Università degli Studi di Ferrara

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1 REGOLAMENTO PER L INVENTARIO DEI BENI SENATO ACCADEMICO 19/02/ /09/2010 CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 27/02/ /10/2010 DECRETO RETTORALE D.R. Rep. n. 293/2007 Prot. n dell 01/03/2007 D.R. Rep. n. 1332/2010 Prot. n del 28/10/2010 UFFICIO COMPETENTE Ufficio Patrimonio ENTRATA IN VIGORE 01/01/2008 ULTIMA MODIFICA: 28/10/2010 dell art. 4 INDICE TITOLO I PATRIMONIO... 1 Art. 1 - Oggetto del Regolamento... 1 Art. 2 - Immobilizzazioni immateriali... 1 Art. 3 - Beni mobili... 1 TITOLO II CONSEGNATARIO E SUBCONSEGNATARIO... 1 Art. 4 - Compiti e responsabilità del consegnatario... 1 Art. 5 - Compiti e responsabilità del subconsegnatario... 2 Art. 6 - Passaggi di gestione... 2 TITOLO III CARICO INVENTARIALE... 2 Art. 7 - Registrazione di carico dei beni... 2 Art. 8 - Classificazione dei beni... 3 Art. 9 - Attribuzione del valore inventariale dei beni mobili e delle immobilizzazioni immateriali... 4 Art Donazioni e omaggi di beni... 4 Art Integrazione di beni già inventariati... 4 Art Beni culturali... 4 Art Beni non inventariabili... 4 Art Magazzini di scorta... 5 TITOLO IV SCARICO INVENTARIALE... 5 Art Scarico inventariale dei beni... 5 Art Trasferimento di beni fra strutture interne all Ateneo... 6 Art Modalità di scarico... 6 TITOLO V CHIUSURE E RICOGNIZIONI... 7 Art Chiusura degli inventari... 7 Art Ricognizione dei beni e rinnovo delle scritture... 7 TITOLO VI AUTOMEZZI ED ALTRI MEZZI DI TRASPORTO... 7 Art Gestione degli automezzi ed altri mezzi di trasporto... 7

2 TITOLO I PATRIMONIO Art. 1 - Oggetto del Regolamento Il presente Regolamento ha per oggetto la formazione e la tenuta dell inventario delle immobilizzazioni immateriali e dei beni mobili. L inventario consente in qualsiasi momento di conoscere, con riferimento alla quantità e valore, la consistenza dei beni che costituiscono il patrimonio dell Ente ed ha la finalità diretta alla conservazione e al controllo dei cespiti appartenenti al patrimonio dell Ente, mediante l attribuzione di specifiche responsabilità al consegnatario. Art. 2 - Immobilizzazioni immateriali Ai fini inventariali si considerano immobilizzazioni immateriali: brevetti, licenze (es. le licenze dei bar di cui è titolare l Università), diritti di privativa, diritti di utilizzazione di opere dell ingegno, marchi registrati ed altri assimilati, software applicativi di proprietà dell Università e software in licenza d uso salvo il caso di cui all art. 13, ossia da tutti quei beni che garantiscono la propria utilità nell arco di più esercizi ed hanno la peculiarità di non essere tangibili. Art. 3 - Beni mobili I beni mobili sono individuati ai sensi dell art. 812 del codice civile. TITOLO II CONSEGNATARIO E SUBCONSEGNATARIO Art. 4 - Compiti e responsabilità del consegnatario Il consegnatario è l agente responsabile sul quale incombe l onere relativo alla tutela dei beni a lui dati in consegna con apposito verbale. Egli ha il compito di custodire i beni ad esso consegnati, di conservarli e di usarli correttamente. Egli è personalmente responsabile di qualsiasi danno che possa derivare da sue azioni od omissioni, salvo il caso fortuito o la forza maggiore. Il consegnatario ha l obbligo di indicare i beni che vengono trasferiti dalla collocazione originaria ad un altro consegnatario. Il consegnatario è responsabile del bene preso in carico fino al momento in cui viene trasferito ad altro consegnatario o viene scaricato. Sono Consegnatari: - per l Amministrazione Centrale: il Direttore Amministrativo, i Dirigenti, i Responsabili di Ripartizione, Ufficio e Capi Servizio; - per le Presidenze di Facoltà: il Preside; - per i Centri di gestione autonoma e i Centri di supporto alla ricerca/alla didattica (Centri di Ateneo): il Direttore del Centro; - per i Centri di ricerca (Centri dipartimentali o Centri interdipartimentali): il Direttore del Dipartimento cui è affidata la gestione amministrativo-contabile; - per i Servizi Comuni: il Direttore dei Servizi Comuni; - per gli spazi comuni del Rettorato e per le foresterie: il Direttore Amministrativo; - per i bar dell Ateneo: il Direttore dei Servizi Comuni qualora il bar sia collocato in uno spazio che prevede detti servizi. In assenza dei Servizi Comuni il consegnatario è il Direttore Amministrativo 1

3 - nel caso di Strutture istituite con contributi o finanziamenti esterni all Ateneo, il consegnatario sarà individuato dai singoli provvedimenti di istituzione. Art. 5 - Compiti e responsabilità del subconsegnatario Il consegnatario, per compiti di istituto, può affidare con atto formale la tutela dei beni ad un altro dipendente dell Università, che agirà come subconsegnatario e che assume la veste di agente responsabile. Il subconsegnatario non può disporre nessun trasferimento dei beni senza l autorizzazione del consegnatario. Art. 6 - Passaggi di gestione In caso di sostituzione degli agenti responsabili, questi ultimi, entro 90 giorni dalla sostituzione, devono provvedere alla relativa consegna dei beni (previa materiale ricognizione) tramite verbale sottoscritto in contradditorio tra l agente cessante e quello subentrante. Il verbale viene redatto in triplice copia di cui una è conservata dalla struttura che inventaria e le altre due presso gli agenti responsabili, cessante e subentrante, dei beni dati e ricevuti in consegna. Decorso il termine di 90 giorni, anche in assenza di verbale, il consegnatario subentrante si considera agente responsabile dei beni. TITOLO III CARICO INVENTARIALE Art. 7 - Registrazione di carico dei beni I beni mobili sono oggetto di inventariazione nel momento in cui entrano a far parte del patrimonio dell Università a seguito di acquisto, costruzione, donazione o altro e sono inventariati sulla base di buoni di carico emessi dalla struttura competente e firmati dall agente responsabile (consegnatario). I beni mobili inventariabili dell Ateneo vengono descritti con l indicazione di tutti gli elementi idonei ad identificarli e con l indicazione del relativo valore. L inventario dei beni mobili deve contenere le seguenti indicazioni: a. la denominazione e la descrizione secondo la natura e la specie; b. la collocazione e il consegnatario; c. la categoria cui appartiene; d. il centro di responsabilità/ centro di costo; e. il tipo di carico (acquisto, omaggio, donazione, carico per trasferimento, variazioni di valore); f. il nome del fornitore, numero di fattura e data; g. il valore di acquisizione e i successivi adeguamenti e variazioni; h. la quantità; i. il numero progressivo d inventario. Il buono di carico viene emesso non prima di avere eseguito gli opportuni controlli sulla regolarità della fornitura, compreso l eventuale collaudo. Viene redatto in duplice esemplare, di cui uno è conservato presso la struttura che inventaria e l altro viene allegato alla relativa fattura. Al termine di ciascun esercizio le singole strutture, inclusa la Ripartizione Biblioteche, Archivi e Musei, dovranno procedere alla rilegatura di tutti i buoni di carico emessi in corso d anno. 2

4 Sul bene acquisito dovrà essere applicata, in luogo ben visibile (quando possibile), l etichetta inventariale. Viene attribuito un unico numero d inventario ai beni che sono formati da più componenti e accessori che costituiscono parte inscindibile del tutto; quando invece, sono composti da parti che possono essere utilizzate singolarmente (es. personal computer, monitor) a questi sono attribuiti distinti numeri di inventario. Viene attribuito un unico numero di inventario all universalità di mobili, ai sensi dell art. 816 del codice civile, attribuendo ai singoli elementi che la compongono un sottostante numero d ordine identificativo, con relativo valore. Si considera universalità di mobili anche l insieme di mobili e arredi di un locale. Le riviste e le pubblicazioni periodiche sono iscritte sotto un solo numero per ogni annata indipendentemente dal numero di fascicoli e/o volumi che le compongono e indipendentemente dalla rilegatura degli stessi. Le riviste e le pubblicazioni periodiche vanno inventariate all arrivo del primo fascicolo o numero. Le opere in più volumi (enciclopedie, trattati, collezioni librarie, ecc) e i Kit multimediali hanno tanti numeri di inventario quanti sono i volumi o i pezzi che li compongono. L iscrizione in inventario delle immobilizzazioni immateriali avviene seguendo le stesse modalità dei beni mobili. Art. 8 - Classificazione dei beni I beni mobili si classificano nelle seguenti categorie: mobili e arredi (in tale categoria rientrano anche segnaletica, scale, quadri, statue e sculture, tappeti, specchi, elettroarchivi e archivi compatti su binari, casseforti, lavagne in genere escluse quelle luminose, scaffalature); materiale bibliografico (in tale categoria rientrano anche dischi, cd, dvd, microfilms, microfiches, cassette video e audio, nastri, stampe, diapositive, fotografie, carte geografiche, disegni tecnici. Nel caso in cui il suddetto materiale venga allegato al materiale bibliografico, assumerà lo stesso numero di inventario della rivista o del libro che accompagnano); beni culturali (trattasi di beni che presentano interesse artistico, storico, archeologico, etnoantropologico, archivistico e bibliografico); strumenti tecnici, attrezzature in genere (in tale categoria vanno inclusi anche banchi e cappe da laboratorio, gruppi di continuità, lavagne luminose, proiettori, schermi per proiezione, carrelli per trasporto libri, elettrodomestici, ventilatori, termoconvettori e condizionatori portatili); macchine per ufficio (in tale categoria vanno inclusi apparecchi telefonici e segreterie telefoniche, fotocopiatrici, fax, calcolatrici, macchine per scrivere, rilegatrici); hardware e attrezzature informatiche (in tale categoria vanno inclusi computer, server, monitor, stampanti, scanner, plotter, modem, iomega zip, lettori CD, lettori ottici, lettori DVD, masterizzatori, software di base); automezzi e altri mezzi di trasporto (in tale categoria vanno inclusi anche i natanti); altri beni mobili (bandiere, borse e valigie ed altri beni che non rientrano nelle categorie sopra descritte). Le immobilizzazioni immateriali si classificano in apposita categoria. 3

5 Art. 9 - Attribuzione del valore inventariale dei beni mobili e delle immobilizzazioni immateriali I beni mobili e le immobilizzazioni immateriali sono inventariati al valore individuato in base ai criteri fissati nelle linee operative di contabilità. Art Donazioni e omaggi di beni Trattasi di beni pervenuti all Ateneo a titolo gratuito e che entrano a far parte del patrimonio dell Università. Le donazioni a differenza degli omaggi devono essere accettate dal Consiglio di Amministrazione. A titolo esemplificativo sono considerati omaggi: le pubblicazioni, i libri o altri beni mobili dati in scambio da altre Università o altri Enti; i libri consegnati in occasione di seminari e convegni; i libri regalati dai docenti dell Università di Ferrara; i beni di modico valore secondo i principi stabiliti nelle linee operative di contabilità. Art Integrazione di beni già inventariati Alle integrazioni di beni già inventariati viene attribuito lo stesso numero di inventario. Per il relativo aumento di valore si dovrà far riferimento ai criteri fissati nelle linee operative di contabilità. Art Beni culturali I beni culturali, ai sensi del Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, devono potersi identificare mediante estrapolazione dalla procedura informatica dell inventario in uso, con apposita stampa. E necessario quindi al momento dell inventariazione indicare il codice natura beni culturali. Art Beni non inventariabili Non sono oggetto di inventariazione i beni mobili e i beni immateriali il cui valore unitario sia inferiore/uguale a Euro 250,00 (I.V.A. inclusa ). Sono comunque inventariati, indipendentemente dal loro valore, i libri e le riviste ed altro materiale bibliografico, costituente parte delle biblioteche. Non sono oggetto di inventariazione i seguenti beni, a prescindere dal valore: i beni soggetti a facile consumo o deterioramento; oggetti di vetro, terracotta ed altri particolarmente fragili, senza alcun pregio o valore artistico; la componentistica interna di prodotti hardware dei personal computer quando acquistata separatamente; le parti di ricambio di beni già inventariati; i manuali d uso, guide operative, abbonamenti a quotidiani e riviste, aggiornamenti legislativi, estratti, reprints, utilizzati come strumento di lavoro degli uffici amministrativi dell Ateneo, i testi su supporto multimediale e libri per esercitazioni didattiche; le riviste e le banche dati acquisite in versione on-line; lampade e plafoniere fissate alle pareti, ai soffitti ed agli impianti di illuminazione in genere, escluse le lampade da tavolo e i lampadari di valore artistico od oggetti di pregio; tende da esterno o interno di qualunque tipo; 4

6 i beni che vengono installati in modo fisso e duraturo nelle strutture edilizie, ad esempio impianti e materiale fissato stabilmente all immobile, pareti divisorie attrezzate e non, casseforti a muro, sistemi di isolamento termico ed acustico, impianti di condizionamento e riscaldamento, elettrici, idrici, meccanici, di sicurezza. Detti beni sono considerati parti integranti degli immobili; i software in licenza d uso con canone annuale; gli estintori e le bombole; il vestiario per il personale. Art Magazzini di scorta Per i materiali di consumo non soggetti ad inventariazione, costituenti scorte, depositati e conservati in magazzini, può essere tenuta un apposita contabilità di magazzino a quantità, specie e valore. Per ogni bene sarà possibile conoscere in ogni momento la quantità in rimanenza, i movimenti di carico, i movimenti di scarico e la loro specifica destinazione. Il carico del materiale di cui sopra avviene sulla base delle ordinazioni e dei documenti di trasporto dei fornitori. Il discarico avviene col prelevamento dei beni dal magazzino e ha luogo in base alle richieste pervenute dai vari uffici. I materiali di consumo di pronto uso, che non costituiscono scorte, non devono essere registrati nella contabilità di magazzino. TITOLO IV SCARICO INVENTARIALE Art Scarico inventariale dei beni Lo scarico inventariale consiste nella cancellazione dall inventario dei beni che cessano di far parte del patrimonio dell Università liberando gli agenti consegnatari dalle connesse responsabilità. Gli scarichi inventariali vengono proposti al verificarsi delle seguenti condizioni: 1) Scarico per fuori uso o inutilizzabilità: Il bene risulta gravemente danneggiato, rotto e non più recuperabile per cause non imputabili al comportamento doloso, colposo del consegnatario. Il discarico può essere disposto anche nel caso in cui la riparazione del bene, ancorché possibile, non risulti economicamente conveniente rispetto al valore del bene medesimo. 2) Scarico per obsolescenza: Il bene risulta tecnologicamente superato e può essere destinato alla discarica oppure ceduto gratuitamente. E data facoltà al consegnatario proporre la cessione a titolo gratuito di materiale obsoleto e/o inutilizzato dall Ateneo a favore della Croce Rossa Italiana, di altri Enti benefici, umanitari o strutture di pubblica utilità, organizzazioni non lucrative di utilità sociale (ONLUS), o di istituzioni scolastiche, che ne abbiano fatto espressa richiesta. 3) Scarico per permuta o vendita: Avviene secondo quanto previsto dal Regolamento di Contabilità. 4) Scarico per furto e smarrimento: La mancanza di beni mobili per causa di furto non è ammessa al discarico se il consegnatario non produce le opportune giustificazioni e non comprova che il danno non è a lui imputabile. Il Consegnatario dovrà sporgere immediata denuncia all Autorità di Pubblica Sicurezza e farsi rilasciare il relativo verbale, dandone immediata notizia all Ufficio competente all inventariazione. 5

7 Trascorsi sei mesi dalla denuncia del furto, dovrà essere richiesto alla competente Autorità, il certificato di chiusura dell istruttoria. Si potranno quindi avviare la pratiche per il discarico inventariale allegando copia del predetto certificato. L eventuale successivo rinvenimento del bene rubato darà luogo ad una presa in carico per recupero. Qualora siano state accertate responsabilità a carico del consegnatario, lo stesso ha l obbligo di reintegro o di risarcimento dei danni. Allo stesso verrà effettuato un addebito la cui entità sarà stabilita: - per i Centri di spesa, Presidenze di facoltà e Amministrazione centrale, dal Consiglio di Amministrazione; - per i Centri di gestione autonoma, dal Consiglio della struttura stessa, tenendo conto del valore contabile, del valore inventariale e del valore attuale del bene rubato o smarrito. 5) Scarico per cause di forza maggiore In caso di distruzione, perdita di beni per cause di forza maggiore (es. incendi, allagamenti, terremoti) deve essere fornito un elenco dei beni non più reperibili o utilizzabili affinchè si possa procedere al completamento delle pratiche connesse all evento stesso (ad esempio pratiche per assicurazione). La richiesta di scarico dovrà essere corredata dalla relativa documentazione (eventuale verbale dei Vigili del fuoco, denuncia del sinistro alla compagnia di assicurazione o altro). 6) Scarico per trasferimento interno In caso di trasferimento interno è necessario seguire la procedura prevista all art. 16. Per i Centri di spesa, Presidenze di facoltà e Amministrazione centrale, lo scarico viene proposto dal consegnatario e approvato dal Direttore Amministrativo, qualora i beni abbiano un valore unitario (costo storico) inferiore/uguale a Euro 5.000,00, dal Consiglio di Amministrazione per i beni con valore superiore a Euro 5.000,00. Per i Centri di gestione autonoma lo scarico inventariale deve essere proposto dal responsabile della struttura (consegnatario) e approvato dal Consiglio della struttura stessa. Le proposte di scarico devono indicare i motivi dettagliati per cui viene richiesta la cancellazione e gli elementi necessari ad identificare il bene. Art Trasferimento di beni fra strutture interne all Ateneo I trasferimenti interni dei beni ad altra struttura dell Ateneo avvengono quando i beni, perfettamente funzionanti, non sono necessari all attività di servizio presso una struttura, ma sono utili ad un altra. Il trasferimento, qualunque ne sia il valore, viene registrato in procedura previa acquisizione della richiesta del consegnatario cedente e dell accettazione del consegnatario ricevente. Art Modalità di scarico Una volta approvato lo scarico, la struttura presso la quale risultava inventariato il bene provvederà a registrare nella procedura del patrimonio la cancellazione dall inventario, riportando gli estremi della delibera. Terminate le operazioni di scarico la struttura competente emetterà il verbale di scarico che verrà firmato dal consegnatario e allegato alla pratica. 6

8 TITOLO V CHIUSURE E RICOGNIZIONI Art Chiusura degli inventari Gli inventari sono chiusi al termine di ogni esercizio finanziario. L Ufficio Patrimonio predispone il riepilogo della situazione complessiva dei beni in base ai dati trasmessi dai singoli centri di gestione autonoma e di spesa, con l indicazione della consistenza all inizio dell esercizio, delle variazioni intervenute nel corso dell esercizio e della consistenza finale. Entro il 30 aprile dell esercizio successivo a quello cui si riferisce, il riepilogo dei beni è trasmesso alla Ragioneria per la predisposizione del rendiconto generale. L Ufficio Patrimonio provvede alla tenuta degli inventari dei beni assegnati all Amministrazione centrale. Ciascun Centro di gestione autonoma e di spesa, nonché la Ripartizione Biblioteche, Archivi e Musei, curano la tenuta dell inventario generale dei beni ad essi assegnati. Art Ricognizione dei beni e rinnovo delle scritture La ricognizione inventariale consiste nella verifica della corrispondenza tra quanto contenuto nell inventario e i beni esistenti. Qualora le registrazioni risultassero discordanti dalla situazione reale, si dovrà procedere alle necessarie rettifiche. Le rettifiche dovranno comprendere anche la presa in carico dei beni rinvenuti e non compresi nell inventario o scaricati erroneamente. Dell operazione andrà redatto un verbale sottoscritto dal consegnatario nel quale verranno riportati gli estremi delle rettifiche. Detta ricognizione dovrà essere effettuata ogni cinque anni con il conseguente aggiornamento degli inventari. Le operazioni di ricognizione inventariale dei beni sono effettuate dal personale della struttura consegnataria. TITOLO VI AUTOMEZZI ED ALTRI MEZZI DI TRASPORTO Art Gestione degli automezzi ed altri mezzi di trasporto I mezzi di trasporto soggetti a pubblica registrazione sono intestati a cura dell Amministrazione centrale all Università degli Studi di Ferrara. Tutti gli automezzi dell Ateneo devono essere contraddistinti con la scritta Università degli Studi di Ferrara. Il consegnatario è rappresentato dal responsabile dell ufficio o dall autista per l Amministrazione Centrale, dal Direttore del Centro di gestione o del Centro di spesa per le strutture decentrate. Il consegnatario dovrà individuare il personale cui assegnare i mezzi stessi che dovranno essere utilizzati esclusivamente per motivi di servizio. Il predetto personale s intende direttamente responsabile dell uso del mezzo ricevuto in consegna rispetto al suo utilizzo. Il consegnatario è responsabile della correttezza dell uso, dell eventuale utilizzo da parte di soggetti diversi, delle manutenzioni, della registrazione dei consumi e dei percorsi effettuati. Chiunque nell utilizzo degli automezzi ed altri mezzi di trasporto incorra in una infrazione del Codice della Strada che comporti una spesa pecuniaria, sarà ritenuto responsabile e dovrà farsi carico degli oneri conseguenti. 7

9 Ogni mezzo di trasporto deve essere provvisto di libro di bordo sul quale devono essere annotati dall utilizzatore: - i viaggi effettuati, data itinerario e chilometri percorsi; - i rifornimenti di carburanti e lubrificanti; - le spese per gli interventi di manutenzione e riparazione. Al Consegnatario compete il controllo, almeno semestrale, del libro di bordo e dovrà aver cura di richiedere agli uffici competenti il versamento annuale della tassa di proprietà e delle polizze assicurative, nel rispetto delle varie scadenze. Qualora il mezzo di trasporto sia affidato ad un conducente diverso dal consegnatario, questo assume il ruolo e la responsabilità di subconsegnatario, con tutte le conseguenti responsabilità. Qualora il conducente non abbia un rapporto di lavoro dipendente con l Università, egli deve essere autorizzato per iscritto dal consegnatario ad utilizzare il mezzo di trasporto. 8