MANUALE OPERATIVO GESTIONE CESPITI. Ver. 1.0 di Filippo Gualdi

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1 MANUALE OPERATIVO GESTIONE CESPITI Ver. 1.0 di Filippo Gualdi 1

2 ARGOMENTI DI COSA PARLIAMO... 3 ANAGRAFICA... 4 ALIENAZIONE TRASFERIMENTO Da un Centro di Costo ad un altro Centro di Costo Da un Cespite ad un altro Cespite Da una Società ad un'altra Società CALCOLO DELL AMMORTAMENTO REPORTISTICA Libro Cespiti Acquisiti Alienati Dettaglio Ammortamenti per Categoria/Anno Scarico dati Cespiti su Excel

3 DI COSA PARLIAMO L espressione Cespite è utilizzata per indicare i beni acquistati dall impresa per essere impiegati nel processo produttivo nell arco di più esercizi. I Cespiti sono dunque i beni strumentali dell impresa: quei beni che permangono al suo interno per lunghi periodi di tempo. Per questo motivo questi ultimi rappresentano delle immobilizzazioni a tutti gli effetti (iscritti nell attivo dello Stato Patrimoniale ) sotto il profilo della destinazione economica. Esempio di cespiti sono i macchinari, gli impianti, gli automezzi, i computer, gli immobili, diritti di brevetto, software, ecc. Il costo di tali beni non è interamente deducibile nell esercizio (almeno che non si tratti di beni con valore d acquisto inferiore a 516 euro) in cui vengono acquisiti, ma la deduzione va spalmata nel tempo secondo quanto previsto da tabelle ministeriali. La procedura utilizzata per ripartire il costo del cespite prende il nome di Ammortamento. Le società hanno l obbligo della tenuta del Libro Cespiti. Nella sua forma classica, il registro si compone di tante schede quanti sono i cespiti acquistati. Ogni scheda è pertanto intestata ad un cespite e riporta tutti i movimenti che, nel corso del tempo, hanno interessato quel bene: dall acquisto, all ammortamento, alla sua alienazione. Il seguente manuale ha l obiettivo di fornire all utente tutte le informazioni necessario al fine di utilizzare al meglio il modulo CESPITI in Super Strike. 3

4 ANAGRAFICA L anagrafica Cespite, permettetemi il termine è di vitale importanza. Tutto parte da questa applicazione. Consiglio a chi ne farà utilizzo di fare molta attenzione nella gestione della suddetta e di seguire attentamente le istruzione che verranno di seguito riportate. Come accedervi: Una volta loggati in Super Strike fare click su Cespiti e nel menu a tendina su Gestione Cespiti. 4

5 Quando viene acquistato un cespite bisogna obbligatoriamente codificarlo in Anagrafica. Come già accennatovi in precedenza tutte le informazioni ( descrizione, centro di costo di appartenenza, gruppo, sottogruppo ecc ) relative al cespite dovranno essere inserite nella seguente videata. Il campo Matricola rappresenta un codice numerico di 9 caratteri ed ha la funzione di chiave identificatrice del bene. Quest ultimo viene assegnato in automatico dal sistema in sede di inserimento in base al gruppo selezionato. Ora procedete con la compilazione dei seguenti campi obbligatori: Descrizione: ad esempio Fiat Punto impianto a gas targa DV 478 WD. La descrizione deve corrispondere alle caratteristiche del bene di cui avete necessità di aprire l anagrafica (la descrizione può essere reperita dalla fattura di acquisto/conferma d ordine). Consiglio nel caso di auto o macchinari di 5

6 aggiungere eventuale targa o numero di serie, vi aiuteranno in un eventuale ricerca. Gruppo (GR): Codice numerico a due caratteri ha la funzione specifica di identificare la tipologia di cespite che andremo ad inserire. Aprire il menu a tendina e scegliare la tipologia di appartenenza. 6

7 In questo caso specifico abbiamo scegliamo il gruppo 20. Il Gruppo è molto importante in quanto ad esso sono agganciate le percentuali di ammortamento che verranno assegnate automaticamente al nuovo cespite. Sottogruppo (SGR): codice numerico a quattro caratteri. Trattasi di una specifica ulteriore del Gruppo. Può anche essere chiamata sottocategoria. In CMC permette la gestione dei noleggi (Costi figurativi) da addebitare sulle singole commesse. 7

8 Valuta (eur): Valuta monetaria di acquisizione del bene Unità di misura (UDM): Unità di misura del bene. Valore di default (nr) Commessa/Centro di Costo (Comm/CDC): sicuramente uno dei campi più importanti al quale fare molta attenzione nel compilarlo. Trattasi del Centro di Costo o Commessa dove fisicamente il bene è dislocato. In Contabilità Industriale indica su quale cdc verranno imputate le quote di ammortamento. Tutto questo al fine di sapere quanto mi è costato quel distinto bene su una specifica commessa. Come per tutti i campi sopra elencati posizionarsi su CDC e aprire il menu a tendina. Data da: data dalla quale il cespite è in quel cdc/commessa. Tale data corrisponde normalmente con la data di acquisto (data fattura). Piano di ammortamento (pda): Dal menu a tendina possibile scegliere : FI (fiscale) o GE (Gestionale). Nel primo caso, con FI andremo a dire al sistema che gli ammortamenti che andremo a lanciare in seguito saranno di natura 8

9 fiscale (andranno iscritti in bilancio). Con GE possiamo gestire un contabilità cespiti parallela a quella fiscale (ad esempio per fare delle simulazioni). Categoria: Campo codificato automaticamente dal sistema in quanto agganciato al gruppo. A ciascun gruppo appartengono delle categorie che a sua volta vanno a reperire in automatico le percentuali di ammortamento definite nelle tabelle ministeriali. Data da: data di appartenenza a quella categoria. Di norma corrisponde con la data del Cdc/Commessa. Una volta verificata la correttezza dei valori inseriti nei campi sopra indicati cliccate su nuovo singolo. Come potete notare la videata che verrà visualizzata riporta la matricola (assegnata automaticamente dal sistema), descrizione, e data di acquisizione. 9

10 Ora procedete alla compilazione dei seguenti campi: Anno di Costruzione: Anno di costruzione del Cespite (desunto da fattura) Natura: aprendo il menu a tendina è possibile dire se si tratta di un bene materiale (autovettura, macchinari, ect.) o immateriale (software, avviamento, brevetti, etc,). Il valore di default è 0 (bene materiale). Causale Inserimento: trattasi di un campo descrittivo dove si specifica il tipo di acquisizione del cespite: Nuovo,usato,conferimento interno, Leasing, etc. Unità di misura /quantità: L unità di misura deriva dalla prima videata di inserimento mentre la quantità si rileva utile qualora vengono acquisiti beni che non possono scissi singolarmente. Ad esempio se compriamo chiodi non andremo a cespitarli singolarmente bensì codificheremo una matricola unica gestita a quantità. Contratto: qualora il bene da inserire in anagrafica sia oggetto di locazione finanziaria (Leasing) dovremmo indicare il numero di contratto. 10

11 Fornitore: Aprire il menu a tendina e scegliere il Fornitore del bene in oggetto. Consiglio vivamente di valorizzarlo sempre in quanto utile ai fini della reportistica o di un eventuale quadratura fra contabilità generale e mondo cespiti. Valore a nuovo: Trattasi del valore di acquisto del bene (imponibile da fattura). Rappresenta il Costo Storico del bene sul quale applicare le percentuali per il calcolo dell ammortamento. Piano di ammortamento (Pda): Fiscale o Gestionale, scegliere dal menu a tendina. Tipo: Abbiamo la possibilità di dire in sede di codifica del cespite se quest ultimo sia ammortizzabile oppure no. I valori utilizzati sono 1 : ammortizzabile, 2 non ammortizzabile. Data inizio ammortamento: per default il sistema assegna come data l 1/1 dell anno di acquisizione. E possibile intervenire manualmente per assegnare una data diversa (ad es. se acquistiamo un bene nel mese di novembre la 11

12 legge ci permette di ammortizzarlo anche solo per 2 mesi) ma queste sono decisioni che vengono prese dalla dirigenza soprattutto in sede di chiusura di bilancio. Costo di origine: inserire il valore di acquisto del bene. Il pulsante S ha la funzione di Sospendere l ammortamento del bene per un lasso di tempo definito. Supponiamo che un bene di nostra proprietà per un semestre od un anno non sia entrato nel processo produttivo dell azienda o non utilizzato; con questa funzione possiamo definire un range di date dicendo al sistema in sede di calcolo dell ammortamento di non eseguirlo per quello specifico intervallo di date. Come già enunciato la legge mi permette di ammortizzare un bene anche solo per il periodo effettivo di utilizzo. 12

13 Compilate i seguenti campi: P.D.A Esercizio Data inizio Sospensione Data fine Sospensione Il tasto Dati origine mi permette di aggiungere ulteriori informazioni relative all acquisto del bene. 13

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15 Come ad esempio: numero partita, estremi della fattura. Consiglio a tutti gli utenti di valorizzare questi campi in quanto ci saranno utili nella reportistica e per un eventuale quadratura con la contabilità generale. Con il tasto Dati Ammortamento si accede ad una videata che fornisce informazioni specifiche sul singolo cespite quali: Costo Storico, Fondo ammortamento, Quota di ammortamento, percentuale di ammortamento, valore residuo. La seguente videata è di sola consultazione. I dati inseriti per la creazione di un anagrafica cespite sono sufficienti. A questo punto non resta altro che salvare utilizzando il tasto Ora il record è stato aggiunto. Qualora su quel bene vengano fatte migliorie (manutenzione straordinaria) o vengano acquistate parti integranti, non occorre 15

16 aprirne un altro. In termine tecnici si crea un : SUB, mantenendo lo stesso numero di matricola del cespite Padre. Come procedere: interrogare il cespite principale cliccando sempre su Gestione Cespiti, cliccare sul tasto Ricerca e Sintesi e procedere alla ricerca. A questo punto cliccare su nuovo singolo e procedere come descritto nei paragrafi precedenti. ALIENAZIONE Con l alienazione la procedura mi permette di dismettere un cespite. L alienazione avviene per vendita del bene ad un terzo. 16

17 Questa procedura non solo ha la funzione sopra descritta ma consente di eliminare il cespite anche per motivi che esulano dalla vendita, per esempio: furto, rottamazione (temi che affronteremo in seguito). Cliccare su Gestione Cespiti Interrogate il record che volete dismettere (sia per vendita, furto, rottamazione), ora su Dettagli. 17

18 Poi su ALIENA. Si aprirà un ulteriore finestra. 18

19 Ora valorizzate i seguenti campi TERZI : Valorizzate il campo se si tratta di una vendita a terzi (con fattura), aprendo il menu a tendina avrete la possibilità di cercare il soggetto. CAUSALE ALIENAZIONE, scegliete fra : vendita, rottamazione, furto ecc. In questo specifico caso sceglieremo il valore 2 (vendita a terzi). 19

20 Data Alienazione. Trattasi in questo caso della data in cui è stata effettuate la vendita del bene (oppure la data in cui è stato smarrito o rubato ecc.). In caso di vendita a terzi la data corrisponderà con quella della fattura. Sempre nel caso di Vendita terzi potete agganciare al cespite anche i dettagli della partita (visualizzabili aprendo il menu a tendina) 20

21 Valore di vendita: trattasi del valore di vendita del bene (es. imponibile fattura). Se si tratta di un furto o smarrimento il valore deve essere 0. 21

22 Cliccate su Avanti. Comparirà una nuova videata con i dettagli dell alienazione evidenziando eventuali plusvalenze/minusvalenze. 22

23 L alienazione è conclusa. Cliccare su Fine e poi il pulsante salva TRASFERIMENTO La procedura di Trasferimento mi permette di spostare fisicamente un cespite da una commessa ad un'altra, da un cespite ad un altro cespite o da una società del gruppo ad un'altra. Esaminiamo il primo caso (il più semplice). Un bene che attualmente si trova su una commessa ad esempio: (magazzino cmc) viene trasferito su di un altro centro di costo. La motivazione principale di questo passaggio sta nel fatto che vogliamo imputare i costi del cespite su una commessa specifica. Da un Centro di Costo ad un altro Centro di Costo Come procedere: Per prima cosa interrogare la matricola oggetto di trasferimento. Sempre in Gestione Cespiti cliccare su Ricerca e Sintesi posizionarsi dul campo Comm./CDC. Selezionata la matricola 23

24 Valorizzare il campo con il nuovo CDC e spostarsi su Data da. Assegniamo cosi al nuovo centro di costo una data di inizio validità. Da quella data il bene fa parte di quella commessa. 24

25 Non dimenticatevi dei campi: pda, cat, data da. Sono obbligatori. Da un Cespite ad un altro Cespite Questo tipo di trasferimento accade di rado. Lo si utilizza ad esempio quando una matricola aperta erroneamente come singolo doveva essere creata come sub. Esempio: a libro cespite abbiamo un autovettura, su questa auto vengono fatte delle migliorie (manutenzione straordinaria), che vengono cespitate a parte. Tali migliorie incrementano il valore dell auto e di conseguenza dovevano essere andare a sub. Come procedere, cliccate su Trasf. Glob a Glob. 25

26 Si aprirà le seguente videata. 26

27 Valorizzate la matricola di destinazione (campo: esistente) e la data da cui ha effetto il trasferimento. Ora cliccate su fine ricordandovi di salvare. Da una Società ad un'altra Società Un Cespite può essere trasferito da una Società del gruppo ad un'altra. Facciamo un esempio: un bene presente nel magazzino di CMC dovrà essere impiegato in cantiere del Laos (branch). Il bene dovrà non solo essere fisicamente trasferito ma essere codificato a libro cespite in un'altra unità organizzativa (es. Laos) mantenendo tutte le informazioni di origine (numero di matricola, descrizione, categoria, ect.) fatta eccezione del Centro di Costo naturalmente. Come procedere: L operazione si suddivide in due fasi. La prima ha la funzione di scaricare il cespite dall unità organizzativa di origine, al contrario la seconda di caricare il cespite nella società di destinazione. Nel modulo Cespiti cliccate su Trasferimento fra branch. 27

28 Si aprirà la seguente videata: 28

29 Compilate i campi: Matricola: digitare la matricola da trasferire. Data di trasferimento: la data in cui viene trasferito il cespite (rappresenta la data fino alla quale il cespite è rimasto alla società di origine, nella società di appartenenza verrà calcolato l ammortamento fino a quella data). Codice Società: Codice della società di destinazione Multivaluta/Cambi storici: specificare se la società di destinazione ha una contabilità in multi valuta o cambi storici. Converti valuta origine alla data: indicare valuta, e data cambio. La data corrisponde con quella della Nota Debito interna emessa a fronte del trasferimento. Cliccate su ok, un messaggio vi avvertirà che il trasferimento (scarico) è avvenuto con successo. A questo punto nella società destinazione entrare nel modulo cespite e cliccate su Caricamento fra branch. 29

30 Nella videata che seguirà valorizzate solo il campo CDC (commessa/centro di costo) e cliccate su OK. 30

31 Il caricamento è concluso. CALCOLO DELL AMMORTAMENTO L ammortamento è un procedimento economico-contabile avente per oggetto i beni a fecondità ripetuta, ossia quei beni strumentali che cedono la loro utilità economica in più esercizi. Attraverso l'ammortamento, quindi, il costo pluriennale di tali beni viene ripartito in più esercizi in funzione della loro durata economica. Infatti, quando un'azienda acquista un bene destinato a essere utilizzato per più anni, ad esempio un macchinario, il relativo costo sostenuto viene ripartito in funzione del numero di anni per l'acquisto in tante quote quanti sono gli esercizi nei quali il macchinario sarà presumibilmente impiegato. Se così non fosse il costo verrebbe imputato interamente nell'esercizio in cui viene acquistato disattendendo il principio della competenza economica dei componenti reddituali. La procedura dell'ammortamento è prescritta dal Codice Civile (art c.c.) ai fini della redazione del bilancio d'esercizio. Altra cosa è l'ammortamento dettato dal legislatore fiscale, il quale si applica in sede di determinazione della base imponibile ai fini della liquidazione delle imposte. In Super Strike procedere come segue. Cliccate su Calcolo Ammortamento. 31

32 Accederete alla seguente videata: 32

33 Compilate: Piano di ammortamento Esercizio: inserire l anno di riferimento per il calcolo di ammortamento Data fine calcolo: inserire la data di fine calcolo, ad esempio: 31/12/2009. Data di acquisto: facoltativo. Volendo possono essere fatti degli ammortamenti solo per alcuni cespiti acquisiti in un dato periodo. Centro di costo: anche in questo caso posso lanciare ammortamenti solo per alcuni centri di costo I campi a seguire compreso Centro di Costo non sono altro che dei filtri (poco utilizzati) per eseguire ammortamenti mirati. In Super Strike il calcolo dell ammortamento ha solo la funzione specifica di aggiornare gli archivi (anagrafica, libro cespiti). Evidenziando per ciascun bene la quota dell anno ed il relativo incremento del fondo ammortamento. Le scritture contabili devono essere eseguite manualmente. L ammortamento può essere lanciato n volte a qualsiasi data (naturalmente dell anno in corso). Gli ammortamenti possono essere di diversa natura. A seconda dell'oggetto dell'ammortamento si distingue in: 1) Immobilizzazioni materiali: insieme di tutti i fattori produttivi ad utilità pluriennale fisicamente tangibili (ad esempio, fabbricati, macchinari, impianti, automezzi, attrezzature industriali e commerciali, computer, mobili d'ufficio ecc.); 2) Immobilizzazioni immateriali: insieme di tutti i fattori produttivi ad utilità pluriennale non fisicamente tangibili (ad esempio, brevetti e marchi, diritti di utilizzo di opere dell'ingegno, concessioni governative, costi di ricerca & sviluppo, costi di pubblicità ecc.). Tali beni e servizi vengono acquistati o prodotti in economia dall'impresa in un determinato esercizio, ma vengono usati in più esercizi. 33

34 Solitamente, nella prassi, per le immobilizzazioni materiali si applica il cosiddetto "metodo indiretto", che fa uso del fondo ammortamento; per le immobilizzazioni immateriali si applica il "metodo diretto", che consiste nel portare direttamente in deduzione dal costo storico del bene pluriennale le quote d'ammortamento. Accenno alle scritture contabili: Le scritture contabili legate all'ammortamento secondo il "metodo indiretto" sono le seguenti: 1 - acquisto di un bene a utilizzo pluriennale (supponiamo un macchinario che costa 100) Debiti verso fornitori Imputazione della quota di ammortamento (supponiamo il 20%) all'esercizio: Ammortamento Fondo Ammortamento Macchinari Per conoscere il valore residuo del macchinario basta fare una semplice sottrazione: Macchinari F.do Amm. Macchinari 20 Valore residuo 80 Le scritture contabili legate all'ammortamento secondo il "metodo diretto" sono le seguenti: 1 - acquisto di un bene a utilizzo pluriennale (supponiamo un brevetto del valore di 250) Debiti verso fornitori Imputazione della quota di ammortamento (supponiamo il 20%) all'esercizio: Ammortamento Brevetti 50 34

35 3 - Per conoscere il valore residuo del brevetto basta controllare il saldo del mastrino "Brevetti". REPORTISTICA Cliccate su Stampe fiscali : Verranno evidenziate una serie di stampe le cui utilità verranno spiegate nel prosieguo del capitolo. Libro Cespiti Libro Cespiti: come già accennato precedentemente le società hanno l obbligo della tenuta del Libro Cespiti. Nella sua forma classica, il registro si compone di tante schede quanti sono i cespiti acquistati. Ogni scheda è pertanto intestata ad un cespite e riporta tutti i movimenti che, nel corso del tempo, hanno interessato quel bene: dall acquisto, all ammortamento, alla sua alienazione. Il libro cespiti ammortizzabili ha come termine legale per l'annotazione la data di presentazione della dichiarazione dei redditi. Per i contribuenti con periodo 35

36 d'imposta coincidente con l'anno solare e che presentano la dichiarazione telematicamente tale scadenza viene dunque a trovarsi oggi, 30 settembre 2009, data entro la quale dovranno essere annotati acquisti, dismissioni ed ammortamenti relativi al Cliccate su Libro Cespiti. Valorizzate: Esercizio Periodo di fine stampa (DIC) Piano di ammortamento Volendo potete valorizzare anche gli altri campi (cosa che sconsiglio) per lanciare un libro cespiti filtrato. Di solito quando lo si lancia a fine anno lo si fa per tutti i beni posseduti dall azienda. 36

37 La stampa può essere lanciata in modalità di prova o definitiva (di fine anno). Acquisiti Cliccate su Acquisiti, verrà mostrata la seguente videata. Questa stampa ha lo scopo di visualizzare i cespiti acquisiti in determinato periodo di tempo. In questo caso i filtri ( categoria, gruppo, causale di acquisizione, ecc) sono molto utili soprattutto quando occorrerà fare le quadrature fra contabilità generale e cespiti. Se tutto è stato contabilizzato correttamente il totale della stampa in oggetto deve quadrare con i movimenti dare dei conti cespiti. La stampa può essere lanciata per categoria o fornitore. Nel primo caso i cespiti verranno raggruppati per categoria di appartenenza nel secondo caso per fornitore (ragione sociale). 37

38 Alienati Cliccate su Alienazioni. E una stampa identica a quella sopra descritta, solo che in questo caso vengono evidenziati i beni alienati (posso utilizzare gli stessi filtri). Anche quest ultima è utile ai fine delle quadrature. Se tutto è stato contabilizzato correttamente il totale della stampa in oggetto deve quadrare con i movimenti avere dei conti cespiti. Dettaglio Ammortamenti per Categoria/Anno Cliccate su Dettaglio Ammortamenti per Categoria/Anno. 38

39 Questa stampa evidenzia dettagliatamente per ciascun cespite operativo informazioni quali: costo d acquisto (costo storico), quota ammortamento dell anno, fondo ammortamento (accumulato), valore residuo. Come le stampe di cui sopra anche quest ultima può filtrata per categoria, causale di acquisizione, ect. Scarico dati Cespiti su Excel Le stampe Cespiti Acquisiti/Alienati e l inventario posso essere esportate su file di excel. Come procedere: cliccate su Scarico dati Cespiti su Excel. 39

40 Scegliete fra: Cespiti Acquisiti, Cespiti Alienati, Inventario per gruppo/sottogruppo. I campi da compilare sono esattamente gli stessi delle omonime stampe in pdf l unica differenza è che dovrete compilare il nome del file di testo che andremo a generare. Ricordarsi sempre di dare l estensione al file (.txt) 40

41 Una volta generato, tramite excel aprite il file di testo apportando le eventuali opportune modifiche. 41