Regolamento per il rilascio del Certificato di Conformità del Servizio

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1 Regolamento per il rilascio del Certificato di Conformità del Servizio Addendum tecnico Istituti di vigilanza privata Requisiti UNI 10891:2000 In vigore dal 31/01/2016 Rev. 5 RINA SERVICES S.p.A. Via Corsica, Genova Tel Fax mail: web site: Technical Rules

2 CAPITOLO 1 - GENERALITA' 1.1 Il presente Addendum costituisce una integrazione al Regolamento per il rilascio del Certificato di Conformità di Servizi e di Processi. Esso specifica le procedure seguite da RINA per la certificazione del Servizio erogato dagli Istituti di Vigilanza Privata secondo la norma UNI EN 10891:2000. Per quanto non diversamente specificato nel presente documento, pertanto, si fa riferimento al predetto Regolamento. Il presente documento riporta le modifiche o le integrazioni rispetto a quanto definito nel Regolamento per il Rilascio del certificato di Conformità di Servizi e di Processi. I requisiti e le indicazioni qui riportate sostituiscono ed annullano le corrispondenti che si trovano nel Regolamento per il Rilascio del certificato di Conformità di Servizi e di Processi. Il presente Addendum Tecnico al Regolamento si applica alla certificazione del Servizio di Vigilanza Privata, e costituisce un documento contrattuale ai fini della Certificazione del Servizio, definendo requisiti aggiuntivi rispetto a quanto già definito dalla documentazione di riferimento. CAPITOLO 2 - DEFINIZIONI 2.1 Oltre a quanto riportato nel Regolamento per il Rilascio del certificato di Conformità di Servizi e Processi, si definiscono i seguenti termini. IdV : l Istituto di Vigilanza autorizzato allo svolgimento dei servizi oggetto di certificazione. Il Richiedente : l Organizzazione che richiede la Certificazione del Servizio. Documenti di riferimento : - il Regolamento RINA per la certificazione di Servizi e Processi, - Condizioni generali di contratto per la certificazione di sistemi, prodotti e personale Contratto : il documento contrattuale o capitolato che definisce le caratteristiche del servizio in termini di obiettivi, estensione, frequenze, modalità, ecc. Committenti : Organizzazioni. Autorità e/o enti responsabili che preparano i bandi di gara di appalto e le specifiche tecniche dei servizi di Vigilanza Privata. Normativa di riferimento : - UNI 10891:2000; - Disciplinare per la valutazione della conformità degli istituti e dei servizi di vigilanza privata del Ministero dell Interno, del 27/02/2015; - Decreto del Ministero dell Interno 2010, n. 269 e s.m.; - Decreto del Ministero dell Interno 2014, n. 115; - Decreto del Ministero dell Interno 85/ Decreto del Ministero dell Interno 154/ Decreto del Ministero dell Interno 8 agosto Decreto del Ministero dell Interno 6 ottobre 2009 T.U.L.P.S : Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza Pag. 2/6

3 CAPITOLO 3 - RILASCIO DEL CERTIFICATO DI CONFORMITÀ DEL SERVIZIO Oltre a quanto riportato nella Documentazione di riferimento, alla quale si rinvia, si definiscono gli ulteriori requisiti di seguito riportati. Possono essere oggetto di valutazione ai fini della certificazione solo i servizi di vigilanza autorizzati dalla Prefettura competente. Il Richiedente deve presentare a RINA apposita domanda per ottenere il rilascio del Certificato di Conformità del servizio, utilizzando il Questionario Informativo allegato al presente Addendum (Allegato 1), ed integrandolo ove necessario. In particolare, il Richiedente deve comunicare a RINA: (a) nome ed indirizzo della sua sede; (b) sede o sedi di erogazione del servizio autorizzate in licenza e presidiate da personale; (c) numeri di telefono e telefax; (d) elenco dei servizi di vigilanza autorizzati dalla prefettura competente di cui si richiede la certificazione; (e) copia del certificato di iscrizione alla Camera di Commercio. (f) copia della licenza prefettizia in corso di validità; (g) indicazione del livello dimensionale e dell ambito territoriale; (h) nominativo del security manager (secondo la UNI 10459:2015) Sulla base delle informazioni fornite viene formulata da RINA un offerta economica che viene inviata all IdV unitamente al presente Regolamento. L IdV richiedente, in caso di accettazione dell offerta economica inviata da RINA, formalizza la richiesta di certificazione inviando a RINA lo specifico documento Modulo di richiesta di certificazione debitamente firmato e timbrato. La documentazione sopra elencata è valutata dal RINA per conformità alla Normativa di Riferimento, presso la propria sede. CAPITOLO 4 ACCERTAMENTI INIZIALI Ad integrazione di quanto riportato nel Regolamento per il Rilascio del certificato di Conformità di Servizi e Processi, si definiscono i seguenti requisiti. 4.1 Pre-audit Verifica preliminare (opzionale) RINA, su richiesta dell IdV, può procedere all effettuazione di una verifica preliminare, volta a verificare il livello di preparazione dell IdV rispetto ai requisiti previsti dai documenti di riferimento. La durata del Pre-Audit sarà concordata tra RINA e l IdV. Il Pre-Audit darà luogo ad un Rapporto di Pre-Audit, dove verranno evidenziati i rilievi riscontrati. Qualora siano presenti rilievi critici. 4.2 Verifica di certificazione: Stage 1 Lo scopo dell audit di stage 1 è quello di acquisire le evidenze circa il rispetto: - Dei Requisiti mini minimi di Qualità (All. A del D.M. 269/2010 e s.m.); - Dei Requisiti professionali minimi del Titolare delle licenza, dell Institore, del Direttore Tecnico (All. B del D.M. 269/2010 e s.m.); - Delle Caratteristiche minime cui deve conformarsi il progetto organizzativo e tecnico operativo (All. C del D.M. 269/2010 e s.m.). La verifica di stage 1 deve essere svolta presso la sede dell IdV richiedente. A tal fine devono essere resi disponibili per l acquisizione i documenti comprovanti i requisiti di cui sopra. Pag. 3/6

4 4.3 Verifica di certificazione: Stage 2 La verifica di stage 2, presso l IdV, ha l obiettivo di verificare la conformità dei servizi erogati ai requisiti stabiliti dalla normativa di riferimento, attraverso l analisi delle registrazioni presso la sede o le sedi dell IdV e delle attività sul campo, attraverso sopralluoghi durante lo svolgimento regolare dell attività di servizio, in modo autonomo ed indipendente, da parte di ispettori del RINA, presso le postazioni presidiate e durante le attività svolte. Durante l audit di stage 2 presso l IdV devono essere verificate tutte le classi funzionali, campionando i servizi previsti nelle classi da verificare con osservazione diretta. I servizi non oggetto di osservazione diretta devono essere però visti almeno su base documentale Premesso che l attività degli OdC, per lo schema specifico, è volta a dimostrare sia sul piano documentale, sia sul piano organizzativo, operativo e di gestione dei servizi la conformità ai requisiti della normativa di riferimento. Per tale aspetto è quindi necessario verificare i servizi erogati dall IdV e, pertanto, nella impossibilità di verifica della effettiva esecuzione di un servizio autorizzato in licenza, l OdC dovrà informare il Ministero competente oltre la Prefettura competente. Lo steso dovrà avvenire nel caso di altre difformità rispetto alla licenza prefettizia in corso di validità. L audit di stage 2 non può avvenire fino a che le non conformità rilevate durante lo stage 1 non risultino corrette. Qualora lo stage 2 non avvenga entro 6 mesi dal completamento dello stage 1, sarà necessario ripetere lo stage1 a spese dell Istituto. Qualora non sia stato possibile acquisire tutte le evidenze previste, dalla normativa di riferimento, RINA si riserverà di ripetere le verifiche, a spese dell IdV, al fine di acquisire le necessarie evidenze. In relazione ad uno o più rilievi emessi a seguito dell audit, il Team (o il comitato tecnico) può chiedere all Organizzazione l effettuazione di una verifica supplementare, oppure di fornire l evidenza della risoluzione del/dei rilievi stessi. CAPITOLO 5 - VALIDITÀ DEL CERTIFICATO E MANTENIMENTO DELLA VALIDITA DELLA CERTIFICAZIONE Ad integrazione di quanto riportato nel Regolamento per il Rilascio del certificato di Conformità di Servizi e Processi, si definiscono i seguenti requisiti. La certificazione ha validità triennale dal momento del rilascio. Durante il periodo di validità del Certificato, l IdV deve comunicare a RINA tempestivamente le variazioni dell IdV e dei servizi erogati. RINA si riserva la possibilità di effettuare verifiche di sorveglianza o supplementari, eventualmente a seguito di modifiche, a sorpresa (senza preavviso), ad es. in caso di reclamo. L IdV deve inviare tempestivamente a RINA, in seguito a modifiche, la documentazione aggiornata relativa ai requisiti di cui agli allegati A, B e C del DM 269/2010 e s.m. Una volta l anno RINA effettuerà verifiche di sorveglianza secondo le stesse modalità previste nel punto 4.3. sulla base di un programma triennale. Una verifica durante il ciclo di certificazione deve essere fatta con breve preavviso (cinque giorni lavorativi). RINA si riserva la facoltà di effettuare anche verifiche senza preavviso. Nel caso in cui l IdV intenda estendere la certificazione ad altri servizi o sedi in seguito ad ampliamento della licenza dovrà inviare a RINA il questionario informativo di cui al precedente capitolo 3 con le necessarie informazioni a cui seguirà una offerta per le relative attività di audit. CAPITOLO 6 - RICERTIFICAZIONE 6.1 In occasione dell audit di ricertificazione, previsto ogni tre anni, l'idv deve contattare RINA con anticipo di almeno tre mesi rispetto alla data prevista sul programma di audit triennale in suo possesso, ed inviare una copia Pag. 4/6

5 aggiornata e compilata in tutte le sue parti del Questionario Informativo (disponibile sul sito web al fine di poter pianificare l attività e concordare la data di esecuzione dell audit di ricertificazione. 6.2 L audit di ricertificazione ha come scopo quello di confermare il mantenimento della conformità dei servizi di vigilanza svolti rispetto alla normativa di riferimento attraverso un audit in sito da effettuarsi, di regola, con gli stessi criteri dell audit stage L iter di ricertificazione deve necessariamente concludersi, con esito positivo, prima della data di scadenza della certificazione riportata sul certificato che non può essere prorogata da parte RINA. Di conseguenza l audit di ricertificazione si deve concludere positivamente in tempo utile per permettere l approvazione da parte RINA della proposta di ricertificazione e la conseguente riemissione del certificato entro la suddetta data (almeno un mese prima della data di scadenza riportata sul certificato). Qualora un IdV non ottemperi alle tempistiche suddette e quindi non ottenga la riemissione del certificato entro i termini di scadenza dello stesso, la relativa certificazione deve ritenersi scaduta a partire dal giorno successivo alla data di scadenza riportata sul certificato. L'IdV che, dopo la data di scadenza del certificato, intenda nuovamente accedere alla certificazione, deve presentare una nuova domanda seguendo, di regola, l'intero iter previsto per la certificazione iniziale. 6.4 In presenza di non conformità maggiori o di non conformità minori la cui numerosità a giudizio del gruppo di audit sia tale da pregiudicare la conformità dei servizi alla normativa di riferimento, l IdV deve necessariamente applicare, in modo efficace, le relative correzioni e azioni correttive prima della data di scadenza del certificato di conformità. Ciò implica che RINA deve effettuare l audit supplementare per la verifica della chiusura di tali non conformità (maggiori o minori) in tempo utile per la successiva emissione del certificato. I tempi stabiliti entro i quali l IdV deve sottoporsi all audit supplementare, sono indicati nel rapporto di audit di ricertificazione. L audit supplementare può essere effettuato sul sito o su base documentale in relazione alla tipologia delle azioni correttive da verificare a giudizio del team di audit. Tutte le spese relative ad eventuali audit supplementari necessari per la verifica delle azioni correttive adottate sono da considerarsi a carico dell IdV. 6.5 A seguito dell esito positivo dell audit di ricertificazione il certificato di conformità è riemesso da RINA. La conferma dell approvazione da parte RINA della ricertificazione con conseguente rilascio del certificato è inviata per iscritto all IdV. Per il dettaglio sulla gestione e validità dei certificati di conformità rilasciati da RINA si veda il successivo capitolo 7. CAPITOLO 7 SOSPENSIONE, RIPRISTINO E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE Ad integrazione di quanto riportato nel Regolamento per il Rilascio del certificato di Conformità di Servizi e Processi, si definiscono i seguenti requisiti. La sospensione e / o la revoca potranno essere applicate anche: - qualora l IdV non eroghi i servizi oggetto di certificazione per un periodo superiore ai 12 mesi; - qualora si riscontrino variazioni significative ai servizi o all IdV non comunicate al RINA; - in caso di provvedimenti di sospensione/revoca della licenza a parte delle autorità competenti. Pag. 5/6

6 CAPITOLO 8 PUBBLICAZIONI E COMUNICAZIONI Gli IdV certificati saranno riportati nell elenco pubblicato sul sito Saranno inoltre comunicati alla Prefettura che ha rilasciato la licenza ed al Ministro dell Interno Dipartimento della pubblica Sicurezza, all indirizzo mail dipps.polammaen.rm@pecps.interno.it, con posta certificata: - I provvedimenti di sospensione ovvero di revoca dei certificati emessi nei confronti di IdV; - La segnalazione di eventuali criticità che non comportino l adozione di provvedimenti di sospensione o revoca del certificato (es. NC collegate alla violazione di requisiti legislativi emesse in verifica iniziale prima del rilascio del certificato, segnalazione di natura tributaria riportate nel certificato dei carichi pendenti). Tali comunicazioni saranno inviate non oltre 5 giorni dalla decisione assunta. E necessario inoltre comunicare al Comitato Tecnico di cui all art 260-ter, comma 4, del Regolamento d esecuzione T.U.L.P.S., all indirizzo dipps.polammaen.rm@pecps.interno.it con posta certificata, entro 60 giorni dalla loro emissione, i certificati emessi nonché le eventuali variazioni occorse in relazione alla validità o alle caratteristiche e requisiti degli istituti certificati. CAPITOLO 9 CONDIZIONI CONTRATTUALI Per quanto non previsto nel presente documento si rinvia alle Condizioni generali di contratto per la certificazione di sistemi, prodotti e personale ed al Regolamento per la certificazione di Servizi e Processi nella edizione in vigore. Entrambi i documenti sono disponibili sul sito web del RINA ( Pag. 6/6