ALBO FORNITORI ONLINE MANUALE PER I FORNITORI. jalbo Albo Fornitori ONLINE Versione Manuale per gli utenti Fornitori

Transcript

1 ALBO FORNITORI ONLINE MANUALE PER I FORNITORI

2 Sommario Che cos è jalbo - Albo Fornitori Online... 2 A cosa serve... 2 La Home Page... 3 Conferma dati e invio richiesta di iscrizione... 7 Inserimento sedi, certificazioni, soggetti... 9 Inserimento categorie merceologiche Inserimento Allegati Stampa Autocertificazione Rinnovo iscrizione e variazione dati Cancellazione iscrizione... 16

3 Che cos è jalbo - Albo Fornitori Online jalbo è un Portale Web a cui accedono tutte le aziende che intendono proporsi come fornitori attraverso un processo di iscrizione e invio di documentazione in formato elettronico. Il sistema si caratterizza per la presenza di varie tipologie di utenti: Aziende che intendono proporsi come fornitori dell A. M. Gas Bari S.p.A. Aziende già iscritte all albo dell A. M. Gas Bari S.p.A. e che interagiscono con il sistema per il perfezionamento del processo d iscrizione e/o rinnovo, o per inviare documentazione in formato elettronico. Personale interno dell A. M. Gas Bari S.p.A. che utilizzerà il sistema per gestire i processi di accreditamento delle aziende, per la raccolta dei feedback sul comportamento dell azienda e la stesura, automatica o manuale, degli elenchi delle aziende da invitare. Il personale tecnico dell A. M. Gas Bari S.p.A. con compiti di amministrazione delle procedure informatiche. A cosa serve Il D.Lgs.163/2006 Codice dei Contratti Pubblici e relativi lavori, servizi e forniture indica l obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di mantenere un elenco aggiornato degli operatori economici accreditati e certificati per effettuare acquisti o assegnare incarichi.

4 La Home Page Il sistema Albo Fornitori ONLINE è basato su tecnologia web ed è quindi accessibile tramite un qualsiasi PC dotato di browser web (Google Chrome , Microsoft Edge , Modzilla Firefox ) e connesso in Internet. L Home Page è di accesso per gli utenti registrati e non, e presenta i collegamenti ai servizi trasversali quali Contatti e FAQs (risposte ai quesiti più comuni di cui l utente può avere bisogno per la navigazione del Portale), consultazione documenti e modulistica (sezione Documenti). Per i fornitori che non risultano iscritti all albo, procedere con la Registrazione della propria richiesta di iscrizione. Per gli utenti già registrati basta entrare in Area Riservata.

5 Per gli utenti non registrati il primo passo consiste nella creazione del profilo utente per l autenticazione:

6 Il profilo così creato deve essere attivato per poter procedere con la registrazione. L attivazione avviene tramite il link Prosegui Registrazione, contenuto in una mail inviata dal sistema in automatico all atto della registrazione:

7 Il link consente di inserire i principali dati aziendali (ragione sociale, partita IVA e Codice Fiscale, indirizzo sede legale ecc): La registrazione dei dati aziendali consentirà l attivazione del profilo utente per l accesso in Area Riservata. NB: la fase di iscrizione all albo non è conclusa ma richiede l accesso in Area Riservata per la selezione delle categorie merceologiche, l invio di documenti digitalizzati e la stampa della richiesta di iscrizione La richiesta di iscrizione deve essere sottoscritta dal legale rappresentante e spedita, con gli allegati richiesti, all Ufficio Sezione Acquisti, Via Accolti Gil, Z.I. BARI nei tempi stabiliti dal Regolamento Albo Fornitori consultabile dal sito istituzionale di Retegasbari Spa. L iscrizione si perfeziona solo se al controllo cartaceo risulta che l impresa possiede tutti i requisiti richiesti per l inserimento nell Albo Fornitori.

8 Conferma dati e invio richiesta di iscrizione L iscrizione, la rettifica e l aggiornamento dei propri dati può avvenire solo attraverso la compilazione on-line: non saranno pertanto prese in considerazione modalità di comunicazione alternative quali fax, , ecc. Per confermare e inviare la propria richiesta di iscrizione accedere in Area Riservata: Stato Iscrizione quindi servirsi della funzione menu Utenti > Gestisci Iscrizione:

9 Per le iscrizioni non ancora inviate un pratico menu consente di aggiornare e/o integrare i propri dati: Modifica e integrazione dati Il pulsante Conferma e invia consentirà la stampa dell autocertificazione richiesta. NB: L accertamento di idoneità per l iscrizione dei soggetti all Albo dei fornitori è effettuato entro 30 giorni dal ricevimento della Domanda di iscrizione con annessa la documentazione. Sulla base della domanda completa ed esaurita la fase istruttoria, l A.M.GAS S.p.A. entro 30 giorni accetterà la domanda ed approverà o rifiuterà la richiesta del fornitore, dandone formale comunicazione via posta elettronica.

10 Inserimento sedi, certificazioni, soggetti Per l inserimento dei dati relativi a sedi, certificazioni, soggetti accedere alle relative voci del menu iscrizione, quindi compilare la pagina con le informazioni richieste: nell area sinistra dello schermo sarà possibile visualizzare / rimuovere precedenti inserimenti: Nella sezione Sedi possono essere indicate sedi diverse da quella legale (già registrata durante l attivazione del profilo utente). Nella sezione Soggetti possono essere indicati altri soggetti di riferimento, diversi dall utente registrato, che è l unico in grado di eseguire l accesso in Area Riservata. I dati inseriti in queste sezioni saranno riportate nella stampa della richiesta di iscrizione all Albo dei Fornitori.

11 Inserimento categorie merceologiche Le categorie merceologiche sono suddivise in gruppi, categorie e prodotti (articoli): dal riquadro destro selezionare il gruppo o la categoria richiesta, quindi indicare se si desidera aggiungere l intera voce in elenco o singoli articoli associati, qualora previsti. La selezione di una categoria implica l automatica selezione di tutti gli articoli ad essa associati. Selezione nuova voce Rimozione voci già inserite

12 Inserimento Allegati L inserimento degli allegati è previsto solo per le iscrizioni non confermate. Per eseguire un caricamento selezionare la voce Allegati dal menu iscrizione:

13 Utilizzare il pulsante Carica Allegato:

14 Selezionare il file, compilare eventuali informazioni aggiuntive (scadenza) e premere il pulsante Carica: Ripetere l operazione ciascun documento richiesto. I documenti inseriti potranno essere scaricati e/o sostituiti secondo le proprie esigenze e fino alla conferma dei dati:

15 Stampa Autocertificazione La stampa dell autocertificazione è abilitata dopo la conferma e invio dei dati: La richiesta di iscrizione (autocertificazione) deve essere stampata e sottoscritta dal legale rappresentante. Gli allegati da trasmettere unitamente alla domanda di iscrizione sono i seguenti: 1. Certificato della Camera di Commercio rilasciato ai sensi del D.P.R. 252/98 (antimafia) in data non anteriore a tre mesi, attestante l attività specifica dell impresa ed il nome delle persone legalmente autorizzate a rappresentarla o impegnarla. 2. Dichiarazione di Responsabilità rilasciata in carta libera dal legale rappresentante, nelle forme previste dal D.P.R. 445/2000 redatta attraverso la compilazione online. Qualora la domanda fosse incompleta o fossero necessari approfondimenti specifici, entro i termini indicati nel Regolamento saranno richieste ulteriori informazioni, in ogni modo nel rispetto degli obblighi di comunicazione e dei diritti di partecipazione al procedimento amministrativo e di acceso, di cui alla legge 7 agosto n. 241: saranno indicate la documentazione e gli elementi mancanti, specificando tempi e modalità con le quali il soggetto deve provvedere all integrazione. La mancata osservanza dei tempi o delle modalità di risposta comporta il non accoglimento della domanda, senza ulteriore avviso.

16 Rinnovo iscrizione e variazione dati La variazione dei dati inseriti può avvenire solo tramite apposita richiesta: il sistema riporterà l iscrizione nello stato non inviata, riabilitandone la modifica. La richiesta di variazione / rinnovo prevede quindi: 1. l inserimento dei dati aggiornati 2. un nuovo caricamento della documentazione richiesta 3. la stampa e invio della richiesta di rinnovo (autocertificazione) Durante tale fase e fino alla comunicazione di approvazione da parte dell A.M. Gas Spa, l iscrizione risulterà temporaneamente esclusa dall elenco dei fornitori.

17 Cancellazione iscrizione Se si desidera eliminare la propria iscrizione (e tutti i dati ad essa inerenti, comprese le credenziali di accesso al Portale) selezionare la voce Utenti > Il mio profilo utente: Quindi premere il pulsante Elimina: il profilo risulterà dunque disabilitato, dando la possibilità agli operatori del portale di eseguire la cancellazione dell iscrizione.