Guida Tecnica GBC Sintesi Gestione Dote Apprendistato

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1 Guida Tecnica GBC Sintesi Gestione Dote Apprendistato Presentazione Catalogo Servizi La presa in carico di un Apprendista da parte di un Ente di formazione presuppone la presentazione di un Catalogo Formativo Apprendistato tramite l utilizzo del modulo applicativo Gestore Bandi Corsi (GBC) di SINTESI e la conseguente validazione da parte dell amministrazione provinciale. Avvio Servizi a Catalogo In seguito alla pubblicazione del Catalogo generale dei servizi formativi Apprendistato da parte della Provincia, l Ente di formazione è tenuto a: - Compilare il kit di Avvio del Servizi Formativi del proprio catalogo tramite il modulo GBC - Stampare le relative Comunicazioni di Avvio dei Servizi prodotte dal sistema - Sottoscriverle in originale con firma autografa o digitale (Legale Rappresentante/Soggetto con Potere di Firma munito di delega) - Conservare gli originali agli atti presso la Sede di Archiviazione/Documentazione indicata dall ente in fase di Avvio dei Servizi Presa in carico Apprendista La presa in carico di un apprendista da parte di un Ente di formazione si realizza con l individuazione dell apprendista, il controllo dei requisiti previsti dalla normativa sull apprendistato e dai contratti nazionali di riferimento (CCNL) e con la predisposizione di un Piano Intervento Personalizzato (PIP) contenente il percorso formativo dell apprendista concordato e sottoscritto da Ente, Azienda e Apprendista. Verifica disponibilità risorse L ente di Formazione è tenuto a verificare preliminarmente alla compilazione del PIP l ammontare delle doti ancora disponibili per ogni priorità provinciale attraverso la funzionalità reperibile accanto all Avviso Apprendistato Dote presente nella sezione Dossier progetti/presentazione. 1

2 (Monitoraggio Doti) Nella prima tabella di riepilogo ( Monitoraggio priorità ) è visionabile la ripartizione delle risorse per ciascuna priorità. In particolare il contatore in questa sezione mette in evidenza per ciascuna priorità due diversi computi: - impegni: le risorse bloccate dalle classi effettivamente formate - prenotazioni: le risorse prenotate con l invio del PIP Per gli impegni si hanno le seguenti voci: finanziamento impegnabile (tetto in euro definito dalla Provincia oltre il quale il sistema opera una blocco al momento di comporre le classi) finanziamento impegnato (risorse in euro dei servizi già avviati, ossia dell ammontare dei servizi della classe composta) finanziamento disponibile (differenza tra l impegnabile e l impegnato e quindi le risorse disponibili) Per le prenotazioni si hanno invece le seguenti voci: finanziamento prenotabile (tetto in euro definito dalla Provincia oltre il quale il sistema opera una blocco al momento dell invio del PIP) finanziamento prenotato (la somma delle doti dei PIP inviati) finanziamento disponibile (differenza tra il prenotabile e il prenotato) Ricerca Apprendista L inserimento di un PIP con l applicativo GBC richiede la preventiva ricerca dell anagrafica dell apprendista e il controllo dei dati relativi a: Apprendista, Azienda, Contratto, Tutor. Dalla Sezione Progetti ammessi e finanziati, selezionare progetti avviati, in alto sulla destra della pagina selezionare il pulsante PIP (giallo): 2

3 (Inserimento PIP) Il sistema visualizza il campo di ricerca dell apprendista da prendere in carico esclusivamente tramite Codice Fiscale. (Ricerca Apprendista) Inserendo il codice fiscale Il sistema fornisce come risultato della ricerca l elenco delle Comunicazioni di Avviamento al lavoro con contratto di Apprendistato (ex AP1) in stato attivo associate all apprendista preso in carico (Comunicazioni Avviamento AP1) 3

4 Ogni riga visualizzata corrisponde ad una comunicazione di assunzione in apprendistato attiva, ed è possibile accedere al dettaglio di ogni comunicazione di avviamento tramite l utilizzo dei diversi link presenti nella pagina. Selezionando i link delle singole voci (Allievo, Corsi, Tutore, Azienda), è possibile prendere visione delle seguenti informazioni, utili all Ente di formazione che prende in carico l apprendista, per definire il percorso formativo da descrivere nel PIP: - dati anagrafici dell apprendista comprensivi delle informazioni relative al contratto di assunzione (ex modello Ap1). All interno della form vi è il campo Livello di istruzione che l operatore deve aggiornare se non coincide con il livello di istruzione in possesso dell apprendista. Dopo l aggiornamento premere salva prima di chiudere. 4

5 (AP1 Dati Apprendista) 5

6 - storico di tutti i corsi frequentati dall apprendista attivati nell ambito dei dispositivi provinciali (formazione per apprendisti, corsi di formazione professionale, servizi di orientamento e/o reimpiego al lavoro, ecc.) (Storico corsi Apprendista) - dall icona è possibile visualizzare il dettaglio dei soli corsi di apprendistato frequentati dall apprendista nell ambito dei dispositivi provinciali con l indicazione della Tipologia Modulo e delle Ore Frequenza al corso di formazione. L elenco è diviso in due sezioni. La prima riporta tutti i corsi non riferibili ai cataloghi con dote, l altra raggruppa i corsi per ciascun PIP creato per l apprendista. In questa seconda sezione la colonna percentuale frequenza è applicata ai moduli dell intero servizio e non al singolo modulo. 6

7 (Storico corsi in apprendistato) - informazioni relative al tutor: posizione all interno dell azienda e corsi di formazione frequentati (AP1 Dati Tutor) - dati relativi all azienda 7

8 Azienda) (AP1 Dati Azienda) 8

9 Creazione PIP Dopo avere individuato nel sistema informativo il contratto di apprendistato attivo a cui è associato l apprendista da prendere in carico (Modello AP1), l Ente di formazione è tenuto ad associare tale modello all apprendista tramite l icona. A questo punto il sistema predispone la pagina con l elenco dei PIP associati all apprendista selezionato. Le voci in elenco evidenziano per ogni PIP: Codice PIP: composto dalla sigla della provincia e un numero progressivo Data PIP: che corrisponde alla data di invio al sistema Denominazione Ente: che ha preso in carico l apprendista e creato il PIP IdProgetto: identificativo e titolo del Catalogo corsi dell Ente che ha creato il PIP Nome/Cognome apprendista Stato PIP: che può essere in Bozza, Presentato, Accettato, Invalidato Scaduto, Chiuso Stampa PIP: che riassume i contenuti inseriti nel PIP e va sottoscritto dall Apprendista, dall Ente e dall Azienda Se i PIP associati all apprendista selezionato risultano essere in stato di bozza, "invalidato,"chiuso, scaduto, è possibile creare un nuovo PIP selezionando l icona NUOVO in alto a destra. Non è invece possibile creare un nuovo PIP per l apprendista selezionato se risulta avere associato nel sistema un PIP in stato di "presentato o "accettato. (Selezione Catalogo) Dal momento che un operatore può appartenere a diverse Ats/Reti e deve potere visualizzare più di un Catalogo, il sistema pone come condizione all Ente di formazione, di selezionare su quale Catalogo intende operare e conseguentemente associare il PIP. 9

10 Una volta selezionato dal pulsante di associazione il sistema predispone la maschera per la compilazione del PIP, proponendo le Categorie di Servizio e i Moduli Formativi proposti nel Catalogo Operatore o dalla Rete/Ats a cui appartiene l Ente che ha preso in carico la persona. Compilazione PIP La compilazione del PIP consiste nell inserimento tramite il modulo GBC del percorso formativo progettato per l apprendista. Il sistema visualizza all Ente tutte le Categorie di Servizio e, all interno di queste, tutti i Moduli Formativi messi a Catalogo dalla Rete/Ats a cui appartiene l ente che ha preso in carico la persona. Dal link compila moduli di ciascuno Servizio è possibile visualizzare il dettaglio dei moduli legati al servizio. In questa sotto griglia avviene la compilazione vera e propria dei servizi previsti dal PIP. Il sistema propone all ente in automatico (in modalità di sola lettura) i seguenti dati relativi al Modulo Formativo inseriti in fase di presentazione del catalogo: - Id Modulo - Titolo Modulo - Totale Ore - Importo L operatore è invece tenuto a selezionare dal menu a tendina l ente presso il quale verrà erogato il modulo formativo. 10

11 Individuato il modulo da caricare nel PIP e associata la Sede di Erogazione, l ente è tenuto a selezionare il Modulo Formativo (flag a destra) e premere il pulsante Seleziona per ritornare al PIP. Una volta caricati nel PIP è necessario riselezionare i moduli che si intendono erogare all apprendista a tiolo di conferma all interno del PIP. 11

12 Nella parte sottostante della pagina verranno chiesti ulteriori informazioni obbligatorie per l Ente di formazione. In particolare se: - L'azienda è una PMI - L'apprendista ha esperienze formative per l apprendistato non finanziate dai dispositivi provinciali (in caso di risposta positiva, indicare presso quale Ente, modulo e N di ore frequentate) - Il tutor aziendale ha già ricevuto la formazione ai sensi del DM 22 del 28/02/2000 Infine viene chiesto all Ente, per ogni PIP, su quale Priorità provinciale fare ricadere il costo della Dote per l Apprendista, scegliendo tra le priorità presenti nella tendina. 12

13 Compilato il PIP l Ente può scegliere se salvarlo mantenendo lo stato di bozza per continuare successivamente la compilazione oppure inviarlo al sistema; Con l invio del PIP l intero importo della Dote sarà stornato dalle risorse messe a disposizione dalla provincia per la priorità selezionata. Il sistema verifica il rispetto delle condizioni previste dalla legge regionale tra le quali: - la compatibilità fra i servizi e la priorità selezionati definiti nell avvio - che il numero di ore massime selezionate per una tipologia o la somma di più tipologie di servizio non superino quelle consentite dal avviso (altrimenti restituisce un messaggio con il dettaglio del servizio o dei servizi dove si è superato il numero massimo di ore consentito). - coerenza tra Contratto Apprendista e Ore di Formazione - coerenza tra livello d istruzione Apprendista e Ore di Formazione per i destinatari in art.4 - coerenza tra la priorità PIP selezionata e Tipologia Apprendista - che l importo dell intera Dote non superi il tetto delle risorse prenotabili per la priorità selezionata Superati i controlli, il PIP assumerà lo stato di "Accettato", il sistema gli attribuirà un codice univoco e non sarà più modificabile dall Ente. Visualizzazione PIP Selezionando il link Visualizza PIP il sistema presenterà l elenco completo dei PIP caricati sia dal soggetto attuatore (singolo o capofila) che dai membri della Rete/iAts con le relative opzioni di stampa. 13

14 (Link visualizza PIP) (Elenco PIP) Stampa PIP E' possibile stampare il PIP attraverso due pulsanti: - Bianco : l operatore può stampare il PIP con i dati richiamati dalla banca dati in quel momento (stampa dinamica con eventuali variazioni al PIP se consentiti dall avviso pubblico); Rosso l operatore accede alla stampa del PIP con i dati storicizzati al momento della presentazione. Tale stampa è da utilizzare per produrre la copia da fare sottoscrivere alle parti in causa (azienda, ente di formazione, apprendista) e dovrà essere scansionata ed allegata tramite la funzionalità upload documenti. 14

15 La Stampa PIP, debitamente firmata da tutti i soggetti, va conservata agli atti in originale presso la Sede di Archiviazione/Documentazione indicata dall Ente in fase di Avvio dei Servizi. Erogazione Servizi (Erogazione servizi) L avvio dell apprendista a uno dei servizi previsti dal PIP deve avvenire entro 120 giorni dall'accettazione del PIP da parte della Provincia, in caso contrario il PIP assumerà in automatico lo stato di scaduto, con conseguente annullamento della prenotazione della dote e la rimessa in circolo delle relative risorse economiche. 15

16 Il soggetto attuatore può quindi procedere all erogazione dei servizi tramite la funzionalità di erogazione visibile non solo per i PIP creati dall operatore ma anche per tutti i PIP creati dai membri della/e Ats/Rete/i di cui l operatore fa parte, mentre le funzionalità di chiusura del PIP sono attivate esclusivamente per i PIP degli apprendisti presi in carico dall operatore. Dall icona di erogazione del PIP l operatore accede alla pagina di dettaglio del PIP con associati i servizi selezionati in fase di compilazione. (Erogazione Dote) Categoria Azione APF - Supporto per la certificazione delle Competenze (in caso di formazione interna all'azienda)mostra Nascondi Moduli per tipologia di azione IdMod Titolo Sede/Ente Tot.ore Importo Corso di insetti Ente prova apprendistato dote ,00 Eroga dote dote Selezionando il pulsante Eroga dote l ente viene indirizzato dal sistema nella Sezione Corsi/Edizioni attivati per quel modulo. L operatore può scegliere se associare l Apprendista ad una classe di gruppo già attivata su quel modulo tramite il pulsante di associazione oppure attivarne una nuova. Creazione Edizioni E possibile generare la classe con i pulsanti edizione individuale (se l intervento è individuale) o edizione di gruppo (se il servizio prevede la formazione di un gruppo classe). 16

17 (Link Edizioni) (Creazione edizione) L inserimento di una nuova edizione prevede la compilazione obbligatoria dei seguenti campi: - Data Inizio - Data Fine - Numero destinatari previsti - Sede di Erogazione I campo Numero Ore è precompilato dal sistema con il valore indicato dall Ente in sede di caricamento dei Moduli Formativi. Per quanto riguarda la Sede di Erogazione il sistema 17

18 propone all operatore l elenco delle sedi appartenenti all ente, l operatore dovrà selezionare la sede in cui intende erogare il corso. Selezionando il pulsante salva il sistema crea l edizione individuale/di gruppo e l apprendista viene automaticamente associato a quello specifico corso. Avvio Edizioni L invio della comunicazione di avvio di un edizione prevede che all edizione stessa sia associato almeno 1 allievo e sia stato allegato il Calendario delle Attività formative nella sezione Allegati. Con la selezione dell icona allegati: il sistema visualizza il modulo per l inserimento degli Il sistema richiede, per ogni allegato, l inserimento della Denominazione (campo Note) e rende disponibile la funzionalità di caricamento del Calendario Attività e eventuali altri documenti (se previsti dal Bando) tramite il link Sfoglia. Una volta inserito l allegato non è più eliminabile, ma è possibile caricare altre versioni aggiornate. E possibile per il soggetto attuatore inviare l avvio di un edizione a partire dal quarto giorno precedente la Data Inizio dell edizione fino al giorno corrispondente all inizio del corso. 18

19 Compilate le suddette sezioni, per inviare l avvio dell edizione è necessario posizionarsi sull icona di Stampa e, dopo avere verificato la correttezza dei dati inseriti, inviare l edizione tramite l apposita icona in alto a destra. Con l invio il sistema storicizza il valore Data Inizio, che non sarà pertanto più modificabile, e genera in automatico un Numero Protocollo che verrà riportato sul documento di stampa. Attenzione: se il n di protocollo non compare, significa che la comunicazione di avvio dell Edizione non è stata inoltrata. Si ricorda che è necessario e fondamentale inviare la comunicazione di avvio dell edizione relativa ai servizi erogati. L invio è attuabile a partire dal quarto giorno precedente la data inizio dell edizione fino al giorno d inizio del corso: il n di protocollo certifica l avvenuto invio de lla comunicazione di avvio dell edizione. Stampa Avvio Edizioni Tramite l icona di stampa Avvio dell edizione. è possibile visualizzare l anteprima della Comunicazione di 19

20 L ente è tenuto a stampare, fare firmare al Legale Rappresentante e conservare agli atti, presso la Sede di Archiviazione/Documentazione indicata nella fase di avvio dei servizi la seguente documentazione, per eventuali ispezioni da parte della provincia: - Comunicazione Avvio Edizione (prodotta dal sistema) - Calendario Attività (caricato) - Elenco Allievi (prodotta dal sistema) 20

21 Modifiche Dati Edizione in itinere Dalla fase di avvio dell edizione fino alla chiusura della stessa il soggetto attuatore può associare altri Allievi e caricare nuove versioni del Calendario delle Attività sul sistema, tali modifiche non interferiscono sulla stampa della comunicazione di avvio, ma saranno riportate sulla comunicazione di chiusura dell edizione. Chiusura Edizioni Al termine dell erogazione del servizio il soggetto attuatore è tenuto chiudere l edizione compilando la Comunicazione di Chiusura sul sistema, la quale riporterà i dati inseriti dall Ente in fase di avvio dell edizione, oltre alle modifiche intervenute in itinere (allievi, calendario attività). In sede di chiusura il sistema richiede la compilazione obbligatoria della Data Fine dell edizione. L anteprima di stampa riporta tutti i dati a conclusione dell edizione, selezionando l icona il sistema procede con la protocollazione e con la conseguente storicizzazione della Comunicazione di Chiusura, che non sarà più modificabile. Accesso diretto Scheda Utente Selezionando l icona da Elenco Edizioni, l ente può visualizzare l Elenco Allievi associati a quella edizione. Selezionando l icona è possibile accedere direttamente alla Scheda Utente dell allievo per inserire i dati di frequenza dell apprendista preso in carico: - Conferma presenza al corso 21

22 - Ore di Frequenza - Ore di Recupero - Subentri/Rinunce (eventuali) (Scheda Utente) Quando l apprendista viene associato all interno di un gruppo classe dove è prevista l erogazione di quel modulo, il pulsante Eroga Dote nel PIP dell apprendista si disattiva. Nel caso il PIP contempli la frequenza ad un corso di gruppo, a cui corrisponda nel sistema una edizione di gruppo avviata, ancora in fase erogazione per altri apprendisti della classe, è possibile per l'ente procedere comunque alla chiusura del PIP. Da quel momento il sistema inibirà all ente l'aggiornamento della Scheda Utente dell apprendista (visualizzazione in modalità di sola lettura) e la assegnazione della titolarità della dote. L ente è invece tenuto a chiudere preventivamente sul sistema le edizioni individuali (servizi consulenziali) a cui l apprendista è stato associato per potere procedere alla chiusura del PIP. 22

23 Liquidazione Dote - Per richiedere la liquidazione della dote erogata all'apprendista l'ente è tenuto a chiudere preventivamente sul sistema il relativo PIP, al fine di visualizzare il documento Dote Apprendistato, tramite il pulsante che riassume l'importo della dote prenotato in fase di presentazione del PIP e l'importo riparametrato a consuntivo, sulla base delle Ore Frequentate dall'allievo, applicando le percentuali stabilite da Regione Lombardia: Rendicontazione della spesa Gli enti di formazione sono tenuti a caricare nella sezione Rendicontazione Economica il dettaglio di tutte le spese sostenute per l erogazione dei Servizi Formativi Apprendistato. L ente di formazione è pertanto tenuto a: - caricare preventivamente sé stesso come fornitore nella propria Anagrafica Fornitori dell applicativo - inserire nel sistema le fatture intestate alla Provincia di Milano per importi pari al valore di uno o più Buoni Dote relativi a PIP erogati e chiusi sul sistema - certificare l ammontare totale delle spese sostenute per l erogazione delle Doti Apprendistato inviando al sistema la Rendicontazione Finale della spesa - Inserimento Fornitore L ente è tenuto a caricare preventivamente i propri dati nella sezione Anagrafica Fornitori. 23

24 (Accesso Anagrafica Fornitori) Compilare i campi relativi al Fornitore (nella fattispecie, sé stesso), indicando i propri estremi: - Denominazione ente - Indirizzo (sede di archiviazione e documentazione) - Comune - Cap - Provincia - Partita Iva - Codice Fiscale (Inserimento Fornitori) Inserimento Fattura Dalla sezione Rendicontazione economica, accedere alla sezione Giustificativi Spesa, ed inserire la Fattura come segue: (Inserimento Fattura) 24

25 Selezionare il link Giustificativi di Spesa Inserire i dati delle Fatture dei servizi formativi erogati, selezionando il link Inserisci Nuovo Giustificativo e scegliere l opzione Fattura Compilare tutti i campi relativi alla: - Fattura: numero, data documento, data registrazione, importo (pari al valore di uno o più Buoni Dote relativi a PIP erogati e chiusi sul sistema) 25

26 - Fornitore: selezionando il link è possibile importare automaticamente i dati del Fornitore dall Anagrafica Fornitori (nella fattispecie, importerà sè stesso) (Compilazione Giustificativo Spesa) Imputare il valore della Fattura da rendicontare all unica Voce di Costo prevista dal Piano del Conti del Catalogo Apprendistato presente nel sistema Realizzazione attività formative Catalogo Apprendistato (Inserimento Voce Costo) L Ente è infine tenuto ad inserire nel sistema i dati relativi al pagamento della fattura compilando la sezione Inserisci Nuovo Pagamento come segue: - Importo: indicare l importo totale della fattura emessa nei confronti della Provincia 26

27 - Data Registrazione: il valore è precompilato dal sistema con la data del giorno corrente - Data Pagamento: indicare la data di liquidazione dell importo della fattura da parte della Provincia successivamente all avvenuta liquidazione. (Inserimento Pagamento) Rendicontazione finale della spesa Al termine dell erogazione dei servizi, l ente è tenuto a chiudere i servizi sul sistema e conseguentemente inviare sul sistema la Rendicontazione Finale delle spese sostenute. L ammontare, calcolato dal sistema in automatico, è dato dalla somma dei valori delle fatture quietanzate sul sistema. (Rendicontazione Finale Spese) (Aggiornata al 21/06/2012) 27

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