Manuale introduttivo a BookmarkWeb2 Multimedia (versione /08/2009)

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1 Manuale introduttivo a BookmarkWeb2 Multimedia (versione /08/2009) CARATTERISTICHE PRINCIPALI DEL PROGRAMMA Servizi integrati in outsourcing per la gestione online di biblioteche e sistemi bibliotecari Catalogazione partecipata con aggiornamento OPAC in tempo reale Catalogazione con arricchimento automatico e gratuito delle notizie con: abstract editoriale, copertina, indici (per la saggistica). Cattura delle novità librarie in tempo reale. Completa integrazione con Liberdatabase per la catalogazione derivata dei libri per bambini e ragazzi ( ) OPAC accessibile (L. 4/04 Legge Stanca) secondo le linee guida W3C-WAI per l'accessibilità dei siti della pubblica amministrazione OPAC completamente personalizzabile attraverso un CMS (Content Management System interno all'opac stesso Supporto di tutti gli standard di catalogazione (Monografie, Periodici, Spogli di articoli da monografie o da periodici, Materiale NBM, risorse elettroniche ER, libro antico, letteratura grigia, allegati multimediali, PDF) Catalogazione derivata da SBN on-line (con accesso al nuovo Indice SBN2) Importazione da BNI, BNCF, LiberDatabase, UNIMARC, Z Gestione della Circolazione e Prestito dei testi sia a catalogo e non a catalogo Modulo di Prestito interbibliotecario (ILL) Gestione di più cataloghi in un unico database e di più OPAC nello stesso database Servizi on-line per gli utenti da OPAC (prestiti e prenotazioni, richieste acquisizioni, storico prestiti, gestione dati personali, commenti, news della biblioteca) Gestione comunicazioni con gli utenti: mailing-list interna, sms, news, bollettino novità Statistiche su Catalogo, Circolazione ed Indici di Valutazione Modulo di Gestione amministrativa MetaOPAC per l interrogazione simultanea di tutti gli OPAC Bookmarkweb N.r pag. 1

2 BOOKMARKWEB IN UNA PAGINA BOOKMARKWEB è il software che - IN UN UNICO PRODOTTO - permette la gestione completa di una o più biblioteche in rete Internet: per le sue caratteristiche di modularità, si mostra adatto sia alle biblioteche pubbliche e scolastiche che a centri di documentazione e studi professionali, ad associazioni ed enti di ricerca. Il programma non richiede installazioni sulle singole stazioni di lavoro: opera utilizzando solamente il browser per la navigazione in Internet (Firefox, Explorer, ). Basta un computer (Linux, Mac, Windows) con una connessione ad Internet ed un browser aggiornato alle ultime versioni (si consiglia Firefox). LA FILOSOFIA BOOKMARKWEB: SOLUZIONE UNICA SU PIATTAFORMA OPEN SOURCE Bookmarkweb è un prodotto interamente web based che viene distribuito con una licenza SaaS (Software as Service il software è un servizio). Con il pagamento del servizio di outsourcing ogni la biblioteca ha la possibilità di definire un numero illimitato di operatori. Gli aggiornamenti del software non vanno acquistati a parte, ma vengono rilasciati agli utenti all interno del pacchetto di servizi previsti dal canone di outsourcing. Fig. 1 - La videata di catalogazione BOOKMARKWEB PER L UTENTE Bookmarkweb permette all utente di consultare un catalogo da casa, dal lavoro o dalla biblioteca stessa; è possibile accedere all'opac con la garanzia di trovare sempre aggiornamenti bibliografici in tempo reale, di poter prenotare un libro, controllare i propri prestiti (attivi e pregressi), verificare i propri dati personali, conservare una bibliografia selezionata o comunicare direttamente con la biblioteca. N.r pag. 2

3 BOOKMARKWEB PER L OPERATORE Bookmarkweb integra IN UN UNICO PRODOTTO le funzioni di catalogazione (partecipata e derivata), di gestione, di ricerca, di circolazione, di statistica e di OPAC, con funzioni avanzate di personalizzazione degli strumenti di lavoro e dell'interfaccia utente (OPAC). BOOKMARKWEB E' PARTNER DEL PROGETTO SBN MARC Bookmarkweb consente il colloquio con l'iindice 2 di SBN ( nuovo protocollo SBN-MARC). Il prodotto è stato certificato al livello 2 e siamo in attesa della certificazione al livello 4. OPAC BOOKMARKWEB IN VERSIONE ACCESSIBILE Bookmarkweb ha ora un nuovo OPAC ACCESSIBILE: tutte le sezioni di ricerca sono state completamente riviste in modo da ottemperare ai requisiti delle linee guida W3C-WAI ed a quanto previsto dalla Legge Stanca (L. 4/04). L'OPAC intende garantire la piena accessibilità anche alle persone disabili ed aderire concretamente alla Campagna per l'accessibilità delle Biblioteche in rete (Progetto CABI). Fig. 2 - L'OPAC accessibile di Bookmarkweb L ARCHIVIO, I CATALOGHI, IL SISTEMA Bookmarkweb rende possibile all interno di un unico database la gestione di più cataloghi completamente indipendenti quanto a catalogazione delle notizie ed inserimento dei dati, ma che compaiono come catalogo collettivo unico nella ricerca e nella circolazione. Questa particolare caratteristica è stata pensata per permettere la creazione di Sistemi Bibliotecari eterogenei, composti da biblioteche di tipologia diversa (ad es., scuole e comuni). La ricerca può essere estesa anche ad altri OPAC Bookmarkweb, arrivando a costituire di fatto un MetaOPAC che consente maggiori possibilità di ricerca per gli utenti, l'attivazione del prestito interbibliotecario e la creazione di reti bibliotecarie integrate su base territoriale o di categoria. CARATTERISTICHE TECNICHE BookmarkWeb è un programma completamente web based sviluppato con il database Mysql ed il linguaggio di scripting PHP. Con BookmarkWeb è possibile operare in multitasking, cioè tenere aperte più finestre di lavoro contemporaneamente, sia sullo stesso modulo che su moduli diversi. Il programma permette di operare con più operatori contemporaneamente e può supportare, con una configurazione hardware adeguata, un numero illimitato di utenti. N.r pag. 3

4 CONCETTI E INFORMAZIONI DI BASE DATABASE & CATALOGO Per database si intende l'intero archivio informatico della biblioteca o del sistema bibliotecario. Per catalogo si intende la gestione biblioteconomia di ogni singola biblioteca o sistema bibliotecario. Bookmarkweb può gestire più cataloghi in un unico database: i moduli di Amministrazione, Manutenzione, Catalogazione, Importazione, Esportazione, Gestione amministrativa operano sui singoli cataloghi; i moduli di Circolazione, Prestito interbibliotecario e Ricerche (OPAC) operano sull'intero database. PICK-LIST, SELETTORI E CAMPI DI TESTO: LA RICERCA CON BOOKMARKWEB Nel programma per il bibliotecario, in tutti i menù che prevedono un interrogazione del catalogo, Bookmarkweb mette a disposizione tutti gli strumenti per la ricerca di un'informazione contenuta nel database (notizia). Gli strumenti di ricerca sono composti principalmente di menù a comparsa (pick-list) e di campi di testo digitabili. In alcuni casi, compaiono anche dei selettori (cerchietti o quadratini cliccabili) per specificare il tipo di ricerca o per selezionare un elemento da utilizzare. Nel proprio lavoro, il bibliotecario (se non avesse ancora consuetudine con questo genere di strumenti tipici della navigazione Internet) dovrà familiarizzare con le pick-list e con i selettori, scoprendo in breve tempo i molti vantaggi forniti da questa soluzione di interrogazione veloce del database. Ambiente di lavoro per l'operatore in BookmarkWeb 2 L'ambiente di lavoro per l'operatore in BookmarkWeb 2 è organizzato attualmente in un menù di 14 moduli Amministrazione Manutenzione Catalogazione Esportazione Importazione Circolazione Prestito ILL Ricerche Stampe Statistiche Gestione Operatore Assistenza Logout (utente) Ciascun modulo, con un funzionamento del tutto uguale alla navigazione di un sito Internet, mette a disposizione una serie di funzioni che illustriamo brevemente qui di seguito. N.r pag. 4

5 01. Amministrazione Le funzioni del modulo Amministrazione : 1) Configurazione generale: permette di personalizzare i parametri relativi ai prestiti (giorni prestito, prenotazione, prestito interbibliotecario, proroga, novità in OPAC e di prestito delle novità, formato barcode), alla presentazione della frase ISBD, all OPAC, alle tabelle statistiche relative agli utenti, ai messaggi che l amministratore del sistema, alla disponibilità in base al tipo di media (tipologia di documento) 2) Biblioteche: permette di definire tutte le biblioteche ed eventuali sedi/sezioni che compongono il database e relative caratteristiche specifiche. 3) Cataloghi: consente di assegnare ad ogni singolo catalogo le biblioteche appartenenti al catalogo stesso. 4) Operatori: permette di definiti i vari operatori che possono accedere al database assegnando ad ognuno il nome utente (username), la password ed i diritti sui singoli programmi. 5) Fornitori: consente di definire i fornitori. 6) Opac: la funzione di configurazione dell'opac prevede le sezioni: i) Generale, per configurare le impostazioni generali dell'opac; ii) Pagine, per configurare le singole pagine che compongono il menù dell'opac; iii) Dizionario, per variare le diciture e i testi degli elementi dell'interfaccia OPAC; iv) Liste, per configurare e/o eseguire l'aggiornamento delle liste. 7) Tabelle: permette di personalizzare tutte le tabelle del database. La maggior parte di queste tabelle sono basate sullo standard Unimarc, altre sono personalizzabili in base alle esigenze delle biblioteche 8) Valori di defaults: consente di definire dei valori di defaults che verranno presentati agli operatori durante le fasi di catalogazione e di prestito 9) Aggiornamento software: funzione risevata all'amministratore. L'aggiornamento del software è gestito in automatico da Comperio. 10) Gestione sistema: permette di monitore la situazione degli utenti collegati al database, dei processi attivi, lo stato delle tabelle, la cancellazione dei file temporanei, stampare la struttura del database, effettuare delle query in linguaggio SQL, ecc. 11) Ricostruzione indici corrotti: effettua la ricostruzione degli indici nel casi di malfunzionamenti del database. Funzione riservata all'amministratore del Sistema.. 12) Salvataggio database: permette di effettuare il salvataggio del database sul server e di trasferirlo a qualsiasi stazione di lavoro del sistema e di effetturare il ripristino del database in caso di problemi. N.r pag. 5

6 Strumenti della funzione Configurazione generale : licenza d'uso: contiene la licenza d'uso della biblioteca o del sistema bibliotecario; defaults: consente di inserire i parametri generali relativi ai prestiti ed al formato dei barcode della tessera dell'utente e del documento per la gestione automatica con il lettore di barcode; catalogazione: consente la definizione della frase ISBD; ricerche: permette la configurazione del menù Ricerche a disposizione del bibliotecario, le scelta delle opzioni nella ricerca per liste e nella ricerca per campi, la configurazione del MetaOPAC e della biblioteca di default; tabelle: permette di definire il nome delle sei tabelle statistiche denominate C1, C2, ecc. legate alla gestione degli utenti dei prestiti. welcome: viene usata dall'amministratore per avvisare gli operatori di eventuali problemi, novità o scadenze: nella fase di connessione al database (inizio del lavoro giornaliero) viene visualizzata una finestra con il messaggio digitato. L'operatore è quindi "costretto" a leggere il messaggio ogni volta che entra nel database. stoplist: definizione della lista che esclude dalla ricerca una serie di termini come articoli, preposizioni, ecc.. disponbilità /media: definizione dei parametri di prestito definti in base alla tipologia dei documenti ( libri, dvd, ecc.) Strumenti della funzione "Biblioteche": descrizione delle informazioni sulla biblioteca. il logo della biblioteca, che poi verrà automaticamente richiamato nella stampe; dieci serie inventariali che permettono di gestire con numerazioni di ingresso/inventario differenziate le varie tipologie di materiali presenti in biblioteca (libri, NBM, emeroteca con la gestione dei singoli fascicoli); le ubicazioni per ogni biblioteca/sede o sezione; le sezioni per il calcolo automatico della collocazione che sono previste: per chiave titolo, magazzino a formato, magazzino non a formato, per classificazione; i formati di collocazione, per la definizione delle sezioni di collocazione; le classi di appartenenza dell'allievo per le scuole ed i centri di formazione; i modelli per la stampa di: codici a barre per i libri, etichette e tessere degli utenti, etichette dorso dei libri, lettere di sollecito dei prestiti, lettere generiche, lettera di ordine, ricevuta dell'utente per il prestito. info: per definire tutte le informazioni sulla biblioteca da pubblicare in OPAC N.r pag. 6

7 Strumenti della funzione "Cataloghi" definizione delle biblioteche che appartengono al singolo catalogo; definizione del tipo di classificazione usato dalla biblioteca (CDD, CDU, altra class.). NB: in Bookmarkweb per CATALOGO si intende il raggruppamento di una o più biblioteche che compongono un Sistema Bibliotecario. Ogni catalogo è indipendente dal punto di vista della catalogazione, mentre la gestione degli utenti, dei prestiti e la ricerca è comune e viene effettuata su tutti i cataloghi presenti nel database, permettendo di configurare sistemi bibliotecari misti, cioè composti da differenti tipologie di biblioteche. Strumenti della funzione "Operatori": definizione dei livelli di operatore relativi a: amministratore della singola biblioteca, aggiornamento dei cataloghi, manutenzione, importazione, esportazione, aggiornamento delle localizzazioni (record gestionali) per le singole biblioteche, circolazione (prestiti), gestione amministrativa. Ogni operatore può personalizzare il proprio profilo di lavoro attraverso la funzione "Operatore > valori di default". definizione dell'operatore "root", l'amministratore del sistema in generale, che possiede tutte le funzioni di gestione. Strumenti della funzione "Fornitori": definizione di tutti i dati relativi ai fornitori della biblioteca e/o de Sistema Bibliotecario. Strumenti della funzione OPAC La sezione di configurazione dell'opac prevede le sezioni: Generale (v. qui sotto); Pagine, dove puoi variare la configurazione delle singole pagine che compongono il menù dell'opac; Sezioni, per suddividere le pagine in più sottosezioni; Dizionario, dove puoi variare le diciture e i testi di tutti gli elementi che compongono l'interfaccia OPAC; Liste, per gestire e configurare l'aggiornamento delle liste. Nella Sezione 'GENERALE' si predispongono e configurano: a) la pagina iniziale (homepage) dell'opac (che va scelta dopo aver attivato le singole pagine che compongono il menù) b) l'eventuale biblioteche predefinita nella pick-list "scegli la biblioteca" N.r pag. 7

8 c) l'iscrizione on line dell'utente (non ancora attivata): attivazione del modulo di richiesta d) la visualizzazione o meno di testi con determinati tipi di disponibilità e) la visualizzazione o meno delle informazioni sulla disponibilità del testo e delle funzioni di prenotazione on line:si può scegliere se visualizzare le disponibilità in modo predefinito all'estrazione delle notizie ("default")si possono selezionare i campi delle localizzazioni che si intende far comparire in OPAC f) i giorni novità della biblioteca / della rete bibliotecaria (che vengono visualizzati nella sezione "novità" in OPAC) g) i cataloghi che possono essere interrogati dagli utenti in metaopac (istruzioni dettagliate qui sotto): il metaopac per l'utente può essere configurato in modo indipendente dal metaopac per l'operatore (v. Amministrazione > Configurazione generale > ricerche) h) i motori di ricerca utilizzabili per approfondire in automatico le informazioni sulle notizie estratte i) la funzione multilingua (non ancora attivata): prevede la completa traduzione dell'opac in italiano, inglese, francese e tedesco ed è personalizzabile dalla biblioteca o dal sistema bibliotecario j) i Fogli di Stile a Cascata che caratterizzano l'aspetto grafico dell'opac: le funzioni di personalizzazione grafica richiedono conoscenze specifiche, in assenza delle quali è opportuno far riferimento all'assistenza tecnica fornita da Comperio Aggiornamento delle LISTE Pur rimanendo completamente in tempo reale, le notizie dei cataloghi Bookmarkweb saranno accessibili anche attraverso lo scorrimento di indici statici (liste) aggiornati con regolarità. E' possibile impostare fino ad un massimo di tre aggiornamenti automatici giornalieri e/o aggiornare manualmente in qualsiasi momento tutte le liste contemporaneamente o una singola lista prescelta. Eventuali liste espresse nella forma Nomelista:I GC G ecc. sono indici di liste filtrate relative ai canali di ricerca attivati (le sigle corrispondono al codice dei tipi di registrazione che definiscono il canale). Strumenti della funzione "Tabelle": definizione di tutte le tabelle, sia di tipo gestionale che biblioteconomico. Tutte le tabelle di tipo biblioteconomico sono già precaricate secondo le norme internazionali standard Unimarc) e nazionali in uso. Le tabelle gestionali sono precaricate secondo le più diffuse consuetudini ed in ogni caso sono personalizzabili. Es. Tabella standard dei tipi di Disponibilità: n Codice Descrizio ne disponibile al prestito in consegna in restauro N.r pag. 8

9 solo consultazio ne uso interno Strumenti della funzione "Valori di default": definizione dei valori standard per poter lavorare con molti automatismi nella fase di catalogazione e di caricamento degli utenti: i valori definibili sono trentotto (es. Acquisizione, Conservazione, Destinatario, Disponibilita, Forma, Genere, Legame, Lingua, ecc); Strumenti della funzione "Aggiornamento software": permettono agli amministratori di biblioteche on-line ed off-line di aggiornare il software, collegandosi al ns. Server Internet. Il programma controlla automaticamente se il software è aggiornato all'ultima versione; per gli utenti che operano direttamente sui nostri Server, l'aggiornamento viene eseguito direttamente dal nostro centro di assistenza. Strumenti della funzione "Gestione sistema": l'amministratore può controllare le sessioni di lavoro, i processi attivi sul server, lo stato delle tabelle e delle sequenze, il check del sistema, fare delle query direttamente in linguaggio SQL, stampare la struttura del database, fare la ricostruzione degli indici corrotti. Strumenti della funzione "Salvataggio database": l'amministratore può salvare il database sul Server e poi scaricare il salvataggio automaticamente sulla stazione di lavoro. Il salvataggio viene realizzato in formato compresso; può pianificare salvataggi automatici a scadenza ed orario definiti; può inoltre ripristinare automaticamente il database dal salvataggio. N.r pag. 9

10 2. Manutenzione Questo modulo va assolutamente riservato ad operatori esperti: le funzioni di manutenzione sono irreversibili. E' comunque possibile, in alcune funzioni, effettuare una verifica preliminare (verifica) e poi il vero e proprio aggiornamento (aggiorna) del catalogo e dei dati gestionali (utenti, prestiti, ecc.). Prima di effettuare massicce operazioni di manutenzione si consiglia sempre di eseguire un salvataggio del database (Amministrazione > Salvataggio database). Le varie funzioni del modulo di 'Manutenzione' consentono di effettuare interventi di manutenzione nei vari livelli di organizzazione dei dati. Nel database di una Biblioteca o di un Sistema Bibliotecario possono essere presenti uno o più cataloghi: la presenza di più cataloghi è evidenziata dal menù a comparsa presente in alto a destra (se non è presente il database è composto da un solo catalogo). I dati biblioteconomici e gestionali (cioè tutte le informazioni inserite nel modulo 'Catalogazione') appartengono al singolo catalogo, mentre i dati relativi ad utenti e prestiti (relativi ai moduli 'Circolazione' e 'Prestito ILL') appartengono alla singola biblioteca e sono dati direttamente dal database senza distinzione di catalogo. Le funzioni di 'Manutenzione' che intervengono su dati biblioteconomici e gestionali operano sull intero catalogo all'interno del quale si è posizionati, ed ovviamente su singoli record. Le funzioni di 'Manutenzione' che intervengono su dati relativi ad utenti e prestiti agiscono invece sull intero database, e non sui singoli cataloghi. Nel modulo non compare questa distinzione (comunque importante per comprendere a quale livello interviene la manutenzione scelta); le funzioni sono invece suddivise operativamente in tre categorie: Schiacciamenti: si possono schiacciare i vari authority files e le tabelle (nel caso esistano): per esempio, risolvono problemi di notizie duplicate, di autori scritti per errore con grafie diverse, di utenti duplicati, ecc. Intestazioni uniformi: si possono uniformare gli authority files, rendendo una sola voce intestazione uniforme e le altre voci di rinvio nel caso siano presenti più forme, per esempio di un autore, di un editore, di un luogo, ecc. Manutenzione tavole: si possono cancellare varie tipologie di record (testi, notizie, utenti, prestiti, ecc.), per fare particolari funzioni di manutenzione del catalogo o per effettuare il passaggio a storico dell archivio dei prestiti. N.r pag. 10

11 3. Catalogazione Le funzioni del modulo Catalogazione: Notizie: dove il programma permette di inserire, variare ed importare le notizie bibliografiche. Autori: accesso all'authority file Autori Classificazione: accesso all'authority file Classificazioni Editori: accesso all'authority file Editori Luoghi: accesso all'authority file Luoghi Marche editoriali: accesso all'authority file Marche editoriali Parole chiave: accesso all'authority file Parole chiave Possessori: accesso all'authority file Possessori Soggetti: accesso all'authority file Soggetti Thesauro: accesso al Thesauro Testi: consente: di legare il record gestionale ad una notizia diversa da quella a cui era originariamente collegato di variare la disponibilità e la collocazione dei documenti arrivati dal centro di catalogazione del sistema. Testi in consegna:permette di aggiornare la disponibilità dei testi catalogati da un centro di catalogazione ed appena arrivati nella singola biblioteca. N.r pag. 11

12 Sezione "Notizie" Oltre all'inserimento di una nuova notizia, consente le seguenti operazioni: Importa dal server: permette di catturare da tutti i file Unimarc presenti nel server : - BNI (Bibliografia Nazionale Italiana) - BNCF (Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, - Liberdatabase, ecc. L'importazione può avvenire ricercando il codice ISBN con lettore di codici a barre o scrivendolo manualmente oppure per titolo, autore, collana, editore, anno di edizione. Possono essere importate in una sola sessione di lavoro, per esempio, tutte le notizie bibliografiche relative alla collana "I Millenni" della Mondadori. Dalla catalogazione è inoltre possibile, attraverso la funzione "integra", completare una notizia già presente, ma catalogata in forma sommaria. E' possibile effettuare anche una importazione rapida nella fase di costituzione di un nuovo catalogo: si può con questa soluzione arrivare a catalogare anche 500 /700 notizie al giorno. integrare una notizia già presente, ma catalogata in forma sommaria; sono attive le funzioni di integrazione dalle basi dati presenti nel server (Liber Database, BNI, ecc.) e dal server del Sistema Bibliotecario Nazionale, anche in forma massificata Importa da SBN: permette di catturare da tutti i file Unimarc del Sistema Bibliotecario Nazionale, attraverso il protocollo Z Importa da Comperio: permette di catturare gratuitamente tutte le novità librarie catalogate dai nostri sistemi bibliotecari presso il fornitore di libri leggere di Bergamo, con copertine, indici per la saggistica ed abstract editoriale.. Visualizzazione allegati: visualizza tutti i files allegati alle notizie (files di testo, immagini, files mp3 o altri formati audio, files mpeg o altri formati video,...). la ricerca per "id" (identifier) identifica la singola notizia in modo univoco (molte notizie possono avere lo stesso titolo): l'id viene visualizzato in tutte le videate contenenti una notizia, anche nell'opac per il pubblico. la ricerca per "tutti i termini" effettua la ricerca nell'elenco dei campi di ricerca presenti nel menu a cascata "Cerca per". Se la notizia non è stata trovata nel catalogo si può: provare ad importarla con le funzioni Importa, Importa da SBN, Importa da Comperio, Importa Z39.50 (cfr. sopra); cliccare su "inserisci notizia" per cominciare editazione di una nuova notizia: si apre così la videata con tutte le funzioni di descrizione della notizia. Come prima operazione è necessario scegliere la natura, il tipo di registrazione ed il livello gerarchico della notizia. Il programma presenta i valori di defaults che sono stati definiti con la funzione Amministrazione - Valori di defaults dall'amministratore del sistema. Ogni operatore può personalizzare questi valori con la funzione Operatore Valori di defaults. N.r pag. 12

13 Per un'approfondita trattazione della catalogazione con Bookmarkweb 2, nel menù "Assistenza > Materiali per la formazione" sono pubblicati i seguenti materiali: Regole comuni di catalogazione per BookMarkWeb versione 2 Catalogazione di un libro: monografia, materiale a stampa, senza gerarchia Catalogazione a livelli delle opere in più volumi Catalogazione di videoregistrazioni su videocassetta e DVD-video Catalogazione di videocassette e Kit multimediali Catalogazione con Parole chiave (Thesaurus), Genere, Destinatari > L'inserimento/variazione consentono di gestire per ogni notizia bibliografica: la natura (monografia, collezione, analitico, periodico) il tipo di registrazione: audioregistrazioni musicali audioregistrazioni non musicali filmato manufatti e oggetti tridimensionali materiale a stampa materiale a stampa (libro antico) materiale a stampa (materiale grigio) materiale grafico bidimensionale materiale manoscritto (testo) materiale manoscritto (corrispondenza) materiali cartografici a stampa materiali cartografici manoscritti materiali video destinati ad essere proiettati microforma multimediali ologramma partiture musicali a stampa partiture musicali manoscritte risorsa elettronica (locale) risorsa elettronica (remota) il livello gerarchico: senza gerarchia livello superiore (monografia superiore) intermedio (monografia intermedia) inferiore (monografia inferiore, alla quale va agganciato il record gestionale) permettendo quindi in completa sicurezza la descrizione a più livelli delle opere in più volumi. Al livello superiore ed intermedio (monografia superiore ed intermedia, per esempio, non è consentito collegare record gestionali) la descrizione bibliografica secondo tutti gli standard ISBD: le videate di editazione della descrizione bibliografica si configurano automaticamente in base al tipo di registrazione prescelto N.r pag. 13

14 la gestione dei seguenti authority files: Autori Classificazione Editori Luoghi di pubblicazione Marche editoriali Parole chiave Possessori Soggetti Thesauro Tutti questi authority files permettono di gestire voci di rinvio. Inoltre i Soggettari e le Parole chiave è in realtà gestita come un Thesauro e vengono creati automaticamente i descrittori del soggetto e delle parole chiave. Abbiamo già effettuato l'importazione del Thesauro Eurovoc (versione 3) della Comunità Economia Europea rivolto a tutti gli Enti di tipo economico (Camere di Commercio, Enti di Ricerca, ecc.) la gestione dei generi (sia formali di Unimarc, sia semantici di Liberdatabase) e dei destinatari (sia di Unimarc che di Liberdatabase) la gestione di tutti i legami e di tutti i titoli in relazione previsti da Unimarc la gestione di tutte le tipologie di note previste da Unimarc, di abstract e sommari il collegamento ad immagini, video, suoni, documenti, ecc. > Ad una notizia possono essere collegati "n" record gestionali (localizzazioni) con la possibilità di definire per ogni record: biblioteca di appartenenza; sezione (o plesso per le scuole) delle biblioteca di appartenenza. fino a dieci serie inventariali (inventario libri, inventario facile consumo, emeroteca, videocassette, ecc.); n. ingresso e n. inventario, data ingresso ubicazione (sala, piano, ecc.) collocazione: alla collocazione può essere collegato un simbolo (esempio simboli Celbiv per i libri per ragazzi); fornitore ed altri dati di acquisto (prezzo, ecc); disponibilità al prestito: è stata introdotta anche la disponibilità "in consegna" per i testi che sono ancora in lavorazione presso l'eventuale Centro di Catalogazione; giorni prestito (permette di personalizzare i giorni di prestito per ogni singolo documento stato di conservazione; N.r pag. 14

15 scarico del record gestionale (ammanco/furto, rovinato, ecc.). sintesi del posseduto e del collocato, note sull'abbonamento, unità fisiche per i periodici possessori e provenzienza per il libro antico note sulla copia e link dinamici a siti internet Sezione Testi : come detto sopra, consente di legare il record gestionale ad una notizia diversa da quella a cui è collegato. Permette quindi di: cercare il testo del quale si intende cambiare il collegamento alla notizia cliccare sul campo Notizia per cambiare la notizia a cui legare il record gestionale scegliere la nuova notizia da collegare al record gestionale cliccare sul titolo della notizia e poi su aggiorna per collegare la nuova notizia al record gestionale Questa funzione è molto utile nella fase di controllo e pulizia di cataloghi derivati da altri programmi o nel caso di realizzazione di cataloghi di sistemi bibliotecari derivati da singole biblioteche: lo spostamento del record gestionale agisce anche in tutta la parte di archivio relativa alla circolazione. Sezione Testi in consegna : permette di aggiornare la disponibilità dei testi catalogati, ai quali per esempio è stato messo come codice di disponibilità "in consegna" (quindi regola la gestione del passaggio del testo da un centro di catalogazione direttamente al catalogo online). Il programma mette automaticamente il testo come "disponibile al prestito": per singoli testi che si vogliono mettere con disponibilità diversa (solo consultazione, uso interno, ecc.), basterà selezionare un tipo diverso di disponibilità dalla pick-list. Alla fine del controllo cliccare sul bottone "aggiorna". 4. Esportazione Con la funzione "Esportazione" il programma permette di esportare il catalogo o sue parti in forma selezionata: in formato Unimarc per inviare i dati alle Amministrazioni Provinciali e Regionali per la realizzazione di OPAC collettivi, per il trasferimento dei dati sul ns. Server Internet per la pubblicazione. in formato ASCII, cioè in formato testo, per poter inserire i dati in un programma di elaborazione testi. N.r pag. 15

16 5. Importazione Le funzioni del modulo "Importazione": Importazione da Unimarc nei formati Bookmark Dos, Bookmarkweb, TinLib, Liberdatabase, Sebina, SBN, UOL, BNI, BNCF, Liberdatabase, Easycata, ecc. sia in modalità di importazione che in modalità di aggiornamento. Con la funzione aggiornamento è possibile, per esempio, aggiornare tutte le proprie notizie bibliografiche con la banca dati di Liberdatabase: il programma riconosce automaticamente se il record presente sul catalogo della biblioteche è lo stesso presente sulla banca dati di Liber. Inserimento nuovi dati in catalogo (v. prima istruzioni Upload file sul server ) 1. Selezionare l'estensione del file che si intende inserire a catalogo (gli utenti SBPV devono selezionare Sebina) 2. Selezionare il tipo di file: essendo stato il file inviato al server (cfr. Upload file sul server), scegliere "sul server" 3. Scegliere la modalità di importazione: "inserimento" 4. cliccare su "continua" Inserimento sul server Nella nuova schermata: 1. selezionare il nome file cliccando sul corrispettivo quadratino 2. verificare ed eventualmente selezionare le biblioteche il cui catalogo va integrato 3. (se necessario) selezionare la serie inventariale 4. selezionare lo stato della notizia (incerta/completa/parziale) 5. non attivare i controlli disponibili (funzione di servizio) 6. integrazione: mettere il flag su aggiungi copertina - aggiungi sommario aggiungi indice. 6. cliccare su "importa" L'importazione terminerà quando lo status raggiungerà il 100% Importazione da Iso2709, per conversione da vari formati ISIS. Creazione degli indici dei files esportati dalle banche dati in formato Unimarc: con le funzioni di importazione della catalogazione sarà poi possibile catturare le notizie bibliografiche. Upload file sul server, ovvero l'invio di un file di dati al server per la successiva importazione dei dati a catalogo. Questa funzione permette di inviare i file di aggiornamento del catalogo al server 1. Scegliete la directory /opt/bmw2/home/nomecatalogo/import. N.r pag. 16

17 2. Scorrete la pagina fino in fondo: in corrispondenza del campo Filename, cliccate il pulsante Sfoglia (Browse), che permette di navigare all'interno del disco rigido del vostro computer e di selezionare il file da importare. Cliccate infine sul pulsante upload (il file viene così "spedito" al server). 3. Il processo di upload potrà durare anche qualche minuto, in relazione al tipo e allo stato della vostra connessione e alle dimensioni variabili del file inviato: si dovrà comunque attendere l'aggiornamento automatico della pagina e la comparsa del file nella lista. Allo stato attuale, non è possibile inviare files superiori a 8 Mb. 4. Passo successivo per completare l'importazione dei dati: clicca sulla funzione "da Unimarc" NB: tutti le altre funzioni sono riservate ad operazioni di servizio: non vanno quindi usate (non sono accessibili agli operatori non amministratori del catalogo). 6. Circolazione Le funzioni del modulo "Circolazione": Utenti/Prestiti: permette di caricare le anagrafiche degli utenti che prevedono i seguenti campi: Biblioteca di appartenenza, N. di Tessera, Data di Iscrizione, Password, Titolo, Sesso, Tipo utente (Ente, Persona, Biblioteca), Cognome e nome, indirizzo, Località, Comune, Cap, Provincia, Paese, Telefono, fax, cellulare, Indirizzo alternativo (di lavoro), , homepage, data di nascita, comune di nascita, cittadinanza, classe di frequenza (per le scuole), sei tabelle statistiche, note libere. Una specifica funzione permette di allegare documenti relativi all'utente (foto, carta di identità, ecc.) permette di effettuare prestiti, prenotazioni e restituzioni direttamente dall'anagrafica dell'utente. Se il tipo di prestito è "consultazione" ed il tipo di disponibilità è "solo consultazione" il prestito viene effettuato automaticamente per un solo giorno e deve rientrare in giornata; Consente di effettuare il prestito anche di documenti non a catalogo in maniera semplice ed immediata: questi prestiti verranno poi conteggiati nelle varie statistiche. Come caricare un nuovo utente: con il bottone nuovo utente in alto a destra si carica l anagrafica di un nuovo utente. Si ricorda di controllare sempre prima con la ricerca se l anagrafica è già presente, soprattutto nel caso di un Sistema Bibliotecario, per evitare che un utente sia iscritto a più biblioteche. In questo caso la ricerca va effettuata su tutte le biblioteche: si tenga presente che il programma automaticamente seleziona come biblioteca di default quella di entrata nel database. Come effettuare i prestiti: N.r pag. 17

18 inserire il numero di tessera o digitare il cognome ed eventualmente il nome dell utente e premere invio. Con il lettore ottico l invio è automatico. il programma si posiziona automaticamente nella funzione Prestiti e prenotazioni dell anagrafica utente. Digitare il n. di ingresso del testo e premere invio. Con il lettore ottico l invio è automatico. se il testo è disponibile il programma si posiziona direttamente nella finestra di prestito dove basta premere invio: il programma infatti si posiziona automaticamente su presta. In alternativa si può effettuare la prenotazione del testo, come nel caso di un utente che telefona per prenotare. Se si desidera si può stampare la ricevuta utente cliccando su pdf o su html : la stampa in formato html è molto più veloce e si consiglia di usare questo tipo di stampa. La stampa viene eseguita su foglio A4 che va poi tagliato a metà. Cliccando sul singolo Id (identifier) del singolo prestito si può effettuare la restituzione, la proroga o l eliminazione del prestito. Il prestito restituito passa direttamente nella funzione storico. Come effettuare le stampe: cliccando invio sulla videata Elenco utenti si estraggono tutti gli utenti della biblioteca. In alternativa attraverso le varie funzioni di ricerca si possono selezionare gli utenti a piacimento; sono ora attivati i bottoni stampa e invia messaggio. Con il bottone stampa si possono stampare: etichette utenti, tessere utenti, lettera generica, ricevuta utenti; con il bottone invia messaggio si possono inviare a tutti gli utenti nella cui anagrafica è stato inserito l indirizzo di posta elettronica. Report prestiti: permette di effettuare ricerche e stampe sui prestiti, di stampare le lettere di restituzione dei prestiti scaduti. Come interrogare l archivio prestiti: cliccando sul bottone cerca senza scegliere nessun parametro vengono estratti tutti i prestiti in archivio; incrociando i vari parametri di ricerca è possibile ottenere delle liste selezionate di prestiti. Per esempio, se voglio sapere tutti i prestiti effettuati su un singolo titolo basta scegliere cerca per titolo e si ottiene la lista di tutti gli utenti che hanno avuto in prestito il titolo stesso; i risultati sia a video che su carta si possono ottenere scegliendo stampa dopo aver estratto i dati. Come stampare le lettere di sollecito: per stampare le lettere di sollecito dei prestiti dalla pick list Cerca per scegliere la funzione scaduto in data, come parametro di ricerca scegliere, per esempio, minore od uguale a e inserire la data desiderata nella forma, ad esempio, 31/12/2003. N.r pag. 18

19 viene estratto l elenco dei prestiti scaduti che sono su sfondo rosa; cliccare sul bottone stampa e scegliere Lettere di sollecito prestiti scaduti. Come tutte le stampe di servizio la stampa viene realizzata in PDF; in alternativa, dopo aver estratto l elenco dei prestiti scaduti, ciccando sull id (indentifier) del singolo prestito scaduto si può inviare una di sollecito al singolo utente. Nota: i parametri di stampa, per esempio se stampare gli elenchi in formato verticale od orizzontale vanno scelti nella videata Stampa: prestito e non nelle proprietà della stampante. Report prenotazioni: permette di monitorare e gestire tutte le prenotazione effettuate sia dagli operatori della biblioteca che dagli utenti attraverso l OPAC. Dal Report prenotazioni si può: eseguire direttamente il prestito del testo prenotato avvisare via l utente che il testo in prestito prenotato è stato restituito. Restituzioni: permette di effettuare le restituzioni direttamente attraverso il numero di ingresso/inventario o con il codice a barre del documento senza passare attraverso l anagrafica dell utente. Il numero di ingresso o di codice possono essere cosi composti : solo numero di ingresso: 6500 serie inventariale e numero di ingresso: codice della biblioteca, serie inventariale e numero di ingresso: 210-ITC In ogni caso si consiglia semplicemente di digitare il numero di ingresso nel caso di gestione manuale, poiché il programma presenta tutti i documenti in prestito che hanno quel numero di ingresso indifferentemente dalla biblioteca (nel caso di prestito interbibliotecario), sezione della biblioteca, serie inventariale oppure si tratti di un documento rilasciato al prestito con la funzione presto testo non a catalogo. Il numero di ingresso di un testo non a catalogo si distingue dagli altri testi per l assenza nel codice del testo della serie inventariale: codice di documento a catalogo: 210-ITC codice di documento non a catalogo: 210-ITC-6500 Nel caso di gestione con il codice a barre il programma legge tutte e tre le tipologie di numero di ingresso e codice. Solleciti: questa funzione permette di inviare i solleciti in base alle preferenze espresse dagli utenti: via posta, via , via sms. Storico prestiti: permette di consultare lo storico dei prestiti generato con la funzione "Manutenzione > manutenzione tavole > prestiti". Lo storico quindi è vuoto fino a che almeno una volta non sia stata usata la funione di storicizzazione. Si tenga presente che fino a che non viene usa questa funzione tutt I prestiti conclusi sono presenti nella scheda dell'utente nella funzione "storico prestiti" di ogni singolo utente e non in questa funzione. N.r pag. 19

20 Posta inviata: permette di consultare e cancellare la posta inviata attraverso la funzione Utenti/prestiti. La funzione "Utenti/prestiti" permette di inviare sia singole che inviare a gruppi od a tutti gli utenti. Cliccando sul nome del campo (id, Destinatario, ecc.) è possibile ordinare le in base al campo prescelto. SMS inviati: permette di consultare e cancellare gli sms inviati attraverso la funzione Utenti/prestiti. La funzione "Utenti/prestiti" permette invece di inviare sia singoli sms che inviare sms a gruppi od a tutti gli utenti. Cliccando sul nome del campo (id, Destinatario, ecc.) è possibile ordinare gli sms in base al campo prescelto. Prestito Interbibliotecario (ILL) 7. Il modulo di prestito interbibliotecario permette di gestire tutte le operazioni di prestito interbibliotecario in modo completamente automatico secondo lo standard ILL - InterLibrary Loan. Tutte le operazioni, nel caso di un sistema bibliotecario on-line, avvengono all interno del programma: appena una richiesta è stata inserita dalla biblioteca richiedente sul desktop della biblioteca prestante appare l avviso che è arrivata una richiesta di prestito interbibliotecario. 8. Ricerche > Le funzioni attualmente previste sono: ricerca per liste sui seguenti campi: Autore, Titolo, Serie, Soggetto, Thesauro, Parola chiave, Classificazione per codice e descrizione, Genere, Editore, Luogo di pubblicazione, Paese, Lingua, Destinatario, Marca, Possessore. ricerca per campi sui seguenti campi: Titolo, Autore, Serie, Editore, Luogo, Data, ISBN, ISSN, Soggetto, Classificazione per codice e per descrizione, Parola chiave, Area della Responsabilità, Area delle note, Abstract, Biblioteca, Lingua, Paese, Natura, Tipo di Registrazione, Materiale specifico, Genere, Destinatario, Numero di Ingresso, Data, Collocazione, Paese, Marca editoriale per descrizione e per citazione standard, Possessore, Tutti i termini. Dalla funzioni di ricerca si possono direttamente effettuare i prestiti. nuovi accessi: permette di visualizzare tutti i documenti entrati nel catalogo a partire da una certa data. bibliografia: permette di crearee una bibliografia dalle varie ricerche effettuate N.r pag. 20

21 OPAC: questa funzione reinvia all'opac per gli utenti. L'OPAC prevede una specifica funzione di aiuto contestuale alla funzioni di ricerca attivate. Con la funzione di Aiuto si pososno leggere le note di aiuto oppure stamparle Fig. 3 -Videata di un'opac personalizzato. L'OPAC è raggiungibile dall'interno del programma attraverso la funzione Ricerche > Opac oppure all'indirizzo definito in fase di installazione. 9. Stampe Le stampe gestionali riservate ai bibliotecari sono tutte prodotte in formato "PDF". Nel Server Linux è stato infatti è stato integrato un generatore di stampe in formato "PDF" che permette: la stampa dei Registri di Carico (Ingresso), Scarico, Inventario, Facile Consumo secondo le norme previste per Scuole e Comuni; la stampa di elenchi, etichette dorso, codici a barre e schede catalografiche; la stampa del catalogo dei periodici con i relativi indici analitici. la stampa del catalogo in formato bibliografico la stampa del catalogo in formato editoriale la stampa del catalogo editoriale in formato annali la stampa del catalogo delle novità con immagini delle copertine e con gli abstract editoriali N.r pag. 21

22 Tutte le stampe effettuate vengono memorizzate e l'utente le può cancellare in un secondo momento a piacimento. Per generare una stampa: una volta selezionati i record da cui derivare la stampa, il programma mostrerà il numero complessivo dei record trovati e chiederà, attraverso una pick-list, di specificare il tipo di stampa da effettuare; chiederà poi di indicare i parametri di stampa (dimensioni della pagina, margini...), che verranno memorizzati per le successive stampe del tipo prescelto. Infine, nella videata Process status, mostrerà il progresso della generazione del file richiesto: questo procedimento può richiedere del tempo, dipendentemente dalle dimensioni del lavoro richiesto, quindi bisognerà attendere il raggiungimento del 100% nel campo Status ed il successivo aggiornamento di pagina. > per visualizzare e stampare: cliccare sul link blu nel campo Output > per salvare e stampare successivamente: cliccare sull'icona a lato (floppy disk). 10. Statistiche Le funzioni del modulo "Statistiche" consentono di avere un quadro completo della composizione della propria biblioteca o del proprio sistema bibliotecario. Le illustriamo nel dettaglio: Generale: genera la statistica sulle notizie, sui legami e sugli authority files che compongono il database. Può essere eseguita per singolo catalogo o per tutti i cataloghi che compongono il database (nel caso di database che contengono più cataloghi); Testi: genera la statistica sui record gestionali che compongono il database. Può esser eseguita per singola biblioteca, per tutte le biblioteche che compongono sia un singolo catalogo che l'intero database. Genera statistiche per: Biblioteca, Serie inventariale, Ubicazione, Classificazione, destinatario, genere, soggetti, simboli, tipo di registrazione, tipo di materiale, natura dei documenti Prestiti: genera le statistiche relative ai prestiti. Può essere eseguita per singola biblioteca o per tutte le biblioteche che compongono il database. Genera statistiche per: biblioteca, classificazione, destinatario, genere, soggetto, data di rilascio del prestito, proroghe, durata del prestito, tipo di utente, tutte le tabelle statistiche degli utenti, classe di frequenza (per le scuole), presenze in biblioteca, utenti attivi, simboli, tipo di registrazione, tipo di materiale dei documenti, natura dei documenti, fasce di età, libri più letti, libri meno letti, maggiori lettori; Utenti: genera le statistiche relative agli utenti. Può essere eseguita per singola biblioteca o per tutte le biblioteche che compongono il database. Genera statistiche: biblioteca, tabelle statistiche degli utenti, comune, località, provincia, paese, tipo e stato utente. Biblioteche: genera le statistiche relative ad ogni singola biblioteca secondo le "Linee guida per la valutazione delle biblioteche pubbliche italiane" dell' AIB (Associazione Italiana Biblioteche). I dati statistici relativi alla biblioteca devono essere inseriti in "Amministrazione - Biblioteche - Descrizione". N.r pag. 22

23 Annuale: genera le statistiche annuali secondo le indicazioni del Progetto di misurazione e valutazione della Regione Veneto. Ricordiamo che: per database si intende l'intero archivio informatico della biblioteca o del sistema bibliotecario. per catalogo si intende la gestione biblioteconomia di ogni biblioteca o sistema bibliotecario. Bookmarkweb può gestire più cataloghi in un unico database: le funzioni di Amministrazione, Manutenzione, Catalogazione, Importazione, Esportazione, Gestione amministrativa operano sui singoli cataloghi; le funzioni di Circolazione, Prestito interbibliotecario e Ricerche (OPAC) operano sull'intero database. Le statistiche, oltre ad essere stampate e salvate sul disco rigido della propria stazione di lavoro, possono essere personalizzate editandole con OpenOffice (tutte le versioni) e Winword (dalla versione 2000 in poi). 11. Gestione Amministrativa Il modulo aggiuntivo di gestione amministrativa consente di gestire il budget, le richieste di acquisto degli utenti e gli ordini, le bolle di carico, le rese e le fatture di ogni singola biblioteca. Le richieste di acquisto degli utenti vengono inserite dagli utenti stessi da una specifica funzione dell OPAC: le richieste vengono poi valutate dal responsabile degli acquisti ed eventualmente trasformate in ordini. In questo caso l utente che ha fatto la richiesta, sempre dalla specifica funzione dell OPAC, può vedere che il testo è stato ordinato. 12. Operatore Il modulo "Operatore" permette: di configurare i valori di "default" di ogni singolo operatore di personalizzare la password di accesso. di definire parametri per stampare con la stampe di codici a barre Zebra, che permette di stampare singole etichette per le etichette dorso dei documenti, del codice a barre dei documenti e della tessera utente. 13. Assistenza La funzione fornisce tutti le informazioni per ricevere assistenza da Comperio. Il nostro Centro di assistenza funziona dalle ore 9.30 alle ore dal lunedi al venerdi: numero verde tel cell fax In assistenza ci sono tutti i materiali per la formazione e le specifiche note di rilascio con le novità contenute nella nuova versione rilasciata. Logout Da cliccare sempre per chiudere la sessione di lavoro. N.r pag. 23

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