Cr o w n Re c o r d s Ma n a g e m e n t. Gestione d archivi

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1 Cr o w n Re c o r d s Ma n a g e m e n t Le informazioni che state cercando. Gestione d archivi

2 CROWN WORLDWIDE Il presidente Ben presto, dopo la creazione di Crown avvenuta oltre 40 anni fa, ci rendemmo conto di quanto fosse sentita da parte delle aziende l esigenza di gestire in modo efficiente le informazioni aziendali in formato fisico ed elettronico. Totalmente dediti a tale missione, abbiamo creato Crown Records Management. Via via che il nostro portfolio di clienti cresceva, abbiamo ampliato la nostra gamma di servizi e tecnologie per rispondere alle esigenze in continua evoluzione dei nostri clienti. Siamo orgogliosi della nostra capacità di comprendere e gestire l intero ciclo di vita delle informazioni aziendali, dal momento in cui vengono archiviate, fino alla loro distruzione. Supportiamo i nostri clienti in tutto il mondo, guidandoli nella ricerca delle soluzioni più adatte a soddisfare le loro specifiche esigenze e attribuendo la massima priorità alla sicurezza dei documenti che ci vengono affidati. La nostra missione, in continuo sviluppo, è orientata a fornire soluzioni personalizzate e specifiche di settore ai nostri clienti locali, nazionali e internazionali. I nostri servizi Records Management vanno dall assegnazione di un account manager individuale e dal tracciamento dei record in tempo reale, fino ai sistemi automatici di archiviazione e fatturazione. Forniamo questi servizi da Management Center all avanguardia attraverso la nostra rete globale. I nostri impianti e strutture ci consentono di offrire soluzioni di archiviazione sicure, che garantiscono condizioni ambientali ottimali per assicurare la protezione delle informazioni aziendali dei nostri clienti. Siamo impegnati a investire incessantemente sui nostri collaboratori, su nuove tecnologie e sul mantenimento dei nostri elevati standard di qualità. Ci auguriamo che vogliate mettere alla prova il nostro team di gestione dei record. Jim Thompson Presidente Crown Worldwide Group

3 BENVENUTI Benvenuti nella divisione Crown Records Management di Crown Worldwide Group. La divisione Records Management di Crown è specializzata nella gestione e archiviazione di informazioni aziendali disponibili in vari formati, tra cui scatole, raccoglitori, documenti e supporti magnetici e digitali. Per Records Management si intende un attività che, andando oltre la semplice archiviazione di record, riduce il rischio di collocare fuori posto le informazione critiche, rendendole immediatamente accessibili ai clienti e sotto costante controllo. Considerato che documenti e raccoglitori possono facilmente cadere in mani sbagliate, le aziende chiedono che vengano applicati gli standard più elevati per quanto riguarda l accuratezza e la disponibilità dei contenuti. La cattiva gestione dei record aziendali critici può causare conseguenze disastrose e gestire gli eventi che possono verificarsi in seguito può rivelarsi rischioso oltre che costoso. Alcuni clienti si preoccupano di non poter disporre immediatamente dei documenti necessari. Alcuni clienti temono di dover attendere giorni per ricevere ciò di cui hanno bisogno e che quando lo otterranno, non servirà più. Le informazioni che state cercando. Questo non succederà. Crown è in grado di recuperare i record così rapidamente che spesso i clienti hanno l impressione che siano archiviati presso i loro uffici. Se ciò sembra troppo bello per essere vero, non esitate a contattare subito Crown. Crown può rimuovere i problemi di archiviazione, focalizzando l attenzione sulle esigenze aziendali. Grazie a soluzioni personalizzare e un servizio tempestivo, Crown affianca i clienti in ogni fase, aiutandoli a scegliere la soluzione più adatta a soddisfare le esigenze dei singoli dipendenti e dell azienda.

4 DALLA CREAZIONE ALLA DISTRUZIONE... Tutte le informazioni aziendali e la documentazione hanno un ciclo di vita. Crown Records Management offre assistenza e fornisce una gamma di servizi utili in qualsiasi fase di questo ciclo di vita. Consulenza Gestione account CICLO DI VITA DELLE INFORMAZIONI AZIENDALI Viene creato un record Forniture di materiali Deposito di scatole, raccoglitori e documenti Archiviazione di supporti magnetici, tra cui supporti digitali, microfiche e microfilm Scansione Linea di attività Prima fase - Attive internamente Time Line Seconda fase - Accesso saltuario off-site Consulenze EDM Servizi on-site Servizi di scansione Gestione attiva dei documenti Gestione attiva dei raccoglitori Archiviazione attiva delle scatole Archiviazione inattiva Archiviazione profonda Un record è sicuro distrutto alla fine della sua vita Creazione di immagini Catalogazione Indicizzazione Inserimento in raccoglitori Distruzione sicura Gestione record on-site Gestione record off-site Hosting in linea Conversione dati Hosting dei dati in linea Servizi di recupero fisico e virtuale Sale visione Richieste di recupero in linea Valutazione delle prestazioni mediante benchmark Servizi escrow di deposito in garanzia Accesso remoto via Web Distruzione sicura

5 PROTEZIONE DELLE INFORMAZIONI AZIENDALI VITALI... State cercando uno spazio più ampio per l ufficio? È probabile che raccoglitori, record e documenti cartacei occupino spazio prezioso e siano sparsi in diverse aree dell ufficio. Molti di questi documenti devono essere conservati per motivi legali, aziendali e normativi. Noi di Crown proteggiamo le vostre informazioni aziendali e le recapitiamo secondo le esigenze, così potrete liberare spazio prezioso in ufficio e migliorare l efficienza. La gestione dei vostri record sta diventando un lavoro a tempo pieno? È probabile che dobbiate impiegare ampie risorse in termini di tempo e di denaro per la gestione delle vostre informazioni. Con una soluzione di gestione dei record potete dedicare il vostro tempo e le vostre energie alle attività di base dell azienda. I record possono essere conservati nelle condizioni più adatte allo scopo e saranno sempre facilmente accessibili. State cercando di rispettare le norme di conformità? A causa dell introduzione di nuovi requisiti normativi, le copie stampate devono essere non solo protette ma immediatamente disponibili in svariati formati. Crown offre metodologie di valutazione delle prestazioni mediante benchmark di settore e consulenza per la definizione dei criteri di conservazione, al fine di aiutarvi a valutare il metodo di gestione dei record in uso e migliorare i programmi di conformità. State cercando una soluzione di recupero di emergenza? Oggi è fondamentale disporre di una soluzione di recupero di emergenza. Crown offre assistenza per la pianificazione e l implementazione di metodologie ottimali che consentano ai clienti di valutare automaticamente, mediante benchmark, le proprie prestazioni nel settore. Gli esperti di Crown vi aiuteranno a pianificare anticipatamente l implementazione di una soluzione di recupero di emergenza. Le informazioni che state cercando.

6 AVETE BISOGNO DELLE INFORMAZIONI? Con Crown, le vostre informazioni aziendali critiche saranno protette e facilmente accessibili. I vostri record aziendali e i vostri rapporti personalizzati saranno a portata di mano, così che possiate sempre disporre delle informazioni che state cercando. Secure Management Appliance (SMA) Inostri impianti e le nostre strutture garantiscono condizioni ambientali ottimali, assicurando la gestione sicura di tutte le informazioni aziendali. Solo al personale designato da Crown è consentito l accesso ai Management Center di Crown. Tutto il personale viene sottoposto a una serie di valutazioni da parte della sicurezza ed è tenuto a sottoscrivere un accordo di riservatezza. Per record importanti, contratti di finanziamento originali e supporti magnetici, sia che si tratti di dati di backup di computer o di recupero di emergenza, Crown offre sistemi di archiviazione protetti e casseforti antincendio per soddisfare requisiti specifici. Gestione on-site/off-site Tutti i servizi possono essere svolti presso la sede del cliente o in una degli impianti e strutture di Crown. Su richiesta possiamo trasferire le vostre soluzioni di gestione delle informazioni aziendali nel vostro stesso ambiente di lavoro per il completo outsourcing di tutte le vostre esigenze di gestione dei record. Può trattarsi di un servizio continuativo o di speciali progetti straordinari. Consulenza e valutazione delle prestazioni Crown offre assistenza per la pianificazione e l implementazione di metodologie ottimali che consentano ai clienti di valutare automaticamente, mediante benchmark, le proprie prestazioni nel settore. Sono incluse tutte le procedure e la gestione dei record, compresi analisi del flusso di lavoro e piani di recupero di emergenza. Il team di esperti di Crown collabora con i clienti per assicurare che le soluzioni per tutte le loro esigenze in materia di informazioni aziendali siano personalizzate in base ai requisiti. A ogni cliente viene assegnato un account manager che si occupa ed è responsabile della fornitura quotidiana dei servizi e di mantenere i contatti con il cliente. Le regolari riunioni di revisione assicurano la soluzione dei problemi operativi in modo professionale e tempestivo.

7 Facile accesso alle informazioni aziendali Le richieste relative a documenti stampati, o qualsiasi altro tipo di informazioni, via Internet, fax o possono essere evase e i documenti consegnati al cliente il giorno successivo. In caso di richiesta particolarmente urgente, Crown offre servizi espresso che assicurano la consegna dei documenti a qualsiasi ora del giorno o della notte. Crown gestisce un ottima flotta di veicoli e dispone di propri autisti dedicati e addestrati che si occupano del trasporto sicuro e integro delle informazioni. Gli autisti esperti di Crown recuperano e consegnano le informazioni aziendali tempestivamente, sia in caso di richieste occasionali che urgenti. Oltre ai servizi di recupero fisico, Crown offre una vasta gamma di servizi di recupero elettronici e virtuali, dall invio tramite fax alla scansione su richiesta, per la documentazione protetta o riservata attraverso l hosting in linea di documenti sotto forma di immagini. Servizi di gestione delle informazioni Crown offre un intera gamma di servizi che comprendono imballaggio, catalogazione, indicizzazione, creazione di immagini, scansione, conversione dati, archiviazione di supporti magnetici e una varietà di servizi di gestione dei record elettronici. Crown è inoltre in grado di fornire un servizio di inserimento in raccoglitori, che consente di inserire ulteriori documenti o rimuoverli dai raccoglitori gestiti. Al termine del ciclo di vita di qualsiasi informazione aziendale, Crown fornirà servizi di distruzione documenti sicuri per i record che hanno raggiunto il termine del periodo di conservazione prescritto dalla legge. Questa procedura assicura che raccoglitori e documenti obsoleti non rimangano negli archivi. Deposito di scatole, raccoglitori, documenti e supporti elettronici Catalogazione, indicizzazione e inserimento in raccoglitori Scansione, creazione di immagini, conversione e hosting dei dati Servizi escrow di deposito in garanzia Distruzione sicura Consulenza e valutazione delle prestazioni Accesso basato su Web tramite CrownInteract e RMi Accesso basato su Web tramite CrownInteract e RMi La tecnologia di codici a barre di Crown consente un facile tracciamento e monitoraggio, mentre l accesso in linea completo e in tempo reale è disponibile tramite Internet. CrownInteract è un portale basato su Web personalizzato dai clienti che offre l accesso diretto e in tempo reale a inventario dei record, storico e relazioni personalizzate. Può essere integrato nel sito Web dei clienti oppure è accessibile tramite il sito Web di Crown. Rapporti elettronici consentono di verificare il movimento dei record, in quanto il servizio applica automaticamente un indicatore di data e ora ogni volta che i record vengono utilizzati o gestiti. Ciò consente ai clienti di tenere traccia, monitorare ed ottenere un rapporto dello stato delle loro richieste, fornendo inoltre tracce controllabili che permettono di verificare una richiesta dal momento dell implementazione fino all evasione. Anche RMi è un servizio basato su Web personalizzato dai clienti, che consente l accesso elettronico alle fatture tramite il sito Web del cliente o di Crown. Offre l accesso in linea immediato a nuove fatture, storico delle fatture e stato dei pagamenti. Le informazioni che state cercando.

8 PERCHÉ CROWN? TM Investimento nelle persone La qualità è un componente essenziale della filosofia di Crown e una parte sostanziale è dovuta alle potenzialità dei suoi dipendenti. Affrontando ogni giorno il lavoro con entusiasmo e perseveranza, i collaboratori di Crown sono in grado di concentrarsi sugli aspetti più importanti per aiutare i clienti a gestire al meglio le informazioni aziendali. Il personale di Crown, composto da esperti di settore, è disponibile, responsabile e dotato delle conoscenze necessarie per prevedere le esigenze dei clienti e fornire un servizio clienti efficiente. Impegno verso la qualità Grazie all impegno verso la qualità esteso a tutta la società, Crown ha ottenuto la certificazione ISO in tutto il mondo, che le ha consentito di definire standard di valutazione delle prestazioni basata su benchmark in tutti i Records Management Center. Nel rispetto degli standard ISO 9001:2000, Crown ha sviluppato QUEST Quality Program. Un programma centralizzato di quality assurance e gestione del rischio, unito all impegno di utilizzare i commenti e suggerimenti dei clienti, ci consentono di migliorare costantemente il servizio offerto. Investimenti in tecnologia Sono stati sviluppati appositamente sistemi tecnologici per supportare il settore della gestione dei record e soddisfare le molteplici esigenze dei clienti. I nostri continui investimenti in nuove tecnologie ci consentono di fornire soluzioni personalizzate, garantendo la sicurezza e la protezione delle informazioni dei clienti. Con Crown i clienti possono beneficiare di sistemi integrati in tempo reale e dell accesso sicuro e in tempo reale, utilizzando formati personalizzati dai clienti. Rete mondiale Una rete globale di persone e sistemi tecnologici consente a Crown fornire rapporti, metodologie ottimali e tendenze a livello mondiale, nazionale e locale. I nostri impianti e strutture in tutto il mondo sono stati progettati per assicurare la gestione sicura di tutte le informazioni aziendali. I Management Center di Crown sono sicuri e protetti da un intera gamma di sistemi di sicurezza e prevenzione in caso di calamità naturali. Potete contare su Crown per la protezione delle vostre informazioni critiche e per la salvaguardia della vostra attività.

9 Sempre più società stanno consolidando il funzionamento e la gestione delle loro informazioni aziendali con un unico fornitore di servizi. Operativa in oltre 200 località in 50 paesi e collegata attraverso una rete di database, Crown offre soluzioni a livello globale, nazionale e locale. I servizi possono essere allineati con la sede centrale dei clienti o la sede in cui viene gestita la maggior parte dell attività. Costituita nel 1965, Crown ha dimostrato il massimo impegno nei propri impianti e strutture di tutto il mondo e nelle aree mature e in fase di sviluppo che serve. UFFICI CROWN NEL MONDO Arabia Saudita Argentina Australia Austria Bahrain Belgio Botswana Brasile Cambogia Canada Cile Cina Corea del Sud Costa Rica Egitto Emirati Arabi Uniti Federazione Russa Filippine Francia Germania Giappone Hong Kong India Indonesia Irlanda Italia Kuwait Macao Malesia Messico Mongolia Myanmar Nigeria Norvegia Nuova Zelanda Paesi Bassi Polonia Qatar Regno Unito Repubblica Ceca Singapore Stati Uniti Sud Africa Spagna Svezia Svizzera Tailandia Taiwan Tanzania Turchia Vietnam Le informazioni che state cercando.

10 Crown Regno Unito Crown Francia Crown Emirati Arabi Uniti Crown Malesia Crown Stati Uniti Crown Nuova Zelanda Crown Cina Crown Italia

11 Vorrei cogliere questa opportunità per congratularmi con il vostro team per gli sforzi compiuti nel gestire l archiviazione dei nostri record con il massimo standard professionale. Il vostro staff operativo ha svolto un ottimo lavoro nel rispettare le nostre specifiche e gestire la nostra documentazione. Ancora una volta vi diciamo grazie per l ottimo lavoro svolto e ci auguriamo di continuare la nostra partnership strategica a lungo termine. Abbiamo appena rinnovato per un altro anno il contratto per la gestione dei record con la vostra società e desideriamo cogliere questa opportunità per ringraziare il vostro team dell eccellente servizio fornito in passato. Apprezziamo veramente la risposta efficiente e la disposizione efficace che ci avete fornito. I rapporti mensili e il modulo d ordine personalizzato hanno aiutato i nostri addetti di reparto a organizzare i propri record, facendo risparmiare tempo durante il processo di archiviazione e recupero. Il vostro sistema software per computer è un ottimo metodo per tenere traccia dei record archiviati nel deposito di Crown. Ci auguriamo che questa partnership possa continuare in futuro, così come il vostro ottimo lavoro. Yunus Shahab Chief Accountant Freeport Indonesia Kuskus Kustowo IT-GA Coordinator PT. Marsh Non possiamo che fare affermazioni estremamente positive sul team di Crown India Records Management. Abbiamo spiegato chiaramente ciò desideravamo ricevere da loro come professionisti e partner di SCB e loro hanno risposto fornendo un servizio ottimale a ogni livello. Mr. Sushen Jhingan Head SS&PM India and Nepal SCB Bank Le informazioni che state cercando.

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