PROGETTO: RIORGANIZZAZIONE LOGISTICO-PRODUTTIVA DEI PROCESSI POST-RACCOLTA IN ORTICOLTURA

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1 PROGETTO: RIORGANIZZAZIONE LOGISTICO-PRODUTTIVA DEI PROCESSI POST-RACCOLTA IN ORTICOLTURA 1 Introduzione In questo documento si descrive il sistema informatico realizzato dalla SAN LIDANO. agr., finalizzato alla gestione dei dati e delle informazioni lungo la propria filiera produttiva. Il progetto ha usufruito dell utilizzo del cofinanziamento messo a disposizione dal «Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale: l Europa investe nelle zone rurali», Misura 124 Programma Sviluppo Rurale Regione Lazio. In virtù di tale cofinanziamento pubblico, viene data la possibilità ad altre aziende del settore agroalimentare vegetale interessate, di poter approfondire i concetti su cui il sistema è stato progettato e realizzato, mediante: a) esame del presente documento che contiene, fase per fase, i passi che hanno portato alla sua progettazione e realizzazione, b) l utilizzo di uno spazio guest per la gestione dei propri dati, formulando una specifica richiesta alla mail: gbarchi@crpv.it. N.B.: Lungo il documento, diverse categorie di dati presenti nelle schermate esemplificative sono state oscurate per garantire la riservatezza su dati sensibili. 2 Obiettivi raggiunti e benefici Il progetto ha portato alla ridefinizione dei processi logistico-produttivi che si realizzano nello stabilimento di Sezze Scalo (LT), adottando una nuova organizzazione che prende spunto da un preciso concetto organizzativo definito Lean e che prevede anche l utilizzo di sistemi informatizzati per la gestione e rilevazione di dati. I benefici che si sono raggiunti sono rappresentati dalla concreta possibilità di poter seguire i desiderata del cliente finale che, seppure in un periodo di forte contrazione economica e dei consumi, stanno comunque evolvendo qualitativamente verso il consumo di insalate pronte ed altre produzioni di IV gamma. Inoltre la riorganizzazione logistico-produttiva potrà portare ad ottenere quel grado di flessibilità necessaria a meglio seguire gli ordini dei clienti e, quindi ridurre notevolmente il pagamento di penalità, causate da ordini completamente o parzialmente inevasi e consegne ritardate presso le piattaforme distributive. 1

2 3 Dettagli tecnici Al fine di dettagliare le attività / azioni realizzate di progetto, dei risultati ottenuti e dei prodotti intermedi e finali ottenuti, il presente documento è suddiviso nelle medesime fasi di lavoro definite in sede progettuale: FASE 1: Analisi preliminare FASE 2: Elaborazione dati FASE 3: Progettazione e realizzazione del sistema informatico FASE 4: Collaudo del sistema FASE 5: Training 3.1 Analisi preliminare: metodologia Essendo lo scopo del progetto quello di pervenire ad una riorganizzazione logistico-produttiva dei processi post-raccolta, l attività di analisi si è fondata sulla rilevazione dei dati e delle informazioni che attualmente sono gestite presso lo stabilimento, in tutte le fasi di produzione, dal conferimento da parte delle aziende agricole, fino alla spedizione del prodotto finito verso i clienti. Una competenza informatica ed una agronomica si sono quindi recati presso la struttura per effettuare le opportune interviste ai responsabili di produzione, nonché per prendere visione delle maschere di inserimento e gestione dati. In prima battuta si è considerato il diagramma di flusso della produzione, sia di I che di IV gamma al fine di avere una visione complessiva delle attività svolte. Per ognuna delle fasi di lavoro, sono stati i flussi informativi, cioè quell insieme di registrazioni effettuate mediante sistemi informatici o cartacei, attualmente utilizzati presso lo stabilimento. Così, sulla base di quanto è stato rilevato in fase di analisi, è stata svolta la fase successiva di riorganizzazione in chiave Lean dei processi logistico-produttivi, nonché dei sistemi di registrazione da riadattare. 2

3 4 Progettazione, realizzazione e collaudo 4.1 Metodologia Anche in questo caso l attività è stata condotta diverse figure complementari: competenze tecnico informatiche, competenze relative alle tecnologie alimentari e competenze agronomiche. I dati e le informazioni rilevate durante la fase di analisi sono state utilizzate per poter progettare e costruire la piattaforma web, ovviamente tenendo conto delle dotazioni informatiche e di rete già presenti 4.2 Risultati Risultati progettazione e sviluppo Si ricorda che lo scopo del sistema informatico è quello di supportare la San Lidano nel critico passaggio da un approccio di produzione agricolo / artigianale, ad uno più prettamente industriale, vista la notevole trasformazione che la struttura di lavorazione di Sezze Scalo (LT) ha avuto nel corso degli ultimi anni, ampliando enormemente gli stabili e le linee di lavorazione fresco e IV gamma. Il concetto che sta dietro all innovazione su cui è basato il sistema informatico, è dettato dal passaggio a un sistema di organizzazione logistico-produttiva in cui la parte commerciale (valle della filiera) traina tutto il resto della filiera produttiva, sulla base degli ordini e delle vendite. Ciò ha comportato la progettazione e realizzazione di un sistema informatico in grado di sincronizzare in tempo reale tutti gli anelli della filiera e che permettesse di poter avere un controllo maggiore e più puntuale sulle materie prime e prodotti finiti in stoccaggio. Mediante schermate esemplificative, viene di seguito descritto quanto finora realizzato. Come si diceva, il punto di partenza della nuova organizzazione logistico-produttiva è il Planning Clienti (fig. 1) 3

4 Figura 1 - Planning Clienti La procedura Planning Clienti rappresenta il punto di gestione e controllo principale dell azienda per quanto riguarda la gestione degli ordinativi da parte dei Clienti. Oltre a tenere traccia degli Ordinativi infatti, la procedura ne evidenzia graficamente lo stato di evasione, collegandosi direttamente alla produzione. Nella schermata di fig. 1, si può notare la colorazione verde per le singole referenze già evase dalla produzione. Cliccando su un riquadro relativo ad una singola referenza, si può accedere al dettaglio della stessa (fig. 2): 4

5 Figura 2 - Dettaglio di una singolo ordine Sempre nella schermata di fig. 2, che mostra il dettaglio del singolo ordine, è possibile notare la pianificazione dell orario di partenza e di quello previsto per l arrivo della merce. Procedendo a ritroso lungo la filiera, ci si sposta dalla gestione ordine dei clienti e relativa evasione, alla relazione fra lo specifico ordine di prodotti finiti spediti allo specifico cliente ed i singoli lotti di materia prima utilizzati (fig. 3): 5

6 Figura 3 - Dettaglio relazione ordini clienti / lotti materia prima Nell esempio di figura 3, nella riga evidenziata in blu, si può rilevare, quindi, che il sistema ha associato all evasione dell ordine n di Ravanello Flow Pack 150 g lotto di prodotto finale L , che sarà prodotto a partire da materia prima lotto e sempre procedendo a ritroso, in logica Lean (traino), il sistema chiede di definire a quale reparto deve essere inviato per la lavorazione (fig. 4): Figura 4 - Attribuzione dell'ordine al reparto di lavorazione 6

7 Il riepilogo della situazione, classificato per numero di ordine + reparto, è esemplificato nella scheda di fig. 5: Figura 5 - Stampa riepilogativa ordine + reparto Entrando nel dettaglio del Reparto di produzione, si accede alla procedura di Avvio Linea (fig.6), che permette di tracciare in termini quantitativi e qualitativi il processo produttivo mediante il quale una materia prima viene trasformata in prodotto finito 7

8 Figura 6 - Dettaglio linea del reparto di lavorazione L applicazione richiede di inserire il codice di una determinata linea di produzione (nell esempio la linea C02 LINEA C IV GAMMA del reparto 203 PROD. IV GAMMA e di selezionare un prodotto in uscita (nell esempio il prodotto in uscita è il CUORE DI RICCIA da 200 gr., a cui è attribuito il lotto di produzione C , prodotto utilizzando la materia prima Indivia riccia con lotto di materia prima E ). Con il tasto Avvia si crea la relativa registrazione di questa specifica lavorazione. Flusso delle operazioni (All Avvio della linea di produzione): - creazione lavorazione IV Gamma - Lotto d uscita - aggiornamento lotti coinvolti sulla linea di produzione Una regola fondamentale è che se cambia un lotto di ingresso cambia il lotto di produzione: dall avvio di una linea può risultare un semilavorato o un prodotto finito, nel primo caso il lotto sarà impiegato in una nuova lavorazione mentre nel secondo il lotto sarà assegnato ad un ordine. 8

9 E da ciò che nasce l esigenza di gestire un codice linea chiusura (vedere fig. 7) che può coincidere o meno con la linea di partenza. Figura 7 - Dettaglio gestione "Linea di chiusura" Inoltre è stata aggiunta la possibilità di stampare un etichetta personalizzata: quando l utente archivia un lotto di produzione, se è stato selezionato un codice cliente il programma controlla se esiste un listino collegato,in caso affermativo l etichetta proposta è quella definita per quel cliente. Il flusso delle operazioni è schematizzato nella tabella 1: 9

10 Tabella 1 - Flusso delle operazioni Ci si concentra ora sulle procedure dedicate strettamente alla parte logistica. Tramite la procedura Planning logistica (fig.8), l addetto alla logistica può tenere sotto controllo in un'unica schermata la situazione delle procedure di smistamento e carico dei singoli ordini sui vettori, potendo imputare ad ogni viaggio il costo (impostato tramite listini concordati col trasportatore). 10

11 Figura 8 - Parte del sistema "Planning Logistica" Contemporaneamente ad ogni ordine viene assegnato vettore e facoltativamente autista che effettueranno il viaggio. Tali informazioni verranno riportati sui documenti di trasporto, fase finale del processo. La prossima immagine (fig.9) illustra un report che raccoglie i viaggi verso diversi clienti finali in carico ad uno specifico vettore. Figura 9 Elenco viaggi verso diversi clienti finali in carico ad uno specifico vettore 11

12 Infine viene mostrata una schermata (fig. 10) relativa alla gestione dei costi relativi ai viaggi verso clienti. Figura 10 - Dati relativi ai costi dei viaggio 12

13 4.2.2 Risultati collaudo Essendo lo scopo del progetto quello di attuare una riorganizzazione dei processi logistico-produttivi a partire dall ordinativo dei clienti, in modo che facesse da traino per la richiesta di materie prime, la lavorazione e la vendita, le prove di collaudo sono state condotte prendendo come riferimento diverse giornate di produzione. Per ciascuna di queste giornate sono state, quindi, messe in fila le serie di dati e di informazioni raccolte e gestite mediante il sistema informatico prodotto nel corso del progetto, al fine di attestare la completezza dei dati e la corrispondenza fra gli stessi. Oltre alle prove effettuate nel mese di novembre e scaricate sul calendario, ulteriori ne sono state effettuate, in quanto il sistema ha richiesto la messa a punto di diversi particolari, portando l attività del collaudo fin verso la fine del progetto. Viene qui riportata come esempio la prima prova di collaudo che ha avuto interamente successo, svoltasi su dati ed informazioni relative alla giornata produttiva del 15/01/2015 che ha preso in considerazione i seguenti step: 1) Ordinativi effettivi da parte dei clienti (giornata) 2) Previsione di vendita del periodo (settimana) 3) Stesura del piano previsionale per ogni linea di produzione 4) Fabbisogno di materia prima 5) Fabbisogno di materia prima in relazione a ciascuna categoria 6) Scheda di lavorazione contenente materia prima e lotti di produzione 7) Riepilogo entrata merce 8) Riepilogo produzione del giorno, con rese e costi (bilancio materia) 9) Avanzamento effettivo del piano di produzione 10) Emissione fattura Partiamo dal primo step. La prossima immagine (figura 11), mostra l elenco degli ordinativi pervenuti dai clienti, da produrre il giorno 15/01/2015, da consegnare il giorno 16/01/2015. Si specifica che il file dell elenco degli ordinativi è composto da ben 142 pagine per cui, per brevità, se ne riportano alcune a titolo di esempio, relative ad uno stralcio dell ordine n.1402 pervenuto dalla Eurospin Lazio: 13

14 Figura 11 - Stralcio ordinativo n

15 Dalla raccolta ed elaborazione dei diversi ordinativi, ed in base all esperienza accumulata negli anni, si formula il piano di previsione vendita del periodo. L immagine seguente di riferisce alla settimana che comprende il giorno considerato (15/01/2015), e riporta una delle 19 pagine di cui si componeva: Figura 12 - Stralcio previsione ordini e produzione settimanale Il collaudo è proseguito andando a ricercare il piano di produzione corrispondente agli ordini del giorno 15/01/2015, esplosi per linea di produzione. La figura 13 lo mostra: 15

16 Figura 13 - Stralcio di piano previsionale produzione per linea Dopo aver verificato l esattezza dei dati di produzione per linea, si è verificato il contenuto del passaggio successivo, relativo al fabbisogno di materia prima, necessaria per soddisfare alimentare le linee di produzione (figura 14): 16

17 Figura 14 - Stralcio del fabbisogno in kg di materia prima, suddiviso per linea Dall insieme di tutte le lavorazioni da effettuare il giorno 15/01/2015 si è verificata la congruità con la scheda di lavorazione, contenente anche i costi di produzione ed i lotti utilizzati (fig. 15): 17

18 Figura 15 Scheda lavorazione giornaliera, con lotti di materia prima e costi 18

19 Viene verificata, poi, la congruità con una parte del sw dedicata al controllo dello stato di avanzamento della produzione, rispetto a quanto pianificato nella scheda di lavorazione giornaliera. Uno stralcio è riportato in fig. 16: Figura 16 - Stralcio controllo avanzamento produzione Si è proceduto poi con la verifica delle rispondenza con la materia prima effettivamente entrata nello stabilimento, di cui si riportano integralmente le due pagine di cui è composto (fig. 17): 19

20 20

21 Figura 17 - Riepilogo entrata materia prima Il penultimo step del processo di collaudo ha riguardato la presenza e completezza della reportistica relativa alla produzione del giorno, con rese e costi, di cui si riporta uno stralcio (fig. 18): 21

22 Figura 18 Reportistica produzione del giorno 22

23 Infine, sono state verificate le rispondenze con quanto elencato nelle fatture clienti. Si riporta in due pagine la fattura ad Eurospin Lazio riferita all ordine di partenza collaudo (fig. 19): 23

24 Figura 19 Fattura Il collaudo si può definire positivo. 24

25 5 Formazione L attività di formazione è consistita in 19 momenti formativi destinati agli operatori presenti nelle postazioni lungo la filiera produttiva della San Lidano. Sono state illustrate tutte le funzionalità del sistema, le maschere di caricamento dati in maniera manuale (tastiera su pc), i meccanismi di alimentazione automatica dei dati che avvengono in alcuni punti dello stabilimento e le procedure per poter intervenire manualmente in caso di errori o problemi di sincronizzazione. In una seconda fase il personale è stato seguito nell attività di popolazione del database con diversi lotti produttivi, al fine di permettere una maggiore conoscenza del sistema, del suo funzionamento e del set di dati necessari. ==================================================================================== Chiunque fosse interessato ad un ulteriore approfondimento dei risultati del progetto può scrivere a: gbarchi@crpv.it 25