MANUALE UTENTE PROTEUS GRPIGD - GESTIONE RICHIESTE PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE

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1 MANUALE UTENTE PROTEUS GRPIGD - GESTIONE RICHIESTE PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE Versione 1.0 Pagina 1 di 22

2 Indice dei contenuti 0. INTRODUZIONE ACCESSO AL SISTEMA GESTIONE RICHIESTE APERTURA TICKET COMPILAZIONE RICHIESTA APERTURA TICKET INVIO RICHIESTA VISUALIZZAZIONE TICKET VISUALIZZAZIONE ELENCO RICHIESTE GESTIONE TICKET Invio Informazioni Aggiuntive Inserimento Sollecito Chiusura Ticket AREA DOWNLOAD Pagina 2 di 22

3 0. INTRODUZIONE Il manuale Utente ha l obiettivo di: descrivere le funzionalità dell applicazione; presentare le maschere di inserimento dei dati; esaminare i campi di input ed il loro contenuto; esaminare le maschere di presentazione dei dati; seguire l Utente nella corretta sequenza delle operazioni affinché l applicazione venga utilizzata in modo ottimale. Nell ambito dell applicazione GRPIGD, gli Utenti possono far parte dei seguenti profili che accedono a distinte funzionalità: Utenti Proteus; Referenti di Ufficio; Referenti DGSIA. L Utente può anche essere abilitato ad accedere con più profili, nel qual caso sarà un Utente Multiprofilo. In questo manuale verranno descritte le funzionalità dell Utenza Proteus. Pagina 3 di 22

4 1. ACCESSO AL SISTEMA All applicazione GRPIGD si accede dalla pagina che richiede un autenticazione, come nella maschera sottostante, in cui bisognerà inserire la propria Utenza e password di accesso al Dominio: Immagine 1 Maschera di Autenticazione Effettuata l autenticazione, l Utente accede alla pagina di Gestione Richieste in cui, se Utente Multiprofilo, dovrà selezionare il profilo con cui intende effettuare le operazioni, come nell ipotesi illustrata nell immagine qui di seguito: Pagina 4 di 22

5 Immagine 2 Selezione Profilo di Accesso Pagina 5 di 22

6 2. GESTIONE RICHIESTE Effettuato il login di accesso al sistema (e selezionato il proprio profilo laddove si tratti di un Utente Multiprofilo), l Operatore accede alla pagina di Gestione Richieste che illustra le attività di sua competenza. Tale schermata, per ogni Profilo, vede nella parte sinistra: i dati dell Utente (Cognome, Nome, User Id, Descrizione del Profilo dei Accesso) i tasti che consentono di accedere alle attività di propria competenza i tasti di Cambio profilo (presente solo se l Utente è multiprofilo, porta alla schermata di selezione del profilo con cui operare) e Logoff (porta alla home page del Ministero della Giustizia, chiudendo la sessione) Nella parte destra vi è invece la descrizione delle attività consentite all Utente cui potrà accedere cliccando sui corrispondenti tasti sopracitati. Qui di seguito la schermata relativa all Utente Proteus. Immagine 3 - Gestione Richieste Utente Proteus Pagina 6 di 22

7 3. APERTURA TICKET La funzionalità di Richiesta di Apertura Ticket è la medesima per tutti i Profili, l unica differenza, evidenziata nelle immagini qui di seguito, è nella Tipologia Richiesta che, per l Utente Proteus, prevede: Assistenza, Generazione Prima Password, Reset della Password, Segnalazione di Malfunzionamento Immagine 5 Apertura Ticket Tipologia Richiesta Utente Proteus Pagina 7 di 22

8 3.1 COMPILAZIONE RICHIESTA APERTURA TICKET Per aprire un ticket l Utente deve immettere i seguenti dati obbligatori (indicati dall asterisco): Tipo UG di appartenenza; AOO di appartenenza; Tipologia Richiesta; Descrizione Immagine 6 Inserimento Dati per Apertura Ticket Il campo con l indicazione mail alternativa può essere riempito laddove l indirizzo dell Utente presente non sia corretto. L indirizzo alternativo indicato deve essere obbligatoriamente del dominio giustizia.it. Le mail saranno inviate all indirizzo alternativo fornito e NON a quello principale. Opzionalmente possono essere aggiunti degli allegati cliccando sul tasto Inserisci allegati che farà apparire la schermata come nell immagine qui di seguito: Pagina 8 di 22

9 Immagine 7 Inserimento Allegati Per selezionare l allegato da inserire nella richiesta occorrerà cliccare dapprima sul tasto Sfoglia e una volta selezionato il file esso comparirà nella stringa ad esso preposta come nell immagine qui di seguito: ATTENZIONE: cliccando sul tasto Allega prima che sul tasto Sfoglia comparirà in rosso come nell immagine 7 la dicitura Inserire un allegato. Pagina 9 di 22

10 Immagine 7bis Inserimento Allegati Il passo successivo consiste nel cliccare sul tasto Allega che permetterà di visualizzare il file scelto come nell immagine qui di seguito: Pagina 10 di 22

11 Immagine 7ter Inserimento Allegati L allegato sarà stato correttamente inserito dopo aver selezionato la check box a destra dello stesso e cliccato sul tasto Conferma allegati. Laddove l Utente voglia eliminare l allegato dovrà invece cliccare sul tasto Rimuovi. 3.2 INVIO RICHIESTA Completata la richiesta in tutte le sue parti, obbligatorie e opzionali, l Utente può procedere con l invio della stessa. Quando l Utente preme il tasto di invio, l applicazione effettua le seguenti operazioni: registra la richiesta nel DB assegnandole un numero di ticket; avverte l Utente che è stato registrato il ticket (con il numero appena assegnato) e che gli è stata inviata la conferma via mail (vedi immagine 8 qui di seguito) invia all indirizzo mail dell Utente (se fornito, all indirizzo alternativo) una comunicazione con il numero di ticket appena registrato, i dati dell Utente, la data e l ora di registrazione, la tipologia di richiesta ed il testo della richiesta (con copia degli allegati, se presenti). Pagina 11 di 22

12 Immagine 8 Messaggio conferma Apertura Ticket Pagina 12 di 22

13 4. VISUALIZZAZIONE TICKET 4.1 VISUALIZZAZIONE ELENCO RICHIESTE Come si può vedere nell Immagine 3, la schermata di Gestione Richieste cui accede il Profilo Utente Proteus prevede a sinistra il tasto di Visualizzazione Ticket. Cliccando su tale tasto appare la schermata che consente di Inserire i Filtri di Ricerca. L inserimento di tali filtri consentirà di visualizzare le richieste sulle quali si intende operare. La schermata nell immagine qui di seguito, mostra quella per il profilo Utente Proteus: Immagine 9 Inserimento filtri Ricerca Richiesta - Utente Proteus I possibili filtri di ricerca sono: Range di date (Da, a; se valorizzato un solo il campo da, per il campo a si intende lo stesso valore e viceversa). L intervallo massimo di date inseribile è pari a 3 mesi; Range di N ticket (Da, a; se valorizzato un solo il campo da, per il campo a si intende lo stesso valore e viceversa). L intervallo massimo di ticket inseribile è pari a 200; Stato ticket (aperto, preso in carico, sospeso, chiuso); Pagina 13 di 22

14 Tipologia ticket (le stesse previste nella Tipologia Richiesta : immagine 3); Parte del testo contenuto nella descrizione obbligatoriamente fornita all atto dell apertura. L immagine qui di seguito illustra un possibile risultato della ricerca avviata (senza aver impostato alcun filtro): Immagine 10 Elenco Richieste Per ogni ticket le informazioni prospettate sono: Identificativo del ticket; Cognome e nome dell Utente che ha effettuato la richiesta; Tipologia della richiesta; Stato attuale della richiesta. Lo stato della richiesta può essere: Aperto: ticket inviato dall Utente ma non ancora preso in carico dall Operatore Preso in Carico: in lavorazione da parte dell Operatore Sospeso: ticket preso in carico dall Operatore che ha richiesto Informazioni aggiuntive all Utente mediante l apposita funzionalità Chiuso: ticket chiuso da parte dell operatore che ha evaso la richiesta o chiuso da Pagina 14 di 22

15 parte dell Utente che ha ritenuto risolto il problema Descrizione della richiesta Data ed ora di registrazione. Selezionando la check box accanto all identificativo del ticket e cliccando sul pulsante Visualizza dettaglio Richiesta, l applicazione fornirà la visualizzazione completa del ticket e della sua storia, compresi gli eventuali allegati. 4.2 GESTIONE TICKET Una volta visualizzato il dettaglio della richiesta, l Utente può compiere su di essa alcune operazioni interagendo così nella gestione della stessa Invio Informazioni Aggiuntive L ipotesi esaminata nell esempio proposto dall immagine qui di seguito (Immagine 11), prevede un ticket in stato Sospeso, vale a dire un ticket per cui l Operatore che l ha preso in carico ha richiesto delle Informazioni aggiuntive all Utente che ha effettuato la richiesta. In tale caso l Utente ha ricevuto una mail generata dal sistema contenente la richiesta di informazioni. Dalla funzionalità di Visualizzazione Ticket dovrà selezionare il ticket di interesse (Immagine 10) e dopo aver visualizzato il dettaglio della richiesta, cliccare sull apposito tasto Invio Informazioni Aggiuntive come nell immagine qui di seguito: Pagina 15 di 22

16 Immagine 11 Visualizzazione dettaglio richiesta Si apre una schermata che consente, nello spazio Descrizione, l inserimento delle informazioni richieste dall operatore, nonché l inserimento di allegati. Tutti gli altri dati immodificabili perché associati alla richiesta già inserita, tranne i campi che consentono di inserire la mail alternativa e il telefono alternativo. Il procedimento per l inserimento degli allegati è quello già visto nelle immagini 7, 7bis e 7ter (par. 3.1). Compilati i campi necessari, l Utente procede cliccando sull apposito tasto Invio. Pagina 16 di 22

17 Immagine 12 Invio Informazioni aggiuntive L Utente visualizzerà la schermata qui di seguito che lo avverte che è stato inoltrato il Supplemento di informazioni e che gli è stata inviata la conferma via mail, come nell immagine qui di seguito. Pagina 17 di 22

18 Immagine 13 Messaggio conferma Invio Informazioni aggiuntive Inserimento Sollecito Dopo aver selezionato la richiesta che l Utente vuole visualizzare (immagine 10) l Utente può procedere sollecitando la sua evasione, utilizzando il tasto Inserisci Sollecito presente nella schermata di Visualizzazione Dettaglio Richiesta (immagine 11). L Utente visualizzerà la schermata qui di seguito (immagine 14) che consente, nello spazio Descrizione, l inserimento delle informazioni che vuole comunicare, nonché l inserimento di allegati. Tutti gli altri dati immodificabili perché associati alla richiesta già inserita, tranne i campi che consentono di inserire la mail alternativa e il telefono alternativo. Il procedimento per l inserimento degli allegati è quello già visto nelle immagini 7, 7bis e 7ter (par. 3.1). Compilati i campi necessari, l Utente procede cliccando sull apposito tasto Invia. Pagina 18 di 22

19 Immagine 14 Inserimento sollecito L Utente visualizzerà la schermata che lo avverte che è stato inoltrato il sollecito e che gli è stata inviata la conferma via mail, come nell esempio dell immagine Chiusura Ticket Laddove il problema sia risolto e la richiesta di assistenza non sia più necessaria, l Utente può chiudere il ticket. Dopo aver selezionato la richiesta che l Utente vuole visualizzare (immagine 10) l Utente procede, utilizzando il tasto Chiusura Ticket presente nella schermata di Visualizzazione Dettaglio Richiesta (immagine 11). L Utente visualizzerà la schermata qui di seguito (immagine 15) che consente, nello spazio Descrizione, l inserimento delle informazioni che vuole comunicare motivando la chiusura del ticket, nonché l inserimento di allegati. Tutti gli altri dati immodificabili perché associati alla richiesta già inserita, tranne i campi che consentono di inserire la mail alternativa e il telefono alternativo. Il procedimento per l inserimento degli allegati è quello già visto nelle immagini 7, 7bis e 7ter (par. 3.1). Compilati i campi necessari, l Utente procede cliccando sull apposito tasto Invia. Pagina 19 di 22

20 Immagine 15 Chiusura Ticket L Utente visualizzerà la schermata qui di seguito che lo avverte che è stato inoltrato il supplemento di informazioni e che gli è stata inviata la conferma via mail, come nell immagine qui di seguito. Pagina 20 di 22

21 Immagine 16 Conferma Chiusura Ticket Pagina 21 di 22

22 4.3 AREA DOWNLOAD Cliccando sul tasto Area download appare una schermata che consente di visualizzare documenti e template di progetto. Immagine 17 Area download Cliccando su una delle cartelle presenti nella schermata che compare nell Area download, si accede al contenuto delle stesse, dove è possibile, cliccando sul documento desiderato, visualizzalo a scaricarne una copia in locale. Pagina 22 di 22