CSFO - Organismo di mediazione REGOLAMENTO DI PROCEDURA

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1 ARTICOLO 1: RIFERIMENTI NORMATIVI CSFO - Organismo di mediazione REGOLAMENTO DI PROCEDURA 1. Il funzionamento del procedimento di mediazione delle controversie civili e commerciali espletato da Istituto Nazionale Telematico marchio registrato della società CSFO Srl è disciplinato dal presente Regolamento, il quale si ispira ai principi di informalità, rapidità e riservatezza ed ai principi indicati nella direttiva 52/2008/CE, nel decreto legislativo 4 marzo 2010 n. 28 e nei decreti interministeriali 18 ottobre 2010 n. 180 e 6 luglio 2011 n ARTICOLO 2: AMBITO DI APPLICAZIONE 1. Il presente regolamento di procedura si ispira ai principi di informalità, rapidità e riservatezza. 2. Il presente Regolamento si applica alla Mediazione finalizzata alla conciliazione di controversie, vertenti su diritti disponibili, che le parti intendono risolvere bonariamente in forza di una disposizione di legge, dell invito di un giudice, di una clausola contrattuale, di propria iniziativa o per effetto di un accordo. ARTICOLO 3: SEDE DEL PROCEDIMENTO 1. Il procedimento si svolge nella sede dell Organismo di mediazione Istituto Nazionale Telematico CSFO sita in Battaglia Terme (PD), Via Manzoni, Tale luogo è derogabile con l accordo di tutte le parti, del Mediatore e del Responsabile dell Organismo anche per singoli atti del procedimento. 3. L organismo può avvalersi delle strutture, del personale e dei mediatori dell Organismo di mediazione FACILITA Organizzazione indipendente per la gestione delle relazioni e dei gruppi società cooperativa - già iscritta nel registro degli organismi per la mediazione al n. 21 con il quale è stato stipulato un accordo di collaborazione di cui all art. 7 comma 2 lettera C del DM 180/2010; o con altri organismi con i quali stipulerà un accordo, anche per singoli affari di mediazione, previa comunicazione al Ministero competente. 4. L organismo, al fine di una più idonea ripartizione dell assegnazione degli incarichi ai singoli mediatori iscritti nei propri elenchi provvede a formare separati elenchi suddivisi secondo le specializzazioni in materie giuridiche o non giuridiche. ARTICOLO 4: SCELTA E NOMINA DEL MEDIATORE 1. Il Mediatore è il professionista esperto di tecniche di mediazione, di negoziazione e di gestione dei conflitti, che facilita la soluzione stragiudiziale delle controversia tramite degli accordi stipulati dalle stesse parti. 2. Le parti, presentando un istanza congiunta, possono indicare un mediatore specifico tra quelli accreditati presso Istituto Nazionale Telematico. 3. Qualora il Mediatore non sia stato indicato di comune accordo dalle parti, il Responsabile dell Organismo designerà uno o più Mediatori, ritenuto/i idoneo/i a svolgere la funzione di terzo/i neutrale/i nella controversia. 4. La scelta del Mediatore verrà effettuata in base ai criteri di rotazione, imparzialità, efficienza e speditezza del procedimento, garantendo comunque che almeno uno dei mediatori nominati sia competente nella materia del contendere. 1

2 5. Verranno pertanto istituiti elenchi di Mediatori suddivisi per gradi di competenza nelle varie materie, giuridica, economica, medica, umanistica, gradi stabiliti in base al tipo di laurea posseduta, all iscrizione ad un ordine o collegio professionale e alle specializzazione e competenze tecnico- professionali del Mediatore. 6. Nell assegnazione degli incarichi, l organismo si atterrà a quanto previsto nell art. 3, comma 1 lett.b) del D.I. 145/2011, secondo cui, nel regolamento di procedura, devono essere stabiliti criteri inderogabili per l assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta. A tal fine, il responsabile dell organismo provvede a raggruppare per categorie di massima i mediatori iscritti nel proprio elenco, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza professionale (giuridica, economica, tecnico, scientifica, umanistica, medica, ecc) nonché, all interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciascun mediatore (tenendo conto dei titoli di abilitazione, delle specializzazioni possedute e dell attività professionale esercitata); nell assegnazione dell incarico tra i diversi mediatore si provvederà in primo luogo a valutare la natura della controversia e di conseguenza si procederà ad identificare la specifica area di competenza professionale definita che appare maggiormente idonea. Nella ipotesi in cui i mediatori abbiano pari grado di competenza si seguirà un criterio di turnazione basato su un ordine alfabetico. Sarà cura dell Organismo, nominare un Collegio di mediatori in presenza di particolari controversie che risultino particolarmente complesse, senza alcun onere aggiuntivo a carico delle parti. 7. L Organismo non può procedere alla nomina di un mediatore ausiliario, potrà avvalersi della nomina degli esperti iscritti agli albi dei consulenti presso i Tribunali ai sensi dell art. 8 comma 4 del Decreto Lg.s 28/2010. All esperto si applicano le disposizioni del presente regolamento che riguardano i casi di incompatibilità e l imparzialità del mediatore nonché le regole di riservatezza. ARTICOLO 5: COMUNICAZIONI DEL MEDIATORE 1. Per ciascun incarico, prima di avviare il procedimento di mediazione, il Mediatore designato deve sottoscrivere una dichiarazione di imparzialità, nella quale viene resa esplicita la posizione di terzietà e di indipendenza nei confronti delle parti. 2. Il Mediatore è tenuto ad informare immediatamente l Organismo e le parti delle ragioni di un possibile pregiudizio e qualsiasi interesse di tipo personale o economico che sia sopravvenuto all inizio del procedimento che potrebbe pregiudicare l imparzialità del procedimento di Mediazione. 3. In caso di incompatibilità Istituto Nazionale Telematico procederà alla sostituzione del Mediatore con altro presente nell elenco dei mediatori accreditati. Istituto Nazionale Telematico decide insindacabilmente sulla sostituzione. Nel caso di sostituzione Istituto Nazionale Telematico comunica alle parti il nuovo mediatore nominato ed il procedimento prosegue normalmente. ARTICOLO 6: AVVIO DELLA MEDIAZIONE 1. Il procedimento di mediazione viene avviato dalla domanda di mediazione, che consiste nel deposito di un istanza nella sede dell Organismo Istituto Nazionale Telematico. 2. La modulistica è predisposta sia in forma on line e pubblicata nel sito sia in forma cartacea da richiedere presso la segreteria dell Organismo. 3. La domanda deve contenere, a pena di responsabilità delle parti istanti per indicazioni incomplete, inesatte o non veritiere: a. il nome dell Organismo di mediazione; b. nome, dati identificativi e recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le dovute comunicazioni; 2

3 c. l oggetto della lite; d. le ragioni della pretesa; e. il valore della controversia individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l Organismo Istituto Nazionale Telematico decide il valore di riferimento, sino al limite di , e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all esito del procedimento di Mediazione il valore risulta diverso, l importo dell indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento; f. copia del versamento di quanto dovuto, a Istituto Nazionale Telematico, dalla normativa vigente, per le spese di avvio. g. Mancando il versamento di quanto indicato al precedente comma 3, lettera f) la domanda di Mediazione si considera irricevibile dalla segreteria di Istituto Nazionale Telematico, che non procederà a nessuna attività. ARTICOLO 7: NOMINA DEL MEDIATORE E NOTIFICA DELLA DOMANDA 1. Istituto Nazionale Telematico, ricevuta l istanza di mediazione, nomina il mediatore nei tempi più brevi possibili e fissa la data, l ora ed il luogo del primo incontro tra le parti entro il termine di quindi giorni. 2. Le parti possono comunque indicare di comune accordo un Mediatore a Istituto Nazionale Telematico ai fini di una sua eventuale designazione da parte dell Organismo stesso. 3. La segreteria dell Organismo notifica all altra parte l istanza con ogni mezzo idoneo ad assicurare la ricezione, comprese le modalità telematiche, comunicando il nome del mediatore designato e la data del primo incontro. ARTICOLO 8: DURATA DEL PROCEDIMENTO 1. Il procedimento di Mediazione ha una durata non superiore a quattro mesi; il termine decorre dalla data di deposito dell istanza di mediazione, ovvero dalla scadenza di quello fissato dal giudice per il deposito della stessa ai senso dell art. 6, comma 2, del decreto legislativo n. 28/2010. ARTICOLO 9: IL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE 1. Il procedimento di mediazione si svolge senza formalità. 2. il Mediatore è libero di condurre gli incontri nel modo che ritiene più opportuno, tenendo in considerazione le circostanze della controversia oggetto di mediazione e la volontà delle parti. 3. Il Mediatore si adopera affinché le parti raggiungano un accordo amichevole di definizione della controversia ed a tal fine potrà sentire le parti congiuntamente o, se lo riterrà opportuno, separatamente. 4. Con il comune accordo delle parti, il procedimento di mediazione può essere svolto anche avvalendosi di procedure telematiche, nel pieno rispetto delle norme vigenti. 5. Nelle ipotesi di cui all art. 5, comma 1, del Decreto legislativo 28/2010, il Mediatore svolge l incontro di mediazione alla presenza della parte istante in caso di mancata partecipazione della controparte. 6. Tutte le Parti possono accedere agli atti del procedimento che sono stati depositati nelle sessioni congiunte; mentre ciascuna Parte ha diritto di accesso agli atti che ha depositato durante le proprie sessioni separate. 7. Tutti gli atti vengono custoditi da Istituto Nazionale Telematico in apposito fascicolo, anche elettronico, registrato e numerato per un periodo di tre anni dal termine della procedura di mediazione. 3

4 ARTICOLO 10: PRESENZA DELLE PARTI E RAPPRESENTANZA 1. Le Parti dovranno intervenire agli incontri personalmente, la partecipazione per il tramite di rappresentanti è consentita solo per gravo ed eccezionali motivi. 2. Durante gli incontri, le Parti, possono farsi assistere da consulenti di fiducia (legali o tecnici). 3. Nonostante la presenza di un procuratore, il Mediatore, se lo ritiene indispensabile per il buon esito del tentativo di conciliazione, può invitare le Parti a comparire personalmente. 4. Le persone giuridiche devono partecipare al procedimento di mediazione a mezzo di un rappresentante munito dei necessari poteri. 5. Ai procedimenti di mediazione potranno assistere senza alcun diritto di parola i mediatori tirocinanti anche con collegamento da remoto tramite web in modalità live streaming con accesso riservato. ARTICOLO 11: ESPERTI 1. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, il Mediatore, ottenuto il consenso delle parti, può avvalersi di esperti per chiarire la situazione. 2. Il loro compenso, che sarà interamente pagato dalle parti, viene determinato secondo le tariffe professionali. ARTICOLO 12: ACCORDO AMICHEVOLE E PROPOSTA DEL MEDIATORE 1. Durante il procedimento di Mediazione il Mediatore cerca un accordo amichevole tra le Parti. 2. Nel caso di mancato accordo il Mediatore può fare una proposta di risoluzione della lite che le parti restano libere di accettare o meno 3. Il Mediatore deve formulare una proposta di conciliazione se le Parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. 4. Il Mediatore, prima della formulazione della proposta, informa le Parti delle conseguenze sulle spese legali nel successivo procedimento giurisdizionale, qualora la proposta venga rifiutata. 5. La proposta di conciliazione è comunicata per iscritto alle Parti. 6. Le Parti devono far pervenire al Mediatore per iscritto entro sette giorni l accettazione o il rifiuto. ARTICOLO 13: CONCLUSIONE DELLA MEDIAZIONE 1. Il procedimento di mediazione termina con esito positivo quando è raggiunto l'accordo fra le parti; altrimenti, termina con verbale negativo quando non è raggiunto l'accordo o quando è assente la parte invitata. 2. Il verbale di accordo è sottoscritto dalle parti innanzi al mediatore, che certifica l'autografia della firma, previa identificazione delle parti. 3. Nel verbale di mancato accordo, il mediatore da atto della proposta rifiutata e fa procedere le parti alla sottoscrizione, provvedendo all'autentica della firma. 4. Il verbale è depositato presso la segreteria di Istituto Nazionale Telematico e la parte interessata ne può ottenere il rilascio di copia. 5. Al termine di ogni procedura di mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, allegata al presente regolamento, da trasmettere al responsabile del registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia. 4

5 ARTICOLO 14: REGIME FISCALE 1. Tutti gli atti, i documenti ed i provvedimenti relativi al procedimento di mediazione sono esenti da imposta di bollo, tassa e diritto. 2. Il verbale di accordo è esente dall imposta di registro entro il limite di valore di ,00 altrimenti l imposta è dovuta. 3. Alle parti che corrispondono l indennità di mediazione è riconosciuto, in caso di successo di mediazione, un credito di imposta commisurata all indennità stessa fino alla concorrenza di 500,00 e in caso di insuccesso il credito di imposta è ridotto alla metà. ARTICOLO 15: INUTILIZZABILITÀ E SEGRETO PROFESSIONALE 1. Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio avente il medesimo oggetto anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l insuccesso della mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni. 2. Sulle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio. 3. Il mediatore non può essere tenuto a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione, né davanti all autorità giudiziaria né davanti ad altra autorità. Al mediatore si applicano le disposizioni dell articolo 200 del codice di procedura penale e si estendono le garanzie previste per il difensore dalle disposizioni dell articolo 103 del codice di procedura penale, in quanto applicabili. ARTICOLO 16: INDENNITÀ 1. Il pagamento dell indennità è condizione per lo svolgimento della mediazione. L indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione rapportate al valore della controversia secondo quanto indicato nell allegato A. 2. Le spese di avvio devono essere versate, dalla parte istante, al momento del deposito della domanda di mediazione e, dalla parte chiamata alla mediazione, al momento della sua adesione al procedimento. 3. Le spese di mediazione devono essere corrisposte per intero da tutte le parti prima dell incontro di mediazione; in caso contrario Istituto Nazionale Telematico sospende il procedimento, che proseguirà dopo l avvenuto pagamento. 4. L importo delle spese di mediazione per ciascuno scaglione di riferimento, come risulta dalla tabella di cui allegato A: a. Può essere aumentato in misura non superiore ad un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell oggetto della controversia; b. Deve essere aumentato in misura non superiore ad un quarto in caso di successo della mediazione; c. Deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell art. 11 del decreto legislativo 28/2010; d. Nelle materie di cui all art. 5, comma 1, del decreto legislativo, deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applica alcun altro aumento tra quelli previsti dal presente articolo ad eccezione di quello previsto dalla lettera b) del presente comma; 5

6 e. Deve essere ridotto a 40,00 per il primo scaglione e ad 50,00 per tutti gli altri scaglioni, ferma restando l applicazione della lettera c) del presente comma quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione, partecipa al procedimento. 5. Le spese di mediazione comprendono anche l onorario del Mediatore per l intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. ARTICOLO 17: OBBLIGHI DI RISERVATEZZA 1. Nessuna dichiarazione o informazione data dalle Parti nel procedimento di mediazione può essere utilizzata nel processo giurisdizionale. 2. Nessuna dichiarazione o informazione data da una Parte solo al Mediatore può essere rivelata alla Controparte, e ogni violazione viene sanzionata. 3. Tutte le informazioni riservate sono in ogni caso inutilizzabili in ogni successivo ed eventuale processo. 4. I dati raccolti sono trattati nel rispetto delle disposizioni del decreto legislativo n. 196, recante Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modifiche o integrazioni legislative. ARTICOLO 18: GRATUITO PATROCINIO 1. Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda, la Parte istante che richiede di poter beneficiare del gratuito patrocinio, è tenuta a depositare presso la segreteria di Istituto Nazionale Telematico apposita dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà, debitamente autenticata, nonché a produrre, a pena di inammissibilità della domanda di mediazione, la documentazione necessaria a comprovare la veridicità di quanto dichiarato. 6. Al procedimento di mediazione potrà assistere il tirocinante che abbia fatto formale richiesta scritta, indicando le proprie generalità, il proprio corso di formazione specifica e dichiarando di non aver alcuna ragione di incompatibilità tale da impedire la partecipazione dello stesso nelle riservate sessioni separate con le parti. Il tirocinante è tenuto alla riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso dell intero procedimento di mediazione. Il tirocinante avrà l obbligo di non intralciare in alcun modo il procedimento di mediazione, astenendosi da interventi arbitrari, non autorizzati, pregiudizievoli al buon andamento della mediazione, e dovrà ottemperare gli obblighi di riservatezza, correttezza e doveri deontologici imposti dalla normativa, dal Regolamento di mediazione nonché dal codice Etico e pertinenti alle parti e a chiunque partecipi al procedimento di mediazione. Il tirocinante potrà assistere alla mediazione anche con collegamento da remoto tramite web in modalità live streaming con accesso riservato. 6

7 Allegato A TABELLA INDENNITÀ (Ai sensi dell art. 16 del D.M. 180/2010 come modificato dal D.L.vo 145/2011 commi dall 1 al 14) Spese di avvio del procedimento: 40,00 + IVA per ciascuna parte (a cui si dovranno aggiungere le effettive spese vive per le eventuali comunicazioni di legge) Spese di mediazione: ciascuna parte deve corrispondere a CSFO SRL gli importi indicati nella seguente tabella. Valore della lite Spesa per ciascuna parte Fino ad Da ad Da ad Da ad Da ad Da ad Da ad Da ad Da ad Oltre Gli importi indicati in tabella potranno essere ridotti con l accordo di tutte le parti Agli importi indicati in tabella vanno aggiunte le spese di avvio di 40,00 più le spese vive documentate (comunicazioni, raccomandate fax etc. Le spese non previste dal D. IM. 180/2010 sono da ritenersi aggiuntive rispetto agli importi indicati in tabella. 7

8 CRITERI DI COMPOSIZIONE DELL INDENNITA (Ai sensi dell art. 16 del D.M. 180/2010 come modificato dal D.L.vo 145/2011 commi dall 1 al 14) 1. L'indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione. 2. Per le spese di avvio, a valere sull indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte un importo di euro 40,00 che è versato dall istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento. 3. Per le spese di mediazione è dovuto da ciascuna parte l'importo indicato nella tabella A. 4. L'importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato a norma della medesima tabella A: a) può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell'affare; b) deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione; c) deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell'articolo 11 del decreto legislativo; d) nelle materie di cui all'articolo 5, comma 1, del decreto legislativo, deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni, e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applica alcun altro aumento tra quelli previsti dal presente articolo ad eccezione di quello previsto dalla lettera b) del presente comma; e) deve essere ridotto a euro quaranta per il primo scaglione e ad euro cinquanta per tutti gli altri scaglioni, ferma restando l'applicazione della lettera c) del presente comma quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione, partecipa al procedimento; 5. Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile; l'importo minimo relativo al primo scaglione è liberamente determinato. 6. Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro. 7. Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile. 8. Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l'organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di euro , e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all'esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l'importo dell'indennità e' dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento; 9. Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell'inizio del primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà. Il regolamento di procedura dell'organismo può prevedere che le indennità debbano essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all'articolo 11 del decreto legislativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all'articolo 5, comma 1, del decreto legislativo, l'organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione; 10. Le spese di mediazione comprendono anche l'onorario del mediatore per l'intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti. Esse rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell articolo 11 del decreto legislativo. 11. Le spese di mediazione indicate sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento. 12. Ai fini della corresponsione dell indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d interessi si considerano come un unica parte. 13. Gli organismi diversi da quelli costituiti dagli enti di diritto pubblico interno stabiliscono gli importi di cui al comma 3, ma restano fermi gli importi fissati dal comma 4, lettera d), per le materie di cui all articolo 5, comma 1, del decreto legislativo. Resta altresì ferma ogni altra disposizione di cui al presente articolo. 14. Gli importi minimi delle indennità per ciascun scaglione di riferimento, come determinati a norma della tabella A, sono derogabili.". 8

9 Allegato B CODICE ETICO EUROPEO DI CONDOTTA PER MEDIATORI 1. COMPETENZA, NOMINA E ONORARI DEI MEDIATORI E PROMOZIONE DEI LORO SERVIZI 1.1. Competenza I mediatori devono essere competenti e conoscere a fondo il procedimento di mediazione. Elementi rilevanti comprendono una formazione adeguata un continuo aggiornamento della propria istruzione e pratica nelle capacità di mediazione, avuto riguardo alle norme pertinenti e ai sistemi di accesso alla professione Nomina Il mediatore deve consultarsi con le parti riguardo alle date in cui la mediazione potrà aver luogo. Prima di accettare l'incarico, il mediatore deve verificare di essere dotato della preparazione e competenza necessarie a condurre la mediazione del caso proposto e, su richiesta, dovrà fornire alle parti informazioni in merito Onorari Ove non sia stato già previsto, il mediatore deve sempre fornire alle parti informazioni complete sulle modalità di remunerazione che intende applicare. Il mediatore non dovrà accettare una mediazione prima che le condizioni della propria remunerazione siano state approvate da tutte le parti interessate Promozione dei servizi del mediatore I mediatori possono promuovere la propria attività, purché in modo professionale, veritiero e dignitoso. 2. INDIPENDENZA E IMPARZIALITÀ 2.1. Indipendenza Qualora esistano circostanze che possano (o possano sembrare) intaccare l'indipendenza del mediatore o determinare un conflitto di interessi, il mediatore deve informarne le parti prima di agire o di proseguire la propria opera. Le suddette circostanze includono: qualsiasi relazione di tipo personale o professionale con una delle parti; qualsiasi interesse di tipo economico o di altro genere, diretto o indiretto, in relazione all'esito della mediazione; 9

10 il fatto che il mediatore, o un membro della sua organizzazione, abbia agito in qualità diversa da quella di mediatore per una o più parti. In tali casi il mediatore può accettare l'incarico o proseguire la mediazione solo se sia certo di poter condurre la mediazione con piena indipendenza, assicurando piena imparzialità, e con il consenso espresso delle parti. Il dovere di informazione costituisce un obbligo che persiste per tutta la durata del procedimento Imparzialità Il mediatore deve in ogni momento agire nei confronti delle parti in modo imparziale, cercando altresì di apparire come tale, e deve impegnarsi ad assistere equamente tutte le parti nel procedimento di mediazione. 3. L ACCORDO, IL PROCEDIMENTO E LA RISOLUZIONE DELLA CONTROVERSIA 3.1. Procedura Il mediatore deve sincerarsi che le parti coinvolte nella mediazione comprendano le caratteristiche del procedimento di mediazione e il ruolo del mediatore e delle parti nell'ambito dello stesso. Il mediatore deve, in particolare, fare in modo che prima dell'avvio della mediazione le parti abbiano compreso ed espressamente accettato i termini e le condizioni dell'accordo di mediazione, incluse le disposizioni applicabili in tema di obblighi di riservatezza in capo al mediatore e alle parti. Su richiesta delle parti, l'accordo di mediazione può essere redatto per iscritto. Il mediatore deve condurre il procedimento in modo appropriato, tenendo conto delle circostanze del caso, inclusi possibili squilibri nei rapporti di forza, eventuali desideri espressi dalle parti e particolari disposizioni normative, nonché l'esigenza di una rapida risoluzione della controversia. Le parti possono concordare con il mediatore il modo in cui la mediazione dovrà essere condotta, con riferimento a un insieme di regole o altrimenti. Se lo reputa opportuno, il mediatore può ascoltare le parti separatamente Correttezza del procedimento Il mediatore deve assicurarsi che tutte le parti possano intervenire adeguatamente nel procedimento. Il mediatore deve informare le parti, e può porre fine alla mediazione, nel caso in cui: sia raggiunto un accordo che al mediatore appaia non azionabile o illegale, avuto riguardo alle circostanze del caso e alla competenza del mediatore per raggiungere tale valutazione; o il mediatore concluda che la prosecuzione della mediazione difficilmente condurrà a una risoluzione della controversia. 10

11 3.3. Fine del procedimento Il mediatore deve adottare tutte le misure appropriate affinché l'eventuale accordo raggiunto tra le parti si fondi su un consenso informato e tutte le parti ne comprendano i termini. Le parti possono ritirarsi dalla mediazione in qualsiasi momento senza fornire alcuna giustificazione. Il mediatore deve, su richiesta delle parti e nei limiti della propria competenza, informare le parti delle modalità in cui le stesse possono formalizzare l'accordo e delle possibilità di rendere l'accordo esecutivo. 4. RISERVATEZZA Il mediatore deve mantenere la riservatezza su tutte le informazioni derivanti dalla mediazione o relative ad essa, compresa la circostanza che la mediazione è in corso o si è svolta, ad eccezione dei casi in cui sia obbligato dalla legge o da ragioni di ordine pubblico. Qualsiasi informazione riservata comunicata al mediatore da una delle parti non dovrà essere rivelata all'altra senza il consenso della parte o a meno che ciò sia imposto dalla legge. Alle medesime disposizioni sono sottoposti anche i tirocinanti mediatori. 11

12 Allegato C SCHEDA DI VALUTAZIONE DEL SERVIZIO Il sottoscritto residente in, Indirizzo, CAP, ha partecipato in data alla procedura di mediazione amministrata da (nome e cognome del mediatore) Protocollo in proprio in rappresentanza di a norma dell articolo 5 del regolamento dell Istituto Nazionale Telematico consegna al Responsabile della Divisione Mediazione dell Istituto Nazionale Telematico la seguente SCHEDA DI VALUTAZIONE DEL SERVIZIO DI MEDIAZIONE Legenda: 0 = pari alle tue aspettative -1 o -2 = inferiore o molto inferiore alle tue aspettative +1 o +2 = superiore o molto superiore alle tue aspettative Organismo (accesso alla procedura, personale, locali, servizi) Mediatore (competenza, professionalità, imparzialità) Grado di soddisfazione sulla procedura di mediazione Suggerimenti per avere un servizio migliore: Reclami: Luogo Data Firma Ai sensi del D. Lgs. n. 196/2003, e successive modifiche e/o integrazioni la informiamo che i dati personali acquisiti saranno trattati, anche con l ausilio di strumenti elettronici, direttamente e/o tramite terzi esclusivamente gli adempimenti disposti dal D.M. n.180 del 18/10/2010 Ministero della Giustizia. Luogo Data Firma 12

13 ARTICOLO 1: SCOPO E AMBITO DI APPLICAZIONE REGOLAMENTO DI PROCEDURA DI MEDIAZIONE TELEMATICA Istituto Nazionale Telematico gestisce anche, ai sensi dell art. 3 n. 4 del DM 180/2010, la mediazione in modalità telematica. Questa procedura è attuabile solo ed esclusivamente se le parti sono entrambe d accordo e manifestano esplicitamente il loro consenso aderendo a questa modalità alternativa di risoluzione delle controversie. È sempre ammessa la mediazione on line nei casi in cui una parte partecipi in videoconferenza e l altra, previo consenso, partecipi fisicamente alla presenza del mediatore nella sede dell Organismo. Per quanto non specificatamente disposto nei punti seguenti, al servizio telematico si applicano le previsioni del regolamento di mediazione. ARTICOLO 2: CARATTERISTICHE ED ACCESSO AL SERVIZIO TELEMATICO La mediazione telematica: È accessibile a chiunque possieda una postazione (computer fisso o notebook) collegata ad internet (preferibilmente tramite ADSL) e corredata di webcam, microfono e cuffie/casse audio; Permette agli utenti di gestire l intera procedura di mediazione in videoconferenza, direttamente dalla propria sede o studio, senza doversi recare fisicamente presso gli uffici dell Organismo di mediazione; Consente alle parti (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni congiunte che in sessioni private) in tempo reale a distanza; Qualora l utente non sia in grado di accedere autonomamente per via telematica potrà comunque recarsi presso la sede dell Istituto Nazionale Telematico e collegarsi con l ausilio di un referente dell Organismo; All esito dell incontro le parti potranno ricevere direttamente in formato elettronico attraverso il circuito garantito di Posta Elettronica Certificata (ed esclusivamente successivamente presso il proprio domicilio una copia del verbale attestante i termini e le condizioni dell intesa raggiunta, ovvero la dichiarazione di mancato accordo; La sottoscrizione del verbale potrà avvenire sia con modalità telematica (firma digitale), sia in modalità analogica (firma autografa autenticata). ARTICOLO 3: PIATTAFORMA ON LINE Istituto Nazionale Telematico assicura la procedura di mediazione telematica attraverso una piattaforma integrata ad accesso riservato specificamente progettata per la gestione di processi di comunicazione audio/video e scambio di informazioni in formato elettronico. La piattaforma è conforme a tutti i requisiti di sicurezza e riservatezza previsti dalla vigente normativa ed è disponibile all indirizzo web dedicato: Il riconoscimento delle credenziali consentirà agli utenti l accesso in un ambiente a protocollo di sicurezza controllato (standard https) a ulteriore garanzia di riservatezza. 13

14 Le password sono archiviate in formato crittografato e non possono essere recuperate in alcun modo dagli utenti e dagli amministratori del sistema. In caso di smarrimento sarà possibile per gli utenti richiedere una nuova password di accesso. ARTICOLO 4: ACCESSO RISERVATO L accesso alla piattaforma è riservato ai soli utenti che presentano istanza di mediazione, nonché al mediatore incaricato e ad eventuali mediatori tirocinanti. Le credenziali crittografate sono generate automaticamente dal sistema e non possono essere visualizzate dagli amministratori del sistema stesso. Le credenziali danno diritto all accesso e consultazione delle informazioni legate alla sola mediazione in corso. La procedura di assegnazione delle credenziali di accesso alla piattaforma comporta l accettazione da parte degli utenti del presente regolamento che disciplina la riservatezza delle informazioni in qualsiasi formato (audio, video, testuali, grafico) obbligando contestualmente gli stessi a non divulgare a terzi tali dati. L iscrizione in piattaforma, conseguente all istanza di mediazione, potrà avvenire: Direttamente dal sito: l apposito form; Attraverso la segreteria dell Organismo. In entrambi i casi l utente dovrà confermare esplicitamente la procedura di registrazione on-line, garantendo altresì la correttezza dei dati forniti al momento della registrazione e impegnandosi alla riservatezza delle credenziali ottenute con esplicita adesione al presente regolamento di mediazione telematica disponibile nel sito: Preliminarmente alla procedura di mediazione sarà possibile usufruire di un servizio di assistenza dedicata finalizzato alla verifica preventiva di eventuali limitazioni di accesso e alla risoluzione di eventuali problematiche di natura tecnica. Il processo di mediazione telematica avviene tramite stanze virtuali create e abilitate ad hoc che consentono l accesso in videoconferenza esclusivamente ai partecipanti, al mediatore e ad eventuali mediatori tirocinanti. E lasciata facoltà al mediatore di rivolgersi ad entrambe le parti, oppure privatamente ad ognuna delle due. Anche in presenza di più mediazioni telematiche contemporanee è garantita quindi l assoluta riservatezza delle informazioni. ARTICOLO 5: DEPOSITO DELLE ISTANZE La procedura di deposito telematico delle istanze si effettua attraverso due fasi: la prima telematica la seconda documentale. Per poter completare la fase telematica di deposito occorre preliminarmente registrarsi sul sito Nel form di acquisizione dei dati dovranno essere compilati alcuni campi obbligatori, fra cui l'indirizzo di posta elettronica. 14

15 A seguito dell inserimento dei dati richiesti, il sistema verificherà in automatico la veridicità dell'indirizzo di posta elettronica indicato inviando un apposito messaggio all'indirizzo di posta elettronica indicato dall'utente, con richiesta di conferma mediante link col sistema. Solo a seguito di tale conferma, il soggetto che ha effettuato la registrazione sarà abilitato all'accesso alle parti riservate del sito e all'immissione di eventuali ulteriori dati. L'utente registrato e verificato dal sistema, potrà presentare l istanza di mediazione, che dovrà essere stampata, sottoscritta ed inviata alla segreteria dell Organismo, con allegati copia del documento di riconoscimento del richiedente firmatario e copia dell attestazione di avvenuto pagamento delle spese del procedimento. La segreteria dell Istituto Nazionale Telematico provvederà, se del caso, a contattare l altra parte che, in caso di adesione alla procedura, provvederà ad effettuare a sua volta la registrazione alla piattaforma di mediazione telematica (eventualmente assistito dalla segreteria dell Istituto Nazionale Telematico) e il deposito della propria documentazione. ARTICOLO 6: PROCEDURA DI MEDIAZIONE TELEMATICA Ogni singola fase della procedura di mediazione telematica, dalla presentazione della istanza di attivazione fino all'accordo finale, avviene on-line attraverso l utilizzo della piattaforma secondo una procedura controllata e riservata. Il dialogo fra le parti, facilitato dal mediatore, avviene all'interno di un sistema di videoconferenza, ed in particolare di stanze virtuali riservate, in modalità audio/video corredata da altri strumenti di interazione (status utente, chat, condivisione di documenti in formato elettronico) a supporto dell intero processo di mediazione. Il sistema di videoconferenza ed in particolare le stanza virtuali messe a disposizione del mediatore e delle parti, adotta le medesime politiche di sicurezza, integrità e riservatezza adottate per la gestione della piattaforma. Il mediatore quindi può gestire in piena autonomia il dialogo tra le parti attivando o escludendo i singoli utenti, a seconda delle esigenze, per valutare le posizioni delle parti, tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa dagli utenti. Le parti hanno anche la possibilità di parlare separatamente con il mediatore in via del tutto riservata, e di trasmettere a quest'ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte. ARTICOLO 7: CONCLUSIONE POSITIVA DELLA MEDIAZIONE: LA SOTTOSCRIZIONE DEL MEDIATORE E DELLE PARTI DEL VERBALE DI CONCILIAZIONE Se le parti, entrambe dotate di firma digitale, raggiungono un accordo conciliativo, così come in caso di mancato accordo, si impegnano a sottoscrivere la copia dello stesso che potrà essere trasmessa in formato elettronico (tramite PEC - Posta Elettronica Certificata) al termine dell'incontro. In caso di proposta del Mediatore, le parti gli comunicano per iscritto o a mezzo PEC, l accettazione o il rifiuto della proposta stessa entro sette giorni dalla sua ricezione. In mancanza di risposta entro il predetto termine, la proposta si ha per rifiutata. I verbali e gli accordi possono essere sottoscritti dalla parti con firma digitale e comunque devono essere inviati al mediatore a mezzo PEC, il quale li sottoscrive a sua volta, certificando la provenienza e l autenticità della sottoscrizione. 15

16 In caso di indisponibilità della firma digitale, verbali e accordi vanno sottoscritti nel corso dell incontro in videoconferenza ed inviati telematicamente dal mediatore alle parti, le quali provvedono alla stampa al fine della sottoscrizione. Le parti inviano poi la documentazione cartacea al mediatore che verifica la corrispondenza dei verbali e degli accordi autenticati con quelli sottoscritti in videoconferenza. Il verbale di avvenuta conciliazione con il relativo testo dell accordo, il verbale di mancata conciliazione, quello di mancata adesione e/o di mancata partecipazione, la proposta, la sua accettazione e, più in generale, tutti i documenti della procedura, sono messi a disposizione delle parti nell area loro riservata sul sito cui possono accedere attraverso le credenziali e le password assegnate. Inoltre, nel caso in cui le parti compiono uno degli atti di cui all art c.c. la sottoscrizione del verbale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. La piattaforma online utilizzata dell Istituto Nazionale Telematico per lo svolgimento del servizio di mediazione garantisce in ogni momento la sicurezza delle comunicazioni ed il rispetto della riservatezza. La Segreteria dell Organismo provvederà a supportare lo scambio tra le parti della documentazione sottoscritta in originale. ARTICOLO 8: REQUISITI Per poter accedere alla procedura di mediazione telematica, le parti dovranno essere dotate dei seguenti requisiti tecnici hardware/software: postazione collegata ad Internet (preferibilmente con collegamento ADSL, banda di collegamento minima 1Mbs) dotata di webcam, microfono e cuffie/casse audio, con un browser web attivo. ARTICOLO 9: SERVIZI AGGIUNTIVI Al fine di poter usufruire del processo di trasmissione telematica dei documenti, occorre: casella di posta elettronica certificata (PEC). Al fine di poter usufruire del processo di firma digitale: kit e certificato di firma digitale. Il possesso dei requisiti dovrà essere dichiarato dalle parti al momento della richiesta di mediazione e l attivazione dei servizi aggiuntivi (invio telematico dei documenti e firma digitale) è subordinata alla sussistenza da parte di entrambe le parti dei requisiti necessari. Qualora non fosse richiesta o possibile l attivazione dei servizi aggiuntivi, la procedura di mediazione verrà conclusa con le modalità riconosciute dalla vigente normativa. Il presente regolamento, con le modifiche richieste dal Ministero della Giustizia in data , è stato regolarmente deliberato ed approvato in data 15 giugno 2012 dai soci della società CSFO srl. 16