MATRIX NEWS 1.0. Bollettino informativo pubblicato dal gruppo di gestione "DOSsier SANitario" (DOSSAN) della FCTSA. Il Chapter DOSSAN, luglio

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1 MATRIX NEWS 1.0 Bollettino informativo pubblicato dal gruppo di gestione "DOSsier SANitario" (DOSSAN) della FCTSA Il Chapter DOSSAN, luglio

2 Introduzione (di Roberto Cianella) Durante il percorso di riorganizzazione aziendale iniziato dal comitato FCTSA ormai alcuni anni orsono è stato evidenziato quale elemento di criticità l intero sistema di comunicazione, con particolare attenzione ai flussi comunicativi interni ai servizi. Questa nuova pubblicazione nasce appunto con l obiettivo di offrire un sistema di informazione trasversale alle istanze interessate soprattutto dedicato a tutti i possibili fruitori dei risultati del progetto di aggiornamento di Matrix. Il gruppo di coordinamento si prefigge pertanto di pubblicare una newsletter ogniqualvolta vi siano elementi nel progetto suscettibili di essere portati a conoscenza di tutti gli utilizzatori, riservato il fatto che eventuali necessità di approfondimento delle tematiche saranno oggetto di formazioni specifiche. Tra gli strumenti di comunicazione è inoltre allo studio un formulario di segnalazione sul portale extranet.fctsa.ch; in attesa di tale realizzazione, ogni comunicazione può essere trasmessa direttamente a Buona lettura! Nuova struttura organizzativa il "Chapter DOSSAN" (di Daniel Pasquali) L'acronimo "DOSSAN" non é altro che una parola composta da due termini a noi molto famigliari che descrivono la nostra cartella sanitaria, il "dossier sanitario". Il "chapter" letteralmente "sezione", é stato utilizzato poiché ha un significato più completo rispetto al termine italiano si "sezione" (...ognuna delle parti in cui è suddiviso un tutto unitario e organico; in particolare, ogni ripartizione interna di un ente, un'organizzazione, un'istituzione, un ufficio, una scuola...), il significato in inglese di "chapter" sta a rappresentare un gruppo che funge da centro di aggregazione e coordinamento tra entità e associazioni. Questa definizione quindi rappresenta in sintesi quella che é la "mission" del gruppo. Per garantire l aggiornamento del sistema Matrix, fare fronte alle esigenze in materia di informatizzazione del sistema informativo e in parallelo mantenere il sistema aggiornato, la FCTSA ha costituito un gruppo di lavoro permanente che ha lo scopo di garantire l'assistenza del prodotto "Matrix" e il suo stato di aggiornamento seguendo le esigenze della direzione della FCTSA e dei servizi. Il gruppo é costituito da un nucleo di 4 persone che si avvalgono della consulenza di esperti su specifica richiesta inoltrata in funzione di puntuali bisogni. I quattro membri sono: Direttore della FCTSA Sig. R Cianella che oltre alle competenze e alle informazioni di FCTSA in suo possesso é anche garante di una continuità con la sezione amministrativa del sistema informativo. Direttore TS144 Sig. S Muschietti, che si fa garante della continuità del sistema informativo del 144 che grazie alla tecnologia ha un ruolo anche attivo nel processo di soccorso. Sig. P Pianta, programmatore e soccorritore che ha sviluppato il programma e che con S Muschietti permettono una continuità nell'ambito del gruppo cantonale che si occupa del sistema IT (tecnologia informatica) Responsabile servizio "Qualità e Ricerca" FCTSA D Pasquali, coordinatore del gruppo e garante del progetto. Il Chapter DOSSAN, luglio

3 Questo nucleo operativo, che ha definito un programma d'incontri regolari, si avvale dell'attività prodotta dal gruppo informatica, costituito dai responsabili informatica dei servizi e da alcuni dei suoi direttori. Matrix nasce dal un progetto di un servizio, distribuito a livello regionale e come tale la FCTSA riteneva importante che questo fosse gestito a livello cantonale per garantirne aggiornamenti globali. Vale però la pena ricordare che la strategia d'introduzione di Matrix é stata un percorso obbligato e sfocierà in futuro nella realizzazione di una nuova cartella sanitaria. Nell'ambito delle attività dei due pilastri consultivi di FCTSA, la commissione dei responsabili operativi (CRO) e la commissione dei direttori sanitari (CDS), spesso é emersa l'esigenza di modificare o adattare i contenuti o la struttura dell'attuale cartella sanitaria. Attraverso la costituzione del "chapter dossan" la FCTSA ha voluto garantire una relazione diretta con CDS e CRO in modo da permettere degli aggiornamenti e un assistenza globale. Centralizzazione della banca dati, un passaggio obbligato per lo sviluppo futuro di una cartella sanitaria online (di Sandro Muschietti e Daniel Pasquali) La situazione di partenza vedeva ogni servizio con una banca dati locale che regolarmente veniva sincronizzata a livello centrale in una banca dati globale in FCTSA. Ogni servizio dispone ancora oggi di diversi programmi che alimentano, aggiornano e in buona sostanza modificano i dati presenti nel sistema. L'uso di questi programmi non assicura sempre l'allineamento tra i dati locali del servizio e quelli globali che si dovrebbero sincronizzare. Il risultato finale di questa condizione é che i servizi e la banca dati FCTSA non contengono gli stessi dati. Le conseguenze di questa situazione é che nella creazione delle statistiche queste sono differenti. Partendo dal presupposto normativo che vede il dato di proprietà e responsabilità del singolo servizio, la decentralizzazione pone un secondo problema qualora si volesse implementare una nuova cartella sanitaria compilabile attraverso internet. Dovrebbero essere realizzate 5-6 piattaforme dove viene installato il programma e questo, oltre a portare dei costi di realizzazione e gestione, acutizzerebbe il già presente problema di sincronizzazione dei dati. Per questi motivi, dopo la costituzione di un gruppo di lavoro per la gestione comune delle attività IT*, a partire dal 2013 sono iniziati i lavori di centralizzazione delle 8 banche dati locali (TS144-6 servizi ambulanza e Rega Ticino) in un'unica struttura. Il processo di cambiamento ha permesso anche di modernizzare il sistema d'allarme tra la Centrale TS144 e i servizi riceventi per adattarlo ai bisogni attuali e futuri. Dopo aver realizzato le fasi di preparazione della struttura tecnica (Hardware), l'adattamento del software ai nuovi PC e ad aver preparato i programmi per il trasferimento dei dati nelle prossime settimane vi sarà la migrazione dei dati e la piena operatività della nuova banca dati centralizzata. Per l'utente finale, il soccorritore che compila la cartella con il laptop, questa importante modifica strutturale non sarà visibile, non cambierà la modalità di redazione delle cartelle sanitarie e non comporterà nessuna sospensione del servizio. In futuro, con questo importante cambiamento sarà possibile dotarsi di programmi per il controllo e la reportistica dei dati operativi, clinici e amministrativi per rispondere ai nuovi bisogni e di semplice utilizzo per gli operatori responsabili di queste attività. La centralizzazione permetterà un ulteriore confronto dell'attività e crea le premesse per la futura cartella sanitaria informatizzata basata su tecnologia internet. Il Chapter DOSSAN, luglio

4 * IT é acronimo generico (Information Technology) per descrivere le attività di gestione delle apparecchiature informatiche e dei programmi software che un'azienda utilizza per rilevare le informazioni relative alla propria attività Le novità della nuova versione "Matrix 3.12" (Daniel Pasquali) Nei prossimi giorni verrà installata su tutti i PC la nuova versione di Matrix. La release 3.12 sarà sempre costituita dalle due versioni, una per i Laptop e una per i computer fissi nelle sedi (workstation). Le modifiche realizzate sono il risultato di richieste e bisogni che sono giunte da più parti. Alcune richieste purtroppo non hanno potuto essere realizzate poiché non compatibili con l'attuale architettura. In sintesi vi proponiamo l'elenco delle novità di questa nuova versione: Menu principale di Matrix Modifica della funzione "Cerca intervento" che apre una maschera di ricerca per data o per ID evento e produce una lista di schede evento Scheda Missione É stato inserito un elenco a discesa con una giustificazione " motivo d urgenza" Modifica nella scheda missione del campo "paziente" con l'aggiunta di nuovo campo relativo alla tipologia di missione. Integrazione della tabella con le percorrenze in km rilevate dalla periferica veicolare: i valori visualizzati possono essere km assoluti o incrementali (la scelta su una modalità o l'altra é stata definita dalla direzione del servizio). Oltre ai kilometri percorsi é possibile ora anche ottenere il percorso del mezzo su una mappa geografica. Vi é stato un allineamento della lista d' impiego delle missioni: viene proposta in questa casella a discesa una lista uguale per tutti i servizi Scheda paziente E' stato integrato il formulario ufficiale da utilizzare per la modifica dati. In questo documento sarà possibile la stampa dei dati del paziente direttamente nel formulario. In accordo con l'eoc sono stati integrati i formulari di follow-up ospedaliero dei registri. Questi documenti che verranno lasciati in appositi contenitori nei reparti di PS dell'eoc servono per raccogliere in modo strutturato e regolare i dati dei pazienti trattati che sono eleggibili nei registri. Aggiornata la lista di tutti gli AMD sia numeri che codici Inserito un nuovo campo per descrivere il peso del paziente, il nuovo campo é stato inserito nella scheda "prima valutazione" adiacente la casella "allergie" Vi é stato un adeguamento dei controlli per gli interventi secondari: - con sospensione richiesta FHQ e Il Chapter DOSSAN, luglio

5 - in "problema principale" compilazione in automatico "codice 24", nella casella Diagnosi 1 inserire la diagnosi dell'ospedale Vi é la possibilità di selezionare il Medico Senior contattato in una casella a discesa nella scheda "valutazione finale" Allineamento delle destinazioni per tutti i servizi Nella scheda "evoluzione" dopo aver inserito un evento é possibile modificare singolarmente ogni dato della valutazione Nell'elenco "posizione e trasporto" aggiunte un paio di posizioni "incubatrice" oppure "ovetto Eliminato il campo che descriveva il tipo 'intervento: ricovero-trasferimento-load&go Nel manuale d'uso sarà possibile indentificare tutte le modifiche con le specifiche. Particolarità: Per garantire una compatibilità con i dati inseriti, le statistiche sanitarie o operative delle versioni precedenti (confronto dei dati con anni precedenti) alcune voci di elenchi a discesa o campi singoli sono rimaste invariate. Queste non dovranno più essere utilizzate per i nuovi interventi. "Due parole sull'help desk e la formazione" (Pablo Pianta) In ogni ente esiste un help desk per il settore informatica, cioè un servizio agli utenti che rilevano dei problemi tecnici e di malfunzionamento dell'attrezzature informatiche. Anche per il programma Matrix sono state definite le persone che si occupano di questo importante incarico. I problemi riscontrati nel corso degli anni sono sempre prevalentemente legati alla connessione dei PC alle reti wireless, e chi si occupa dell help desk ha ormai imparato, con il verificarsi delle situazioni anomale, a risolvere quasi tutti gli errori in modo autonomo. Con l'introduzione di Matrix in tutti i servizi si é reso necessario organizzare una formazione specifica prevista con il rilascio della nuova versione di Matrix. Questo aggiornamento integra diverse novità a livello di struttura dei dati. Le persone designate per la formazione e l'attività nei servizi sono: Sandro Muschietti (144) Mauro Capra (CVB/SAM-GR) Davide Polatta (SALVA) Ivan Meroni (SAM) Marco Bonfanti (TVS). Lo scopo della formazione sarà quello di rendere i servizi autonomi nella gestione dei problemi ricorrenti legati all'uso di Matrix, senza ricorrere, come fino ad ora, ad un unica persona di riferimento per tutti i 7 servizi. Questo nuovo concetto vuole rendere possibile anche il rilevamento di frequenza e causa dei problemi in un ottica di miglioramento continuo. Formazione dei soccorritori: Matrix e scuola superiore formazione cure infermieristiche Per garantire una continuità nella formazione dei nuovi soccorritori, la scuola cantonale é stata dotata di una versione portatile di Matrix. Lo scopo é quello di permettere agli studenti di compilare la cartella sanitaria durante le simulazioni come avviene nella realtà nei servizi. Oltre ad aver fornito alla scuola il software Matrix, nelle prossime settimane i docenti seguiranno un momento di aggiornamento alle peculiarità del prodotto. Il Chapter DOSSAN, luglio