Code of Conduct. Codice etico (codice di comportamento) per il Gruppo Zeiss

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1 Code of Conduct Codice etico (codice di comportamento) per il Gruppo Zeiss

2 Codice etico (codice di comportamento) per il Gruppo Zeiss Zeiss è un azienda che si contraddistingue per le particolari prestazioni e i requisiti elevati, non solo da un punto di vista tecnologico bensì anche per il rispetto delle regole del gioco, per il comportamento equo e corretto con i concorrenti e con i nostri collaboratori e clienti. Pertanto, già nel 2007, Zeiss ha adottato un codice di comportamento valido in tutto il mondo, che definisce e spiega le norme di base per le diverse aree della nostra attività commerciale. Questo codice di comportamento ha dimostrato il proprio valore. La ricompensa per il rispetto del codice di comportamento è la fiducia attribuita alle nostre attività imprenditoriali e la grande reputazione di cui gode il marchio Zeiss sui mercati di tutto il mondo. È nostra ferma convinzione che un successo economico duraturo è imprescindibile dal rispetto di leggi e diritti e dalle nostre regole interne. Dopo ormai cinque anni abbiamo rielaborato il codice di comportamento. Abbiamo rafforzato alcuni aspetti quali sicurezza del prodotto e protezione dei dati personali; inoltre, da punto di vista redazionale, ora il codice di comportamento è stato integrato nella raccolta di direttive aziendali del Gruppo Zeiss. Vi invitiamo a tenere questo codice di comportamento come guida del vostro agire quotidiano. Vi renderete conto che ne applichiamo naturalmente la maggior parte ogni giorno. Possono comunque esserci ambiti in cui possiamo ulteriormente migliorarci. Cerchiamo di intervenire anche su questi punti. 2

3 indice Principi 4 Comportamento corretto con i dipendenti e i partner commerciali 4 Concorrenza leale 5 Concessione di vantaggi/accettazione di vantaggi 5 Come comportarsi con gli oggetti di proprietà dell azienda 6 Protezione dei segreti aziendali 6 Divieto di insider trading 7 Astensione da conflitti d interessi/attività private 7 Divieto di discriminazione 8 Rispetto delle norme sul controllo delle esportazioni e doganali 8 Tutela del lavoro e della salute 9 sicurezza del prodotto 9 Tutela ambientale 10 Protezione dei dati/gestione dell informazione/documentazione 10 Comportamento nei confronti delle autorità 11 Rispetto del codice etico e controllo 11 3

4 1 Principi Competenza, effi cienza e comportamento responsabile dei dipendenti sono dei presupposti essenziali per il successo della Zeiss. La responsabilità nei confronti delle persone e della natura nonché la correttezza e la tolleranza sono valori messi in particolare risalto nelle Linee direttive aziendali. Fra questi vi sono i seguenti principi: Comportamento conforme alla legge ed eticamente ineccepibile, rispetto della legge e dei valori culturali Lealtà nei confronti di Zeiss Comportamento corretto, cordiale e rispettoso dei dipendenti e di terze persone Adeguata considerazione degli interessi dei clienti e dei partner commerciali impegno sociale impegno per la tutela ambientale e la sicurezza sul lavoro Astensione da qualsivoglia forma di discriminazione sulla base di sesso o di una determinata appartenenza razziale o religiosa o altri criteri Comportamento responsabile e trasparente nella gestione dei rischi Professionalità, correttezza ed affidabilità in tutti i rapporti di lavoro 2 dipendenti e i partner commerciali 2 3 Comportamento corretto con i i nostri partner commerciali (clienti, distributori e fornitori) e dipendenti sono fondamentali per la nostra attività. i rapporti con i nostri partner commerciali e i dipendenti devono essere caratterizzati da reciproca affi dabilità e durevolezza. Noi ci attendiamo lealtà, cordialità, rispetto e correttezza. Ciò implica che le decisioni devono essere prese e comunicate in modo trasparente e comprensibile. i principi relativi al rapporto con i partner commerciali e i dipendenti possono essere attuati solo se vengono adottati in modo esemplare anche dalla dirigenza nei confronti dei dipendenti e dai dipendenti fra loro. 4

5 3 Concorrenza leale 4 Concessione di vantaggi/ accettazione di vantaggi Una componente imprescindibile in un economia di mercato libera sono delle regole a tutela della concorrenza leale. Quasi tutti i Paesi hanno emanato delle leggi al riguardo. Queste prevedono in particolare: il divieto di accordi tra concorrenti su prezzi, suddivisione di aree, quantità produttive o altri criteri rilevanti per la concorrenza vincoli di prezzo vietati ai distributori il divieto dell abuso di posizione dominante e il controllo di concentrazioni aziendali per evitare la nascita di posizioni dominanti. sono di particolare importanza gli accordi vietati in pressocché tutti i circoli legali tra operatori del mercato aventi come scopo una limitazione della concorrenza. sono vietati i colloqui informali, i gentlemen agreement informali o anche solo un comportamento concordato, se fi nalizzato a defi nire o determinare una limitazione alla concorrenza. Già solo l apparenza di un accordo cospirativo di questo tipo va evitata. Nei colloqui con i concorrenti non devono essere scambiate informazioni riservate riguardo a prezzi e imminenti variazioni di prezzo o su rapporti con clienti e fornitori. si possono ammettere delle deroghe laddove, nell ambito di un determinato progetto, ad es. un acquisizione o la creazione di una joint-venture programmata, vengano rivelate delle informazioni in seguito alla stipula di un accordo di riservatezza. inoltre devono essere rispettate le regole vigenti sul comportamento in concorrenza. La nostra azienda si distingue per i prezzi, l effi cienza, la qualità e l idoneità dei prodotti e dei servizi offerti. i nostri fornitori vengono scelti in base ai medesimi criteri. Non è ammesso richiedere, accettare, offrire o concedere vantaggi personali per ottenere un vantaggio nell avvio, la concessione o l attuazione di un ordine. 4 in questo contesto quando si ingaggiano rappresentanti di vendita e consulenti è necessario rispettare la regola sulla stipula di accordi di intermediazione e provvigione. Di regola non è ammesso fare o accettare regali. sono ammesse eccezioni solo per i comuni regali occasionali o promozionali e per i regali che rispondono alla consuetudine e agli usi di un Paese e sono compatibili con le rispettive leggi del Paese. si impone particolare riservatezza con funzionari o autorità, anche di Paesi esteri. Anche la concessione o l accettazione di prodotti o altri oggetti a titolo di prestito a tempo indeterminato può assumere il carattere di regalia vietata o di accettazione o concessione di un vantaggio. inviti di o da parte di partner commerciali non collegati a visite di lavoro o insoliti e sproporzionati, sono soggetti alla richiesta di un autorizzazione aziendale. se un dipendente viene confrontato con un offerta o una richiesta di vantaggio personale, è tenuto a riferirlo immediatamente al suo superiore. inoltre è necessario rispettare la versione aggiornata del regolamento per la concessione e l accettazione di regali e inviti (attenzioni). Per le donazioni è necessario rispettare i principi vigenti per l assegnazione di donazioni del Gruppo Zeiss che stabiliscono il tipo e l entità delle stesse. in caso di domande sui singoli casi potete rivolgervi al Corporate Compliance Offi ce. 5

6 5 Come comportarsi con gli oggetti di proprietà dell azienda Ogni dipendente è tenuto a trattare le strutture aziendali, in particolare macchine e utensili nonché sistemi di informazione e comunicazione, con cura e in modo idoneo all uso previsto. in particolare i sistemi di informazione e comunicazione possono essere utilizzati solo per scopi aziendali. il posto di lavoro e tutte le strutture utilizzate dai dipendenti o dall azienda devono essere sempre tenuti in buone condizioni. eventuali danni devono essere riferiti al proprio superiore. senza l espresso consenso della relativa Funzione aziendale, le proprietà dell azienda non possono essere utilizzate per scopi privati o allontanate dai locali dell azienda. in caso di detrazione delle spese è necessario osservare il regolamento sulle trasferte vigente per la rispettiva società Zeiss. 7 Tutti i dipendenti sono pertanto invitati a rispettare 6 6 Protezione dei segreti aziendali Le nostre invenzioni e il nostro know-how sono di particolare importanza per il successo duraturo della nostra azienda. La promozione della competenza creativa ed innovativa dei nostri dipendenti è pertanto di importanza strategica, allo stesso modo lo è però la tutela della proprietà intellettuale nei confronti di terzi e contro l accesso da parte di persone non autorizzate. standard di sicurezza adeguati e necessari sia nei rapporti personali sia nella comunicazione elettronica con terzi. Lo stesso vale per le informazioni che ci vengono rese accessibili in modo riservato da terzi. i dipendenti non possono prendere parte a discussioni pubbliche (per es. presentazioni, forum in internet ecc.) o rivelare pubblicamente (ad es. internet) informazioni sull azienda nella loro funzione di dipendenti Zeiss senza l autorizzazione dell azienda. inoltre vigono le disposizioni aggiornate riguardo alla comunicazione in Zeiss. 6

7 7 Divieto di insider trading La legge sull insider trading vieta l utilizzo di informazioni interne per il conseguimento di vantaggi personali diretti o indiretti nell acquisto o nella vendita di titoli e la rivelazione non autorizzata di tali informazioni. Le informazioni interne sono informazioni non di pubblico dominio relative a una società che emette titoli, la cui rivelazione può infl uenzare notevolmente il valore di tali titoli, che quindi sono importanti per gli investitori nel momento di decidere se acquistare o vendere un titolo. si tratta ad es. di informazioni su acquisizioni programmate, alleanze strategiche, risultati fi nanziari, nuovi prodotti, problemi con prodotti o accordi importanti. i dipendenti in possesso di informazioni interne relative a società Zeiss quotate in borsa sulla base della loro attività lavorativa per Zeiss (p. es. Carl Zeiss Meditec AG) o altre aziende quotate in borsa, non possono acquistarne né venderne le azioni e neppure rivelare questo tipo di informazioni a terzi. Con terzi si intendono anche parenti e partner, amici o dipendenti Zeiss, che non siano a conoscenza, nell esercizio della loro attività, di tali informazioni interne. il divieto è valido fi no a quando l informazione non abbia più effetti sul valore del titolo o non sia stata resa pubblica. L attività vietata di insider trading può avere notevoli conseguenze penali e civili sia per i dipendenti che per l azienda. 8 Astensione da conflitti d interessi/ 8 attività private Al fi ne di evitare confl itti tra interessi privati e gli interessi dell azienda ogni dipendente deve comunicare l intenzione di accettare un incarico in un altra azienda di intraprendere un attività secondaria remunerata o di avviare un attività imprenditoriale al suo superiore o all uffi cio delle Risorse Umane competente e deve ottenerne l autorizzazione. Questo vale anche per l inizio di un attività secondaria non remunerata, se può creare a confl itti d interessi. i dipendenti impossibilitati a svolgere determinate attività a causa di un eventuale confl itto d interessi, non possono in questi casi indurre membri della famiglia, partner o terzi, a svolgere queste attività. Zeiss promuove l impegno socio-politico o sociale dei propri dipendenti. L attività all interno di associazioni, partiti o istituzioni sociali o politiche di qualsiasi tipo, sia sotto forma di incarico remunerato sia onorifi co, deve essere compatibile con l adempimento dei doveri stabiliti nel contratto di lavoro. se vogliono esprimere le loro opinioni personali, i dipendenti lo devono fare senza riferimenti alla funzione in azienda e devono sempre dimostrare lealtà nei confronti di Zeiss. Ciò esula dalla costruttiva discussione sull utilità di Zeiss e dei suoi dipendenti. 7

8 9 Divieto di discriminazione Tutti i dipendenti e i partner commerciali hanno diritto a un trattamento corretto, cordiale e rispettoso da parte dei superiori, dei collaboratori e dei colleghi. Nessuno può essere molestato o svantaggiato sulla base di razza, colore della pelle, nazionalità, origine, sesso, identità sessuale, credo o ideologia, orientamento politico, età, costituzione corporea o aspetto. Ogni dipendente è tenuto a rispettare la sfera personale degli altri dipendenti. Le molestie sessuali e il mobbing sono vietati. 10 Rispetto delle norme sul controllo 10 1 delle esportazioni e doganali Zeiss è un azienda attiva a livello globale che nella sua attività in tutto il mondo è tenuta al rispetto di alcune disposizioni che limitano la libera circolazione delle merci. Molte leggi o embargo nazionali ed internazionali limitano o vietano l importazione, esportazione o il commercio interno di merce, tecnologie o servizi nonché il traffi co di capitali e pagamenti. Le limitazioni e i divieti possono dipendere dalle caratteristiche della merce, dal Paese di provenienza e di utilizzo o dalla persona del partner commerciale. sono di particolare importanza le norme nazionali ed internazionali sul controllo delle esportazioni. Tutti i dipendenti devono rispettare queste norme sul controllo, quando vengono acquistate, fornite, prodotte o messe in circolazione merci oppure quando vengono trasferite o ricevute tecnologie. Prima dell esecuzione di ogni azione è necessario verifi care i requisiti dei permessi delle autorità. Le aziende Zeiss si riconoscono altresì nella lotta al contrabbando. Ogni azienda Zeiss e i dipendenti coinvolti devono rispettare le norme doganali nella loro attività di importazione ed esportazione. Le violazioni delle norme menzionate, oltre alle conseguenze per la rispettiva unità operativa, possono danneggiare gravemente la reputazione dell intero Gruppo e avere conseguenze incalcolabili. Tutte le aziende Zeiss devono prendere le necessarie precauzioni organizzative e scegliere i responsabili responsabili del rispetto delle suddette precauzioni. Per il resto va rispettato il regolamento aggiornato sul controllo doganale e dell esportazione. 8

9 11 Tutela del lavoro e della salute 12 sicurezza del prodotto La sicurezza sul posto di lavoro e la tutela della La sicurezza ed affi dabilità dei nostri prodotti sono salute di tutti i dipendenti sono per Zeiss un principio determinanti per il nostro successo. in particolare elementare sancito già nello statuto della fondazione. la nostra innovatività e la velocità dell innovazione richiedono un grande impegno da parte dei nostri Ci si attende da tutti i dipendenti rispetto delle norme dipendenti che si occupano di sicurezza del prodotto di sicurezza, consapevollezza dei rischi e attenzione e di gestione della qualità. La sicurezza del prodotto nello svolgimento di tutte le attività rilevanti per la comincia con lo sviluppo, accompagna tutto il sicurezza. Questo vale per tutti i pericoli che possono 1 12 verifi carsi sul posto di lavoro dei nostri dipendenti o nell utilizzo dei nostri prodotti. Gli incidenti riconosciuti o i pericoli e le minacce ritenuti reali nonché gli incidenti scampati devono essere immediatamente riferiti al superiore competente. La dirigenza dell unità operativa è tenuta a sviluppare e a monitorare l organizzazione della sicurezza. Ogni superiore è responsabile della protezione dei suoi dipendenti e deve istruirli, addestrarli e vigilare su di loro. Al fi ne di identifi care e valutare eventuali pericoli e minacce per le persone, tutti i dirigenti devono eseguire valutazioni di rischio periodiche che identifi chino e valutino i rischi per le persone e la salute sul posto di lavoro. Queste comprendono anche l organizzazione della prevenzione medica. processo di approvvigionamento e produzione ed è un aspetto essenziale nel momento dell installazione dei nostri prodotti presso il cliente e nel momento della manutenzione. Un gran numero di norme di legge per lo sviluppo, la produzione, l autorizzazione e la vendita dei nostri prodotti servono a garantirne la sicurezza. La gestione della qualità e il settore Regulatory Affairs garantiscono il rispetto delle norme di legge. 9

10 Tutela ambientale La nostra azienda promuove la tutela dell ambiente, ha fatto di questa un compito aziendale sancito nel proprio statuto e ritiene che la produzione a scarso utilizzo di risorse sia un fattore produttivo da rispettare. Vengono adottati i seguenti principi di tutela ambientale. Rispettiamo il nostro ambiente, utilizziamo tutte le risorse naturali con parsimonia ed evitiamo o riduciamo le sostanze dannose per l uomo e la natura Nello sviluppo e nella progettazione, nel processo produttivo, nell imballaggio e nella spedizione dei nostri prodotti nonché nel miglioramento dei processi e nell introduzione di nuovi impianti e prodotti teniamo conto delle condizioni per un ambiente incontaminato. Ci aspettiamo il rispetto di tutte le leggi e i decreti a tutela di persone, ambiente ed energia anche da parte dei nostri parnter commerciali, il che include in particolare i nostri fornitori. i corsi di formazione sulla tutela ambientale sono una componente integrante dei programmi di quali- 14 Protezione dei dati/gestione dell informazione/documentazione Un attività aziendale effi cace e profi cua presuppone che tutte le informazioni rilevanti raggiungano i loro destinatari. Una divulgazione non sistematica delle informazioni può invece provorare dei blocchi. Pertanto tutti i dipendenti sono invitati a decidere accuratamente chi deve ricevere determinate informazioni al fi ne di prendere rapidamente le decisioni necessarie e fare in modo che tutti dispongano di determinate informazioni. Nella trasmissione di informazioni occorre rispettare standard di sicurezza suffi cienti. Ogni dipendente, quindi, deve essere cosciente del livello di riservatezza necessario al momento della divulgazione di informazioni La protezione dei dati personali riveste particolare importanza. i dati personali di clienti, partner commerciali e dipendenti possono essere rilevati, salvati, elaborati e trasmessi solo nel rispetto delle leggi nazionali. inoltre si deve osservare la versione aggiornata del regolamento sulla protezione dei dati gestione di dati personali. fi cazione dei dipendenti. Nello smaltimento di rifi uti è necessario scegliere il metodo di smaltimento più Tutti i fatti relativi ad attività aziendali devono essere ecologico sostenibile dal punto di vista economico. documentati in modo sistematico e riproducibile. Vanno osservati i tempi di conservazione della documentazione. Nel caso dovessero verifi carsi incidenti che avessero come conseguenza l inquinamento ambientale, è necessario informare tempestivamente e dettagliatamente gli uffi ci competenti dell azienda che a loro volta dovranno informare le autorità come previsto dalla legge. Nei confronti dell opinione pubblica dimostriamo attraverso periodici rapporti ambientali che la produzione ecocompatibile è una componente della nostra cultura aziendale effettivamente messa in pratica. 10

11 Comportamento nei confronti delle autorità Zeiss si impegna ad avere un rapporto cooperativo ed aperto con tutte le autorità competenti. se le autorità perseguono violazioni contro il diritto vigente, tali procedure si svolgono sulla base di determinate regole. Queste regole comprendono anche il diritto all assistenza legale dell interessato. Ricorrere a tale diritto e avvalersi della facoltà di non rispondere non equivale a un ammissione di colpa. in caso di indagini delle autorità si deve chiedere l immediato intervento dei superiori e dei legali dell azienda e nei procedimenti fi scali dei dipendenti Rispetto del codice etico e controllo Ogni dipendente riceve un esemplare del presente codice etico. Tuttavia non basta prendere atto di questo codice etico. Ogni dipendente è chiamato a verifi care il proprio comportamento sulla base dei criteri summenzionati e di verifi care gli ambiti in cui siano possibili miglioramenti. i dirigenti in particolare sono tenuti a svolgere la funzione di modelli, ad adottare attivamente un comportamento ineccepibile nel loro lavoro quotidiano e ad informare i dipendenti sotto la loro competenza riguardo ai principi alla base del presente codice del reparto fi scale. etico e ad integrare il codice nella formazione dei dipendenti. Nessun dipendente è autorizzato a distruggere, allontanare o modifi care documenti aziendali in forma inoltre i dirigenti sono tenuti ad assicurare il rispetto cartacea o elettronica collegati all indagine o alla causa del codice. Non sono ammesse violazioni della legge e del tribunale, delle autorità o di diritto privato. del codice etico. L azienda farà valere il rispetto delle regole di cui sopra. eventuali violazioni possono avere conseguenze civili, penali e di diritto del lavoro. 16 Ci si attende da ogni dipendente che cerchi consiglio e assistenza presso i suoi superiori, i reparti competenti o le rappresentanze di interesse dei dipendenti in caso di dubbi giuridici relativi al proprio comportamento o in caso di sospetto di procedure dubbie a livello legale. Franchezza e fi ducia sono di enorme importanza soprattutto nei casi in cui l azienda possa essere danneggiata. inoltre sussiste la possibilità di rivolgersi al direttore della funzione aziendale del personale o al Chief Compliance Offi cer o al direttore del Corporate Compliance Offi ce con la sicurezza dell assoluta riservatezza. 11

12 it_91_010_006ii Printed in Germany AW-CZ-ii/2014 Carl Zeiss AG Corporate Compliance Office Oberkochen