quella descritta in precedenza,che tenga conto delle entità coinvolte. Gli Esercizi e i periodi non sono definiti a livello di schema contabile, ma solo a livello di reporting. La contabilizzazione degli eventi può essere effettuata ogni volta che viene effettuata una transazione (se il server è attivo) o in modalità batch (se il server è stato spento durante le transazioni e viene acceso saltuariamente per effettuare le contabilizzazioni). Le transazioni vengono infatti memorizzate nel database e la contabilità viene calcolata dinamicamente dalle transazioni registrate. Questo consente si azzerare la contabilità in qualunque momento e di ricalcolarla da zero. Grazie a questa impostazione è semplice anche utilizzare contabilità multiple per avere bilanci riclassificati. 174

175 1. Workflow La configurazione della contabilità può essere svolta seguendo i passaggi del workflow disponibile da menù: Contabilità e Controllo di Gestione->Regole Contabili->Impostazione Contabilità Figura 241. Per ogni icona del workflow facendo doppio click si aprono le finestre di configurazione. 175

176 Esercizi La finestra Esercizi consente di definire gli esercizi contabili per il reporting e i periodi di controllo. Ciascuna Azienda Client può avere più Esercizi mentre tutte le Organizzazioni (Centri di Costo) usano gli stessi esercizi. La finestra di configurazione dell'esercizio è rappresentata in figura. Figura 242. Inserire il Nome e la Descrizione dell'esercizio e selezionarlo come Attivo. Selezionare il tab Anno per definire l'anno di riferimento. Figura 243. Inserire l'anno e la Descrizione e cliccare su Attivo, per attivare l'anno. Cliccando sul tasto Creare Periodi per creare automaticamente i periodi in mesi da 1 a 12. Figura

177 Ciascun periodo è definito da un Nome (se creato automaticamente coincide con il mese), una Data di Inizio e una Data di Fine. Il Tipo di periodo può essere: Periodo Esercizio Standard: utilizzato per la contabilizzazione e per il reporting Periodo di rettifica: utilizzato solo per le scritture manuali nel libro giornale Nota: il sistema verifica che non vi siano sovrapposizioni tra i periodi standard, mentre consente sovrapposizioni tra i periodi standard e i periodi di rettifica. Selezionando il bottone Aprire/Chiudere Tutto viene aperto/chiuso il periodo per tutti i tipi di documenti. La definizione dei periodi consente di gestire al meglio la contabilizzazione, evitando, per esempio di registrare una fattura, se si è in un periodo di rettifica in cui si effettuano contabilizzazioni manuali. Figura 245. Il tab Controllo Periodo consente di aprire e chiudere il periodo per i singoli 177

178 documenti contabili. Quando viene creato il periodo (con il tab precedente), viene creato un record per ciascun documento contabile. Il campo Stato del periodo consente di vedere se il periodo è aperto o chiuso. Selezionare una Azione del periodo e cliccare su Aprire/Chiudere. Le azioni consentite sono: Periodo di Chiusura Periodo Aperto Chiudere Periodo in modo definitivo No Azione Nota: Il tab Giorno non Lavorativo non è attualmente utilizzato Piano dei Conti La finestra Piano dei Conti consente di definire/gestire i conti e i parametri che devono essere usati per la contabilizzazione. La definizione di almeno un Piano dei conti è obbligatoria per ogni singolo schema contabile. E' possibile avere più di un piano dei conti. Il Piano dei conti viene importato nella fase di generazione di una nuova azienda client (vedi capitolo di configurazione iniziale del sistema). La finestra Piano dei Conti, viene invece usata spesso per la modifica del piano dei conti e dei parametri di contabilizzazione, o per aggiungere elementi contabili definiti dall'utente. Facendo doppio click sull'icona del workflow è possibile aprire la finestra Piano dei Conti. Figura 246. Inserire il Nome e la Descrizione per il Piano dei Conti. Selezionare un tipo che può essere: Conto o Utente Definito. Opzionalmente è possibile definire un formato del valore (Nota: copiare dall'help in linea i vari tipi di formato) Utilizzare il tab Conti per definire/modificare i singoli conti. 178

179 Figura 247. I conti sono identificati da una Chiave di Ricerca, un Nome e una Descrizione. E' possibile definire il Tipo di Conto che può essere: Cespite Spesa Passività Memo Capitale Sociale Entrate Il tipo di conto è utilizzato per definire i meccanismi di tassazione su quel conto. Ad esempio se un conto è di tipo Memo, le quantità imputate non sono verificate nel calcolo dei saldi. Selezionare il check box Controllato dal Documento se si vuole impedire che il conto venga gestito manualmente, ossia mediante il libro giornale (vedi nel seguito). Selezionare il check box Livello di Sintesi se il conto è un super conto di sintesi. Se questo check box non è selezionato occorre specificare su quali tipi di bilanci viene effettuata la contabilizzazione (Effettivo, Budget, Statistiche). Schema contabile E' la finestra che consente di definire la struttura contabile. Tale struttura definisce le informazioni che devono essere inserite in ogni transazione contabile. Come visto prima, le informazioni minimali sono: i conti le organizzazioni Per avere un maggiore livello di dettaglio è possibile aggiungere Business Partner, Prodotti, Progetti e Campagne. Dal Workflow fare click su Schema Contabile. Verrà visualizzata la finestra indicata nella seguente figura: 179

180 Figura 248. Impostare un Nome e una Descrizione. Scegliere dei Principi Contabili, e definire un metodo di Calcolo dei Costi e una Valuta. La check box Controllo Automatico del Periodo consente l'apertura automatica dei periodi contabili. Se selezionato vengono visualizzati nei campi aggiuntivi: Giorni di Storia: indica i giorni antecedenti la data corrente nei quali è possibile effettuare contabilizzazioni. Giorni Futuri: indica i giorni successivi la data corrente nei quali è possibile effettuare contabilizzazioni. La data corrente è basata sulla data di sistema. Se il check box rimane deselezionato allora i periodi devono essere aperti manualmente come specificato nel paragrafo precedente. Inserire il carattere separatore tra i vari elementi contabili utilizzato per la visualizzazione delle transazioni contabili. Selezionando il tab Elemento Schema Contabilità è possibile impostare i vari elementi che comporranno le transazioni contabili (inserite nel libro giornale). Nella figura sono visualizzate in formato elenco tutti gli elementi contabili. Figura

181 Passando alla modalità di inserimento, viene visualizzato il form di configurazione per ciascun elemento specifico. Figura 250. Inserire il Nome dell'elemento. Selezionare il tipo. Notare che l'elenco dei tipi coincide con campi che sono sempre presenti nei documenti (a parte quelli utente). Selezionare il check box In Pareggio se si vuole che gli elementi contabili siano in pareggio nei documenti contabili. Selezionare Obbligatorio se l'elemento deve essere sempre presente. 181

182 Inserire un numero di sequenza dell'elemento per definire l'ordine dell'elemento nella transazione contabile. Nota: i conti e le organizzazioni sono elementi obbligatori. In generale i conti non sono in pareggio. Selezionando in tab Contabilità Generale viene visualizzata la seguente finestra. Figura 251. Sono definiti gli elementi utilizzati per le registrazioni contabili nel libro mastro. Il check box Usa Quadratura in Sospeso consente di forzare contabilizzazioni fuori periodo contabile, che devono essere sospese o rinviate (ratei e risconti). Tali contabilizzazioni vengono registrate nel Conto Saldi in Sospeso (appare solo con il check box selezionato). Il check box Usa errori in sospeso consente di forzare la contabilizzazione anche in condizione di errore. La transazione in errore viene contabilizzata nel Conto Errori Sospesi. Il check box Usa Quadratura Valuta per forzare le contabilizzazioni che non sono in quadratura (bilanciate), a causa di errori di arrotondamento nella conversione di valuta. Gli arrotondamenti vengono imputati nel Conto Quadratura Valuta. Per modificare l'assegnazione dei vari conti occorre fare click sul pulsante a destra nel campo di inserimento dei conti. Viene visualizzato il seguente form. 182

183 Figura 252. Per tutti i conti occorre definire le combinazioni di base (default) di elementi dello schema contabile (vedi paragrafo precedente) che identificano il conto. Nota: tutte le combinazioni di default devono essere impostate anche se i conti non vengono utilizzati. I conti indicati sono solo una parte dei conti di default (o predefiniti) che devono essere impostati obbligatoriamente. Facendo click sul tab Defaults vengono visualizzati tutti i conti che devono obbligatoriamente essere preimpostati. I conti di default sono preimpostati a livello di schema contabile. Questi conti sono quelli importati in fase di configurazione iniziale dell'azienda Client. Tutti i conti possono essere ridefiniti a livello di: Business Partner Prodotti Magazzini Progetti Banche Imposte Contabilità Generale Libro Cassa L'impostazione dei conti di default è fondamentale per la contabilizzazione delle transazioni effettuate dal sistema. Per ogni singola entità logica definita precedente (ad es. i prodotti) viene assunto come conto di default quello impostato nella schermata della seguente figura. Figura

184 E' possibile però modificare il conto a livello di singola entità nel caso esso debba essere diverso per il singolo prodotto, business partner, etc. Ad esempio nel caso del prodotto è possibile configurare i conti dalla finestra Prodotto mediante il tab Contabilità come nella figura seguente. Questo consente una totale flessibilità nella strutturazione del Piano dei Conti. E' virtualmente possibile assegnare conti differenti per ogni singolo Prodotto, Business Partner, Banca, etc. A livello di piano dei conti non è tuttavia necessario impostare conti differenti per Prodotti differenti e/o Business Partner differenti e/o etc. Questo perché il sistema tiene conto di tutte le transazioni avvenute tracciando nel libro giornale il conto di riferimento, il prodotto, il business partner, etc. In fase di reportistica per la realizzazione di bilanci, o registri IVA, o qualunque altra relazione contabile, è possibile introdurre filtri specifici per il calcolo dei valori a livello di dettaglio desiderato. E' possibile quindi effettuare la redazione di un bilancio per singolo prodotto, singolo Business Partner, etc. effettuando una contabilità analitica/industriale di dettaglio. Figura

185 I conti di default possono essere assegnati a tutti i prodotti, business partner, etc. cliccando il pulsante Copiare Conti. Figura

186 Il processo di copia sovrascrive tutti i conti precedentemente impostati. Va usato con cautela. Nella tabella seguente sono riassunti i conti di default del sistema. Ogni conto può essere impostato nell'ambito dell'elemento di riferimento (ad es. finestra Prodotto). Nel caso non venisse impostato nel singolo elemento, il sistema farà riferimento al valore di default. Tale valore è impostato in un'altra finestra che è indicata in tabella nella colonna Default. Elementi Conti Default Business Partner/Cliente Crediti vs. Clienti Debiti anticipazioni clienti Gruppo Business Partner Business Partner/Fornitore Business Partner/Dipendenti Gruppo Business Partner Debiti vs. Fornitori Debiti per Servizi Anticipazioni a Fornitori Retribuzioni Anticipazioni spese dipendenti Crediti vs. Clienti Debiti anticipazioni clienti Debiti vs. Fornitori Debiti per Servizi Anticipazioni a Fornitori Retribuzioni Anticipazioni spese dipendenti Gruppo Business Partner Gruppo Business Partner Schema Contabile 186

187 Elementi Conti Default Sconto di vendita per pagamento anticipato Credito merce consegnata non fatturata Ricavi fatturati non incassati Sconto di fornitura per pagamenti anticipati Debiti entrata merce non fatturata Crediti non esercibili Ricavo non ancora fatturato Prodotto Categoria Prodotto Magazzino e Aree stoccaggio Debiti per servizi Ricavi delle vendite Costo prodotto alla vendita Variazione prezzo d'acquisto Sconto commerciale di fornitura Valore del prodotto Costo acquisti merce (Prodotti e servizi) Variazione prezzo fatturato Sconto commerciale di vendita Ricavi delle vendite Costo prodotto alla vendita Variazione prezzo d'acquisto Sconto commerciale di fornitura Valore del prodotto Costo acquisti merce (Prodotti e servizi) Variazione prezzo fatturato Sconto commerciale di vendita Inventario di magazzino Aggiustamento di inventario Rimanenze magazzino Rivalutazione magazzino per variazione prezzi Categoria Prodotto Schema Contabile Schema Contabile 187

188 Elementi Conti Default Progetto Imposte Valore del progetto Valore attuale del progetto Debito d'imposta Credito d'imposta Imposta dovuta Imposta a credito Schema Contabile Schema Contabile Banca Libro Cassa Imposta indeducibile Attivo di Banca Cassa non riconciliata Fatture in fase di pagamento Spese Bancarie Interessi bancari passivi Utile da conversione in conto corrente Utile da regolamento valute nei pagamenti Transitorio banca Entrate non riconciliate Interessi bancari attivi Perdite da conversione in conto corrente Perdite da regolamento valute nei pagamenti Libro di cassa Trasferimenti di cassa Spese Differenze di libro cassa Schema Contabile Schema Contabile Incassi Ritenute Ritenute Schema Contabile Addebiti Costo dell'addebito Ricavo dell'addebito Schema Contabile 188

189 Categoria Contabile La finestra Categoria Contabile consente di definire nuove categorie da utilizzare nelle imputazioni del libro giornale. Le categorie possono essere utilizzate per affinare i report. Una Categoria Contabile può essere associata a un Tipo Documento (vedi successivamente), in modo che la categoria sia utilizzata in ogni registrazione nel libro giornale relativa a quel tipo di documento. La finestra relativa alla Categoria Contabile è indicata nella figura seguente. Figura 256. Inserire il Nome e la Descrizione e selezionare Attivo. Selezionare il tipo di categoria: Documenti, Manuale, Importare, per indicare in quale libro giornale la categoria contabile verrà utilizzata. Selezionare Default se si vuole che la categoria sia quella utilizzata di default per gli inserimenti manuali nel libro giornale. Sequenza Documento Consente di impostare la numerazione che definisce la sequenza dei documenti contabili usati dal sistema. E' possibile impostare una numerazione univoca per ogni tipologia di documento. Figura

190 Tale numerazione viene poi associata al tipo di documento mediante la finestra Tipo Documento (vedi dopo). La finestra per la gestione della Sequenza Documento è indicata nella figura. Inserire il Nome e la Descrizione della Sequenza (non è il nome del documento, ma solo della sequenza). Impostare il check box Numerazione Automatica. Sarà possibile definire: Incremento Successivo Attuale: è il numero di partenza che verrà utilizzato dal sistema Valore attuale(sistema): è il valore attualmente utilizzato dal sistema (è diverso dal precedente se sono stati prodotti documenti e quindi si è avuto un incremento della numerazione) Se necessario inserire un prefisso e/o un suffisso alla numerazione per ottenere un codice alfanumerico. Tipo Documento La finestra Tipo Documento consente di definire tutti i documenti che vengono utilizzati nel sistema. Il tipo di documento definisce le regole di elaborazione del documento stesso e il nome che verrà stampato sul documento stesso. Figura

191 Inserire il Nome e la Descrizione del Tipo di Documento, nonché una eventuale etichetta di stampa. Impostare la Categoria Contabile per il Tipo di Documento. Questa sarà utilizzata nel libro giornale per tutte le transazioni che riguardano questo tipo di documento. Impostare il check box Transazione di vendita se il documento verrà utilizzato solo per le transazioni di vendita. Selezionare un Tipo di Documento di Base per definire lo schema base del documento. Se viene selezionato un Tipo Documento di Base Ordine di Vendita appaiono dei campi aggiuntivi, indicati nella figura seguente. Figura 259. E' possibile selezionare il Sotto Tipo Ordine di Vendita. Selezionando ad es. un Sotto Tipo Ordine Punto di Vendita, si avrà al completamento dell'ordine la contestuale produzione di una distinta di consegna e di una fattura, ma solo la fattura verrà stampata. Se invece di seleziona Ordine Standard non verrà creato nessun documento aggiuntivo (aggiornare in seguito gli altri casi). Selezionare il Tipo di Documento per Spedizione. Se è selezionato anche il check box Fattura proforma selezionare il Tipo di documento per il proforma. Se il documento ha una numerazione controllata dal sistema, selezionare il check box Il Documento ha Numerazione Controllata e selezionare la 191

192 Sequenza del Documento. Selezionare il check box Stampato se il documento verrà stampato dopo essere stato creato. Eventualmente indicare il numero di copie del documento che verranno stampate ogni volta. 2. Libro Giornale Il sistema genera le transazioni contabili nel libro giornale in modo automatico per tutte le transazioni supportate: ciclo attivo, ciclo passivo, magazzino, pagamenti, etc. Tuttavia può essere necessario effettuare registrazioni manuali per operazioni contabili fiscali o comunque non direttamente legate alle transazioni principali. In questo caso è possibile operare su qualunque conto del piano dei conti mediante imputazioni in partita doppia, mediante la finestra: Contabilità Generale e Controllo di Gestione->Libro Giornale Figura

193 Il tab Serie consente di definire un gruppo di imputazioni sul libro giornale. Inserire il Numero della serie o lasciare imputare automaticamente un valore al sistema. Inserire una Descrizione e selezionare un Tipo di Registrazione tra: Effettivo Budget Impegno Statistico Per definire il tipo di contabilizzazione che si vuole effettuare. Selezionare una Categoria Contabile. Indicare una Data del Documento, per identificare la data della serie, e una Data della registrazione per indicare la data che verrà effettivamente usata per la registrazione contabile. Selezionare un Periodo contabile, che nella maggior parte dei casi coinciderà con la data della registrazione, a meno di registrazioni di rettifica. Selezionare una Valuta. Impostare un Importo di Controllo, se si vuole verificare che l'importo totale delle singole transazioni sia corretto. I valori Totale Dare e Totale Avere sono gestiti automaticamente dal sistema. Cliccando sul tab Prima Nota è possibile impostare le registrazioni di Prima Nota che fanno parte della serie di registrazioni contabili da effettuare. Figura

194 Selezionare uno Schema Contabile (ricordiamo che gli schemi contabili possono essere più di uno per azienda, per avere riclassificazioni di bilancio). A differenza delle transazioni di sistema, una contabilizzazione manuale imputa su un solo Schema. Inserire un Numero del Documento o lasciare che il sistema lo imposti automaticamente. I valori: Tipo registrazione, Tipo Documento, Categoria Contabile, Date, Periodo e Valuta sono ereditati dai valori impostati nella serie, ma possono essere modificati per la singola prima nota. Inserire un Importo di Controllo per la Prima Nota, se si vuole effettuare una verifica dei totali delle singole linee imputate. Selezionando il tab Linea si ha la possibilità di inserire le singole linee della prima nota. Figura

195 Impostare il Numero di riga per la specifica linea. Scegliere la valuta. Selezionare la combinazione di elementi contabili che identificano la transazione facendo click sul tasto Combinazione. Viene visualizzata la seguente finestra di dialogo. Figura 263. Selezionare quindi la Combinazione preferita per la registrazione contabile e fare click su Ok per tornare alla finestra principale. Figura