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1 Policy anticorruzione Policy globale di Novartis 1 marzo 2012 Versione GIC 100.V1.IT

2 1. Introduzione 1.1 Finalità Il nostro Codice di Comportamento stabilisce che in nessun caso Novartis ricorre alla corruzione. La presente Policy definisce i principi e l in merito e le loro modalità di attuazione. 1.2 Ambito e applicabilità La presente Policy si applica a tutti i manager, i funzionari e i dipendenti ( Collaboratori ) del Gruppo Novartis e delle sue consociate ( Novartis ). La presente Policy affronta i vari contesti nei quali possono verificarsi episodi di corruzione. Altri aspetti legati all etica professionale e ad eventuali abusi, come conflitti d interesse e insider trading, sono disciplinati separatamente. La presente Policy contiene gli standard globali di Novartis ed è allineata alle leggi e alle regolamentazioni del settore vigenti. In alcuni Paesi, le leggi e i regolamenti locali possono essere più rigorosi dei principi enunciati nella presente Policy. In tale caso, vengono applicate le normative più restrittive previste dal Paese in questione. La presente Policy entra in vigore il 1 marzo 2012 e deve essere implementata da tutte le consociate di Novartis (nel rispetto dei requisiti legali locali). Sostituisce le Linee guida sull impegno sociale # 3: Etica professionale Corruzione, regali e intrattenimento ( CC3 ). 2

3 Regole di base Corruzione significa dare, offrire o ricevere un vantaggio improprio con l intenzione di influenzare il comportamento di qualcuno per ottenere o conservare un vantaggio commerciale. La corruzione può assumere una varietà di forme offerta o elargizione di denaro o di qualsiasi altro bene di valore. Di fatto, anche pratiche commerciali comuni o attività sociali quali omaggi e ospitalità possono, in alcune circostanze, rappresentare atti di corruzione. I collaboratori non devono corrompere e non devono utilizzare intermediari quali agenti, consulenti, distributori o qualsiasi altro partner commerciale per commettere atti di corruzione. Novartis non distingue tra funzionari pubblici e persone private in materia di corruzione: la corruzione non è tollerata, a prescindere dallo status del destinatario. Prima di offrire o dare denaro o qualsiasi altro bene di valore a chiunque, è sempre necessario domandarsi se quello che si intende fare possa essere considerato come finalizzato a scopi illegittimi. Se la risposta è positiva, non si deve procedere. In caso di dubbi, consultate un rappresentante del team legale o del team compliance prima di procedere Per quanto riguarda le interazioni con terze parti, consultate le linee guida di Novartis relative ai rapporti con terze parti. 2.2 Omaggi, ospitalità e intrattenimento Gli omaggi sono benefici di qualsiasi tipo dati a qualcuno in segno di apprezzamento o amicizia, senza aspettarsi di ricevere nulla in cambio. Includono gli omaggi di cortesia, ovvero piccoli doni offerti in occasioni particolari e universalmente riconosciuti come tali (ad es. matrimoni, funerali) o in speciali periodi dell anno (ad es. Natale, Capodanno). L ospitalità generalmente include rinfreschi, pasti e pernottamenti. L intrattenimento include solitamente la partecipazione a spettacoli teatrali, concerti ed eventi sportivi. Gli omaggi, l ospitalità e l intrattenimento devono essere modesti, ragionevoli e non frequenti, per qualunque destinatario. Gli omaggi, l ospitalità e l intrattenimento non devono mai essere offerti o elargiti con l intento di indurre il destinatario a fare qualcosa a favore di Novartis o ad astenersi dal fare qualcosa di svantaggioso per Novartis. Non devono mai essere dati soldi e regali equivalenti a denaro (ad es. coupon d acquisto). Non deve essere offerto intrattenimento ai partecipanti a riunioni d affari, congressi o analoghi eventi di Novartis, a meno che l intrattenimento sia appropriato e sia parte 3

4 integrante di tali eventi. Non vanno pagati viaggi a parte o estensioni di viaggio. Non vanno sostenute le spese per intrattenimento, ospitalità e trasporti per chi accompagni un invitato a un incontro d affari, un congresso o un analogo evento di Novartis. Prima di dare un regalo o fornire ospitalità o intrattenimento a chiunque, valutate se la reputazione di Novartis, la vostra o quella del destinatario potrebbe essere danneggiata qualora la notizia dell omaggio, dell ospitalità o dell intrattenimento, apparisse sulla prima pagina di un quotidiano. Se ciò può creare imbarazzo per Novartis o per il destinatario, non procedete. e prassi per gli operatori o documento equivalente per ogni divisione di Novartis (ad es. NP4). 2.3 Liberalità e donazioni Le liberalità e le donazioni sono benefici elargiti da Novartis sotto forma di denaro o contributi in natura (ad es. la fornitura gratuita o a prezzo ridotto di un prodotto Novartis). Possono altresì comportare sia un pagamento monetario, sia un contributo in natura. Novartis conferisce liberalità o effettua donazioni per una varietà di scopi legittimi, tra cui il finanziamento della ricerca o di misure per migliorare i sistemi sanitari e sostenere progetti di beneficenza. La principale differenza tra le liberalità e le donazioni consiste nel fatto che le liberalità sono destinate a uno scopo specifico, ad es. ricerca o istruzione, mentre le donazioni sono rivolte a necessità umanitarie, tra cui situazioni d emergenza e disastri naturali (ad es. terremoti, tsunami). Le liberalità e le donazioni possono essere effettuate solo se Novartis non riceve - né c è la percezione che riceva - alcun beneficio tangibile in cambio. Ad esempio, liberalità o donazioni non devono essere effettuate per ottenere un autorizzazione all immissione in commercio o qualsiasi altra approvazione, né per incrementare direttamente le vendite di un prodotto Novartis (ad es. richiedere che il destinatario della liberalità o qualche altra persona ordini o prescriva un prodotto Novartis). Le richieste di liberalità o donazioni devono essere gestite con particolare attenzione, in particolare quelle ricevute da individui in grado di incidere sulle vendite di Novartis o che possano trarre benefici personali in caso di approvazione della richiesta. e prassi per operatori o documento equivalente per ogni divisione di Novartis (ad es. NP4). In materia di donazioni, i limiti per le autorizzazioni sono definiti nei Management Authorization Level ( MAL ). 4

5 2.4 Regole speciali relative ai funzionari pubblici Il termine funzionario pubblico viene inteso dall autorità regolatoria nel suo significato più ampio e include i dipendenti e i funzionari di dipartimenti governativi, i dipendenti e i funzionari di società interamente o parzialmente pubbliche, i funzionari e i dipendenti di organizzazioni internazionali, quali le Nazioni Unite, i politici, i candidati di partiti politici, ecc. La maggior parte dei membri del personale medico e scientifico sono classificabili come funzionari pubblici, in quanto lavorano presso un ospedale, una clinica, un università o un'altra struttura pubblica. In alcuni Paesi, i medici, i farmacisti, gli sperimentatori e gli infermieri sono funzionari pubblici. In materia di corruzione, Novartis non distingue tra funzionari pubblici e dipendenti di organizzazioni del settore privato, tuttavia è importante sapere che i funzionari pubblici sono spesso soggetti a regole e a restrizioni che non si applicano a chi opera nel settore privato. Ogni relazione con funzionari pubblici deve avvenire nel rigoroso rispetto dell e dei regolamenti a cui tali funzionari sono soggetti (ossia ogni regolamento, imposto dai datori di lavoro o vigente nel Paese dei funzionari in questione) e ogni beneficio elargito a un funzionario pubblico deve essere del tutto trasparente, adeguatamente documentato e contabilizzato. 2.5 Contributi alla politica Per contributi alla politica si intendono quei contributi, monetari o meno (ad es. risorse, strutture), finalizzati a sostenere partiti politici, personalità o iniziative politiche. In generale Novartis non eroga contributi alla politica. Tuttavia, poiché le questioni di politica pubblica incidono sull attività di Novartis, sui suoi collaboratori e sulle comunità in cui opera, in alcuni casi può essere appropriato destinare risorse per tali contributi. Ad esempio, Novartis può cercare di sostenere candidati, comitati o altre organizzazioni impegnati a favore dello sviluppo economico, che riconoscano l importanza dell innovazione sanitaria e che migliorino l accesso dei pazienti alle terapie. I contributi alla politica non devono mai essere dati nell ottica di un tornaconto diretto o immediato per Novartis. I contributi alla politica devono essere: - conformi a leggi, regolamenti e codici di settore vigenti; - registrati in una distinta posizione di bilancio, approvati nel processo del bilancio ordinario; - approvati in anticipo dal Country President 5

6 2.6 Pagamenti per agevolazioni Con pagamenti per agevolazioni si intendono i pagamenti a pubblici ufficiali finalizzati a velocizzare l esecuzione di doveri di natura non discrezionale. Tali pagamenti sono tesi a influenzare solo i tempi delle azioni dei funzionari pubblici (ad es. pagamenti per velocizzare questioni di visti o sdoganamento di merci), non il loro esito. Novartis vieta i pagamenti per agevolazioni. Ciò vale a prescindere dal fatto che le leggi locali consentano o meno questo tipo di pagamenti. 2.7 Terze Parti Con il termine Terza Parte si identifica ogni persona, anche una persona giuridica, con cui Novartis interagisce e che non è una società, né un collaboratore di Novartis. Novartis deve interagire con Terze Parti solo se vi è una legittima necessità dei servizi o delle merci da essi forniti, se il prezzo di tali servizi e merci non è superiore al valore di mercato, se vi è un contratto scritto e se la ricevuta di tali servizi o merci è documentata. L interazione con Terze Parti inclusi professionisti del settore sanitario non deve mai essere utilizzata per creare un incentivo o una ricompensa in cambio della prescrizione di prodotti Novartis, né per assicurare a Novartis vantaggi commerciali impropri. Linee guida di Novartis relative alla gestione delle Terze Parti. 2.8 Libri contabili e registri aziendali/controlli interni I libri contabili e i registri aziendali includono conti, fatture, corrispondenza, documenti, CD, registrazioni audio, memorandum e qualsiasi altro documento o trascrizione d informazioni di ogni tipo. Novartis deve preparare e conservare libri contabili e registri aziendali che documentino, accuratamente e dettagliatamente, la fonte dei redditi e l utilizzo che è stato fatto degli asset di Novartis. I conti sommersi e le registrazioni false o ingannevoli nei libri contabili e nei registri aziendali di Novartis sono rigorosamente vietati. Tutte le transazioni finanziarie devono essere documentate, regolarmente riviste e adeguatamente contabilizzate nei libri contabili e nei registri aziendali dell ufficio Novartis di pertinenza. Devono essere applicati tutti i controlli finanziari pertinenti e le procedure di approvazione. La conservazione e l archiviazione dei registri aziendali deve rispettare gli standard di Novartis, i regolamenti fiscali e le altr vigenti. 6

7 Management Authorization Levels ( MAL ); Novartis Financial Controls Manual ( NFCM ); Novartis Accounting Manual ( NAM ). 3. Implementazione 3.1 Formazione I collaboratori devono familiarizzare con la presente Policy e partecipare alle sessioni di formazione anticorruzione che si terranno periodicamente. 3.2 Segnalazione di potenziali condotte improprie/divieto di ritorsioni Ogni collaboratore che venga a sapere di eventuali violazioni delle leggi vigenti o della presente Policy è tenuto a segnalarlo tempestivamente, secondo quanto riportato dalla sezione Come segnalare una potenziale condotta impropria del Codice di Comportamento di Novartis. Chiunque segnali una possibile violazione delle leggi vigenti o della presente Policy sarà protetto da qualsiasi tipo di ritorsione. 3.3 Violazione della presente Policy 3.4 Eccezioni Novartis non tollererà violazioni della presente Policy e potrà intraprendere azioni disciplinari e di altro tipo che possono comportare l interruzione del rapporto d impiego. I Divisional Compliance Committees possono accordare eccezioni alla presente Policy. Per tutte le attività non riguardanti il business divisionale, possono essere accordate eccezioni da parte del Group General Counsel insieme all Head of Group Country Management e ad External Affairs. Nessuna eccezione può essere accordata relativamente alla conformità a leggi e regolamenti vigenti. 3.5 Entrata in vigore e implementazione È responsabilità di ogni manager di Novartis implementare la presente Policy all interno della propria area di responsabilità, fungere da esempio e fornire linee guida ai suoi collaboratori. I manager di Novartis devono altresì tentare di incentivare i collaboratori ed effettuare in questo senso valutazioni delle performance. La presente Policy anticorruzione è emessa da Group Integrity & Compliance. 7

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