GESTIONE DELLE MANIFESTAZIONI CULTURALI

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1 PER LA QUALITA Scopo GESTIONE DELLE MANIFESTAZIONI CULTURALI 2. Campo d applicazione 3. Definizioni 4. Acronimi 5. Flusso operativo e responsabilità 6. Descrizione delle attività 7. Soddisfazione dei Partecipanti 8. Resoconto della manifestazione e Proposte di miglioramento 9. Regole per il comportamento dei Soci AFI che partecipano ad iniziative organizzate da altri Enti Rev. Modifiche Apportate 01 Emissione Documento 02 Inserimento al punto 10 della documentazione da archiviare 03 Introduzione al punto 9 della pianificazione temporale delle attività 04 Revisione e relativa semplificazione 05 Inserimento punto 13: Soci AFI che partecipano a manifestazioni esterne all AFI 06 Inserimento al Punto 2: Sospensione attività in concomitanza del Simposio 07 Modifiche organizzative AFI con inserimento delle aree 08 Revisione del Mod. 06/06. Eliminazione del paragrafo 13, poiché poco attinente a quanto regolamentato dalla presente procedura. 09 Revisione generale 10 Revisione generale della Procedura 11 Revisione per aggiornamento con inserimento del Delegato AFI Redazione Verifica Approvazione Gruppo Qualità AFI G.C. Rugginenti A. Rigamonti

2 PER LA QUALITA Scopo Scopo della procedura è definire le attività necessarie per organizzare e realizzare manifestazioni culturali del settore chimico farmaceutico e affini, con l obiettivo di accrescere le conoscenze scientifiche e tecniche degli Associati. 2. Campo d applicazione La procedura si applica a tutte le manifestazioni culturali organizzate da AFI, quali ad esempio.: convegni, tavole rotonde, corsi d aggiornamento e alle regole di comportamento che ogni Socio deve osservare in occasione della partecipazione ad un evento, in qualità di moderatore, relatore o far parte del comitato scientifico od organizzativo. N.B. La presente procedura non si applica alla gestione del Simposio in quanto regolamentata da specifica procedura (vedi Procedura N. 07). N.B. Qualora, per l evento formativo, venga previsto l accreditamento ECM, fare riferimento anche alla Procedura N. 11. N.B. deroghe alla procedura sono ammesse nel caso di eventi urgenti autorizzati dal Presidente. N.B. Al fine di non interferire con il Simposio AFI, ogni attività correlata alla presente procedura deve essere sospesa almeno 30 giorni prima della data di inizio del Simposio e nei 10 giorni successivi; non devono, quindi, essere organizzati eventi di qualsiasi genere senza che la deroga sia approvata dal Presidente. 3. Definizioni Evento urgente: Evento provocato da circostanze di carattere normativo o tecnico che richiedono tempestività nella realizzazione di una manifestazione. Attività culturali e di formazione: convegni, giornate di studio, corsi e seminari organizzati dall AFI in rispondenza dei suoi scopi istituzionali. Locandina: materiale cartaceo stampato, utilizzato per l annuncio di attività culturali e di formazione dell AFI. Responsabile della manifestazione: Socio AFI delegato ad organizzare un attività culturale o di formazione approvata dal Consiglio Direttivo.

3 PER LA QUALITA Responsabile della Commissione: Coordinatore della Commissione di appartenenza del responsabile della manifestazione. Responsabile Comunicazione e stampa: Coordinatore delle attività di comunicazione e stampa dell AFI Delegato AFI: Socio AFI nominato dalla Presidenza per svolgere la funzione di verifica sin dalla presentazione della proposta di evento sulla qualità del lavoro svolto nelle fasi critiche della preparazione delle manifestazioni. Segreteria Organizzativa: ufficio di riferimento per la soluzione di aspetti organizzativi della manifestazione, designato dal Comitato Organizzativo. Comitato Scientifico: Gruppo di Soci designato per la programmazione scientifica Comitato Organizzatore: Gruppo di Soci AFI designato per gli aspetti logistici della manifestazione Stampatore: azienda esterna scelta per la stampa della locandina. 4. Acronimi Coordinatore Gruppo di Studio: CGS Consiglio Direttivo: CD Delegato: DEL Locandina: LO Presidente: PR Responsabile della manifestazione: RM Responsabile della Commissione: RC Responsabile Comunicazione e Stampa: RCS Segreteria Organizzativa: SO Socio: S

4 PER LA QUALITA Comitato Scientifico: CS Comitato Organizzatore: CO Agenzia esterna: AG Stampatore: ST 5. FLUSSO OPERATIVO E RESPONSABILITA Di seguito si riporta il flusso delle fasi operative con le relative responsabilità. FASE ATTIVITA RESPONSABILITA TEMPISTICA CON ECM SENZA ECM 1 Proposta Manifestazione S-CGS- CRC-DEL-PR- 120 gg. 110 gg. da parte dei Soci CD 2 Compilazione MOD. S-CGS 01/06 3 Approvazione DEL CD Manifestazione e nomina Responsabile 3 bis Presentazione moderatori RM-DEL-CD e relatori 4 Aggiornamento del programma annuale di formazione AFI. DEL 5 Attivazione della manifestazione 6 Nomina del Comitato Organizzatore e Scientifico 7 Svolgimento delle attività necessarie 8 Preparazione Locandina - Controllo e Stampa locandina - Distribuzione (mailing-list) 9 Attuazione della manifestazione 10 Archiviazione documentazione RM RM-RC RM-RC 80 gg. 80 gg. SO (Vedi Procedura n. 18)- RM-DEL-RCS Tutti gli interessati RM-CS-CO-SO-AG SO 60 gg. 60 gg.

5 PER LA QUALITA Descrizione delle attività 1. Le proposte di manifestazioni culturali possono essere presentate da qualsiasi Socio AFI al Coordinatore del Gruppo di Studio competente, che a sua volta deve coinvolgere il Responsabile dell Area/Commissione di appartenenza che le prende in esame. Il Responsabile dell Area/Commissione presenta la proposta alla Segreteria AFI, che provvede a trasferirla al Delegato AFI ed al Presidente. Il Delegato AFI sottopone la proposta di manifestazione al Consiglio Direttivo per l approvazione. 2. Le proposte sono trasmesse con un congruo anticipo, utilizzando il modulo MOD 01/06, che deve contenere almeno le seguenti precisazioni/dati: tema/i che si vogliono trattare e motivazioni programma di massima: devono essere indicati il titolo e gli argomenti da trattare, i relatori, i moderatori, ecc. sede durata periodo previsto eventuali sponsor già disponibili o da contattare pre-analisi economica (es. previsione numero di partecipanti, costo relatori e/o moderatori). Il Presidente esprime il suo parere dopo aver interpellato DEL, dopo valutazione delle opportunità culturali ed economiche. 3. Al Consiglio Direttivo, in occasione della prima riunione, è demandato il compito dell approvazione o meno sulla base degli elementi di valutazione sopra esposti. Dopo approvazione del Consiglio Direttivo, viene da questo nominato il Responsabile della manifestazione, che, in accordo con il Responsabile dell Area/Commissione, attiva l iter organizzativo e informa il 4. Delegato AFI che procede all aggiornamento del programma annuale di formazione AFI. 5. Il Responsabile si fa carico degli adempimenti necessari per il buon esito della manifestazione, con la collaborazione dei componenti del 6. Comitato Organizzatore e/o Scientifico nominati da lui stesso e dal Responsabile della Area/Commissione. Il programma definitivo, il budget economico, ecc. devono essere sottoposti all approvazione del Presidente per l approvazione della quota di partecipazione. 7. Vengono qui di seguito riassunti i principali compiti che il Responsabile della manifestazione dovrà assolvere, supportato dal Coordinatore della Area/Commissione di appartenenza : stilare il programma definitivo con tutti i titoli delle relazioni, i nomi dei relatori e dei moderatori;

6 PER LA QUALITA pianificare lo svolgimento delle varie attività; precisare le condizioni tecniche necessarie alla presentazione (es. apparecchiature, PC, proiettori, ecc.), con il supporto della Società fornitrice del servizio; realizzare la locandina completa, con orari e dettagli, nominativo dei relatori e dei moderatori, titoli, ditte d appartenenza, sponsor, loro ragione sociale e sede; predisporre l eventuale documentazione per la richiesta di accreditamento ECM, da inviare al delegato di accreditamento AFI (Fare riferimento alla Procedura N.11 Accreditamento eventi formativi AFI secondo il Programma di Educazione Continua in Medicina ); definire con eventuali sponsor le modalità per la loro partecipazione; interessarsi sull aspetto logistico; stabilire con la Presidenza eventuali ospiti (numero, tipo, ospitalità, modalità e costi); stabilire la mailing-list; valutare i costi totali, includendo eventuali rimborsi a relatori e moderatori; confermare la previsione del numero di partecipanti; contattare ed invitare le personalità prescelte, richiedendo il testo della presentazione, ove possibile, e copia del materiale utilizzato; emettere le lettere o d invito ai moderatori e relatori; predisporre la documentazione da rilasciare ai partecipanti alla manifestazione; inviare, a manifestazione conclusa, i ringraziamenti a moderatori, relatori ed organizzatori; completare, ove previsto, la documentazione richiesta all accreditamento ECM, che attesta l avvenuto evento formativo; presentare al Consiglio Direttivo il Resoconto della manifestazione ed eventuali Proposte di miglioramento (Modulo N.06/06). 7. La Segreteria AFI, seguendo quanto indicato nella Procedura 18, procederà alla preparazione della stampa delle locandine. Tutte le manifestazioni che prevedono una quota d iscrizione con rilascio di relativa documentazione fiscale dovranno essere supportate da un Agenzia designata per l espletamento di alcune attività sopra elencate. 8. La manifestazione è svolta secondo le modalità ed i tempi previsti. 9. I documenti che, al termine della manifestazione, devono essere consegnati dal Responsabile della manifestazione alla Segreteria AFI sono i seguenti: Mod 01/06 Gestione delle manifestazioni culturali Mod 02/06 Soddisfazione partecipante a manifestazione Locandina approvata Una copia del materiale cartaceo distribuito ai partecipanti a corredo della manifestazione Tali documenti dovranno essere archiviati a cura della Segreteria AFI per un periodo di almeno 3 anni. 7. Soddisfazione dei Partecipanti

7 PER LA QUALITA Per valutare l esito della manifestazione culturale svolta, l AFI tiene in particolare considerazione il giudizio espresso dai partecipanti alla manifestazione. A tale scopo, all inizio della manifestazione, viene ad essi consegnato per la compilazione il Modulo 02/06 Soddisfazione partecipante a manifestazione, che deve essere ritirato alla conclusione. I Moduli compilati vengono poi elaborati dal Gruppo Qualità e il risultato di valutazione del corso costituisce in allegato parte della documentazione del Resoconto della manifestazione. 8. Resoconto della manifestazione e Proposte di miglioramento Il Responsabile della manifestazione, direttamente, o tramite il Coordinatore dell Area/Commissione, farà un resoconto della manifestazione al Consiglio Direttivo specificando i punti di forza o le eventuali proposte di miglioramento. 9.Regole per il comportamento dei Soci AFI che partecipano ad iniziative organizzate da altri Enti I Soci AFI che partecipano ad iniziative organizzate da altri Enti (es. Farmindustria, AIFA, Associazioni di categoria, ecc.), in qualità di Relatori, Moderatori, ecc. in rappresentanza dell AFI, devono ottenere espressa autorizzazione dalla Presidenza AFI. Egualmente i Consiglieri, che partecipano a titolo personale ad eventi organizzati da altre Associazioni o Enti devono informare la Presidenza. # fine documento #