PROCEDURE PER OFFRIRE E RICEVERE DONI E OSPITALITÀ

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1 INNOSPEC GROUP PROCEDURE PER OFFRIRE E RICEVERE DONI E OSPITALITÀ I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

2 INDICE 1. Introduzione 2. Ambito 3. Regola generale 4. Eccezioni - Doni 4.1 Doni Panoramica sul processo 4.2 Doni Mappa del processo 4.3 Doni Modulo 5. Eccezioni - Ospitalità 5.1 Ospitalità correlate a pasti - Panoramica sul processo 5.2 Ospitalità non correlate pasti Panoramica sul processo 5.3 Ospitalità correlate e non correlate a pasti Mappa del processo generale 5.4 Pasti Modulo 5.5 Ospitalità non correlate a pasti - Modulo 6. Eccezioni Donazioni per beneficienza 6.1 Donazioni per beneficienza - Panoramica sul processo 6.2 Donazioni per beneficienza Mappa del processo 6.3 Donazioni per beneficienza - Modulo 7. Libri e documenti contabili accurati 8. Procedura disciplinare 9. Segnalazione / Procedura di denuncia in caso di violazioni 10. Domande I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

3 1. INTRODUZIONE In molti paesi, doni e ospitalità ricoprono un ruolo importante nella formazione di rapporti d affari. Tuttavia sorgono dei problemi quando tali cortesie consuetudinarie offrono nuove opportunità di influenzare clienti e fornitori e di uso improprio. Innospec s impegna ad ottenere i massimi livelli di condotta etica e conformità a tutte le leggi pertinenti nei paesi in cui conduce attività. Queste leggi includono l US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) [Legge statunitense contro la corruzione], l UK Bribery Act (UKBA) e leggi locali contro la concussione. Il Codice Etico e la Politica Anticorruzione di Innospec (collettivamente Politiche Anticorruzione ) offrono una guida alle norme legali ed etiche osservate e richieste dalla Società. L obiettivo di questa procedura è di assicurare che doni e ospitalità dati o ricevuti da clienti, fornitori, altri associati d affari commerciali (come definiti di seguito), ed individui che agiscono o sono considerati funzionari governativi (come definiti di seguito) siano conformi alle politiche anticorruzione ed a tutte le leggi pertinenti. 2. AMBITO Questa procedura è valida per tutti i funzionari, amministratori e dipendenti di Innospec in tutto il mondo e in tutte le sue filiali e società affiliate (collettivamente Dipendenti ). I suoi principi generali e i suoi divieti sono anche applicabili ad agenti, distributori, consulenti, soci di joint venture e qualsiasi altra rappresentante di terzi che agiscono per conto di Innospec (collettivamente Rappresentanti ) 3. REGOLA GENERALE Le seguenti definizioni sono valide entro questa procedura e politica: Qualsiasi oggetto di valore include non solo denaro, ma anche doni, carte regalo, attrezzatura elettrica, abbigliamento, pasti, intrattenimento (per esempio, concerti, spettacoli teatrali, eventi sportivi o inviti ad altre manifestazioni simili senza un carattere commerciale prevalente), viaggi, alloggio, trasporto, prestiti, utilizzo di proprietà o attrezzatura e offerte di lavoro; Associato d affari commerciali include unicamente associati d affari commerciali come clienti, fornitori o venditori attuali o potenziali; Procedura per spese significa la procedura standard di Innospec relativa alla richiesta, segnalazione e rimborso di spese, copia della quale si trova nella sezione Corporate Services, Human Resources [Servizi aziendali, Risorse umane] sull intranet; Funzionario o funzionari governativo/i include funzionari o dipendenti di un governo nazionale o straniero, o qualsiasi dipartimento o agenzia di esso; qualsiasi funzionario o dipendente di una società o impresa detenuta interamente o in parte, oppure controllata da un governo ( azienda pubblica ); qualsiasi funzionario o dipendente di un organizzazione pubblica internazionale come la Banca Mondiale o le Nazioni Unite; qualsiasi partito interno o straniero o funzionario di esso; o qualsiasi candidato per cariche politiche. Funzionari governativi includono funzionari a qualsiasi livello di governo. È vietato ai dipendenti e rappresentanti di Innospec offrire, promettere, autorizzare, dare o ricevere denaro, doni, Qualsiasi oggetto di valore per o da Associati d affari commerciali e Funzionari governativi allo scopo di ottenere o mantenere affari o assicurarsi vantaggi commerciali impropri, trattamenti speciali o influenza indebita (collettivamente, Benefici impropri ). Le eccezioni alla regola generale sono descritte nelle sezioni 4, 5 e 6 di seguito con processi di supporto obbligatori il cui obiettivo è quello di assicurare che tali eccezioni rimangano conformi alle politiche anticorruzione. I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

4 Nel caso d interazione con associati d affari commerciali (cioè non funzionari governativi), l eccezione applicabile al dare o ricevere è più ampia. 4. ECCEZIONI - DONI È consentito a dipendenti e rappresentanti dare e ricevere doni ragionevoli e consueti per o da associati d affari commerciali o funzionari governativi, solo se sono soddisfatte tutte le condizioni seguenti: Lo scopo del dono non è quello di ottenere un Beneficio Improprio; Il dono o il valore totale del dono dato in un singolo periodo di 12 mesi deve avere un valore modesto (inferiore a $ 50) per persona; Il dono deve essere un dono d affari consueto dato in connessione con una celebrazione riconosciuta locale in cui si offrono doni (per esempio, un matrimonio) o un evento d affari legittimo; Non sono consentiti doni in denaro; Il dono deve essere appropriato per le circostanze, trasparente ed offerto in un modo che escluda qualsiasi apparenza di improprietà o imbarazzo se rivelato pubblicamente. Dipendenti e rappresentanti dovrebbero evitare uno schema ricorrente per dare e ricevere doni di valore modesto, perché questo comportamento potrebbe cominciare a sembrare un tipo di corruzione. È anche preferibile che i doni non siano dati o ricevuti da parte di un individuo, ma dove possibile, siano dati o ricevuti (i) dall indirizzo commerciale e organizzazione della società dell associato d affari commerciale; o (ii) da un indirizzo formale del dipartimento governativo o agenzia governativa del funzionario governativo in questione (come applicabile). 4.1 DONI PANORAMICA SUL PROCESSO Doni per Associati d affari commerciali o Funzionari governativi che superano un valore totale di $ 50 per persona devono essere approvati per iscritto in anticipo mediante il Modulo di richiesta di autorizzazione e segnalazione. Doni da Associati d affari commerciali o Funzionari governativi che superano un valore totale di $ 50 per persona devono essere approvati per iscritto entro 7 giorni dal ricevimento del dono per mezzo del Modulo di richiesta di autorizzazione e segnalazione. Il Modulo di richiesta di autorizzazione e segnalazione richiede uno o più livelli di approvazione a seconda del valore del dono: Modulo di richiesta di autorizzazione e segnalazione di doni necessario? Approvazione del supervisore necessaria? Approvazione dell ufficio Legale e di Conformità necessaria? VALORE DEI DONI (in un singolo periodo di 12 mesi) Fino a $ 50 Da $ 50 a $ 100 Oltre $ 100 No Sì Sì No Sì Sì No No Sì I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

5 Le spese sostenute come conseguenza della donazione di un dono (o più doni) devono essere presentate per mezzo della Procedura Spese di Innospec insieme ad una copia del Modulo di richiesta di autorizzazione e segnalazione doni allegato alla richiesta di rimborso spese. 4.2 DONI MAPPA DEL PROCESSO I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

6 4.3 DONI - MODULO I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

7 5. ECCEZIONI - OSPITALITÀ Ospitalità modeste e ragionevoli offerte o ricevute da Associati d affari commerciali e Ufficiali governativi (per esempio, pasti, alloggio, intrattenimento o trasporto associati ad eventi promozionali, visite a stabilimenti, training o eventi didattici) possono essere consentite solo se le spese sono direttamente correlate a quanto segue: (1) la promozione, dimostrazione o illustrazione di prodotti o servizi di Innospec; o (2) l esecuzione o applicazione di un contratto. Non si devono offrire ospitalità in cambio di un Beneficio improprio o per ottenere o mantenere degli affari. In questa sezione, le ospitalità sono ulteriormente suddivise in ospitalità correlate a pasti e ospitalità non correlate a pasti. 5.1 OSPITALITÀ CORRELATE A PASTI PANORAMICA SUL PROCESSO Impiegati e rappresentanti possono fornire o accettare pasti da Associati d affari commerciali e Funzionari governativi solo se si soddisfano tutte le seguenti condizioni: Funzionari governativi: Si dovrebbe fare del proprio meglio per mantenere il costo dei pasti con Funzionari governativi (inclusi dipendenti in società detenute o controllate dallo stato) inferiori a $ 150 per persona, un massimo di due volte in un unico periodo di 12 mesi. Si riconosce che vi potrebbero essere delle occasioni isolate in cui si superano questi limiti. Associati d affari commerciali. Non vi è nessun limite espresso sul valore o la frequenza di pasti per Associati d affari commerciali puramente privati. Piuttosto, i dipendenti di Innospec dovrebbero servirsi del loro buon senso per giudicare quanto sia considerato ragionevole in determinate circostanze per pasti con Associati d affari commerciali, tenendo in considerazione che nessun pasto può essere offerto allo scopo di assicurarsi Benefici impropri. Il Modulo di segnalazione pasti deve essere completato e una copia di esso deve essere presentata all Ufficio Legale e di Conformità entro 7 giorni da qualsiasi pasto offerto o ricevuto da un Funzionario governativo. Il Modulo di segnalazione pasti non deve essere completato qualora il pasto in questione venga offerto o ricevuto da un Associato d affari commerciale. Le spese sostenute in seguito alla fornitura di pasti a Funzionari governativi o Associati d affari commerciali devono essere presentate mediante la Procedura per spese di Innospec insieme ad una copia del Modulo di segnalazione pasti allegata alla richiesta di rimborso spese dove necessario (cioè se si richiede il rimborso per un pasto o pasti fornito/i ad un Funzionario governativo). 5.2 OSPITALITÀ NON CORRELATE A PASTI PANORAMICA SUL PROCESSO Tutti i costi e le spese, indipendentemente dal loro valore, relative ad ospitalità per Funzionari governativi che non siano pasti devono aderire a questa politica e devono essere presentati all ufficio Legale e di Conformità per l approvazione scritta precedente per mezzo del Modulo di Segnalazione e Richiesta di Autorizzazione per Ospitalità non correlate a Pasti. I dipendenti di Innospec dovrebbero servirsi del proprio buon senso per giudicare quanto sia considerato ragionevole in determinate circostanze per pasti con Associati d affari commerciali, tenendo in considerazione che nessun pasto può essere offerto allo scopo di assicurarsi Benefici impropri. Questo include, ma non si limita solo, golf, biglietti per eventi sportivi o concerti, visite turistiche ed alloggio forniti a tale scopo. Tutti i costi e le spese, indipendentemente I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

8 dal loro valore, relativi ad ospitalità fornite ad associate d affari commerciali puramente private devono aderire alla Procedura per spese di Innospec. Le spese sostenute per la fornitura di ospitalità devono essere presentate mediante la Procedura per spese di Innospec con una copia del Modulo di segnalazione ospitalità non correlate a pasti allegata alla richiesta di rimborso spese dove richiesto (cioè se si richiede il rimborso per ospitalità fornite ad un Funzionario governativo). La frequenza delle ospitalità deve essere monitorata attentamente per verificare qualsiasi apparenza di improprietà. Quando si contempla di organizzare ospitalità, saranno valide le seguenti considerazioni sia per Funzionari governativi sia per Associati d affari commerciali: Gli inviti devono essere emessi al datore di lavoro dell Associato d affari commerciale o del Funzionario governativo, non direttamente all individuo. Gli Associati d affari commerciali o Funzionari governativi devono essere scelti dall entità commerciale o governativa pertinente anziché da Innospec. Sarà consentito il rimborso per spese giornaliere modeste inerenti e devono essere accompagnate da ricevute. I pagamenti per coprire le spese devono, ogni volta possibile, essere corrisposti direttamente ai venditori (per esempio, hotel, compagnie aeree e società di noleggio auto) anziché all Associato d affari commerciale o Funzionario governativo. Se non è possibile un pagamento diretto, si dovrà effettuare il rimborso all entità commerciale o agenzia governativa pertinente, piuttosto che all Associato d affari commerciale o Funzionario governativo e solo previa presentazione delle ricevute delle spese sostenute da parte dell individuo in questione. Tutte le spese devono essere ragionevoli, inclusi biglietti aerei di classe economica. Si devono evitare spese stravaganti. Innospec fornirà solo souvenir di valore nominale. Non è consentita nessuna indennità in denaro contante, pagamento/concessione in denaro o tariffe/indennità giornaliere. Innospec non pagherà spese di viaggio per componenti della famiglia di Associati d affari commerciali o di Funzionari governativi. L ospitalità per un solo individuo non dovrà superare 2 eventi in un solo periodo di 12 mesi. I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

9 5.3 OSPITALITÀ CORRELATE E NON CORRELATE A PASTI MAPPA DEL PROCESSO GENERALE I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

10 5.4 PASTI - MODULO I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

11 5.5 OSPITALITÀ NON CORRELATE A PASTI MODULO I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

12 6. ECCEZIONI DONAZIONI PER BENEFICIENZA Innospec è impegnata nei confronti delle comunità in cui svolge i propri affari e consente donazioni ragionevoli a enti di beneficienza nazionali ed esteri. Le donazioni per beneficienza devono essere effettuate solo ad organizzazioni puramente benefiche a scopi unicamente benefici e non possono essere usate come forme celate di corruzione. L ente benefico non deve avere nessun rapporto con un Associato d affari commerciale o Funzionario governativo avente autorità decisionale per gli affari di Innospec. 6.1 DONAZIONI PER BENEFICIENZA PANORAMICA SUL PROCESSO Le donazioni effettuate a nome di Innospec devono essere segnalate ed approvate dall Ufficio Legale e di Conformità per mezzo di un Modulo di segnalazione di donazioni benefiche. 6.2 DONAZIONI PER BENEFICIENZA MAPPA DEL PROCESSO I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

13 6.3 DONAZIONI PER BENEFICIENZA MODULO I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded

14 7. LIBRI E DOCUMENTI CONTABILI ACCURATI Tutti i pagamenti ed altre attività effettuati ai sensi di queste Procedure relative a Doni e Ospitalità devono essere registrati accuratamente nei libri contabili e documenti aziendali di Innospec in modo tempestivo e ragionevolmente in dettaglio. I dipendenti e rappresentanti di Innospec dovrebbero conservare copie di tutti i moduli che presentano ai sensi di questa Politica a scopo di verifica. Ai dipendenti e rappresentanti di Innospec si vieta di inserire voci equivoche, incomplete, inaccurate o fittizie nei libri e documenti contabili di Innospec. 8. PROCEDURA DISCIPLINARE La mancata osservanza di queste Procedure relative a Doni e Ospitalità sarà motivo di azione disciplinare, fino ad includere la cessazione dell impiego con il processo disciplinare per il sito / paese di Innospec pertinente. Inoltre, i dipendenti e rappresentanti che violano l FCPA, UKBA e / o le leggi anticorruzione locali rischiano un azione penale da parte delle autorità investigative pertinenti che potrebbero risultare in una multa personale e/o incarcerazione. 9. SEGNALAZIONE / PROCEDURA DI DENUNCIA IN CASO DI VIOLAZIONI I dipendenti che sospettano una potenziale violazione di queste Procedure dovrebbero seguire le procedure indicate nel processo di Segnalazione di problemi di Corporate Governance che si trova su: http :// DOMANDE Eventuali domande concernenti queste Procedure relative a Doni e Ospitalità possono essere indirizzate all Ufficio Legale e di Conformità. I: Company documents/ Corporate Policies / Current / Giving and Receiving Gifts and Hospitalities Procedures Italian Uploaded