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- Marianna Marinelli
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2 Le indicazione di seguito riportate non devono intendersi sostitutive del Manuale operativo per il deposito bilanci al registro imprese di Unioncamere (disponibile nel ns. sito internet: ma intendono semplicemente riassumere in maniera sintetica e semplificata i passaggi fondamentali al fine di evitare o ridurre gli errori più ricorrenti. Per quanto non menzionato nel presente vademecum, p.es. predisposizione dell istanza xbrl, predisposizione dei documenti, sottoscrizione degli stessi, ecc., si rimanda al manuale summenzionato. La pratica relativa al bilancio viene predisposta sul PC con il software FedraPlus, o software similari, oppure, con il servizio bilanci Online (v. sito sportello pratiche online). Il servizio Bilanci Online è utilizzabile dalle società che non devono presentare l elenco soci: società a responsabilità limitata (S.r.l., Sr.l.s., Soc. consortile a r.l.), dalle cooperative, ed inoltre dalle società per azioni (SpA, SAPA, Consortili per Azioni) che riconfermano l elenco soci. Contenuto: 1) MODELLO B ) BILANCIO XBRL ) DICHIARAZIONI ) MODALITA ASSOLVIMENTI IMPOSTA DI BOLLO E DIRITTI DI SEGRETERIA ) ALLEGATI ) BILANCIO CONSOLIDATO ) CONTRATTI DI RETE ) START-UP INNOVATIVE ) AZIENDE SPECIALI E ISTITUZIONI DI ENTI LOCALI ) RIEPILOGO pratica Fedra: ) PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA ) GESTIONE CORREZIONI ) INDICAZIONI CONCLUSIVE ) ERRORI PIÚ COMUNI
3 1) MODELLO B compilare: - Codice atto 711/712/713 - Data verbale di approvazione - Indicazione formato xbrl: soggetto obbligato Se trattasi di soggetto non obbligato va scelta una delle motivazioni presenti (attività assicurativa, soc. quotata, ecc.) - Se il verbale di assemblea prevede una distribuzione di utili va barrata la casella relativa; Solo per le SPA: aggiungere sempre il modello S e compilare, a seconda dei casi, solo il riquadro generalità e la casella riconferma (nel caso in cui l elenco azionisti non sia variato rispetto a quello relativo alla data di approvazione del bilancio precedente) OPPURE riquadri generalità, elenco soci e indicazione analitica variazioni. N.B.: se la variazione rispetto al deposito precedente è dovuta ad aumento o diminuzione di capitale (senza modifica degli azionisti) non compilare indicazione analitica variazioni e nel riq. NOTE indicare che trattasi di modifica dovuta ad aumento (o diminuzione) di capitale in base ad atto del Per elenchi con un numero elevato di soci si ricorda che in Telemaco è presente la funzione scarica dati RI (pratiche RI dati di lavoro) che consente di scaricare e poi importare in FedraPlus l elenco soci presente in visura sul quale poi effettuare le modifiche/aggiornamenti necessari. Nella distinta alla voce in qualitá di va sempre indicata la persona che firma digitalmente che può essere (v. allegato): - legale rappresentante se il legale dispone della firma digitale: firma tutti i file (distinta e allegati). OPPURE - delegato (ex intermediario con procura) allegare il modello procura speciale firmato digitalmente (codice D01) e, in file separato, il documento di identità del legale rappresentante (codice E20) OPPURE - professionista incaricato - la distinta può essere sottoscritta dal solo commercialista di cui all art. 31, comma 2-quater e quinquies, della legge 340/2000 e art. 78 D.Lgs. 139/2005 (iscritti nella sezione A dell Albo); Inoltre: - Nel caso il professionista non sia dotato di un dispositivo di firma che contiene il certificato di ruolo, è necessario che nel Modulo NOTE ci sia la seguente dichiarazione Pratica telematica presentata dal sottoscritto (nome e cognome) 3
4 dott (o rag.) Commercialista, iscritto nella sezione A dell Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di <provincia>(sigla) n. <nr.iscrizione>, non sussistendo nei suoi confronti provvedimenti disciplinari, quale incaricato dal legale rappresentante della società ai sensi dell art. 31, commi 2-quater e quinquies, della legge 340/ Nel caso il professionista sia dotato di un dispositivo di firma che contiene il certificato di ruolo sarà sufficiente indicare nel riq. NOTE: Pratica telematica presentata dal sottoscritto (nome e cognome) dott. (o rag.) Commercialista, quale incaricato dal legale rappresentante della società ai sensi dell art. 31, commi 2-quater e quinquies, della legge 340/2000 2) BILANCIO XBRL New Per i bilanci d esercizio chiusi dal in poi ed approvati dopo il è obbligatoria la presentazione del bilancio (prospetto contabile e nota integrativa) in formato Xbrl. La tassonomia da utilizzare è la pubblicata nel sito di AGID e scaricabile dal sito di XBRL Italia all indirizzo Sono inoltre disponibili in alla voce Bilanci sia le informazioni per la compilazione che per la redazione del bilancio in formato Xbrl E anche disponibile, in Informazioni guarda il tutorial, un video guida per generare bilancio e NI in xbrl. L istanza xbrl deve essere redatta utilizzando la tassonomia La validità formale dell istanza xbrl può essere verificata, prima dell invio della pratica, utilizzando il servizio online TEBENI (in Telemaco). Nella nota integrativa in Xbrl è previsto una sezione denominata nota integrativa parte finale - nel riq. dichiarazione di conformità va riportata una delle seguenti dichiarazioni: (v. allegato): a) Se il file è firmato digitalmente dal legale rappresentante: nessuna dichiarazione; b) Se il file è firmato digitalmente dal professionista incaricato : il/la sottoscritto/a.(cognome e nome di chi firma digitalmente il file), ai sensi dell art. 31, comma 2quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società ; c) Se il file è firmato da persona diversa da a) o b) cioè dal delegato: nessuna dichiarazione 4
5 Il bilancio in formato PDF/A può essere allegato, SOLO come documento aggiuntivo al file in xbrl, nel caso in cui la tassonomia non sia sufficiente a rappresentare il bilancio approvato dalla società secondo i principi di chiarezza, correttezza e verità. In tal caso nella parte nota integrativa parte finale nel riq. dichiarazione di conformità, va riportata la seguente dichiarazione: il/la sottoscritto/a (cognome e nome di chi firma digitalmente il file) dichiara che lo stato patrimoniale, il conto economico e/o la nota integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all art del codice civile Il bilancio completo (PC+NI) in formato PDF/A va trasmesso in un file unico. 3) DICHIARAZIONI New per le dichiarazioni riguardanti i file in formato XBRL vedasi punto 2) Bilancio Xbrl (v. allegato) Tutti i file in formato PDF/A devono riportare in calce le dichiarazioni a) e b): a) dichiarazione di conformità con l originale (facoltativa nel caso di trasmissione in qualità di delegato ): il/la sottoscritto/a (cognome e nome di chi firma digitalmente il file), ai sensi dell art. 31, comma 2quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società 5
6 b) assolvimento imposta di bollo (in alternativa tale dichiarazione può essere contenuta in distinta): "Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di Commercio di Bolzano autorizzata con provv. prot. N. 1423/2000/2/SS, Rep. 2 del del Ministero delle Finanze - Dip.delle entrate - Ufficio delle Entrate di Bolzano N.B.: per il file bilancio in xbrl inserire la dichiarazione nella nota integrativa parte finale - nel riq. dichiarazione di conformità (v. punto 2) 4) MODALITA ASSOLVIMENTI IMPOSTA DI BOLLO E DIRITTI DI SEGRETERIA (v. allegato) La modalità di assolvimento del bollo da indicare in distinta è bollo assolto in entrata ; va indicato esente bollo solo per le cooperative sociali e per società iscritte nella sezione speciale start-up innovative/incubatori (New); I diritti di segreteria dovuti per il deposito del bilancio, anno 2015, ammontano per tutti i tipi di società a Euro 62,70; - per le sole cooperative sociali l importo è ridotto a Euro 32,70; - esenzione totale per le società iscritte nella sezione speciale start-up innovative/incubatori (New). 5) ALLEGATI allegati Formato Bil. Abbreviato (712) Bil. Ordinario (711) Bilancio (composto da prospettoo Xbrl SI SI contabile e nota integrativa) Verbale di approvazione **) PDF/A SI SI Relazione sulla gestione PDF/A se redatta SI Relazione collegio sindacale PDF/A se nominato se nominato Relazione organo di controllo PDF/A se nominato se nominato Relazione di certificazione PDF/A se prevista se prevista 6
7 Le cooperative devono compilare nel Mod. B anche la parte deposito per l Albo cooperative, presente nella versione del sofware FederaPlus 6.7, che sostituisce il modello C17. N.B. (New): 1) se gli allegati sono scansioni degli originali cartacei devono essere visibili le firme autografe di tutti i soggetti che hanno firmato l originale; se invece sono documenti informatici in calce agli stessi va riportato: cognome e nome, carica e la parola firmato per ognuna delle persone che ha sottoscritto l originale; 2) gli allegati di un documento devono essere inseriti nello stesso file di cui costituiscono l allegato (p.es.: allegati del verbale assemblea vanno inseriti nello stesso file del verbale assemblea) **) Nel caso il verbale di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili, va allegato copia della ricevuta dell avvenuta presentazione all Agenzia delle Entrate del verbale stesso oppure copia del verbale registrato (v. allegato). In alternativa in calce al verbale va riportata la seguente dichiarazione: "Registrazione effettuata presso l'agenzia delle Entrate di... in data... al numero... " (anziché il n. di registrazione puó essere indicato "in corso di registrazione"). N.B.: allegare solo il verbale di approvazione e NON eventuali altri verbali di assemblee precedenti deserte (se l assemblea che approva é in seconda convocazione é sufficiente menzionare che la prima assemblea convocata nei termini é andata deserta) e/o verbali di approvazione dell organo amministrativo. (New) Per le Srl a socio unico (New) se il socio unico è anche l amm.re unico, è accettato che non venga allegato il verbale di approvazione ma in calce alla nota integrativa (nel riq. commento ) l amm.re/socio unico deve dichiarare di approvare il bilancio. N.B.: data approvazione da indicare nella pratica è la data della nota integrativa. 6) BILANCIO CONSOLIDATO Il bilanci consolidati potranno essere redatti sia con la precedente versione di tassonomia ( ) che con la nuova tassonomia, solo per la parte del prospetto contabile, continuando a redigere la nota integrativa in formato PDF/A (New) Nella compilazione della pratica Fedra, se non è presente il verbale di approvazione del bilancio consolidato, indicare nel riq. verbale di approvazione la data di invio della pratica (New) 7
8 New Il deposito del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato si configurano come unico adempimento, ai sensi dell art 42 D.Lgs. 127/1991, pertanto le imprese che depositano il bilancio di esercizio ed il bilancio consolidato, sono tenute all assolvimento dell imposta di bollo e del diritto di segreteria una volta solo in sede di deposito del bilancio di esercizio. Pur trattandosi di un unico adempimento tuttavia, non è possibile depositare tali due bilanci mediante un unica pratica, per esigenze funzionali. Di conseguenza, dopo avere provveduto al deposito del bilancio d esercizio, le imprese che depositano il bilancio consolidato, presenteranno un ulteriore pratica utilizzando il modulo B e indicando nel modulo Note gli estremi relativi al deposito del bilancio ordinario, al fine dell applicazione del corretto diritto di segreteria e dell imposta bollo. 7) CONTRATTI DI RETE Le reti d impresa, sono tenute, entro due mesi dalla chiusura dell esercizio, a depositare presso l ufficio del registro delle imprese, ove hanno sede, la situazione patrimoniale redatta secondo le disposizioni relative al bilancio di esercizio delle società per azioni. Tale disposizione si applica anche alle reti di imprese prive di personalità giuridica. Il codice fiscale da indicare nel bilancio in formato XBRL è quello relativo al contratto di rete. Nel caso in cui la rete sia priva di personalità giuridica e non abbia una posizione autonoma nel registro delle imprese, il modello B riporterà i dati dell impresa che provvede al deposito (impresa di riferimento), mentre gli allegati conterranno il codice fiscale ed i dati identificativi della rete. Per il deposito si utilizza il codice atto 722 allegando il modello B utilizzabile anche per le imprese individuali e per le società di persone. L invio potrà essere effettuato con gli usuali strumenti Fedra e Bilanci online, ad esclusione delle imprese individuali che potranno avvalersi solo di Bilanci online. 8) START-UP INNOVATIVE Il deposito del bilancio delle start-up è esente dall imposta di bollo e dai diritti di segreteria. N.B.: Entro 30 gg. dall approvazione del bilancio e comunque entro sei mesi dalla chiusura dell esercizio, le start-up innovative, iscritte nell apposita sezione del 8
9 registro imprese, oltre alla regolare presentazione del bilancio, devono presentare autocertificazione di mantenimento dei requisiti di start-up innovativa, mediante trasmissione di una pratica con mod. S2 (codice atto A99), compilato al riquadro relativo a altri atti e fatti soggetti a iscrizione e a deposito (con codice 001) dal quale deve risultare la frase conferma in data.(data di presentazione della domanda) del possesso dei requisiti start-up innovativa (art. 25 comma 15 D.L. n. 179/2012, convertito dalla L. n. 221/2012 (v. N.B.: al comma 16 dell art. 25 è previsto che il mancato deposito dell autocertificazione nei termini sopra indicati è equiparata alla perdita dei requisiti ai fini della cancellazione d ufficio dalla sezione della start-up o incubatore. (New) 9) AZIENDE SPECIALI E ISTITUZIONI DI ENTI LOCALI (New) Termine di presentazione: 31 maggio di ogni anno. Codice atto: 722 Aziende Speciali e Istituzioni sono tenute alla redazione del bilancio completo di nota integrativa, secondo lo schema ordinario. Le Aziende Speciali iscritte nel Registro Imprese, sono inoltre obbligate al deposito del bilancio in formato XBRL. Se il soggetto che provvede al deposito è iscritto solo al REA, dovrà utilizzare il modello B, con Fedra oppure con Bilanci Online nel caso in cui la forma giuridica sia, ad esempio, AZ (Azienda Speciale); EN(Ente) N.B.: soggetto legittimato all adempimento è, oltre al legale rappresentante dell Ente, anche il segretario comunale. Aziende speciali iscritte al registro imprese Oltre al bilancio in XBRL vanno allegati la nota integrativa, la relazione di gestione degli amministratori, la relazione dell organo di revisione dell azienda speciale e la delibera di approvazione del bilancio da parte dell ente locale. Imposta di bollo: Euro 65,00 diritti di segreteria: 62,70 Istituzioni (iscritte al REA) Non sono tenute al rispetto delle disposizioni in materia di XBRL 9
10 Il bilancio si deposita mediante il modulo B, quale indicazione formato xbrl inserire il valore 3 (= utilizzo principi contabili internazionali). Tale indicazione è necessaria unicamente per consentire l avanzamento della procedura informatica e non ha valore informativo. Al modulo B vanno allegati, in formato PDF/A, il bilancio di esercizio, la nota integrativa, la relazione di gestione degli amministratori, la relazione dei revisori dei conti dell ente locale, la delibera dell ente locale con cui si approva il bilancio dell istituzione. Imposta di bollo: Euro 16,00 diritti di segreteria: Euro 62,70 10) RIEPILOGO pratica Fedra: Documento Bilancio (Prospetto contabile e nota integrativa) in formato XBRL Cod. Codice doc. atto B (o 711) Verbale ass. ordinaria V (o 711) Relazione sulla R (x712 gestione solo se Pag. Iniz. Pag. Fin. Data documento 1 *) (chiusura esercizio) 10 Formato allegato XBRL Firma Digit. SI 1.. Data del verbale PDF/A SI 1.. Data della relazione PDF/A SI redatta) Relaz. collegio sind. R Data della relazione PDF/A SI (se nominato) (o 711) Relaz. organo controllo R Data della relazione PDF/A SI (se nominato) (o 711) Relaz. di certificazione R Data della PDF/A SI (se prevista) (o 711) certificazione OPPURE Bilancio completo B (chiusura PDF/A SI (PC+NI) (o 711) esercizio) Inserire il n. della pagina finale del prospetto contabile e il n. iniziale della nota integrativa Modello procura D Data di PDF/A SI sottoscrizione Documenti di identità E Data del documento NO *) Bilancio in formato XBRL: il numero di pagine è preimpostato in automatico al valore convenzionale stabilito.
11 Scegliendo il tipo documento Bilancio XBRL è possibile allegare solo file con estensione.xbrl.p7m Bilancio completo (prospetto contabile e nota integrativa in formato PDF/A): scegliendo il codice documento B00 il software richiede l inserimento del numero dell ultima pagina del prospetto contabile e il primo della nota integrativa e genera poi automaticamente il riepilogo corretto. 11) PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA Le pratiche inviate sono sottoposte dal sistema a dei controlli riguardanti: la validità delle firme digitali, la sufficiente copertura del fondo prepagato, il precedente invio di altre pratiche di bilancio, la presenza dell elenco soci per le Srl. Qualora uno dei controlli suddetti non vada a buon fine viene inviato all utente un messaggio di protocollo automatico in errore. In tali casi la pratica è da intendersi comunque trasmessa al registro imprese (che provvederà in un secondo momento alla protocollazione manuale). 12) GESTIONE CORREZIONI Qualora la pratica non venga compilata correttamente oppure i file allegati siano incompleti e/o mancanti viene aperta una richiesta di correzione. A seconda dell errore la richiesta di correzione indica se deve essere effettuato un reinvio della pratica oppure se è sufficiente allegare altra documentazione. Al riguardo si ricorda che: a) In caso di richiesta di reinvio la pratica deve essere ritrasmessa, completa di tutti gli allegati, correggendo nel Modello B gli errori segnalati. Se è presente il modello procura speciale, questo deve essere allegato correggendo il numero della pratica (N.B.: i bilanci non sono pratiche Comunica ) b) Nel caso venga richiesto soltanto di allegare altra documentazione non è necessario effettuare un reinvio ma si agirà da Telemaco Pratiche Telematiche Istruttoria (anche se il bilancio è stato trasmesso con Bilanci-online ) dove è possibile aggiungere allegati. In tal caso va poi cliccato chiudi correzione in modo che l operatore camerale possa vedere che la pratica è stata completata. 11
12 13) INDICAZIONI CONCLUSIVE 1) il termine di invio del bilancio è entro 30 gg. dalla data di approvazione, se il trentesimo giorno cade di sabato o domenica si intende valido il primo giorno lavorativo successivo; 2) Il bilancio consolidato deve essere depositato contemporaneamente al bilancio d esercizio, con pratica separata; 3) rettifiche: qualora si renda necessario rettificare un bilancio già depositato ed evaso si procede effettuando un nuovo deposito completo di tutto il bilancio, indicando, nel riq. NOTE del modello B, il motivo preciso che giustifica il nuovo invio (la pratica sconta l imposta di bollo di Euro 65,00 e i diritti di segreteria sono di Euro 62,70 New) 4) Se si deposita il bilancio non approvato, esso va trasmesso con modello S2 codice atto 700 indicare nel riq. NOTE che si deposita il bilancio non approvato. Allegati: tutti i documenti che compongono il bilancio con il verbale di seconda convocazione andata deserta. 5) Per le società estere con sede secondaria in Italia va depositato il bilancio della casa madre (non della sede secondaria) il quale deve essere trasmesso solo dopo che è stato depositato nello stato ove ha sede la casa madre. Allegare dimostrazione dell avvenuto deposito. 12
13 6) Il bilancio finale di liquidazione deve essere depositato con modello S3 codice atto ) ERRORI PIÚ COMUNI (da evitare) - La pratica viene trasmessa in qualità di : DELEGATO (ex intermediario con procura) e nel riq. NOTE è presente la dichiarazione riguardante la trasmissione da parte del professionista incaricato ; - La pratica viene trasmessa in qualità di professionista incaricato e nel riq. NOTE non è presente la dichiarazione prevista; - New Nella dichiarazione resa dal professionista incaricato manca la sigla della provincia; - Nelle dichiarazioni di conformità viene usata la formula il sottoscritto in qualità di e non viene inserito il cognome e nome e/o indicando una qualifica diversa da quella indicata nella distinta (intermediario/delegato anziché professionista incaricato o viceversa). - I dati identificativi dell impresa, che devono essere visibili in tutti i documenti che compongono il bilancio, risultano incompleti (p.es.: mancanza di codice fiscale) e/o indicazione di denominazione diversa/non compresa nello statuto (se lo statuto non prevede la denominazione in due lingue non è corretto indicare S.r.l. anziché G.m.b.H. o viceversa - La carica del soggetto che firma non corrisponde con l organo amministrativo in carica (p. es.: viene indicato amm.re unico mentre è in carica un Consiglio di amm.re oppure più amministratori e/o viceversa). Aprile
14 Dichiarazioni e diciture da utilizzare in occasione del deposito bilancio a seconda di chi provvede al deposito: Depositante in qualità di: In Fedra nel riquadro NOTE In Bilanci online compilare soltanto il punto già precompilato Firmatario della distinta Dichiarazione di conformità In calce a tutti i file pdf/a che fanno parte del deposito Dichiarazione XBRL conforme Nel file XBRL al campo «Nota integrativa parte finale Dichiarazione di conformità» Dichiarazione XBRL non conforme *) Quando si deposita bilancio e NI (in file unico) anche in formato PDF/A. Nel file XBRL al campo «Nota integrativa parte finale Dichiarazione di conformità» Dichiarazione in caso di distribuzione utili Modalità assolvimento del bollo in Fedra/bilanci online Professionista incaricato con firma digitale con certificato di ruolo Il/La sottoscritto/a.., dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall esercizio dell attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all assolvimento del presente adempimento. Professionista incaricato con firma digitale senza certificato di ruolo Il/La sottoscritto/a.., iscritto all Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di. al n., dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall esercizio dell attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all assolvimento del presente adempimento. Legale rappresentante con firma digitale propria Nessuna dichiarazione Il/La sottoscritto/a (nome e cognome di chi firma digitalmente), ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. Il/La sottoscritto/a (nome e cognome di chi firma digitalmente), ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. Delegato con procura Nessuna dichiarazione - - Il/La sottoscritto/a (nome e cognome di chi firma digitalmente) dichiara che lo stato patrimoniale, il conto economico e/o la nota integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all'art del codice civile. *) Il bilancio XBRL deve differire in maniera sostanziale e non puramente formale dal documento approvato dall assemblea Nel caso il verbale assembleare preveda una distribuzione di utili, va allegato il verbale registrato, oppure si allega copia della ricevuta di richiesta registrazione presso l'agenzia delle Entrate, oppure si dichiara in calce al verbale: "Registrazione effettuata presso l'agenzia delle Entrate di... in data... al numero... " (o "in corso di registrazione"). Bollo assolto in entrata (per le cooperative sociali, startup innovative e incubatori certificati: esente bollo) -
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