HR WORKFLOW PIANO FERIE 2017

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1 HR WORKFLOW PIANO FERIE 2017 Manuale Operativo Approvatore

2 IL MODULO PIANO FERIE Questo modulo di Hr-Workflow permette ai dipendenti dell azienda di compilare il piano ferie predisposto dall ufficio del personale e sottoporlo all autorizzazione del proprio responsabile. E possibile pianificare o modificare i giorni di assenza, durante i periodi attivi, fino alla data stabilita dall ufficio del personale o fino ad approvazione avvenuta SCOPO DEL DOCUMENTO Lo scopo di questo documento è quello di fornire all utente le linee guida relative alle principali funzioni della procedura. L ACCESSO DELL UTENTE All interno dell applicativo sono gestite due diverse tipologie di utenze : l approvatore e il collaboratore. Ogni dipendente dell azienda, sia che si tratti di un approvatore, sia che si tratti di un collaboratore, viene identificato dalla procedura attraverso un nome utente ed una password di accesso. Il nome utente è composto dalle prime 3 lettere del cognome e dalle prime 3 lettere del nome: esempio: Rossi Mario ROSMAR Per chi è già utilizzatore di Hr-WorkFlow le credenziali di accesso rimangono le medesime. Una volta effettuato l accesso, viene proposta la schermata iniziale contenente una serie di gadget che permettono un utilizzo rapido delle funzionalità base dell applicativo.

3 Al menù dedicato al piano ferie si accede selezionando l applicativo HR Work Flow nella barra delle applicazioni. L utente Approvatore, oltre a poter gestire la propria pianificazione, potrà visualizzare e validare il piano ferie dei propri collaboratori. Tra i punti di menù visibili, quelli che dovrà utilizzare sono: - Inserimento - Stato Richieste - Visualizza richieste del proprio gruppo

4 COMPILAZIONE PIANO FERIE PERSONALE O DI UN PROPRIO COLLABORATORE Alla sezione di compilazione del piano ferie si accede cliccando sul punto di menù Inserimento. Verrà proposta la schermata di ricerca del piano ferie e dei collaboratori: Selezionare il piano ferie che si intende compilare mediante la lente di ricerca, prestando attenzione all anno ed ai mesi che questo comprende. Selezionare il proprio nominativo o quello di un proprio collaboratore e cliccare sul tasto ricerca per accedere al piano ferie. L approvatore oltre a gestire il proprio piano ferie è abilitato alla modifica di quello dei propri collaboratori. Per pianificare le assenze dei mesi inclusi nel piano ferie occorre cliccare con il tasto destro del mouse sul giorno interessato e selezionare dal menù proposto il giustificativo (Ferie=F, Permessi=P). Non è possibile pianificare frazioni di giorno ma solo intere giornate. Si ricorda che le giornate di permesso possono essere prese solo per giornate singole e non possono fare parte di periodi di un periodo di assenza più lungo, salvo casi in cui non vi siano alternative in funzione dei saldi. Conferma delle variazioni: ogni volta che si pianificano nuovi giorni o si modificano quelli precedentemente inseriti occorre confermare le modifiche prima di abbandonare la schermata tramite il tasto Conferma.

5 Nella sezione totalizzatori è possibile verificare: Giorni/ore spettanti: quanti giorni oppure ore spettano considerando i maturati a fine anno. Giorni/ore pianificati: quanti giorni oppure ore sono già inseriti nel piano ferie (si aggiorna ogni volta che si inserisce un giustificativo in sede di pianificazione). Giorni/ore residui: indica quanti giorni oppure ore si hanno disponibili a fine anno in funzione di quello che si è già pianificato (si aggiorna ogni volta che inserisco un giustificativo in sede di pianificazione). I valori SPETTANTI sono delle stime calcolate utilizzando il saldo alla data odierna e il maturabile fino a fine anno. Possono quindi variare in funzione di quello che si giustifica nei cartellini presenze. I giorni pianificati sono modificabili cliccando nuovamente sul giorno interessato con il tasto destro del mouse, annullando o modificando il giustificativo. Ogni volta che si modifica il piano ferie è necessario confermare i dati. Non sarà più possibile modificare la pianificazione trascorso il termine dell inserimento oppure se il piano ferie è già stato approvato dal responsabile.

6 APPROVAZIONE E VERIFICA STATO PIANO FERIE COLLABORATORI L approvatore deve verificare che i propri collaboratori abbiano inserito il piano ferie e deve darne l approvazione. Inoltre può verificare lo stato di approvazione del piano ferie del gruppo da lui gestito. La funzione da utilizzare a questo scopo è: Stato Richieste. Nella schermata proposta occorre selezionare il piano ferie ed il gruppo del quale si è autorizzatore seguiti dal tasto Ricerca. Viene proposto il piano ferie di tutto il gruppo, visualizzato mese per mese. Ogni mese è visibile lo stato di approvazione e sarà necessario approvare l intero piano del gruppo, cliccando su Approva. Sarà sufficiente approvare uno solo dei mesi per confermare tutto il periodo (da giugno a settembre). Approvando si congela la situazione così come la si visualizza.

7 Il piano ferie Approvato si presenta in questa veste: L approvatore deve approvare tutti i mesi del piano ferie entro il termine che l ufficio del personale comunicherà. VERIFICA STATO PIANO FERIE PERSONALE Per verificare lo stato di approvazione del proprio piano ferie occorre utilizzare il punto di menù Visualizza Richieste del proprio Gruppo : Occorre selezionare il piano ferie in questione e cliccare sul tasto Ricerca per visualizzare, mese per mese, lo stato di approvazione del piano ferie del gruppo di cui si fa parte.

8 VARIAZIONI PIANO FERIE Una volta approvato o trascorso il termine ultimo di inserimento, non potranno più essere apportate delle modifiche. Le eventuali modifiche dovranno essere così gestite: - Inserimento di giorni di ferie in aggiunta alla pianificazione: effettuare le normali richieste dal Cartellino Mensile - Annullamento di giorni pianificati: richiesta all ufficio del personale inviando una all indirizzo avendo cura di inserire in copia conoscenza il proprio responsabile, dettagliando le giornate pianificate da non considerare e le motivazioni. GIUSTIFICAZIONE CARTELLINO Le assenze pianificate diventeranno automaticamente richieste di WorkFlow e saranno conteggiate ai fini dell elaborazione delle buste paga. CONTATTI Per chiarimenti o dubbi su questioni non riportate nel presente manuale potere contattare l ufficio del personale: 02/ /

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