Manuale videoconferenza da Postazione di Lavoro

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1 Manuale videoconferenza da Postazione di Lavoro v. 3.1

2 INDICE 1 ACCOUNT PORTALE DI VIDEOCONFERENZA Accesso al portale Registrazione COME UTILIZZARE IL CLIENT DA PC PATPHONE Installazione Pulsanti PatPhone Avvio del software patphone Chiamare un altro utente Chiamare una sala virtuale di videoconferenza COME PRENOTARE UNA SALA VIRTUALE DI VIDEOCONFERENZA Invitare altri partecipanti DOMANDE FREQUENTI Requisiti minimi Configurazione periferiche Audio e Video Altre Domande...18

3 Note introduttive Il servizio di videoconferenza è un nuovo strumento che permettere agli utenti di partecipare a delle conferenze tramite terminali di videochiamata. Gli utenti accedono a sale virtuali tramite i terminali muniti di telecamera, microfono, schermo e sono in grado di interagire grazie ad una comunicazione bidirezionale audio/video con terminali e sedi diverse fino ad un massimo di 40 partecipanti. Il presente Manuale si riferisce in particolare all'utilizzo di un software, denominato PatPhone, che permette la videochiamata da PC e all'utilizzo del portale che permette la gestione delle sale virtuali di videoconferenza. 1. Per creare un account sul portale si vede il paragrafo 1 Portale di Videoconferenza 2. Per installare e utilizzare il software Patphone si veda il paragrafo 2 Come utilizzare il client da PC PatPhone. 3. Per prenotare le sale si veda il paragrafo 3 Come prenotare una sala virtuale di videoconferenza. Nel caso si riscontrassero problemi nell'utilizzo del servizio: Per le utenze della Provincia Autonama di Trento si prega di contattare il servizio di assistenza CSD di Informatica Trentina al numero verde Per le utenze degli altri enti si prega di contattare il servizio di assistenza CSD di Informatica Trentina al numero verde Il presente manuale può subire delle variazioni, la versione aggiornata del manuale è sempre consultabile tramite il portale Pag. 1

4 1 ACCOUNT PORTALE DI VIDEOCONFERENZA 1.1 ACCESSO AL PORTALE Per effettuare il login al portale di prenotazione è sufficiente raggiungere tramite il browser l'indirizzo: Verrà chiesto di inserire username e password. Se è la prima volta che si accede al servizio si deve compilare il modulo di registrazione on-line. Il sistema verifica tramite l' l'identità dell'utente e assegna una username e password composta da nome.cognome.ente (es: mario.rossi.pat), per utenti non registrati verrà creato un utente denominato guest, nome.cognome.guest. Pag. 2

5 1.1.1 Registrazione Se è la prima volta che si accede al servizio si deve compilare il modulo di registrazione on-line. Inserendo Nome, Cognome, Indirizzo mail e numero telefonico. E' obbligatorio accettare le condizioni del servizio mentre si può scegliere se il proprio nome venga visualizzato nella rubrica condivisa. Premere il tasto 'Invia'. Se la procedura si svolge in maniera corretta riceverete una prima mail di richiesta di conferma e completazione della registrazione. Mario Rossi, benvenuto nel servizio di videoconferenza della Provincia di Trento. Per completare la tua registrazione utilizza il link: h ttp://videoconferenza.provincia.tn.it/signup/activate? DFD888BA244A42B9B739C66B1F201D50 Grazie E di seguito una mail contenente le credenziali di accesso: username e password. Mario Rossi, benvenuto nel servizio di videoconferenza della Provincia di Trento. il suo account è stato attivato con questi estremi: username: mario.rossi.pat password: 2404 L'applicazione è disponibile a questo indirizzo: h ttp://videoconferenza.provincia.tn.it/ Grazie Pag. 3

6 2 COME UTILIZZARE IL CLIENT DA PC PATPHONE Il client PatPhone è un software OpenSource, rilasciato sotto licenza GPLv2, che permette di realizzare delle videochiamate tramite un PC munito di webcam e microfono. 2.1 INSTALLAZIONE 1. Per installare il software è necessario scaricare il file di installazione che è disponibile sul portale nel menu 'Manualistica PC Client' 'File Installazione PatPhone'. 2. Dopo aver cliccato verrà richiesto se eseguire il file. Premere su 'Esegui'. Pag. 4

7 3. Compare un avviso di protezione che richiede la conferma. Premere 'Esegui'. 4. Viene richiesto di selezionare la lingua di installazione, lasciare italiano e premere 'OK'. 5. Appare la schermata di inizio installazione premere 'Avanti'. Pag. 5

8 6. Accettare la licenza di distribuzione del software e premere 'Avanti'. 7. Selezionare la cartella di destinazione, si consiglia di lasciare le impostazioni automatiche, premere 'Avanti'. Pag. 6

9 8. Selezionare la voce nel menu Start, si consiglia di lasciare l'impostazione automatica PatPhone, premere 'Avanti'. 9. Selezionare la Tab se si desidera creare un icona sul desktop, premere 'Avanti'. Pag. 7

10 10. Confermare il processo di installazione premendo su 'Installa'. 11. Quando l'installazione è completata viene richiesto se si vuole avviare l'applicativo. Premere Fine. Pag. 8

11 2.2 PULSANTI PATPHONE Di seguito sono elencati i pulsanti dell'interfaccia del software PatPhone, i paragrafi successi fanno riferimento alla seguente descrizione. 1. Finestra Indirizzo Sip o numero 2. Pulsante avvia chiamata 3. Pulsante termina chiamata 4. Tastierino numerico 5. Tasto mute microfono 6. Tasto Rubrica 7. Selettore velocità connessione internet 8. Barra stato della connessione. Pag. 9

12 2.3 AVVIO DEL SOFTWARE PATPHONE 1. Premere il pulsante Start di Windows, selezionare tra tutti i programmi PatPhone e cliccare sulla icona di PatPhone. 2. Al primo avvio viene richiesto di inserire le proprie credenziali di accesso. Le credenziali sono le stesse per l'accesso al portale. Cliccare sulla opzione 'Login Automatico' per effettuare la registrazione automatica al successivo avvio. Imposta la velocità della connessione in base al tipo di collegamento del proprio ufficio. In caso di dubbio selezionare 'ADSL'. Premere il pulsante 'Connetti'. Pag. 10

13 3. Se le credenziali sono accettate e la connessione internet abilitata nella 'Barra dello stato della connessione' (8) apparirà il messaggio di avvenuta registrazione: Registrazione su sip:vp.provincia.tn.it attiva. 2.4 CHIAMARE UN ALTRO UTENTE Per chiamare un altro utente è sufficiente digitare nella finestra 'Indirizzo sip o numero' (1) lo username dell'utente da contattare (es: mario.rossi.pat) e premere il 'Pulsante avvio chiamata' (2). E' possibile consultare la rubrica, premendo il tasto 'Rubrica' (6). Si aprirà il portale della videoconferenza, selezionando dal menu 'Rubrica' saranno visualizzati gli utenti che hanno dato il consenso dio apparire nella rubrica del portale. L'icona a sinistra di ciascun nome evidenzia lo stato dell'utente, se verde significa che l'utente è raggiungibile ed è sufficiente cliccare sull'icona verde per attivare la videochiamata in automatico. Se l'avvio automatico non dovesse funzionare è sufficente copiare il campo 'username' nella finestra 'Indirizzo sip o numero' (1) e premere il 'Pulsante avvio chiamata' (2). Pag. 11

14 La rubrica permette anche di effettuare tramite il campo 'Cerca' una ricerca per nome o cognome. Pag. 12

15 2.5 CHIAMARE UNA SALA VIRTUALE DI VIDEOCONFERENZA 1. Ogni sala virtuale di videoconferenza è identificata da una numerazione a 5 cifre: 88xxx. Per accedere ad una sala virtuale oltre al numero è necessario conoscere il PIN di accesso. Per sapere come effettuare una prenotazione si veda il capitolo 3. Altrimenti se siete stati invitati e siete in possesso del numero della sala e del PIN passate al punto Digitare nella finestra 'Indirizzo sip o numero' il numero a 5 cifre della sala virtuale e premere il 'Pulsante avvia chiamata'. 3. Appare una finestra dove viene richiesto di inserire il PIN, tramite il tastierino (4) del PatPhone inserire il PIN di accesso seguito dal tasto cancelletto (#). 4. Nel caso la videoconversazione avvenga tra tre o piu utenti si consiglia di utilizzare il pulsante mute (5) per chiudere il microfono quando non si parla. Microfono Aperto Microfono Chiuso Pag. 13

16 3 COME PRENOTARE UNA SALA VIRTUALE DI VIDEOCONFERENZA Eseguito il login è possibile da parte dell'utente prenotare una sala di videoconferenza tramite il pulsante 'Prenota' dal menu 'Gestione Sale'. Viene richiesto di inserire la data, l'ora di inizio e l'ora di fine, il numero di partecipanti e un titolo. Premendo il pulsanrte 'Salva' verrà inviata una di conferma contenente i dati utili per l'utilizzo della sala come numero e codice di accesso. Il codice di accesso viene generato ad ogni prenotazione. Premendo il pulsante 'Visualizza' dal menu 'Gestione Sale' vengono stampate a video tutte le prenotazioni effettuate e vi è la possibilità di cancellare una prenotazione. Inoltre premendo su una prenotazione appare un finestra di dettaglio riportante le informazioni inviate nella . Pag. 14

17 3.1 INVITARE ALTRI PARTECIPANTI Affinche gli altri partecipanti possano accedere alla sala virtuale sarà necessario inoltrare l' ricevuta a tutti i partecipanti o comunicargli i dati essenziali. E' possibile inviare l' di invito direttamente dal portale selezionando la riunione e premendo il pulsante 'Invita Partecipanti' Nel campo è sufficiente aggiungere il destinatario, con il pulsante 'Inserisci' aggiungerlo alla lista e con il pulsante 'Spedisci ' inviare l'invito. Pag. 15

18 4 DOMANDE FREQUENTI 4.1 REQUISITI MINIMI Prerequisiti del servizio sono: 1. Requisiti minimi del sistema operativo e dell HW della postazione di lavoro su cui viene installato la componente applicativa client: Microsoft Windows XP SP2, 1 Gb di Ram, 100M di spazio libero; è richiesto il profilo amministratore per l'attività di installazione della componente applicativa client PatPhone sulla postazione di lavoro; 2. La disponibilità dei dispositivi tecnologici a supporto (webcam, cuffie e microfono) per ogni postazione di lavoro; 3. La banda disponibile sul collegamento geografico della sede utente di almeno 256Kbit/s upload e 512Kbit/s download; 4. Requisiti di sicurezza: è richiesta l'apertura delle porte in uscita UDP 5060 e del range UDP sul firewall; analoghe impostazioni dovranno essere impostate su prodotti di firewalling personale installate sulla postazione di lavoro; Pag. 16

19 4.2 CONFIGURAZIONE PERIFERICHE AUDIO E VIDEO Non sento l'audio o gli altri non sentono la mia voce. Verificare il funzionamento delle periferiche audio e video. Verificare che siano stati selezionati i dispositivi corretti in PatPhone Preferenze Impostazioni Multimediali. Si noti che spesso i PC moderni sono muniti di più di un dispositivo audio e spesso sono installati software aggiunti per la gestione delle periferiche audio/video che variano da caso a caso. Non viene visualizzato il video. Verificare il funzionamento delle periferiche audio e video. Verificare che siano stati selezionati i dispositivi corretti in PatPhone Preferenze Impostazioni Multimediali. Si noti che spesso i PC moderni sono muniti di più di un dispositivo audio e spesso sono installati software aggiunti per la gestione delle periferiche audio/video che variano da caso a caso. Pag. 17

20 4.3 ALTRE DOMANDE Non riesco a instaurare una videochiamata Verificare che l'icona affianco del proprio nome nella pagina della rubrica sia verde; Verificare che le credenziali utilizzate siano corrette; Verificare che dalla propria rete sia raggiungibile l'indirizzo: vp.provincia.tn.it; Verificare che la porta 5060 UDP non sia bloccata dal proprio firewall; Verificare che il problema non sia circoscritto ad un solo utente; Verificare che il firewall non blocchi il traffico. Pag. 18

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