La posta elettronica certificata e la conservazione elettronica dei documenti

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1 La posta elettronica certificata e la conservazione elettronica dei documenti Francesco Maria Schinaia Milano, 9 febbraio

2 Argomenti La Posta Elettronica Certificata La Conservazione elettronica Case histories La Società InfoCamere 2

3 La posta elettronica... sta sostituendo, a poco a poco, la posta cartacea tuttavia le comunicazioni ufficiali rimangono su carta, ignorando il T.U. sulla doc. amministrativa 3

4 La Norma T.U dic art. 14 c. 1 Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all indirizzo elettronico da questi dichiarato T.U dic art. 14 c. 3 La trasmissione del documento informatico per via telematica con modalità che assicurino l avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge

5 Particolarità principali ricevute di invio e di consegna timbro (ora esatta) garanzie: integrità del messaggio tracciabilità eventi (log) 5

6 Opponibilità a terzi ricevuta: prova (firmata dal gestore) del contenuto e non solo dell invio ora esatta traccia mantenuta per anni 6

7 Cosa si certifica? l avvenuta consegna: : con apposita ricevuta (conservare) l integrità della trasmissione (SSL, busta) 7

8 Basta la casella? SìS ma... se invio documenti importanti li firmo smartcard per la firma di allegati messaggio 8

9 La P.E.C.: sicurezza degli accessi accesso sicuro alla casella (SSL) pop3 / imap https (webmail) webmail: anche via smartcard SSL Secure Socket Layer SMTP Simple Mail Transfert Protocol POP3 Post Office Protocol IMAP Internet Message Access Protocol 9

10 La P.E.C.: sicurezza del sistema sicurezza e affidabilità antivirus in entrata e in uscita più livelli di firewall controlli anti-intrusioni intrusioni 10

11 La P.E.C.: i vantaggi attestazioni temporali precise (ricevute di acceso e di consegna) messaggio originario allegato alla ricevuta: prova del contenuto e non solo dell invio sicurezza velocità e diminuzione dei costi interoperabilità

12 Argomenti La Posta Elettronica Certificata La Conservazione elettronica Case histories La Società InfoCamere 12

13 Il documento Se il documento cartaceo può essere definito come la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. 13

14 Perché conservare un documento? La conservazione ha lo scopo di garantire nel tempo: la leggibilità del documento: la sua autenticità: l accessibilità allo stesso: Contro l usura, l illeggibilità del formato, etc Verificabilità della firma Facilità di consultazione e richiami successivi tutte le necessarie informazioni di contesto: pratica di appartenenza, faldone, nome autore, etc 14

15 La soluzione Il servizio di conservazione ottica a norma permette di mantenere e garantire nel tempo l'integrità, l autenticità e la leggibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente. 15

16 Perché.. quindi di poter sostituire all archiviazione del cartaceo l archiviazione digitale......risparmiando tempo sulle consultazioni, spazio fisico per gli archivi e... denaro!! 16

17 Perché InfoCamere La soluzione di conservazione ottica a norma offre: Sistemi di sicurezza anti-intrusione Architettura del prodotto in alta affidabilità Disaster Recovery Delega sulla conservazione 17

18 Requisiti tecnici La soluzione deve essere integrata in un applicazione informatica di gestione documentale (SGD); I requisiti tecnici richiesti: XML Web Service. 18

19 Le fasi della conservazione (1) Il cliente lavora sui propri documenti tramite un SGD, per esempio potrebbe lavorare su documenti cartacei digitalizzati e salvati in formato PDF; Scanner Cliente SGD 19

20 Le fasi della conservazione (2) Il SGD fornirà con opportuna interfaccia una modalità di fruizione dei servizi di conservazione (potrebbe avere un link del tipo Conserva in... ); SERVIZI di Conservazione CONSERVA RETTIFICA CANCELLA VISUALIZZA 20

21 SERVIZI Di Conservazione CONSERVA RETTIFICA CANCELLA VISUALIZZA

22 Le fasi della conservazione (3) Dopo aver acquisito il documento, verifica completezza e correttezza di tutte le informazioni di provenienza e tipologia del documento; Presa in carico la richiesta di conservazione, garantisce l inalterabilità del documento e gli assegna un identificativo univoco; 22

23 Le fasi della conservazione (4) Il documento viene assegnato ad un lotto di documenti omogenei e firmato digitalmente dai responsabili della conservazione; Documento Responsabile conservazione Acquisizione Firma + (se necessario) Lotti Pubblico Ufficiale 23

24 Le fasi della conservazione (5) Se sussistono le condizioni di chiusura del lotto, si procede alla sua marcatura temporale ed alla firma. Raggiungimento max dimensione di un lotto Raggiungimento max numero di documenti che compongo il lotto chiusura del lotto 24

25 Esempio d uso: d la fattura elettronica (1) La fatturazione elettronica si realizza mediante: apposizione del riferimento temporale; apposizione della firma digitale dell emittente; trasmissione per via elettronica. 25

26 Esempio d uso: d la fattura elettronica (2) La fattura emessa per via elettronica va conservata elettronicamente; Conservazione a norma Viceversa....le fatture spedite o ricevute in copia cartacea possono essere archiviate indifferentemente sia su supporto cartaceo che su supporto ottico. 26 Conservazione a norma

27 Argomenti La Posta Elettronica Certificata La Conservazione elettronica Case histories La Società InfoCamere 27

28 Progetto IP-NET Veneto Le P.A. del Veneto utilizzano la Firma Digitale e la Posta Elettronica Certificata per la condivisione dei servizi e l integrazione dei procedimenti amministrativi all interno dell area pubblica e all esterno verso le imprese ed i cittadini

29 Ospedale San Matteo di Pavia L Ospedale San Matteo di Pavia ha adottato le caselle di posta elettronica certificata per l invio di comunicazioni di tipo commerciale (preventivi, offerte, ordini ecc.) in modalità sicura con i più importanti fornitori.

30 P.E.C. e l interoperabilità del Protocollo Le caselle di P.E.C. vengono usate dalle P.A. dotate del Protocollo Informatico per lo scambio dei documenti informatici, firmati digitalmente e protocollati, tramite la funzione di interoperabilità eliminando in questo modo la circolazione della carta 139 clienti 87 Sistema Camerale (CCIAA, Unioni Regionali e Nazionale) 16 Comuni (San Giuliano, Padova, Molfetta, Voghera, ecc.) 3 Ministeri (Difesa, Attività Produttive, Giustizia) 6 ASL e Aziende Ospedaliere (Ospedale di Parma, ASL Arzignano,, Policlinico Bari, ecc.) 21 Altri Enti (Ordini professionali,agenzie, ecc.)

31 st Qtr 2nd Qtr P.E.C. e l interoperabilità del Protocollo AOO Mittente AOO Destinataria Ricezione Verifica Documenti Elettronici Trasmissione Protocollo in entrata Firma digitale Preparazione E Protocollo in uscita Messaggistica Flussi documentali interni Archivio Centrale Amministrazioni

32 La Pratica Telematica di Brevetti e Marchi CCIAA: Ufficiale Rogante Depositante: Richiedente o Mandatario il Deposito: il n deposito (SIMBA) il Verbale l invio la Pratica: la Domanda e gli Allegati la trasmissione U.I.B.M. - M.A.P. l Istruttoria la Concessione

33 La Pratica Telematica di Brevetti e Marchi WebTelemaco,, alla ricezione della Pratica, assicura i servizi: time stamping (registra la data), cronologia (registra il numero), controllo della Firma digitale prepara un messaggio di P.E.C. che viene inviato alla P.C.E. del Protocollo Informatico dell U.I.B.M

34 Pratiche telematiche R.I. Conservazione delle pratiche telematiche Sistema INTEGRATO di conservazione Archivio Pratiche Telematiche Archivio dati AIPA File di controllo XML Firma elettronica Marca temporale Masterizzazione CD-ROM Scrittura su WORM Responsabilità procedimento e conservazione Produzione supporti probatori Erogazione documenti conservati 34

35 Argomenti La Posta Elettronica Certificata La Conservazione elettronica Case histories La Società InfoCamere 35

36 La missione di InfoCamere ha realizzato e gestisce il sistema telematico nazionale delle Camere di Commercio fornisce alle Camere di Commercio e ad altre Pubbliche Amministrazioni prodotti e servizi informatici garantisce a cittadini e imprese l accesso ai dati delle Camere di Commercio 36

37 La missione di InfoCamere Ente Certificatore per la Firma Digitale da aprile 2000 iscritta nell elenco elenco pubblico previsto dalla legge* Certificati distribuiti : * Art. 27 c. 3 del DPR 28 dicembre 2000 n.445 e specificato nel DPCM 8 febbraio

38 Grazie per la cortese attenzione Per approfondimenti: