1. Introduzione agli ERP e a SAP

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1 1. Introduzione agli ERP e a SAP ERP (Enterprise Resource Planning) è un sistema informativo che integra tutti gli aspetti del business, inclusi la pianificazione, la realizzazione del prodotto (manufacturing), le vendite, gli approvvigionamenti, gli acquisti, la logistica di magazzino e il marketing. In un ERP vi è un solo database comune a tutti i dipartimenti di un organizzazione (produzione, vendite, contabilità, logistica, distribuzione, risorse umane e servizio clienti ) che serve per la gestione dei loro processi di business. Per capire cosa accadeva prima degli ERP facciamo l esempio dell acquisto di semilavorati e materie prime per la produzione di automobili in un organizzazione con un sistema informatico non integrato. Abbiamo quattro dipartimenti coinvolti: magazzino, acquisti, produzione e contabilità. Ogni dipartimento inseriva nel proprio database i dati sull ordine, in questo modo vi erano diverse conseguenze: Aumento di tempo e risorse impiegati (crescita dei costi) Inserimenti multipli degli stessi dati provocano errori e incongruenze Diminuzione della produttività Per far fronte a queste problematiche si è ricorso alle soluzioni software. Le soluzioni software si sono evolute nel corso degli anni con il cambiamento delle esigenze di business: MRP (Material Requirements Planning): gestione del magazzino; MRP II (Manifacturing Resource Planning): gestione del processo produttivo; ERP (Enterprise Resource Planning): integrazione di tutti i processi aziendali. Le caratteristiche degli ERP sono: Processi di business integrati;

2 Data storage centralizzato; Management centralizzato. 1.1 Vantaggi degli ERP I vantaggi sono: Riduzione dei tempi di esecuzione dei workflow: lo snellimento del flusso informativo tra un processo e l altro riduce il tempo di esecuzione dei workflow. Esecuzione dei processi di business in tempo reale: i dati sono unici e non in più copie; inoltre sono leggibili, quindi revisionabili, da chiunque nell organizzazione e in qualsiasi momento. Riduzione delle perdite di informazione dovute ad errori umani: nei sistemi non-erp gli stessi dati sono inseriti più volte in sistemi informativi differenti. Ad esempio, per creare un ordine d acquisto, gli stessi dati vengono inseriti in tre sistemi informativi: quello del magazzino, del dipartimento acquisti e della contabilità. Un piccolo errore umano nell inserimento in uno qualsiasi di questi dipartimenti può introdurre perdite di importanti informazioni. Vantaggi nell avere un Data repository centralizzato: I sistemi ERP forniscono un data repository centralizzato col quale gestire tutte le operazioni di un organizzazione; questo tipo di architettura consente una maggiore sicurezza dei dati. Il controllo manageriale viene incrementato sull intero business; poiché qualunque persona nell organizzazione usa lo stesso sistema informativo, il management accede ad informazioni finanziarie ed operazionali dettagliate (relative all intera organizzazione e non ai singoli dipartimenti) consentendogli di prendere decisioni accurate. I manager, inoltre, dispongono di dati manageriali per valutare le prestazioni dei vari dipartimenti e da questi dati hanno bisogno di generare report riassuntivi generati dagli ERP. Nei sistemi non-erp, invece, ogni dipartimento presenta il proprio report e sta al management produrne uno consolidato. 1.2 Le soluzioni SAP L organizzazione SAP ( System, Applications and Products in data Processing) fu fondata nel 1972 con una vision: sviluppare applicazioni software standardizzate per gestire i processi aziendali in real-time.

3 1.2.1 SAP R/2 Mainframe based; Compatibile con computer IBM e Siemens; Interfaccia a caratteri. SAP R/2 è stato sostituito da SAP R/3 per diverse ragioni, tra le quali l evolversi della tecnologia e i costi elevati per la gestione dei mainframe. Le aziende, infatti, iniziavano ad usare diverse tecnologie e ad espandere la propria clientela, per cui SAP ha dovuto rendere compatibile la sua soluzione ERP anche con applicativi di terze parti SAP R/3 Lanciato sul mercato nei primi anni 90; Compatibile con più sistemi operativi, protocolli di comunicazione e database; Interfaccia grafica; Lavora su una piattaforma tecnologica chiamata SAP R/3 Basis system, che consente alle applicazioni SAP R/3 di comunicare con altre applicazioni e tra di loro all interno dell organizzazione. L ultima versione di SAP R/3 è SAP R/3 4.7, meglio nota come SAP R/3 Enterprise. Quest ultima lavora su una nuova piattaforma, SAP Web Application Server (SAP WAS). SAP WAS fornisce tutte le funzionalità web-enabled su cui si basa la piattaforma di e-business mysap ERP mysap ERP estende le funzionalità dell ERP col supporto per l e-business. SAP R/3 Enterprise, ora chiamato Enterprise Central Control (ECC), è il componente centrale di mysap ERP, che fornisce le funzionalità ERP. mysap ERP contiene diversi moduli che incapsulano i vari business process di un organizzazione dall organizzazione basata su approccio funzionale ai processi; Un business process è un insieme di attività che, dato un input, produce un output che ha un valore per l utente finale. Ogni modulo contiene delle transazioni che rendono possibile l esecuzione di task specifici in un determinato processo.

4 mysap ERP integra un modulo con uno o più moduli correlati. Il modulo Material Management (MM) include la richiesta, l ordine, la merce ricevuta rispettivamente con le transazioni Purchase Requisition, Purchase Order e Good Receipt. Inoltre il modulo Financial accounting (FI) include il task di pagamento del venditore con la transazione Accounts Payable. Caratteristiche fondamentali di mysap ERP: Process Auditing; Centralized System Management; Centralized Operational Management; Modello integrato e modulare; Possibilità di integrazione con sistemi non-sap (SAP NetWeaver); Data security; Supporto per l e-business. Panoramica sulle soluzioni SAP:

5 I moduli mysap ERP sono: Financial modules Logistics modules HR modules I financial modules incapsulano tutte le attività di finance e di costing. Questi moduli possono essere configurati per far fronte a vincoli di carattere finanziario e regolazioni relative alla località (ad esempio relative al regime fiscale). Inoltre interagiscono sinergicamente con le altre categorie di moduli. I logistics modules riguardano i processi di business competenti all area operativa: aprovvigionamento, fabbricazione, gestione del magazzino e vendite. Ognuno di questi moduli è integrato con tutti gli altri. La responsabilità principale di un production manager è quella di fare in modo che si rispetti il piano di produzione. Per questo è necessario gestire l approvvigionamento e l uso di materie prime, ma anche i macchinari e gli operai. Inoltre è necessario accertarsi che i propri prodotti soddisfino determinati standard di qualità (sia dettati dalla legislazione che dalle richieste del cliente). I HR modules integrano tutti i task di gestione delle risorse umane (Human Resources). Si occupa della pianificazione e del controllo delle attività delle singole persone, ma anche delle attività di recruitment. I responsabili delle HR utilizzano questi moduli per il recruitment, ma anche per la formazione e l aggiornamento dei dipendenti, in modo tale che le loro competenze siano adeguate alle politiche ed agli obiettivi aziendali. Tutto ciò è importante per mantenere un alto livello di motivazione e produttività tra i dipendenti. Verdesca Emanuele