Management Summary Riassunto dello studio Gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri

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1 Management Summary Riassunto dello studio Gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri Questo Management Summary contiene una sintesi dei risultati della prima inchiesta sulla gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri, condotta a livello nazionale nell inverno 2007/08 dalla Scuola universitaria professionale di economia di Lucerna e dal Centro di scienze dell organizzazione e del lavoro del Politecnico federale di Zurigo. Tutti gli ospedali che hanno partecipato all inchiesta riceveranno, oltre a questo riassunto, una valutazione dettagliata specifica per il loro ospedale, che permette un confronto con ospedali dello stesso tipo. Obiettivi e metodo di ricerca L obiettivo del progetto era di identificare la situazione attuale e gli sviluppi previsti nel campo nella gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri. Sulla base dei risultati si intende promuovere la gestione sistematica dei rischi clinici e quindi migliorare la sicurezza dei pazienti negli ospedali svizzeri. Per quest inchiesta, il gruppo di ricercatori ha sviluppato uno strumento per il monitoraggio della gestione del rischio clinico (GRC). Questo strumento comprende, tra l altro, un catalogo di attività della GRC, strutturate in funzione di un processo sistematico di gestione del rischio. Per mettere in luce, accanto alla situazione attuale, anche i prossimi sviluppi previsti, lo studio ha indicato per ogni aspetto il livello di implementazione sistematica, se l argomento debba essere ancora discusso o se esistono già dei piani concreti di realizzazione. Inoltre, si sono effettuate delle interviste in 25 ospedali allo scopo di convalidare e approfondire i risultati dell inchiesta. Nella prassi questo strumento ha trovato globalmente un eco positiva e ha provocato una certa sensibilizzazione per le questioni relative alla gestione del rischio clinico. L inchiesta scritta condotta per la prima volta tra i responsabili della gestione del rischio clinico sarà ripetuta a intervalli regolari. Si tratta di una misura importante per rafforzare la coscienza per una gestione del rischio sistematica e anticipatoria e per sostenere gli ospedali nella loro continua evoluzione. Troverete ulteriori informazioni su tutto il progetto di ricerca a pagina 6 di questo riassunto oppure sul nostro sito Internet: Definizione di gestione del rischio clinico Per gestione del rischio clinico (GRC) intendiamo l insieme delle strutture, dei processi, degli strumenti e delle attività che permettono ai collaboratori di un ospedale di riconoscere, minimizzare e superare i rischi medico-terapeutici legati alla cura dei pazienti. Al centro dell attenzione non sono posti in primo luogo i singoli collaboratori o gli errori potenziali, ma il sistema ospedale nel suo insieme. Idealmente il tipico processo di gestione del rischio comprende le fasi seguenti: lo sviluppo di una strategia del rischio, l identificazione, l analisi, la ponderazione, la gestione, la documentazione e il controlling dei rischi e dei relativi provvedimenti. Una comunicazione orientata sugli obiettivi accompagna questo processo. Si coordinano anche i singoli provvedimenti e i progetti specifici per l argomento.

2 L essenziale in breve I risultati dell inchiesta rappresentano la situazione attuale, ma anche gli sviluppi previsti nel campo della GRC e questo per il 43% degli ospedali svizzeri che hanno partecipato all inchiesta. Gli ospedali svizzeri che hanno partecipato al progetto applicano una vasta gamma di misure per migliorare la sicurezza dei pazienti, ma spesso procedono in modo reattivo piuttosto che proattivo: ciò significa che i potenziali rischi dei processi di trattamento vengono raramente identificati e analizzati in modo sistematico, e anticipati. Al momento dell inchiesta (ottobre 2007 gennaio 2008), una gestione sistematica del rischio clinico, che integri degli elementi preventivi e assicuri la coordinazione dei diversi servizi e gruppi professionali, non era ancora diventata una prassi adottata in molti ospedali. Di conseguenza, i responsabili considerano che esistano dei potenziali per l ottimizzazione della GRC, soprattutto per quel che concerne la sistematizzazione, l aggancio strategico e il rafforzamento dell orientamento proattivo delle attività. Soprattutto gli ospedali più grandi devono affrontare spesso il challenge di trovare l equilibrio giusto tra una coordinazione centrale mediante una GRC sistematica e l integrazione di iniziative locali che mirano a incrementare la sicurezza dei pazienti. Tasso di risposta e campionatura Il tasso di risposta dell inchiesta è stato del 43% (138 su 324 ospedali). Si differenzia a seconda della regione linguistica. Nella Svizzera di lingua italiana hanno risposto 12 ospedali sui 18 a cui si era scritto (il 67%), nella Svizzera tedesca sono stati 100 su 219 (46%) e nella Svizzera romanda 26 su 87 (il 30%). Alcuni ospedali hanno risposto al questionario come gruppo o rete di ospedali, per cui alla fine si disponeva di dati concernenti 98 ospedali o gruppi di ospedali diversi che rappresentano in totale 138 ospedali. A quest inchiesta hanno partecipato i rappresentanti di diversi tipi di ospedali (vedere tabella 1) 1): ospedali universitari (5; 100%), ospedali acuti (95; 41%), ospedali psichiatriche (22; 46%) e cliniche di riabilitazione (16; 39%). Nel presente Management Summary, quando si parla di ospedali si intende l insieme di tutti gli ospedali che hanno risposto. Tipo di ospedali Ospedali universitari Ospedali acuti Ospedali psichiatrici Cliniche di riabilitazione Partecipazione 5 (100%) 95 (41%) 22 (46%) 16 (39%) Rifiuto* 0 83 (36%) 16 (33%) 13 (32%) Nessun feedback 0 52 (27%) 10 (21%) 12 (29%) Totale *I rifiuti sono stati in genere spiegati con mancanza di tempo, una densità troppo grande di inchieste, le piccole dimensioni dell ospedale o perché la GRC si trovava soltanto nella fase iniziale di implementazione. Tabella 1: Tasso di risposta in cifre assolute e in percentuale secondo il tipo di ospedale. Integrazione nell organizzazione e risorse della GRC Il responsabile della GRC Più del 60% delle persone che hanno compilato il questionario lavora da più di 5 anni nello stesso ospedale. In genere si tratta di persone attive nel settore della gestione della qualità e del rischio. Al momento dell inchiesta, nella metà degli ospedali esisteva la funzione di coordinazione centrale della GRC (risk manager, responsabile della gestione della qualità o simili). Secondo quanto dichiarato dagli ospedali stessi, un quarto di essi progetta di introdurre nei 12 mesi a venire una funzione centralizzata del genere. Un quarto degli ospedali non lo prevede, e questo per i motivi più diversi (organizzazione completamente decentralizzata, mancanza di risorse, altri progetti strategici, ecc.). Gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri Hochschule Luzern Wirtschaft, IBR & ZOA, ETH Zürich Pag. 2/6

3 Integrazione nell organizzazione, risorse e possibilità dei responsabili della GRC, per il lancio di progetti Per quel che concerne l integrazione nell organizzazione della funzione GRC, dall inchiesta risulta che nel 73% degli ospedali c è uno stretto legame con la direzione dell ospedale (il 28 % dei responsabili GRC è costituito da membri della direzione, il 30% è composto da quadri e il 15% fa parte della linea della direzione dell ospedale, vedere figura 1). Spesso la GRC viene integrata nell ambito della struttura della gestione della qualità, che esiste già da tempo. Le risorse di personale a disposizione della GRC sono piuttosto limitate. Per la funzione GRC centrale questo valore si aggira in media tra l 80% (media degli ospedali universitari), il 20% (ospedali acuti e ospedali psichiatrici e il 5% di posti (cliniche di riabilitazione). A ciò si aggiungono risorse di personale decentralizzato per la GRC di un volume simile; si tratta in genere di persone competenti per i sistemi di Incident Reporting (segnalazione incidenti critici/eventi avversi) nei singoli servizi clinici e reparti specialistici. Dalle interviste d approfondimento condotte risulta che in molti casi la GRC rappresenta soltanto un attività collaterale e che nessuna percentuale di posti viene messa esplicitamente a disposizione per questa attività. Praticamente in tutti gli ospedali (95%) i responsabili della GRC possono accedere alla direzione dell ospedale oppure è per lo meno previsto nell arco dei prossimi 12 mesi (5%). Anche se soltanto il 20% circa degli ospedali dispone di un budget specifico destinato espressamente al settore della GRC (un altro 10% circa di ospedali prevede di costituirne uno), la maggior parte dei responsabili GRC (88%) ha la possibilità di lanciare dei progetti e di disporre del relativo budget per il tramite della decisione della direzione dell ospedale. Integrato in modo decentralizzato 6% Dipendo dal settore specialistico 15% Altri 6% Membro della direzione dell ospedale 28% Dipende direttamente dalla direzione (linea) 15% Stato maggiore della direzione 30% Figura 1: Integrazione nell organizzazione della persona responsabile della GRC Aggancio strategico della GRC Il 60% circa degli ospedali dispone di una strategia vincolate, formulata per iscritto. Un 35% scarso dispone di obiettivi strategici vincolanti definiti per iscritto, specifici nella GRC e un altro 28% degli ospedali progetta di sviluppare questi obiettivi nei prossimi 12 mesi. Come obiettivi strategici attuali degli ospedali interrogati vengono citati, per esempio, l istituzionalizzazione della GRC e la sua utilizzazione, l implicazione delle persone chiave, lo sviluppo della cultura della sicurezza oppure l introduzione di un Incident Reporting System. Nelle diverse interviste d approfondimento è stato poi notato che per l aggancio strategico della GRC è essenziale un accesso a tutte le categorie professionali attive nell ospedale. Di questo fattore si deve tener conto al momento in cui si nominano le persone per le relative funzioni e si compongono le équipe, altrimenti l implementazione della GRC nella vita di tutti i giorni è difficile. Gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri Hochschule Luzern Wirtschaft, IBR & ZOA, ETH Zürich Pag. 3/6

4 Grado di sviluppo della GRC negli ospedali svizzeri L immagine globale dello sviluppo della GRC negli ospedali svizzeri è eterogenea e dimostra quanto necessaria sia una sistematizzazione. Per quel che concerne gli argomenti relativi alla GRC trattati nell inchiesta (definizione dei processi per la GRC, analisi e valutazione del rischio ecc.), soltanto tra il 22 e il 40% degli ospedali che hanno partecipato all inchiesta dichiara di disporre di chiare concezioni di gestione del rischio e di implementarle in modo sistematico. All incirca un terzo degli ospedali che hanno partecipato all inchiesta afferma di non essersi ancora occupato dei temi GRC delle domande oppure di occuparsene solo saltuariamente. Questo, però, non significa forzatamente che in quegli ospedali non siano presi dei provvedimenti per incrementare la sicurezza del paziente (per esempio nell ambito della gestione della qualità). Dalla nostra inchiesta risulta che gli ospedali svizzeri applicano una vasta gamma di misure per migliorare la sicurezza dei pazienti, ma che spesso procedono in modo reattivo piuttosto che proattivo. A diversi livelli organizzativi si osservano numerose attività che servono a incrementare la sicurezza dei pazienti e che potrebbero essere integrate e sistematizzate nel contesto di una GRC. Al momento dell inchiesta, in molti ospedali una gestione sistematica del rischio clinico, che identifichi - anticipandoli - i potenziali rischi dei processi di trattamento, che integri degli elementi preventivi e assicuri la coordinazione dei diversi servizi e gruppi professionali, non era ancora una prassi adottata. Di conseguenza, i responsabili considerano che esistano dei potenziali per l ottimizzazione della GRC soprattutto per quel che concerne la sistematizzazione, l aggancio strategico e il rafforzamento dell orientamento proattivo. Soprattutto gli ospedali più grandi devono affrontare spesso il challenge di trovare l equilibrio giusto tra una coordinazione centrale mediante una GRC sistematica e l integrazione di iniziative locali che mirano a incrementare la sicurezza dei pazienti. I processi di gestione del rischio La situazione attuale della GRC a livello di ospedale è stata esaminata sulla base di 15 domande seguendo un processo sistematico di gestione del rischio e altri fattori critici. In questo contesto, per un processo ideale tipico della gestione del rischio sono previste le fasi seguenti: lo sviluppo di una strategia del rischio, l identificazione, l analisi, la ponderazione, la gestione nonché la documentazione e il controlling dei rischi e delle relative misure. Questo processo è accompagnato da una comunicazione orientata sull obiettivo. Come descritto più sopra, risulta che là dove si tratta di processi e misure reattive, un numero nettamente più elevato di ospedali è passato ad un implementazione sistematica o per lo meno a diverse attività non sistematiche. Il 76% degli ospedali afferma (40% sistematicamente, 36% non sistematicamente) di analizzare le cause e le circostanze di un incidente critico/evento avverso oppure errore nel processo di trattamento non soltanto a livello di servizio clinico, ma anche a livello di ospedale. Un numero ancora superiore (39% sistematicamente, 45% non sistematicamente) afferma che sulla base dell analisi delle cause di un incidente critico/avvento avverso o errore nel processo di un trattamento vengono prese delle misure a livello dell ospedale. La metà degli ospedali che hanno partecipato all inchiesta, ha definito in modo non sistematico i compiti, le competenze e le responsabilità nella GRC. Pochissimo diffusi sono i rapporti a livello ospedaliero sulla GRC: il 32% degli ospedali non se ne era ancora occupato al momento dell inchiesta, un altro 10% ne aveva discusso, ma non ha ancora progettato niente in questo ambito e il 18% ne progetta la realizzazione nei prossimi 12 mesi. Nelle questioni riguardanti la GRC a livello ospedaliero (leadership, partecipazione, formazione) la situazione è analoga: alle domande La direzione dell ospedale rende visibile regolarmente mediante attività concrete il proprio impegno nelle questioni relative alla sicurezza dei pazienti si è risposto principalmente realizzato sistematicamente ovvero realizzato non sistematicamente (26% sistematicamente, 46% non sistematicamente) e I collaboratori sono implicati attivamente nella GRC (per esempio identificazione dei rischi clinici) (30% sistematicamente, 43% non sistematicamente). Meno del 36% risponde che degli specialisti esterni sono implicati nell ulteriore sviluppo della GRC dell ospedale (per esempio nell ambito di consultazioni, audit ecc.), in questo ambito il 7% degli ospedali ha deciso volontariamente in modo contrario. Gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri Hochschule Luzern Wirtschaft, IBR & ZOA, ETH Zürich Pag. 4/6

5 Sistema di segnalazione di incidenti critici o eventi avversi (Incident Reporting System) Poiché i sistemi di segnalazione di incidenti critici o eventi avversi (Incident Reporting System, IRS) nel conteso della GRC rappresentano degli strumenti molto diffusi, il questionario conteneva delle domande molto specifiche sull IRS. Nell insieme risulta che negli ospedali che hanno partecipato all inchiesta ci sia la tendenza ad applicare l IRS a livello di tutto l ospedale: secondo i nostri risultati un po più del 60% degli ospedali che hanno risposto, dispone di un IRS a livello di tutto l ospedale, il 15% l ha implementato in singoli reparti/servizi clinici, mentre all incirca il 10% al momento dell inchiesta si trovava nella fase d introduzione di un IRS. Un buon 7% progetta di introdurre un IRS bei prossimi 12 mesi e 5 ospedali hanno indicato di non disporre di un IRS e di non progettare di introdurne uno. L introduzione dei sistemi di segnalazione è stata principalmente realizzata tra il 2004 e il Prima del 2004 soltanto 10 ospedali partecipanti all inchiesta utilizzavano un IRS, per quanto singoli reparti/servizi clinici avessero introdotto i primi sistemi di segnalazione già nel Dai risultati dettagliati sugli IRS risulta che, rispetto ad altre attività nell ambito della GRC (vedere più sopra) questo strumento IRS viene utilizzato in genere più sistematicamente (a seconda della domanda dal 35 al 70% degli ospedali rispondono realizzato sistematicamente ). Tra il 60 e il 70% degli ospedali che hanno introdotto un IRS, dispone per esempio di una definizione degli incidenti critici/eventi avversi da segnalare, dispongono di un sistema elettronico e garantiscono l anonimato di chi fa la segnalazione, se questi lo desidera. Per l analisi degli incidenti critici/eventi avversi è stato rilevato un modo di procedere piuttosto poco sistematico (più del 60% non sistematico) e nella comunicazione di cause e provvedimenti ai collaboratori (dal 40 al 55% non sistematico). Il 40% controlla sistematicamente se i provvedimenti sono stati realizzati, e un altro buon 40% lo fa non sistematicamente. Il 13% progettano una verifica del genere nei prossimi 12 mesi. Ma queste indicazioni sono significative per quel che concerne il modo di affrontare gli incidenti critici/eventi avversi quotidianamente. Riassumendo si può affermare che molti degli ospedali che hanno partecipato all inchiesta raccolgono per lo meno gli eventi e prendono i relativi provvedimenti. Analisi, verifica e controlling non vengono spesso applicati in modo sistematico. GRC a livello di reparto/servizio clinico Poiché, per quel che concerne le questioni relative alla GRC, i vari reparti/servizi clinici sono attivi in modo diverso all interno dello stesso ospedale, nell ultima parte del questionario abbiamo chiesto qual era la situazione della GRC nei singoli reparti/servizi clinici degli ospedali. È risultato che proprio negli ospedali più grandi è difficile mantenere una visione d insieme sugli sviluppi della GRC nei diversi reparti/servizi clinici e unità organizzative. Analizzando le interviste è risultato chiaramente che, per rispondere a queste domande, le persone che hanno compilato il questionario dovevano a volte fare delle ipotesi senza conoscere dettagliatamente la situazione nei diversi reparti/servizi. Riassumendo è risultato che il settore Comunicazione e informazione a livello di reparti/servizi clinici è realizzato in modo più sistematico, seguito da Apprendimento e sviluppo (conferenze sui casi ecc.) e Documentazione. Meno diffusi sono, invece, un Processo della gestione del rischio sistematico e provvedimenti nel campo Formazione e perfezionamento. Potenziale di ottimizzazione della GRC Esiste un potenziale di ottimizzazione della GRC in diversi campi: chi ha risposto al questionario afferma che c è una maggiore necessità d intervento, nel settore del perfezionamento specifico sugli argomenti della sicurezza dei pazienti (l 80% è d accordo pienamente o quasi) e nel settore della standardizzazione delle procedure e dei processi (il 75% è concorde). Il 50% afferma, inoltre, che sarebbero necessarie ulteriori risorse finanziarie e di personale, per incrementare l efficienza della GRC. È stato indicato molto spesso (66% ovvero 71% di consenso) il ruolo centrale della direzione e dello sviluppo di una cultura della sicurezza aperta e orientata all apprendimento. Nella valutazione del potenziale di ottimizzazione nella GRC si deve tener conto maggiormente che per altri argomenti, del fatto che la valutazione della persona che compila il questionario è soggettiva. Infatti, indipendentemente dall effettivo livello di sviluppo, maggiori esigenze concernenti la GRC spingono a considerare che il potenziale di ottimizzazione sia elevato. Gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri Hochschule Luzern Wirtschaft, IBR & ZOA, ETH Zürich Pag. 5/6

6 Pertinenza della ricerca Quest inchiesta sulla GRC, condotta per la prima volta negli ospedali svizzeri, fornisce una panoramica sulla situazione attuale e sulle iniziative progettate per quel che concerne la gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri. Non si deve, però, dimenticare che per gli ospedali la partecipazione era facoltativa. La ricerca non è quindi rappresentativa e i risultati si riferiscono per ciò soltanto agli ospedali che hanno risposto. Si deve però anche considerare che come in tutte le inchieste fatte per iscritto i dati ottenuti sono sempre delle valutazioni soggettive. Poiché in questo progetto di ricerca si sono poste soltanto delle domande oggettive (e non su opinioni o motivi), si può considerare che nell insieme i dati corrispondano al vero. E quest impressione è stata confermata al momento del successivo commento delle risposte nel corso delle interviste. Per poter infine fare un nesso tra il grado di sviluppo della GRC e la sicurezza dei pazienti si dovrebbero effettuare ulteriori analisi che tengano conto anche di altri fattori come il case mix specifico per l ospedale, i sinistri effettivi, il tipo degli incidenti critici/eventi avversi, ecc. Ma, tenuto conto della complessità e della scarsità dei dati attualmente disponibili, si tratta di un impresa molto difficile da realizzare. Prospettive Sulla base delle esperienze e del feedback ottenuto, si intende sviluppare il questionario in uno strumento di monitoraggio per la GRC, che possa essere utilizzato regolarmente. Un monitoraggio del genere costituisce un importante misura, per rinforzare la coscienza di una gestione dei rischi clinici sistematica e anticipatoria, come anche per sostenere nel continuo sviluppo gli ospedali. Nella prossima fase del progetto si analizzerà in modo più approfondito l utilità dei sistemi di segnalazione di incidenti critici/eventi avversi (Incident Reporting System), che rappresentano uno strumento molto diffuso della GRC. L obiettivo è di dedurne delle raccomandazioni strutturali per guidare nel miglior modo possibile gli ospedali nell utilizzazione dei sistemi di reporting e incrementare così la sicurezza dei pazienti. Per permettere il transfert dei risultati dalla ricerca alla prassi e per sostenere l interconnessione tra gli ospedali svizzeri, nell estate del 2009 organizzeremo un congresso. Obbiettivo di questa manifestazione sarà quello di incoraggiare lo scambio sui diversi temi della GRC. Ringraziamenti Il progetto è cofinanziato dalla Commissione Tecnologia e Innovazione (CTI ESPP-ES). Oltre alla CTI, sostengono finanziariamente il progetto la rete di ospedali H+ Gli ospedali svizzeri e la FMH Federazione dei medici svizzeri. Il patronato è assicurato, oltre che da H+ e FMH, anche dalla Fondazione per la sicurezza dei pazienti, dall Associazione svizzera infermiere e infermieri (SBK ASI) e dall Ufficio federale della sanità pubblica (UFSP). Un comitato di esperti apporta poi il punto di vista della prassi. Oliver Kessler Corresponsabile del progetto Hochschule Luzern - Wirtschaft Istituto di economia aziendale e regionale IBR Tanja Manser Corresponsabile del progetto ETH Zurigo Centro di scienze dell organizzazione e del lavoro (ZOA), cattedra prof. Wehner Matthias Briner Collaboratore del progetto Hochschule Luzern Wirtschaft / ETH Zurigo IBR / ZOA Troverà ulteriori informazioni sul nostro sito Internet: Gestione del rischio clinico negli ospedali svizzeri Hochschule Luzern Wirtschaft, IBR & ZOA, ETH Zürich Pag. 6/6

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