LA STIMA DEI COSTI DEI SISTEMI INFORMATIVI AUTOMATIZZATI. Alessandro Alessandroni

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1 LA STIMA DEI COSTI DEI SISTEMI INFORMATIVI AUTOMATIZZATI Alessandro Alessandroni 1. Concetti generali 1.1. Premessa In questo documento viene esaminata la problematica della stima ex-ante dei costi dei Sistemi Informativi Automatizzati (SIA) prima che questi si manifestino. Non vengono pertanto trattate le problematiche relative all analisi ex-post dei costi dell'information Technology (IT) che vengono effettuate nell ambito di attività di gestione progetti, assessment di sistemi IT, consuntivi, monitoraggio di contratti, perizie, ecc. L obiettivo principale è quello di fornire alcuni criteri da utilizzare nella stima dei costi delle diverse componenti di un sistema informativo automatizzato, piuttosto che fornire riferimenti di mercato destinati a divenire obsoleti in poco tempo. La presenza nel testo di prezzi o tariffe relative alla attuale situazione del mercato o alla evoluzione storica negli anni più recenti ha soltanto finalità esemplificative delle modalità di valutazione proposte nel testo o di fornire, nel caso di previsioni sugli andamenti futuri, indicazioni di tendenza utilizzabili nel breve e medio termine La stima dei costi nel ciclo di vita dei SIA La stima dei costi di un sistema informativo automatizzato è una attività che può essere svolta in mo menti diversi del ciclo di vita dei sistemi informativi automatizzati e per fini diversi quali: Valutazione dei costi annuali dell informatica nella predisposizione di budget e piani relativi all IT di una organizzazione Valutazione dei costi delle soluzioni alternative di un progetto IT da confrontare con i benefici nella stesura di uno studio di fattibilità valutazione economica di forniture di prodotti e servizi informatici nella fase di acquisizione (gara o trattativa privata) Nel primo caso si tratta di definire i costi relativi alle risorse spese od impegnate per l evoluzione e l esercizio del sistema informatico di una organizzazione. 1

2 Nel secondo caso l interesse è rivolto ai costi di un progetto IT, cioè al valore delle risorse spese od impegnate per la costruzione di un nuovo sistema, l avviamento e l esercizio. Nel terzo caso si tratta di stimare i costi degli specifici beni e servizi IT che sono oggetto di fornitura e devono essere acquisiti sul mercato. Nelle varie fasi è diverso il grado di dettaglio con il quale si conosce il sistema da acquisire o gestire o le singole componenti da valutare e di conseguenza è diverso il grado di accuratezza con il quale può essere effettuata la stima dei costi. Anche i metodi di stima possono differire a seconda delle informazioni disponibili e della accuratezza richiesta Classificazione dei costi I costi dei sistemi informativi automatizzati possono essere classificati secondo diversi criteri: per tipo di risorsa, per missione, per tipo di spesa, ecc Costi per tipo di risorsa Le tipologie principali di costi IT sono: costi delle tecnologie (hardware e software): i costi hardware riguardano le stazioni di lavoro, gli elaboratori periferici, gli elaboratori centrali, le periferiche e gli apparati di telecomunicazione; i costi del software riguardano sia i costi del software di base, del middleware e dei pacchetti applicativi costi del personale: consistono nei costi del personale informatico dedicato ad attività di gestione operativa, di sviluppo e manutenzione delle applicazioni, di assistenza utenti, di pianificazione, amministrazione e di supporto costi dei servizi esterni per manutenzione hardware, software e delle reti, sviluppo e manutenzione software applicativo, consulenze applicative e sistemis tiche, servizi di elaborazione dati, data entry, help desk e assistenza utenti, outsourcing totale o selettivo, ecc. altri costi: costi per immobili, materiali di consumo, telefoni e altre strumentazioni 2

3 Costi per missione Il costo complessivo del sistema informativo automatizzato di una organizzazione o di uno singolo progetto si può articolare in costi di sviluppo e costi di esercizio. Per attività di sviluppo si intendono le attività relative a progetti che costi per missione vanno ad ampliare e rinnovare il portafoglio Costi di un progetto/sistema Costi di sviluppo Costi di esercizio applicativo della amministrazione o ne modifichino in modo significativo alcune parti I costi di sviluppo si distinguono tra costi di costruzione (o progettazione/realizzazio ne) e costi di avviamento. Il costo di costruzione rappresenta il costo necessario per ottenere un sistema da avviare. I costi di avviamento rappresentano il valore delle attività e delle risorse necessarie per mettere in esercizio i sistemi, i costi per passare dal precedente modo di operare ad uno nuovo. I costi di sviluppo comprendono anche costi per l acquisizione di apparecchiature hardware e prodotti software aggiuntivi acquisiti per installare e/o mettere in esercizio i nuovi sistemi o per far fronte alle cresciute esigenze dei sistemi in esercizio. I costi di esercizio comprendono tutti i costi necessari per il corretto funzionamento dei sistemi e l utilizzo delle applicazioni da parte degli utenti. I costi di esercizio e manutenzione rappresentano una quota rilevante, mediamente dal 70 all 80%, di tutti i costi IT di una organizzazione Costi interni e costi esterni Costi di costruzione Costi di avviamento I costi interni sono principalmente i costi del personale informatico della amministrazione impegnato nelle attività di sviluppo e di esercizio del sistema. Accanto a questi costi interni diretti ci sono anche i costi interni indotti legati alle attività svolte dagli utenti finali per attività connesse alla costruzione, avviamento e utilizzo del sistema (ad es.: il valore del tempo speso dagli utenti per caricare i dati negli archivi o istruirsi all uso dei nuovi sistemi). I costi indotti valorizzano l impatto organizzativo dei progetti informatici nelle loro diverse fasi. Con lo sviluppo dei modelli client/server e dell informatica distribuita il costo indotto relativo al tempo speso dagli utenti finali per imparare a utilizzare i pc e per operare con essi è diventato molto rilevante. 3

4 I costi degli utenti finali pc possono essere suddivisi nelle categorie: addestramento e formazione formale : il tempo speso dagli utenti nelle classi; addestramento informale: ore spese a leggere, ricercare e esplorare nuove funzionalità del sistema ; mantenimento del pc: installazione delle applicazioni, gestione dei dati, backup, aggiornamento dell hardware e del software, risoluzione dei problemi e così via supporto a colleghi: tempo speso dal lavoratore che aiuta un collega e tempo nel quale questi viene aiutato; attività non produttive: giochi, elaborazioni e comunicazioni personali, ecc. E stato stimato da Gartner Group che in sistemi distribuiti con pc connessi in LAN il costo delle attività svolte dagli utenti finali è pari al 35% del costo totale di possesso del sistema. Per ridurre questi costi (di oltre il 50%), nonchè quelli di supporto tecnico e gestione dei pc, sono state introdotte nuove piattaforme caratterizzate da: gestione centralizzata server-centric; standardizzazione forzata dei posti di lavoro; ridotte funzionalità e bassa complessità dei posti di lavoro. Nel capitolo successivo verranno approfonditi questi aspetti. I costi esterni sono quelli relativi all acquisizione di prodotti hardware e software e di servizi affidati a società esterne anziché svolti internamente. Come evidenziato nella tabella seguente in fase di pianificazione e di budget si prendono in considerazione i costi esterni e i costi interni diretti trascurando i costi indotti che non incidono sulle previsioni di spesa. Nel caso di studio di fattibilità è bene valutare l opportunità di considerare anche i costi indotti sia al fine di stimare l intero ammontare dei costi da raffrontare ai benefici sia per poter comparare soluzioni tecniche e architetturali alternative che potrebbero essere caratterizzate da diversi costi indotti. In fase di acquisizione la stima dei costi, o più propriamente dei prezzi, si limita ai costi esterni relativi agli oggetti di fornitura, siano essi prodotti o servizi. Fasi Interni Diretti Indiretti Esterni Piano e budget X - X Studio fattibilità (analisi costi benefici) X X X Acquisizione - - X 1.4. Le fasi della stima dei costi La stima dei costi avviene attraverso due fasi distinte: 4

5 la quantificazione delle risorse necessarie la valorizzazione delle risorse individuate nella fase precedente I procedimenti di stima variano a seconda del tipo di costo come è esemplificato nella tabella seguente: Principali voci di costo Quantificazione risorse Valorizzazione Costi hardware Dimensionamento degli Valore di listino per impianti richiesti fascia o per specifica (elaboratori, linee di configurazione + sconti trasmissione, posti di volume lavoro, periferiche) a Prezzo di mercato per partire dalle caratteristiche unità prestazionale (ad funzionali, dai volumi es. MIPS, GB) elaborativi e dalle prestazioni richieste dal sistema (capacity planning) Costi sviluppo software Dimensionamento dello impegno in tempo uomo a partire dalle caratteristiche Costi avviamento quali-quantitative del sistema da realizzare (dimensione applicazione in FP/ produttività) Dimensionamento dell impegno in tempo uomo a partire dalla analisi delle singole attività pianificate Costi gestione sistemi Dimensionamento dello impegno in tempo uomo a partire dalle attività pianificate sulla base delle Costi manutenzione hardware e software caratteristiche qualiquantitative dei sistemi da gestire e dei livelli di servizio richiesti + altre risorse usate nell erogazione del servizio (tecnologie, locali, materiali di consumo, ecc.) Valorizzazione del tempo uomo impegnato a costi standard o a tariffe di mercato Valorizzazione del tempo uomo impegnato a costi standard o a tariffe di mercato Valorizzazione del tempo uomo impegnato a costi standard o a tariffe di mercato + valorizzazione altre risorse utilizzate % del prezzo dell hardware e del software in manutenzione 5

6 La stima dei costi nella pianificazione dei sistemi informativi automatizzati Il processo di pianificazione dei sistemi informativi automatizzati comprende una fase di dimensionamento delle risorse e della spesa che definisce i fabbisogni di risorse (addetti, tecnologie, infrastrutture) e ne quantifica i costi a partire da un piano consolidato dei progetti in portafoglio e delle attività di esercizio (gestione e manutenzione). Piano progetti dei Piano delle attività di esercizio Piano delle risorse (personale, infrastrutture tecnologiche, altre) (quantificazione) (valorizzazione) Piano della spesa Costi per risorsa, per missione, ecc. I tre momenti, mostrati nella figura, possono essere percorsi nei due sensi: in senso topdown o in senso bottom-up. Nel primo caso il piano della spesa e quelli degli organici e delle tecnologie sono determinati da quelli delle attività di esercizio e di sviluppo. Le politiche di spesa anticipano o ritardano i tempi, ma non determinano i contenuti del piano. Nel secondo caso, viene determinato in primo luogo il budget di spesa, per esempio decidendo le variazioni percentuali dei costi rispetto a quelli sostenuti nell anno precedente definendo una scala di priorità delle funzioni organizzative clienti; la fase di selezione dei progetti deciderà la assegnazione delle risorse disponibili. Nel primo caso è il programma di sviluppo a guidare la pianificazione dei costi, nel secondo caso è invece privilegiato il controllo dei costi. Entrambi gli approcci possono essere contemporaneamente presenti, per esempio il primo per aree o tecnologie innovative, ed il secondo per aree consolidate, in cui prevalgono i costi di esercizio. 6

7 Si riportano di seguito le voci di costo previste dalla metodologia della Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA) per il piano triennale delle pubbliche amministrazioni centrali: a)sviluppo prestazioni professionali studio fattibilità prestazioni professionali analisi e progettazione hardware mainframe dipartimentali pc/ws altre apparecchiature altro hardware software di base e d ambiente pacchetti applicativi prestazioni professionali realizzazione software altro software rete apparecchiature rete e cablaggio software rete prestazioni professionali per rete altro rete formazione utenti prestazioni collaudo messa in produzione acquisto locali acquisto impianti tecnologici prestazioni messa in produzione altro per messa in produzione prestazioni monitoraggio altri costi b) esercizio hardware locazione/leasing mainframe locazione/leasing dipartimentali locazione/leasing stazioni di lavoro locazione/leasing altre apparecchiature manutenzione mainframe manutenzione dipartimentali manutenzione stazioni di lavoro manutenzione altre apparecchiature software locazione/leasing software di base e d ambiente locazione/leasing pacchetti applicativi manutenzione software di base e d ambiente manutenzione pacchetti applicativi prestazioni professionali manutenzione software rete locazione/leasing apparecchiature di rete locazione/leasing software di rete manutenzione apparecchiature di rete manutenzione software di rete esercizio sistemi prestazioni professionali gestione sistemi prestazioni professionali assistenza sistemistica prestazioni per elaborazione dati prestazioni per data entry formazione informatica assistenza utenti affitto/manutenzione locali manutenzione impianti tecnologici materiali di consumo altri costi

8 Si osservi che in questo modello le voci di costo appartenenti alle diverse tipologie (hardware, software, prestazioni e servizi) sono articolate in due sezioni sulla base della missione (sviluppo ed esercizio) e sono ordinate in base alla collocazione temporale nell ambito del ciclo di vita dei sistemi informativi automatizzati. Come evidenziato in precedenza, in questa fase si prendono in considerazione i costi esterni e i costi interni diretti ma non i costi indotti in quanto questi non incidono sulle previsioni di spesa La stima dei costi dei progetti negli studi di fattibilità (analisi costi benefici) La studio di fattibilità fornisce tutti gli elementi dimensionali, quantitativi e qualitativi, relativi alle risorse necessarie sia per la realizzazione del progetto che per l avviamento e l esercizio. Fornisce inoltre indicazioni sulla attività che conviene affidare all esterno. Per la stima dei costi occorre individuare le principali voci di costo (con dettaglio analogo a quello utilizzato in fase di piano) ed esplicitare le modalità di stima utilizzate per ciascuna voce. Contenuti del progetto di massima: specifiche applicative specifiche tecnologiche avvio del nuovo sistema formazione e assistenza utenti impegni di esercizio e manutenzione make or buy (piano acqusizioni) quantificazione Costi del progetto: costi per risorsa, per missione, ecc. valorizzazione La stima dei costi esterni nella acquisizione di beni e servizi informatici In fase di acquisizione di beni e servizi IT nei capitolati tecnici sono indicate le quantità da acquisire, i requisiti funzionali e di prestazione dei beni e i livelli di servizio dei servizi. Sulla base degli elementi quantitativi e qualitativi contenuti nei capitolati tecnici si procede alla valorizzazione delle singoli componenti sulla base di informazioni di mercato, secondo i criteri esposti nel seguito, e quindi alla determinazione dell importo complessivo della fornitura. 8

9 1.5. Organizzazione del documento Dopo una sintetica descrizione dell approccio del Costo totale di possesso o Total Cost of Ownership (TCO) contenuta nel paragrafo 2 1, verranno descritti nei paragrafi successivi i criteri di stima delle singole componenti di costo. Il modello adottato è quello proposto per il piano dalla Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione esposto in precedenza. Le voci di costo all interno delle aree sono stare riordinate in modo da raggrupparle per tipologia (hardware, software e servizi) e sono state aggiunte alcune voci relative a prodotti hardware e software che nel modello del piano risultano aggregate. I costi relativi al noleggio e leasing di prodotti hardware e software, presenti nel modello dei costi del piano AIPA nella sezione costi di esercizio, non vengono trattati esplicitamente in quanto possono essere ricavati, attraverso semplici calcoli finanziari, dai costi di acquisizione dei prodotti stessi. Non sono stati inoltre presi in considerazione i costi non strettamente informatici quali impianti tecnologici, locali, materiali di consumo, ecc. Nella tabella seguente sono riportate nella prima colonna le voci di costo del modello di piano AIPA e nella seconda colonna le componenti di costo esaminate nel presente documento, con la indicazione, nella terza colonna, del relativo paragrafo. voci di costo del modello di piano componenti di costo esaminate paragrafo costi di sviluppo costi di sviluppo hardware hardware mainframe sistemi mainframe 3.2 dipartimentali sistemi intermedi (dipartimentali e server) 3.3 pc/ws personal computer 3.4 altre apparecchiature e altro hardware stampanti laser 3.5 stampanti di linea 3.6 scanner 3.7 sottosistemi a disco per mainframe 3.8 sottosistemi a disco per sistemi intermedi 3.9 librerie robotizzate 3.10 apparecchiature rete e cablaggio sistemi di cablaggio e componenti di reti 3.11 (hub, switch, router, ecc.) software software di base e d ambiente Software di base e d ambiente per 4.1 mainframe software di base e d ambiente per sistemi 4.2 UNIX dbms 4.4 network & system management, ecc.) 4.5 strumenti di sviluppo applicativo 4.6 pacchetti applicativi e altro software pacchetti applicativi per desktop 4.3 pacchetti applicativi di tipo ERP Il riferimento ai paragrafi si deve intendere all'interno del Contributo, quindi dal secondo livello della numerazione. 9

10 software rete incluso nel costo delle apparecchiature (3.11) prestazioni e servizi servizi prestazioni professionali studio studi di fattibilità 5.2 fattibilità prestazioni professionali analisi e sviluppo software applicativo (compreso 5.3 progettazione avviamento) e manutenzione evolutiva prestazioni professionali realizzazione software prestazioni professionali per rete questi costi sono compresi nel costo del cablaggio (3.11) formazione utenti formazione (personale informatico e utenti) 5.4 prestazioni collaudo servizi per il collaudo e la messa in 5.5 prestazioni messa in produzione produzione prestazioni monitoraggio monitoraggio 5.6 costi di esercizio costi di esercizio hardware hardware locazione/leasing hardware la stima di questi costi si può ricavare dalla stima dei costi di acquisizione software software locazione/leasing software la stima di questi costi si può ricavare dalla stima dei costi di acquisizione prestazioni e servizi servizi manutenzione mainframe, manutenzione prodotti hardware 5.7 dipartimentali, stazioni di lavoro, apparecchiature di rete, altre apparecchiature manutenzione software di base e manutenzione prodotti software 5.8 d ambiente, pacchetti applicativi e software di rete prestazioni professionali manutenzione ordinaria del software 5.9 manutenzione software applicativo (MAC) manutenzione straordinaria anno prestazioni professionali gestione gestione sistemi e reti (CED, pc/lan, 5.11 sistemi e assistenza utenti WAN, server) prestazioni per elaborazione dati prestazioni professionali assistenza assistenza sistemistica 5.12 sistemistica prestazioni per data entry data entry 5.13 formazione informatica trattata insieme alla formazione utenti (5.4) Nell utilizzare un approccio di stima analitico, basato sulla valutazione delle singole componenti di costo, si rischia di trascurare il costo della integrazione di più attività/prodotti, di diverse tecnologie (hardware, software e servizi, reti) e di diversi fornitori. Tali costi si annullano, o comunque si riducono, se l amministrazione dispone di risorse qualificate per gestire e realizzare progetti di questo tipo; altrimenti vanno a sommarsi ai costi delle singole componenti. Il costo aggiuntivo, nel caso di servizi che prevedono lo sviluppo e la integrazione di sistemi, dalla progettazione fino al collaudo, può essere stimato pari al 10-15% degli importi relativi all hardware, al software e agli eventuali altri servizi. 10

11 2. L approccio del Total Cost of Ownership (TCO) 2.1. Introduzione In una fase iniziale nella quale non si disponga di informazioni di dettaglio sul sistema da realizzare si può seguire un approccio di stima basato su modelli di costo totale di possesso o total cost of ownership (TCO). La metodologia del total cost of ownership è stata sviluppata principalmente per confrontare e valutare tecnologie e architetture alternative prendendo in considerazione tutti i costi connessi con l acquisizione, gestione e manutenzione di un sistema o sottosistema informatico durante la sua vita utile (3-5 anni). Tale approccio è anche utile per valutare i costi di servizi di outsourcing di sottosistemi (ad es. outsourcing di pc, CED, reti, ecc.) nei quali il fornitore mette a disposizione sia l hardware ed il software sia il personale per la gestione. Sono disponibili in letteratura analisi del TCO relativi sia a interi sistemi informatici che a singole componenti quali pc, LAN, sottosistemi a disco, mainframe, server Unix o NT, ecc. Nella tabella seguente (fonte: Gartner Group) sono riportate le principali voci di costo che compongono il costo totale di possesso relativo a un sistema informatico. 11

12 2.2. Esempi di analisi del TCO Si riportano nel seguito, come primo esempio, i risultati di uno studio svolto nel 1995 dal Gartner Group TCO client/server vs. mainframe/terminali per comparare i costi dei sistemi mainframe/terminali client/server 21% client/server con quelli dei sistemi 26% 41% 33% HW, SW e TLC basati su mainframe. I risultati, sviluppo e gestione espressi in lire spese per posto di supporto utenti lavoro informatizzato all anno, hanno 7% utenti finali 23% evidenziato un costo per i sistemi C/S, pari a circa 9 milioni di lire all anno per utente, superiore del 70% al costo dei sistemi tradizionali basati su 34% 15% mainframe e terminali, pari a 15,5 milioni di lire all anno per utente. Anche eliminando dal conteggio i costi relativi alle attività degli utenti finali, la soluzione C/S rimane più costosa del 37%. Nella figura a lato è confrontata la struttura dei costi delle due diverse architetture. Nel seguito viene descritto, sempre a scopo esemplificativo, il modello del TCO per l informatica distribuita elaborato recentemente dal Gartner Group per confrontare i costi di diverse soluzioni client. I risultati della analisi, riportati nella tabella sottostante, evidenziano che è possibile ridurre i costi totali anche del 35% ricorrendo a piattaforme più semplici da gestire. Il modello del TCO, adottato per questa analisi, comprende quattro categorie di costi distinte per le postazioni di lavoro e per la rete: capitale supporto tecnico amministrazione attività dell utente finale Il costo del capitale rappresenta tutti i costi non riferiti al lavoro quali le spese per l hardware e per il software, la manutenzione, le spese di energia, ecc. Il supporto tecnico comprende i costi del lavoro relativi allo staff di supporto tecnico addetto all help desk, alla definizione di standard per la organizzazione, alla gestione dell hardware e del software sia dei pc che dei server. 12

13 I costi di amministrazione per il desktop sono quelli relativi ai costi di acquisizione e manageriali mentre i costi relativi alla rete riguardano i tradizionali compiti di amministrazione della rete quali backup e amministrazione degli utenti. La categoria delle operazioni degli utenti finali consiste dei costi del lavoro sostenuti dagli utenti finali che interagiscono con le tecnologie in attività non produttive quali la gestione dei file e la individuazione dei problemi. Nel modello non sono compresi i costi delle applicazioni delle applicazioni specifiche delle diverse linee di business, sia il costo di sviluppo delle applicazioni che i relativi server in quanto i costi e i fabbisogni di applicazioni specifiche variano molto da azienda ad azienda e da settore a settore. Il modello esamina i costi IT di una ipotetica organizzazione con una LAN per 2500 utenti in cui la gestione sia centralizzata variazione dei costi in funzione della piattaforma utilizzata 2. 2 NC-C: (network computer) un thin client che esegue dei task (applets) acquisite dalla rete; NC-S: piattaforma Windows terminal totalmente basata sul server con il desktop che si limita alla presentazione; NetPC-ZAK-E e ZAK-A: net-pc con software ZAK (Zero Administration Kit)- ZAK-E (ZAK-Explorer Interface, TaskStation Mode) per utenti che necessitano di accesso ad una sola applicazione o ZAK-A (ZAK- Applications Support, AppStation Mode) per utenti che devono accedere a più applicazioni. 13

14 2.3. Sviluppi della metodologia del TCO Negli ultimi anni la metodologia del TCO è stata arricchita con alcune integrazioni volte a renderla uno strumento decisionale a supporto di iniziative di riduzione del TCO: aggiunta della complessità dell ambiente e dei livelli di servizio (all aumentare della complessità aumenta il TCO); aggiunta della tipologia di utenti (con utilizzo di una parte di client diversi dal pc per utenti con minori esigenze in termini di funzionalità); aggiunta delle best practices che riducono il TCO; aggiunta del rischio (la riduzione del rischio può comportare un aumento del TCO) Complessità La complessità associata alle infrastrutture IT ed alla loro gestione sono uno dei fattori più importanti che determinano il TCO. Più è complessa una organizzazione e le installazione IT e maggiori sono i costi di pianificazione, realizzazione, rilascio e dismissione associati a una grande varietà di tecnologie (PC, server, applicazioni, ecc.). Le infrastrutture IT e le persone responsabili per la gestione dell IT sono parte di un sistema complesso di relazioni e interdipendenze. Più differenziate sono le componenti associate con il sistema (per esempio numero di piattaforme) e più indefiniti i processi di gestione (ad esempio processi di gestione dei problemi non documentati), maggiori sono le risorse ed i costi necessari per supportare il sistema. La complessità può essere articolata in due categorie principali: gestione IT, cioè come tutte le operazioni vengono gestite, e infrastrutture IT, ovvero l ambiente da gestire e le tecnologie a supporto della gestione. La complessità della gestione è influenzata da una serie di fattori quali il grado di centralizzazione della gestione, il processo di controllo del budget, i processi di gestione dei problemi e dei cambiamenti, i processi di pianificazione, i livelli di servizio, il numero e tipo di utenti finali e la loro dispersione. La complessità delle infrastrutture è distinta tra hardware e software. La prima deriva dalla percentuale di applicazioni di tipo C/S, il numero totale di distinti sistemi operativi, la maturità media delle applicazioni C/S installate, la percentuale di applicazioni critiche. La complessità dell hardware è influenzata da un numero di fattori quali il numero di differenti architetture hardware, il tasso di cambiamento dei PC, il tasso di adozione di portatili, la percentuale di apparecchiature ridondanti (server, hub, router, ecc.). E importante verificare che la complessità dei sistemi informatici presenti nella organizzazione, e quindi i costi ad essa associati, sia giustificata dalle caratteristiche dei servizi IT da erogare. Altrimenti occorre intervenire sui fattori di complessità con conseguenti benefici in termini di TCO. 14

15 Tipologie di utenti Una organizzazione tipo è composta da diverse tipologie di utenti con esigenze differenziate. Non è opportuno fornire a un utente troppe funzionalità rispetto a quelle necessarie ma non si può nemmeno fornirne un numero insufficiente. Le funzionalità aggiungono complessità e la complessità aggiunge costi. Se, ad esempio, solo il 10% degli utenti ha bisogno di tutte le funzionalità offerte da un pc standard si possono introdurre altri client di minore complessità e costo che sono comunque adatti per gli utenti con minori requisiti di funzionalità. Nella tabella seguente, riferita ad una organizzazione con 2500 utenti, l adozione di un opportuno mix di apparecchiature client consente riduzioni consistenti del TCO senza effetti negativi in termini di efficacia. L adozione di adeguate tecnologie integrate con i processi di gestione consentono di fornire agli utenti il massimo in termini di funzionalità disponibili al minimo costo Best Practices Il TCO può essere ridotto attraverso pratiche di gestione adeguate e opportuni strumenti di supporto. Le best practices si basano su tecnologie di supporto (sia hardware che software) che se correttamente usate aiutano a ridurre il TCO di oltre il 40% con aumento dell utilizzo delle 15

16 funzionalità e della soddisfazione degli utenti. Nella figura è riportato l impatto delle best practices sul TCO per sistemi pc/lan Rischio Infine l analisi del TCO deve includere la valutazione del rischio associato alla realizzazione e alla operatività dei sistemi informatici. In particolare occorre valutare la relazione tra ris chio di fermata ed i costi. Una riduzione del rischio richiede investimenti in IT ed è compito di chi gestisce l IT valutare il giusto compromesso. 3. Stima dei costi dell hardware 3.1. Introduzione Per alcuni prodotti hardware è possibile stimare il prezzo sulla base di un prezzo unitario di mercato riferito ad un fattore di prestazione o di dimensione quali ad esempio la potenza elaborativa o di memorizzazione; è questo il caso ad esempio del prezzo per MIPS per un sistema di elaborazione di tipo mainframe o del prezzo per Gb per sottosistemi di memorizzazione a disco. Per altri prodotti la stima economica viene effettuata sulla base del prezzo di listino medio riferito a una particolare tipologia di utilizzo o ad una specifica configurazione (configurazione base + componenti aggiuntivi). Nel caso di acquisizione di un numero elevato di unità si possono correggere i prezzi di listino con sconti medi riferiti ai volumi in gioco. E questo il caso, ad esempio, di: personal computer (desktop e portatili), workstation, stampanti. In altri casi (ad esempio: server, librerie robotizzate, ecc.) sono possibili entrambi gli approcci in quanto è possibile effettuare sia stime di massima basandosi su prezzi unitari riferiti a dati di prestazione sia, una volta che si disponga di informazioni di dettaglio, fare riferimento a specifiche configurazioni per valutazioni più accurate. Per alcune apparecchiature di rete è possibile effettuare valutazioni di massima basate su prezzi unitari per porta (hub, switch, router, escon director, ecc.). Anche in questo caso valutazioni più accurate, in fase di acquisizione, devono fare riferimento a specifiche configurazioni. 16

17 3.2. Mainframe Il mercato dei mainframe è costituito principalmente dai sistemi IBM S/390 e compatibili (Hitachi e Amdahl). Dal 1993 la IBM, seguita dagli altri produttori, non pubblica più prezzi di listino dei sistemi S/390 e, pertanto, gli unici riferimenti disponibili sono i prezzi medi di vendita per MIPS rilevati dagli information provider (Gartner Group, Metagroup, Sievers Consulting, KDM/ MIPS _004st.ds4 2Q97 3Q97 4Q97 1Q98 2Q98 3Q98 Amdahl Skyline 2 IBM CMOS Observed Selling Prices (+/- 10%, 1 year warranty) 12 10, ,5 7,7 7 ecc.). Tali prezzi vengono rilevati sul mercato e fanno riferimento a configurazioni medie 3. Nella figura a lato è riportato, titolo a di esempio, l andamento trimestrale dei prezzi dei sistemi sul mercato europeo osservato dalla Società Sievers Consulting. Le potenze elaborative dei diversi sistemi, espresse in MIPS (milioni di istruzioni per secondo), vengono fornite dai fornitori e verificate dagli information provider sulla base delle effettive prestazioni rilevate dagli utenti. I MIPS vengono determinati sulla base di un insieme di diversi carichi di lavoro (TSO, CICS, DB2, IMS e batch). 10,2 7,2 6,6 8,6 6,6 6,6 4Q98 6,6 5, Ralf-Jürgen Sievers Consulting Mb di memoria centrale per MIPS e 0,5-0,75 canali per MIPS (Gartner Group); 10 Mb di memoria centrale e 0,2 canali per MIPS (Sievers Consulting). Per configurazioni diverse da quelle medie occorre correggere opportunamente il prezzo base per MIPS. Con riferimento alla sola memoria centrale i prezzi attuali sono pari a circa lire per Mb. 17

18 I prezzi medi di vendita dei mainframe sono diminuiti negli ultimi anni in misura rilevante scendendo da circa 100 milioni di lire/mips nel Cost per Configured OS/390 MIPS Fonte: Gartner Group 1990 a meno di 10 milioni di lire/mips a fine Tale riduzione, favorita dai nuovi processori a tecnologia C-MOS, non è più guidata dalla competizione tra produttori di mainframe ma piuttosto da quella tra mainframe e piattaforme alternative (sistemi Unix di fascia alta). Gli analisti prevedono che il trend discendente del prezzo per MIPS dei grandi sistemi continui nei prossimi anni annui ad una tasso medio del 30% all anno (vedi figura a lato). I prezzi dei mainframe forniti dagli information provider sono riferiti all acquisto di nuovi sistemi IBM o compatibili (PCM). Nel caso di upgrade i prezzi per MIPS possono essere superiori del 15-20%. Per sistemi diversi da quelli IBM e IBM compatibili che offrono altre soluzioni proprietarie i prezzi per MIPS, per l assenza di competizione diretta, sono superiori di 3-4 volte a quelli indicati. Il miglioramento sempre più rapido del rapporto prezzo/prestazioni e la riduzione dell intervallo di tempo tra l immissione sul mercato di sistemi con processori più potenti ha portato ad un accorciamento della vita economica dei sistemi, passata da 6 anni nel 90 a 3-4 anni nel 1998, con conseguente discesa sempre più rapida dei prezzi sul mercato secondario (vedi figura a lato) Mid-Market Values of IBM's Large Systems Fonte: Gartner Group La continua riduzione dei prezzi dell hardware non è stata accompagnata da una discesa altrettanto significativa dei canoni delle licenze software. Nella figura seguente è riportato il costo di possesso di sistemi S/390, con esclusione dei costi del personale addetto alla 18

19 gestione, calcolato sommando agli ammortamenti dell hardware, i canoni delle licenze del software di base e della manutenzione ed i costi dell energia. Nei primi anni 90 i costi si sono ridotti a un tasso medio annuo del 15%. Dal 1993 al 1996 il tasso di riduzione è passato al 25-30% all anno. Durante questo periodo molte organizzazioni hanno iniziato la migrazione da sistemi a tecnologia ECL a sistemi a tecnologia CMOS, con elevata riduzione dei canoni di manutenzione e dei costi della energia consumata. La quota relativa al costo del software è andata crescendo ed è attualmente la voce di costo più rilevante. Tale componente sarà esaminata in un prossimo paragrafo Sistemi intermedi (midrange) Introduzione Nel caso dei sistemi midrange non può essere utilizzato come indice di prestazione il MIPS che è un valido indice di confronto all interno di una stessa architettura (mainframe) ma che può portare a grossi errori se utilizzato per confronti tra architetture diverse quali quelle dei sistemi midrange. Le prestazioni di un sistema multiuser e multitasking sono infatti determinate oltre che dalla potenza del processore anche dalle caratteristiche architetturali (velocità del bus, caching, sottosistema I/O, ecc.); si ricorda che in una configurazione bilanciata di 19

20 mainframe (1-1,5 canali per MIPS) circa il 25% del prezzo della unità centrale è dovuta al sottosistema di I/O. L indice di prestazione più utilizzato per sistemi UNIX e NT è il numero di transazioni al minuto tpm-tpc-c. Questo benchmark è nato per testare le caratteristiche dei sistemi in ambiente OLTP (on line transaction processing) dove è richiesto un rapido accesso in lettura e scrittura ai database che contengono le informazioni aziendali di riferimento ed anche se tale indice è influenzato dal tipo di DBMS utilizzato nei test e dalla configurazione adottata (tipo host o client-server 4 ) è al momento il più utilizzato. Nei risultati dei benchmark, pubblicati dal Transaction Processing Council, vengono indicati per ciascun sistema: configurazione, tpm, e prezzo in $ per tpm calcolato sulla base dei prezzi dell hardware, del software e della manutenzione per 5 anni. Nella figura seguente sono riportati, a titolo di esempio, i risultati relativi ai 10 sistemi che avevano fornito, alla data di marzo 1999, le più elevate prestazioni e ai 10 sistemi con migliore rapporto prezzo/prestazioni. Nel primo caso di tratta di sistemi Risc/UNIX e nel secondo caso di PC server con processori INTEL e sistema operativo NT. Rank Compan Config y 1 Sun Enterprise (64-way) 2 Digital tpm(c) AlphaServer 8400 (8 node x 12- way) 3 Sequent NUMA-Q 2000 E300 (64-way) 4 HP HP 9000 V2500 (32-way) 5 IBM RS/6000 SP Model 309 (12 node x 8-way) 6 Sun Enterprise 6500 (24-way) 7 HP HP 9000 V2250 (16-way) 8 Sun Ultra Enterprise 6000 c/s (2 node x 22-way) 9 Sequent NUMACenter 2000 (32-way) 10 IBM AS/400e 9406-S40 (12-way) tpmc $/tpmc Database 115,395. $ Oracle8i v ,541. $ Oracle8 v ,900.8 Oracle8 Enterprise Edit'n $ , Oracle8i Enterprise Edit'n $ ,053.8 Oracle8 Enterprise Edit'n $ , $76.00 Sybase ASE ,117.8 Sybase ASE11.5 EBF $ ,871.6 Oracle8 Enterprise Edit'n $ ,793.4 Oracle8 Enterprise Edit'n $ , $ DB2 for AS/400 V4 Release 1 $/tpm(c) 4 Il test in configurazione client/server è mediamente superiore del 20% 20