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1 MANUALE TECNICO PER LA REGISTRAZIONI DELLE INFORMAZIONI RELATIVE ALL ATTIVITÀ DEL SISTEMA INFORMATIVO DELLE RESIDENZE SANITARIE ASSISTENZIALI (S.I.R.A) ISTRUZIONI PER GLI OPERATORI DELLE RESIDENZE SANITARIE ASSISTENZIALI SETTEMBRE 2011

2 INDICE PRIMA PARTE - DESCRIZIONE DEL PERCORSO pag. 3 SECONDA PARTE UTILIZZO DEL SISTEMA INFORMATIVO LOGIN pag NUOVO OSPITE pag AGGIORNA OSPITE pag REPORTISTICA pag MESSAGGISTICA pag UTILITA E DOCUMENTAZIONE pag. 11 2

3 DESCRIZIONE DEL PERCORSO panoramica generale Le strutture RSA registrano il ricovero dell ospite attraverso il sistema SIRA. Una volta inserito il ricovero l applicazione web consente di seguire il decorso amministrativo del paziente con la possibilità di segnalare eventuali eventi avversi che modificano le condizioni cliniche dello stesso. In generale l iter amministrativo-sanitario prevede, per gli operatori sanitari delle RSA, l incombenza di svolgere periodicamente, periodo predefinito in precedenza, una rivalutazione delle condizioni di salute dell ospite attraverso la scheda RUG. VALUTAZIONE RUG Tutte le valutazioni RUG effettuate ed inserite dal personale della RSA vengono controllate, eventualmente modificate e validate dal CAD. Il Sistema memorizza separatamente le valutazioni inserite dalla RSA e quelle del CAD. Il personale dell RSA deve effettuare ed inserire la classificazione RUG: a) all avvicinarsi della scadenza dell autorizzazione, almeno 15 7 giorni prima della data (la data di scadenza riportata nella lista ospiti diventerà di colore rosso) Selezionare aggiorna ospite > aggiorna RUG > Aggiorna RUG per scadenza (viene visualizzata la lista dei pazienti per i quali è necessario aggiornare il RUG entro 7 giorni) Per iniziare a compilare una scheda RUG : - selezionare > compila RUG > Inserire i dati nelle diverse sezioni della pagina (A P), passando da una sezione all altra i dati restano memorizzati. Per interrompere l inserimento dei dati e salvare la scheda per completarla in un altro momento: - selezionare > inserisci dati Per salvare e chiudere definitivamente una scheda RUG che si ritiene completa: - selezionare > chiudi scheda (se ci sono campi con dati mancanti il programma li elenca per permetterne il completamento, i campi scompaiono dall elenco mano a mano che sono completati) Qualora si voglia salvare la scheda lasciando dei campi con dati mancanti - selezionare la voce qui da Oppure qui per inserire comunque la scheda RUG > selezionare OK (si ricorda che la presenza di dati mancanti potrebbe produrre un punteggio RUG non corretto o non calcolabile) Per riprendere l inserimento dei dati di una scheda già iniziata - selezionare aggiorna ospite > aggiorna RUG > Aggiorna RUG per scadenza > completa RUG b) in occorrenza di un evento che abbia modificato consistentemente le condizioni cliniche funzionali dell ospite Qualora le condizioni cliniche dell ospite siano mutate e sia necessaria una rivalutazione, l RSA 3

4 può inserire una nuova valutazione RUG che verrà poi controllata, eventualmente modificata e validata dal CAD entro 15 giorni. - Selezionare aggiorna ospite > aggiorna RUG > Aggiorna RUG per evento - selezionare > mutate condizioni cliniche di ospite in carico - selezionare l ospite e proseguire come descritto al punto a) c) nel caso in cui le condizioni cliniche funzionali dell ospite all ingresso siano variate consistentemente rispetto a quanto indicato nella prima valutazione effettuata dal CAD prima dell ingresso in struttura In questo caso l RSA può inserire una nuova valutazione RUG per richiedere una rivalutazione non prima di 15 giorni dall ingresso dell ospite. - selezionare aggiorna ospite > aggiorna RUG > Aggiorna RUG per evento - selezionare > rivalutazione all ingresso - selezionare l ospite e proseguire come descritto al punto a) SEGNALAZIONE EVENTI - Selezionare dal Menù in alto Aggiorna Ospite > Nuovo Evento - Selezionare l ospite per cui si desidera inserire un nuovo evento premendo il pulsante inserisci Sono previste 6 tipologie di eventi: 1. Accesso in PS per evento acuto (esclusa caduta) specificare la data, il motivo e la struttura di PS. 2. Accesso in PS per caduta specificare la data, il periodo del giorno in cui è avvenuta la caduta, le circostanze della caduta e la struttura di PS. 3. Caduta accidentale senza accesso in PS specificare la data, il periodo del giorno in cui è avvenuta la caduta e le circostanze della caduta e l esito. 4. Ricovero programmato (no DH) specificare la data e la struttura ospedaliera in cui è avvenuto il ricovero. Non devono essere registrati i day-hospital o le visite ambulatoriali 5. Insorgenza di Lesioni da decubito: - Inserire i dati per ogni nuova LDD, specificando la sede e la stadiazione EPUAP. Qualora insorgessero più lesioni da decubito, aprire un nuovo evento per ciascuna di esse. - L evento lesione deve essere chiuso in concomitanza con la completa remissione della lesione, mentre eventuali miglioramenti o peggioramenti non devono essere segnalati (per le modalità di chiusura eventi vedi sotto). - Qualora una lesione sia insorta precedentemente all ingresso in struttura indicare come data d insorgenza la data d ingresso e la stadiazione riscontrata all ingresso in struttura. 4

5 - Inserire anche i dati relativi alle lesioni presenti al momento dell attivazione del sistema informativo, indicando la presunta data d insorgenza e la stadiazione riscontrata al momento dell attivazione del sistema. 6. Decesso in struttura - Specificare la data e la causa di morte. Per i tumori specificare la sede. Per tutti gli eventi è prevista la chiusura ad eccezione delle cadute senza accesso in PS e i decessi in struttura. Non possono essere riportati eventi avvenuti precedenti alla data d ingresso nella struttura. Tutti gli eventi devono essere inseriti entro un mese dalla data dell evento. Si consiglia tuttavia di inserire gli eventi in tempo reale. CHIUSURA EVENTI - Selezionare dal Menù in alto Aggiorna Ospite > Chiudi evento Vengono visualizzati la lista dei pazienti con eventi aperti. - Selezionare l evento che si vuole chiudere premendo il pulsante chiudi evento - chiudere l evento indicando la data (di rientro in struttura o di remissione della LDD.) - il sistema consente anche di chiudere l evento precedentemente registrato attraverso l inserimento diretto della dimissione tramite l uso del relativo pulsante. DIMISSIONE La dimissione dell ospite deve sempre essere comunicata attraverso il sistema informativo, fatta eccezione per i decessi in struttura che sono registrati come eventi a se stanti. Sono previsti i seguenti motivi di dimissione: 1. dimissione a domicilio senza assistenza 2. dimissione a domicilio con attivazione ADI o ADP 3. dimissione per ricovero ospedaliero protratto (dimissione amministrativa) 4. dimissione per trasferimento in altra struttura residenziale sanitaria 5. dimissione per trasferimento in struttura residenziale sociale 6. dimissione per decesso fuori struttura Selezionare dal Menù in alto Aggiorna Ospite > dimissione Selezionare l ospite da dimettere, specificare motivo e data di dimissione Le dimissioni devono sempre essere inserite in tempo reale per non ostacolare l inserimento di eventuali ingressi in altre strutture. INSERIMENTO DI UN OSPITE PER TRASFERIMENTO DA ALTRA RSA Qualora l RSA riceva un ospite proveniente da un altra struttura RSA (la data dimissione dalla prima struttura e la data di ingresso dalla seconda devono coincidere e il motivo della 5

6 dimissione da segnalare è trasferimento) è sufficiente l inserimento del CODICE FISCALE del soggetto per registrare il ricovero: Nuovo ospite > Acquisisci ospite > Acquisisci trasferito HELP DESK INFORMATICO COMUNICA CON L AMMINISTRATORE È disponibile per gli operatori sia delle RSA che dei CAD la funzionalità di comunicazione diretta/help desk informatico con Laziosanità-ASP. In caso di richieste relative a funzionalità informatiche, compilazione dei campi, necessità di modifiche ai dati già inseriti il SIRA consente di attivare una via di comunicazione diretta con l help desk informatico. Utilizzare la voce: Utilità, ricerca e messaggistica > messaggistica 6

7 LOGIN - Si accede al Sistema Informativo dalla Home Page dal sito dell ASP (www.asplazio.it), selezionando: Sistemi Informativi > S.I. Residenze Sanitarie Assistenziali del menù a sinistra. - Inserire il nome utente e la password. La password è nominativa e personale per ogni singolo operatore che accede al sistema. Va richiesta formalmente al responsabile del Sistema Informativo presso Laziosanità-ASP. Le pagine a disposizione degli operatori delle RSA sono contenute nel menù in alto a destra dello schermo. Il Sistema è suddiviso in 5 aree: 1. Nuovo ospite 2. Aggiorna ospite 3. Reportistica 4. Messaggistica 5. Utilità e documentazione 6. Home A seguire sono fornite, per ciascuna voce del menù, i sottoelenchi e le istruzioni contenute in ogni area. 1. NUOVO OSPITE La prima voce del menù principale è divisa in 2 sezioni di seguito elencate: 7

8 a. Acquisisci ospite b. Inserisci anagrafica a. Acquisisci ospite: selezionare NUOVO OSPITE > ACQUISISCI OSPITE dal menù. La voce è suddivisa in due sottosezioni denominate Acquisisci anagrafica Acquisisci trasferito. Cliccando sulla voce Acquisisci anagrafica si accede ad una pagina in cui, per l inserimento dell ospite residente nella regione Lazio, è richiesta l immissione del codice identificativo SIRA riportato sul certificato di autorizzazione all ingresso in RSA rilasciato all utente dal CAD di riferimento e generato dal Sistema Informativo. Il codice SIRA ed il Codice Fiscale consentiranno di acquisire i dati anagrafici del soggetto direttamente dalla base dati delle anagrafiche alimentato dalle Unità di valutazione dei Distretti della ASL. Si ricorda che l inserimento delle anagrafiche per i cittadini della regione Lazio è prerogativa dei CAD. Alle RSA è invece consentito l inserimento dei soli ospiti provenienti da altre regioni. La voce Acquisisci trasferito è utilizzabile nel caso di trasferimento di un ospite proveniente da altra RSA. In questo caso è richiesto il solo Codice Fiscale. b. Inserisci anagrafica: selezionare NUOVO OSPITE > INSERISCI ANAGRAFICA dal menù. L inserimento dell anagrafica da parte delle RSA è consentita solo in caso di accesso alla struttura di residenti fuori regione. La Scheda anagrafica è composta da tre sezioni: Sezione anagrafica (A1), Sezione Ammissione (A2), Sezione Contatto. Tutti i campi delle prime due sezioni sono obbligatori. La terza sezione consente di inserire i recapiti di una persona di riferimento. L intera scheda Ospite si memorizza premendo il pulsante inserisci dati riportato in basso. La memorizzazione è possibile solo dopo aver inserito tutti i dati obbligatori e il Sistema abbia verificato la congruenza tra ASL e luogo della visita. Attualmente non è possibile modificare i dati già salvati nella scheda ospite. Qualora ci si accorga di errori nella scheda ospite, l ASP provvederà ad effettuare le opportune correzioni che devono essere segnalate attraverso il Sistema Informativo (selezionare dal menù in alto: UTILITÀ, RICERCA E MESSAGGISTICA > MESSAGGISTICA > MANDA UN MESSAGGIO ALL AMMINISTRATORE). Sia le anagrafiche dei residenti (inserite direttamente dai CAD), sia le anagrafiche dei residenti fuori regione inserite dalle RSA potranno essere modificate, a cura della RSA, nella sezione Aggiorna ospite solo per inserire modifiche al luogo di residenza, alla fascia ISEE ed al livello assistenziale. 8

9 2. AGGIORNA OSPITE La seconda voce del menù principale è suddivisa a sua volta in 7 sezioni di seguito elencate: a. Completa dati ospitalità b. Dimissione c. Nuovo evento d. Chiudi evento e. Aggiorna dati residenza f. Aggiorna ISEE g. Aggiorna RUG. a. Completa dati ospitalità: selezionare AGGIORNA OSPITE > COMPLETA DATI OSPITALITÀ dal menù. Sotto questa sezione del menù è possibile per le RSA recuperare le ospitalità registrate non complete e temporaneamente salvate. b. Dimissione: selezionare AGGIORNA OSPITE > DIMISSIONE dal menù. In questa sezione il personale della RSA trova la lista dei propri ospiti con accanto una casella che consente di inserire la dimissione. La pagina che si apre permette di selezionare la data della dimissione, (il calendario a disposizione dell operatore si apre sempre sulla data odierna; sarà compito dello stesso adeguare la data che compare a quella effettiva in cui è avvenuta la dimissione) e il motivo della stessa selezionabile tra alcune opzioni del menù a tendina. c. Nuovo evento: selezionare AGGIORNA OSPITE > NUOVO EVENTO dal menù In questa sezione il personale della RSA trova la lista dei propri ospiti con accanto una casella per l inserimento di un evento. La pagina che si apre permette di selezionare il tipo di evento che sta interessando l ospite tra una serie di opzioni selezionabili con il menù a tendina. A seconda del tipo di evento selezionato la pagina richiede specifiche informazioni (ad esempio in caso di insorgenza di LDD viene richiesta sia la sede sia lo stadio) oltre alla data di verifica dell evento. Il sistema consente di scegliere, con l uso del calendario informatico, la data dell evento. c. Chiudi evento: selezionare AGGIORNA OSPITE > CHIUDI EVENTO dal menù In questa sezione il personale della RSA trova la lista dei propri ospiti per i quali nel periodo precedente si era proceduto con l apertura di un evento. In questa sezione gli operatori della RSA possono registrare la chiusura degli eventi e, nel caso del protrarsi ad esempio della degenza presso una struttura acuta, della eventuale dimissione. d. Aggiorna dati residenza: selezionare AGGIORNA OSPITE > AGGIORNA DATI RESIDENZA dal menù La sezione consente, per gli ospiti presenti al momento della visualizzazione, di poter aggiornare i dati relativi alla residenza. L operazione risulta di particolare importanza in 9

10 quanto l aggiornamento tempestivo consente anche il relativo aggiornamento del CAD di residenza deputato a ricevere le comunicazioni sull ospite. e. Aggiorna ISEE: selezionare AGGIORNA OSPITE > AGGIORNA ISEE dal menù La sezione consente, per gli ospiti presenti al momento della visualizzazione, di poter aggiornare i dati relativi all ISEE Indicatore Situazione Economica Equivalente. d. Aggiorna RUG: selezionare AGGIORNA OSPITE > AGGIORNA RUG dal menù Aggiorna RUG per scadenza: la sezione elenca gli ospiti per i quali è necessario procedere all aggiornamento della RUG per scadenza. Entro 15 giorni dalla data di scadenza della precedente RUG, il nominativo dell ospite compare in questa lista. Al nominativo sono associati i tasti pdf x visita con il pdf della scheda RUG non compilata da utilizzare, il tasto compila RUG per la trascrizione nel sistema della RUG rilevata e, eventualmente, il tasto completa RUG qualora la compilazione non sia stata precedentemente completata e chiusa. Superata la data di scadenza senza aver proceduto all aggiornamento della RUG, la data visualizzata diventa di colore rosso. Si rammenta a tale proposito che la nuova scadenza, una volta compilata la rivalutazione, sarà calcolata sommando la proroga alla precedente data di scadenza. Aggiorna RUG per evento: la sezione elenca gli ospiti per i quali sarà possibile procedere ad un aggiornamento delle RUG in caso di evento che ha influenzato le condizioni di salute dell ospite. La lista contiene i soli ospiti per i quali la RUG non è già in scadenza (quindi 15 giorni prima della scadenza della proroga, automaticamente, i nominativi sono sottratti dalla lista Aggiorna RUG per evento e inseriti nella lista Aggiorna RUG per scadenza). 3. REPORTISTICA La terza voce del menù principale è suddivisa in 4 sezioni: a. lista ospiti b. lista eventi c. lista valutazioni RUG d. stampa certificati ospitalità questa serie di liste consente alla RSA di avere a disposizione una sintesi di informazioni relative agli ospiti presenti nella struttura. a. lista ospiti: selezionare REPORTISTICA > LISTA OSPITI dal menù questa sezione consente alla struttura di visualizzare la lista degli ospiti attualmente presenti. La lista presenta l elenco con i dati nominativi, incluso il CF, con accanto sia il codice del ricovero, sia la data di ingresso nella RSA e la data di scadenza del ricovero. In particolare proprio relativamente alla data di scadenza del ricovero, il sistema consente di monitorare l andamento delle attività di valutazione richieste. Associato ad ogni nome della lista ospiti è inoltre associato il PDF utente che consente di visualizzare in modalità da 10

11 stampa le informazioni minime relative al ricovero quali i dati anagrafici, di provenienza del paziente, la data di ingresso in RSA, il livello del ricovero, la fascia ISEE e la residenza. b. lista eventi: selezionare REPORTISTICA > LISTA EVENTI dal menù la sezione contiene la lista degli ospiti per i quali si è verificato un evento, ancora aperto o già concluso. Alla lista, accanto ai dati anagrafici e alla data di ricovero, è associato per singolo ospite anche un PDF eventi che consente di visualizzare una sintesi degli eventi occorsi e del relativo esito: data dell evento, il tipo di evento, il presidio/ps presso cui eventualmente è avvenuto il ricovero acuto, l eventuale stadio delle LDD, motivo del ricovero, la circostanza della caduta, esito e l eventuale data di rientro. c. lista valutazioni RUG: selezionare REPORTISTICA > LISTA VALUTAZIONI RUG dal menù la sezione consente di effettuare una ricerca relativa alle valutazioni RUG inserendo i dati anagrafici degli ospiti (cognome e nome). La ricerca consente agli operatori RSA di visualizzare l ultima RUG inserita dalla RSA e autorizzata dal CAD, la data di rilevazione ed il CAD di visita della stessa. Selezionando il tasto vedi RUG è possibile visualizzare il PDF della scheda con i tutte le aree informative compilate. d. stampa certificati ospitalità: selezionare REPORTISTICA > STAMPA CERTIFICATI OSPITALITA dal menù la sezione consente la stampa dei certificati di ospitalità per i pazienti in carico. La pagina contiene la lista nominativa a cui è associato il PDF sulla ospitalità con una sintesi delle informazioni del ricovero. 4. MESSAGGISTICA Gli operatori RSA che necessitano di supporto informatico, o si trovano nella necessità di effettuare modifiche nei dati inseriti possono inviare un messaggio all Help Desk informatico del SIRA tramite Utilità, ricerca e messaggistica > messaggistica 5. UTILITA E DOCUMENTAZIONE Questa area contiene il modello della scheda RUG in formato pdf ed altre utilità a disposizione degli operatori del SIRA *************************************************************************** *** 11

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