PROGETTO GIPSE. Presentazione e Piano Esecutivo

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1 PROGETTO GIPSE Presentazione e Piano Esecutivo Prima emissione: Aprile 1999

2 I N D I C E 1. PRESENTAZIONE GENERALE DEL PROGETTO GIPSE Obiettivi Partner Il ruolo dei partner ATTIVITÀ PER LA MESSA A REGIME DEL SISTEMA Costituzione del Gruppo di lavoro Analisi Organizzativa Modalità degli interventi di formazione Installazione e collaudo Assistenza all avviamento del sistema Servizi post - avviamento Impegno (servizi standard) per P.S. di piccole e medie dimensioni INTEGRAZIONI CON PROCEDURE ESISTENTI...9 1

3 1. PRESENTAZIONE GENERALE DEL PROGETTO GIPSE 1.1 Obiettivi Il Progetto Gipse ha come obiettivi principali l informatizzazione dei servizi di emergenza (PS e DEA) e l automazione della gestione dei flussi informativi verso la Regione. Attraverso il processo di informatizzazione dei servizi di emergenza sarà infatti possibile, da un lato, supportare gli utenti nella gestione del servizio di emergenza e nella produzione della documentazione di legge (verbali, denuncie, ecc.) e dall altro assolvere alle esigenze connesse all obbligo informativo verso la Regione secondo i tempi e le modalità previste dall attuale legislazione, il tutto nell ottica di avere modalità di gestione dei PS/DEA il più omogenea possibile senza voler interferire con i singoli modelli organizzativi. Il sistema Gipse consente quindi di gestire: l accoglienza del paziente il triage e l invio agli ambulatori la cartella clinica di PS la documentazione di legge report e statistiche export dati di interesse regionale ed aziendale. 1.2 Partner I partner del progetto sono i seguenti: O.E.R. Regione Lazio L Osservatorio Epidemiologico della Regione Lazio (O.E.R.) è la struttura scientifico-sanitaria che svolge, a livello regionale, le attività di epidemiologia e di progettazione, sperimentazione, gestione e valutazione dei sistemi informativi 2

4 sanitari di rilievo epidemiologico e cura il coordinamento delle stesse attività a livello locale (L.R , n 8). Nello svolgimento dei propri compiti istituzionali l O.E.R. ha sviluppato e reso disponibile ai diversi livelli del Servizio Sanitario Regionale strumenti informatizzati per l acquisizione dei dati, l accettazione ed il controllo delle informazioni trasmesse e la gestione e l interrogazione delle basi di dati locali e centralizzate. Con D.G.R la Giunta Regionale del Lazio ha affidato all O.E.R. il compito di integrare il Sistema Informativo Ospedaliero con una rilevazione analitica delle prestazioni di Pronto Soccorso e di sperimentare sistemi di classificazione di tali prestazioni. L O.E.R. è titolare del progetto di iniziativa regionale per il Grande Giubileo del 2000 E Completamento, integrazione e potenziamento del Sistema Informativo Regionale 118. SAGO SpA Sago è una Società di ricerca applicata per l organizzazione sanitaria costituita a valere sulla L. 1089/68. Ha come azionisti San Paolo IMI per conto del MURST (Ministero Università Ricerca Scientifica e Tecnologica) con una quota di maggioranza relativa ed Olivetti Sanità con una quota del 24,95%. Sago ha tra le sue funzioni fondamentali sia la realizzazione di attività di ricerca applicata che il raccordo tra il settore industriale e la comunità scientifica e degli utenti (delibera CIPI del ). Olivetti Sanità Olivetti Sanità è un Azienda industriale leader nel settore dei sistemi informativi sanitari, con una struttura commerciale, tecnica e di assistenza presente su territorio nazionale che, oltre a partecipare a progetti di ricerca industriale con finanziamenti nazionali e comunitari, offre i propri prodotti e servizi ad un elevato numero di Aziende sanitarie ed ospedaliere. Olivetti Sanità è stata certificata ISO 9000 in data 7 agosto

5 1.3 Il ruolo dei partner Compiti e ruoli dei partner: I principali compiti di O.E.R. Regione Lazio sono così identificabili: stesura del piano esecutivo dettagliato e del relativo cronogramma delle attività previste dal progetto (protocollo d intesa) definizione delle specifiche tecniche ed operative del sistema Gipse collaudo del sistema Gipse e verifica della corrispondenza alle specifiche definite quantificazione, sulla base dell analisi organizzativa delle strutture di PS dei servizi da includere nel pacchetto base e delle risorse necessarie per la fornitura di tali servizi pianificazione delle installazioni del sistema Gipse secondo modalità e tempi concordati con le singole strutture valutazione e pianificazione delle attività relative agli sviluppi evolutivi del sistema con particolare riguardo agli aspetti che possono rivestire l interesse generale degli utenti controllo e verifica delle attività svolte e dei rapporti di avanzamento a garanzia della rispondenza al piano esecutivo garanzia di collegamento con lo User Group per la discussione e l eventuale recepimento di richieste di modifica. Rientrano nelle competenze di O.E.R. l identificazione dei dati obbligatori nelle tabelle anagrafiche ed il loro periodico aggiornamento. I principali compiti di Sago SpA e di Olivetti Sanità sono così identificabili: progettazione, realizzazione e consegna del sistema entro i tempi previsti dal protocollo d intesa analisi organizzativa formazione dei System Administrator partecipazione alla formazione del personale sanitario ed amministrativo dei PS integrazione informativa tra il sistema Gipse ed altri applicativi operanti presso la struttura ospedaliera (es. anagrafe ospedaliera,procedure di accettazione, gestione servizi radiologici e/o laboratori di analisi ecc.) 4

6 assistenza all avviamento produzione dei rapporti di avanzamento e di documentazione relative alle attività svolte presso le singole strutture installazione ed assistenza all avviamento del sistema installazione e collaudo degli aggiornamenti realizzati nell ambito della convenzione 2. ATTIVITÀ PER LA MESSA A REGIME DEL SISTEMA 2.1 Costituzione del Gruppo di lavoro In questa fase vengono individuati i referenti dei vari settori dell'ospedale coinvolti nel progetto di informatizzazione del Pronto Soccorso o del Dipartimento di Emergenza; in prima istanza i settori coinvolti sono: Pronto Soccorso Medicina di Urgenza Laboratorio di analisi Radiologia Direzione Sanitaria CED I referenti dei servizi/reparti sopra individuati e gli specialisti Sago ed Olivetti Sanità costituiscono il gruppo di lavoro responsabile del progetto. Il gruppo di lavoro è coordinato del Project Leader, con l incarico di supervisione del sito ovvero di interfaccia con il committente e supervisione delle attività. Collaborano con il Project Leader le figure professionali di volta in volta necessarie in base all avanzamento dei lavori. Per ogni riunione viene prodotto un verbale da sottoporre all approvazione del management dell Ospedale. 5

7 2.2 Analisi Organizzativa In questa fase viene effettuata una ricognizione del servizio da informatizzare con l obiettivo di: definire i dettagli dell architettura del sistema da installare sia da un punto di vista tecnologico che organizzativo individuare e risolvere eventuali criticità di carattere organizzativo focalizzare le particolarità e le priorità del servizio con l obiettivo di armonizzarle con il processo di informatizzazione in atto. Si procede alla analisi delle specifiche esigenze funzionali ed operative che caratterizzano le attività svolte nel Pronto Soccorso/Dipartimento di Emergenza Accettazione e le esigenze di scambio informativo con i reparti/servizi ad esso collegati. Il coinvolgimento degli operatori esterni all area di Pronto Soccorso è limitato alle fasi di definizione dei collegamenti informativi e di verifica dei moduli cartacei prodotti dal sistema. L'obiettivo da raggiungere in questa fase è quello di armonizzare il modello organizzativo del servizio con le modalità operative della procedura e definire tutti gli elementi di personalizzazione che è necessario introdurre nella procedura (contenuti delle tabelle, stampe, reports, ecc.) per ottimizzarne il funzionamento all'interno della struttura ospedaliera. Il risultato di questa fase è rappresentata dalla definizione e personalizzazione delle tabelle applicative in funzione delle specifiche esigenze funzionali del Servizio. Il risultato della fase viene riportato in un apposito documento. 2.3 Modalità degli interventi di formazione Le attività di formazione sono programmate a valle del precedente intervento di analisi organizzativa secondo le seguenti modalità operative: a. Formazione dei System Administrator, individuati dall Azienda Ospedaliera, sull utilizzo del sistema GIPSE e dei suoi Moduli opzionali. I System Administrator costituiranno le interfacce permanenti tra Pronto Soccorso e Sago/Olivetti Sanità. A tali 6

8 operatori dovrà essere affidato il compito di trasferire le conoscenze operative e formare il personale di nuova acquisizione nonché di gestire le tabelle del sistema b. Formazione degli operatori del Pronto Soccorso/Dipartimento di Emergenza Accettazione (personale medico e infermieristico). La formazione di cui al punto a. prevede un corso della durata di 4 giorni complessivi, da effettuare presso la sede individuata dall Azienda Ospedaliera. Il corso che si svolgerà in un massimo di due fasi, prevede di affrontare quanto di seguito descritto: Ruolo e responsabilità dei System Leader Alfabetizzazione informatica Modello organizzativo di riferimento Obiettivi e caratteristiche generali della procedura Interfaccia utente Descrizione delle funzionalità Modalità operative (utilizzo della procedura GIPSE) Configurazione ed utilizzo del Sistema Gestione delle stampe, dei report e delle statistiche Funzioni di personalizzazione e utility Addestramento operativo (operazioni di salvataggio o spegnimento di emergenza, eventuale sostituzione di apparecchiature guaste, chiamate di pronto intervento e manutenzione) Modalità di recupero e ripristino della base dati in caso di interruzione di servizio o di fermo notturno Attivazione della procedura di produzione dati prestazioni specialistiche. Il piano di formazione di cui al punto b. prevede, su richiesta dell utente, l attivazione di corsi, ciascuno della durata di 2 giorni per l addestramento di gruppi di 8/10 operatori sull utilizzo delle funzionalità del sistema informatico. Il numero di corsi da prevedere dipende dal numero di operatori da formare. 7

9 2.4 Installazione e collaudo La fase prevede le attività di installazione del Software di base ed Applicativo ed il caricamento delle tabelle di base per l utilizzo dell applicazione. Sono comprese in questa fase le attività di collaudo ed il caricamento delle tabelle specifiche per il corretto funzionamento a regime dell applicazione (a cura di Olivetti Sanità). 2.5 Assistenza all avviamento del sistema Dopo l installazione del Sistema, è previsto il piano di assistenza all avviamento secondo modalità da concordare. In questa fase il personale Sago ed Olivetti Sanità affiancherà il personale medico e infermieristico del Pronto Soccorso/Dipartimento di Emergenza Accettazione dell Azienda cliente per offrire sul campo il supporto necessario per il miglior utilizzo della procedura nelle prime fasi operative. 2.6 Servizi post - avviamento Dopo l avviamento del sistema sono previsti i seguenti servizi: Manutenzione ordinaria o conservativa (gratuita fino al termine della garanzia) Manutenzione evolutiva Assistenza on site Assistenza telefonica e Tele assistenza 8

10 2.7 Impegno (servizi standard) per P.S. di piccole e medie dimensioni Servizi di base P.S. piccoli g/u (fino a 6 posti di lavoro) P.S. medi - g/u (da 7 a 12 posti di lavoro) Analisi Organizzativa 3 4 Note Formazione Administrator System 4 4 per 4 operatori max. Supporto all avviamento 3 5 Totale Per impianti più grandi (oltre 12 posti di lavoro) occorre fare una valutazione ad hoc. Sono esclusi dalla Tabella sopra riportata i seguenti servizi: Personalizzazioni (stampe, report, altre modifiche) Servizi aggiuntivi previsti per i moduli opzionali Formazione del personale operativo Attività di integrazione con sistemi esistenti Servizi post-avviamento 3. INTEGRAZIONI CON PROCEDURE ESISTENTI Le richieste di integrazioni informative tra il sistema Gipse ed altri applicativi operanti presso la struttura ospedaliera (es. Anagrafe ospedaliera, procedure di accettazione, gestione servizi radiologici e/o laboratorio di analisi, ecc.) verranno valutate dal Comitato Tecnico al termine della prima fase dell analisi organizzativa. Il Comitato Tecnico definirà in quali circostanze le strutture di PS potranno usufruire di questo servizio, sulla base della presenza di standard che soddisfino i criteri di normalizzazione nell area delle tecnologie informatiche indicati per la Pubblica Amministrazione. 9

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