HRS GROUP Online Invoice Portal Manuale & FAQs

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1 HRS GROUP Online Invoice Portal Manuale & FAQs L' HRS GROUP ha sviluppato HRS GROUP Online Invoice Portal per Voi. Ora potete controllare, correggere ed anche pagare le Vostre fatture di commissione dell'hrs GROUP direttamente online. Inoltre, se necessario, potete modificare l'indirizzo delle fatture e mettervi in contatto direttamente con la persona responsabile per il Vostro albergo nella contabilitá di HRS GROUP. Cosa significa questo per Voi: zero tempi d'attesa, meno lavoro amministrativo, piú tempo per la routine in albergo. L'uso del portale é completamente gratuito e non comporta alcun obbligo o impegno. Vogliate notare che a partire del 1 Giugno 2017 la correzione delle fatture sará possibile solo attraverso il Portale. Una volta registrati, potrete entrare nel HRS GROUP Online Invoice Portal in qualsiasi momento con le Vostre credenziali. Se avete dubbi o domande, siamo disponibili telefonicamente al numero (tra le 9 e le 17) o via onlineinvoiceportal@hrs.com. Cordiali saluti, HRS GROUP

2 FAQ HRS GROUP Online Invoice Portal... 2 Iniziamo... 4 Iniziamo (catene & gruppi di hotel)... 4 Trovare una prenotazione /fattura... 5 Modificare una fattura... 5 Pagare una fattura... 6 Modificare l indirizzo di fatturazione... 6 Ho dimenticato la password... 7 HRS GROUP Online Invoice Portal

3 Potete usare l HRS GROUP Online Invoice Portal per apportare le seguenti modifiche: Modificare o Date di check-in e check-out o Numero di notti, camere e colazioni o Prezzi delle camera e colazioni Cancellare o Prenotazioni o Parte delle prenotazioni Non potete modificare: o o o Fatture Marketing, riaddebito fatture Fatture e quadri delle prenotazioni piú vecchi di 7 giorni Potete cancellare Hot Deals, Quality Bookings (lamentele) e Automatic BV (Cancellare penali no-show confermate in bookview) soltanto selezionando un motivo. La funzione è disponibile per 7 giorni dopo la creazione della fattura. Dopo questo termine non è più possibile correggere le fatture.

4 Iniziamo Abbiamo inviato un all indirizzo su cui avete sempre ricevuto le nostre fatture di commissione. Controllate la Vostra casella di posta elettronica, eventualmente anche lo SPAM e il cestino. Seguite queste istruzioni: 1. Nella mail che Vi abbiamo inviato, troverete un link cliccandolo, sarete trasferiti sul nostro sito, dove dovrete registrarvi (solo la prima volta) 2. Dopo aver inserito i Vostri dati e confermato, riceverete un altra mail. Cliccate sul link per confermare il Vostro indirizzo Sarete trasferii di nuovo sul sito, dove riceverete la conferma che l attivazione è andata a buon fine. Potrete entrare subito nell HRS GROUP Online Invoice Portal ( in ogni momento con le Vostre credenziali. Iniziamo (catene & gruppi di hotel) Abbiamo inviato un all indirizzo su cui avete sempre ricevuto le nostre fatture di commissione. Controllate la Vostra casella di posta elettronica, eventualmente anche lo SPAM e il cestino. Seguite queste istruzioni: 1. Nella mail che Vi abbiamo inviato, troverete un link cliccandolo, sarete trasferiti sul nostro sito, dove dovrete registrarvi (solo la prima volta). 2. Dopo aver inserito i Vostri dati, riceverete un altra mail. Cliccate sul link per confermare il Vostro indirizzo Sarete trasferii di nuovo sul sito, dove riceverete la conferma che l attivazione è andata a buon fine. 4. Dopo aver registrato il primo hotel, cliccate il link nella mail d invito del secondo hotel. 5. Sarete trasferiti sul sito, dove questa volta dovrete soltanto inserire I dati del primo hotel nella sezione login. Questo assegna automaticamente il secondo hotel (e tutti gli altri) all account centrale. Non registrate il secondo hotel. Se invece volete account separati per ogni hotel, dovete registrare ogni hotel separatamente non usando la funzione login.

5 Potrete entrare subito nell HRS GROUP Online Invoice Portal ( in ogni momento con le Vostre credenziali. Trovare una prenotazione /fattura Usate la funzione cerca del Vostro browser: nella visione generale della fattura potete cercare il numero della prenotazione, il nome del cliente o della ditta, la data di arrivo e partenza usando la combinazione tasti CTRL+F. In base al browser, la funzione può trovarsi in alto a destra o in basso a sinistra. Inoltre, potete visualizzare tutte le fatture dell anno corrente e dell anno passato in HRS GROUP Online Invoice Portal ( > storico. Potete cercare una fattura usando la combinazione tasti CTRL+F e il numero della fattura. Se avete modificato una fattura, l originale non sarà più disponibile: potrete vedere soltanto quella corretta. Anche nella sezione storico potrete usare le funzioni: Paga, dettagli, correggi fattura (se ancora non è scaduto il termine di 7 giorni dalla creazione della fattura) Modificare una fattura Accedete con le Vostre credenziali al sito HRS GROUP Online Invoice Portal ( 1. Cercare la fattura. Potete cercare una determinate fattura nella sezione trovare una prenotazione/fattura. In alternativa, potete cercare la fattura manualmente. 2. Cliccate su correggi fattura nel menù. 3. Cercate le prenotazioni da modificare seguendo I passi descritti nel punto Effettuate la correzione o cancellate la prenotazione, poi cliccate su salva. Lo stato della prenotazione diventerà modificato. 5. Potete effettuare diverse modifiche. Quando avete finite, cliccate su invia modifiche per chiudere il processo. 6. Nella lista, lo stato della fattura diventerà modifiche inviate Le Vostre correzioni saranno prese in considerazione e la nuova fattura sarà disponibile a breve. Una conferma Vi sarà inviata per . Infine, potrete pagare la fattura direttamente attraverso il HRS GROUP Online Invoice Portal oppure, come sempre, manualmente (bonifico, etc ).

6 Pagare una fattura Accedete con le Vostre credenziali al sito HRS GROUP Online Invoice Portal ( 1. Cercare la fattura. Potete cercare una determinate fattura nella sezione trovare una prenotazione/fattura In alternativa, potete cercare la fattura manualmente. 2. Cliccate su Paga nel menù. Se volete pagare più fatture in un colpo solo, selezionatele cliccando i rispettivi quadratini e poi cliccate il tasto Paga che trovate in alto. 3. Vi apparirà la lista delle fatture selezionate e l importo totale. Cliccate su prossimo. 4. Ora potete scegliere il metodo di pagamento. Se avete l addebito automatico SEPA, questo apparirà automaticamente. Cliccate su accetta termini di pagamento, e dopo averli letti, cliccate su prossimo. 5. Completate con i Vostri dati (o controllate i dettagli predefiniti) e cliccate su paga ora. Riceverete i dettagli del pagamento; i risultati sono elencati di nuovo sotto Stato. Ora potete chiudere la finestra e continuare a lavorare nel portale, oppure potete uscire. Modificare l indirizzo di fatturazione 1. Accedete con le Vostre credenziali al sito HRS GROUP Online Invoice Portal ( > hotel. Nella Colonna a destra, cliccate modifica per iniziare a modificare. 2. Dopo aver apportato le Vostre modifiche, cliccate salva. 3. Una conferma Vi sarà inviata per . Le modifiche saranno usate per tutte le fatture future. Per inserire un mandato di addebito diretto SEPA 1. Accedete con le Vostre credenziali al sito HRS GROUP Online Invoice Portal ( > hotel. 2. In basso, nella sezione Concedi il mandato di addebito diretto potrete scaricare l autorizzazione, cliccando su scarica. 3. Completate il documento e inviatecelo via fax al numero indicato.

7 Ho dimenticato la password Andate su HRS GROUP Online Invoice Portal ( e cliccate su Hai dimenticato la password? in alto, poi seguite le istruzioni.

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