Modelli organizzativi e governance dei fondi pensione

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1 4 modulo Modelli organizzativi e governance dei fondi pensione Riferimento bibliografico: appendice del libro; Slide con la collaborazione di Stefano Castriglianò Ellegi consulenza

2 Fondi pensione negoziali: modello di governance ASSEMBLEA Dei Delegati CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE COLLEGIO DEI SINDACI DIRETTORE GENERALE RESPONSABILE DEL FONDO CONTROLLO INTERNO STRUTTURA OPERATIVA SERVICE AMMINISTRATIVO (attività amministrativo contabile) GESTORE FINANZIARIO (gestione delle risorse finanziarie) Vincolo legislativo BANCA DEPOSITARIA (custodia delle disponibilità del fondo) Vincolo legislativo SOCIETÀ DI REVISIONE (certificazione del bilancio del fondo) IMPRESA DI ASSICURAZIONE (erogazione della rendita) Vincolo legislativo 2

3 Fondi pensione negoziali: la governance - segue Soggetto giuridico autonomo dotato di organi propri Vincoli alla composizioni degli organi: rispetto criterio partecipazione paritetica di rappresentanti dei lavoratori e dei datori di lavoro metodo elettivo per l individuazione di rappresentanti dei lavoratori associati possesso di specifici requisiti per l assunzione della carica (art. 2, comma 1 del DM lavoro 79/2007) 3

4 Fondi pensione negoziali: la governance - segue in seduta ordinaria: - approva il bilancio Assemblea dei delegati - nomina i componenti il Consiglio di Amministrazione, il Collegio dei Sindaci ne fissa il compenso, delibera l eventuale revoca degli amministratori e dei sindaci - decide sull azione di responsabilità nei confronti dei componenti gli organi di amministrazione e controllo; - sceglie la società incaricata della revisione del bilancio o dell attività di controllo contabile - in seduta straordinaria: - modifica dello Statuto sulla base di proposte del Consiglio di Amministrazione - delibera l eventuale scioglimento del fondo, procede alla nomina dei liquidatori e provvede agli adempimenti necessari 4

5 Fondi Pensione negoziali: la governance - segue Consiglio di amministrazione In particolare ad esso compete: Partendo dallo studio della popolazione di riferimento, individuazione degli obiettivi e definizione della strategia finanziaria da attuare nella gestione delle risorse (combinazioni rischio/rendimento efficienti nell arco temporale coerente con i bisogni previdenziali degli aderenti, da sottoporre a verifica periodica); sistema di controllo e valutazione dei risultati conseguiti, individuazione nel rispetto delle disposizioni vigenti dei soggetti terzi cui affidare la gestione del patrimonio, il servizio di banca depositaria, e l attività amministrativo contabile (predisposizione dei relativi atti contrattuali) comunicazione alla COVIP, in presenza di vicende in grado di incidere sull equilibrio, dei provvedimenti necessari per la salvaguardia delle condizioni di equilibrio 5

6 Fondi pensione negoziali: la governance - segue Collegio dei sindaci Organo di controllo dell amministrazione del Fondo pensione Vigila sull osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e sull adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile del Fondo pensione e sul suo concreto funzionamento Può esercitare l attività di controllo contabile Obbligo di segnalazione alla COVIP delle eventuali vicende in grado di incidere sull equilibrio del fondo nonché dei provvedimenti ritenuti necessari per la salvaguardia delle condizioni di equilibrio Obbligo di segnalare alla COVIP eventuali irregolarità riscontrate in grado di incidere negativamente sulla corretta amministrazione e gestione del Fondo 6

7 Fondi pensione negoziali: la governance - segue Direttore generale/responsabile del Fondo Svolge la propria attività in modo autonomo ed indipendente riferendo direttamente al CDA sugli esiti delle verifiche effettuate Verifica che la gestione del Fondo pensione sia svolta nell esclusivo interesse degli aderenti, nel rispetto della normativa vigente, dello statuto e delle convenzioni Vigila sul rispetto dei limiti di investimento complessivamente e per ciascuna linea in cui si articola il patrimonio del Fondo pensione, sulle operazioni in conflitto di interessi e sull adozione di prassi operative idonee a meglio tutelare gli aderenti Invia alla COVIP dati e notizie sull attività complessiva del Fondo pensione e ogni altra comunicazione prevista dalla normativa vigente 7

8 Fondi pensione aperti la governance Trattandosi di un patrimonio di destinazione il fondo pensione aperto non ha propri organi interni, tutte le attività di funzionamento relative al soggetto (adozione del regolamento, modifiche, accertamento requisiti in capo al responsabile ed ai componenti l OdS, ) sono svolte dall organo di amministrazione del soggetto che promuove il FPA. 8

9 Fondi pensione aperti la governance Il Responsabile è nominato dal Consiglio di amministrazione della Società che istituisce il Fondo, non devono sussistere rapporti di lavoro dipendente ovvero di collaborazione continuativa (causa di incompatibilità). L incarico ha durata triennale ed è rinnovabile per una sola volta consecutiva; Possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità, assenza di cause di ineleggibilità e incompatibilità (D.M. Lavoro n.79 del 15 maggio 2007); 9

10 Fondi pensione aperti la governance Il Responsabile: vigilare sulla gestione finanziaria con particolare riferimento: al rispetto della politica di investimento e controlla le modalità di gestione e monitoraggio dei rischi vigilare sulla gestione amministrativa con riferimento ai controlli su: separatezza amministrativa e contabile delle operazioni poste in essere per conto del fondo e regolare tenuta dei libri e delle scritture contabili; vigilare sulle misure di trasparenza adottate nei confronti degli aderenti, con riferimento al momento della raccolta delle adesioni, agli oneri di gestione, alla completezza ed esaustività delle comunicazioni periodiche agli aderenti nonché all adeguatezza della procedura degli esposti, e alla tempestiva gestione delle richieste di trasferimento, anticipazione,.; vigilare sul rispetto delle delibere COVIP e verifica l invio alla stessa delle segnalazioni, documentazione e relazioni richieste. Entro il 31 marzo trasmette una relazione analitica sull attività svolta e comunica le eventuali irregolarità riscontrate 10

11 Fondi pensione aperti la governance L Organismo di sorveglianza è composto da due componenti effettivi ed un supplente nominati dal soggetto istitutore; L organismo è integrato con la nomina di un rappresentante designato dall azienda e da uno nominato in rappresentanza dei lavoratori, in presenza di aziende con almeno 500 lavoratori iscritti E previsto un limite max di 12 componenti Durata del mandato triennale e i componenti non possono essere rieletti per più di tre mandati 11

12 Fondi pensione aperti la governance I compiti dell Organismo di Sorveglianza: Verifica che l amministrazione e la gestione complessiva del fondo avvenga nell esclusivo interesse degli iscritti, riportando al CdA del soggetto istitutore eventuali istanze della collettività; A tal fine si relaziona con il Responsabile dal quale riceve informazioni periodiche sull attività complessiva del fondo e sull attività svolta dal Responsabile stesso; Riceve inoltre informazioni tempestive in relazione a particolari eventi che incidono sulla redditività degli investimenti ovvero sulla caratterizzazione del Fondo 12

13 I PIP: l assetto di governance Trattandosi di un PATRIMONIO DI DESTINAZIONE il PIP non ha propri organi interni, tutte le attività funzionali relative al soggetto (adozione del regolamento, modifiche, accertamento requisiti in capo al responsabile, ) sono svolte dall organo di amministrazione dell impresa di assicurazione. La governance del PIP ruota intorno alla figura del RESPONSABILE del PIP 13

14 I PIP: l assetto di governance Il RESPONSABILE del PIP: nominato dall organo amministrativo della compagnia (che ne stabilisce anche la retribuzione); l incarico ha durata triennale ed è rinnovabile per non più di una volta consecutivamente; deve soddisfare i requisiti previsti dal Decreto n.79 del 15 maggio 2007 (Requisiti di onorabilità e professionalità, cause di ineleggibilità e incompatibilità), non devono sussistere rapporti di lavoro dipendente ovvero di collaborazione continuativa (causa di incompatibilità). soggetto esterno alla compagnia. 14

15 I PIP: l assetto di governance I compiti del RESPONSABILE del PIP: vigilare sulla gestione finanziaria di GS/FI/OICR; vigilare sulla gestione amministrativa; vigilare sulle misure di trasparenza adottate nei confronti degli aderenti; vigilare sul rispetto delle delibere COVIP 15

16 La governance dei fondi pensione Insieme dei compiti, di responsabilità e di relazioni in capo agli organi che governano la vita ed il funzionamento di un fondo pensione per consentire al meglio e nel rispetto delle regole il raggiungimento del fine previdenziale 16

17 I diversi livelli di controllo Controlli di linea garantiscono il corretto svolgimento delle operazioni gestionali e sono effettuati dalle stesse unità organizzative che svolgono i processi; Controlli sulla gestione dei rischi verificano il rispetto dei limiti assegnati alle varie funzioni operative e l allineamento tra l operatività delle singole aree produttive con gli obiettivi di rischio fissati; Controllo interno individua eventuali anomalie procedurali e valuta il grado di efficienza/efficacia del sistema di controlli nel suo complesso. 20

18 La Struttura organizzativa: linee guida COVIP Le ultime linee guida sulla struttura organizzativa interna dei fondi pensione negoziali sono state emanate dalla Covip con delibera del 18 marzo del A seguito di una fase di consultazione tra l Autorità ed i rappresentanti dei fondi, il documento è stato rivisto ed emanato con delibera del 4 dicembre Delibera Covip del 4 dicembre La strutturazione di un adeguato assetto organizzativo e di un efficiente sistema di controlli interni costituisce una delle principali attribuzioni degli organi preposti allo svolgimento di funzioni amministrative, direttive e di controllo nell ambito dei fondi pensione negoziali. ( omissis) 21

19 La Struttura organizzativa: linee guida COVIP Definizione delle procedure interne Adeguatezza del sistema informativo Attendibilità delle rilevazioni contabili e gestionali Professionalità delle risorse umane incaricate di curare l attività gestionale Funzioni di indirizzo e controllo della gestione patrimoniale Cultura del controllo interno 22

20 Lo schema governance nei fondi pensione chiusi Consigliere preposto al Controllo Interno Società di consulenza Controllo Interno Organi di Indirizzo e vigilanza Direzione Generale Assemblea dei Delegati Consiglio di Amministrazione Collegio dei Sindaci Advisor Banca Depositaria Finanza Service Amministrativ o Gestori Ufficio gestionale 23

21 L organizzazione delle procedure 35

22 L organizzazione del fondo pensione aziende iscritti FONDO PENSIONE Gestione amm.va Servizi agli aderenti Prestazioni Gestione finanziaria banca depositaria gestori finanziari COVIP BANCA D ITALIA CONSOB Autorità di vigilanza Controllo interno Direzione generale assicurazione ISVAP 36

23 Gestione amministrativa e servizi agli aderenti Le aree della gestione amm.va e dei servizi Adesioni Contribuzioni Valorizzazione patrimonio Prestazioni Contabilità e bilancio Posizioni individuali Rendicontazioni 37

24 La gestione amm.va: le adesioni Censimento aziende Acquisizione delle regole di adesione (statuto / regolamento attuativo / norme interne) Diffusione dei documenti per la sollecitazione delle adesioni (modulo di adesione, scheda informativa, statuto, materiale promozionale) Acquisizione e aggiornamento dei dati anagrafici aziende Acquisizione e aggiornamento dei dati anagrafici iscritti Archiviazione delle domande di adesione Calcolo della quota associativa Aggiornamento del libro degli associati 38

25 La gestione amm.va: le adesioni (segue) censimento predisposizione archivio aziende archivio aziende aggiornamento archivio aziende invio modulistica raccolta adesioni acquisizione informazioni archivio iscritti predisposizione archivio iscritti 39

26 La gestione amm.va: le contribuzioni Acquisizione delle regole di contribuzione (accordo / statuto / regolamento attuativo / norme interne) Predisposizione ed invio della modulistica contributiva e/o dei tracciati record per i versamenti Acquisizione e controllo delle distinte contributive e/o dei tracciati record Riconciliazione flussi informativi e flussi finanziari Gestione omissioni contributive Calcolo dei contributi destinati alla copertura degli oneri amministrativi e al finanziamento di prestazioni accessorie Comunicazione dell importo dei contributi da investire a banca depositaria e gestori 40

27 La gestione amm.va: le contribuzioni(segue) IL FLUSSO CONTRIBUTIVO: QUADRO DI SINTESI adesione archivio iscritti regole di adesione raccolta contributi archivio contributi ACCORDO / STATUTO regole di gestione banca depositaria gestore abilitato gestione patrimonio 41

28 La gestione amm.va: le contribuzioni(segue) IL FLUSSO CONTRIBUTIVO: QUADRO ANALITICO AZIENDE anagrafica e contributi archivio contributi comunicati archivio iscritti LAV.AUT. FONDO PENSIONE Associazioni riconciliazione archivio posizioni ind.li criticità strumento di pagamento (bonifico, m.a.v. bollettino c.c.p., ecc.) BANCA DEPOSITARIA archivio contributi incassati disposizioni ai gestori 42

29 La valorizzazione del patrimonio Acquisizione delle informazioni in ordine alle operazioni in strumenti finanziari Rilevazione e registrazione del prezzo degli strumenti finanziari movimentati Rilevazione ed aggiornamento del prezzo degli strumenti finanziari in portafoglio Aggiornamento del valore del portafoglio Rilevazione e registrazione delle variazioni delle poste amministrative Calcolo del valore del patrimonio del fondo/comparto e del valore unitario della quota Controllo dei limiti di investimento e dei conflitti di interesse Calcolo ed applicazioni delle commissioni 43

30 Contabilità e Bilancio Tenuta della contabilità generale Tenuta dei libri contabili obbligatori (libro degli associati, libro giornale, libro degli inventari, libri delle riunioni dell Assemblea, del CdA, del CdR) Redazione del bilancio (preventivo, di verifica, consuntivo) Redazione del prospetto per la composizione del patrimonio del fondo/comparto Redazione del sezionale titoli 44

31 La gestione delle posizioni individuali Conversione dei versamenti in quote ed aggiornamento delle posizioni individuali Scorporo delle quote associative e/o dei premi per garanzie accessorie Aggiornamento della posizione individuale a seguito di anticipazione di prestazione Gestione trasferimento da/verso altro fondo pensione Gestione cambio di comparto 45

32 La rendicontazione Segnalazioni di vigilanza alla COVIP Comunicazione periodica agli iscritti Comunicazioni periodiche alle aziende Segnalazioni al casellario centrale INPS Certificati a fini fiscali agli iscritti (fase di contribuzione, fase di liquidazione della prestazione in forma capitale ovvero periodica) Reportistica varia per gli organi del fondo ed i responsabili gestionali (aderenti, contributi, investimenti, risultati gestori, prestazioni liquidate, trasferimenti, oneri amministrativi, commissioni di gestione, ecc.) 46

33 La gestione delle prestazioni Controllo della maturazione dei requisiti per il diritto alla prestazione Calcolo della prestazione (pensionamento, decesso, riscatto, trasferimento, anticipazione) Liquidazione all iscritto/ai beneficiari dell importo netto maturato Versamento dell importo maturato all impresa di assicurazione per conversione in rendita (in caso di liquidazione di rendita) Trasmissione informativa al fondo di destinazione (in caso di trasferimento) Calcolo e liquidazione delle ritenute fiscali Aggiornamento del libro degli associati (in caso di chiusura della posizione) Ordine di disinvestimento del patrimonio (eventuale) 47

34 La gestione delle prestazioni (segue) AZIENDA/ISCRITTO GESTORE 1 : richiesta liquidazione prestazioni 6 : ordine di disinvestimento FONDO PENSIONE 4 : assicurazione rendita 3 : liquidazione ritenute fiscali BANCA DEPOSITARIA COMPAGNIA DI ASSICURAZIONE 2 : liquidazione capitale 5 : pensione BENEFICIARIO 48

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