Software per la gestione di Agenzie e Studi Pubblicitari CRM MATRIX

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1 Software per la gestione di Agenzie e Studi Pubblicitari CRM

2 DATI TECNICI Tipo software: web based Data Base: MySql Web Server: Apache Linguaggio: PHP Per sistemi Windows, Linux e Mac OS X

3 CRM Il CRM è una funzione aziendale e un supporto ad uno stile di management. Il concetto di Customer relationship management è legato al concetto di fidelizzazione dei clienti. In un impresa market-oriented il mercato non è più rappresentato solo dal cliente ma dall ambiente circostante, con il quale l impresa deve stabilire relazioni durevoli di breve e lungo periodo, tenendo conto dei valori dell individuo/cliente, della società e dell ambien te. Quindi l attenzione verso il cliente è cruciale e determinante. Per questo motivo il marketing management deve pianificare e implementare apposite strategie per gestire una risorsa così importante. Il CRM si spinge sostanzialmente secondo tre direzioni differenti e separate: 1.l acquisizione di nuovi clienti 2.l aumento delle relazioni con i clienti più importanti 3.la fidelizzazione più duratura possibile dei clienti che hanno maggiori rapporti con l impresa Il CRM si articola comunemente in tre tipologie: 1.CRM operativo: soluzioni metodologiche e tecnologiche per automatizzare i processi di business che prevedono il contatto diretto con il cliente 2.CRM analitico: procedure e strumenti per migliorare la conoscenza del cliente attraverso l estrazione di dati dal CRM operativo, la loro analisi e lo studio revisionale sui comportamenti dei clienti stessi 3.CRM collaborativo: metodologie e tecnologie integrate con gli strumenti di comunicazione (telefono, fax, , ecc.) per gestire il contatto con il cliente L errore più comune in cui ci si imbatte quando si parla di Customer Relationship Management è quello di equiparare tale concetto a quello di un software. Il CRM non è una semplice questione di marketing né di sistemi informatici, bensì si avvale, in maniera sempre più massiccia, di strumenti informatici o comunque automatizzati, per implementare il management. Il CRM è un concetto strettamente legato alla strategia, alla comunicazione, all integrazione tra i processi aziendali, alle persone ed alla cultura, che pone il cliente al centro dell attenzione sia nel caso del businessto-business sia in quello del business-to-consumer. Le applicazioni CRM servono a tenersi in contatto con la clientela, a inserire le loro informazioni nel database e a fornire loro modalità per interagire in modo che tali interazioni possano essere registrate e analizzate.

4 Che cos è e come funziona Dal know how Multimedia Interactive Trading ecco un sistema di gestione on-line dell attività di agenzia e studio di graphic design, del portafoglio clienti e dei processi di sviluppo che utilizza al meglio le potenzialità della tecnologia e di Internet. CRM Matrix è un applicazione alla quale si attinge direttamente in rete, in grado di dare risposte concrete all operatività quotidiana. Difatti è un gestionale facile da integrare con i programmi esistenti e altrettanto facile da adoperare, da parte di tutte le funzioni coinvolte, per gestire le attività di accounting, la relazione con il cliente, la cronologia dei contatti, la gestione dei lavori, la pianificazione dei mezzi, l amministrazione, i preventivi e gli acquisti, i materiali di consumo. L applicazione consente di interfacciare le funzioni attive in agenzia/ studio con quelle equivalenti nell azienda/cliente. La condivisione dei dati attivi e dell archivio di elaborati, testi e immagini, comporta significativi risparmi di tempo. Lo si può avere senza alcuna spesa di investimento: non è necessario acquistare licenze o prodotti, non sono necessari esperti informatici hardware o software. CRM Matrix AS è un servizio MIT, regolato da un canone annuale. Tutta l infrastruttura necessaria al funzionamento dei programmi è a completo carico di MIT, che gestisce gli apparati hardware e software posizionati nell Internet Data Center, il luogo fisico nel quale risiedono i dati, ai quali attingono i computer dell utente che si collega tramite la rete Internet. La sua attivazione avviene in sole 24 ore dalla richiesta ed è un servizio attivo 24 ore su 24 e sette giorni su sette. Il rapporto verrà gestito in presenza dei più avanzati sistemi di sicurezza, di protezione e archiviazione dati.

5 CRM CRM Matrix è un programma docile, che chiede solo la regolare immissione di dati per fornire feedback puntuali e precisi. E in grado di: dettare le attività quotidiane ai singoli operatori fornire elementi conoscitivi sempre aggiornati ai venditori tenere il diario dei rapporti con i clienti attivi e potenziali imputare i costi di ogni operazione rilevare i ricavi di ogni commessa gestire la produzione evidenziando i margini di contribuzione produrre statistiche incrociate per valutazioni pratiche o strategiche

6 FUNZIONALITA Il CRM Matrix AS prevede numerose funzionalità sempre disponibili con un applicazione, con interfaccia grafica personalizzabile tramite i CSS. Amministrazione Gestione utenti Gestione tabelle Gestione motivi chiamate Gestione dati Agenzia / Studio Indice Agenda Attività in scadenza, scadute Lavori da fare per utente Servizi da fare per utente Chiamate Messaggi intranet Sommario attività da fare e fatte Anagrafica Clienti (contatti, attività, pianificazione mezzi, offerte, ordini, gestione pro getti, opportunità, gestione servizi, prodotti venduti, fatturato) Potenziali (contatti, attività, offerte, gestione progetti, opportunità) Agenti/Account (elenco dei propri clienti) Fornitori (contatti, attività, offerte, ordini, prodotti acquistati, fatturato) Prodotti / Listino Gestione categorie e sottocategorie Gestione prodotti, servizi, servizi Stampa listino in PDF Progetti Gestione progetti con tempi lavorazioni Utenti del progetto Gestione materiali Allegati (file di qualsiasi estensione e con peso massimo di 5Mb) Elenco progetti attivi

7 CRM Divulgazione Gestione di Newsletter con grafica personalizzata Gestione ed invio messaggi intranet Gestione ed invio SMS Statistiche con grafici Clienti per regione Potenziali per regione Agenda appuntamenti e attività Fatturati per regione e per agente Migliori 10 clienti Lavori eseguiti per cliente e per utente dell agenzia / studio con distinta ore Fatturati per anno Budget mensile e annuale Scostamento budget/costo presunto/costo finale Clienti che non fatturano da 3/6/9/12 mesi Gestione Fatture di vendita Fatture di acquisto Stampe Genera Ddt Ricerche Ricerca per tipo di attività Ricerca offerte dal/al Ricerca progetti dal/al Ricerca commesse dal/al Ricerca opportunità Ricerca per settore cliente/potenziale Ricerca fornitori Altre

8 FUNZIONALITA Amministrazione Nell area di amministrazione si gestiscono gli utenti per livello, le tabelle, i motivi delle chiamate, la configurazione dell Agenzia/Studio, la gestione dei template pdf di stampa, gli istituti di credito, le aliquote IVA e i tipi di pagamento.

9 CRM Indice Entrando nell indice si visualizzano le attività scadute e quelle con scadenza in giornata, l elenco (per utente) dei lavori e dei servizi da effettuare, l elenco delle chiamate, la messaggistica interna inviata e ricevuta, compresi gli allegati. Viene inoltre visualizzata l agenda personale e quella di tutti gli operatori, la gestione dei dati utente e il sommario dei lavori eseguiti nel tempo.

10 FUNZIONALITA Anagrafica Le anagrafiche sono 5 1.Clienti contenente i dati del cliente, i contatti, le attività, le offerte, gli ordini, i progetti, le opportunità, i servizi, i prodotti venduti e il fatturato distinto per mese e per anno 2.Potenziali contenente i dati del potenziale cliente, i contatti, le attività, le offerte, gli ordini, i progetti, le opportunità 3.Agenti contenente i dati dell agente (capo area, agente, sub agente, account), i clienti assegnati per agente e le provvigioni maturate 4.Fornitori contenente i dati del fornitore, i contatti, le attività, la richiesta offerte, gli ordini e il fatturato distinto per mese e per anno 5.Editori contenente i dati dell editore e della relativa agenzia, l elenco delle campagne con le relative provvigioni maturate

11 CRM Prodotti Questo modulo permette di creare un listino prodotti e di generare un file pdf da poter inviare e stampare. Si possono creare famiglie e sottofamiglie di prodotti e la loro gestione anche per marchio - può essere notevolmente espansa ed arricchita con testi, foto, pdf, schede tecniche ed altro.

12 FUNZIONALITA Progetti I progetti che si trasformano in commesse sono il cuore delle attività dell agenzia: pertanto questo modulo costituisce uno strumento efficace di controllo, in quanto di conoscere le attività in corso e chi vi è coinvolto, e di calcolarne in tempo reale la redditività.

13 CRM Divulgazione Il modulo Divulgazione permette di creare con facilità newsletter e SMS corredati di foto e testi, e di inviarli filtrandoli opportunamente per essere più mirati nella ricaduta sui destinatari. Inoltre si possono creare in modo autonomo dei template grafici per le newsletter.

14 FUNZIONALITA Statistiche Le statistiche permettono alla direzione di avere un controllo in tempo reale e una visione di chiara lettura di tutte le attività sia per quanto riguarda i clienti sia per quanto riguarda i progetti.

15 CRM Gestione La gestione permette di emettere D.d.t. e fatture, e di registrarne i pagamenti sia per i clienti che per i fornitori. Le stampe possibili sono: fatture acquisto/vendita per progetto, estratti conto, fatture insolute. Inoltre si possono generare distinte e file delle ricevute bancarie per la banca.

16 FUNZIONALITA Ricerche Le ricerche si possono effettuare all interno del modulo che si sta usando, ad esempio nell anagrafica clienti questi si possono ricercare: per agente, per partita IVA, per città, per codice, per tipo; ulteriori ricerche possibili sono: per tipo attività, per progetto, per opportunità. Nel modulo prodotti potremo effettuare ricerche: per marchio, per codice, per descrizione e per famiglia. Nel modulo motivi chiamate potremo ricercarle: per motivo 1, per motivo 2 e per persona, e così via.

17 CRM

18 LE AREE AZIENDALI Direzione Generale Il vero capitale su cui poggiano le aziende sono le informazioni. Informazioni sulla dinamica dell azienda stessa, sulle attività delle persone, sul mercato, sulla penetrazione della concorrenza, sul livello di soddisfazione dei clienti, sull andamento economico, sul reddito generato dall azienda nel suo insieme, da ogni prodotto, dai singoli operatori. La consapevolezza della propria forza (e, perché no, quella di alcune debolezze), nonché delle risorse disponibili, consente di muovere con cognizione di causa e assumere iniziative adeguate. Con Matrix CRM, la Direzione Generale è in grado di amministrare il sistema, inserire i dati di persone e funzioni interne da connettere con il programma, acquisire tutte le informazioni e, in ultima analisi, mantenere saldamente il controllo. Le funzioni del modulo sono: Amministrazione del sistema Centro di conoscenza Rilevamento Dati Direzione Marketing Conoscere le proprie risorse, incrociarle con le richieste provenienti dal mercato significa essere in grado di orientare le scelte aziendali, mettendo a fuoco proposte coerenti in termini di canale di vendita, prodotto, offerta, comunicazione e promozione. Significa anche evolvere la propria offerta di beni/servizi in relazione alle necessità emergenti, dettando le linee alla funzione Ricerca&Sviluppo: su questo piano, Matrix CRM non può sostituirsi alla creatività, ma può indicare con precisione le vie da percorrere. Infine la conoscenza dei fattori esterni e interni consente di mettere a fuoco i temi, le promesse, gli argomenti che saranno alla base della comunicazione aziendale. Le funzioni del modulo sono: Analisi azienda/mercato Statistiche Individuazione opportunità/minacce Formulazione budget Strategia di comunicazione

19 CRM Mercato/Ambiente Solo le grandi aziende multinazionali possono affrontare il mercato, per le altre è fondamentale riuscire a delimitare il proprio raggio di azione, per non disperdere energie. Dunque è necessario predisporre un Data Base personalizzato che contenga il profilo dei clienti attivi e di quelli potenziali (prospect), scremati secondo la coincidenza con il profilo ideale del proprio target, in modo da ottimizzare l impegno nelle attività. I dati qualitativi e quantitativi devono essere continuamente aggiornati e riclassificati, con il contributo di tutte le funzioni interne, in modo da tenere aggiornato il Data Base, l asse portante dell attività. Va anche sottolineato che il movimento del mercato non mantiene una direzione costante, poiché nuove imprese aprono, altre chiudono e una variabile, nazionale o locale, può influenzare l andamento delle vendite e dei profitti. Matrix CRM ve lo dice in tempo reale. Le funzioni del modulo sono: Data Base Clienti attivi Data Base Clienti potenziali Data base fornitori Elementi conoscitivi della concorrenza Data Base Listino (opzionale) Direzione Commerciale Matrix CRM offre alla funzione commerciale una panoramica totale della relazione con ciascuno dei clienti attivi, inclusi dati sensibili quali percentuali di vendita, frequenza dei contatti, redditività. In quest ottica, ogni operatore può dialogare con i clienti in modo consapevole conoscendone il profilo e le aspettative, per valutare il loro livello di soddisfazione e interagire. La comunicazione è tale soltanto se genera un ritorno: ai clienti acquisiti e ai prospect si possono trasmettere i propri vantaggi competitivi e le proprie offerte, rivolgendosi direttamente alle persone inserite nel Data Base con contenuti differenziati per individui o per gruppi e quindi con elevate percentuali di ritorno dei messaggi. Le funzioni del modulo sono: Relazione interattiva con clienti attivi e potenziali Gestione delle offerte Attività verso clienti Processi di comunicazione e azioni promozionali Produzione di listini e cataloghi in formato PDF (opzionale)

20 LE AREE AZIENDALI Modulo Venditori Il vantaggio di CRM Matrix per i venditori, siano essi agenti, promotori oppure funzionari dell azienda con mansioni di vendita, è di poter accedere in qualsiasi momento, anche subito prima della visita, allo storico dell attività del cliente, prendere visione delle offerte in corso, della situazione degli ordini, della situazione contabile (esposizione, insoluti). CRM Matrix funge anche da agenda degli appuntamenti e da memoria. Le funzioni del modulo sono: Agenda appuntamenti e attività Monitoraggio e storico attività clienti Gestione delle offerte Situazione contabile Statistiche ad hoc Modulo Clienti Il costo dei mezzi di comunicazione pubblicitaria spesso costringe alla rinuncia a comunicare. Per mantenere viva la relazione con il cliente, CRM Matrix consente di rapportarsi con un dialogo continuativo, fatto di suggerimenti, notizie, informazioni, proposte senza essere invasivi. Difatti, oltre alla gestione dei rapporti quotidiani e all immediatezza delle risposte operative, è possibile trasmettere a clienti attivi e potenziali promesse e contenuti tipici della comunicazione persuasoria in modo diretto e personalizzato; quindi con un efficace penetrazione e a costi contenuti. Le funzioni del modulo sono: Situazione ordini/commesse (opzionale) Offerte (opzionale) Opportunità Prodotti ordinati (opzionale) Azioni di comunicazione e promozione attraverso messaggi, newsletter e sms

21 CRM Amministrazione (Gestione) La contabilità costituisce il fulcro vitale di ogni attività in quanto comprende le funzioni per la gestione amministrativa, contabile e fiscale dell azienda. CRM Matrix consente di integrare le informazioni puramente di fatturazione con il quadro generale delle attività di marketing, commerciali, produttive, logistiche. Cioè offre una conoscenza a 360 della realtà, consentendo di dosare liquidità e investimenti, rilevando la redditività dei diversi prodotti e dei singoli clienti. Le funzioni del modulo sono: Fatturazione Riscossioni Stampe Pagamenti Estratti conto Produzione CRM Matrix registra le fasi di lavoro, permette di monitorare lo stato di avanzamento delle commesse e, alla fine del processo, offre il dettaglio dei costi di produzione. Il controllo della produzione include anche eventuali lavorazioni esterne. Si tratta di un sistema rigoroso, che fornisce i dati da imputare per la fatturazione di ogni singola commessa e, di conseguenza, consente di risalire ai costi di ogni fase di lavorazione. Anche gli ordini in corso di lavoro sono valorizzabili in qualsiasi momento tenendo conto dell effettivo stadio di avanzamento. Le funzioni del modulo sono: Immissioni ordini/commesse Gestione commesse Costi di produzione Costi campagne

22 LE PRESTAZIONI Prestazioni Accesso. Basta il collegamento a Internet e una password personale per accedere ai propri dati da qualunque luogo e qualsiasi computer, con qualsiasi interfaccia: Windows, Linux o Mac. Dati. Crm Matrix AS fornisce una quantità di elementi di valutazione che si possono dedurre dai seguenti capitoli di ricerca: Ricerca per tipo di attività Ricerca clienti dal/al Ricerca documenti di lavoro dal/al Ricerca fornitori dal/al Ricerca scadenze Ricerca per settore cliente/potenziale Ricerca chiamate Flessibilità. Con CRM Matrix AS tutti gli interlocutori con diritto di accesso possono usufruire delle informazioni indispensabili per la propria quotidianità lavorativa: mediante CRM Matrix AS si possono collegare a Internet tramite il provider più vicino. Questo vale per gli utenti che devono verificare la documentazione e le diverse attività nel rapporto con i clienti, collaboratori esterni che gestiscono documenti, utenti mobili che mediante il telefono cellulare interrogano gli archivi per ottenere informazioni: tutti collegabili alla sede principale senza necessità di costose linee telefoniche o impianti sofisticati. Sicurezza. Un attenzione davvero particolare è stata dedicata al problema della sicurezza dei dati e alla tutela della privacy. Per l accesso fisico agli elaboratori sono attivi il monitoraggio continuo dei server, il telecontrollo dalla sede MIT, la gestione dei sistemi antincendio e antiallagamento, i gruppi di continuità e generatori autonomi di energia elettrica. Sono stati adottati i più avanzati sistemi anti intrusione a controllo biometrico, che offrono le più elevate garanzie oggi disponibili. Per la sicurezza logica, MITrading utilizza i migliori software per la criptazione delle informazioni, per il controllo degli accessi alle applicazioni e ai dati degli utenti, controlli antivirus e back-up giornalieri dei dati. La sicurezza dei dati trasportati via Internet è garantita da certificati digitali, il sistema più sicuro oggi esistente. L Internet Data Center che custodisce i dati garantisce contrattualmente il più elevato standard di sicurezza. Back-Up giornaliero completo in Data Center e in un altra sede per avere più sicurezza. Economia. Utilizzare un proprio CRM di gestione dell Agenzia/Studio on-line costa meno che non acquistare le corrispondenti licenze per l uso locale. Inoltre si elimina dalle voci di spesa il costo di possesso, ovvero la manutenzione degli apparati hardware e software perché siano sempre funzionanti e aggiornati. Il servizio viene erogato in modalità ASP con un costo convenzionato ed esclusivo di Euro 150,00 l anno per Agenzia/Studio senza limiti di utenza; è comprensivo di hosting, aggiornamenti e assistenza telefonica: aggiornamenti e upgrade alle nuove versioni dell applicazione CRM Matrix AS sono a carico di MIT. Il canone è fisso e invariabile per tutta la durata del contratto, senza sorprese e con una spesa minima per un servizio davvero insostituibile.

23 I VANTAGGI CRM Vantaggi CRM Matrix è facile, basta 1. collegarsi al sito 2. Inserire la propria password personale 3. Usare il proprio gestionale. CRM Matrix AS è immediato Nessun tempo di attesa, nessun software da acquistare, nessun hardware da aggiornare, nessuna rete da installare. CRM Matrix Studio viene attivato entro 24 ore dalla richiesta e il collegamento è immediatamente operativo. CRM Matrix AS è conveniente I costi del servizio sono ammortizzati da Multimedia Trading Center e distribuiti su un consistente numero di clienti. Si tratta di un considerevole vantaggio per le piccole e medie aziende e per le attività erogatrici di servizi, che altrimenti dovrebbero affrontare costi proibitivi per la realizzazione e la gestione di sistemi di sicurezza altrettanto efficaci.

24 dati rivenditore

25 CRM MITRADING Viale Carducci, Conegliano (TV) Tel Fax

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